Báo cáo môn học Đề tài phân tích quy trình mua hàng của công ty cổ phần misa

250.000+ doanh nghiệp đã lựa chọn MISA Nền tảng đáp ứng được n ầu quản trị a nhié inh vu jant Beene GPhone oid ORE Quem DY vieiphan eorce DM a Bigfam ‘itafa @manm dat pm ® ONG @ rans’

TRUONG DAI HOC MO THANH PHO HO CHI MINH

KHOA CONG NGHE THONG TIN

ig

BAO CAO MON HOC

DE TAI: PHAN TICH QUY TRINH MUA HANG

CUA CONG TY CO PHAN MISA

Môn học: Hệ thống thông tin quản lý

GVHD: ThS Phạm Chí Công

Lớp: DH22IM02

Sinh viên phụ trách:

- Bui Huynh Ngoc Linh - 2254052036

- Bui Mai Khanh - 2254050026

- Lé Phuc Bao Ngoc - 2254052051

- D6 Quynh Giang - 2254052020

- Truong Thi Bich Thủy - 2254052080

MUC LUC BAO CAO

Chương 1 Giới thiệu về Giải pháp ERP của Công ty Cổ phần MISA

1 Tổng quan về Giải pháp ERP của Công ty Cô phần MISA

MISA AMIS (thuộc nhóm ERP dóng gói) là một trong những giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) hàng đầu tại Việt Nam, được thiết kế đặc biệt đề đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Phần mềm này giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh, từ kế toán, bán hàng, nhân sự đến quản

lý sản xuất, cung ứng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS sở hữu đa dạng các sản phẩm tiên tiên như:

re AMIS Kế toán @ AMIS aiMarketing @ AMIS Tuyén dung @ AMIS Công việc

Se AMIS Kế toán HKD © AMIS CRM AMIS Thông tin nhân sự © AMIS Quy trinh

@ MISA SME 2023 © AMIS Khuyén mai AMIS Muc tiéu @ AMIS WeSign

©® MISA melnvoice ) MISA eShop AMIS Đánh giá © AMIS Ghi chép MISA Esign @ MISA CukCuk @ AMIS Chém céng a AMIS Văn thư AMIS Mua hang @ AMIS Tiền lương oO AMIS Tai san

® MISA mTax ©® AMIS BHXH eo AMIS Mang xã hội

+Quản lý kênh phân phối, đại lý

+Tích hợp với phần mềm quản lý kho

Quản lý nhân sự:

+ Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương

+ Quản lý tuyên dụng, đảo tạo

Quản lý sản xuất:

+ Lap kế hoạch sản xuắt, quản lý nguyên vật liệu

+ Theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm

+ Báo cáo quản lý đa chiều

+ Tích hợp với các ứng dụng khác như văn phòng, email

Viết phần mềm riêng theo yêu cầu của Doanh nghiệp

Ưu điểm của giải pháp ERP của MISA AMIS:

+ Phù hợp với doanh nghiệp Việt: Được thiết kế và phát triển dựa trên các quy định pháp luật và thói quen làm việc của doanh nghiệp Việt Nam

+ Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không yêu cầu người đùng có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin

+ Tích hợp cao: Tích hợp nhiều module khác nhau, giúp quản lý toàn diện các hoạt

động của doanh nghiệp

+ Cập nhật thường xuyên: Luôn được cập nhật các tính năng mới và phù hợp với các thay đôi của pháp luật

+ Hỗ trợ khách hàng tốt: MISA có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc

+ Tiết kiệm chỉ phí: Hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm 25% chỉ phí so với khi triển khai

các giải pháp ERP riêng lẻ, giảm thiểu lãng phí trong kiểm soát hệ thống và cơ sở hạ

tang

+ Tăng trưởng lợi nhuận: Hỗ trợ doanh nghiệp tăng trưởng vượt bậc 32% lợi nhuận và 47% năng suất, đồng thời, làm cho hoạt động kinh doanh ngày càng lĩnh hoạt, đễ dàng hơn

