Đây là một công cụ trực quan được sử dụng rộng rãi trong thiết kế cơ sở dữ liệu để mô tả cấu trúc của dữ liệu, các thực thể entity và mối quan hệ giữa chúng.. Hiện trạng của doanh nghiệp
GIỚI THIỆU ĐỀ BÀI
Lý do chọn đề tài
Công ty TNHH Sữa A Việt Nam chuyên sản xuất và phân phối sữa, với quy trình thu mua nguyên liệu phức tạp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, hệ thống thu mua hiện tại vẫn gặp nhiều hạn chế cần khắc phục.
- Nguồn cung cấp nguyên liệu đa dạng và phức tạp: Số lượng nhà cung cấp lớn, các loại nguyên liệu khác nhau đòi hỏi tiêu chí đánh giá riêng.
Quy trình thu mua thủ công hiện nay gặp nhiều khó khăn do các bước ghi chép, kiểm kê và đánh giá chất lượng đều được thực hiện một cách thủ công Điều này dẫn đến sai sót, tiêu tốn thời gian và làm cho việc kiểm soát thông tin trở nên khó khăn hơn.
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp, thông tin từ bộ phận thu mua cần được xử lý nhanh chóng và chính xác Điều này hỗ trợ các phòng ban khác như sản xuất, quản lý kho và vận chuyển hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.
Vì vậy, việc thiết kế và triển khai hệ thống quản lý thông tin cho quy trình thu mua là cần thiết nhằm:
- Tăng tính chính xác và tự động hóa quy trình.
- Nâng cao hiệu quả quản lý nhà cung cấp và chất lượng nguyên liệu.
- Tạo ra một hệ thống thông tin tập trung, hỗ trợ các bộ phận trong công ty hoạt động đồng bộ.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Sơ đồ Business Model Canvas
Business Model Canvas (BMC) là công cụ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa ý tưởng và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả BMC bao gồm 9 khối, mỗi khối đại diện cho yếu tố quan trọng trong kinh doanh, giúp doanh nghiệp xác định giá trị cốt lõi, đối tượng khách hàng mục tiêu và cách truyền đạt giá trị BMC cũng giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó phát hiện các cơ hội và rủi ro Nhờ đó, công ty có thể lập kế hoạch phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ Business Model Canvas:
Hình 2 1 Mẫu sơ đồ Business Model Canvas Ứng dụng của Business Model Canvas:
- Xây dựng mô hình kinh doanh mới: BMC là công cụ hữu ích để phát triển ý tưởng kinh doanh thành một mô hình kinh doanh cụ thể
BMC cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả mô hình kinh doanh hiện tại và xác định các điểm cần cải thiện, từ đó tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất.
- Phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới: BMC hỗ trợ doanh nghiệp phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với thị trường
- Thay đổi mô hình kinh doanh: BMC giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi của thị trường và điều chỉnh mô hình kinh doanh cho phù hợp.
Sơ đồ Use case Diagram
Use Case là kỹ thuật mô tả sự tương tác giữa người dùng và hệ thống trong một bối cảnh cụ thể và với mục đích rõ ràng Kỹ thuật này giúp thể hiện cách người dùng tương tác với hệ thống để đạt được mục tiêu của mình.
Requirement theo góc nhìn của người dùng cuối - rất quan trọng, vì nó giúp mình hiểu rõ bản chất vấn đề hơn).
Các thành phần chính trong Use case diagram
Trong UML, Actor có thể là người dùng hoặc một hệ thống khác, không chỉ đơn thuần là hình ảnh của con người Điều này có thể gây nhầm lẫn, nhưng cần hiểu rằng Actor không nhất thiết phải là người dùng mà có thể đại diện cho các hệ thống tương tác trong quá trình phân tích và thiết kế.
Một số câu hỏi anh em có thể tự lẩm bẩm trong đầu để xác định Actor như sau:
Hình 2 2 Các thành phần của Use case Diagram
• Ai là người sử dụng hệ thống?
• Ai sẽ là người Admin của hệ thống (tức người cài đặt, quản lý, bảo trì… hệ thống)?
• Hệ thống này có được sử dụng bởi bất kỳ một hệ thống nào khác không? (*)
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu, vậy ai là người input dữ liệu vào hệ thống?
