Thế nên trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 việc quản lý hồ sơ của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu một
CƠ SỞ LÝ LUẬN 25222222222221222211122211122111221.1 1x 3 I CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN 3 1 Khái niệm về hỗ sơ -222222222222121212111112111212121211102121222 2 Hee 3 2 Khái niệm về quản lý hồ sơ .222222222222227 7E th 01112 rae 3 3 Lý do doanh nghiệp phải xây dựng quy trình hồ sơ đạt chuẩn
002 8E ỪỪ
I TONG QUAN VE DOANH NGHIEP VIETTEL
1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp Địa chỉ: Lô D26 Khu đô thị mới Cầu Giấy,
Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt
Nam Điện thoại: 1800 8098 Fax: 024 6255 6789 Website: www.vIettel.com.vn Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) được thành lập theo Nghị định số
Ngày 01/06/1989, Hội đồng Bộ trưởng ban hành quyết định 58/HĐBT thành lập Tổng Công ty điện tử thiết bị thông tin (SIGELCO), một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Binh chủng thông tin liên lạc - Bộ Quốc phòng Vào ngày 06/04/2005, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 45/2005/QĐ-BQP thành lập Tổng công ty Viễn thông Quân đội Đến cuối năm 2009, Tổng công ty Viễn thông Quân đội đã chính thức trở thành Tập đoàn.
Viễn thông Quân đội, với vốn điều lệ 50 nghìn tỷ đồng do Nhà nước sở hữu, hoạt động đa ngành nghề trong các lĩnh vực viễn thông, đầu tư tài chính, thương mại điện tử, dịch vụ kho vận và bất động sản Bên cạnh đó, Tập đoàn còn đảm nhiệm việc triển khai hệ thống thông tin liên lạc nhằm đảm bảo thông tin quân sự phục vụ cho nhiệm vụ an ninh và quốc phòng.
2 Lịch sử hình thành s Viettel 1.0 - Công ty xây dựng công trình cột cao (1989-1999): © Thành lập Tổng Công ty Điện tử Thiết bị Thông tin (Sigelco), tiền thân của Viettel (01.06.1989) e©_ Xây dựng tuyến vi ba số AWA đầu tiên tại Việt Nam (1990) © Đối tên thành Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội (1995). ¢ Hoan thanh dy an cap quang Bac-Nam 1A (1999)
Viettel 2.0 đã cách mạng hóa dịch vụ di động tại Việt Nam trong giai đoạn 2000-2009, bắt đầu với việc phá vỡ thế độc quyền viễn thông thông qua dịch vụ VoIP 178 vào năm 2000 Năm 2004, Viettel chính thức khai trương dịch vụ di động với đầu số 098, nhanh chóng trở thành doanh nghiệp viễn thông có thị phần lớn nhất tại Việt Nam.
(2008) ® Vươn ra quốc tế với hoạt động kinh doanh tại Lào và Campuchia (2009) e_ Xây dựng hạ tầng mạng lưới 3G lớn nhất Việt Nam (2009)
Viettel 3.0 (2010-2019) đã ghi dấu ấn quan trọng khi lọt vào Top 30 hãng viễn thông lớn nhất thế giới vào năm 2016 Năm 2017, Viettel trở thành nhà mạng đầu tiên triển khai dịch vụ 4G trên toàn quốc Đến năm 2018, Viettel khai trương thị trường quốc tế thứ 10, mở rộng dịch vụ sang các khu vực Châu Á, Châu Mỹ và Châu Phi Cũng trong năm này, Viettel chính thức đổi tên thành “Tập đoàn Công nghiệp — Viễn thông Quân đội”.
Viettel 4.0 là tập đoàn toàn cầu tiên phong trong việc kiến tạo xã hội số từ năm 2019 đến nay, với những bước tiến nổi bật như việc trở thành một trong top 50 nhà mạng đầu tiên trên thế giới triển khai công nghệ kết nối vạn vật BNB-IoT vào năm 2019 Đồng thời, Viettel cũng đã thử nghiệm thành công cuộc gọi 5G đầu tiên của Việt Nam trong cùng năm này Năm 2021, tập đoàn đã tái định vị thương hiệu với sứ mệnh mới là "liên phong chủ lực kiến tạo xã hội số".