+ Tích hợp toàn diện: Có thể làm việc trên một nền tảng duy nhất nhờ được tích hợp đầy đủ các ứng dụng, tạo sự đồng nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

+ Triển khai đa dang nén tang: Kha nang lam viéc va quan ly dit ligu Online moi lic moi noi, đồng thoi, dé đàng triển khai trên đa dạng thiết bị như laptop, điện thoại thông minh, may tinh bang.,

+ Hỗ trợ đa kênh: Hỗ trợ người dùng miễn phí trên nhiều kênh khác nhau như: nhóm cộng đồng trên Facebook, Hotline, Website, )

Đối tượng khách hàng của MISA AMIS:

MISA AMIS phủ hợp với đa dạng các doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại, dịch

vụ, sản xuất

250.000+ doanh nghiệp đã lựa chọn MISA

Nền tảng đáp ứng được n ầu quản trị a nhié inh vu jant

Beene GPhone oid ORE Quem DY vieiphan eorce DM a

Bigfam ‘itafa @manm dat pm ® ONG @ rans’ (ivero)

, Tổng quan về hệ thống MISA AMIS Mua hàng

MISA AMIS giải pháp quản trị mua hàng một cách toàn diện, với giao diện đơn giản,

dễ sử dụng đáp ứng đầy đủ Quy trình, nghiệp vụ Mua Hàng cho các Doanh Nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề sản xuất, kinh doanh

- _ Đối với Ban Lãnh Đạo:

+ MISA AMIS giúp nắm bắt tức thời tình hình mua sắm trong doanh nghiệp

+Hỗ trợ quản lý tập trung dữ liệu nhà cung cấp

+Thuận tiện theo dõi quy trình mua hàng

- _ Đối với Nhân Viên:

+Giúp thực hiện các nghiệp vụ mua sắm theo quy trình khoa học, nhất quán từ bước tạo Yêu câu đên bước Hoàn thành đơn mua hàng pửi nhà cung cap

AMIS Mua Hàng: Quy trình mua hàng rõ ràng, đầy đủ

Được thiết kế dựa trên quy trình nghiệp vụ mua hàng thực tế, shi nhận từng giai đoạn của quy trình mua hàng một cách chi tiết nhất, giúp Quản lý và Nhân viên đồng thời

Quy trình quản trị nghiệp vụ mua hàng

MORAN WIEN PHONE BAM ree VIER MUA MARC GIÁ ĐÓC/ TRƯỞNG ĐỘ 9Â HHA CUNC CAP

<>

—<—~_

<>

nam bắt nhanh tiến độ, kết quả mua hàng

Phần mềm tối ưu năng suất công việc nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhờ quy trình tự động hóa phân cấp phê duyệt và ủy quyền, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các

bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp

Nhân viên các phòng ban đễ dàng tạo yêu cầu mua sắm và gửi cấp trên phê duyệt khi

có nhu câu

Và Quản lý có thể phê duyệt yêu cầu mua hàng bất kỳ lúc nào và bất kỳ nơi đâu ngay trên smartphone mà không cần có mặt tại văn phòng giúp đơn vị tiết kiệm chỉ phí và giảm thiêu tình trạng áp tắt công việc

Phần mềm tự động chuyên tiếp các yêu cầu sau khi đã được phê duyệt đề theo dõi và thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình mua hảng øiúp tự động hóa và tiết kiệm đến

90 % thời ø1an nhập liệu

AMIS Mua Hàng cung cấp nhiều tiện ích: Thông qua việc tự động tổng hợp, cập nhật

số liệu tức thời, AMIS Mua Hàng cung cấp đầy đủ hệ thống báo cáo phân tích, các biểu

