KHOA KINH TẾCTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬNTên học phần: Quản trị hành chính văn phòng Mã học phần: HK1.TT.06 Lớp/Nhóm môn học: QTHCVP.HK1.06_Nhóm 6 Học kỳ: 1 Năm học: 2022
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, nâng cao chất lượng công tác văn phòng trở thành yêu cầu thiết yếu để theo kịp sự phát triển toàn cầu Văn phòng giữ vai trò quan trọng, là cầu nối trong quá trình vận hành của các tổ chức Đầu tư hiện đại hóa thiết bị văn phòng không chỉ là điều kiện cần thiết mà còn là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu quả điều hành trong công tác văn phòng.
Bình Dương là một địa phương giàu tài nguyên khoáng sản, đặc biệt là đất sét và caolin, phục vụ cho ngành gốm sứ Trải qua gần 200 năm phát triển, nghề gốm sứ tại đây vẫn giữ được những giá trị truyền thống độc đáo, mặc dù đối mặt với nhiều thách thức từ nền kinh tế thị trường Để bảo tồn và phát huy nghề gốm sứ truyền thống, Bình Dương đã triển khai nhiều chính sách hỗ trợ Công ty Gốm sứ Minh Long I không chỉ là một doanh nghiệp mà đã trở thành thương hiệu gốm sứ nổi tiếng toàn cầu, với những sản phẩm đột phá và chất lượng cao, khẳng định vị thế của mình trong ngành gốm sứ Việt Nam.
Dưới tác động của hiện đại hóa toàn cầu, cách mạng 4.0 đánh dấu sự phát triển vượt bậc của nhân loại, tập trung vào công nghệ kỹ thuật số và kết nối qua Internet Công nghiệp 4.0 cung cấp khả năng truy cập dữ liệu và kết nối toàn diện hơn cho sản xuất, giúp con người gần gũi với công nghệ và cải thiện sự tương tác giữa các bộ phận, đối tác và nhà cung cấp Điều này trao quyền cho doanh nghiệp kiểm soát và hiểu rõ hơn về hoạt động của mình, đồng thời tận dụng dữ liệu tức thời để tăng năng suất, cải thiện quy trình và thúc đẩy tăng trưởng.
Trong bối cảnh cách mạng 4.0, việc phát triển của Công ty Minh Long I phụ thuộc vào việc đầu tư hiệu quả vào trang thiết bị văn phòng Nhóm chúng tôi đã quyết định nghiên cứu sâu về tình hình trang thiết bị hiện tại của công ty, từ đó đưa ra những đánh giá và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư Đề tài "Thực trạng và giải pháp sự đầu tư trang thiết bị văn phòng trước công cuộc cách mạng 4.0 trong Công ty TNHH Minh Long I tại Bình Dương" sẽ góp phần quan trọng vào việc giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.
Mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên lý thuyết của môn Quản trị hành chính văn phòng và thực trạng trang thiết bị văn phòng tại công ty Minh Long I, bài viết này đề xuất các giải pháp cải tiến trang thiết bị văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu của cuộc cách mạng 4.0.
Tìm hiểu hệ thống cơ sở lý thuyết liên quan tới đề tài
Công ty TNHH Minh Long I hiện đang đối mặt với một số thách thức trong việc quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng Phân tích thực trạng cho thấy nhiều thiết bị chưa được tối ưu hóa về hiệu suất, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Để nâng cao hiệu quả đầu tư trang thiết bị, công ty cần xem xét cải tiến quy trình bảo trì, nâng cấp công nghệ và đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị một cách hiệu quả Việc áp dụng các giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất lao động, đáp ứng tốt hơn nhu cầu phát triển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
+ Phương pháp thu nhập thông tin, tin tức, số liệu, tài liệu thứ cấp của công ty+ Phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu các nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu cơ sở lý thuyết cho bài viết này được thu thập từ nhiều nguồn chính thống, bao gồm website của công ty Minh Long I và các tài liệu nghiên cứu khác Cụ thể, luận văn Th.S Nguyễn Thị Hoàng Đan (2018) từ trường ĐH Dân Lập Hải Phòng, quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng (2015) từ Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Quảng Bình, cùng với bài luận phân tích chiến lược phát triển công ty Minh Long (2014) của nhóm 5_Lớp MBA2 Bình Dương.
Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu này nhằm phát triển hệ thống đầu tư trang thiết bị mới cho Công ty TNHH Minh Long I, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động Đề tài không chỉ đưa ra các giải pháp thực tiễn để cải thiện đầu tư trang thiết bị văn phòng hiện tại, mà còn giúp công ty thích ứng với xu hướng công nghệ 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ Việc nâng cấp trang thiết bị và công nghệ mới là cần thiết để Minh Long I không bị lạc hậu so với các doanh nghiệp tiên tiến khác, đồng thời thay đổi nhận thức và giải quyết các vấn đề chung của công ty.
Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Chương 2: Thực trạng trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 của Công ty TNHH Minh Long I
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao đầu tư trang thiết bị văn phòng trong cuộc cách mạng 4.0 của Công ty TNHH Minh Long I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm văn phòng
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Văn phòng không chỉ là nơi thực hiện các công việc giấy tờ và hành chính đơn giản, mà ngày nay đã trở thành trung tâm điều hành và bộ mặt của tổ chức Trong kỷ nguyên thông tin và hội nhập hiện đại, văn phòng giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu trong các cơ quan và doanh nghiệp Nó là bộ máy làm việc tổng hợp, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, từ các cơ quan lớn đến những tổ chức nhỏ với phòng hành chính Do đó, quản trị hành chính văn phòng được xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,
Văn phòng là nơi hoạt động của cơ quan, tổ chức, nơi diễn ra các hoạt động như thu nhận, bảo quản và lưu trữ văn bản, giấy tờ, cùng với những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo của một cơ quan chức năng, là nơi thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cần thiết cho hoạt động chung của tổ chức.
Văn phòng được coi là bộ máy điều hành của cơ quan, nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho quản lý, đồng thời đảm bảo các dịch vụ hậu cần cần thiết cho hoạt động của tổ chức Nó đóng vai trò đa nhiệm vụ, thực hiện các công việc như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế và xây dựng, nhằm duy trì sự thông suốt trong hoạt động của cơ quan Hiện nay, văn phòng thường được gọi là “văn phòng”, “Hành chính – quản trị”, “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay “Hành chính – Tổng hợp”.
Văn phòng không chỉ đơn thuần là bộ phận hành chính thực hiện các thủ tục như tiếp nhận và xử lý văn bản, mà còn là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng đóng vai trò tham mưu xây dựng hệ thống quy định, quản lý nguồn lực, và điều hòa hoạt động thông qua kế hoạch hành động Ngoài ra, văn phòng còn tổ chức các hoạt động đối nội nhằm nâng cao chuyên môn và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức Do đó, khái niệm về văn phòng cần được hiểu rộng hơn, phản ánh đầy đủ giá trị mà nó mang lại cho tổ chức.
Văn phòng là bộ phận thiết yếu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo quản lý và điều hành Nơi đây thực hiện các công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc giải quyết các nhiệm vụ chung của tổ chức.
Khái niệm về quy trình đầu tư trang thiết bị văn phòng
1.2.1 Khái niệm về trang thiết bị văn phòng
Trang bị nơi làm việc là việc cung cấp đầy đủ trang thiết bị, máy móc và dụng cụ cần thiết cho nhân viên văn phòng, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả.
Trang thiết bị nơi làm việc làm việc của công chức có thể chia thành ba nhóm và được trang bị tương ứng với từng loại nơi làm việc
Trang thiết bị chính là những công cụ thiết yếu mà nhân viên sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình tại nơi làm việc Những trang thiết bị này được lựa chọn và trang bị phù hợp với từng loại công việc và môi trường làm việc cụ thể.
Ví dụ: trong phòng máy tính thì trang thiết bị chính là máy vi tính, máy in, máy photocopy
Trang thiết bị phụ là những máy móc không trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện công việc, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Dụng cụ văn phòng phẩm là những vật dụng thiết yếu và thường xuyên được sử dụng trong doanh nghiệp, bao gồm cặp tài liệu, giấy viết, bút và biểu mẫu Mặc dù chúng là những món đồ nhỏ và có giá thành thấp, nhưng nhu cầu sử dụng lại rất cao, dẫn đến việc chiếm một phần kinh phí đáng kể trong hoạt động văn phòng.
Khi trang bị văn phòng, cần chú ý đến các thiết bị chính và dụng cụ văn phòng phẩm, đồng thời cũng nên xem xét các thiết bị phụ phù hợp với điều kiện cụ thể Để đảm bảo hiệu quả cho nơi làm việc, cần tuân thủ những yêu cầu thiết yếu trong quá trình trang bị.
