TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘCÔNG CHỨC 1.1 Khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơquan ban hành và
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC
Khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản từ các cơ quan hoặc cá nhân khác Sau khi được giải quyết, các văn bản này cần được lập thành hồ sơ để phục vụ cho hoạt động quản lý và các yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ là thuật ngữ phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và lưu trữ, được hiểu là tập hợp các tài liệu cần thiết cho việc quản lý và tra cứu thông tin.
Hồ sơ là tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Điều này nhấn mạnh rằng hồ sơ không chỉ là sản phẩm cuối cùng sau khi hoàn tất công việc, mà là kết quả của toàn bộ quá trình xử lý, không phải là tài liệu được gom lại một cách ngẫu nhiên.
Hồ sơ được hình thành từ các văn bản có giá trị pháp lý, đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng Chúng hỗ trợ lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành và thực hiện công việc theo quy định.
+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân.
Trong các cơ quan, tổ chức, thực tiễn quản lý hồ sơ rất phong phú với nhiều nội dung và hình thức khác nhau Hồ sơ hiện hành thường được phân loại thành ba loại cơ bản, điều này phổ biến ở mọi tổ chức.
+ Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó.
Hồ sơ công việc bao gồm tài liệu khởi đầu và tài liệu kết thúc, như hồ sơ giải quyết công việc liên quan đến khiếu nại, bình xét thi đua, khen thưởng và xét nâng lương cho cán bộ, công chức.
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến một lĩnh vực cụ thể, được các cán bộ, công chức thu thập dựa trên chức năng và nhiệm vụ của họ Những tài liệu này phục vụ cho việc tra cứu và nghiên cứu trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản sao hoặc bản chính của các văn bản còn hiệu lực pháp lý Ví dụ, nó có thể bao gồm các văn bản quy định về chế độ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức.
Hồ sơ nhân sự là tập hợp tài liệu quan trọng, chứa đựng thông tin chi tiết về một cá nhân cụ thể Các loại hồ sơ này bao gồm hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ sinh viên và hồ sơ học sinh, phản ánh rõ ràng các thông tin liên quan đến từng đối tượng.
Hồ sơ CB,CC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về
CB, CC, VC bao gồm các yếu tố như nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, cùng với các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.
Hồ sơ gốc là tài liệu quản lý cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền lập và xác nhận lần đầu khi thực hiện tuyển dụng theo quy định pháp luật.
1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ , công chức và quản lý hồ sơ cán bộ , công chức :
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu thiết yếu trong quản lý nhân sự, mang tính pháp lý và phản ánh chính xác nguồn gốc, quá trình phát triển, phẩm chất, năng lực, phong cách làm việc cùng các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là quá trình quản lý các tài liệu pháp lý chứa đựng thông tin cơ bản về cán bộ, công chức Những thông tin này bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, cũng như các mối quan hệ gia đình và xã hội của họ.
1.1.2 Thành phần của hồ sơ cán bộ, công chức :
Theo quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 thì thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm:
Bìa hồ sơ cán bộ, công chức
Quyển lý lịch cán bộ, công chức
Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức
Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức
Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ
Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức
Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức
Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức
Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức
Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự
Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư
Hình 1.1: Túi đựng hồ sơ cán bộ, công chức
1.1.3 Nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức :
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, cần chú trọng đến vị trí và vai trò của hồ sơ này, đồng thời đáp ứng các yêu cầu cơ bản liên quan.
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài sản quý giá của cơ quan nhà nước và là phần di sản quan trọng, không được phép phát tán, mua bán hay trao đổi Do đó, việc quản lý, giám sát và thường xuyên bổ sung hồ sơ này là cần thiết để phục vụ công tác nhân sự của các cơ quan, tổ chức và đơn vị nhà nước.
Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là nhiệm vụ quan trọng thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan quản lý.
Hồ sơ của cán bộ, công chức được lập từ khi tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan nhà nước, vì vậy cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn người mới kê khai lý lịch và nộp các văn bằng, chứng chỉ cùng giấy tờ liên quan Điều này nhằm thẩm tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) để theo dõi và quản lý hiệu quả.