đồ trực quan hỗ trợ người dùng theo dõi, quản lý thuận tiện hơn

AMIS Mua Hàng còn là trợ lý thông minh, cho phép quản lý, đánh giá nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn đúng đắn Tông hợp và so sánh báo giá tốt nhất, hỗ trợ quản lý đưa ra

lựa chon NCC phù hợp nhất Và kịp thời nhắc nhớ đơn hàng đã đến hạn giao hàng,

thanh toán công nợ

3 Lý do chọn phần mềm quản lý AMIS

Nếu Doanh Nghiệp chọn việc quan ly theo thu công sẽ sặp các khó khan, truc trac:

+ Khó kiểm soát tiền độ thực hiện, chậm tiến độ sản xuất kinh doanh

+ Không kiểm soát được giá cả do cách làm việc thủ công, chưa có quy trình mua hàng

hợp lý

+ Quản lý yêu cầu mua sắm rời rạc, mất nhiều thời gian lập kế hoạch mua hàng

+ Lãng phí chỉ phí mua hàng do không quản lý, đánh giá được nhà cung cấp

+ Các phòng ban liên kết, phối hợp thiếu ăn ý

+ Không liên kết dữ liệu sIữa các bộ phận nhập liệu chồng chéo

Khi đoanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý MISA AMIS:

+ Kiểm soát tiến độ thực hiện, đáp ứng kịp thời nhụ cầu sản xuất kinh doanh

+ Quản lý tập trung yêu cầu mua sắm, lập kế hoạch mua hàng nhanh chóng, chính xác + Tổng hợp báo giá từ các nhà cung cấp và gợi ý lựa chọn phù hợp tối ưu chỉ phí mua hàng

+ Kết nói linh hoạt với AMIS bán hàng, AMIS kế toán để trao đôi dữ liệu, tiết kiệm

thời sian nhập liệu

Chương 2 Phân tích chức năng của hệ thống

Mô hình phân cấp chức năng của Hệ thống AMIS Mua Hàng

2 Quy trình mưa hàng,

TT eee tt 3.1 Tông hợp danh sách Đơn bảng, TY Der) bio cio

1 Tổng quan tinh hinh mua hang MISA AMIS

1.1 Tông quan Amis mua hang

a Đôi tượng sử dụng và mục đích của hệ thông:

- Đối với người dùng: hỗ trợ nắm được một cách Tổng quan về tình hình mua hàng phát sinh tại đơn vị

- Đối với Ban lãnh đạo công ty: đưa ra được những định hướng, quyết định điều hành hợp lý

- Thông qua việc tự động tông hợp cập nhật số liệu tức thời AMIS mua hàng cung cấp đầy đủ hệ thống báo cáo phân tích các biếu đỗ trực quan hỗ trợ người dùng theo dõi quản lý thuận tiện hơn

- Giúp quản lý đánh giá nhà cung cấp đề đưa ra lựa chọn đúng đắn tông hợp và so sánh báo giá tốt nhất hỗ trợ quản lý đưa ra lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Tổng quan

Để nghị mua hàng Giá trị mua theo thời giam

Nhà cung cấp có giá trị mua lớn " Mặt hàng mua nhiều nhất

9.000 9.000

Giao điện chức năng Tổng quan Amis mua hang

b, Nhan xét va danh gia hé thong Tong quan tinh hinh mua hang:

Uu diém:

+_ Thiết kế trực quan: Các thông tin được chia thành từng khối (widgets) rõ rang,

sử dụng biểu đồ đề trực quan hóa số liệu giúp người ding dé dang theo déi xu hướng (ví dụ: ø1á trị mua theo thời ø1an)

+ Tổ chức thông tin hợp lý: Danh sách nhà cung cấp và mặt hàng được sắp xếp kèm theo giá trị mua giúp dễ dàng đánh giá và so sánh

+ Tính năng lọc linh hoạt: Cho phép người dùng chọn khoảng thời gian để xem

dữ liệu (tháng này, năm nay) và đôi đơn vị tiền tệ nếu can

Nhược điềm và một số đề xuấtgợi ý cải tiến:

+ Han ché không gian hiển thị: dễ đọc trên các thiết bị màn hỉnh lớn, tuy nhiên, với màn hình có kích thước nhỏ hoặc trên các thiết bị di dong, có thể bị thu nhỏ, gay kho khan trong việc đọc thông tin

+ Thiếu các chỉ số cảnh báo hay phân tích tự động: Không có gợi ý hành động

cu thé Ví dụ: nhà cung cấp nào đang có vấn đề, đề nghị nảo cần ưu tiên xử lý, hay các xu hướng bắt thường

+ Hỗ trợ giao diện di động: Tối ưu hóa để phù hợp với màn hình nhỏ hoặc cung cấp giao diện rút gọn nhưng vẫn giữ đầy đủ thông tin cần thiết

+ Tích hợp thêm các phân tích AI: Gợi ý nhà cung cấp tốt nhất hoặc dự đoán xu

hướng mua hàng theo dữ liệu lịch sử

Thông qua chức năng này, doanh nghiệp có thê chỉ định đơn hàng cho một nhả

cung cấp cụ thê, thường là để đáp ứng nhu cầu cấp bách, hoặc để sử dụng các nhà cung cấp đã có sẵn trong hệ thông theo từng yêu cầu đặc biệt

Mua hàng theo chỉ định linh hoạt hơn và phù hợp cho các trường hợp cần mua hàng nhanh chóng mà không cần hợp đồng dài hạn hoặc các ràng buộc cụ thể như trong mua theo thỏa thuận

> Phan tich chi ti¢t nghiệp vụ Lập đơn mua hàng theo chỉ định

Đề mua các mặt hang theo nhu cầu của đơn vị một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả, hệ thống cho phép lập đơn mua hàng theo chỉ định

Lưu ý: Người dùng phải được Phân quyền vai trò/nghiệp vụ chức năng mới thực hiện được chức năng Lập ĐMIH theo chỉ định

e© Cách l: Lập đơn mua hàng tại phan hệ Mua theo chỉ định

+ Trên phân hệ Mua theo chỉ dinh, chọn Thêm don mua hang

+ Chọn Lập đơn mua hàng từ Kế hoạch mua hàng

Người liên hệ Emai Số điện thoại

Đơn vị đề nghị mua * Điễn giải

Thông tin hàng: Chương trình tự động lấy các thông tin chung,

thông tin mặt hàng đề lên ĐMH với điều kiện hợp lệ:

+ Thông tin Nhà cung cấp trên đơn mua hàng trùng với thông tín Nhà cung cấp trên thỏa thuận mua hàng đã khai báo

+ Ngày đơn hàng thuộc khoảng thời p1an áp dụng thỏa thuận mua hàng

— Hệ thống tự động điền thông tin chung và mặt hàng từ kế hoạch mua hàng khi các

điều kiện hợp lệ, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót

— Viéc kiém tra diéu kiện thỏa thuận trùng khớp giữa nhà cung cấp và thời gian giúp đảm bảo tính hợp lệ của đơn hàng

Trên tab Thông tin giao hàng: Cho phép khai báo và theo đối từng dot giao hang trên đơn mua hàng

— Cho phép người dùng khai báo và quản lý từng đợt giao hàng, tăng tính linh hoạt trong việc theo đối

+ Kiểm tra và khai báo bô sung các thông tin còn thiếu Sau đó nhấn Lưu và gửi DMH

e© Cách 2: Lập đơn mua hàng tại phân hệ Yêu cầu mua sắm

Tương tự các thao tác cách l:

- Trên Danh sách YCMS, chọn cột Chức năng, nhân Mua theo chỉ định

- Chọn Lập đơn mua hàng từ Kế hoạch mua hàng

- Điền các thông tin bắt buộc trên Tab thông tin đơn hàng và thông tin giao hang

—> Hệ thống MISA hỗ trợ linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả hơn trong việc tạo Lập đơn

mua hàng tại nhiều phân hệ trên hệ thống

2.2 Kế hoạch mua hàng AMIS Mua Hàng cho phép người dùng theo dõi kê hoạch mua hàng ngay trên phân mềm, giúp lập nhanh đơn mua hàng, đề nghị mua hàng từ các kế hoạch mua hàng tương ứng Đồng thời chương trình cũng giúp các nhà Quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình mua hàng thực tế so với kế hoạch, từ đó xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả và khoa học

Mua hàng Căng ty TNMH ABC (ĐL Demo} © @

: Kế hoạch mua hàng EES

AMIS Mua Hang cho ra mat phan hé Ké hoach mua hang:

4% 2.2.1 Lap kế hoạch mua hàng

- Trên giao diện lập Kế hoạch mua hàng, nhân viên có thể chủ động khai báo các thông tin hàng hóa chỉ tiết thông tin mặt hàng hoặc nhân chức năng Chọn nhanh mặt hàng dựa theo tồn kho đề lập nhanh kế hoạch mua hàng từ số tồn kho tối thiêu Trong đó:

+ SL tồn kho: Chương trình lấy lên Số lượng tồn kho đồng bộ từ AMIS Kế toán tương

ứng với từng mặt hàng (Chỉ hiến thị khi có kết nối với AMIS Kế toán)

+ SL tồn kho tối thiểu: Chương trình lấy lên số liệu tồn kho tối thiểu tương ứng với

từng mặt hàng đã khai báo trên danh mục mặt hàng

+ SL đặt mua chưa giao: Chương trình lấy lên số lượng hàng đã đặt theo đơn mua hàng nhưng chưa được giao đồng bộ từ AMIS Kế toán (Chỉ hiển thị khi có kết nối với

hoach mua hang

MA Don mua hang DMHO0010 Đề nghị DN00018 Ce) « tre :

— Hệ thống sẽ lấy đầy đủ thông tin lên chứng từ liên quan, giúp tiết kiệm tối đa thoi oIan, công sức nhập liệu

- Ngay trên giao điện chi tiết kế hoạch mua hàng, Quản lý đễ dàng có thê biết được số lượng đã nhận theo kế hoạch, số lượng đặt mua chưa g1ao và chênh lệch giá trị đã mua

so với kê hoạch

— C&n cir vao sé liéu chénh lệch nay, danh sach ké hoach mua hang sé luôn cập nhật tức thời trạng thái kế hoạch giúp Quản lý theo dõi tình trạng mua hàng mới nhất một cách nhanh chóng và thuận tiện

tt] Muabàng Công ty TNH ABC (OL Demo}

Trạng thái Kế hoạch mua hàng

Lợi ích của việc Lập kế hoạch mua hàng:

+ Đảm bảo nguồn cung liên tục: Dự đoán và chuẩn bị nguồn hàng kịp thời, tránh thiếu hụt

+ Tối ưu hóa chỉ phí: Mua hàng có kế hoạch giúp tận dụng giá ưu đãi, tránh vượt ngân sách

+ Quản lý kho hiệu quả: Giảm tồn kho dư thừa hoặc thiếu hàng, tối ưu chi phí lưu kho

+ Quản lý dòng tiền: Kiếm soát ngân sách tốt hơn, thanh toán đúng hạn, tránh nợ quá

% 2.2.2 Lập đề nghị mua hàng từ kế hoạch mua hàng

Chương trình cho phép người dùng lập nhanh đề nghị mua hàng từ kế hoạch mua hàng

đã lập giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế thao tác nhập liệu thủ công

*Người dùng có 2 cách lập đề nghị mua hàng từ kế hoạch mua hàng:

Cách 1: Lập đề nghị mua hàng tại phân hệ Mua theo quy trình

- Vào phân hệ Mua theo quy trình\tab Đề nghị mua hàng, nhấn Thêm đề nghị mua hàng

