Hãy trình bày tóm tắt phương pháp 5s (khái niệm, lợi Ích khi Áp dụng, quy trình triển khai Áp dụng, …) Điều kiện Để Áp dụng thành công 5s là gì tại sao Đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai Áp dụng 5s tại một doanh nghiệp

1.3 Năm bước thực hiện phương pháp 5S Bước 1: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động Tổ chức cuộc họp để xây dựng kế hoạch chi tiết, đảm bảo quy trình 5S được áp dụng hiệu quả.. Bước 3

MÔN QUẢN TRỊ CHÁT LƯỢNG NÂNG CAO

Đề tài 2: Hãy trình bày tóm tắt phương pháp 5S (khái niệm, lợi ích khi áp dụng, quy trình triển khai áp dụng, …) Điều kiện để áp dụng thành công 5S là gì? Tại sao? Đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S tại một doanh nghiệp.

Giảng viên hướng dẫn: TS NGUYỄN TẤN TRUNG

Học viên thực hiện: Đào Hoàng Ngọc Anh

MSSV: 524102070501

Thành Phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2024

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy TS Nguyễn Tấn Trung, giảng viên bộ môn Quản trị Chất lượng Em luôn cảm nhận được sự tâm huyết và tận tụy của Thầy trong suốt quá trình giảng dạy và hướng dẫn Thầy đã giúp em tích lũy nhiều kiến thức bổ ích, mang đến cái nhìn sâu sắc hơn về môn học Nhờ những bài giảng của thầy, em đã dần hiểu rõ hơn về quản trị chất lượng cũng như ứng dụng vào trong môn học và luận văn sau này

Kính chúc Thầy luôn được nhiều sức khỏe, bình an, vững tin trên con đường sự nghiệp của mình và thành công với những dự định sắp tới

Trân trọng

Tài liệu tham khảo: 17

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta không ngừng phát triển, các doanh nghiệp ngày càng thích nghi tốt hơn với sự sôi động của kinh tế thị trường Đặc biệt, sau khi Việt Nam gia nhập WTO và đối mặt với sự suy thoái của nền kinh tế thế giới, áp lực cạnh tranh và đào thải càng trở nên khốc liệt Để nâng cao năng lực cạnh tranh, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một chiến lược kinh doanh và phương thức quản lý phù hợp Một trong những cách tiếp cận hiệu quả là xây dựng

và áp dụng các biện pháp cùng hệ thống quản lý chất lượng, nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và thị trường

Tuy nhiên, bất kể doanh nghiệp đầu tư hay kinh doanh theo hướng nào, yếu tố con người vẫn luôn là nhân tố quyết định sự thành công Từ lâu, Nhật Bản đã khởi xướng phong trào 5S với triết

lý "con người là trung tâm của mọi sự phát triển." Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, thoải mái không chỉ nâng cao tinh thần mà còn cải thiện năng suất và điều kiện lao động

Ngày nay, mô hình 5S đã được nhiều quốc gia áp dụng, trong đó có Việt Nam Công ty TNHH Thương mại - Sản xuất Minh Thìn, chuyên sản xuất và kinh doanh phụ liệu may mặc, là một trong những doanh nghiệp áp dụng thành công mô hình này, tạo nên một môi trường làm việc

hiệu quả Nhận thức được tầm quan trọng của 5S em đã chọn đề tài “Áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH Thương mại - Sản xuất Minh Thìn” cho bài tiểu luận của em.

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Cơ sở lý thuyết các vấn đề liên quan đến thực trạng áp dụng phương pháp 5S tại doanh nghiệp ở Việt Nam.

1.1 Khái niệm chung về 5S

Phương pháp 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1950, trong bối cảnh đất nước đang phục hồi sau Thế chiến thứ hai và cần các phương pháp quản lý hiệu quả để tái thiết nền kinh tế 5S được phát triển từ triết lý quản lý của Toyota, một phần quan trọng trong Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System - TPS) Tên gọi "5S" xuất phát từ năm chữ cái đầu trong tiếng Nhật: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Chuẩn hóa), và Shitsuke (Duy trì) Ban đầu, 5S tập trung vào việc cải thiện môi trường làm việc tại các nhà máy sản xuất, giúp giảm lãng phí, tăng năng suất và đảm bảo an toàn lao động Sau này, phương pháp 5S được phổ biến rộng rãi trên toàn thế giới và được áp dụng không chỉ trong lĩnh vực sản xuất mà còn ở các ngành dịch vụ, giáo dục và quản lý, trở thành nền tảng cho việc cải tiến và quản lý chất lượng

1.2 Lợi ích của phương pháp 5S

Phương pháp 5S mang nhiều lợi ích quan trọng đối với tổ chức và cá nhân, góp phần cải thiện môi trường làm việc và thúc đẩy hiệu quả hoạt động

-Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp: giúp không gian làm việc thoáng đãng, dễ chịu, tạo cảm hứng và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

- Tăng cường hiệu quả và năng suất: việc sắp xếp hợp lý giúp hạn chế lãng phí thời gian trong quá trình làm việc và tăng năng suất lao động

