Nâng cao tỷ lệ hồ sơ văn bản điện tử được xử lý trên môi trường mạng.

Nâng cao tỷ lệ hồ sơ văn bản điện tử được xử lý trên môi trường mạng.

SỞ Y TẾ QUẢNG NINH

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

NÂNG CAO TỶ LỆ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, HỒ SƠ CÔNG VIỆC

C ƣơ g 2 Đố tƣợ g và p ƣơ g p áp g ê cứu 14

3.2.1 Bảng văn bản đến được xử lý trên hệ thống trước và sau khi can thiệp 28 3.2.2 Biểu đồ Tỷ lệ văn bản đến được xử lý đúng hạn trước

3.2.3 Biểu đồ Tỷ lệ văn bản đến được xử lý đúng hạn Sau

3.2.4 Bảng tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Bác sĩ, điều dưỡng

3.2.5 Biểu đồ tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Bác sĩ, điều dưỡng

và đối tượng khác trước khi can thiệp 32

3.2.6 Biểu đồ tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Bác sĩ sau khi can

thiệp

33

3.2.7 Biểu đồ tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Điều dưỡng sau

khi can thiệp

3.3.1 Bảng Số lượng văn bản dự thảo được xử lý khép kín

trên hệ thống trước và sau can thiệp

35

3.3.2 Biểu đồ Tỷ lệ xử lý vản bản dự thảo trên hệ thống

trước can thiệp

4.2 Thuận lợi trong quá trình triển khai đề án 37 4.3 Khó khăn trong quá trình triển khai đề án 37

DANH MỤC BẢNG VÀ BIỂU ĐỒ

3.2.1 Bảng văn bản đến được xử lý trên hệ thống trước và

sau khi can thiệp 3.2.2 Biểu đồ Tỷ lệ văn bản đến được xử lý đúng hạn trước

khi can thiệp 3.2.3 Biểu đồ Tỷ lệ văn bản đến được xử lý đúng hạn Sau

khi can thiệp 3.2.4 Bảng tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Bác sĩ, điều dưỡng

và đối tượng khác 3.2.5 Biểu đồ tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Bác sĩ, điều dưỡng

và đối tượng khác trước khi can thiệp 3.2.6 Biểu đồ tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Bác sĩ sau khi can

thiệp 3.2.7 Biểu đồ tỷ lệ xử lý theo đối tượng: Điều dưỡng sau

khi can thiệp 3.2.8 Biểu đồ tỷ lệ xử lý của các đối tượng khác sau khi

can thiệp 3.3.1 Bảng Số lượng văn bản dự thảo được xử lý khép kín

trên hệ thống trước và sau can thiệp 3.3.2 Biểu đồ Tỷ lệ xử lý vản bản dự thảo trên hệ thống

trước can thiệp 3.3.3 Biểu đồ Tỷ lệ xử lý vản bản dự thảo trên hệ thống sau

can thiệp

ĐẶT VẤN ĐỀ

Chuyển đổi số y tế là một trong những lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu trong Chương trình chuyển đổi số Quốc gia và chuyển đổi số toàn diện tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Đây là lĩnh vực liên quan đến nhiều người dân nhất, độ bao phủ rộng khắp và là lĩnh vực nền tảng của một quốc gia phát triển [1]

Thực hiện công văn số 2520/SYT-VP ngày 29/4/2022 của Sở Y tế tỉnh Quảng Ninh về việc triển khai các nhiệm vụ nâng cao mức độ Chính quyền điện

tử, thực hiện nghiêm túc việc sử dụng hệ thống, 100% người đứng đầu các khoa/phòng chức năng thuộc đơn vị phải sử dụng chữ ký số cá nhân đã được cấp

để xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trên môi trường mạng (trừ trường hợp pháp luật

quy định bắt buộc phải phát hành vb giấy); tỷ lệ hồ sơ công việc mới (tính từ

01/5/2022) được xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng đạt 100% trên hệ thống chính quyền điện tử (trừ hồ sơ mật) Đây là nội dung quan trọng trong thực hiện mục tiêu chuyển đổi số của tỉnh và của ngành Y tế.[5]

So sánh với cách xử lý VB thủ công, chúng ta dễ dàng nhận thấy những tiện ích khi quản lý bằng phần mềm CQĐT như: truyền tải thông tin nhanh chóng đến từng đối tượng, lưu trữ hồ sơ lâu dài, tra cứu thuận tiện, cắt giảm chi phí văn phòng phẩm,…Việc khai thác tối đa những tiện ích của CQĐT chính là góp phần quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu của Ngành Y tế nói riêng và toàn tỉnh quảng Ninh nói chung [3]

Tuy nhiên, tại Bệnh viện Bãi Cháy, tỷ lệ sử dụng phần mềm này để xử lý VB

còn thấp, đó là lý do tôi chọn đề tài nghiên cứu “Nâng cao tỷ lệ: văn bản điện tử,

hồ sơ công việc được xử lý trên môi trường mạng”.