Me nghi tr Ke hogeh mua hàng

tượñ? kính lap’ dé chbi'ké hoach'tnua TT eee et ee ee ee

e Đã sun hu Huong o-0-0-0

- Chương trình tự động lấy các thông tin hàng hóa lên đề nghị mua hàng Kiểm tra và

khai báo bô sung các thông tin còn thiếu cho để nghị mua hàng

- Sau đó nhấn Lưu hoặc Lưu và gửi duyệt tùy theo tùy chọn có hay không thực hiện phê duyệt đề nghị mua hàng đã thiết lập

Lập đề nghị từ

sạch mua hàng + * AHOOL

Théng tin chung

Logi dé nghi * Ngày đề nghị Đơn vị đề nghị mua * Mục đích mưa hằng *

M Ng nước + + 5/11/2023 Công ty TNHH ABC (DL De " Muađềxuấtb

Hạn giao hàng Địa điểm giao

Cách 2: Lâp đề nghi mua hàng tai phân hệ Kế hoạch mua hang

Trên giao diện danh sách kế hoạch mua hàng (Hoặc xem chi tiết kế hoạch mua hàng chưa hoàn thành), chọn chức năng Mua theo quy trình

tt Ệ] Muahàng = congey twat asc (01 vero) a &@ ®

Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tín còn thiếu cho dé nghi mua hang

Sau đó nhắn Lưu hoặc Lưu và gửi duyệt tùy theo tùy chọn có hay không thực hiện phê duyệt đề nghi mua hang da thiét lap

Lợi ích của việc Lập đề nghị mua hàng:

+ Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình: Đảm bảo các yêu cầu mua hàng được quản lý

có hệ thông và đễ dàng theo dõi

+ Giảm thiểu sai sót: Nhờ việc cập nhật thông tin trực tiếp từ đề nghị sang đơn mua

hàng, hạn chế lỗi nhập liệu

+ Phân quyền rõ ràng: Quy trình phê duyệt giúp đảm bảo các cấp quản lý có thê kiêm soát và theo dõi chi tiêu mua sam

+ Tiết kiệm thời gian: Các bước được thực hiện trên hệ thống giúp rút ngắn thời gian

xử lý so với phương thức thủ công

% 2.2.3 Lập đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng

Chương trình cho phép người dùng lập nhanh đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng đã

ach 1: La mua hàng theo phân hệ MI öa thuậ

- Vào phân hệ Mua theo thỏa thuận\tab Đơn mua hàng, nhắn Thêm đơn hàng

i mua hàng = Cong ty TNHH ABC (DL Demo)

eee)

- Chon Lap don mua hang tir Ké hoach mua hang

- Nhắn biêu tượng kính lúp dé chon kế hoạch mua hàng

Maày gian hàng

¥ Thong tin chung

Ngay don hang *

07/12/2033 Chon kế hoạch mua hàng

——— ns đây cắc eh

“Thêm đông Xán hết d 2

An Ngày gi¬n hàng ove ve

Địa điểm gian hàng

- Trên tab Thông tin đơn hàng:

+ Chương trình tự động lấy các thông tin Đơn giá, Tỷ lệ chiết khấu từ Thỏa thuận mua

hang da lập khi thong tin trên đơn hàng thóa mãn các điều kiện sau:

- Thông tin Nhà cung cấp trên đơn mua hàng trùng với thông tin Nhà cung cấp trên thỏa thuận mua hàng đã khai báo

-ÐNeàw2đœn-hàne thuộc khoảng thời gian 4p dung thỏa thuận mua hàng

hy Thông tin giao hàng,

Email

\gant83eomail.com Đơn vị đề nghị mua Diễn giả

Cảng ty TNHH ABC (DL Dems)

