Thông qua việc áp dụng các kiến thức về lập trình hướng đối tượng chúngem đã tiến hành phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý quán cafe nhằm hỗ trợ người quản lý trong việc giá
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN
Khảo sát hiện trạng
Đề tài: “Quản lý quán cafe”
Khảo sát hiện trạng quán cafe là bước quan trọng để hiểu rõ hoạt động hiện tại và phát hiện các vấn đề cần giải quyết Qua khảo sát, chúng tôi nghiên cứu các khía cạnh như quy trình kinh doanh, quản lý kho, nhân sự, khách hàng và hạ tầng công nghệ Những thông tin thu thập được sẽ giúp xác định hướng phát triển hệ thống quản lý hiệu quả hơn.
Quán cafe không chỉ đơn thuần là nơi cung cấp đồ uống mà còn là không gian lý tưởng để thư giãn, gặp gỡ bạn bè, làm việc hoặc học tập Mỗi quán cafe hướng đến những đối tượng khách hàng khác nhau như học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng hay các cặp đôi, tùy thuộc vào quy mô và phong cách kinh doanh Để thu hút khách hàng, các quán cafe thường tạo ra sự khác biệt thông qua menu đa dạng, dịch vụ chu đáo và không gian đẹp mắt, thoải mái.
Quán cafe khảo sát nằm ở trung tâm thành phố, có sức chứa khoảng 60 khách và thiết kế hiện đại, thu hút giới trẻ và nhân viên văn phòng Quán phục vụ đa dạng thức uống như cafe, trà, sinh tố cùng với các món ăn nhẹ Đặc biệt, quán còn cung cấp wifi miễn phí và không gian làm việc yên tĩnh, lý tưởng cho khách hàng cần nơi học tập hoặc làm việc ngoài văn phòng.
Quán có mô hình hoạt động đơn giản, chủ yếu phục vụ khách tại chỗ, nhưng đã bắt đầu áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại để nâng cao hiệu suất phục vụ và trải nghiệm khách hàng Sự phát triển của công nghệ và nhu cầu thay đổi của khách hàng đã thúc đẩy quán chú trọng đến việc quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho và phát triển chương trình khách hàng thân thiết.
Quán hiện đang sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống như ghi chép thủ công và phần mềm POS đơn giản, tuy đáp ứng nhu cầu hàng ngày nhưng hạn chế trong việc tối ưu hóa quản lý, đặc biệt là kiểm soát nguyên liệu và nhân sự Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy rằng xây dựng một hệ thống quản lý tổng thể sẽ không chỉ tăng cường hiệu quả kinh doanh mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tên quán: Caffe Tên quán : Cafe Hà Nội
Tổng số nhân viên : 15 nhân viên Địa chỉ :Số 30, Phố Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Đường dây nóng : 0933719274123
Quản lý : Trần Duy Đan
Hoạt động nghiệp vụ của quán cafe bao gồm tất cả các quy trình và công việc liên quan đến vận hành, từ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, phục vụ cho đến quản lý kho và nhân sự Mỗi khâu trong quy trình này đều rất quan trọng để đảm bảo quán cafe hoạt động hiệu quả và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Quy trình nhập hàng bắt đầu khi bộ phận quản lý kho vào cuối ngày làm việc kiểm tra tình trạng nguyên liệu và thông báo cho quản lý về các mặt hàng sắp hết Sau khi nhận thông tin, quản lý cửa hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để gửi yêu cầu nhập hàng Khi hàng được giao, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, chúng sẽ được chuyển vào kho, và bộ phận kho sẽ xuất phiếu nhập để bộ quản lý cửa hàng thực hiện thanh toán cho đại lý.
Giá nhập kho = Σđơn giá*số lượng
Quy trình bán hàng bắt đầu khi khách hàng truy cập vào trang, nơi hiển thị menu của cửa hàng Khách hàng có thể chọn sản phẩm để xem thông tin chi tiết, và những sản phẩm đã chọn sẽ được thêm vào giỏ hàng Sau khi hoàn tất lựa chọn, khách hàng thực hiện thanh toán, hóa đơn sẽ được chuyển đến hệ thống để admin xem xét và chấp nhận Sau khi hóa đơn được chấp nhận, nhân viên pha chế sẽ chuẩn bị đơn hàng để giao cho shipper.
Cuối mỗi ca làm việc, nhân viên sẽ ghi chép doanh thu hàng ngày vào sổ chốt ca Quản lý cửa hàng tổng hợp doanh thu và phiếu nhập để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm Dựa trên báo cáo hàng tháng, bộ phận pha chế sẽ điều chỉnh menu dựa trên các món ăn bán chạy hoặc không.
Quản lý nhân viên tại quán bao gồm 15 người, với thông tin được lưu trữ để chấm công và phát lương Nhân viên làm việc theo ca, với mức lương 18.000 VND/giờ vào ngày thường và 25.000 VND/giờ vào ngày lễ Mỗi tuần, nhân viên đăng ký ca làm với quản lý và có thể linh hoạt đổi ca cho nhau Nếu muốn nghỉ, nhân viên phải thông báo trước 2 tuần để quản lý có thể bố trí nhân sự Việc đi muộn sẽ bị trừ 5 điểm, trong khi nghỉ không phép bị trừ 10 điểm (1 điểm tương ứng với 10.000 VND) Nếu vi phạm nhiều lần, nhân viên có thể bị sa thải Lương được trả vào ngày cuối cùng của tháng, tính theo công thức cụ thể.
