Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hợp Đồng vận chuyển cho công ty vận tải phương linh (vận chuyển hàng thuê

Khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro: Việc thiếu hệ thống quản lý hợp đồng hiệu quả khiến công ty khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro liên quan đến hợp đồng vận chuyển như vi phạm hợp

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG VẬN

CHUYỂN CHO CÔNG TY VẬN TẢI PHƯƠNG LINH (VẬN CHUYỂN

HÀNG THUÊ) GVHD: ThS Trần Đình Vương

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Bảo - Mã SV: 95057

Hải Phòng, tháng năm học 2023-2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BAI TAP LON

HOC PHAN: NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM(N05)

về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý

3 Công việc cần thực hiện

® Khảo sát và tìm hiểu hệ thống

® Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ của hệ thống

@® Các định yêu cầu của hệ thống

® Xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống, mô hình phân rã chức năng

® Xây dựng mô hình hóa tiến trình - Phân tích chức năng nghiệp vụ của hệ thống

® Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm - Phân tích hệ thống về dữ liệu

» Xây dựng mô hình dữ liệu liên kết thực thể

@ Thiết kế hệ thống: Thiết kế đầu vào, đầu ra của hệ thống Thiết kế giao diện người dùng

@ Bảo vệ bài tập lớn

4.Yêu cầu

se Kết quả làm bài tập lớn: Báo cáo bài tập lớn

¢ Bao cao bai tập lớn phải được trình bày theo mẫu quy định (kèm theo), báo cáo có thể kết xuất thành tệp định dạng PDF

và nộp qua email (không bắt buộc phải in ấn)

« - Hạn nộp báo cáo bài tập lớn

5 Tài liệu tham khảo

- Nguyễn Văn Vy, Giáo trình Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin,