¥ Théng tin mặt hàng Loạltiên wND + {

Mã hàng xo Bon vi tinh Số lượng Đơn giá Tw CK) Tiền chiết khấu - te thas GTGT

‘ 584000 308000 2 83360 Tổng 13.608.000

- Trén tab Th6ng tin giao hang: Cho phép khai bao va theo đõi từng dot giao hang trên

don mua hang

Đơn mua hàng DMH00020

Thong tin giao hi + Thing tin mat hang

Hangiaohing Ngày giao thực 16

2 tàng ron rae Quycxn Kho ot 34 Cần gàg - 3í đà nhờn meodợtguohang | xí chưa g

- Kiêm tra và khai báo bô sung các thông tin còn thiêu

- Sau đó nhân Lưu và gửi ĐMH

Cách 2: Lập đơn mua hàng theo phân hệ Ké hoạch mua hang

Trên giao diện danh sách kế hoạch mua hàng (Hoặc xem chi tiết kế hoạch mua hàng chưa hoàn thành), chọn chức năng Mua theo thỏa thuận

tì Mua hàng = _Céng ty TNNH ADC (DL Demo}

Kế hoạch mua hàng axa»

Trên tab Thông tin đơn hàng (tương tự như phân hệ Mua hàng theo thỏa thuận):

- Chương trình tự động lấy các thông tin hàng hóa lên đơn mua hàng

- Các thông tin Đơn giá, Tỷ lệ chiết khấu được lấy lên từ Thỏa thuận mua hàng đã lập khi thông tin trên đơn mua hàng thỏa mãn các điều kiện sau:

+ Thông tin Nhà cung cấp trên đơn mua hàng trùng với thông tin Nhà cung cấp trên thỏa thuận mua hàng đã khai báo

+ Ngay don hang thuéc khoang thoi gian 4p dụng thỏa thuận mua hàng

- Kiểm tra và khai báo bố sung các thông tin con thiếu cho đề nghị mua hàng

Sau đó nhắn Lưu và gửi ĐMH

Lợi ích của việc Lập đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng:

+ Tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian: Tự động điền thông tin từ kế hoạch, giảm bớt thao tác thủ công và hạn chế sai sót

+ Kiểm soát ngân sách hiệu quả: So sánh chỉ phí với ngân sách kế hoạch, cảnh báo

khi vượt quá đề điều chỉnh kịp thời

+ Quản lý nhu cầu mua hàng khoa học: Lập kế hoạch dễ dàng từ nhu cầu tổng hợp,

ưu tiên mặt hàng cần thiết và tối ưu tồn kho

+ Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp: Giúp nhà cung cấp dự đoán nhu cầu và giao

hàng đúng hạn, thương lượng giá tốt hơn

+ Tăng cường quản trị và ra quyết định: Cung cấp báo cáo chỉ tiết và dự báo nhu cầu dài hạn, hỗ trợ chiến lược mua sắm

+ Hỗ trợ phê duyệt và theo dõi tiến độ: Quy trình phê duyệt rõ ràng và đễ dàng theo dõi tiễn độ từ lập đơn đến thanh toán

3.3 Mua hàng theo thỏa thuận

Mua hàng theo thỏa thuận là quá trình mua hàng dựa trên các thỏa thuận, hợp đồng

hoặc cam kết đã được thiết lập giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

Thông thường, doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận về các điều khoản như giá

cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện thanh toán trong hợp đồng

Lợi ích của việc mua theo thỏa thuận là đảm bảo giá cả và chất lượng ôn định, thường được áp dụng cho các hàng hóa có nhu cầu mua thường xuyên hoặc các dự án lớn cần

sự ràng buộc về điều kiện cung cấp

% 3.3.1 Tổng quát quy trình Mua hàng theo thỏa thuận:

® Bước l: Khai báo Thỏa thuận mua hàng

1.1 Thêm thỏa thuận mua hang, quan lý theo đối Danh sách Thỏa thuận mua hàng

—> Việc tạo và quản lý thỏa thuận giúp tô chức đễ dàng nắm bắt thông tin các cam kết với nhà cung cấp và chuẩn bị cho quá trình mua sắm sau đó