Nội dung quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ , công chức được thể hiện như sau :
Hình 1.2 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ , công chức
1.2.1 Hướng dẫn lập/kê khai ,bổ sung hồ sơ :
Khi công chức được tuyển dụng, cơ quan quản lý có trách nhiệm lập hồ sơ cán bộ, công chức bằng cách tự tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến tuyển dụng Việc này bao gồm hướng dẫn công chức bổ sung các tài liệu cần thiết theo quy định Hồ sơ lần đầu rất quan trọng cho quá trình quản lý sau này, vì nó cung cấp thông tin ban đầu để xây dựng hồ sơ gốc Người đăng ký tuyển dụng cần hoàn tất các tài liệu cần thiết khi đăng ký.
- Phiếu đăng ký dự tuyển (Phiếu này do người dự tuyển tự kê khai theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ).
- Sơ yếu lý lịch (do người dự tuyền kê khai và có xác nhận của chính quyền, địa phương).
- Giây khai sinh (bản sao, có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền).
- Giấy chứng nhận sức khỏe (do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp trong thời gian 06 tháng, tính đến ngày nộp hồ sơ).
Văn bằng và chứng chỉ liên quan đến trình độ đào tạo chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị và bồi dưỡng nghiệp vụ đều phải được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận.
- Các giấy tờ về thân nhân như: xác nhận con thương binh, gia đình chính sách
1.2.2 Lập /kê khai , bổ sung, sửa chữa hồ sơ :
Hồ sơ cán bộ, công chức cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác quá trình công tác của họ Vì vậy, hàng năm, các cơ quan quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm bổ sung các văn bản và tài liệu liên quan đến công tác nhân sự của từng cá nhân.
Hàng năm, trước ngày 15 tháng 01, công chức cần kê khai và bổ sung thông tin phát sinh liên quan đến bản thân, gia đình và xã hội theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước Việc này nhằm cập nhật hồ sơ công chức một cách chính xác và đầy đủ.
Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức hàng năm là tài liệu quan trọng do công chức tự kê khai Tài liệu này cần được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý nhân sự.
- Bản kê khai tài sản, thu nhập hàng năm (do công chức tự kê khai).
- Các văn bản, tài liệu khác có liên quan.
Cán bộ, công chức tự kê khai thông tin không đầy đủ, không chính xác hoặc gian lận sẽ phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và pháp luật.
Việc sửa chữa dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức và hủy tài liệu trong hồ sơ phải được quyết định bởi người đứng đầu cơ quan quản lý Nội dung sửa chữa thông tin được thực hiện khi có sự không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ, như ngày tháng năm sinh, họ tên Trong trường hợp này, hồ sơ gốc lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng sẽ được sử dụng để xác định thông tin, bao gồm cả hồ sơ đảng viên Nếu các thành phần hồ sơ vẫn không thống nhất, cần căn cứ vào giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu có) để hoàn thiện và đồng nhất thông tin.
1.2.3 Chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ:
Công chức được điều động, luân chuyển hoặc chuyển ngạch, cùng với cán bộ và công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên, cần phải đảm bảo rằng cơ quan quản lý công chức có thẩm quyền yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức khi tiếp nhận.
- Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Ghi phiều chuyền hồ sơ theo biểu mẫu quy định;
+ Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiềm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
Khi công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc từ trần, việc chuyên giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau: Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật sẽ nhận một bản sao "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" cùng các quyết định liên quan, trong khi hồ sơ gốc vẫn do cơ quan có thẩm quyền quản lý và đưa vào nhóm công chức thôi việc Cơ quan chỉ cấp lại bản sao khi có yêu cầu bằng văn bản và dựa trên hồ sơ gốc Đối với công chức từ trần, gia đình sẽ nhận một bản sao "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức", trong khi hồ sơ gốc vẫn được lưu giữ bởi cơ quan quản lý.
Cán bộ, công chức khi chuyển công tác hoặc ra khỏi cơ quan nhà nước sẽ nhận được một bản sao "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" Hồ sơ gốc sẽ được cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan khác khi có yêu cầu bằng văn bản.
