CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI UBND XÃ CHÀ CANG - HUYỆN NẬM PỒ - TỈNH ĐIỆN BIÊN
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ , công chức tại UBND xã Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ , công chức tại UBND xã Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên:
Trong những năm qua công tác tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của UBND xã Chà Cang đã có bước phát triển, công tác hành chính đã đi dần vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
- Về số lượng hồ sơ: UBND 19 hồ sơ cán bộ, công chức.
- Về cơ sở vật chất và chế độ lưu hồ sơ: Về cơ bản đã đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ cán bộ.
- Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu: cơ bản thực hiện theo quy định trong vòng 45 ngày. Tuy nhiên vẫn còn 1 số hồ sơ chưa được triển khai hoàn thiện.
- Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức chưa thể hiện trong công tác quản lý, theo dõi hồ sơ. Chưa có phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ; giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; mục đích, địa điểm, thành phần hồ sơ đề nghị nghiên cứu.
2.2.2. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ ,công chức tại UBND xã Chà Cang - huyện Nậm Pồ - tỉnh Điện Biên.
Hình 2.3: Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại UBND Xã Chà Cang
: : Bắt đầu quy trình, kết thúc quy trình : Các bước công việc cụ thể
: Ra quyết định : Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình 2.2.3. Giải thích lưu đồ
Bước 1: Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
- Lập hồ sơ: Đối với CB, CC được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng về cơ quan thì phòng tố chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn CB, CC lập hồ sơ theo quy định tại quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006;
06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 và quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội Vụ.
- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau), Cán bộ văn phòng thống kê có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơ CB, CC theo mẫu 4a-BNV/2007 và hướng dẫn CB, CC các đơn vị kê khai bổ sung hồ sơ.
Bước 2: Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ + Lập hồ sơ:
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu CB, CC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo qui định tại Khoản 1, khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của qui chế quản lý hồ sơ CB, CC ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội Vụ; Khoản 4, ĐIều 1, quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về biểu mẫu quản lý hồ sơ CB, CC (CB, CC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo qui định của qui chế).
Thành phần hồ sơ gồm:
+ Quyển “ lý lịch CB, CC” theo mẫu 01a-BNV/2006:
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2006;
+ Bản sao giấy khai sinh;
+ Giấy chứng nhận sức khỏe;
+ Các văn bản liên quan đến nhân thân (sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của chính quyền địa phương)
+ Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (Văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm (trường hợp được cấp bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt theo yêu cầu của pháp luật)
- Kê khai bổ sung hồ sơ:
Cán bộ, công chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4a- BNV/2007 hoặc báo cáo Cán bộ Văn phòng Thống kê khi có biến động về hồ sơ của mình trong các trường hợp sau:
+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;
+ Sự thay đổi về tài sản;
+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;
+ Khen thưởng;
+ Kỷ luật.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Trường hợp CB, CC mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng thì bộ phận Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do CB, CC tự kê khai. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại và hướng dẫn cán bộ, công chức tiếp tục hoàn thiện.
Bước 4: Ký xác nhận:
Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, ký xác nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của CB, CC đang làm việc tại cơ quan.
Bước 5: Cập nhật và lưu hồ sơ
Cán bộ Cán bộ văn phòng thống kê tại cơ quan có trách nhiệm cập nhật và lưu hồ sơ CB, CC theo quy định