MỤC TIÊU

1 Tăng tỷ lệ văn bản đến được xử lý trên hệ thống chính quyền điện tử từ 20,79 lên 50% tại bệnh viện Bãi Cháy năm 2023

2 Tăng tỷ lệ văn bản dự thảo của các khoa phòng được trình ký duyệt trên

hệ thống chính quyền điện tử từ 35,5% lên ~50% tại bệnh viện Bãi Cháy năm

2023

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN 1.1 Cơ sở l t uyết

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

- Văn bản dự thảo là bản thảo do cá nhân, tổ chức có quyền trình dự thảo mà mình soạn thảo, chuẩn bị theo từng giai đoạn để một tổ chức có thẩm quyền thông qua, ban hành.[2,4]

Bước 5: Người dùng chọn các đối tượng cần chuyển, nhấn nút

để chuyển văn bản đến cho người nhận Sau khi nhấn nút văn bản sẽ

được hiển thị trong tab “Đã xử l ”

Bước 5: Người dùng chọn các đối tượng cần chuyển, nhấn nút

để chuyển văn bản đến cho người nhận Sau khi nhấn nút văn bản sẽ

được hiển thị trong tab “Đã xử l ”

*Va trò c a â v ê oa/p ò g: Xử l vă bả

*Va trò â v ê : Dự t ảo vă bả

Nhân viên cần dự thảo văn bản trong máy tính trước Tiếp theo thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn mục Văn bản đi

Bước 2: Chọn Nhập văn bản dự thảo Sau đó phần mềm sẽ hiển thị lên giao

diện sau:

Bước 3: Từ màn hình giao diện trên người dùng sẽ điền các thông tin chính

sau:

 Loại văn bản, người ký, độ khẩn

 Nơi nhận văn bản

 Trích yếu nội dung văn bản

 Trả lời cho văn bản nào Người dùng chọn để tìm văn bản đến cần trả lời Hệ thống sẽ hiển thị

danh sách những văn bản đã chuyển đến tài khoản người dùng

Người dùng chọn văn bản và bấm “C ọ ”

Bước 4: Bấm nút để lưu các thông tin đã nhập

Bước 5: Bấm nút để chuyển văn bản cho lãnh đạo khoa/phòng

xem xét

*Va trò lã đạo p ò g: Xe xét, p ê duyệt

Lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy, sau đó Bấm nút để chuyển

văn bản cho lãnh đạo Bệnh viện ký duyệt

*Va trò Lã đạo Bệ v ệ : Ký duyệt, văn bản cho Văn thư

Bệnh viện để phát hành;

*Vai trò Vă t ư Bệ v ệ : Ký số, phát hành đến nơi nhận

2.1.2.3 Hướ g dẫ ết t úc ều vă bả ( VB quá ạ )

Bước 1: Mở trình duyệt wed Nhập địa chỉ congchuc.quangninh.gov.vn

Bước 2: Nhập tài khoản và mật khẩu

Bước 3: Vào phần mềm Quả l vă bả

Hệ thống hiển thị danh sách văn bản trong khoảng thời gian chọn;

Bước 7: Kích c ọ 2 lầ vào cột ạ xử l để những văn bản có hạn xử lý

hiện lên trên đầu;

Bước 8: Hệ thống hiển thị mặc định là 10 văn bản trên 1 trang

Kích chọn 50 để số văn bản hiện trên 1 trang được tối đa;

Bước 9: Tích chọn ô vuông trên cùng của danh sách để chọn tối đa 50 văn bản Sau đó nhấn Kết t úc

1.2 Cơ sở t ực t ễ

Từ năm 2018 trở về trước, Bệnh viện Bãi Cháy sử dụng các kênh để gửi nhận văn bản như Hòm thư điện tử công vụ (mail Zimbra) , tài khoản thư cá nhân (gmail); những cách dùng này đối với giai đoạn trước khá hiệu quả, nhưng trong thời đại 4.0 hiện nay đã không còn phù hợp nữa, do các tính năng còn nhiều hạn chế, thao tác chủ yếu thủ công, dung lượng lưu trữ bị giới hạn Thay vào đó, Tỉnh Quảng Ninh đã thiết kế một phần mềm Quản lý văn bản mang tính ứng dụng với các phạm vi lớn hơn mang tên Chính quyền điện tử

