Tên tiểu luận tìm hiểu quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp viettel

Thế nên trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 việc quản lý hồ sơ của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu một

TIM HIEU QUAN LY HO SO TRONG DOANH NGHIEP VIETTEL

Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Thanh Trúc

TIM HIEU QUAN LY HO SO TRONG DOANH NGHIEP VIETTEL

Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Thanh Trúc

LÓP HỌC PHẢN DHMKI5CHLHE CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM

NHOM 2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thành Phố H 6Chí Minh, ngày 26 tháng 6 năm 2023 BIÊN BẢN PHẦN CÔNG ĐÁNH GIÁ

TIỂU LUẬN MON HOC: QUAN TRI VAN PHÒNG

Đề tài: Tìm Hiểu Quan Lý Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp Viettel

I THÀNH VIÊN

02 21055911 Phan Thị Mỹ Ngân Thành viên

05 21029111 Trịnh Thị Mai Phương Thành viên

10 21078691 Nguyễn Thị Phương Quyên Thành viên

11 21015411 Tran Thi Thuy Quyén Thanh vién

I PHAN CONG NHIEM VU

chương 2 phan II

Trinh Thi Mai Phuong Thực hiện chương 1 phan II va 100%

chương 2 phan III

Lê Thị Thu Phượng Thực hiện chương 1 phan II va 100%

chương 2 phan III

Nguyễn Lê Trung Thật Thực hiện chương l phần II và 100%

chương 2 phan II Huỳnh Thị Câm Tú Thực hiện chương | phan II va 100%

Phan Thị Mỹ Ngân

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh trong suốt thời gian học tập ở giảng đường đại học, tất cả sự thành công của nhóm đều được sự hỗ trợ cơ sở vật chất đầy đủ và môi trường học tập thoải mái của nhà trường, sự quan tâm giúp đỡ của Quý Thầy Cô, Gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, nhóm xin gửi đến Quý Thầy Cô ở khoa Quản Trị Kinh Doanh - Trường Đại Học Công Nghiệp TP HCM đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu của mình để giúp chúng em mở mang tri thức về bộ môn Quản Trị Văn Phòng Qua đó trợ giúp rất nhiều những kiến thức cơ bản, cần thiết và đặt nền móng cho những công việc sau này của chúng em

Đặc biệt chúng em xin chân thành cảm ơn Cô Lê Thị Thanh Trúc đã hướng dẫn

trực tiếp nhóm hoàn thành được bài tiểu luận một cách tận tình bằng cả tắm lòng của mình Hy vọng thông qua những nỗ lực tìm hiểu của nhóm chúng em và sự hướng dẫn

từ Cô sẽ piúp cho tiểu luận của nhóm sẽ hoàn thành và hoàn thiện tốt nhất

Bài làm của nhóm chúng em được thực hiện trong thời gian ngắn cùng với lượng kiến thức còn hạn chế và và nhiều bỡ ngỡ của chúng em, nên trong quá trình tìm hiểu

nhóm khó tránh khỏi những thiếu sót và những hạn chế nhất định, mong Cô sẽ tận tình

góp ý để nhóm chúng em có thể hoản thiện hơn bài tiểu luận cũng như những kiến thức của mình

Sau cùng chúng em xin gửi đến Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị kinh doanh cùng Cô Lê Thị Thanh Trúc lời cảm ơn chân thành nhất, đã tạo điều kiện và

giúp đỡ chúng em hoàn thành tốt bài tiêu luận nay

NHÓM XIN CHÂN THÀNH CAM ON

NHÂN XÉT CHUNG CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

I0) 90.00 0n 1 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN 25222222222221222211122211122111221.1 1x 3

1 Khái niệm về hỗ sơ -222222222222121212111112111212121211102121222 2 Hee 3

2 Khái niệm về quản lý hồ sơ 222222222222227 7E th 01112 rae 3

3 Lý do doanh nghiệp phải xây dựng quy trình hồ sơ đạt chuẩn 3

H QUY TRÌNH QUÁN LÝ HỖ SƠ TRONG DOANH NGHIỆP 4

1 Tiến trình quản lý hồ sơ -+22222222222252171 1.1.2171 1.1 rrree 4

2 Sơ đồ quản lý hỗ sơ 22222 222 2222222222112 1.121.111.111 EEerrrree 4

ky 0n 4

SN icon na .e 4 3.2 H Ôsơ quan trỌNg .- 0 221.“ HH ng HH HH 5

3.3 H sơ thưởng sử dụng - Sàn HH TH TH HH HT TH Hết 5

3.4 H ôsơ không c ñn thIẾT - - G G1 ni nh gu ngư 5

4 Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ 222222222222.2.t22222171 E rrrrrrrer 5