1.2.4 Nghiên cứu, khai thác hồ sơ :
- Đổi tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ , công chức gồm:
Cơ quan quản lý cán bộ và công chức, cùng với các cơ quan sử dụng và quản lý hồ sơ, có trách nhiệm nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức nhằm đáp ứng nhu cầu công tác hiệu quả.
Trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ, cán bộ công chức có quyền nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình Họ cũng có thể đề nghị cơ quan quản lý cung cấp bản sao "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" để phục vụ cho các giao dịch hành chính cá nhân.
- Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ ,công chức:
Để thực hiện việc nghiên cứu hồ sơ công chức, cần có giấy giới thiệu từ cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị có thẩm quyền Giấy giới thiệu phải ghi rõ địa chỉ, chức danh và yêu cầu cụ thể về hồ sơ cần nghiên cứu Tất cả các yêu cầu này cần được thể hiện chi tiết trong "Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức" theo mẫu quy định.
+ Chi được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ ,công chức;
+ Chi được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;
Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức, bao gồm việc đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, hoặc thêm bớt tài liệu đã có Tuy nhiên, có thể sao chép lại các tài liệu liên quan trong hồ sơ công chức khi được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị quản lý hồ sơ.
1.2.5 Lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ :
Lưu giữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức là cần thiết để tăng cường độ bền và tuổi thọ của hồ sơ Điều này không chỉ giúp bảo đảm an toàn cho thông tin mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin liên quan đến công chức.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI UBND XÃ CHÀ CANG - HUYỆN NẬM PỒ - TỈNH ĐIỆN BIÊN
Giới thiệu chung về UBND xã Chà Cang, huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên
2.1.1 Tổng quan về UBND xã Chà Cang :
Xã Chà Cang, thuộc huyện Nậm Pồ, nằm ở phía bắc và giáp với các xã Chà Tở, Chà Nưa, Nậm Khăn, cùng thị xã Mường Lay Xã có 10 đơn vị bản và hiện tại, Ủy ban Nhân dân xã Chà Cang có 19 cán bộ công chức.
Đảng bộ xã Chà Cang bao gồm 12 chi bộ với tổng cộng 139 đảng viên, đồng thời hoạt động với 5 tổ chức đoàn thể là Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh và Đoàn Thanh niên.
Hình 2.1 Trụ sở cơ quan Đảng ủy – HĐND – UBND xã Chà Cang
2.1.2 Diện tích tự nhiên và dân số:
Tổng diện tích tự nhiên của xã là 108,65 Km 2
Dân số trung bình 2153 người.
Mật độ dân số 97 người/km 2
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và sơ đồ bộ máy nhà nước của UBND xã Chà Cang:
Cơ cấu tổ chức gồm:
Sơ đồ bộ máy quản lý nhà nước của UBND xã Chà Cang
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Chà Cang
Chức năng, nhiệm vụ của Chủ tịch UBND :
- Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên UBND xã
Lãnh đạo và chỉ đạo việc thực hiện các nhiệm vụ tổ chức nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, HĐND và UBND xã Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội; đấu tranh và phòng, chống tội phạm cũng như các hành vi vi phạm pháp luật khác, ngăn chặn quan liêu, tham nhũng Bên cạnh đó, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ nhân phẩm, tài sản và quyền lợi hợp pháp của công dân, đồng thời quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
Quản lý và tổ chức sử dụng hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước là nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả công việc và trách nhiệm trong quản lý tài sản công.
Giải quyết khiếu nại và tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, cũng như tiếp công dân là những nhiệm vụ quan trọng được thực hiện theo quy định của pháp luật Chủ tịch UBND xã có thể ủy quyền cho Phó Chủ tịch thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của mình.
Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường và phòng, chống cháy nổ là nhiệm vụ quan trọng Cần áp dụng các biện pháp khẩn cấp để xử lý các tình huống đột xuất liên quan đến thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự và an toàn xã hội tại địa bàn xã theo quy định pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.
Chức năng, nhiệm vụ của Phó Chủ tịch UBND
Chỉ đạo trực tiếp các lĩnh vực và địa bàn theo phân công của Chủ tịch UBND xã, xây dựng chương trình và kế hoạch triển khai công việc một cách chủ động Có quyền hạn của Chủ tịch UBND trong việc giải quyết công việc và ký các văn bản khi được ủy quyền.