3 Sứ mệnh: Sáng tạo vì con người- Caring Inovator
Mối khách hàng là một cá nhân độc đáo, cần được tôn trọng và chăm sóc tận tình Việc lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của họ là rất quan trọng để phục vụ một cách tốt nhất Để không ngừng cải tiến, doanh nghiệp cần hợp tác với khách hàng trong việc sáng tạo và phát triển sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn hảo hơn.
Giá trị cốt lõi của Viettel là lời hứa với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và xã hội, đồng thời cũng là cam kết với chính mình Những giá trị này đóng vai trò là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của Viettel, hướng tới việc trở thành một doanh nghiệp sáng tạo và phát triển bền vững.
- Thực tiễn là tiêu chuẩn kiểm nghiệm chân lý
- Trướng thành qua những thách thức và thất bại
- Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh.
- Sáng tạo là sức sống
- Truyền thống và cách làm người lính
- Viettel là ngôi nhà chung
- Trở thành doanh nghiệp chủ đạo kiến tạo xã hội số tại Việt Nam, đạt doanh thu dịch vụ 100 nghìn tỷ vào năm 2025
- Số một về thị phần di động và cô định băng rộng tại Việt Nam
- Chuyên dịch Viettel Teleceom thành một doanh nghiệp viễn thông số, có dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng số 1 tại Việt Nam
- Tiên phong về công nghệ 5G, IoT va cac ha tang đáp ứng cơ hội phát triển trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0
Hoàn thiện hệ sinh thái sản phẩm dịch vụ số là mục tiêu quan trọng, nhằm đưa doanh thu dịch vụ số của công ty đạt mức tương đương với các nhà mạng trong khu vực và trên thế giới.
II QUY TRINH QUAN LY HO SO CUA VIETTEL
1 Tién trinh quan ly hé so:
Quy trình quản lý hồ sơ của doanh nghiệp Viettel bao gồm các bước chính như sau: đầu tiên, doanh nghiệp thu thập thông tin cần thiết từ khách hàng hoặc đối tác, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, văn bản và tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh Tiếp theo, hồ sơ được tiếp nhận và ghi nhận vào hệ thống quản lý, trong đó các thông tin liên quan được kiểm tra để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Thu thập thông tin và tiếp nhận hồ sơ bằng một số phương pháp sau:
Khách hàng có thể thực hiện giao dịch trực tiếp tại các cửa hàng, điểm giao dịch hoặc văn phòng của Viettel bằng cách cung cấp thông tin hồ sơ của mình Tại đây, nhân viên Viettel sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc điền các biểu mẫu, hợp đồng và tài liệu cần thiết.
Khách hàng có thể thực hiện giao dịch qua điện thoại bằng cách gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Viettel Trong cuộc gọi, nhân viên sẽ yêu cầu và ghi nhận thông tin hồ sơ cần thiết từ khách hàng để hỗ trợ tốt nhất.
Viettel cung cấp nhiều kênh giao dịch trực tuyến, bao gồm trang web chính thức, ứng dụng di động và hệ thống tự động qua mạng Khách hàng có thể dễ dàng đăng ký, điền thông tin hồ sơ và gửi đi thông qua các kênh này.
Viettel sử dụng hợp đồng và biểu mẫu điện tử để thu thập thông tin hồ sơ từ khách hàng Khách hàng có thể dễ dàng điền thông tin trực tuyến vào các biểu mẫu hoặc hợp đồng điện tử và gửi lại cho Viettel.
Hệ thống tích hợp thông tin của Viettel cho phép chuyển đổi và chia sẻ hồ sơ khách hàng với các đối tác hoặc bên thứ ba Hồ sơ được phân loại dựa trên các tiêu chí như loại hồ sơ, ngày nhận, và đối tác liên quan, giúp việc lưu trữ trở nên hiệu quả hơn Sau khi phân loại, hồ sơ sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý hồ sơ của Viettel, dễ dàng cho việc tra cứu và sử dụng trong tương lai.