Bệnh viện Bãi Cháy có 42 khoa phòng với hơn 900 Cán bộ nhân viên Được

Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ cung cấp 202 tài khoản sử dụng phần mềm quản lý văn bản Chính quyền điện tử; cấp chữ ký số cho Ban lãnh đạo, trưởng/phó và một số viên chức, cán bộ khoa phòng nhằm tạo điều kiện cơ hội đẩy mạnh xử lý VBĐT, đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử khi gửi, nhận Qua đó, không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý, tra cứu văn bản đi đến, tiết kiệm thời gian và chi phí giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, mà còn giúp lãnh đạo kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc của cán bộ viên chức một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác

Tuy nhiên, hiện nay tỷ lệ xử lý các văn bản chỉ đạo, văn bản đến của cấp trên còn thấp; các văn bản chưa được rà soát, xử lý thường xuyên gây nên tình trạng chậm trễ thực thi theo các Kế hoạch chỉ đạo của cấp trên, không kịp thời trong công việc dẫn đến kết quả không cao

1.3 Cơ sở p áp l

- Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng 2030;

- Nghị quyết số 09-NQ/TU ngày 05/02/2022 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về

chuyển đổi số toàn diện tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

- Kế hoạch 1018/KH-SYT ngày 21/02/2022 về Chương trình Chuyển đổi số Ngành Y tế tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến 2030;

- Công văn số 2520/SYT-VP ngày 29/4/2022 của Sở Y tế tỉnh Quảng Ninh về

việc triển khai các nhiệm vụ nâng cao mức độ Chính quyền điện tử

CHƯƠNG 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Lựa chọn: VB đến qua mạng; vb giấy đến đã được scan

- Mục tiêu 2: văn bản dự thảo hành chính của các khoa phòng

Lựa chọn: Văn bản trình ký, bảng chấm công

Đối tượng nghiên cứu là tất cả văn bản đến, văn bản dự thảo hành chính/

giấy tờ cần ký lãnh đạo BV của các khoa phòng Hiện tại các VB vẫn được in ra và trình ký tay nhiều, gây tốn kém chi phí văn phòng phẩm như mực in, giấy in, và quan trọng là không đạt được mục tiêu đã đề ra của Ngành

Vì vậy, tiêu chuẩn đánh giá là các VB này cần được xử lý đồng bộ hoàn toàn trên môi trường mạng tạo tính hiệu quả, xác thực, tiết kiệm thời gian và vật chất

c2.2 Phân tích nguyên nhân

Vă bả không đƣợc xử

lý hoàn toàn trên

HT CQĐT

Nhiều văn bản không liên quan

Kiến thức:

chưa nắm được cách

sử dụng

2.3 Lựa c ọ g ả p áp

Từ các nguyên nhân gốc rễ, chúng tôi đã đưa ra giải pháp, phương pháp thực hiện, sử dụng phương pháp chấm điểm hiệu quả và khả thi để lựa chọn giải pháp cải tiến, kết quả như sau:

T ực thi

Tíc số (HQ x TT)

- Đề xuất phòng Công nghệ thông tin đăng

ký Ban Cơ yếu cấp chữ ký số cá nhân

- Báo cáo thống kê tình trạng xử lý VB trong giao ban toàn viện vào thứ Hai hàng tuần

thông tin đăng ký

Ban Cơ yếu cấp

Nguyễn Thị Thu

Hà

Nguyễn Thị Thanh Tuyền

Gửi phiếu đề xuất đã được lãnh đạo ký tới phòng CNTT-TT Tuần 2 tháng 3/2023

Nhận được chữ ký số, gửi về các CBVC của các khoa phòng

Dự kiến Tuần 4 tháng 4/2023

lý các văn bản đến một cách linh hoạt

Tuần 3 tháng 3/2023 Phòng văn

thư BVBC

Nguyễn Thị Thu

Hà

Nguyễn Thị Thanh Tuyền

- Làm Công văn đôn đốc các khoa phòng triển khai các nhiệm vụ nâng cao mức độ Chính quyền điện tử