Phó Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND về lĩnh vực công tác được giao và các quyết định chỉ đạo, điều hành của mình Đồng thời, Phó Chủ tịch cùng với Chủ tịch và các ủy viên UBND phải chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND và UBND cấp trên Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền, Phó Chủ tịch cần báo cáo Chủ tịch UBND để xem xét và quyết định.
Khi xử lý công việc, nếu gặp vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm của các Phó Chủ tịch UBND khác, cần chủ động trao đổi và phối hợp để đạt được sự thống nhất trong cách giải quyết Nếu vẫn còn ý kiến khác nhau, báo cáo lên Chủ tịch UBND để xem xét và quyết định.
Khái quát về văn phòng thống kê
Ủy ban nhân dân xã cần xây dựng các chương trình công tác và lịch làm việc rõ ràng, đồng thời theo dõi việc thực hiện các chương trình này Ngoài ra, việc tổng hợp báo cáo kinh tế - xã hội trên địa bàn cũng rất quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động.
Quản lý công văn, sổ sách và giấy tờ là nhiệm vụ quan trọng trong việc lập hồ sơ lưu trữ và thống kê báo cáo, đồng thời theo dõi biến động về số lượng và chất lượng cán bộ, công chức cấp xã Quy trình nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UBND với các cơ quan, tổ chức và công dân được thực hiện theo cơ chế “Một cửa” nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý hành chính.
Khái quát về phòng tư pháp hộ tịch
Ủy ban nhân dân cấp xã được yêu cầu tham mưu và hỗ trợ trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình, cũng như của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành.
Ủy ban nhân dân cấp xã cần được hỗ trợ trong việc thẩm định và soạn thảo các văn bản pháp luật theo quy định hiện hành Đồng thời, cần tổ chức lấy ý kiến của Nhân dân về các văn bản quy phạm pháp luật theo kế hoạch đã đề ra và hướng dẫn từ cơ quan cấp trên.
Ủy ban nhân dân cấp xã cần thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật và trợ giúp pháp lý, đồng thời theo dõi thi hành án và luật pháp Cần tổ chức lấy ý kiến Nhân dân để tham gia xây dựng pháp luật và xây dựng cấp xã đạt chuẩn tiếp cận pháp luật Hướng dẫn hoạt động cho tổ chức hòa giải cơ sở, phối hợp với trưởng thôn và tổ trưởng tổ dân phố để sơ kết, tổng kết công tác hòa giải và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã Quản lý tủ sách pháp luật tại cấp xã và phối hợp với công chức Văn hóa - xã hội để hướng dẫn cộng đồng dân cư xây dựng và thực hiện hương ước, quy ước.
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đăng ký, quản lý hộ tịch theo quy định của pháp luật;
Khái quát về phòng Tài chính - Kế toán
Cơ quan có trách nhiệm tư vấn cho UBND xã trong việc xây dựng dự toán thu chi ngân sách hàng năm, hỗ trợ tổ chức thực hiện dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách và kiểm tra các hoạt động tài chính khác tại xã.
Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ , công chức tại UBND xã Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên
2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ , công chức tại UBND xã Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên:
Trong những năm qua, UBND xã Chà Cang đã có những bước tiến đáng kể trong công tác tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Hệ thống hành chính ngày càng đi vào nề nếp, hoạt động diễn ra nhịp nhàng, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
- Về số lượng hồ sơ: UBND 19 hồ sơ cán bộ, công chức
- Về cơ sở vật chất và chế độ lưu hồ sơ: Về cơ bản đã đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ cán bộ.
Quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu cần được thực hiện theo quy định trong thời hạn 45 ngày Tuy nhiên, hiện vẫn còn một số hồ sơ chưa được triển khai hoàn thiện.
Việc nghiên cứu và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức hiện chưa được thể hiện rõ ràng trong công tác quản lý và theo dõi hồ sơ Hiện tại, chưa có phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, giấy giới thiệu từ cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, cũng như thông tin về mục đích, địa điểm và thành phần hồ sơ cần nghiên cứu.
