CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI UBND XÃ CHÀ CANG - HUYỆN NẬM PỒ - TỈNH ĐIỆN BIÊN
CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI UBND XÃ CHÀ CANG - HUYỆN NẬM PỒ - TỈNH ĐIỆN BIÊN
3.2 Giới thiệu phần mềm 1C:Document Management
3.2.3 Tính năng của phần mềm 1C:Document Management
-Lí do lựa chọn phần mềm là 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa trong công tác số hóa văn bản điện tử và điều hành công việc, giải pháp được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng hỗ trợ trong công tác lưu trữ thông tin tập trung có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp các cá nhân, tổ chức giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động thông qua Internet.
-1C:Document Management còn dễ dàng tối ưu, cập nhật các quy trình làm việc theo thời gian.
- Ứng dụng 1C:Document Managaement thực sự là một bước ngoặt lớn cho các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trong việc tập trung nguồn lực để phát triển, tiết kiệm thời gian, chi phí, và nâng cao hiệu suất công việc bởi giải pháp sở hữu những tính năng vượt trội: Quản lý văn bản, quản lý quy trình, quản lý dự án, quản lý công việc, quản lý văn phòng số, quản lý hồ sơ cán bộ công chức .
-Một số tính năng của phần mềm như :
Ứng dụng phần mềm 1C :Document Management trong quản lý hồ sơ cán bộ công chức : (Tính năng vượt trội nhất )
Hình 3.3 Ứng dụng phần mềm 1C:Document Management trong quản lý hồ sơ cán bộ công chức
- Một số tính năng khác như : Thảo luận nội bộ
Quản lý tài sản, dự án Cuộc họp và sự kiện Đặt phòng họp, đặt xe Quản lý vắng mặt
Thống kê nhiều dạng báo cáo Chức năng tìm kiếm
- Điểm nổi bật của phần mềm 1C:Document Management
Một trong số đó tính năng nổi bật của phần mềm 1C:Document Management là quản lý văn bản, một công cụ thiết yếu cho mọi tổ chức trong việc xử lý và lưu trữ thông tin. Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và phân loại các loại văn bản, từ hợp đồng, biên bản cuộc họp đến báo cáo tài chính.
Giao diện thân thiện giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt cách sử dụng mà không cần qua nhiều bước hướng dẫn. Việc tìm kiếm văn bản được tối ưu hóa với các bộ lọc nâng cao, cho phép người dùng tìm thấy tài liệu cần thiết chỉ với vài cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý phiên bản, giúp theo dõi mọi thay đổi trong văn bản, từ đó đảm bảo rằng người dùng luôn làm việc với phiên bản mới nhất.
Điều này cực kỳ quan trọng trong môi trường doanh nghiệp, nơi mà tính chính xác và nhất quán trong thông tin là điều kiện tiên quyết.
Ngoài ra, tính năng bảo mật cao cho phép người quản lý kiểm soát quyền truy cập vào từng tài liệu, đảm bảo thông tin nhạy cảm chỉ được chia sẻ với những người có thẩm quyền. Với khả năng tích hợp linh hoạt với các phần mềm khác,
1C:Document Management giúp quy trình quản lý văn bản trở nên mạch lạc và hiệu quả hơn bao giờ hết, nâng cao năng suất và sự phối hợp trong tổ chức.
Giao diện chính của 1C:Document Management được thiết kế đẹp mắt, dễ sử dụng, giúp quản lý tài liệu một cách hiệu quả. Tại đây, có thể nhanh chóng truy cập vào các chức năng chính như tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu, đồng thời theo dõi trạng thái và lịch sử của chúng. Hệ thống phân quyền cho phép điều chỉnh quyền truy cập, đảm bảo tính bảo mật cho thông tin quan trọng.
Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết cho văn phòng số hiệu quả, phần mềm quản lý văn bản và quy trình 1C:Document Management
Khi ứng dụng 1C:Document Management, việc quản lý hồ sơ các bộ, công chức càng trở nên thuận tiện hơn, có thể thực hiện từ mọi nơi và mọi lúc. Công cụ này cũng giúp cho việc theo dõi toàn bộ quá trình phê duyệt và xử lý văn bản trở nên dễ dàng hơn, từ việc lập lịch và phân công nhiệm vụ đến việc kiểm soát và thống kê công việc của nhân viên.
Đồng thời, việc sử dụng 1C:Document Management cũng giúp tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm, thời gian đi lại và diện tích lưu trữ bằng giấy, đồng thời giảm rủi ro hỏa hoạn khi văn phòng lưu trữ quá nhiều giấy.
