Báo cáo chuyên Đề học phần hành chính Điện tử Đề tài phân tích và thiết kế quy trình quản lý hộ gia Đình Đăng ký sử dụng Điện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỘ GIA ĐÌNH ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG ĐIỆN Giảng viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN

HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN

LÝ HỘ GIA ĐÌNH ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG ĐIỆN

Giảng viên hướng dẫn : THẦY ĐÀO NAM ANH

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN ĐĂNG PHÚ

ĐÀO ANH VŨ Chuyên ngành : HT THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Khóa : 2020 – 2025

Hà Nội, tháng 05 năm 2023

LỜI MỞ ĐẦU

Hiê /n nay với sự phát tri8n nhanh chóng của n;n cách m<ng công nghiê /p 4.0trên toàn c?u nói chung và ngành công nghệ thông tin nói riêng, việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào các ho<t động trong cuộc sống là đi;u không th8 thiếuđặc biệt đối với lĩnh vực hành chính điện tử

Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được rất nhi;u khókhăn trong kết nối mọi người Nó có yếu tố không nhỏ trong việc phát tri8n vàthành công của mỗi ngành ngh;, mỗi cá nhân, tập th8, mỗi quốc gia ngày nay.Trên cơ sở lí thuyết được học trên lớp và thông qua quá tr\nh t\m hi8u, đ; tàiđược em lựa chọn chính là “PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN

LÝ HỘ GIA ĐÌNH ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG ĐIỆN”

Khi thực hiện đ; tài này, chúng em đã nhận được rất nhi;u sự động viên,giúp đỡ từ th?y Nam Anh cùng các b<n Dù đã rất cố gắng nhưng do h<n chế v;thời gian và kiến thức nên khó tránh khỏi những sai sót, v\ vậy em mong nhậnđược ý kiến đóng góp của th?y cô cùng các b<n

Sau cùng, chúng em xin kính chúc các th?y cô trong Khoa Công NghệThông Tin dồi dào sức khỏe, ni;m tin đ8 tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp củam\nh là truy;n đ<t kiến thức cho thế hệ mai sau

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: TẠI SAO CẦN ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 1.1 Những hạn chế của phương pháp quản lý hành chính truyền thống

Sự bùng nổ của công nghệ thông tin, thế giới số đã giúp ích rất nhi;u chocon người Các tập đoàn lớn trên thế giới đã và đang tận dụng những thành quảcủa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý hành chính Nhi;u doanh nghiệpViệt Nam cũng không nằm ngoài cuộc đua chuy8n đổi số này Tuy nhiên vẫncòn tồn t<i nhi;u h<n chế khi áp dụng công cụ làm việc vào quy tr\nh và vậnhành quản lý, đặc biệt là hệ thống quản lý hành chính

 Thiếu đồng bộ dữ liệu và thống nhất trên một n;n tảng dẫnđến khó rà soát, cập nhật, quản lý thông tin

 Lãng phí nhi;u thời gian, chi phí đ8 sắp xếp và lưu trữ thôngtin từng đối tượng cụ th8

 Không ki8m soát được chất lượng công việc và năng suấtlàm việc của đội ngũ nhân sự, đặc biệt đối với những đối tượng có quy môlớn, phức t<p, làm việc từ xa

 Khó đánh giá hiệu quả công việc, tính lương, KPI, chonhân viên

 Thiếu kết nối giữa các nhân sự, phòng ban, đội nhóm trong

tổ chức

Với m<ng lưới điện quốc gia từ trước đến nay, số lượng nhân viên ít nên

có th8 dễ dàng quản lý danh sách theo cách truy;n thống Nhưng khi tăng trưởngnhanh chóng và mở rộng quy mô, số lượng hộ dân tiếp cận với hệ thống điệnngày các nhi;u th\ việc ứng dụng công cụ làm việc vào quản lý đ8 công việchiệu quả hơn là đi;u c?n thiết

1.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý tiền điện

Xuất phát từ đòi hỏi thực tiễn, hướng tới xây dựng hệ thống lưới điệnthông minh, trong lĩnh vực quản lý với các ph?n m;m được áp dụng như: Quảntrị nhân sự, tài chính kế toán, văn phòng điện tử… đã thay thế phương phápquản trị đi;u hành truy;n thống, giúp tính toán chính xác, kịp thời báo cáo mọi

vấn đ; c?n thiết trong công tác quản trị doanh nghiệp Ngành Điện áp dụng cácph?n m;m quản lý kỹ thuật, tin học hoá việc quản lý sơ đồ lưới điện, quản lý cácthông số của các thiết bị trên lưới điện, tính toán chính xác tổn thất kỹ thuật trênlưới điện…