2.2.2 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ ,công chức tại UBND xã Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên
Hình 2.3: Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại UBND Xã Chà Cang
: : Bắt đầu quy trình, kết thúc quy trình
: Các bước công việc cụ thể
: Ra quyết định : Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình
Bước 1: Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
Đối với cán bộ, công chức được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng vào cơ quan, phòng tổ chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn lập hồ sơ theo quy định tại các quyết định 14/2006/QĐ-BNV, 06/2007/QĐ-BNV và 02/2008/QĐ-BNV của Bộ Nội Vụ.
Cán bộ văn phòng thống kê có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu 4a-BNV/2007 hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau, đồng thời hướng dẫn các đơn vị thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ.
Bước 2: Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu CB,
CC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo qui định tại Khoản
Theo Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội Vụ, cũng như Khoản 4, Điều 1 của quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về biểu mẫu quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng và trung thực hồ sơ của mình theo quy định.
Thành phần hồ sơ gồm:
+ Quyển “ lý lịch CB, CC” theo mẫu 01a-BNV/2006:
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2006; + Bản sao giấy khai sinh;
+ Giấy chứng nhận sức khỏe;
+ Các văn bản liên quan đến nhân thân (sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của chính quyền địa phương)
Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo bao gồm văn bằng, chứng chỉ và bảng điểm Đối với những trường hợp được cấp bằng bằng tiếng nước ngoài, cần phải dịch sang tiếng Việt theo yêu cầu của pháp luật.
- Kê khai bổ sung hồ sơ:
Cán bộ, công chức cần tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4a-BNV/2007 hoặc thông báo cho Cán bộ Văn phòng Thống kê khi có sự thay đổi liên quan đến hồ sơ của mình.
+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;
+ Sự thay đổi về tài sản;
+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Khi cán bộ, công chức (CB, CC) mới được bổ nhiệm, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng, bộ phận Tổ chức cán bộ sẽ tiến hành thẩm tra và xác minh tính chính xác của các thông tin mà CB, CC tự kê khai Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, bộ phận sẽ hướng dẫn CB, CC hoàn thiện hồ sơ trước khi tiếp tục xử lý.
Trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét và ký xác nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại cơ quan.
Bước 5: Cập nhật và lưu hồ sơ
Cán bộ Cán bộ văn phòng thống kê tại cơ quan có trách nhiệm cập nhật và lưu hồ sơ CB, CC theo quy định
Ưu điểm , Nhược điểm
Về mặt cơ bản đúng theo quy định của nhà nước Cơ quan đã thực hiện quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định.
Lãnh đạo đặc biệt chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là các bộ phận quản lý hồ sơ cán bộ.
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đã được cải thiện đáng kể so với trước đây Cơ quan đã chú trọng vào việc mua sắm các thiết bị cần thiết như máy in, máy tính, máy fax và các văn phòng phẩm khác, nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Việc sửa chữa, xóa hoặc thêm mới thông tin của cán bộ, công chức trở nên phức tạp do sự thiếu phân chia rõ ràng giữa các loại thông tin và khối lượng dữ liệu lớn trong một hồ sơ.
Khó khăn và tốn nhiều công sức nếu phải thường xuyên cập nhật các thông tin về cán bộ, công chức.
Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại UBND xã Chà Cang hiện còn nhiều hạn chế, chưa được chú trọng một cách đồng bộ Hệ thống lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo tính khoa học, không đáp ứng các tiêu chuẩn về chống ẩm, mốc, cháy nổ và mối mọt, gây ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn của tài liệu.
Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có thể tốn kém và mất thời gian, đặc biệt khi chuyển đổi sang phương pháp quản lý điện tử Bên cạnh đó, việc cập nhật thông tin cũng gặp nhiều khó khăn nếu không có quy trình rõ ràng.
Nguyên nhân
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng khó khăn trong quản lý hồ sơ cán bộ là do đội ngũ cán bộ, công chức còn thiếu hụt về số lượng Hiện tại, số lượng cán bộ chuyên trách quản lý hồ sơ vẫn còn khá mỏng, và nhiều cán bộ vẫn kiêm nhiệm công tác này Hơn nữa, các quy định về trách nhiệm trong quản lý hồ sơ cán bộ chưa được cụ thể hóa trong quy chế làm việc của từng cơ quan, đơn vị, gây ra sự lúng túng trong công tác quản lý.