5 Các phương pháp lưu trữ - - 5c tà LH HH hờ 7 5.1 Lưu trữ theo thứ tự chữ cái 52 + +21 13231 2 231 1 2231 55s cce 7

5.3.1 Ưu GG ccccccccscscececsceesssesseseseecscscscecicsesceesisesisissisisssecsssaeecaes 8

5.3.2 Nhược điểm - L LH HT TH» TH ng ng kg 1k1 1111111 1 x4 9 1N ni ái ae 9

SX S00 :(tdtaditiẶ 9

5.4.2 Nhược điểm L LH SH» TH HH ke ng ng k1 111 1111k x4 9 5.5 Pi i00) on 0i (jI 9

6 Các công cụ lưu trữ phố biến 22222222 222 222112121277 1Ecerrrrrei 10

1 Gidi thigu chung vé doamh nghiép 00.0 :c:ccccccccssssssssssesssssssssesesseessesesssssssesseensens 12

2 Lịch sử hình thành - - tt 13

3 Sứ mệnh: Sáng tạo vì con người- Caring Ïn0vaf£O0r occccccccccccss+ 15

5 Tầm nin ccccccssssssssssssssssccsssssssssssvsssesesssssssssvevsvsssessssnsssssveseesesesssssssevessesssssesssssasssvessesseseen 16

1 Tiến trình quản lý hồ sơ 222222222 22222122221 17

2 Phân loại hồ sơ của Viettel 2222222222222 eEeerrrrei 21

3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ của Viettel -222222222EEE.ttrtrrerrrrrrrrrrre 23

4 Phương pháp lưu trữ hồ sơ của Viettel 2-+222222222trccesevrrrrrrree 25

5 Công cụ lưu trữ hồ sơ của Viettel 2222222222222 26

6 Vai trò của quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp Viettel 2222-252 28

6.1 Đối với doanh nghiỆP - - - SH TH TH HT ng HH rệt 28

0Ý» 90/04 00 7n n 29 6.3 Đối với hoạt động quản Lý Nhà NưỚC - -Ặ SH HH HH re 30 6.4 Đối với đời sống xã hỘIi - - G5 LH HH HH TH HH HH HH kp 31

HI ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÒ SƠ CỦA VIETTEL 32

LY DO CHON DE TAI

Theo thống kê trong năm 2022, Cục An toàn thông tin đã phi nhận, cảnh báo và hướng dẫn xử lý 11.213 cuộc tấn công mạng gây ra sự cố vào các hệ thống thông tin tại Việt Nam Qua đó cho thấy các cuộc tấn công mạng đe dọa tới hoạt động của mọi

Cơ quan, tô chức, cá nhân

Thế nên trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 việc quản lý hồ sơ của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ

và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu

mà còn góp phần làm giảm các rủi ro pháp lý, xử lý các yêu cầu kiểm tra hoặc xem xét

từ phía cơ quan chính phủ

Đồng thời hồ sơ chứa thông tin quan trọng của doanh nghiệp như hợp đồng, tải

liệu tài chính, thông tin khách hàng và nhân viên nên việc quản lý hồ sơ đảm bảo rằng

thông tin này được bảo vệ an toàn, truy xuất dễ đàng và không bị mất mát, điều nảy nhằm ngăn chặn rủi ro về mắt mát đữ liệu, lạm dụng thông tin và bảo vệ quyền riêng

tư

Bên cạnh đó nó giúp doanh nghiệp có khả năng kiêm soát nội bộ, xác định trách nhiệm của từng cá nhân thông qua theo dõi, phi nhận thông tin về hoạt động và quy trinh làm việc, doanh nghiệp có thé đảm bảo tính minh bạch, truyền tải trách nhiệm và tăng cường quản lý nội bộ từ đó có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh Khi quản lý hỗ sơ một cách tối ưu thì doanh nghiệp có thê thu thập, lưu trữ và truy xuất thông tin một cách đễ dàng và nhanh chóng giúp cải thiện quá trình ra quyết định, dự báo xu hướng, phân tích dữ liệu và tạo ra chiến lược kinh doanh hiệu quả Ngoài ra việc này còn xây dựng sự tin cậy và uy tín trong mắt khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý

Vi vay, mỗi doanh nghiệp cần phải lựa chọn, triển khai hệ thống quản lý hồ sơ tối

ưu và phù hợp dé dam bao sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và Viettel cũng không ngoại lệ, nhờ vào việc thực hiện quản lý hỗ sơ đã góp phần không nhỏ tạo nên

sự thành công của quá trình ra quyết định, dự báo xu hướng, phân tích dữ liệu và tạo ra chiến lược kinh doanh hiệu quả, giúp dịch vụ của Viettel đứng vững trên thị trường và

có tầm ảnh hướng đến người tiêu dùng Với mục tiêu chuyển địch trở thành doanh

nghiệp viễn thông số, có dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng số | tai dat

nước Việt Nam và tiên phong về công nghệ 5G và các hạ tầng đáp ứng cơ hội phát triển trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0

Chính vì những lý do trên nên nhóm 2 đã quyết định chọn đề tài “TÌM HIẾU QUẢN LÝ HỖ SƠ TRONG DOANH NGHIỆP VIETTEL” để làm đề tài tiểu luận

môn quản trị văn phòng

CHƯƠNG 1 CO SO LY LUAN

I CAC KHAI NIEM LIEN QUAN

1 Khái niệm về hồ sơ

Theo Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như

sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có củng một (hoặc một

số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải

quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá

nhân

Như vậy, Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc, một đối tượng cụ thê hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2000 của Văn phòng Bộ Nội vụ

- Tập văn bản của Chính phủ và Bộ Nội vụ về chế độ tuyển dụng công chức,

viên chức từ 1998 đến 2004

2 Khái niệm về quản lý hồ sơ

Quản trị hồ sơ là việc hoạch định, tô chức, sắp xếp, lưu trữ, thông tin đúng nơi

dung luc (in the right place at the right time), và đồng thời kiểm tra sao cho hệ

thống thông tin đạt được hiệu quả nhất

Đồng thời, quản lý hồ sơ là việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tô chức Việc quản lý hồ sơ giúp cho việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng và đễ dàng hơn

3 Lý do doanh nghiệp phải xây dựng quy trình hồ sơ đạt chuẩn

Tất cả mọi quy trình của tô chức đều nên được chuẩn hóa Việc có một quy

trình lưu trữ hỗ sơ doanh nghiệp được chuẩn hóa sẽ giúp doanh nghiệp vận hành 3

trơn tru hơn, nâng cao năng suất lao động, không bị mất hay bỏ sót bất kỳ thông tin,

dữ liệu nào cụ thể như:

Đảm bảo quy trình vận hành được trơn tru: Bằng cách đưa ra các chính sách, quy trình và thủ tục cần thiết để duy trì hệ thống quản lý hồ sơ, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn kiểm soát chất lượng và tập trung vào việc lưu trữ hồ sơ Những hệ thống được chuân hóa quy trình như vậy giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn đồng thời giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc kinh doanh của mình

Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ cần thận, tránh những rủi ro: Việc quản lý hé so

về giao dịch mua và bán của doanh nghiệp sẽ giúp tô chức Các giao dịch mua nảy, theo bất kỳ hướng nảo, có thê sẽ đi kèm với hợp đồng yêu cầu hoặc thông số kỹ thuật

Ví dụ: Nếu bạn có các hồ sơ khác nhau từ việc vận chuyển hoặc đến nơi phù hợp với sản phẩm đã ký hợp đồng, thì bạn có thê có căn cứ để phục vụ cho bất ky van dé gi phat sinh sau này

II QUY TRINH QUAN LY HO SO TRONG DOANH NGHIEP

1 Tiến trình quản lý hồ sơ

- Phân loại hồ sơ cần lưu trữ

3 Phân loại

3.1 H ôsơ tối c3n thiết

Hồ sơ tối cần thiết là các hồ sơ cần thiết cho sự tổn tại của tô chức Đó là các hồ

sơ không thê thay thế được, bao gồm: Bản chính của các hợp đồng, bản quyền, công thức, hợp đồng thuê mướn, hợp đồng đại lý, nhãn hiệu đăng ký Các hỗ sơ nảy nên được lưu trữ trong các tủ chống lửa