Tổng lương = Số giờ làm x số ngày công + thưởng (lương ngày lễ) – phạt
Quản lý hàng hóa là một quy trình quan trọng, trong đó bộ phận pha chế sẽ lấy nguyên liệu từ kho và bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng còn lại để đảm bảo kịp thời nhập hàng, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu Việc này giúp duy trì hoạt động liên tục và hiệu quả cho việc pha chế sản phẩm Giá của sản phẩm sẽ được tính dựa trên số lượng nguyên liệu còn lại và chi phí nhập hàng.
Giá của món = Tổng giá nhập + 50% lợi nhuận + 1% mặt bằng
- Đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu cao về trình độ tin học
- Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.
- Không yêu cầu máy móc hiện đại.
- Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn.
- Do hệ thống đã lạc hậu nên dễ xảy ra lỗi.
- Chưa có hệ thống quản lí nhân viên bằng phần mềm.
- Quản lý gặp khó khăn trong việc nhập hàng, không thể theo dõi sát sao luôn phải dựa vào thông tin của bộ phận kiểm kho
- Mức độ chuyên môn hóa với công việc của nhân viên chưa cao gây lãng phí.
Cửa hàng đang gặp nhiều khó khăn trong quản lý và buôn bán do hệ thống quản lý cũ Để tăng năng suất làm việc và hiệu quả, việc nâng cấp hệ thống quản lý trở nên thiết thực và cấp bách Với tốc độ gia tăng nhanh chóng về số lượng khách hàng và mặt hàng, hệ thống hiện tại không còn đủ khả năng xử lý Đầu tư vào hệ thống mới sẽ mang lại lợi ích lâu dài, vì vậy cần triển khai càng sớm càng tốt.
Xác lập dự án
Sau khi khảo sát hoạt động của quán cafe, xây dựng hệ thống quản lý dựa trên thiết kế hướng đối tượng (OOP) là giải pháp tối ưu để cải thiện quy trình quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng Dự án "Quản lý quán cafe" được thiết lập nhằm tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện, giải quyết các vấn đề hiện tại và đáp ứng nhu cầu tương lai của quán.
1.2.1 Mục tiêu của dự án
Mục tiêu của dự án là phát triển một hệ thống quản lý quán cafe theo mô hình hướng đối tượng với các mục tiêu cụ thể như sau:
- Giúp việc quản lý hiện đại hơn.
- Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng, nghiệp vụ về bán hàng Hỗ trợ quản lý kho và nhân viên
- Giúp việc thống kê và báo cáo trở nên đơn giản, chính xác hơn.
- Góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
- Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực.
1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới
- Thực hiện tốt các chứng năng chính.
- Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng.
- Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời.
- Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng.
- Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…
- Thống kê được lượng nguyên liệu sắp hết.
- Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý.
- Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu.
- Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng.
- Đào tạo cao hơn về tin học cho nhân viên trong cửa hàng để dễ dàng sử dụng.
- Có thêm chức năng theo dõi nhân viên (thông tin cá nhân, chấm công, điểm trừ)
Dự án quản lý quán cafe sẽ tập trung vào các chức năng chính sau đây:
Chức năng này cho phép quản lý hiệu quả các sản phẩm mà quán cafe cung cấp, bao gồm đa dạng thức uống như cà phê, trà, sinh tố, cùng với các món ăn nhẹ và sản phẩm khác.
Thêm, sửa, xóa các sản phẩm từ menu.
Theo dõi tình trạng nguyên liệu, tồn kho của từng sản phẩm.
Định giá sản phẩm và quản lý khuyến mãi.
Theo dõi sản phẩm bán chạy và kiểm soát hàng tồn kho.
2 Quản lý nhà cung cấp:
- Mô tả: Chức năng này giúp quản lý thông tin về các nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư cần thiết cho quán.
Thêm, sửa, xóa thông tin nhà cung cấp.
Quản lý các đơn hàng từ nhà cung cấp.
Theo dõi thời gian giao hàng, chất lượng và số lượng hàng hóa nhập kho.
Tạo và lưu trữ hợp đồng với các nhà cung cấp.
- Mô tả: Chức năng này giúp quản lý nhân sự trong quán cafe, từ việc tuyển dụng, quản lý ca làm việc đến việc tính lương, thưởng
Quản lý thông tin của nhân viên (tên, số điện thoại, địa chỉ…)
Phân ca làm việc cho nhân viên, theo dõi giờ làm và hiệu suất công việc
Theo dõi tình trạng chấm công, tính lương và thưởng cho nhân viên.
Quản lý kỷ luật, nghỉ phép và các hoạt động đào tạo nội bộ.
- Mô tả: Chức năng này cho phép khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ và sản phẩm của quán, giúp quán cải thiện chất lượng phục vụ.
