Tìm hiểu 4 yếu tố cấu thành văn phòng và các Điều kiện vật lý tại văn phòng khoa kinh tế trường Đại học thủ dầu một

PHAN MO DAU LOI CAM ON Đề hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước tiên chung em xin gui đến các quý thầy, cô giáo của văn phòng khoa kinh tế trường Đại học Thủ Dầu Một lời cảm ơ

TRUONG DAI HOC THU DAU MOT

KHOA KINH TE

000

DAI HOC

THU DAU MOT

2009 =THU DAU MOT UNIVERSITY

BAO CAO

THUC TE GIUA KY

MON HOC: QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

Dé tai: Tim hiéu 4 yéu t6 cau thanh văn phòng và các điêu kiện vật lý tại văn phòng khoa Kinh tế Trường Dai hoc

Thủ Dầu Một

GVHD: Nguyễn Thị Thùy Dương Lớp: D23NNHQ01

Nhóm: 4 Danh sách nhóm:

1 Trần Thế Anh - 2322202100047

2 Trịnh Ngọc Diệp - 2322202100054

3 Nguyễn Hồng Minh - 2322202100079

4 Nguyễn Thị Như Quỳnh - 2322202100027

5 Thái Thị Thùy Trâm - 2322202100038

6 Lê Thị Thu Trang - 2322202100102

7 Phan Thị Ánh Tuyết - 2322202100106

8 V6 Thi Bich Van - 2322202100110

9, Lé Thi Tra Vy - 2322202100111

Binh Duong, thang 4 nam 2024

TRUONG DAI HOC THU DAU MOT CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM KHOA KINH TE Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIEU CHAM DIEM BAO CAO THUC TE GIUA KY

Tên học phân: Quản trị hành chính văn phòng Mã học phân: LING221

Lớp: D23NNHQ0I Học kỷ: 2 Năm học: 2023 — 2024

Nhóm: 4

Danh sách nhóm:

1 Trần Thế Anh - 2322202100047

2 Trịnh Ngọc Diệp - 2322202100054

3 Nguyễn Hồng Minh - 2322202100079

4 Nguyễn Thị Như Quỳnh - 2322202100027

5 Thái Thị Thùy Trâm - 2322202100038

6 Lê Thị Thu Trang - 2322202100102

7 Phan Thị Ánh Tuyết - 2322202100106

§ Võ Thị Bích Vân - 2322202100110

9 Lê Thị Trà Vy - 2322202100111

10 Nguyễn Thái Thảo Vy —- 2322202100113

Tên đề tài: Tìm hiểu 4 yếu tô cấu thành văn phòng và các điều kiện vật lý tại văn

phòng khoa kinh tế của Trường đại học Thủ Dầu Một

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thùy Dương

Thang điểm và góp ý từng phần:

Diém bai bao cao 10

Đúng chính tả, trình bảy đúng hướng dẫn (về font, cỡ chữ, canh lề, .}

Những nội dung được trình bày trong báo cáo đảm

bảo chính xác và đây đủ

Thông tin, hình ảnh thu thập hoàn toàn phủ hợp, chính xác

4 _ Các bài học rút ra có ý nghĩa sâu sắc 2

Bình Dương, ngày tháng nam 2024

GIANG VIEN CHAM

MUC LUC

1 Thông tin chung về đơn vị đi thực tế

3 Tổ chức bộ máy quản lý/quản lý sản xuất

4 Thực trạng công tác hành chính văn phòng

4.1 Thực trạng 4.2 Nhận xét chung

5 Đề xuất giải pháp

C PHẢN KÉT LUẬN

D TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHAN 1 PHAN MO DAU LOI CAM ON

Đề hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước tiên chung em xin gui đến các quý thầy, cô giáo của văn phòng khoa kinh tế trường Đại học Thủ Dầu Một lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất Cảm ơn sự nhiệt tình của các quý thay, cô giao đã giúp đỡ, cung cấp nhiều thông tin quý báu và tạo điều kiện cho chúng em trong quá trình thực hiện bài báo cáo thực tế pIữa kÌ với đề tài: “Tìm hiểu 4 yếu tố cầu thành văn phòng và các điều kiện vật lý tại văn phòng khoa kinh tế trường Đại học Thủ Dầu

Một”