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu, vậy ai là người cần những dữ liệu output?
Use Case là anh em sẽ thể hiện dưới dạng hình Oval, thể hiện sự tương tác giữa các Actor và hệ thống.
Communication Link thể hiện sự tương tác giữa Actor nào với System Nối giữa Actor với Use Case.
Ranh giới của hệ thống, hay Boundary of System, là khu vực mà các Use Case diễn ra Trong hệ thống CRM, ranh giới này có thể được xác định qua từng cụm tính năng lớn như Quản lý khách hàng, Quản lý đơn hàng, hoặc thậm chí là một module lớn như Quản lý bán hàng.
- Cần đặt tên các Use Case theo công thức:
- Use case phải thể hiện:
End-users muốn làm gì? Nhằm mục đích gì? ==> tương tác giữa end-users và hệ thống
Hệ thống phải nhận/ lấy data từ những nguồn nào? ==> tương tác giữa hệ thống với những hệ thống bên ngoài khác. Đặc tả Use case diagram
Hình 2 3 Mẫu đặc tả Use case Diagram
• Use Case Name: Tên Use Case
• Use Case ID: Mã Use Case
Mô tả Use Case: Tóm tắt ngắn gọn sự tương tác trong Use Case là gì ("Diễn viên", tôi muốn thực hiện "Tên Use Case", nhằm đạt được "mục đích - lý do" nào đó Nội dung này nên được trình bày một cách súc tích, không quá 3 dòng cho phần tóm tắt Use Case này.)
• Actor: Những đối tượng thực hiện sự tương tác trong Use Case.
• Priority: Mức độ ưu tiên của Use Case so với các Use Case còn lại trong dự án.
• Trigger: Điều kiện kích hoạt Use Case xảy ra.
• Pre-Condition: Điều kiện cần để Use Case thực hiện thành công.
• Post-Condition: Những thứ sẽ xuất hiện sau khi Use Case được thực hiện thành công. Ứng dụng của Use case diagram
- Hiểu rõ yêu cầu: Giúp phân tích và hiểu rõ các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống
- Lập kế hoạch phát triển: Là cơ sở để lập kế hoạch phát triển phần mềm, xác định các chức năng cần triển khai
- Giao tiếp hiệu quả: Giúp giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong dự án, đặc biệt là giữa nhà phát triển và khách hàng
- Kiểm thử phần mềm: Là cơ sở để thiết kế các trường hợp kiểm thử.
Sơ đồ Process Architecture
Mô hình Process Architecture là một bản đồ trực quan thể hiện hệ thống phân cấp và luồng quy trình trong doanh nghiệp, đồng thời mô tả cách các quy trình này tương tác với nhau Nó giúp đảm bảo tính nhất quán trong đầu ra của công ty, cung cấp cái nhìn tổng quan về luồng công việc, các hoạt động chính và mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau Process Architecture đóng vai trò quan trọng trong quản lý quy trình kinh doanh (BPM - Business Process Management), hỗ trợ thiết kế, phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả.
Các thành phần chính trong Process Architecture
Quy trình quản lý là khu vực thể hiện các luật lệ, hướng dẫn và thực hành nhằm duy trì các quy trình cốt lõi và hỗ trợ cho tổ chức Đây là nơi quản lý các quy trình liên quan đến lập kế hoạch, giám sát và cải tiến hiệu suất Quy trình quản lý bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch sản xuất, lập ngân sách, quản lý rủi ro và tuân thủ, đồng thời quản lý các đối tác như nhà đầu tư, nhà cung cấp và các đối tác khác.
Quy trình cốt lõi là khu vực quan trọng chứa đựng giá trị thiết yếu của công ty, phản ánh những gì khách hàng nhận được khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ Nó bao gồm các quy trình trực tiếp liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chính, như Thiết kế và phát triển, Sản xuất, Marketing và bán hàng, Giao hàng, dịch vụ sau bán hàng và Mua sắm trực tiếp.
Quy trình hỗ trợ là khu vực thiết yếu cho việc thể hiện quy trình cốt lõi và bao gồm các hoạt động không trực tiếp tạo ra giá trị nhưng cần thiết để duy trì sự hoạt động hiệu quả của các quy trình chính Các thành phần của quy trình hỗ trợ bao gồm mua sắm không trực tiếp, quản lý nhân sự, quản lý IT, kế toán, quản lý tài chính và chính sách Ứng dụng của kiến trúc quy trình giúp tối ưu hóa các hoạt động này, đảm bảo sự liên kết và hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.