- Trang bị đủ, đặc biệt là những thiết bị, dụng cụ mà nhân viên ở nơi làm việc đó sử dụng thường xuyên.
Để đảm bảo hiệu quả công việc, việc trang bị thiết bị, máy móc và dụng cụ cần phải phù hợp với đặc điểm tâm lý, sinh lý của nhân viên, cũng như trình độ khoa học kỹ thuật và đặc điểm nghề nghiệp của họ.
- Sử dụng có hiệu quả thiết bị, máy móc và đổi mới trang thiết bị ngày một hoàn thiện hơn.
Việc sắp xếp dụng cụ lao động nơi làm việc cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Đảm bảo trình tự hợp lý nhất của các thao tác, không gây ra nhiều động tác thừa.
- Mọi đồ dùng và tài liệu phải được sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ làm, dễ thấy, dễ lấy.
Để đảm bảo tư thế ngồi làm việc thoải mái cho từng người, việc lựa chọn bàn ghế phù hợp là rất quan trọng Cần chú ý đến chiều cao, chiều dài, chiều rộng và kiểu dáng của các loại bàn ghế chuyên dụng, như bàn ghế dành cho nhân viên văn thư và nhân viên đánh máy.
Mỗi cá nhân cần có một tủ riêng, và tủ làm việc nên được đặt gần người sử dụng Tủ làm việc cần có nhiều ngăn để tiện lợi cho việc sử dụng và phân loại tài liệu, giúp công tác diễn ra thuận lợi hơn.
Yêu cầu khi sắp xếp các công cụ lao động nơi làm việc văn phòng:
- Đảm bảo trình tự hợp lý của các thao tác không gây ra động tác thừa.
- Mọi đồng dùng và tài liệu phải được sắp xếp ở một chỗ nhất định dễ làm, dễ thấy, dễ lấy [1,Trg.52 – 53 – 54]
1.2.2 Quy trình đầu tư trang thiết bị văn phòng
(Theo nguồn của Sở Nông nghiệp và PTNT tỉnh Quảng Bình) [3,Trg.2 – 3 – 4]. 1.2.2.1 Mua sắm (Lưu đồ khái quát)
Trách nhiệm Trình tự công việc Biểu mẫu Đơn vị có nhu cầu Mẫu QT.04-VP*M.01
Cán bộ vật tư Văn phòng
Văn phòng Ký kết hợp đồng
Văn phòng Đơn vị sử dụng Mẫu QT.04-VP*M.04
Văn phòng Mẫu C37-HD theo
Quyết định số19/2006/QĐ-BTC Bảng 1 Quy trình đầu tư trang thiết bị văn phòng
1.2.2.2 Xác định nhu cầu mua sắm trang thiết bị
Vào cuối năm, các phòng ban cần lập phiếu đề nghị mua sắm trang thiết bị cho năm sau theo mẫu QT.04-VP*M.01 Phiếu này phải được gửi về Văn phòng Sở thông qua bộ phận Kế toán để tổng hợp theo mẫu QT.04-VP*M.02 và trình Giám đốc Sở xem xét và phê duyệt.
- Giám đốc duyệt kế hoạch đầu năm và thông báo cho các phòng ban để biết kế hoạch chi tiêu.
Chọn lựa nhà cung ứng
Nhận hàng & Bàn giao sử dụngLập các thủ tục thanh toán
Dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt và nhu cầu mua sắm, các phòng ban cần lập Phiếu đề nghị mua sắm theo mẫu QT.04-VP*M.01 Sau đó, phiếu này sẽ được trình cho Trưởng phòng để xem xét trước khi gửi đến Văn phòng Sở qua bộ phận Kế toán.
Dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt, lãnh đạo Văn phòng sẽ lập dự toán kinh phí để trình Lãnh đạo Sở xem xét Sau khi được phê duyệt, dự toán này sẽ được chuyển đến phòng Kế hoạch - Tài chính để tổng hợp và đưa vào dự toán kinh phí cho hoạt động năm sau.