GIAI PHAP VE QUY TRINH QUAN LY HO SO CUA VIETTEL & 33 KET LUẬN - 22c 2111221111211 222 1112 ng ng HH te 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO .- 5 S12 2212112112121 2 11221 1 1 ng re 36
Để khắc phục những hạn chế trong quy trình quản lý hồ sơ, Viettel có thể áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm cải thiện hiệu suất và tính chính xác trong công việc.
Viettel cần triển khai quản lý metadata cho hồ sơ, cung cấp thông tin chi tiết về nội dung, ngày tháng, người tạo và các thuộc tính liên quan Việc sử dụng metadata sẽ nâng cao tính linh hoạt và cải thiện khả năng tìm kiếm chính xác trong quy trình quản lý hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng quy trình quản lý hồ sơ bằng cách áp dụng công nghệ thông tin thông minh như trí tuệ nhân tạo và khai phá dữ liệu Những công nghệ này giúp tự động phân loại hồ sơ, nhận dạng thông tin quan trọng và tạo chỉ mục tự động, từ đó tăng tốc độ truy cập và tìm kiếm hồ sơ, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quy trình quản lý Để đạt được hiệu quả tối ưu, cần đảm bảo tất cả nhân viên được đào tạo về quy trình quản lý hồ sơ và biết cách sử dụng các công cụ liên quan Việc tổ chức các khóa học đào tạo định kỳ, hướng dẫn sử dụng phần mềm và cung cấp tài liệu chi tiết về hệ thống quản lý hồ sơ là rất cần thiết.
Viettel cần thiết lập một quy trình đánh giá và cải tiến liên tục cho quản lý hồ sơ Việc theo dõi hiệu suất và hiệu quả của quy trình, cũng như đo lường thời gian truy cập và tìm kiếm hồ sơ, sẽ giúp đánh giá mức độ hài lòng của người dùng Dựa trên các kết quả này, Viettel có thể xác định các cải tiến cần thiết và thực hiện các biện pháp để nâng cao quy trình quản lý hồ sơ.
Trước khi đầu tư vào hệ thống quản lý hồ sơ mới hoặc cải tiến quy trình hiện tại, cần đánh giá kỹ lưỡng lợi ích và chi phí liên quan Xác định các mục tiêu cụ thể và hình dung rõ ràng về những cải tiến mà hệ thống mới có thể mang lại So sánh các giải pháp khác nhau và tính toán chi phí trực tiếp cũng như gián tiếp để đảm bảo hiệu quả đầu tư.
Quản lý hồ sơ là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác, sắp xếp và truy xuất thông tin cần thiết Việc tổ chức và quản lý hồ sơ hiệu quả không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của doanh nghiệp mà còn hỗ trợ trong việc xử lý thông tin và tăng cường hiệu suất làm việc Để tận dụng tối đa lợi ích của quản lý hồ sơ, doanh nghiệp cần tổ chức hồ sơ một cách cẩn thận và áp dụng công nghệ cùng hệ thống quản lý hồ sơ hiện đại, từ đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Viettel, một trong những tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam, đã nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ kinh doanh thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cho phép các bộ phận dễ dàng tìm kiếm và truy cập hồ sơ cần thiết, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và khả năng chia sẻ linh hoạt.
Việc quản lý hồ sơ đang đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và nguy cơ an ninh mạng gia tăng Doanh nghiệp cần cập nhật công nghệ mới để đảm bảo hiệu quả quản lý hồ sơ và bảo mật thông tin Để vượt qua những thách thức này, cần xác định quy trình, tiêu chuẩn và quy định rõ ràng, đồng thời huấn luyện tất cả thành viên trong tổ chức tuân thủ Đầu tư vào công nghệ và phần mềm quản lý hồ sơ tiên tiến sẽ tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất Cuối cùng, duy trì và đánh giá định kỳ hồ sơ giúp loại bỏ thông tin không cần thiết, giữ cho hệ thống quản lý luôn hoạt động hiệu quả.