- Căn chỉnh với mục tiêu tổ chức: Đảm bảo các quy trình phù hợp với chiến lược kinh doanh.
- Tăng hiệu quả hoạt động: Giúp loại bỏ các bước dư thừa hoặc tối ưu hóa nguồn lực.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Process Architecture là cơ sở để tự động hóa và triển khai các công nghệ mới.
- Cải thiện khả năng quản lý: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về cách các quy trình liên kết với nhau và cách chúng hoạt động.
Sơ đồ Swimlane
Swimlane là sơ đồ quá trình đặc biệt giúp trực quan hóa các quy trình làm việc với sự tham gia của nhiều nhóm hoặc cá nhân Mỗi nhóm hoặc cá nhân được biểu diễn bằng một "làn" riêng biệt, tương tự như các làn bơi trong hồ bơi.
- Mỗi làn bơi là đại diện cho một ban/phòng -> hiển thị rõ ràng công việc, trách nhiệm của ban/phòng đó trong business process
- Các luồng chỉ dẫn -> hiển thị sự chuyển giao các hoạt động => xác định được điểm nghẽn
Các thành phần chính trong Swimlane
Làn (Swimlane): Mỗi làn đại diện cho một nhóm hoặc cá nhân tham gia vào quy trình
Hình chữ nhật biểu thị các hoạt động hoặc nhiệm vụ trong quy trình, trong khi mũi tên thể hiện luồng làm việc và sự chuyển giao giữa các hoạt động.
Nhãn: Mô tả ngắn gọn về mỗi hoạt động hoặc nhóm. Ứng dụng của Swimlane
- Rõ ràng trách nhiệm: Giúp mọi người hiểu rõ ai chịu trách nhiệm cho từng phần của quy trình.
- Tối ưu hóa quy trình: Phát hiện các bước dư thừa hoặc điểm nghẽn (bottleneck) trong quy trình.
- Dễ hiểu: Làm cho quy trình trở nên trực quan và dễ dàng chia sẻ với các bên liên quan.
Hỗ trợ đào tạo là yếu tố quan trọng giúp nhân viên mới nắm bắt nhanh chóng quy trình làm việc của tổ chức, đồng thời giúp các thành viên trong đội ngũ hiểu rõ công việc và vai trò của mình trong quy trình kinh doanh.
Sơ đồ luống Data Flow Diagram (DFD)
Sơ đồ luống (Data Flow Diagram - DFD) là công cụ mô hình hóa phân tích có cấu trúc, được sử dụng để mô tả dòng chảy dữ liệu trong hệ thống thông tin Nó trực quan hóa các bước chính và dữ liệu liên quan trong các quá trình của hệ thống phần mềm, giúp người phân tích hiểu rõ cách thức hoạt động của hệ thống DFD cũng hỗ trợ trong việc phát hiện các yêu cầu và thiết kế hệ thống mới.
Hình 2 4 Các thành phần trong DFD
Quá trình là sự chuyển đổi đầu vào thành đầu ra trong một hệ thống, thể hiện chức năng của quá trình đó Ký hiệu của quá trình thường được thiết kế dưới dạng hình chữ nhật có góc tròn, hình bầu dục, hình chữ nhật hoặc hình tròn.
Dòng dữ liệu là thông tin được truyền giữa các phần khác nhau trong hệ thống, đồng thời cũng đại diện cho vật chất cùng với thông tin đang di chuyển Ký hiệu mũi tên thường được sử dụng để biểu thị dòng dữ liệu.
Kho dữ liệu là nơi lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong tương lai, cho phép xem xét độc lập với cách triển khai Khi dữ liệu được truy xuất từ kho, quá trình này gọi là đọc dữ liệu, trong khi việc đưa dữ liệu vào kho được gọi là nhập dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu.