1.2.2.3 Phê duyệt kế hoạch mua sắm
Kế toán Văn phòng Sở thực hiện kiểm tra và đối chiếu với kế hoạch đã được phê duyệt vào đầu năm, từ đó xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị Sau khi trình lãnh đạo phê duyệt, kế hoạch sẽ được gửi đến cơ quan có thẩm quyền để thẩm định giá Văn phòng sẽ tiến hành mua sắm và trang bị cho các phòng ban có nhu cầu Đồng thời, việc đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng cũng được thực hiện để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong công tác mua sắm.
Sau khi lãnh đạo Sở duyệt thống nhất, Lãnh đạo Văn phòng lập kế hoạch, thống nhất chọn lựa nhà cung ứng trang thiết bị hợp lý nhất.
* Tiêu chí để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng
- Nhà cung ứng tin cậy, có thương hiệu
- Sản phẩm cung cấp có chất lượng đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm định
- Giá cả cạnh tranh, cung cách phục vụ chuyên nghiệp
- Riêng tài sản có giá trị lớn phải tiến hành đấu thầu hoặc chỉ định thầu 1.2.2.5 Ký kết hợp đồng mua tài sản
Dựa trên sự thống nhất trong lựa chọn của Lãnh đạo, Văn phòng sẽ chọn nhà cung ứng thiết bị và lập Phiếu trình đề nghị mua sắm tài sản theo mẫu QT.04-VP*M.03 để trình Lãnh đạo Sở ký kết hợp đồng.
- Hợp đồng mua bán phải thể hiện:
- Quy cách, chất lượng, số lượng;
Thời gian, địa điểm giao, nhận hàng và phương thức giao nhận hàng, vận chuyển bốc xếp;
Bảo hành, hướng dẫn sử dụng (nếu có);
Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng;
1.2.2.6 Kiểm tra, nhận hàng và bàn giao cho đơn vị sử dụng
Khi tiếp nhận trang thiết bị và máy móc mới, Lãnh đạo Văn phòng cần phối hợp với các phòng, đơn vị có nhu cầu sử dụng để lập phương án lắp đặt Việc này bao gồm chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết cho thi công, lắp đặt thiết bị, cũng như tiếp nhận toàn bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành, an toàn và các phụ kiện đi kèm.
Khi tiếp nhận máy và thiết bị mới, cần thực hiện kiểm tra và vận hành thử nghiệm để đảm bảo các thông số làm việc đạt yêu cầu thiết kế Nếu việc lắp đặt do chuyên gia từ nhà cung cấp thực hiện, cần có sự giám sát từ chuyên viên kỹ thuật được chỉ định.
Vai trò và ý nghĩa của đầu tư trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên, bao gồm nhân viên văn phòng, nhân viên tổng vụ và các cơ quan chức năng Những thiết bị này mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động giáo dục và quản lý.
Thiết bị giúp nhân viên dễ dàng điều hành và quản lý tốt công việc của mình
Từ đó tạo nên năng suất làm việc hiệu quả hơn.
Sử dụng thiết bị văn phòng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc Khi cần hỗ trợ, những thiết bị hữu ích này sẽ ngay lập tức đáp ứng nhu cầu của bạn.
Giúp bạn truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tổng hợp tin tức kịp thời và báo cáo công việc một cách chuyên nghiệp hơn so với phương pháp truyền thống.
Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và thoải mái với không gian đẹp mắt sẽ giúp nhân viên cảm thấy hứng khởi và yêu thích công việc hơn.
Phân loại trang thiết bị
Các vật dụng văn phòng phẩm là những đồ dùng thiết yếu mà mọi doanh nghiệp cần có để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả và năng suất Những vật dụng này bao gồm bút, giấy, sổ ghi chép và nhiều thiết bị văn phòng khác, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc hàng ngày.
Giấy in là sản phẩm thiết yếu cho mọi hoạt động văn phòng, bao gồm nhiều loại như giấy A4, giấy A3, bìa màu, giấy than và giấy in hóa đơn.
Trong môi trường văn phòng, có nhiều loại bút phục vụ cho từng mục đích công việc khác nhau Để viết trên bảng, nhân viên thường sử dụng bút bi hoặc bút dạ Trong khi đó, để viết trên giấy hoặc thực hiện các công việc tô vẽ, bút chì, bút mực và bút màu là những lựa chọn phổ biến.
Một số văn phòng phẩm khác: Các loại sổ sách văn phòng, bìa kẹp cất giữ tài liệu,…
Trong lĩnh vực kế toán và tài chính, việc sử dụng các loại sổ sách như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ check lương là rất quan trọng Những loại sổ này có nhiều kích thước khác nhau, trong đó loại nhỏ thường được dùng để ghi chú các vấn đề nhỏ trong quá trình làm việc.