3.2 H Oso’ quan trong

Hồ sơ quan trọng là các hồ sơ có thể thay thế hoặc có thể sao lại nhưng rất tốn kém Đó là các hồ sơ quan trọng về tải chính như: Hỗ sơ về thuế, các tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, hóa đơn và số lượng Các hồ sơ này cũng phải được lưu trữ

trong các tủ chống lửa

3.3 H ồsơ thương sử dụng

Hồ sơ thường sử dụng là các hồ sơ có thể thay thế được hoặc có thê tái bản được, bao gồm: Các đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh đoanh, danh sách nhân viên, danh sách các nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở Các hồ sơ này không cần phải đựng trong tủ chống lửa bởi vì việc nhân bản lại không khó khăn

3.4 H ồsơ không c 3n thiết

Hồ sơ không cần thiết là các loại hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết thúc công việc sau khi lưu trữ một vài ngảy, vài tuần, hoặc vài tháng Nên hủy bỏ các loai thu tir giao dich hàng ngày như: các thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác Tùy thuộc vào nhu yếu cũng như tính tiện lợi, hoản toàn có thê tự phân loại và sắp xếp theo các cách:

- Phân loại hồ sơ theo từng dự án (chia theo khu vực, thời gian,khách hàng, gia

trị )

- Phân loại theo từng chủ để khác nhau (Quy định, quyết định, thông báo, hợp đồng )

- Phân loại theo thoi gian (quy 1 năm 2020, quý 2 năm 2020 hay theo thang )

- Phân loại theo phòng ban, lĩnh vực (phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng marketing )

4 Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ

Nguyên tắc quản lý hồ sơ là các nguyên tắc và quy định được áp dụng để tô chức, lưu trữ, bảo quản và tiếp cận thông tin trong các hồ sơ hoặc tải liệu quan trọng của một tổ chức Quản lý hồ sơ hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì tính toàn vẹn và khả dụng của thông tin, đồng thời giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và các yêu cầu của tổ chức Dưới đây là một số nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ:

- Nguyên tắc phân loại: Hồ sơ cần được phân loại và nhóm hợp ly dựa trên các tiêu chí như loại tài liệu, chủ đề, ngày tháng, hoặc loại doanh nghiệp Điều này giúp tạo ra sự trật tự và tăng khả năng tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dé đàng

- Nguyên tắc gan kết vị trí: Hồ sơ nên được đánh dấu và sẵn kết vị trí cụ thể trong hé thong lưu trữ Sử dụng mã số, nhãn, tên tài liệu hoặc hệ thống tìm kiếm siúp xác định chính xác vị trí của từng hồ sơ, tránh việc mất trật tự và thất thoát thông tin

- Nguyên tắc bảo quản: Bảo quản hồ sơ một cách chính xác và an toản là yêu tô

quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và khả dụng của thông tin Điều này bao gồm việc chọn các phương pháp bảo quản phù hợp, kiếm soát nhiệt độ, độ âm và ánh sáng, đồng thời tuân thủ quy trình xử lý hồ sơ, bao gồm cả việc lưu trữ và tiêu hủy tài liệu theo quy định pháp luật

- Nguyên tắc truy xuất: Hồ sơ nên được tô chức sao cho đễ dàng truy xuất và

tìm kiếm thông tin khi cần thiết Sử dụng hệ thống phân loại, chỉ số, hay hệ thông

tìm kiếm giúp tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong việc truy cập vào hồ

SƠ

- Nguyên tắc bảo mật: Hỗ sơ chứa thông tin quan trọng và nhạy cảm, do đó bảo mật là yếu tố cốt yếu Áp dụng các biện pháp bảo mật như hạn chế truy cập, mã hóa, sao lưu dự phòng, kiếm soát quyền truy cập và giám sát là cần thiết dé đảm bảo rằng thông tin trone hồ sơ được bảo vệ an toàn

- Nguyên tắc hạn chế truy cập: Truy cập vào hồ sơ nên được hạn chế chỉ cho những người có nhu cầu và quyền hạn tương ứng Các quy định và chính sách về

quyền riêng tư và bảo mật đữ liệu nên được tuân thủ và áp dụng dé dam bao rang thông tin trong hồ sơ được bảo vệ

Ngoài ra còn có một số nguyên tắc sau đây:

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhằm lẫn về những hỗ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thê mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thong va chi phi điều hành nó Tính

có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

- Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại

từ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Tài

liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến

L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác

5Š Các phương pháp lưu trữ

5.1 Lưu trữ theo thứ tự chữ cái:

Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hỗ sơ, lưu trữ theo thứ tự A đến Z Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thê đạt được trên một cơ sở khoa học,

nehĩa là bằng cách hói xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia

Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê Một khi đã

quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chía nhỏ thành nhóm

nhỏ hơn Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này

để giảm thiêu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này

5.1.1 Ưu điểm

Đây là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỷ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không