Đối tượng bên ngoài, hay còn gọi là Terminator, là một thực thể không thuộc hệ thống mà tương tác với nó Những đối tượng này có thể là các tổ chức như ngân hàng, nhóm người như khách hàng, hoặc các bộ phận khác trong cùng một tổ chức Chúng không phải là phần của hệ thống mô hình mà là các thực thể bên ngoài, và hệ thống được mô hình hóa cũng thực hiện giao tiếp với những đối tượng này.
Các cấp độ của Data Flow Diagram
Biểu diễn toàn bộ hệ thống dưới dạng một quy trình duy nhất và các thực thể bên ngoài.
Đây là mức độ tổng quan nhất.
Chia nhỏ quy trình chính trong Level 0 thành các quy trình con cụ thể hơn.
Hiển thị cách dữ liệu luân chuyển giữa các quy trình con.
Tiếp tục phân rã từng quy trình con ở Level 1 để đạt mức chi tiết cao hơn. Ứng dụng của Data Flow Diagram
- Dễ hiểu: Biểu diễn trực quan giúp các bên liên quan, kể cả những người không chuyên, dễ dàng hiểu quy trình và luồng dữ liệu.
- Phân tích hệ thống: Giúp phát hiện các vấn đề, như luồng dữ liệu dư thừa hoặc thiếu, và cải tiến hệ thống.
- Thiết kế hệ thống: Làm cơ sở để phát triển hoặc nâng cấp hệ thống, đặc biệt trong phân tích yêu cầu phần mềm.
XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH NHU CẦU
Hiện trạng của doanh nghiệp
3.1.1 Tổng quan hệ thống thu mua
Quy trình thu mua sữa của công ty:
Quy trình thu mua sữa của công ty A Việt Nam có thể được mô tả như sau:
Để bắt đầu, công ty Việt Nam cần xác định nhu cầu nguyên liệu sữa dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu thị trường Việc này bao gồm việc xác định số lượng sữa cần mua cũng như các tiêu chí chất lượng tương ứng để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp sữa là một quy trình quan trọng, trong đó công ty cần xem xét các yếu tố như chất lượng sữa, khả năng cung ứng đáp ứng nhu cầu, tuân thủ quy định về an toàn và vệ sinh, cũng như khả năng thiết lập mối quan hệ cung ứng lâu dài và bền vững.
Bước 3 trong quy trình mua sữa là đàm phán và ký hợp đồng, trong đó công ty sẽ thương thảo với nhà cung cấp về các điều khoản như giá cả, số lượng, chất lượng, điều kiện giao nhận và các yêu cầu khác Khi hai bên đạt được thỏa thuận, hợp đồng mua bán sẽ được ký kết.
Công ty tiến hành kiểm tra chất lượng sữa từ nhà cung cấp để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng Để đạt được điều này, công ty áp dụng các phương pháp kiểm tra như phân tích hóa học, kiểm tra vi sinh và các chỉ tiêu khác, nhằm đảm bảo sữa đáp ứng đầy đủ yêu cầu chất lượng.
Bước 5 trong quy trình là vận chuyển và nhận sữa Sau khi thực hiện kiểm tra chất lượng, công ty tiến hành vận chuyển sữa từ nhà cung cấp đến cơ sở sản xuất Quá trình này được thực hiện theo các tiêu chuẩn an toàn và bảo quản nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo sữa được vận chuyển an toàn và không bị hư hỏng.
Bước 6: Lưu trữ và quản lý kho là rất quan trọng trong việc bảo quản sữa Công ty thực hiện các biện pháp đảm bảo điều kiện bảo quản và vệ sinh nghiêm ngặt Để duy trì chất lượng sữa, công ty áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại, giúp đảm bảo sữa được bảo quản đúng cách và nguồn cung ứng luôn ổn định.
Bước 7: Kiểm tra và kiểm soát chất lượng là một phần quan trọng trong quy trình sản xuất sữa Công ty tiến hành kiểm tra chất lượng thường xuyên để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm Các hoạt động kiểm tra bao gồm kiểm tra mẫu, kiểm tra hóa lý và kiểm tra vi sinh, nhằm đảm bảo sữa đạt chuẩn trước khi đến tay người tiêu dùng.
Bước 8: Hỗ trợ và hợp tác với đối tác là rất quan trọng; công ty cung cấp sự hỗ trợ cho các nhà cung cấp sữa về quy trình sản xuất, chất lượng và vệ sinh Đồng thời, công ty cũng thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ứng sữa ổn định và đáng tin cậy.