Các folder và bìa kẹp là thiết bị văn phòng phẩm quan trọng giúp quản lý và lưu trữ tài liệu hiệu quả Chúng không chỉ giúp sắp xếp hồ sơ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong các buổi gặp mặt khách hàng và ký kết hợp đồng Khi mua cặp trình ký, đừng quên thêm note dán ký để tiết kiệm thời gian và tránh phải lật từng trang để xin chữ ký.
Máy photocopy, máy hủy tài liệu và máy in là ba thiết bị thiết yếu trong môi trường văn phòng, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và bảo mật tài liệu quan trọng Những sản phẩm này không chỉ bảo vệ thông tin khỏi rủi ro bị rò rỉ mà còn góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp thông qua cách tổ chức và bố trí không gian làm việc.
Máy chấm công Điện thoại cố định
Trang thiết bị mạng (modem, switch)
Nội thất hiện đại, tiện dụng Bàn ghế văn phòng thiết kế đa năng, đáp ứng nhiều không gian làm việc, lưu trữ tài liệu
Văn phòng đa chức năng không chỉ bao gồm khu vực làm việc mà còn được thiết kế với các khu vực như quầy lễ tân, phòng tiếp khách và hệ thống phòng họp, tạo nên một không gian linh hoạt và tiện nghi cho người sử dụng.
Tích hợp công nghệ thông minh trong công việc và tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng
Môi trường làm việc hiệu quả cần có sự kết hợp giữa hợp tác, giao lưu và khả năng làm việc độc lập Việc thiết kế không gian mở, tận dụng ánh sáng tự nhiên và cây xanh văn phòng giúp tạo ra bầu không khí thoải mái Đồng thời, việc loại bỏ các bức vách ngăn và mảng tường trong khu vực làm việc tập trung của nhân viên cũng góp phần thúc đẩy sự sáng tạo và tương tác giữa các thành viên trong nhóm.
Khu vực giải trí và nghỉ ngơi trong văn phòng, như pantry, được thiết kế bắt mắt và ngộ nghĩnh, tạo không gian thư giãn lý tưởng Ánh sáng được phân bổ đầy đủ, nhấn mạnh tính thẩm mỹ trong thiết kế nội thất Việc tích hợp màu sắc thương hiệu một cách khéo léo không chỉ tạo dấu ấn riêng mà còn nâng tầm vị thế và ngành nghề kinh doanh Những mẫu thiết kế hiện đại có khả năng biến nơi làm việc thành các tác phẩm nghệ thuật ấn tượng.
1.4.3 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Máy hủy tài liệu là giải pháp hiệu quả để bảo vệ bí mật thông tin doanh nghiệp, ngăn chặn rò rỉ tài liệu quan trọng vào tay đối thủ Thiết bị này giúp hủy nhanh chóng khối lượng lớn giấy tờ mà không tốn thời gian, giảm thiểu nguy cơ bị gián điệp đánh cắp dữ liệu nhạy cảm Nhiều dòng máy hiện đại còn có khả năng hủy tài liệu thành những mảnh nhỏ chỉ vài milimet, khiến cho việc phục hồi nội dung trở nên gần như không thể.
THỰC TRẠNG VIỆC ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Minh Long I
Công ty Minh Long I, nhà sản xuất gốm sứ cao cấp lâu đời nhất Việt Nam, nổi bật với sản phẩm chất lượng cao và sự đầu tư nghiên cứu nghệ thuật trong thiết kế Các sản phẩm của Minh Long không chỉ thể hiện nét đẹp văn hóa và hình ảnh quê hương Việt Nam mà còn kết hợp các yếu tố từ nền văn hóa thế giới, tạo nên những thiết kế độc đáo, giữ gìn bản sắc truyền thống nhưng vẫn mang phong cách hiện đại và quốc tế.
Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH MINH LONG I
Tên gọi tắt: MINH LONG I
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
Sản phẩm: Gốm sứ cao cấp Địa chỉ: Trụ sở chính tại Công ty TNHH Minh Long I 333, Hưng Lộc, Hưng Định. Thuận An, Bình Dương, Việt Nam Điện Thoại: (+84) 274 3668899
Xem bản đồ tại: https://goo.gl/maps/Jdhdj34NYG6R5TL49
Từ Sài Gòn lên Bình Dương, người đi sẽ ấn tượng bởi con đường rộng rãi, trật tự và khoáng đạt, khác biệt với những nút giao thông phức tạp Những khu công nghiệp lớn và các cuộc đình công của công nhân trở thành chủ đề được bàn tán nhiều hơn Đặc biệt, hình ảnh những dãy chum vại đồ sành sứ chất đống bên đường gợi nhớ đến sự tỉ mỉ của nghề thủ công mỹ nghệ Những ai đã từng ghé thăm Bát Tràng sẽ nhớ về các ngõ phố với những bức tường phủ đầy miếng than tròn, không đủ chỗ phơi Dừng chân tại Gốm sứ Minh Long I hay chiêm ngưỡng showroom khổng lồ của họ, du khách sẽ cảm nhận được vẻ đẹp và sự tinh tế của sản phẩm gốm sứ nơi đây.
"Minh Sáng Plaza" là điểm đến độc đáo với bộ sưu tập đồ gốm sang trọng và tinh xảo chưa từng thấy Khách tham quan sẽ có cơ hội khám phá các xưởng sản xuất sạch sẽ và yên tĩnh, mang đến ấn tượng bất ngờ Khác với hình ảnh thường thấy của các xưởng gốm, nơi này được trang bị máy móc hiện đại với giá trị lên đến hàng triệu đô, tạo nên một không gian sản xuất chuyên nghiệp và ấn tượng.
Công ty Minh Long được thành lập vào năm 1970, tên gọi Minh Long được hình thành từ sự kết hợp giữa tên của hai người bạn là Lý Ngọc Minh và Dương Văn Long, khi cả hai mới chỉ 18 tuổi.
Năm 1980, Minh Long được tách ra thành hai cơ sở do chí hướng khác nhau của hai ông chủ trẻ Minh Long I, do Lý Ngọc Minh lãnh đạo, tiếp tục theo đuổi nghề gốm sứ mỹ nghệ, trong khi Minh Long II của Dương Văn Long tập trung vào việc sáng tạo sản phẩm sứ cách điện phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước Dù tách ra, cả hai vẫn giữ tên Minh Long như một biểu tượng của tình cảm trân trọng dành cho nhau.
- Năm 1970 được lấy là năm đánh dấu sự ra đời của thương hiệu Minh Long I.
Sản phẩm Minh Long I nổi bật với chất lượng tốt và ổn định, mang tính thẩm mỹ cao và ý nghĩa sâu sắc Đậm đà bản sắc dân tộc Việt Nam, sản phẩm này đã có mặt tại nhiều quốc gia như Hồng Kông, Pháp, Mỹ và Nhật Bản.
Thương hiệu Minh Long I hiện nay đã khẳng định vị thế của mình với hơn 15,000 chủng loại sản phẩm gốm sứ Không chỉ đơn thuần là tên công ty, Minh Long I đã trở thành một biểu tượng nổi tiếng của gốm sứ Việt Nam, với sự hiện diện trên toàn cầu và nhiều bước đột phá mà chưa có thương hiệu nào khác đạt được.
Sản phẩm gốm sứ Minh Long I nổi bật với chất lượng cao và ổn định nhờ dây chuyền sản xuất hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế Sản phẩm không chỉ hiện đại mà còn mang đậm bản sắc văn hóa Việt Nam, được người tiêu dùng trong và ngoài nước đón nhận nồng nhiệt Công ty đã vinh dự nhận hơn 20 huy chương vàng và giải thưởng WIPO từ Sở Hữu Trí Tuệ Liên Hiệp Quốc Đặc biệt, ông Lý Ngọc Minh, Tổng Giám đốc công ty, đã được trao nhiều danh hiệu cao quý, bao gồm bằng khen của Thủ Tướng và huân chương Anh hùng lao động từ Chủ tịch nước.
Hình 2 Phân loại sản phẩm qua logo (Nguồn: Internet) Logo 1 là dòng sản phẩm sử dụng công nghệ kỹ thuật mới
Logo 2 là dành cho sản phẩm sứ gia dụng của Minh Long
Logo 3 là dành cho sản phẩm nghệ thuật vẽ tay
Logo 4 là dòng Sản phẩm Horeca dành riêng cho khách sạn và nhà hàng với giá sỉ Hay còn gọi là dòng trắng ngà
Logo 5 là dành cho Dòng sản phẩm thiết kế riêng là sản phẩm cao cấp Hồn Việt Logo 6 là dành cho sản phẩm gốm Sơn Hà Cẩm Tú.
