Bài tiểu luận học phần kỹ năng tạo lập văn bản tiếng việt

Thể thức văn bản hành chính - Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ su

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT

Giảng viên: Vương Khánh Ly Sinh viên: Nguyễn Duy Anh MSV: B22DCCN025 Nhóm: 08

Hà Nội – 2024

MỤC LỤC

Lời nói đầu 2 Câu 1: Trình bày thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 3 Câu 2: Viết 2 văn bản hành chính thông dụng trong phạm vi Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông 11 Lời cảm ơn 16 Nhận xét của giảng viên 17

LỜI NÓI ĐẦU

Tất cả hoạt động của con người đều cần có văn bản Khi muốn mời ai đó tham gia một buổi hội thảo thì phải gửi giấy mời tham dự, tổng kết năm học cũng cần soạn báo cáo tổng kết, Vì vậy, “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt” là một bộ môn rất

bổ ích và cần thiết Qua quá trình học tập, sinh viên sẽ nắm được những kiến thức

cơ bản về các loại văn bản trong hoạt động quản lý hành chính, kinh doanh, và hiểu rõ về thể thức cũng như quy trình soạn thảo và ban hành các loại văn bản này Bên cạnh đó, môn học cũng trang bị cho sinh viên một số nghiệp vụ cơ bản khác trong công tác văn phòng Ngoài ra, môn học còn cung cấp các kỹ năng việc làm cần thiết và hữu ích trên con đường lập nghiệp của sinh viên sau này

Câu 1: Trình bày về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính?

1 Thể thức văn bản hành chính

- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ: Gồm hai dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” VÀ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Đối với các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các

Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản:

 Địa danh: Ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

 Thời gian ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 ở trước

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

 Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

 Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

+ Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu của văn bản, phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:

 Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng

 Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật

 Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác

 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

 Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

 Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của

từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó

 Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,

số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản

+ Bố cục văn bản: Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn

cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục

từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

 Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

 Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm

 Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm

 Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm

 Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Phải được trình bày ở ô số 8 trong sơ

đồ, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản

+ Nơi nhận: Xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành, để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản

- Ngoài các thành phần chính thì văn bản có thể bổ sung các thành phần khác: + Phụ lục

+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

2 Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

a) Quy định chung

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng

- Định lề trang:

+ Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25 mm

+ Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25 mm

+ Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm

+ Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm

- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tư

b) Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Căn cứ ban hành văn bản:

+ Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)

+ Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

- Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể

có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều

- Cách trình bày phần chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm:

+ Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

+ Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

+ Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng

- Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai

lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines

- Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:

Ghi chú

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ mức độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Câu 2: Soạn thảo 2 văn bản hành chính thông dụng (báo cáo/biên bản/thông báo/tờ trình/đơn thư/ ) trong phạm vi Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.

 Văn bản 1

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CHI ĐOÀN D22CN01

Số: 200/BC-HV Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2024

BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC ĐOÀN

Năm học 2023 – 2024

I GIỚI THIỆU

- Chi đoàn: D22CN01 – Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

- Cố vấn học tập: Nguyễn Kiều Linh

- Số lượng đoàn viên: 59 người

- Bí thư chi đoàn: Đặng Thị Hà

II KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐOÀN TRONG NĂM HỌC 2023 – 2024

1 Thành tích đạt được

- Các đoàn viên đã chấp hành quy định của Học viện: đi học đầy đủ và đúng giờ, đeo thẻ sinh viên khi tới trường,

- Chi đoàn D22CN01 đã hăng hái tham gia các hoạt động do Đoàn Thanh niên Học viện hay Khoa CNTT1 tổ chức

- Chi đoàn D22CN01 đã đạt giải nhất cuộc thi “Ngày nhà Giáo Việt Nam 2023” do Liên chi Đoàn Khoa CNTT1 tổ chức

- Chi đoàn đạt 10 đoàn viên có điểm GPA học kỳ I năm học 2023 – 2024 trên 3.6 (Xuất Sắc), 28 đoàn viên có điểm GPA học kỳ I năm học 2023 – 2024 trên 3.2 (Giỏi), 10 đoàn viên có điểm GPA học kỳ I năm học 2023 – 2024 trên 2.8 (Khá)

- Các đoàn viên cũng rất tích cực tham gia vào các CLB, Liên chi Đoàn,

2 Những mặt hạn chế

- Một số đoàn viên có điểm GPA học kỳ I năm học 2023 – 2024 đạt mức Trung Bình – Yếu

- Một số đoàn viên vẫn còn đi muộn hoặc vắng mặt không phép trong các buổi họp lớp, buổi sinh hoạt do Đoàn hay Khoa tổ chức

- Một số đoàn viên chưa có ý thức và tinh thần tự giác trong học tập cũng như tham gia các hoạt động Đoàn

III PHƯƠNG HƯỚNG CHO NĂM HỌC 2024 – 2025

- Tất cả đoàn viên của Chi đoàn D22CN01 cần cố gắng hơn nữa trong học tập

và tích cực tham gia các hoạt động Đoàn của lớp cũng như của Học viện đề ra

- Khắc phục các khuyết điểm và phát huy các thành tích tốt của năm học trước

trong năm học sắp tới

- Trong năm học tới, Chi đoàn đặt ra mục tiêu phấn đấu đạt 100% các đoàn

viên có điểm GPA trên 2.8

Bí thư chi đoàn Lớp trưởng

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

Hà Tuấn

Đặng Thị Hà Nguyễn Anh Tuấn

 Văn bản 2

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

KHOA CNTT1

Số: 200/TB-HV Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2024

THÔNG BÁO

Về việc: Tổng kết năm học 2023 – 2024

Kính gửi: Các giảng viên thuộc Khoa CNTT1

Ban cán sự các lớp thuộc Khoa CNTT1

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông – Khoa CNTT1 trân trọng thông báo về việc tổ chức buổi tổng kết năm học 2023 – 2024 Buổi tổng kết sẽ diễn ra như sau:

1 Thời gian: 08h00 ngày 05 tháng 05 năm 2024

2 Địa điểm: Hội trường A2 – Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông

3 Nội dung:

- Tổng kết hoạt động năm học 2023 – 2024 của Khoa CNTT1

- Tri ân các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong năm học 2023 – 2024 của Khoa CNTT1

- Phát động kế hoạch hoạt động mới cho năm học 2024 – 2025

Rất mong nhận được sự tham gia đầy đủ của toàn thể giảng viên và ban cán

sự các lớp thuộc Khoa CNTT1

Trân trọng,

Trưởng Khoa

(Ký và ghi rõ họ tên)

A Nguyễn Văn A

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông đã đưa bộ môn “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt” vào chương trình giảng dạy để chúng em có cơ hội tiếp thu kiến thức quý giá Đặc biệt,

em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên bộ môn Vương Khánh

Ly đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học tập trong kỳ vừa qua Thời gian học bộ môn của cô là khoảng thời gian tuyệt vời vì em đã tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, học tập được tinh thần làm việc hiệu quả, nghiêm túc Đây sẽ là hành trang để em có thể vững bước trên con đường đã lựa chọn ban đầu

Bộ môn “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt” là môn học thú vị, bổ ích và gắn liền với nhu cầu thực tiễn của mỗi sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn hạn chế, mặc dù đã cố gắng nhưng chắc chắn những hiểu biết và kỹ năng về môn học này của em còn nhiều thiếu sót Do đó, bài tiểu luận của

em khó có thể tránh khỏi những sai sót, kính mong giảng viên bộ môn xem xét và góp ý giúp bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!