Bước 9 trong quy trình thu mua sữa là đánh giá và cải tiến, nơi công ty thực hiện việc xem xét quy trình thu mua để đảm bảo hiệu quả và nâng cao chất lượng nguồn cung ứng sữa Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn đảm bảo rằng sản phẩm sữa luôn đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Quy trình thu mua sữa của công ty được thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm sữa chất lượng cao và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng.
Sữa tươi nguyên liệu được cung cấp bởi các hộ nông dân và nông trại nuôi bò thông qua trạm thu gom sữa Để đảm bảo chất lượng, sữa được thu mua từ các nông trại phải đáp ứng các tiêu chuẩn đã được ký kết giữa công ty và các nông trại sữa nội địa Quá trình kiểm tra sữa tươi nguyên liệu diễn ra gắt gao với các chỉ tiêu chất lượng nghiêm ngặt.
- Cảm quan: thơm ngon tự nhiên, đặc trưng của sữa tươi, không có bất kỳ mùi vị nào
- Đảm bảo chất khô chất béo lớn hơn
- Hàm lượng kim loại nặng
- Thuốc trừ sâu, thuốc thú y (không sử dụng sữa của bò bệnh)
Các trung tâm thu mua sữa tươi đóng vai trò quan trọng trong việc thu mua nguyên liệu sữa từ nông dân và nông trại nuôi bò Họ thực hiện các công việc như cân đo khối lượng, kiểm tra chất lượng sữa, cũng như bảo quản và vận chuyển đến nhà máy sản xuất Trung tâm cũng cung cấp thông tin về chất lượng, giá cả và nhu cầu khối lượng nguyên liệu cho nông dân, đồng thời thực hiện thanh toán tiền cho họ.
Nguyên liệu đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Do đó, mục tiêu phát triển bền vững với các nhà cung cấp chiến lược mua hàng trong nước là ưu tiên hàng đầu của công ty Điều này nhằm đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu thô ổn định, không chỉ về chất lượng cao mà còn về giá cả hợp lý.
Quản trị mua hàng là một yếu tố then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm hệ thống quản lý hiệu quả với chiến lược, quy trình và kỹ thuật mua hàng Công ty tập trung vào tối ưu hóa quy trình mua sắm để đảm bảo hoạt động diễn ra đúng thời điểm, với chất lượng cao và giá cả hợp lý Các chiến lược mua hàng nhấn mạnh tính chuyên nghiệp và sự tập trung vào khách hàng, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ Cơ cấu tổ chức phòng mua hàng được thiết kế để đạt hiệu quả tối ưu trong quản lý Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên giúp duy trì hiệu suất cao và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Chính sách mua hàng của công ty A Việt Nam bao gồm các yếu tố sau:
Công ty Việt Nam thiết lập quan hệ đối tác với các nhà cung cấp sữa đáng tin cậy, đảm bảo tuân thủ các quy định về chất lượng và an toàn thực phẩm Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên khả năng cung ứng, chất lượng sản phẩm và khả năng thiết lập mối quan hệ cung ứng bền vững.
Phân tích nhu cầu
3.2.1 Nhu cầu của doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả quy trình thu mua:
+ Tự động hóa các bước như ghi nhận nhu cầu, lập kế hoạch thu mua, kiểm tra chất lượng, và theo dõi đơn hàng.
+ Giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Quản lý nhà cung cấp chặt chẽ:
Tích hợp công cụ đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dựa trên dữ liệu lịch sử giúp cải thiện quy trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp Đồng thời, việc lưu trữ thông tin hợp đồng, điều khoản và các tiêu chí chất lượng trên nền tảng số mang lại sự tiện lợi và minh bạch trong quản lý dữ liệu.
- Hỗ trợ phối hợp thông tin giữa các phòng ban:
Cung cấp dữ liệu tồn kho, đơn hàng và lịch trình giao hàng theo thời gian thực giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất và phân phối Điều này hỗ trợ các phòng ban khác trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
3.2.2 Phân tích yêu cầu hệ thống
- Quản lý thông tin nhà cung cấp, đơn hàng, hợp đồng, và lịch sử giao dịch.