Phương pháp này có thê thực hiện theo nhiều cách Có thể có một hệ thống ký số

cuối Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cần thận hơn khi đọc

Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép đễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa

5.2.1 Ưu điểm

- Có thê đễ đàng mở rộng

- Mang lai sy bao mat tốt hơn

- Cho phép nhận diện hiệu quả các dé mục

- $6 hô sơ cũng có thê cung câp một sô tham chiêu

5.2.2 Nhược điểm

Sẽ tốn nhiều thời gian để tạo các mục con trong mỗi hồ sơ và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra

5.3 Lưu trữ kết hợp chữ và số

Phương pháp này phố biến hơn hai phương pháp trên vì nó kết hợp được chữ và

số củng một lúc Trên thực tế, tại các thư viện và các công ty hiện nay thường sử dụng

hệ thống quy ước chữ và số theo quy ước của từng đơn vị đề thực hiện lưu trữ

5.3.1 Ưu điểm: Được sử dụng rộng rãi và khắc phục được việc truy lục hồ sơ

5.3.2 Nhược điểm: Tốn thời gian ban đầu rất nhiều để tạo ra các ký hiệu quy ước

về chữ và số sao cho hợp lý

5.4 Lưu trữ theo chủ đề

Định ra danh mục tất cả chủ dé cần lưu trữ, sau đó tài liệu được sắp xếp vào đúng tên các chủ đề đó Tiếp đến, từng chủ để được phân theo nhóm nhỏ hơn Phương pháp lưu trữ này thường được kết hợp với số đề tiện cho việc tham khảo chéo

Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đẻ, ví dụ như bảo hiểm

hoặc bất động sản Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn

5.4.1 Ưu điểm

Phương pháp phân loại theo chu dé dễ dàng và tiện lợi cho việc truy cập và mở

rộng Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cap sé dé dang hon

5.4.2 Nhược điểm

Trên thực tế, có nhiều chủ đề chia ra các chủ đề con phức tạp, do đó quá trình

phân loại rất phức tạp và mắt nhiều thời gian

Thường khi kiểu phân loại này được dùng thi sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tính với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hỗ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hỗ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tính

5.5 Lưu trữ theo địa danh

Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố cho phân loại chủ yếu Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự

Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm Điều này là dé hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử đụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan

5.5.1 Ưu điểm

Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau Đồng thời nó dễ hiểu và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm

5.5.2 Nhược điểm

Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan

Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết

5.6 Những hệ thống lưu trữ hiện đại

Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tải liệu là chúng chiếm khoảng trông không gian

quá lớn Điều này đã có các biện pháp đề khắc phục như sau:

Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy Chức năng này đang ngày cảng được sử dụng rộng rãi khi mà máy

tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ gon hơn

Sử dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud) như: Google ô đĩa, Dropbox, Box, Mediafire, Mega, Copy

6 Các công cụ lưu trữ phố biến

6.1 Công cụ lưu trữ h`ôsơ truy â thống

* Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ

kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị

để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe

+ Các hồ sơ ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong củng

+ Các hồ sơ, tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn

kéo để đễ dàng tìm kiếm

+ Sử dụng các loại giấy ghi chú như vật dụng bô trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out' để đễ dàng phân biệt các loại hồ sơ và tìm

kiếm tài liệu

+ Dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ

s Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cung, dia CD-ROM, chup vi phim,

- Vi du nhu:

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số đề lưu trữ hồ sơ

+ Vào bảng tính Excel dé lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức

năng siêu lién két (Hyperlink) dé liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như vậy khi cần

xem lại hồ sơ chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết

+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM Nếu may vi tinh trong văn phòng có được một ô CD-Read and Write thì tốt

s Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bia kẹp “out”

6.2 Công cụ lưu trữ h `ôsơ hiện đại

s Phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

Đây là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí đáp ứng đây đủ các tính năng từ

cơ bản đến nâng cao mả nhiều doanh nghiệp mong muốn Việc áp dụng phần mềm này vào quy trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc

- Tính năng nỗi bật:

+ Giúp thu nhận, phân loại và chỉnh sửa thông tin tải liệu

+ Không giới hạn tài liệu có thé quan ly va chia sé

+ Độ bảo mật dữ liệu cao

`

“ Phan mém quan ly hé so mién phi CloudOffice

CloudOffce là phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp nhất hiện nay