Công tác lãnh đạo và chỉ đạo triển khai quy định quản lý hồ sơ cán bộ tại các cơ quan, đơn vị chưa được thực hiện một cách đồng bộ và quyết liệt Đồng thời, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của một số cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ vẫn chưa đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại.
Cán bộ, công chức tham gia quản lý hồ sơ cán bộ hiện chưa được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực này, dẫn đến phong cách làm việc chưa khoa học và nhận thức chưa đầy đủ về trách nhiệm của mình Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ vẫn chưa được tận dụng tối đa.
Đề xuất một số giải pháp
- Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Đánh giá kết quả đạt được trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là cần thiết để xác định những phương hướng tiếp theo nhằm nâng cao hiệu quả Đồng thời, cần biểu dương và khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc, từ đó khuyến khích tinh thần làm việc và nâng cao chất lượng công tác quản lý.
- Tổ chức bộ máy quản lý hồ sơ cán bộ , công chức cần phải được quan tâm sao cho phù hợp với những nội dung công việc.
- Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ , công chức
Cần xác định số lượng cán bộ cần được đào tạo mới, đào tạo lại hoặc bồi dưỡng để nâng cao trình độ, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chức danh hiện hành.
Để nâng cấp cơ sở vật chất cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, cần chú trọng việc bố trí phòng làm việc riêng biệt và trang bị đầy đủ các thiết bị như bàn, ghế, máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy điều hòa, đồng hồ treo tường, cùng các vật phẩm văn phòng thiết yếu Ngoài ra, cần có máy hút ẩm, máy hút bụi, hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế và ẩm kế Tất cả các thiết bị và vật phẩm văn phòng phải được sắp xếp hợp lý và cố định để thuận tiện khi sử dụng.
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ quản lý hồ sơ cán bộ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần chú trọng lãnh đạo và chỉ đạo mạnh mẽ cán bộ, công chức trong việc quản lý hồ sơ cán bộ Công tác này nên được xem như một tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của cán bộ, công chức.
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI UBND XÃ CHÀ CANG - HUYỆN NẬM PỒ - TỈNH ĐIỆN BIÊN
Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đã trở thành một phần thiết yếu trong đời sống xã hội, đặc biệt trong việc quản lý hồ sơ cán bộ công chức Các nhà quản lý cần thường xuyên cập nhật thông tin, nhưng việc ghi chép trên sổ sách gây ra nhiều bất cập, như mất thời gian tìm kiếm hồ sơ và tốn kém giấy bút Mặc dù có một số phần mềm hỗ trợ, nhưng chúng vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý và thường có chi phí cao, khiến cho các xã miền núi như Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên gặp khó khăn trong việc đầu tư Do đó, cần thiết phải phát triển một công cụ quản lý hồ sơ cán bộ công chức hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Chiến lược xây dựng và phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cùng với quá trình hội nhập toàn cầu, đã khiến việc áp dụng phần mềm 1C: Document Management trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại UBND xã Chà Cang, huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện Biên trở nên cần thiết và cấp bách.
3.2 Giới thiệu phần mềm 1C:Document Management
Phần mềm quản lý hồ sơ 1C:Document Management, được phát triển bởi công ty 1C, là giải pháp toàn diện cho việc quản lý hồ sơ trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ Nhu cầu quản lý hồ sơ hiệu quả ngày càng trở nên cấp thiết đối với tổ chức, doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước Phần mềm này giúp UBND xã tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả trong quản lý hồ sơ cán bộ công chức.
Phần mềm Quản lý Tài liệu 1C cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết cho quản lý hồ sơ, bao gồm tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tài liệu, cũng như quản lý hồ sơ của cán bộ công chức.
Phần mềm Quản lý Tài liệu 1C mang lại sự tiện lợi tối ưu với việc phân chia rõ ràng các mục công việc bằng màu sắc, thao tác đơn giản và giao diện thân thiện Ngoài ra, với tính năng đồng bộ hóa với các ứng dụng như Outlook và Microsoft Office, phần mềm này giúp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức một cách hiệu quả.