- Theo dõi trạng thái tồn kho, lập kế hoạch nhập nguyên liệu và kiểm tra chất lượng.
- Cung cấp báo cáo trực quan hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Quy trình tổng quan hệ thống thu mua
Hình 4 1 Quy trình tổng quan hệ thống thu mua
Ba quy trình nghiệp vụ chi tiết liên quan
4.2.1 Quy trình tiếp nhận sữa
Hình 4 2 Quy trình tiếp nhận sữa 4.2.2 Quy trình …
Sơ đồ luống dữ liệu DFD
Sơ đồ DFD cấp 0 mô tả luồng dữ liệu trong chuỗi cung ứng, đặc biệt là quá trình thu mua nguyên vật liệu Bộ phận Kế hoạch và vật tư xác định nhu cầu và tạo yêu cầu mua hàng, sau đó hệ thống tự động chuyển thông tin đến Bộ phận Thu mua Dựa trên các yêu cầu và dữ liệu nhà cung cấp từ hệ thống ERP, Bộ phận Thu mua so sánh giá, chọn nhà cung cấp và tạo đơn đặt hàng Việc theo dõi đơn hàng và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp được thực hiện thông qua việc cập nhật dữ liệu liên tục vào hệ thống quản lý kho.
Khối chức năng quản lý thông tin tồn kho
Thông tin số lượng hàng tồn kho
Thông tin số lượng hàng tồn kho
Khối chức năng quản lý nhà cung cấp
Thông tin nhà cung cấp
Thông tin mối quan hệ với nhà cung cấp Thông tin điều khoản hợp đồng
Thông tin danh sách nhà cung cấp
Khối chức năng quản lý NVL
Thông tin thông số kỹ thuật
Khối chức năng quản lý đơn hàng Thông tin đầu vào:
Thông tin mối quan hệ với nhà cung cấp Thông tin điều khoản hợp đồng
Thông tin danh sách nhà cung cấp Thông tin số lượng hàng tồn kho
Thông tin thông số kỹ thuật
Theo dõi tình trạng đơn hàng
Xác định lịch trình giao hàng
Thông tin lịch sử hoá đơn
Khối chức năng quản lý hồ sơ
Thông tin lịch sử đơn hàng
Hiệu suất nhà cung cấp
DFD bậc 1 – Quản lý thông tin kho
Hình 4 4 DFD bậc 1 – Quản lý thông tin kho
Sơ đồ DFD bậc 1 cho chức năng quản lý thông tin kho bao gồm ba chức năng chính và một kho lưu trữ dữ liệu với các liên kết thông tin Bộ phận kế hoạch & vật tư chịu trách nhiệm tạo và lưu trữ thông tin kho trên hệ thống Người sử dụng có khả năng chỉnh sửa các nội dung đã lưu trước đó, bao gồm mã vật tư, tên nguyên vật liệu, số lượng và vị trí lưu kho, cùng với bảng kế hoạch nhập vật tư.
DFD bậc 1 - Quản lý thông nhà cung cấp
Hình 4 5 DFD bậc 1 - Quản lý thông nhà cung cấp
Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp bao gồm 6 chức năng chính và 2 kho lưu trữ dữ liệu liên kết thông tin Bộ phận kế hoạch & vật tư tạo ra thông tin về nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng, sau đó lưu trữ vào 2 kho dữ liệu Các thông tin đã lưu trữ có thể được xem lại và chỉnh sửa khi có sự thay đổi Thông tin về mối quan hệ nhà cung cấp được tạo ra từ chức năng quản lý hồ sơ và cũng có thể được xem và chỉnh sửa khi cần thiết.
DFD bậc 1 - Quản lý NVL
Hình 4 6 DFD bậc 1 - Quản lý NVL
Chức năng quản lý thông tin nguyên vật liệu (NVL) bao gồm 4 chức năng chính và 1 kho lưu trữ dữ liệu liên kết thông tin Bộ phận kế hoạch và vật tư chịu trách nhiệm tạo ra các thông tin liên quan đến NVL, sau đó lưu trữ vào kho dữ liệu Những thông tin này có thể được xem lại và chỉnh sửa khi cần thiết Thông tin về NVL sẽ hỗ trợ trong quá trình tạo đơn hàng khi mua sắm nguyên vật liệu.