Logo 7 là dành cho sản phẩm Lạc Hồng [7]
2.1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý
Bảng 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn: tổng hợp từ nhiều tác giả) 2.1.4 Các sản phẩm và sản phẩm tiêu biểu của Minh Long I
Thương hiệu Minh Long I nổi bật với bộ sưu tập đa dạng hơn 15,000 sản phẩm, mang đến chất lượng tốt và ổn định Các sản phẩm không chỉ có tính thẩm mỹ cao mà còn chứa đựng nhiều ý nghĩa, thể hiện sâu sắc truyền thống văn hóa và bản sắc dân tộc Việt Nam Bộ sưu tập của Minh Long I bao gồm các nhóm sản phẩm như Ly’s Horeca, sứ hoa văn, sứ trắng và quà tặng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng.
- Bộ bàn ăn : chén , đĩa, tô, ca, sản phẩm đựng gia vị
- Bộ trà : Bộ trà hoa sen; Bộ trà Daisy, Bộ trà Anh Vũ,
Bộ quà tặng : Bình hoa; Hàng lưu niệm, [5]
Bảo tàng Cách mạng Việt Nam nổi bật với những hiện vật quý giá, đóng góp cho các hoạt động xã hội và đã trở thành Di sản văn hóa.
- Bộ đồ trà: Tặng phẩm tặng Nguyên thủ Quốc gia các nước tham dự Hội nghịASEM5.
- Cúp APEC: Tặng phẩm tặng Nguyên thủ Quốc gia các nước tham dự Hội nghị APEC Việt Nam 2006.
- Ảnh chụp Cúp Rồng Việt vì người nghèo có chữ ký của đồng chí Phạm Thế Duyệt.
- Sản phẩm gắn liền với nhiều sự kiện trọng đại của đất nước như Đại hội Đảng toàn quốc, 1000 năm Hà Nội, Hội nghị ASEAN 17
- Bộ sản phẩm được Chính phủ trao tặng cho hơn 40 lãnh đạo của các nước trên thế giới.
Bộ sản phẩm Hoàng Liên của Minh Long, nhà tài trợ đặc biệt của APEC Việt Nam 2017, đã vinh dự được lựa chọn phục vụ tại tiệc chiêu đãi cấp Nhà nước Đặc biệt, Chén ngọc từ bộ sản phẩm này còn được dành tặng cho các lãnh đạo tham dự sự kiện.
Công ty còn cung cấp nhiều sản phẩm truyền thống chất lượng cao như bộ trà chim Hạc, bộ trà Hồng Hạc trắng, bộ sắc tộc 54 dân tộc Việt Nam, bộ Phúc - Lộc - Thọ, và bộ Tây Du Ký.
2.2 Thực trạng đầu tư trang thiết bị của Công ty TNHH Minh Long I hiện nay Công ty TNHH Minh Long I, trang thiết bị văn phòng đều được trạng bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ thể có máy photocopy, máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, thư từ, máy scan, máy điện thoại bàn tất cả các trang bị đều hiện đại, chất lượng cao Ngoài ra phòng làm việc còn được trang bị máy điều hòa, bàn ghế, tủ hồ sơ tài liệu Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ được giao.
Công ty Minh Long I đã đầu tư hoàn toàn mới cho các trang thiết bị trong những năm gần đây, đảm bảo sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu công việc Chuyên viên kỹ thuật có trách nhiệm cập nhật hồ sơ và hướng dẫn sử dụng máy móc, đồng thời ghi chép vào sổ quản lý thiết bị Khi thiết bị gặp sự cố trong thời gian bảo hành, bộ phận kế toán sẽ tra cứu hồ sơ “Danh mục tài sản” để kiểm tra thời gian bảo hành và liên hệ với nhân viên bảo hành, cũng như chuẩn bị liên hệ với các đơn vị sửa chữa khác nếu cần thiết.