- Một số lợi ích vượt trội của 1C:Document Management so với một số phần mềm khác :
Hiệu quả công việc Tiết kiệm chi phí tài chính
Phù hợp nhiều mô hình
Công nghệ vượt trội
Lưu trữ tập trung
3.3 Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ ,công chức trên phần mềm 1C:Document Management :
Ban đầu mỗi cán bộ trong cơ quan sẽ được cung cấp 1 tài khoản:
Hình 3.4 Giao diện chính khi đăng nhập vào ứng dụng - Nhập thông tin tài khoản bao gồm :
+ Người sử dụng + Mật khẩu của tài khoản
- Sau đó click đăng nhập để vào tài khoản
Hình 3.5 Giao diện chính để tiến hành lập hồ sơ Thanh công cụ của phần mềm, bao gồm:
- Menu các thành phần của phần mềm.
Thông báo.
- Lịch sử người dùng.
- Ưa thích gồm các danh mục được đánh dấu sao.
- Tìm kiếm trong dữ liệu - Công cụ và tùy chỉnh nhanh.
- Hiển thị các Menu đã được đánh dấu sao trong phần mềm.
Ở giao diện chính của phần mềm ta có thể thấy các tác vụ xuất hiện ở phần công việc hiện tại như nhiệm vụ đến, nhiệm vụ đi, cuộc họp, lịch làm việc,
…
Phía bên trái cửa sổ giao diện chính của phần mềm là các biểu thị trực quan như: Văn bản và tệp, làm việc chung, ghi nhận thời gian và làm việc, quản lý quy trình, tùy chỉnh. Tại mục văn bản và tệp có thể thấy các danh sách như:
Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ.
- Để lập hồ sơ cán bộ ,công chức trước hết cần tạo danh mục hồ sơ + Kích chọn thông tin tra cứu ,chọn danh mục hồ sơ
Hình 3.6 Chọn “Thông tin tra cứu “ và “ Danh mục hồ sơ “ - Danh mục hồ sơ bao gồm 2 phần chính :
+ Phần hành danh mục hồ sơ + Danh mục hồ sơ
+ Tạo ra một phần hành trước , sau đó tạo các danh mục hồ sơ nằm trong phần hành đó
+ Nếu phần hành đã có sẵn trên hệ thống thì chỉ cần nhấn chọn phần hành sau đó ấn tạo mới danh mục hồ sơ nằm trong phần hành đó
+ Để tạo phần hành : kích chọn phần hành , sau đó điền đầy đủ thông tin vào các ô trống
Hình 3.7 Giao diện chính của Danh mục hồ sơ
+ Ấn tạo phần hành mới , nhập đầy đủ thông tin : Ký hiệu , Tên gọi , Phần hành lớp trên , Bộ phận .
+ Sau đó chọn nút
Hình 3.8 Giao diện khi Tạo phần hành danh mục hồ sơ mới - Tạo danh mục hồ sơ :
+ Nhấn chọn phần hành trước đã tạo trước đó ,click chọn tạo mới
+ Điền thông tin cần thiết vào các ô ( Lưu ý : các trường thông tin có dấu chấm đỏ là các thông tin bắt buộc phải điển
+ Sau đó chọn nút :
Hình 3.9 Giao diện tạo thành công Danh mục hồ sơ
Hình 3.10 Giao diện khi ấn vào mục trong tiêu đề hồ sơ
+ Sau đó , tạo “ Hồ sơ quyển “ nằm trong danh mục hồ sơ + Nhấn chọn “ Văn bản và tệp “ chọn “ Hồ sơ quyển “
Hình 3.11: Giao diện chính khi ấn chọn “ Hồ sơ quyển “ + Ấn chọn “ Tạo mới “
Hình 3.12 Giao diện khi tạo mới trong Hồ sơ quyển
+ Điền đầy đủ thông tin vào trong bảng tạo mới : Danh mục hồ sơ , Bộ phận , Số quyển , Văn bản từ -đến , Số lượng tờ , Nơi cất giữ , Ghi chú .
+ Sau đó ấn chọn nút
Hình 3.13 Giao diện khi nhập xong dữ liệu vào Hồ sơ quyển
-Chọn Văn bản và tệp , click Giao nộp hồ sơ và lưu trữ ,điền các thông tin cần thiết , sau đó ấn
+ Nhập đầy đủ thông tin : Tên , ngày tháng năm sinh , quê quán , giới tính , tôn giáo , dân tộc , trình độ học vấn ...
+ Sau đó , ấn
Hình 3.14 : Giao diện chính mục Giao nộp hồ sơ và lưu trữ + Ấn tạo mới , sau đó nhập lại thông tin của hồ sơ quyển trước đó đã tạo
Hình 3.15 : Giao diện khi đã lưu trữ thành công hồ sơ cán bộ ,công chức - Khi muốn xem hồ sơ của một cán bộ , công chức nào đó :
+ Chỉ cần ấn vào dòng hồ sơ đã tạo trước đó , click chuột 2 lần để mở hồ sơ đã lưu trữ .