Phần mềm quản lý tài liệu được thiết lập một cách khoa học và đầy đủ các chức năng như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản Đồng thời, phần mềm nảy còn hỗ trợ tính năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa qua mạng Internet

CloudOffce là một giải pháp phần mềm dùng chung để trao đôi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính Phan mém nay được thiết kế với giao điện hoản toàn bằng tiếng Việt nên rất thân thiện với noười sử dụng

Khái quát chung về phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice:

Văn phòng điện tử CloudOffce do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn sáng tạo là một hệ thông phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp

Tiêu chí của Văn phòng điện tử CloudOffce là mang đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, đễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn

- Tính năng nỗi bật:

+ Giúp tiết kiệm chi phi quan ly, vận hành và tiến độ xử lý công việc

+ Phần mềm cho phép bạn phân loại văn bản, dữ liệu theo các chủ đề khác nhau + Hỗ trợ việc điều hành công việc từ xa qua Internet đễ dàng

7 Vai trò của quản lý hồ sơ

- Giảm chi phí mua sắm thiết bị

- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

- Xử lý công việc nhanh sọn, có hiệu quả

- Có thê dé dàng tìm hỗ sơ khi nhân viên bệnh, có công việc riêng,

- Thuận lợi cho việc chuyền giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyến bộ phận, nghỉ việc

CHUONG 2 PHAN TICH THUC TRANG QUAN LY HO SO TRONG DOANH NGHIEP VIETTEL

I TONG QUAN VE DOANH NGHIEP VIETTEL

1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

Địa chỉ: Lô D26 Khu đô thị mới Cầu Giấy,

Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt

Nam

Điện thoại: 1800 8098

Fax: 024 6255 6789

Website: www.vIettel.com.vn Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) được thành lập theo Nghị định số

58/HĐBT ngày 01/06/1989 của Hội đồng Bộ trướng với tên gọi ban đầu là Tổng Công

ty điện tử thiết bị thông tin (SIGELCO), là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Binh chủng thông tin liên lạc - Bộ Quốc phòng Ngày 06/04/2005, Bộ Quốc phòng ra

quyết định số 45/2005/QĐ-BQP về việc thành lập Tông công ty Viễn thông Quân đội Đến cuối năm 2009, Tổng công ty Viễn thông Quân đội chính thức trở thành Tập đoàn

Viễn thông Quân đội với vốn điều lệ là 50 nghìn tỷ đồng do Nhà nước sở hữu và chỉ phối, kinh doanh đa ngành nghề với các lĩnh vực viễn thông, đầu tư tài chính, thương mại điện tử, dịch vụ kho vận, bất động sản, Ngoài ra Tập đoàn còn có nhiệm vụ triển khai hệ thông thông tin liên lạc đảm bảo thông tin quân sự phục vụ nhiệm vụ an ninh, quốc phòng

2 Lịch sử hình thành

s Viettel 1.0 - Công ty xây dựng công trình cột cao (1989-1999):

© Thành lập Tổng Công ty Điện tử Thiết bị Thông tin (Sigelco), tiền thân

của Viettel (01.06.1989)

e©_ Xây dựng tuyến vi ba số AWA đầu tiên tại Việt Nam (1990)

© Đối tên thành Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội (1995).

¢ Hoan thanh dy an cap quang Bac-Nam 1A (1999)

% Viettel 2.0 — Phé cap dich vu di động ở Việt Nam (2000-2009):

©_ Phá thế độc quyên viễn thông bằng dịch vụ VoIP 178 (2000)

® Khai trương dịch vụ di động Việt Nam với đầu số 098 (2004)

® Trở thành doanh nghiệp viễn thông có thị phần lớn nhất Việt Nam

(2008)

® Vươn ra quốc tế với hoạt động kinh doanh tại Lào và Campuchia (2009)

e_ Xây dựng hạ tầng mạng lưới 3G lớn nhất Việt Nam (2009)

“ Viettel 3.0 — Tap doan céng nghé toan cau (2010-2019):

© Lot Top 30 hang vién thong lén nhat thé giới (2016)

e Tro thanh nha mang dau tién kinh doanh 4G trên toàn quốc (2017)

©_ Khai trương thị trường quốc tế thứ 10, phủ sóng địch vụ khắp Châu Á,

Châu Mỹ, Châu Phi (2018).