Công ty Minh Long không chỉ chú trọng đến trang thiết bị làm việc mà còn quan tâm đến tâm lý và sự thoải mái của nhân viên Công ty cung cấp đầy đủ dụng cụ như kẹp ghim, máy tính, bàn làm việc, ghế ngồi, bút, tệp giấy, sổ, sách, và thiết kế phòng làm việc khoa học, hợp lý với nhiều cây xanh xung quanh, tạo không khí thoáng đãng Hệ thống mạng Internet được thiết lập toàn công ty nhằm hỗ trợ nhanh chóng trong việc truy cập thông tin, dữ liệu và liên hệ với khách hàng Tuy nhiên, khi số lượng truy cập quá lớn, mạng có thể trở nên chậm và yếu, đặc biệt ở những khu vực xa hệ thống Internet.
Đánh giá ưu và nhược điểm của công tác sử dụng và đầu tư trang thiết bị của Công ty TNHH Minh Long I
Tất cả các trang thiết bị văn phòng đều được đầu tư đồng bộ và có chính sách thay mới, sửa chữa kịp thời khi gặp sự cố hư hỏng hoặc ngừng hoạt động trong quá trình sử dụng.
Ban lãnh đạo luôn nắm bắt và nghiên cứu kỹ lưỡng các vật tư và trang thiết bị văn phòng hiện đại, chất lượng trước khi đưa ra quyết định đầu tư mua sắm thiết bị mới.
Đội ngũ nhân viên hoạt động hiệu quả, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, đảm bảo mọi thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt trong suốt quá trình làm việc.
Mỗi văn phòng làm việc hiện đại đều được trang bị kết nối mạng và cài đặt các phần mềm hỗ trợ như Word, giúp tối ưu hóa công tác tìm kiếm thông tin, soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu hiệu quả.
Mặc dù công ty Minh Long I đã đồng bộ hóa công tác đầu tư trang thiết bị mới, nhưng vẫn còn thiếu một số thiết bị hiện đại cần thiết cho kỷ nguyên 4.0 mà một văn phòng doanh nghiệp cần có.
- Hệ thống mạng lưới Internet của công ty còn rất kém, lưu lượng kết nối quá nhiều gây ra tình trạng quá tải, gián đoạn đoạn trong công việc.
TỪ NHỮNG THỰC TRẠNG, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CUỘC CÁCH MẠNG 4.0 TẠI CÔNG TY TNHH MINH LONG I
Từ những thực trạng, nhóm đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế
Công ty Minh Long cần thiết lập một hệ thống mạng internet mạnh mẽ và ổn định bằng cách đầu tư lắp đặt thêm thiết bị mạng như modem và switch Việc này sẽ giúp đảm bảo truyền tải internet không bị gián đoạn, duy trì tốc độ nhanh chóng và hiệu quả Hệ thống cần phải kết nối được nhiều thiết bị mạng và người sử dụng mà không gặp phải sự cố, đồng thời phân bổ đều khắp nơi và luôn trong tình trạng ổn định.
Đầu tư và bổ sung trang thiết bị mới là cần thiết trong thời đại công nghiệp 4.0, khi nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức Việc áp dụng công nghệ tiên tiến giúp tăng năng suất, giảm chi phí và tiết kiệm thời gian trong công việc Do đó, các văn phòng cần được trang bị máy chấm công, máy đếm tiền, máy hủy tài liệu, cùng với các thiết bị hỗ trợ như bảng viết, màn hình tương tác và máy chiếu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc trình bày ý kiến và trao đổi thông tin hiệu quả.
Việc đầu tư trang thiết bị văn phòng là yếu tố quan trọng cho sự phát triển và thành công của mỗi công ty, đặc biệt trong bối cảnh cách mạng 4.0 Nhóm chúng tôi đã phân tích lý luận về đầu tư trang thiết bị văn phòng phục vụ quản trị hành chính tại Công ty TNHH Minh Long I Quá trình đánh giá trang thiết bị văn phòng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, quan sát tình hình thực tế và phân tích từ góc độ quản lý, kết hợp với dự đoán và tầm nhìn dài hạn Bài luận này nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc về quá trình đầu tư và mục đích sử dụng trang thiết bị văn phòng, từ thực trạng đến các giải pháp nâng cao đầu tư trong thời kỳ cách mạng 4.0 Chúng tôi đã đưa ra các lý luận thực tiễn liên quan đến tình hình hiện tại của công ty, nhằm theo kịp sự thay đổi của công nghệ Việc thực hiện tốt các giải pháp này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Công ty TNHH Minh Long I, đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng trong xu hướng chung của nền kinh tế đất nước.