Chúng em cũng xin được gửi đến cô Nguyễn Thị Thuỳ Dương - người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ chỉ bảo cho chúng em nghiên cứu và hoàn thành bài báo cáo

thực tế nảy lời cảm ơn sâu sắc nhất

Mặc dù bản thân chúng em đã rất cố gắng nhưng do thời gian, kiến thức và kinh nghiệm có hạn, và cũng là lần đầu tiên được tiếp xúc, đi thực tế tại văn phòng nên trong quá trình đi thực tế, hoản thiện đề tài bài làm của chúng em không tránh khói những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của thây cô

PHAN 2 NOI DUNG BAO CAO

Khoa kinh tế là một trone những khoa là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Trường Đại học Thủ Dầu Một, Khoa Kinh tế được thành lập theo Quyết định số 341/QD- Dai

hoc Thủ Dầu Một ngày 30/3/2010 của Hiệu trưởng Quyết dinh 1759/QD-Dai hoc Thu Dâu Một thành lập Hội đồng Khoa học Khoa Kinh tế ngày 04 tháng 12 năm 2018

Khoa Kinh tế - Đại học Thủ Dầu Một không chỉ cung cấp môi trường hợp lý, mở ra cơ hội, định hướng việc làm cho sinh viên, doanh nghiệp cũng phối hợp cùng nhà trường trong công tác tuyên truyền, định hướng nghề nghiệp cho sinh viên Giúp sinh viên nhận thức được hướng nghiệp nghiệp trong tương lai

Tên Tiếng Việt : Khoa Kinh Tế

Tên Tiếng Anh: Faculty of Economic

Cơ quan chủ quản: Trường Đại học Thủ Dầu Một

Địa chỉ: Dãy I2, 06 Trần Văn Ơn, Phú Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình

Dương

Điện thoại: (0274) 3822518 - (108)

Email: khoakinhte@tdmu.edu.vn

Website: https://ef.tdmu.edu.vn/

lăn phòng khoa kinh tế Trường Đại hoc Thủ Dâu Một

2 Lĩnh vực hoạt động

Hiện tại văn phòng khoa kinh tế trường Đại học Thủ Dầu Một bảo gồm 8 ngành

đào tạo Đại học:

- Chương trình đào tạo quản trị kinh doanh

- Chương trinh đảo tạo Thương mại điện tử

- Chương trình đào tạo Maketine

- Chương trình đào tạo Kiểm toán

- Chương trình đào tạo Kế toán

- Chương trình đào tạo Tài chính Ngân hàng

- Chương trình đào tạo Quản lý công nghiệp

- Chương trình đào tạo Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng

Khoa Kinh tế đã trải qua nhiều bước ngoặt quan trọng để khăng định và đáp ứng với quá trình đối mới và phát triển của Nhà trường, với nhu cầu đảo tạo của xã hội Với sứ mệnh “Đào tạo nhân lực có chất lượng phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

và hội nhập quốc tế của tỉnh Bình Dương, miền Đông Nam Bộ - vùng kinh tế trọng điểm phía Nam và (a) trở thành trung tâm nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực kinh tế của khu vực

Hội đồng Khoa Ban chủ nhiệm Khoa

Y Ỳ

Chương Chương Chương Chương Chương Chương Chương Chương trình trình đào tạo trình đào tạo trình đào trình đào tạo trình đào trình đảo trình đào đào tạo

Quản trị Thương mại tao Taichinh tao Ké toan tao Kiém tạo Quản lý mà và

kinh doanh m joan điện tử e! Marketing : ngân hàn Ø: g toá oan cong nghiep ông nghiệp | | %wẩn lý chuối cung ứng

Cơ cấu tổ chức Khoa Kinh tê

- Lãnh đạo khoa:

+ TS Nguyễn Quốc Cường: Trưởng khoa

+ PGS TS Nguyễn Ngọc Tiến: Phó trưởng khoa CĐCTĐT QTKD MAKTG TDMU

+ TS Trần Thị Thanh Hằng: Phó trưởng khoa

- Lãnh đạo các chương trình dao tao

+ PGS TS Nguyễn Thị Lệ Hang: GD CTDT Tài chính Ngân hàng, GÐ CTĐT Kế

toán - Kiểm toán

+ TS Nguyén Han Khanh: CD CTDT Logistic va Quan lý chuỗi cung ứng

+ ThS Nguyễn Minh Đăng: PGĐÐ CTĐT Quản lý công nghiệp

- Cán bộ hỗ trợ

+ Nguyễn Thanh An: Chánh văn phòng khoa

+ Nguyễn Thị Văn Chương: Thư ký Công tác đào tạo

+ Cao Hoài Thương: Thư ký Công tác đào tạo

+ Nguyễn Thị Minh Thảo: Thư ký Công tác Sinh viên

+ Nguyễn Thị Khánh Hảo: Thư ký Công tác Sinh viên

+ Huỳnh Thị Như Ý: Thư ký Công tác khảo thí

+ Nguyễn Thị Hồng Hạnh: Thư ký Tổng hợp

+ Nguyễn Kim Quyên: Thư ký Công tác kiểm định và NCKH

- Cán bộ đoản thể

+ Th§ Nguyễn Vương Thành Long: Tổ trưởng công đoản Khoa

+ Th§ Nguyễn Thị Hoàng Oanh: Tô phó công đoàn Khoa

+ TS Phan Tan Lực: Bí thư đoàn Khoa

+ ThS Nguyễn Ngọc Giàu: Phó bí thư đoàn Khoa

4.1 Thực trạng

- Con n8ười:

+ Có tính kỷ luật cao Tuân thủ các quy định, quy chế làm việc của bộ phận

+ Có nhiều kỹ năng liên qua đến công việc như: kỹ năng giải quyết van đề, tình huỗng

phát sinh, kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc

+ Trang phục kín đáo, lịch sự và đúng quy định

+ Chủ động trong công việc, chủ động hợp tác và liên kết với các bộ phận khác trong công việc

+ Chủ động học hỏi, có tính thần tham 1a hoạt động của khoa

- Trang thiết bị văn phòng

+ Máy vi tính có đầy đủ các phần mềm như Word, Excel, Microsoft Onedrive, + Hệ thống internet ôn định, không ngắt quãng

+ Trang bị đầy đủ các máy ¡n để thuận tiện trong công việc

- Các nguyên tắc, thủ tục:

+ Triết lý piáo dục của Khoa Kinh tế:

“Learning by Doing”

“ Cách học kinh doanh tốt nhất là làm kinh doanh”

+ Xây dựng triết lý giáo dục của khoa và chương trình dựa trên nguyên tắc sau: (1) Từ sứ mạng, tầm nhìn, triết lý giáo dục và giá trị cốt lõi của nhà Trường

(2) Khoa xây dựng sứ mạng, tầm nhìn cấp khoa

(3) Chương trình xây dựng sứ mạng, tầm nhìn cấp chương trình

(4) Chương trình xây dựng mục tiêu của chương trình, năng lực người tốt nghiệp, nghiên cứu phục vụ cộng đồng

(5) Chương trình xây dựng chuân đầu ra chương trình

(6) Chuan dau ra hoc phan

(7) Chuẩn đầu ra của bai hoc

- Các điều kiện vật lý trong văn phòng khoa kinh tế:

Cô Huỳnh Thị Như Ý: Thư ký phụ trách công tác khảo thí tại văn phòng khoa kinh tế

Trường Đại học Thủ Dâu Một + Không gian đảm bảo tính thâm mỹ, có sự hài hoà về màu sắc và cách bố trí không gian lam việc của từng bộ phận

+ Văn phòng sạch sẽ, thoáng mát, anh sang day đủ, có cây xanh

+ Có đây đủ các biện pháp phòng cháy chữa cháy, thoát hiểm và an ninh phù hợp + Có các tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ như nhà vệ sinh, khu vực nghỉ giải lao, khu vực

an ung

+ Tài liệu sắp xếp gọn gàng, thiết kế nơi làm việc khoa học, tạo hiệu quả công việc cao cũng như tính thân làm việc thoải mái

5Í

TL

———

Bàn làm việc của TS Nguyễn Hoàng Chưng - Giám đốc CTĐT Tài chỉnh Ngân hàng

Trường Đại học Thủ Dau Mot

4.2 Nhận xét chung

- Về con người:

+ Ưu điểm: Hầu hết nhân viên văn phòng khoa kinh tế có thái độ làm việc khá tích cực, vui vẻ, rất nhanh nhẹn va chuyên nghiệp Hoàn thành công việc một cách đầy đủ

và nhanh chóng, đảm bảo chất lượng đầu ra của trường nói chung và khoa kinh tế nói riêng

+ Hạn chế: chưa thê giải quyết được hết các nhu cầu của sinh viên về vấn đề học tập + Nguyên nhân hạn chế: Khoa Kinh Tế là một trong những khoa có số lượng sinh viên đông nhất tại trường Đại học Thủ Dầu Một nên việc đáp ứng và giải quyết hết tất cả các nhu cầu của sinh viên là điều khó có thể thực hiện được

- Trang thiết bị văn phòng:

+ Ưu điểm: hầu hết các trang thiết bị đều rất hiện đại, văn phòng khoa luôn luôn trang

bị cho mình sự tiên tiến để có thể thoải mái hoàn thành công việc một cách tốt nhất