Đ8 nâng cao hiệu quả công việc, nhà quản trị c?n có một công cụ hỗ trợxây dựng được quy tr\nh quản lý khoa học Bên c<nh đó sẽ đưa ra được những

số liệu khách quan hơn với từng đối tượng được nhắm đếncủa, t<o ra một tổchức làm việc một cách khoa học hơn

Do vậy, việc sử dụng các công cụ làm việc online là cách tốt nhất đ8 banlãnh đ<o có th8 quản lý được nhân sự của m\nh khi tri8n khai mô h\nh làm việckết hợp

1.2.1 Lợi ích doanh nghiệp

Công nghệ thông tin vào quy tr\nh quản lý ti;n điện cho từng hộ dânmang l<i hiệu quả nhi;u mặt, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuênhân sự, văn phòng; giúp tối ưu doanh thu mỗi năm mà còn giảm bớt áp lực chođội ngũ quản trị Bên c<nh đó, người lao động được đánh giá đúng năng lực,được quan tâm kịp thời sẽ tăng sự gắn bó với công ty

 Tinh giản bộ máy nhân sự

Với CNTT, nhân viên cũng sẽ có th8 chủ động và theo dõi tiến độ sát saohơn, giảm thi8u t\nh tr<ng chậm trễ, sai xót dù làm việc ở đâu đi chăng nữa Mộttrong những tính năng nổi bật g?n đây được phát tri8n bởi GapoWork làMinitask giúp các quản lý hay trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho thànhviên, ki8m soát tiến độ và theo dõi quá tr\nh hoàn thành nhiệm dễ dàng

 Gắn kết nhân sự, nâng cao văn hoá tổ chức

Giao tiếp là vô cùng c?n thiết trong doanh nghiệp đặc biệt trong thời kỳlàm việc từ xa, là c?u nối đ8 các thành viên hi8u nhau và làm việc hiệu quả hơn.Thay v\ sử dụng những n;n tảng chat thông thường, chồng chéo th\ sự phát tri8ncủa CNTT sẽ giúp rút ngắn khoảng cách và phát tri8n văn hoá doanh nghiệp với

rất nhi;u tính năng: Họp nhóm hiệu suất cao qua Zoom không giới h<n, Chat,Call Audio/ Video HD.

Văn hoá doanh nghiệp cũng chính là cái giúp thu hút các ứng viên ti;mnăng, nhờ đó rút ngắn thời gian và lựa chọn được nhi;u CV chất lượng

 Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí

Việc tối ưu chi phí và nguồn lực là mối quan tâm hàng đ?u của các công

ty trong thời kỳ hiện nay Với CNTT cùng các ph?n m;m quản lý công việc hiệuquả doanh nghiệp sẽ không phải sử dụng quá nhi;u con người đ8 quản lý.Đặc biệt đã có không ít doanh nghiệp đ<t được nhi;u đột phá và có mứctăng trưởng vượt bậc v; quy mô nhờ ứng dụng CNTT trong quy tr\nh quản trị vàkinh doanh Hiện nay đã có nhi;u n;n tảng công nghệ hỗ trợ các doanh nghiệptrong việc quản lý nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và được coi là công

cụ làm việc đắc lực Đặc biệt các công cụ all-in-one tích hợp đa tính năng chỉtrong một n;n tảng duy nhất như GapoWork tích hợp Zoom không giới h<n giúp

tổ chức các cuộc họp, các buổi đào t<o từ xa dễ dàng và hiệu quả

 Thông tin chấm công minh b<ch, chính xác

H?u hết các app chấm công trên điện tho<i hoặc ph?n m;m chấm côngđảm bảo việc chấm công hàng ngày chính xác, minh b<ch Một số ứng dụng chophép hi8n thị thông tin chấm công theo thời gian thực real-time nên nhân viên cóth8 quản lý thời gian check in, check out, số ngày đi muộn, v; sớm, số ngàynghỉ…