NXB Giáo dục Việt nam, 2010

- Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống, Khoa CNTT, ĐH HH VN

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN

1 Giới thiệu về nơi triển khai đề tải 5c St ng re

2 Phân tích những khó khăn gặp phải 5ì c2 2e veseerree

3 Yêu cầu cần thực hiện Sang 1113253 1135555255 5555211 1eEExxe

CHUONG II: KHAO SAT HE THONG

3.1 Xây dựng các chức năng của hệ thống 2-5 Street

3.1.1 Mô tả các chức năng chỉ tiết - 5à 5c Hee

3.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng - 5c Sc SE t2 HH rên

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu -5 2n E1 1212212821 1e re

3.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 55c cv

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 55c c ca

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - 5c stress

3.3 Sơ đồ liên kết thực thê (ER) SH n2 tra

3.3.1 Các thực thê 20: 2c 2212221122212211 1121112212111 ee

3.3.2 Vẽ sơ đồ liên kết thực thê s- 5c 2c 222 re

CHUONG IV THIET KE HE THONG

4.1 Thiết kế CSDIL 2:- 552 222221122312251121121121112211211 11 cty

4.1.1 Xác định kiểu đữ liệu và các ràng buộc trên các quan hệ

4.1.2 Sơ đồ liên kết CSDL 55221221221 221221122 2 re

4.2 Thiết kế giao diện - + Sc th H21 1212221 ruyg

4.2.1 Biêu mẫu đăng nhập - 22t E217 eeeye

4.2.2 Chức năng khôi phục mật khâu - S 2n 1n 2 2x2 terrrrree

4.2.3 Chức năng đối mật khâu - 2-1 2t E111 erre

4.2.4 Chức năng quản lý 22.1 1v 2 v21 1111111112111 01181 1 ray

4.2.5 Biêu mẫu chỉnh các hợp đồng - 2S ni

4.2.6 Biêu mẫu ““quản lý đơn hàng” cty

4.2.7 Biéu mau “quan lý khách hàng” - 5c cty

4.2.8 Biéu mau “quan lý nhân viên” + s2 2111218711211 1221221101121 xa 28

4.2.9 Biêu mẫu ““ quản lý hàng hóa ”” - 5s S21 2171121121121 1E yg 29

4.2.10 Biêu mẫu “quản lý phương tiện vận tải” - c2 112tr 29

4.2.11 Biêu mẫu “quản lý hóa đơn” -s SE E21 1121111122122 1012 121gr 30

4.2.12 Biéu mau “bao cdo thống kê” ác tt TH TH H221 21 212gr ngưng 30

4.2.13 Biêu mẫu “quản lý phiếu thu” và “quản lý phiếu chỉ” á- ác sec 31

4.2.14 Biêu mẫu “tiến độ vận chuyên” -s- ch 2n 1211 11212212 reryu 32

CHUONG lI: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN

1 Giới thiệu về nơi triển khai đề tài

e¢ _ Tên: Công ty đầu tư vận tải Phương Linh

se Tên quốc tế: PHUONG LINH TRANSPORT INVESTMENT COMPANY

LIMITED

s Tên viết tắt: PHUONG LINH TRANSICO

se Mã số thuế: 0201583351

se - Địa chỉ trụ sở chính: Thôn 5 (đất thuộc Công ty TNHH Đầu tư Vận tải

Phương Linh), Xã Đông Sơn, Huyện Thuỷ Nguyên, Thành phố Hải

se Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động

se - Loại hình pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở

lên

2 Phân tích những khó khăn gặp phải

a) Quản lý thủ công gây tốn kém và thiếu hiệu quả

* Quan ly hop đồng bằng giấy tờ: Việc lưu trữ và quản lý hợp đồng

bằng giấy tờ tốn nhiều thời gian, dễ thất lạc, sai sót và khó khăn

trong việc tra cứu thông tin

se - Quá trình xử lý thủ tục thủ công: Việc tạo lập, ký kết, theo dõi và

thanh toán hợp đồng vận chuyển chủ yếu được thực hiện thủ công,

dẫn đến chậm trễ, thiếu chính xác và tốn kém chi phí nhân công

se Khó khăn trong việc theo dõi và tổng hợp dữ liệu: Việc thống kê số

lượng hợp đồng, doanh thu, chỉ phí, theo từng khách hàng, tuyến

đường, phương tiện vận tải, gặp nhiều khó khăn do dữ liệu được

lưu trữ rải rác và thiếu hệ thống

b) Thiếu sự đồng bộ và minh bạch trong quy trình

se Quy trình làm việc thiếu đồng bộ: Các bộ phận liên quan như

kinh doanh, vận hành, tài chính, chưa có sự phối hợp chặt chẽ trong việc xử lý hợp đồng vận chuyển, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc và thiếu thống nhất trong quy trình

se Thiếu minh bạch trong thông tin: Việc chia sẻ thông tin về hợp

đồng vận chuyển giữa các bộ phận gặp nhiều cản trở, dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch và khó khăn trong việc theo dõi tiến

độ thực hiện hợp đồng

se Khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro: Việc thiếu hệ thống quản

lý hợp đồng hiệu quả khiến công ty khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro liên quan đến hợp đồng vận chuyển như vi phạm hợp đồng, tranh chấp, mất mát hàng hóa,

=> Kết luận: Những khó khăn nêu trên khiến công ty vận tải Phương Linh

cần triển khai hệ thống quản lý hợp đồng vận chuyển để nâng cao hiệu

quả hoạt động, giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng

nhu cầu quản lý ngày càng cao Hệ thống này sẽ giúp công ty tự động hóa

các quy trình quản lý hợp đồng, đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận,

nâng cao tính minh bạch và kiểm soát rủi ro hiệu quả, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty

3 Yêu cầu cần thực hiện

a) Yêu cầu chức năng

« _ Quản lý hợp đồng vận chuyển:

o_ Tạo mới hợp đồng vận chuyển ø_ Lưu trữ thông tin hợp đồng (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, điều khoản vận chuyển, giá cả, .)

e_ Tìm kiếm và lọc hợp đồng theo nhiều tiêu chí o_ Cập nhật và chỉnh sửa thông tin hợp đồng o_ Theo dõi trạng thái hợp đồng (chờ ký, đã ký, đang vận chuyển,

đã hoàn thành, .) e_ Xuất báo cáo hợp đồng

* Quan ly khach hang:

e_ Lưu trữ thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email, .)

o Phan loại khách hàng (VIP, tiềm năng, .) e_ Theo dõi lịch sử giao dịch với khách hàng e_ Quản lý công nợ khách hàng

» Quản lý phương tiện vận tải:

ø_ Lưu trữ thông tin phương tiện (loại xe, biển số xe, tải trọng, .) øo_ Theo dõi lịch trình hoạt động của phương tiện

e_ Quản lý bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện

* Quan ly tai chinh:

o Theo ddi doanh thu va chi phí vận chuyển

o Quan lý thanh toán và thu hộ o_ Xuất báo cáo tài chính

» - Quản lý nhân viên:

e_ Lưu trữ thông tin nhân viên (họ tên, chức vụ, bộ phận, .)

e_ Phân quyền truy cập hệ thống e_ Theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên b) Yêu cầu phi chức năng

+ Bao mật:|Hệ thống cần đảm bảo bảo mật thông tin cho khách hàng, hợp đồng và các dữ liệu khác

- - Khả dụng:lHệ thống cần hoạt động liên tục và ổn định, hạn chế tối

đa thời gian gián đoạn

« Hiệu suất:IHệ thống cần xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, đáp ứng nhu cầu sử dụng của công ty

* Kha nang mo rong:IHé thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty trong tương lai

„ _ Dễ sử dụng:lHệ thống cần có giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng cho tất cả cán bộ nhân viên của công ty

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1 Mục đích và yêu cầu -

a) Mục đích của hệ thống quản lý thiết bị

e _ Hệ thống hỗ trợ cho việc quản lý hợp đồng vận tải, thay thế cho việc làm thủ công hiện tại

se _ Xuất ra các thống kê, báo cáo theo yêu cầu một cách nhanh và chính xác nhất

s - Giúp việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trở lên rễ ràng hơn.Việc tính toán và quản lý hoạt động thiết bị sẽ không bị nhầm lẫn, sai sót nhqỊ khi còn làm thủ công

b) Yêu cầu của hệ thống

+ Quản lý và lưu trữ thông tin từng hợp đồng, từ quá trình chuẩn bị kí đến khi kết thúc, thông tin khách hàng,

+ Hỗ trợ sử dụng với các phòng ban quản lý

+ Kết xuất ra các thống kê báo cáo theo yêu cầu của người dùng, theo yêu cầu của ban lãnh công ty

2 Phương pháp khảo sát

a) Phương pháp thu thập thông tin

- Chủ yếu sử dụng phương pháp quan sát và phân tích dữ liệu hệ thống

để xác định yêu cầu phần mềm Mục tiêu là có thể thu thập được thông tin, các yêu cầu cụ thể từ ban quản lý công ty, đối với công tác quản lý hợp đồng vận tải

» - Ưu điểm: Thu thập thông tin khách quan, chính xác, nhanh chóng

s Nhược điểm: Yêu cầu hệ thống có sẵn dữ liệu, đầy đủ, chính xác

- Phỏng vấn trực tiếp đánh giá độ hài lòng của nhân viên đối với hệ thống quản lý hợp đồng vận tải (mức độ hài lòng, tính năng ưa thích, các ý kiến góp ý)

- Nghiên cứu các phần mềm quản lý hợp đồng đã được xây dựng và áp dụng tại các cơ sở khác

b) Phương pháp tiếp cận hệ thống

Phân tích các yêu cầu của quản lý công ty với phần mềm, xác định các quá trình giúp cho phần mềm được ban giám đốc chấp nhận đưa vào sử dụng và giữ các quá trình này trong tầm kiểm soát bằng cách xác định biện pháp ngăn ngừa sự không phù hợp của phần mềm quản lý với người dùng cuối và lọai bỏ các nguyên nhân gây ra chúng Đồng thời, thiết lập

và áp dụng một quá trình để cải tiến liên tục hệ thống phần mềm chất lượng, linh hoạt đáp ứng các biến động của môi trường và tránh lỗi thời trong thời đại 4.0 hiện nay

3 Kết luận

- Như vậy tất cả công việc liên quan đến các thủ tục giấy tờ như nhập, bàn giao không yêu cầu người thực hiện cần có những trình độ nhất định

cũng thực hiện được Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm:

- _ Thứ nhất, lãng phí về tiền của vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, khiến công ty lại có thêm một số chi phí phát sinh

« _ Thứ hai, tất cả thông tin trong quá trình quản lý được lưu trên giấy

tờ nên khó tránh khỏi mất mát, và khiến cho quá trình tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn

° _ Thứ ba, mất thời gian và sai sót trong việc quản lý có thể gặp nhiều lỗi phát sinh

- Từ những điều đã phân tích như trên, để khắc phục những nhược điểm này, công ty sẽ áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1 Xây dựng các chức năng của hệ thống