Tuần 4 tháng 3/2023

Nguyễn Thị Thu

Hà

Nguyễn Thị Thanh Tuyền

- Báo cáo thống kê tình trạng xử lý vb trên giao ban Bệnh viện hàng tuần

- Đề xuất chế tài xử lý đối với những trường hợp để vb tồn đọng, không xử

lý đúng hạn

Hàng tuần

Kiểm tra trực tiếp tại khoa phòng/thống

kê tỷ lệ trên

hệ thống CQĐT

Nguyễn Thị Thu

Hà

Nguyễn Thị Thanh Tuyền

2.4.2 Kế oạc oạt độ g t eo t ờ g a

STT Nộ du g cô g v ệc Ngườ t ực

ệ

T ờ gian

t ực

ệ

T ờ g a bắt đầu T ờ g a t ực ệ

Ngườ giám sát T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9

1 Rà soát, đề xuất cấp

ớ c ứ g t ư số cá

nhân

Nguyễ T ị Thu Hà, Nguyễ T ị

T a Tuyề

01 ngày

T a Tuyề

01 ngày

07 ngày

18/3/2023

12/3-Nguyễ T ị Thu Hà

01 ngày

Hàng tuầ

Hàng tuầ

Thu Hà

CHƯƠNG 3 KẾT QUẢ

3.1 Kết quả thực hiện mục tiêu

Hì ả 3.1.1 Đề xuất cấp ớ c ữ số

Hình ả 3.1.2 Vă bả đô đốc các oa p ò g tr ể a ệ vụ nâng cao ức độ C í quyề đ ệ tử, yêu cầu 100% gườ đứ g đầu các

oa p ò g p ả sử dụ g c ữ số cá â

Hình ả 3.1.3 B ê bả ể tra tạ K oa D Dƣỡ g tuầ 02 t á g 4/2023

Hì ả : Hướ g dẫ các xử l Vă bả trê ệ t ố g c í quyề

đ ệ tử c o các oa p ò g

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Tháng 9/2023 7980 52.54% 7208 47.46%

15188

100%

N ậ xét: Tỷ lệ văn bản được xử lý đúng hạn vào tháng 01/2023 chỉ đạt

20.79 %, tỷ lệ chậm hạn cao 79.21%; Sau khi can thiệp tỷ lện xử lý văn bản đúng

hạn tăng dần, cao nhất vào tháng 4/2023 đạt 59.83% Tỷ lệ xử lý văn bản chậm hạn giảm thấp nhất là 40.17%

B ểu đồ 3.2.3 Tỷ lệ vă bả đế đƣợc xử l đú g ạ sau ca t ệp

N ậ xét: Tỷ lệ xử lý văn bản đến đúng hạn sau can thiệp tăng dần sau khi can thiệp, tháng cao nhất đạt 59.83%

(T á g 01/2023)

1573 (21.05%)

7470 (100%)

1081 (18.04)

5992 (100%)

1099 (18.18%)

6045 (100%)

6274 (100%)

1002 (18.16%)

5517 (100%)

1075 (17.38%)

6187 (100%)

T á g

3/2023

2780 (45.66%)

6088 (100%)

2125 (32.9%)

6475 (100%)

3204 (37.01%)

8657 (100%)

T á g

4/2023

7109 (72.6%)

9785 (100%)

5030 (60.8%)

8279 (100%)

3138 (47.7%)

6571 (100%)

T á g

5/2023

2515 (46.6%)

5389 (100%)

2850 (46.5%)

6130 (100%)

2339 (44.9)

5217 (100%)

T á g

6/2023

3967 (53.7%)

7384 (100%)

2002 (40.8%)

4959 (100%)

2769 (41%)

6769 (100%)

T á g

7/2023

3889 (51.9%)

7502 (100%)

1850 (49.2%)

3757 (100%)

2957 (43.6%)

6783 (100%)

T á g 3052 5661 1917 3651 2119 4500

8/2023 (53.91%) (100%) (52.50%) (100%) (47.1%) (100%)

T á g

9/2023

3641 (56.2%)

6480 (100%)

1526 (55.17%)

2766 (100%)

2454 (50.2%)

4887 (100%)

B ểu đồ 3.2.5 Tỷ lệ xử l vă bả đú g ạ t eo đố tượ g: Bác sĩ/ đ ều dưỡ g/ đố tượ g ác trước ca t ệp

N ậ xét: tỷ lệ xử lý văn bản ở CQĐT trước can thiệp ở 3 nhóm đều ở mức

thấp Bác sĩ xử lý văn bản đúng hạn tỷ lệ 21.05%, điều dưỡng 18.04%, đối tượng khác 17.38%