 Tự động hóa quy tr\nh thống kê

Hệ thống sẽ tự động lọc t\m kiếm đối tượng phù hợp, các ho<t độngphỏng vấn được hỗ trợ tối đa v; mặt công nghệ nhằm lo<i bỏ các ho<t độngkhông c?n thiết tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả Theo đánh giá th\công nghệ đang được áp dụng trong ngành nhân sự sẽ giảm 85% thời gian quản

lý và cả khối lượng công việc

 Thiết lập KPI cụ th8, khoa học

Hệ thống quản trị nhân sự hiện đ<i tự động thiết lập KPI cho từng nhânviên tương ứng với vị trí cụ th8 với bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỷ lệ quy đổi, đơn

vị tính… một cách chi tiết và minh b<ch

1.2.2 Lợi ích đối với từng vị trí, thành phần trong công ty

Lợi ích đối với người quản lý nhân sự :

Quản lý bộ phận nhân sự chính là người trực tiếp ảnh hưởng:

 Tổng hợp, lưu trữ, t\m kiếm thông tin nhân sự nhanh chóng,chính xác v\ mọi thứ đã được đồng bộ hóa

 Tiết kiệm thời gian v\ đã lo<i bỏ những quy tr\nh rườm rà,không c?n thiết

 Tiết kiệm khoản chi phí dành cho ho<t động tuy8n dụng nhânsự

 Thực hiện quy tr\nh xử lý công nợ hàng tháng dễ dàng, chínhxác hơn

 Đánh giá KPI, ghi nhận năng lực làm việc của mỗi cá nhânkhách quan

Lợi ích đối với các cấp lãnh đ<o:

 Khi đưa công nghệ vào quản lý nhân sự th\ nguồn lực laođộng được tối ưu, không bị lãng phí

 Nâng cao năng suất làm việc, h<n chế t\nh tr<ng chảy máuchất xám trong doanh nghiệp

 Một môi trường văn hóa mang bản sắc riêng của doanhnghiệp

 Tiết kiệm các khoản chi phí, tập trung cho đ?u tư phát tri8n

1.2.3 Nhược điểm

+ Rủi ro bị tấn công dữ liệu

+ Gây khó khăn cho những nhân lực nhi;u tuổi không có nhi;u kĩ năngtin học

+ Lỗi hệ thống(bug)

=> Nhược đi8m là có nhưng khá ít v\ vậy thay v\ t\m nhược đi8m th\chúng ta nên t\m hi8u v; những khó khăn và các đ8 áp dụng CNTT vào quản línhân sự được hiệu quả

1.3 Điều kiện để ứng dụng công nghệ thành công

Ban đ?u, ngành Quản trị nguồn nhân lực coi một ph?n m;m nhân sự làứng dụng công nghệ tiên tiến nhất Tuy nhiên, với thực tế vận hành các ho<tđộng quản trị nhân sự mang nặng tính hành chính, các ph?n m;m được pháttri8n thời gian trước những năm 2000 cũng chỉ đáp ứng được nhu c?u thao tácnghiệp vụ và không đưa ra được các báo cáo quản trị c?n thiết cho các quyếtđịnh chiến lược Phân tích nhu c?u đào t<o, hiệu quả tuy8n dụng và đào t<o, chấtlượng nguồn nhân lực chưa bao giờ được phản ánh trong các tính năng của ph?nm;m thời gian đó

Sau năm 2000, các doanh nghiệp có xu hướng phản ánh ho<t động trênmột hệ thống hợp nhất t<m gọi là ERP, tức là quản trị nhân sự được khởi t<o nhưmột cấu ph?n của ph?n m;m quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, có ba lý dochính khiến cho các ph?n m;m ERP hiếm khi có cấu ph?n quản trị nhân sự(HRM) đáp ứng được nhu c?u quản lý, bao gồm:

 Bản thân doanh nghiệp chưa có được mức độ phát tri8n caocủa nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực Khái niệm v; các phân tích nhân

sự, nghiên cứu xu hướng và ra quyết định chính sách như một chức năngchiến lược của quản trị nhân sự vẫn chưa tồn t<i trong nhận thức của cácnhà đi;u hành cấp cao Họ chưa đặt ra đ?u bài này cho bộ phận quản trịnhân sự Bản thân những người làm quản trị nhân sự do không được tiếpcận với ho<t động bài bản, có kiến thức n;n tảng v; quản trị doanh nghiệp

và quản trị nhân sự tốt, nên không th8 chủ động đưa ra những báo cáo cógiá trị quản lý đ8 thay đổi quan niệm của nhà lãnh đ<o cấp cao