Lưu trữ và hiển thị đánh giá của khách hàng.
Theo dõi phản hồi khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Phân tích các đánh giá tích cực và tiêu cực
- Mô tả: Chức năng này cung cấp các báo cáo và thống kê liên quan đến hoạt động kinh doanh của quán cafe.
Báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
Báo cáo chi phí, lợi nhuận và tỷ lệ tiêu thụ nguyên liệu.
Thống kê sản phẩm bán chạy, giờ cao điểm, và phân tích dữ liệu bán hàng.
Theo dõi báo cáo về hiệu quả làm việc của nhân viên.
1 Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2019).
2 Java/C#: Đây là những ngôn ngữ lập trình phổ biến trong phát triển ứng dụng hướng đối tượng, có tính bảo mật và ổn định cao, thích hợp cho các doanh nghiệp.
3 Trình biên dịch: Visual Studio code.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Xác định các Actor và Usecase tổng quát của hệ thống
Bảng 2.1: Các Actor và giải thích Actor
2.1.3 Usecase tổng quát của hệ thống
Phân rã Usecase
2.2.1 Usecase cho chức năng quản lý sản phẩm
Hình 2 1 Biêu đồ Usecase tổng quát
Hình 2 2 Biểu đồ phân rã Usecase cho chức năng quản lý sản phẩm
2.2.1.1 Biểu đồ hoạt động quản lý sản phẩm
2.2.1.2 Biểu đồ trình tự thêm sản phẩm
Hình 2 3 Biểu đồ hoạt động cho chức năng quản lý sản phẩm
Hình 2 4 Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm sản phẩm
2.2.1.3 Biểu đồ cộng tác thêm sản phẩm
Hình 2 5 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm sản phẩm
2.2.1.4 Biểu đồ trình tự sửa sản phẩm
Hình 2 6 Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa sản phẩm
2.2.1.5 Biểu đồ cộng tác sửa sản phẩm
Hình 2 7 Biểu đồ cộng tác cho chức năng sửa sản phẩm
2.2.1.6 Biểu đồ trình tự xóa sản phẩm
Hình 2 8 Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa sản phẩm
2.2.1.7 Biểu đồ cộng tác xóa sản phẩm
2.2.1.8 Biểu đồ hoạt động báo cáo thống kê
Hình 2 9 Biểu đồ cộng tác cho chức năng xóa sản phẩm
Hình 2 10 Biểu đồ hoạt động cho chức năng báo cáo thống kê
2.2.1.9 Biểu đồ trình tự báo cáo thống kê
Hình 2 11 Biểu đồ trình tự cho chức năng báo cáo thống kê
2.2.1.10 Biểu đồ cộng tác báo cáo thống kê
2.2.2 Usecase cho chức năng quản lý nhà cung cấp
2.2.2.1 Biểu đồ hoạt động quản lý nhà cung cấp
Hình 2 12 Biểu đồ cộng tác cho chức năng báo cáo thống kê
Hình 2 13 Biểu đồ phân ra Usecase cho chức năng quản lý nhà cung cấp
Hì h 2 14 B ể đồ h độ h hứ ă ả lý
2.2.2.2 Biểu đồ trình tự thêm nhà cung cấp
2.2.2.3 Biểu đồ cộng tác thêm nhà cung cấp
Hình 2 16 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm nhà cung cấp
2.2.2.4 Biểu đồ trình tự sửa nhà cung cấp
Hình 2 17 Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa nhà cung cấp
2.2.2.5 Biểu đồ cộng tác sửa nhà cung cấp
Hình 2 18 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm nhà cung cấp
2.2.2.6 Biểu đồ trình tự xóa nhà cung cấp
Hình 2 19 Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa nhà cung cấp
2.2.2.7 Biểu đồ cộng tác xóa nhà cung cấp
Hình 2 20 Biểu đồ cộng tác cho chức năng xóa nhà cung cấp
2.2.3 Usecase cho chức năng quản lý tài khoản
Hình 2 21 Biểu đồ phân rã use case cho chức năng quản lý tài khoản
2.2.3.1 Biểu đồ hoạt động quản lý tài khoản
Hình 2 22 Biểu đồ hoạt động cho chức năng quản lý tài khoản
2.2.4 Biểu đồ Usecase cho chức năng thanh toán
Hình 2 23 Biểu đồ use case cho chức năng thanh toán
2.2.4.1 Biểu đồ hoạt động thanh toán
2.2.4.2 Biểu đồ trình tự thanh toán
Hình 2 24 Biểu đồ hoạt động cho chức năng thanh toán
Hình 2 25 Biểu đồ trình tự cho chức năng thanh toán
2.2.4.3 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thanh toán
Hình 2 26 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thanh toán
2.2.5 Biểu đồ Usecase cho chức năng đánh giá
Hình 2 27 Biểu đồ use case cho chức năng đánh giá
2.2.5.1 Biểu đồ hoạt động đánh giá
2.2.5.2 Biểu đồ trình tự đánh giá
Hình 2 28 Biểu đồ hoạt động cho chức năng đánh giá
Hình 2 29 Biểu đồ trình tự cho chức năng đánh giá