1.2 Lập Đơn mua hàng theo Yêu cầu mua sắm/ thỏa thuận

—> Quy trình nảy cho phép tính linh hoạt, giúp tạo đơn mua hàng từ cả yêu cầu mua sắm và từ các thỏa thuận mua hàng đã thiết lập Nhằm đảm bảo các đơn mua hàng được lập trên cơ sở rõ ràng, dễ kiểm soát

1.3 Nhập khâu hàng loạt Thỏa thuận mua hàng

—> Đây là tính năng hữu ích cho những doanh nghiệp cần quản lý số lượng lớn các thỏa thuận, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong việc cập nhật thông

tin

e Bước 2: Lập Đơn mua hàng

2.1 Lập đơn mua hàng từ 03 nguồn: quy trình mua, theo thỏa thuận mua hàng, từ kế

hoạch mua hàng

—> Tạo sự linh hoạt và phù hợp với nhiều loại nhu cầu khác nhau

2.2 Quản lý, theo dõi đơn mua hàng từ Danh sách đơn mua hàng

—> Danh sách đơn mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát và giám sát tiến độ các đơn hàng dễ dàng, hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn

2.3 Chọn NCCC đề lập Đơn mua hàng

—> Tính năng cho phép chọn nhà cung cấp để lập đơn hàng tạo điều kiện thuận lợi trong việc so sánh các nhà cung cấp và lựa chọn phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp

2.4 Xem thông tin công nợ theo từng đơn hàng

—> Thông tin công nợ theo từng đơn hàng giúp quản lý tài chính, tránh nợ quá hạn

và cải thiện quan hệ giữa Doanh nghiệp với nhà cung cấp

Tổng kết, có thể thấy, Quy trình mua hàng theo thỏa thuận MISA AMIS được thiết kế có hệ thống, kết nối chặt chẽ từ bước thỏa thuận đến việc lập đơn

mua hang va quan lý công nợ Quy trình này đảm báo sự mình bạch, tính linh hoạt

và hiệu quả, phù hợp cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quá trình mua sắm và quản lý nhà cung cấp

% 3.3.2 Phân tích chi tiết một số nghiệp vụ trong Mua hàng theo thỏa thuận

a Khai bao thỏa thuận mua hàng:

Cho phép khai báo các thông tin liên quan đến thỏa thuận mua hàng với nhà cung cấp

đề lập nhanh đơn mua hàng

Cách 1: Thêm thỏa thuận mua hang thủ công

- Vào phân hệ Mua theo thỏa thuận\Thỏa thuận mua hàng, nhấn Thêm thỏa thuận

tị fff MUA HÀNG # Công ty TNHH AB€ (DL Deme) tạ @ O @

- Khai báo các thông tin trên Tab Thỏa thuận mua hàng:

+ Thông tin chung: Số thỏa thuận, Ngày thỏa thuận, và chọn Nhà cung cấp, khoảng thời gian hiệu lực, Điều khoản thanh toán và Địa điểm giao hàng + Thông tin mặt hàng: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vi tính, Đơn giá mua, và Tỷ lệ chiết khấu theo Đơn mua theo thỏa thuận

- Cuối củng, ấn chọn Lưu đề hoàn tất hoặc Lưu và Thêm đề tiếp tục thêm thỏa thuận mới

+ Tối ưu hóa thao tác: Cung cấp tùy chọn 7w và 7hêm, giúp tiết kiệm thời gian

khi thêm nhiều thỏa thuận liên tiếp

- _ Nhược điểm: Quy trình có thể phức tạp với người mới dùng, vì yêu cầu nhiều thông tin chỉ tiết

Cách 2: Nhập từ Excel hàng loạt thỏa thuận mua hàng

- Tải xuống tệp mẫu Excel được cung cấp sẵn trong chức năng Thêm thỏa thuận Chọn tệp nguồn và nhập liệu các thông tin theo mẫu

- Sau khi nhập liệu xong, tải lên phần mềm File da day đủ thông tin đơn mua hàng