 Số đông doanh nghiệp chưa áp dụng phương pháp quản trịnhân sự hiện đ<i, một ph?n do thiếu người thực hiện, một ph?n do ưu tiênđ?u tư vào hệ thống sản xuất kinh doanh đã tiêu tốn nhi;u thời gian và nỗlực của doanh nghiệp, một ph?n khác do chất lượng của thực thi phương

pháp bị phụ thuộc vào tr\nh độ của nhà quản lý – vốn là những người giỏichuyên môn, quản lý thành th<o kỹ thuật hơn là quản lý con người.

 Các nhà phát tri8n ph?n m;m còn thiếu rất nhi;u kiến thứcthực tế v; vận hành chức năng quản trị nhân sự Họ chưa tư vấn được chodoanh nghiệp hoàn thiện các luồng công việc của quản trị nhân sự trongquá tr\nh thực hiện phân tích nghiệp vụ (business analysis – BA), mộtph?n cũng do bản thân họ chưa được tiếp xúc với hệ thống quản trị hiệnđ<i

Sau này, khi các ứng dụng đa d<ng trên n;n tảng công nghệ mở, internetv<n vật và khả năng tích hợp cao được đưa vào quản trị nhân sự, nhi;u doanhnghiệp đã chớp thời cơ đ8 số hóa nhanh chóng các ho<t động quản trị nguồnnhân lực của m\nh Tuy nhiên, đ8 số hóa hiệu quả các ho<t động đó, doanhnghiệp còn gặp nhi;u rào cản khác Có th8 k8 một số đi;u kiện cơ bản đ8 doanhnghiệp thực hiện thành công việc số hóa quản trị nguồn nhân lực như dưới đây :

 Có sự lãnh đ<o cho định hướng ứng dụng hệ thống thông tinquản lý trong công việc Bất cứ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi một nỗ lựcquản lý thay đổi, nhưng đôi khi chúng ta không hoàn toàn t\m được người

có khả năng thực thi vai trò nêu trên

 Chi phí đ?u tư cho hệ thống tương xứng với giá trị mang l<icho các nhà quản lý cấp trung và cấp cao Đ8 đánh giá được mức độtương xứng, c?n có các phân tích chỉ tiêu định lượng ban đ?u liên quan tớimục tiêu đ?u tư và ước lượng giá trị mang l<i

 T\m kiếm được ph?n m;m phù hợp Các ph?n m;m cung cấphiện nay trên thị trường chưa hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của cácnhà quản lý v; hiệu suất hóa xử lý nghiệp vụ, tăng tính tức thời và chínhxác của các thông tin phục vụ ra quyết định Do vậy, doanh nghiệp c?ncân nhắc tới khả năng tùy chỉnh ph?n m;m của nhà cung cấp đ8 phù hợpvới mô h\nh vận hành công việc của m\nh

1.4 Xu hướng tích hợp của các ứng dụng

Đi8m yếu của các ph?n m;m nhân sự trước đây là thiếu sự tích hợp vớicác ph?n m;m quản lý chức năng lõi (CRM, DMS, quản lý sản xuất hoặc cảERP) dẫn đến việc dữ liệu các hộ dân ch<y độc lập và thiếu thông tin v; kết quả,hiệu suất của nhân viên từ các hệ thống ph?n m;m kia Rất nhi;u ph?n m;mnhân sự mới chỉ tập trung vào chức năng hồ sơ nhân sự

Xu hướng sử dụng nhi;u ph?n m;m quản lý chức năng khác nhau đ8 tậndụng tối đa khả năng của từng ph?n m;m đang nổi lên m<nh mẽ, đòi hỏi có sựtích hợp giữa ph?n m;m thông kê với các ph?n m;m khác

Lấy ví dụ như KPI, ở rất nhi;u công ty được giao cho Phòng nhân sự quản

lý V\ lẽ đó, nhi;u người coi KPI là một ph?n của ph?n m;m quản lý ti;n điện.Tuy nhiên, nếu hi8u cho đúng, KPI phải được quản lý ở các ph?n m;m như:

 Ph?n m;m quản lý chức năng lõi: CRM, DMS, Quản lý sảnxuất, Quản lý dự án… là đ?u mối phát sinh dữ liệu v; KPI của khu vực,từng hộ gia đ\nh