Cơ sở vật chât tiện ích như điều hoà, máu tính, mây 1n

10

+ Hạn chế: các thiết bị như máy in an phát ra tiếng ồn, máy vi tính chạy chậm

+ Nguyên nhân hạn chế: một số ít thiết bị sử dụng lâu ngày Không thường xuyên kiểm tra các trang thiết bị

+ Tài liệu sắp xếp ở một sô nơi chưa có tinh thâm mỹ cao

Các tủ hồ sơ, tài liệu của văn phòng khoa kinh tế Các nguyên tắc, thủ tục:

+ Ưu điểm: các nguyên tắc được lập ra một cách rõ ràng và cụ thể, tạo động lực giúp các nhân viên văn phòng Khoa Kinh Tế hoàn thành tốt các công việc văn phòng của mình cũng như truyền đạt những kiến thức và sự hiểu biết sâu rộng đến sinh viên + Hạn chế: còn một số ít các sinh viên Khoa Kinh Tế vẫn còn nợ các môn chuyên ngành và chưa thể tốt nghiệp đúng thời hạn

+ Nguyên nhân hạn chế: Khoa Kinh Tế đã tuân thủ hết các nguyên tắc nhưng vẫn chưa truyền đạt được hết những nguyên tắc đó đến với sinh viên

- Các điều kiện vật lý trong văn phòng khoa kinh tế:

+ Ưu điểm: Đề có thê làm việc mang lại hiệu quả cao thì đòi hỏi không gian nơi làm

việc phải sạch sẽ, yên tĩnh và thoáng mát, văn phòng Khoa Kinh Tế là nơi hội tụ tất cả các yếu tố trên, đặc biệt hơn nữa văn phòng khoa là một nơi an toản với đầy đủ các

thiết bị phòng cháy chữa cháy và những nhân viên với nhiều kinh nghiệm và kiến thức

xử lí những tình huống nguy hiểm

11

+ Hạn chế: không thế ngăn được hoàn toản tiếng ồn từ bên ngoài Còn ít cây xanh

được đặt ở không gian làm việc

5 Đề xuất giải pháp

Môi trường làm việc không chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của các thành viên trong tô chức, cơ quan Môi trường làm việc lý tưởng là bước đệm hoan hao giup nhân viên phát huy khả năng của bản thân Khi doanh nghiệp tạo ra một

không gian làm việc tích cực sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái và có động lực

cống hiễn mỗi ngày Sau đây là một số giải pháp được nêu ra để cải thiện môi trường làm việc của văn phòng khoa kinh tế

- Con n8ười:

+ Để phát huy tốt hơn về những ưu điểm trên thì các nhân viên văn phong khoa kinh tế phải luôn duy trì một sức khoẻ tốt, một tỉnh thần tốt, rèn luyện đề hoàn thiện các kỹ

năng sẵn có và trao đồi tìm hiểu thêm các kỹ năng mới đê giúp ích cho công việc hằng

ngày

+ Việc giải quyết hết tất cả các nhu cầu của sinh viên là một điều rất khó khăn, để quản lý tốt công việc của mình thì các nhân viên văn phòng đòi hỏi phải sắp xếp công

việc một cách trình tự, tạo cho mình thói quen kiểm tra email, phân loại công việc và giải quyết một cách hợp lí

+ Git gin va phat huy hình ảnh và tác phong chuyên nghiện nơi làm việc

- Trang thiết bị văn phòng:

+ Thường xuyên nâng cấp các thiết bị hỗ trợ cho công việc như các phần mềm, công

cụ, thiét bi wifi

+ Théng bao phong phong tap vu vé cac van dé thiét bi hu hong dé kip thời có thể sửa chữa, khắc phục Tránh xảy ra tình trạng chậm trễ do gặp các vẫn đề liên quan đến

trang thiết bị văn phòng

+ Bồ trí văn phòng hợp lý khoa học Sắp xếp ngăn nắp, khoa học các tài liệu của khoa + Văn phòng khoa nên tạo môi trường làm việc thoải mái, khoa học, khuyến khích nhân viên dành thời gian nghỉ ngơi trong không gian yên tinh dé tai tạo năng lượng và tăng hiệu suất công việc Có thể sử dụng những phương tiện đơn giản như ghế ngồi cùng cây xanh, bàn trà uỗng nước cùng bề cá, hoặc phòng ngủ trưa yên tĩnh để giúp nhân viên thư giãn và tập trung sau ø1ờ làm việc

12