3.1.1 Mô tả các chức năng chỉ tiết

a) Quản lý đăng nhập

- Xác thực người dùng: Hỏi tên người dùng và mật khẩu, so sánh thông

tin đăng nhập, cấp quyền truy cập

- Quản lý tài khoản người dùng: Tạo tài khoản mới, cập nhật thông tin

tài khoản, xóa tài khoản

- Khôi phục mật khẩu: Yêu cầu khôi phục mật khẩu, gửi email khôi phục

mật khẩu, Đặt lại mật khẩu

b) Quản lý danh mục

- Quản lý nhân viên: Thêm, xóa và chỉnh sửa các thông tin nhân viên

công ty

- Quản lý hàng hóa: Thêm, xóa và chỉnh sửa các thông tin hàng hóa

trong hợp đồng công ty

- Quản lý hóa đơn: Thêm, xóa và chỉnh sửa các thông tin hóa đơn trong

hợp đồng công ty

- Quản lý phương tiện vận tải: Thêm, xóa và chỉnh sửa các thông tin

phương tiện vận tải trong hợp đồng công ty

c) Quan ly hợp đồng

- Tao hop đồng: Giai doan nay bao gồm việc soạn thảo và hoàn thiện tài

liệu hợp đồng, đảm bảo rảng nó phản ánh chính xác các điều khoản và

điều kiện đã thỏa thuận giữa các bên liên quan

- Thay đổi hợp đồng: Giai đoạn này bao gồm việc quản lý bất kỳ thay

đổi nào đối với hợp đồng, đảm bảo rằng chúng được ghi chép đầy đủ và

được tất cả các bên liên quan phê duyệt

- Chấm dứt hợp đồng: Giai đoạn này bao gồm việc chấm dứt hợp đồng

vào cuối thời hạn hoặc theo các điều khoản chấm dứt của nó

d) Quản lý khách hàng

- Tạo và lưu trữ hồ sơ khách hàng: chỉ tiết bao gồm thông tin liên lạc,

thông tin công ty, lịch sử mua hàng và thông tin hợp đồng

- Phân loại khách hàng: theo tiêu chí ngành nghề, khu vực, loại hợp

đồng và mức chi tiêu để triển khai các chiến lược tiếp thị và giao tiếp phù

hợp

- Chỉnh sửa hồ sơ khách hàng: Thay đổi những thông tin khách hàng khi có sự thay đổi hoặc sai sót

e) Quản lý đơn hàng

- Thu nhận và xử lý đơn hàng: Nhận đơn hàng dễ dàng từ nhiều kênh khác nhau, tự động liên kết đơn hàng với các hợp đồng tương ứng để xử lý liền mạch

- Theo dõi và báo cáo trạng thái đơn hàng: Cung cấp khả năng hiển thị trạng thái đơn hàng theo thời gian thực cho cả nhóm nội bộ và khách hàng

0 Quản lý công nợ

- Quản lý phiếu thu: là bằng chứng xác thực cho các khoản thanh toán được thực hiện bởi khách hang, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả dòng tiền thu về từ các hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch

vụ

- Quản lý phiếu chỉ: theo dõi và kiểm soát hiệu quả các khoản chỉ trả liên quan đến hoạt động kinh doanh

e) Báo cáo và thống kê

- Báo cáo hoạt động vận chuyển: Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động vận chuyển, đánh giá hiệu quả hoạt động vận chuyển

- Thống kê doanh thu: giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp

- Báo cáo lợi nhuận: cung cấp thông tin chỉ tiết về lợi nhuận thu được từ hoạt động vận chuyển, giúp doanh nghiệp

10

3.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng

—_—— nh

Qu fo xa ME OL Hanghia L_ Thay k his) L_ Phân ở khách

người dùng Chi hang

Khôi phục mật : Chấm dứt hợp ͧ/7.1/.1, 5Ÿ là

(I Phương tiện vận tải

Hình 1

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

3.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Ban quản lý công ty

| | Thong kê doanh

thu

Báo cáo lợi : DU oÚ)

Khách hàng

Ghi chú:

Thông tin về hàng hóa cần vận chuyển

Thông tin hợp đồng

Thông tin thu chỉ

Báo cáo tài chính

5 6

* Khách hàng ee - lý công

2 Thông tin phản hồi từ 8 Dữ liệu đã cập nhật

cong ty 9 Thông tin khách hàng

3 Thong tin hop dong tra 10 Dữ liệu hợp đồng được

nhập

5 Yêu cầu đăng nhập cập nhật

6 Thông tin đăng nhập 12 Dữ liệu khách hàng

được nhập

12

19 Thông tin chỉ tiêu

20 Thông tin cần tính toán

21 Thông tin công nợ

22 Dữ liệu công nợ được

nhập

23 Dữ liệu công nợ đã cập

nhật

13

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức

dưới đỉnh

a) Quản lý đăng nhập

Thông tin tài khoản

Thông tin phản hồi tài khoản

Dữ liệu tài khoản

Dữ liệu tài khoản đã cập nhật

Thông tin phản hồi yêu cầu

10 Yêu cầu khôi phục

11 Dữ liệu khôi phục

12 Tài khoản khôi phục

14

b) Quản lý hợp đồng 11 Thông tin trả về

2 Thông tin hợp đồng cần tạo

3 Thông tin hợp đồng sau tạo

4 Dữ liệu hợp đồng được nhập

5 Dữ liệu hợp đồng đã cập nhật

6 Yêu cầu thay đổi của khách

7 Thông tin hợp đồng trả về sau

thay đổi

8 Thông tin hợp đồng sau thay

đổi

9 Thông tin thay đổi

10 Yêu cầu chấm dứt của khách

12 Thông tin hợp đồng đã chấm dứt

| Tang 13 Quyết

định chấm dứt

1 Thông tin loại khách hàng

2 Thông tin khách hàng sau

phân loại

3 Thông tin hồ sơ khách hàng

4 Thông hồ sơ trả về

5 Thông tin cần chỉnh sửa

6 Thông ti hồ sơ sau chỉnh sửa

Theo doi va bao

cao don hang

Thu nhan va xir

1 Thông tin đơn hàng cần vận 5 Dữ liệu phiếu thu đã cập nhật

2 Thông tin phản hồi đơn hàng nhật

3 Dữ liệu đơn hàng được thu 7 Dữ liệu hóa đơn đã lưu nhận

8 Dữ liệu hóa đơn đã lưu

4 Dữ liệu đơn hàng được cập

vào

5 Thông tin vận chuyển chỉ tiết 10 Dữ liệu phiêu thu đã được

6 Thông tin yêu cầu theo dõi cập nhật

1 Thông tin phiếu thu sau tính

toán

2 Số liệu thu trong hợp đồng

3 Thông tin phiếu chi sau tính

toán

4 Số liệu chi tiêu trong hợp đồng

17

3.3 Sơ đồ liên kết thực thể (ER)

3.3.1 Các thực thể

Khách hàng ( Mã khách hà ng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Loại khách hàng ) Hợp đồng vận chuyên ( Mã hợp đồng, Mã khách hàng, Ngày ký hợp đồng, Giá cả, Trạng thái hợp đồng) Đơn hàng ( Mã đơn hàng, Mã hợp đồng, Mã hàng hóa, Biên số xe, Ngày đặt hàng, Địa điểm nhận hàng, Địa điểm giao hàng, Ghi chú)

Nhân viên ( Mã nhân viên, Mã hợp đồng, Tên nhân viên, Chức vụ, Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ, Email,SDT)

Hàng hóa ( Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Loại hàng, Khối lượng, Số lượng, Kích thước, Giá trị)

Phương tiện vận tải ( Biển số xe, Loại xe, Tải trọng, Trạng thải xe)

Hóa đơn ( Mã hóa đơn, Mã hợp đồng, Ngày lập hóa đơn, Số tiền)

Phiếu thu ( Mã phiều thu, Mã hợp đồng, Mã hóa đơn, Ngày thu, Số tiền, Hình thức thanh toán) Phiếu chỉ ( Mã phiếu chi, Mã hợp đồng, Ngày chi, Số tiền, Nội dung chỉ)

Báo cáo ( Mã báo cáo, Mã nhân viên, Mã hợp đồng, Loại báo cáo, Nội dung báo cáo)

Tài khoản ( Tên tài khoản, Mã nhân viên, mật khâu, email khôi phục)

Tiến độ vận chuyên ( Mã vận chuyên, Mã đơn hàng Mã hợp đồng, Tiến độ vận chuyên, Vị trí đơn hàng) 3.3.2 Vẽ sơ đồ liên kết thực thể