 Ph?n m;m KPI: là ph?n m;m giúp đặt thiết kế bản đồ chiếnlược, đặt chỉ tiêu, tính toán các chỉ tiêu KPI dựa trên dữ liệu từ các ph?nm;m lõi cung cấp

 Ph?n m;m nhân sự: Sử dụng kết quả đánh giá KPI cá nhânhoặc bộ phận từ ph?n m;m KPI, phục vụ cho công tác tính lương, đánhgiá nhân sự, tiến độ thu phí…

Một số ứng dụng khác có th8 được xem xét sử dụng như một công cụ cóth8 tích hợp kết quả hoặc liên kết sử dụng vào các hệ thống ph?n m;m riêng của

tổ chức như sau

 M<ng xã hội Linked-in, Facebook được sử dụng như mộtnguồn thông tin ứng viên và đánh giá năng lực sơ bộ của ứng viên trongtuy8n dụng

 Các nguồn học liệu mở được tải lên Youtube có th8 được sửdụng như một nguồn học liệu cho doanh nghiệp trong các chương tr\nhđào t<o

 Các công cụ khảo sát trực tuyến như Google Docs, MonkeySurvey giúp lấy ý kiến đánh giá hoặc phản hồi của các đối tượng trongdoanh nghiệp, với kết quả được lưu trữ t<i ph?n m;m của doanh nghiệpnhằm theo dõi được lịch sử các ho<t động và kết quả của khảo sát ý kiến

 Các ứng dụng quản lý công việc theo nhóm như Workplace

by Facebook, DigiiTask giúp theo dõi giao việc, thực hiện công việc vàthúc đẩy hoàn thành kết quả của nhóm

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH YÊU CẦU MỘT CHƯƠNG TRÌNH PHẦN

MỀM QUẢN LÍ TIỀN ĐIỆN CHO HỘ GIA ĐÌNH

Trong công tác quản lý nhân sự ngày nay, ph?n m;m quản lý nhân sự đã

và đang trở thành công cụ đắc lực của nhi;u nhà quản trị Giúp doanh nghiệp tối

ưu hóa quá tr\nh quản lý theo xu hướng phát tri8n n;n tảng công nghệ 4.0, thaythế các phương tiện quản lý truy;n thống thông thường V\ vậy, việc lựa chọnmột ph?n m;m quản lý nguồn lực doanh nghiệp sao thật phù hợp và hiệu quả làđi;u rất quan trọng Và bài viết này sẽ giúp b<n hi8u rõ hơn ph?n m;m quản lýnhân sự là g\ và yêu c?u của ph?n m;m quản lý nhân sự như thế nào?

1 Thế nào là phần mềm quản lý đăng ký sử dụng điện?

Ph?n m;m quản lý đăng ký sử dụng điện là ph?n m;m ứng dụng côngnghệ giúp tối ưu hóa việc thực hiện quy tr\nh quản lý cho từng hộ gia đ\nh trởnên dễ dàng hơn, bám sát yêu c?u nghiệp vụ quản lý, giúp công việc được thuậntiện hơn

Ph?n m;m quản lý nhân sự sẽ bao gồm những tính năng cơ bản như quản

lý thông tin, hồ sơ nhân sự, quản lý thời gian chấm công - tính lương, nghỉ phép,quản lý số lượng, tiến độ công việc, dự án thực hiện và một số ph?n việc quản lýkhác liên quan tới đồng phục, phúc lợi, thăng tiến,

2 Các yêu cầu của phần mềm quản lý hộ gia đình đăng ký sử dụng điện

Ph?n m;m quản lý hộ gia đ\nh không chỉ giúp doanh nghiệp bắt kịp xuhướng chuy8n đổi số, mà còn góp ph?n tối ưu hóa quy tr\nh quản lý, tiết kiệmtối đa thời gian và chi phí vận hành nguồn lực Đặc tả yêu c?u ph?n m;m quản

lý nhân sự cơ bản phải có những tính năng sau:

- Quản lý thông tin

Mọi thông tin của nhân viên như sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bảohi8m xã hội, khen thưởng… đ;u được cập nhật chi tiết, rõ ràng và đ?y đủ Việcthông tin được lưu trữ trong cùng một hệ thống sẽ giúp công việc khi c?n tríchxuất thông tin trở nên đơn giản và nhanh chóng

- Quản lý bảo hi8m