DFD bậc 1 - Quản lý đơn hàng
Hình 4 7 DFD bậc 1 - Quản lý đơn hàng
Chức năng quản lý thông tin đơn hàng bao gồm 5 chức năng chính và 1 kho lưu trữ dữ liệu với các liên kết thông tin chặt chẽ Bộ phận kế hoạch & vật tư sẽ tạo thông đơn hàng và lưu trữ các thông tin liên quan vào kho dữ liệu Người dùng có thể xem và chỉnh sửa thông tin khi cần thiết Nhân viên sẽ liên tục cập nhật các chức năng như xác nhận, theo dõi tình trạng và lịch trình giao đơn hàng theo thời gian thực trên hệ thống thông tin.
DFD bậc 1 - Quản lý hồ sơ
Hình 4 8 DFD bậc 1 - Quản lý hồ sơ
Chức năng quản lý thông tin hồ sơ bao gồm ba chức năng chính, trong đó thông tin đơn hàng được lưu trữ khi tạo trong chức năng quản lý đơn hàng Điều này giúp theo dõi tình trạng giao hàng từ các nhà cung cấp và đánh giá hiệu suất của họ thông qua chức năng quản lý nhà cung cấp Bộ phận kế hoạch & vật tư sẽ thực hiện việc thanh toán các hóa đơn cho nhà cung cấp khi đơn hàng đã hoàn thành.
Use case diagram
Các nhân viên thuộc các phòng ban:
Bộ phận kế hoạch và vật tư
4.4.2 Xác định Use Case Đăng nhập/Đăng xuất
Cập nhật lượng tồn kho
Xem và chỉnh sửa thông tin NVL
Tạo thông tin nhà cung cấp
Xem và chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp
Tạo thông tin hóa đơn
Xem và chỉnh sửa thông tin đơn hàng
Tạo thông tin điều khoản hợp đồng
Xem và chỉnh sửa thông tin điều khoản hợp đồng Thanh toán
Xác nhận thông tin đặt hàng
Xác nhận lịch trình giao hàng
Tạo thông tin lượng tồn kho
Xem và chỉnh sửa thông tin lượng tồn kho
Tạo kế hoạch nhập NVL
Xem và chỉnh sửa kế hoạch nhập NVL
4.4.3 Xác định mối quan hệ giữa các Actor và Use Case
Biểu đồ Use Case của hệ thống gồm 2 mối quan hệ chính:
Hình 4 9 Danh sách Use Case 4.4.5 Use case Diagram
5 Use case quan trọng nhất mà nhóm chọn để mô tả chi tiết các use case ấy đó là:
- Cập nhật lượng tồn kho
- Tạo thông tin hóa đơn
- Tạo kế hoạch nhập NVL
- Thanh toán Đặc tả chi tiết Use Case
Name: Cập nhật lượng tồn kho
Actors: Bộ phận thu mua
Bộ phận thu mua có thể cập nhật số lượng mà cần mua lên hệ thống chùn để cho các bên liên quan theo dõi
Trigger: Bấm vào trang web quản lý thu mua của công ty
Pre- conditions: 1 Là nhân viên của công ty
2 Được công ty cung cấp tài khoản để đăng nhập trang web quản lý thu mua của công ty
Sau khi hoàn tất, lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật trên hệ thống quản lý thu mua của công ty, đảm bảo rằng tất cả các bên có tài khoản đăng nhập đều nhận được thông tin đầy đủ và kịp thời.