1C:Document Management là giải pháp tự động hóa cho việc số hóa văn bản điện tử và điều hành công việc Được phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, giải pháp này hỗ trợ lưu trữ thông tin tập trung, cả có cấu trúc lẫn phi cấu trúc Nhờ đó, cá nhân và tổ chức có thể giải quyết công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi, thông qua Internet trên các thiết bị khác nhau.
Hình 3.1 : Giao diện chính của phần mềm 1C:Document Management
3.2.2 Phạm vi ứng dụng của 1C:Document Management :
1C:Document Management là giải pháp quản lý tài liệu dễ dàng triển khai và sử dụng, phù hợp với mọi mô hình tổ chức, bao gồm cơ quan nhà nước, doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các tập đoàn có nhiều đơn vị thành viên.
- 1C:Document Management chia ra làm 3 bộ :
Bộ chuẩn 1C: Document Management (PRO) được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các cơ quan hành chính sự nghiệp, nhằm quản lý văn bản và hồ sơ công việc một cách hiệu quả Giải pháp này phù hợp với các tổ chức có cấu trúc và quy trình luân chuyển tài liệu không quá phức tạp.
Bộ tùy chỉnh 1C:Document Management linh hoạt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tùy chỉnh của khách hàng trong quá trình triển khai và vận hành Hệ thống này luôn được cập nhật và phát triển theo sự phát triển của doanh nghiệp, phù hợp với xu hướng hiện đại.
Bộ nâng cao 1C:Document Management (CORP) được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và lớn, cũng như các mô hình tập đoàn và cơ quan hành chính sự nghiệp Giải pháp này hỗ trợ quản lý cơ cấu tổ chức và quy trình luân chuyển văn bản, hồ sơ công việc một cách hiệu quả, phù hợp với những nhu cầu phức tạp trong quản lý tài liệu.
1C Việt Nam cam kết tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản điện tử và nâng cao hiệu quả điều hành công việc, mang đến giải pháp 1C:Document Management cho khách hàng trong thời kỳ chuyển đổi số, bao gồm các module chính.
Quản lý hồ sơ cán bộ công chức
Quản lý văn phòng số
Hình 3.2 : Phạm vi ứng dụng phần mềm 1C:Document Management 3.2.3 Tính năng của phần mềm 1C:Document Management:
Phần mềm 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa hiệu quả cho việc số hóa văn bản điện tử và quản lý công việc Được phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phần mềm này hỗ trợ lưu trữ thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp cá nhân và tổ chức thực hiện công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi qua các thiết bị di động kết nối Internet.
-1C:Document Management còn dễ dàng tối ưu, cập nhật các quy trình làm việc theo thời gian.
Ứng dụng 1C:Document Management đã tạo ra một bước ngoặt lớn cho các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, giúp tập trung nguồn lực để phát triển Giải pháp này tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất công việc nhờ vào những tính năng vượt trội như quản lý văn bản, quy trình, dự án, công việc, văn phòng số và hồ sơ cán bộ công chức.
-Một số tính năng của phần mềm như : Ứng dụng phần mềm 1C :Document Management trong quản lý hồ sơ cán bộ công chức : (Tính năng vượt trội nhất )
Hình 3.3 Ứng dụng phần mềm 1C:Document Management trong quản lý hồ sơ cán bộ công chức
- Một số tính năng khác như :
Quản lý tài sản, dự án
Cuộc họp và sự kiện Đặt phòng họp, đặt xe
Thống kê nhiều dạng báo cáo
- Điểm nổi bật của phần mềm 1C:Document Management
Phần mềm 1C:Document Management nổi bật với tính năng quản lý văn bản, giúp tổ chức xử lý và lưu trữ thông tin hiệu quả Tính năng này cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và phân loại đa dạng các loại văn bản như hợp đồng, biên bản cuộc họp và báo cáo tài chính.
Giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng sử dụng mà không cần hướng dẫn phức tạp Tính năng tìm kiếm văn bản được tối ưu hóa với bộ lọc nâng cao, cho phép tìm tài liệu nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột, tiết kiệm thời gian hiệu quả.