Biểu đồ 3.2.6 Tỷ lệ xử l vă bả đú g ạ c a Bác sĩ sau ca t ệp

N ậ xét: tỷ lệ xử lý văn bản đúng hạn của Nhóm Bác sĩ sau khi can thiệp

tăng dần qua các tháng, cao nhất đạt 72.60% vào tháng 4/2023 Tỷ lệ này cao hơn

so với 2 nhóm Điều dưỡng và nhóm đối tượng khác cho thấy nhóm Bác sĩ đã nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống Quản lý văn bản điện tử vào công việc xử lý văn bản hàng ngày

B ểu đồ 3.2.7 Tỷ lệ xử l vă bả đú g ạ c a Đ ều dƣỡ g sau ca

Tỷ lệ xử lý Văn bản của Điều dưỡng

sau can thiệp

vb đúng hạn tổng số vb đã nhận

B ểu đồ 3.2.8 Tỷ lệ xử l vă bả đú g ạ c a các đố tƣợ g ác sau

Tỷ lệ xử lý Văn bản của Đối tượng khác

sau can thiệp

vb đúng hạn tổng số vb đã nhận

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Bả g 3.3.1 số lượ g vb dự t ảo được xử l ép í trê ệ t ố g trước

và sau ca t ệp

N ậ xét: số liệu trong bảng cho thấy tỷ lệ văn bản dự thảo được xử lý trên

hệ thống trước can thiệp vào tháng 01/2023 đạt 35.5%, tỷ lệ xử lý thủ công là 64.5

% Sau khi can thiệp, tỷ lệ này tăng dần qua các tháng

B ểu đồ 3.3.2 Tỷ lệ xử l Vă bả dự t ảo Qua ệ t ố g c í quyề

tă g dầ , cao ất vào t á g 8/2023 vớ 58.54 % Sau ậ được c ữ

số, các oa p ò g đã tíc cực xử l vă bả qua ệ t ố g ơ trước

CHƯƠNG 4 BÀN LUẬN 4.1 Bà luậ về ết quả đạt được/ g ê cứu

Đề án sau khi hoàn thành đã đạt được cả 2 mục tiêu đề ra Trong thời gian sắp tới chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu về thực trạng triển khai

Tỷ lệ văn bản đến được xử lý đúng hạn là 52.54%, tỷ lệ Văn bản dự thảo được xử lý trên môi trường mạng đạt 55.4% Chúng tôi sẽ cố gắng triển khai có hiệu quả hơn nữa những giải pháp trên và nghiên cứu sâu sát hơn nhằm mục tiêu giúp Bệnh viện góp phần hoàn thành Đề án chuyển đối số của tỉnh Quảng Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 trong lĩnh vực nâng cao sử dụng Chính quyền điện tử

Tỷ lệ Bác sĩ là Cán bộ chủ chốt xử lý văn bản đúng hạn khá cao (tháng cao nhất 72.4%) cho thấy nhóm đối tượng này đã nhận thức được tầm quan trọng của việc xử lý văn bản trên hệ thống

Nhóm Điều dưỡng xử lý văn bản với tỷ lệ trung bình (tháng cao nhất 60.8%) Nhóm đối tượng khác (dược sĩ, kỹ thuật viên, chuyên viên văn phòng (trừ

BS và ĐD)) có tỷ lệ xử lý chưa cao

Trong thời gian nghiên cứu, có một số đối tượng nghỉ việc, nghỉ thai sản nhưng chưa kịp thời được lọc ra khỏi danh sách nhận văn bản, điều này cũng làm giảm số liệu thực của đề án Đề nghị bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản trị kịp thời xử

lý tài khoản của các cá nhân nghỉ việc, thai sản

4.2 T uậ lợ tro g quá trì tr ể a đề á

Nhân lực: Bệnh viện Bãi Cháy có số lượng Bác sĩ với trình độ đào tạo từ Bậc Đại học trở lên, các Điều dưỡng có trình độ từ cao đẳng trở lên, điều này là lợi thế trong việc tiếp nhận các ứng dụng Công nghệ thông tin phục vụ cho công việc

Trang thiết bị văn phòng được ban lãnh đạo quan tâm trang bị đầy đủ, hệ thống đường truyền nội bộ bệnh viện nhanh, ổn định

Bệnh viện Bãi Cháy giao ban các khối chuyên môn và giao ban toàn viện vào tất cả các ngày trong tuần nên việc đôn đốc, báo cáo thực trạng xử lý văn bản trong các cuộc giao ban cũng nhanh chóng được các khoa lưu ý thực hiện