Bảng 4 1 Đặc tả chi tiết Use case: Cập nhật lượng tồn kho
Actors: Bộ phận thu mua
: Bộ phận thu mua cung cấp về NVL mà sẽ chuẩn bị
Trigger: Bấm vào trang web quản lý thu mua của công ty
Pre-conditions: 1 Là nhân viên của công ty
2 Được công ty cung cấp tài khoản để đăng nhập trang web quản lý thu mua của công ty
1 Các NVL mà bộ phận thu mua mong muốn mua
Bảng 4 2 Đặc tả chi tiết Use case: Tạo thông tin NVL
Tạo thông tin hóa đơn
Actors: Bộ phận thu mua
Bộ phận thu mua sẽ lên hóa đơn về đơn hàng để bộ phận tài chính duyệt
Trigger: Bấm vào trang web quản lý thu mua của công ty
1 Là nhân viên của công ty
2 Được công ty cung cấp tài khoản để đăng nhập trang web quản lý thu mua của công ty
Post- conditions: 1 Có được hóa đơn mẫu trước bao gồm các NVL, số lượng và số tiền của hóa đơn mà bộ phận thu mua mong muốn thực hiện
Bảng 4 3 Đặc tả chi tiết Use case: Tạo thông tin hóa đơn
Actors: Bộ phận thu mua
: Bộ phận thu mua thanh toán đơn hàng
Trigger: Bấm vào trang web quản lý thu mua của công ty
Pre- conditions: 1 Là nhân viên của công ty
2 Được công ty cung cấp tài khoản để đăng nhập trang web quản lý thu mua của công ty
Sau khi hoàn tất thanh toán đơn hàng, bộ phận thu mua sẽ xác nhận với nhà cung cấp để họ tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu cho công ty.
Bảng 4 4 Đặc tả chi tiết Use case: Thanh toán
Name: Tạo kế hoạch nhập NVL
Actors: Bộ phận kế hoạch & vật tư
Bộ phận kế hoạch & vật tư có thể tạo kế hoạch nhập nvl cho bộ phận thu mua làm theo
Trigger: Bấm vào trang web quản lý thu mua của công ty
Pre- conditions: 1 Là nhân viên của công ty
2 Được công ty cung cấp tài khoản để đăng nhập trang web quản lý thu mua của công ty
Bộ phận thu mua sẽ nhận được kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể, bao gồm thời gian, vị trí nhập hàng và vị trí đỗ xe trong quá trình nhập hàng, được phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế hoạch và vật tư.
Bảng 4 5 Đặc tả chi tiết Use case: Tạo kế hoạch nhập NVL
Mockup/Wireframe khi có hệ thống
Cập nhật lượng tồn kho
Hình 4 11 Mockup/Wireframe khi có hệ thống của quá trình Cập nhật lượng tồn kho
Hình 4 12 Mockup/Wireframe khi có hệ thống của quá trình Tạo thông tin NVL
Hình 4 13 Mockup/Wireframe khi có hệ thống của quá trình Thanh toán
Tạo kế hoạch nhập hàng
Hình 4 14 Mockup/Wireframe khi có hệ thống của quá trình Tạo kế hoạch nhập hàng
Hệ thống tương tác thử nghiệm: https://www.appsheet.com/start/f7d775b3-6f67-4769- a110-c6f55731e4c1
Danh sách các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống
Quản lý thu mua đơn hàng:
- Hệ thống quản lý thu mua sẽ giúp định vị để theo dõi thời gian và địa điểm giao hàng chính xác
- Hệ thống quản lý thu mua giúp kiểm kê nhanh chóng các thông số về lô hàng như loại sữa,
- Hệ thống thu mua giúp kiểm kê số lượng cập nhật hàng tồn kho
Quản lý chất lượng đơn hàng:
- Hệ thống quản lý thu mua giúp kết nối trực tiếp với phòng thí nghiệm để lấy mẫu và xét nghiệm chất lượng sữa
- Hệ thống thu mua giúp lập hóa đơn và thông báo cho đối tác cung cấp khi có sự cố
- Hệ thống quản lý thu mua phải xử lý ít nhaasrt 500 yêu cầu giao dịch/phút mà không bị gián đoạn
- Hệ thống quản lý thu mua có thời gian phản hồi trung bình cho mỗi thao tác không quá 2 giây
- Hệ thống quản lý thu mua phải được bảo mật cao, mã hóa hai chiều
- Hệ thống quản lý thu mua phải hoạt động ổn trên các web trình duyệt
- Hệ thống quản lý thu mua hỗ trợ tích hợp với các hệ thống quản lý khác như quản lý kho,
- Hệ thống quản lý thu mua trực quan, dễ xem
- Hệ thống quản lý thu mua phải cung cấp các báo cáo về đơn hàng theo thời gian thực cũng như vị trí
Khả năng sao lưu và phục hồi:
- Hệ thống thu mua được sao lưu định kì vào mỗi ngày và có thể khôi phục dữ liệu trong vòng 2 giờ nếu có sự cố
Mô hình Process Architecture
Hình 4 15 Mô hình Process Architecture