- Đảm bảo an toàn lao động: loại bỏ các vật dụng không cần thiết và duy trì trật tự giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động

- Thúc đẩy văn hóa tự giác và trách nhiệm: khuyến khích nhân viên tự giác duy trì và cải thiện môi trường làm việc, từ đó hình thành thói quen làm việc khoa học và có kỷ luật

- Giảm lãng phí tài nguyên: Sử dụng hiệu quả tài nguyên như thời gian, không gian, thiết bị và nhân lực, giúp giảm chi phí vận hành

- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: quy trình làm việc rõ ràng và khoa học giúp giảm sai sót, tăng độ chính xác và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Nâng cao hình ảnh tổ chức:một môi trường làm việc sạch đẹp và chuyên nghiệp không chỉ nâng cao uy tín doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác

1.3 Năm bước thực hiện phương pháp 5S

Bước 1: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động

Tổ chức cuộc họp để xây dựng kế hoạch chi tiết, đảm bảo quy trình 5S được áp dụng hiệu quả Cung cấp thông tin đầy đủ về tiêu chuẩn 5S, định hướng, mục tiêu và nội dung thực hiện

Khảo sát ý kiến và thái độ của nhân viên để đảm bảo sự đồng thuận và giảm thiểu xung đột

Bước 2: Đào tạo, hướng dẫn thực hiện

Hướng dẫn nhân viên cách thực hiện và ý nghĩa của 5S, tạo động lực và tinh thần trách nhiệm Xác định mục tiêu khả thi và xây dựng môi trường làm việc tích cực

Khuyến khích cải tiến liên tục, tránh đổ lỗi hoặc áp đặt trong quá trình triển khai

Bước 3: Tiến hành thực hiện quy trình 5S

Sàng lọc (Seiri): Đây là bước đầu tiên nhằm phân loại và loại bỏ các vật dụng không cần thiết

trong khu vực làm việc Các vật dụng cần thiết sẽ được giữ lại và lưu trữ một cách hợp lý Việc này giúp không gian làm việc trở nên gọn gàng, thông thoáng hơn

Sắp xếp (Seiton): Tất cả các vật dụng cần thiết được tổ chức theo công dụng, đặt ở vị trí thuận

tiện để sử dụng Mỗi vật dụng nên có ghi chú hoặc dấu hiệu rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất

Sạch sẽ (Seiso): Duy trì vệ sinh cho khu vực làm việc và các dụng cụ Nhân viên cần tự giác giữ

gìn không gian sạch sẽ một cách thường xuyên, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và chuyên nghiệp

Săn sóc (Seiketsu): Đảm bảo rằng các bước sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ được thực hiện liên tục

và đúng cách Tất cả mọi người trong tổ chức đều phải tuân thủ và duy trì các tiêu chuẩn đã đặt ra

Sẵn sàng (Shitsuke): Đây là bước cuối cùng nhằm tạo động lực cho tất cả nhân viên hiểu rõ lợi

ích của phương pháp 5S Sự tự giác và cam kết thực hiện 5S mọi lúc, mọi nơi sẽ giúp phương pháp này trở thành một thói quen và là một phần của văn hóa doanh nghiệp

Bước 4: Đánh giá và cải tiến

Đánh giá kết quả đạt được sau khi triển khai, phân tích các khía cạnh thực hiện tốt

Tìm kiếm các điểm cần cải thiện và học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác

Tiếp tục điều chỉnh quy trình để đạt hiệu quả tốt hơn trong tương lai

Bước 5: Duy trì thực hiện

Tuyên dương các thành tích xuất sắc và tạo động lực để duy trì việc thực hiện 5S

Đối chiếu kết quả kỳ vọng với thực tế, đảm bảo các bước 5S được thực hiện đúng và đầy đủ Biến 5S trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa và hoạt động của doanh nghiệp

1.4 Những yếu tố chủ chốt làm nên thành công để áp dụng phương pháp 5S :

Để đạt được kết quả tốt trong việc triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khác bên cạnh việc hiểu rõ tiêu chuẩn và bước thực hiện 5S, bao gồm:

1.4.1 Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo:

Cam kết trách nhiệm: Ban lãnh đạo đóng vai trò định hướng và dẫn dắt quy trình 5S

Giám sát và điều chỉnh: Liên tục giám sát, lắng nghe phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh phù hợp

Cung cấp nguồn lực: Hỗ trợ công cụ, thời gian và chỉ dẫn cụ thể để nhân viên thực hiện hiệu quả Tạo động lực: Áp dụng các biện pháp khuyến khích, khen thưởng để thúc đẩy tinh thần nhân viên

1.4.2 Sự đồng thuận giữa các bộ phận,nhân viên:

Hợp tác và học hỏi: Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, tạo cơ hội học hỏi lẫn nhau Tiêu chuẩn thống nhất: Thống nhất cách triển khai 5S để có thể đánh giá hiệu quả chung

Môi trường toàn diện: Tạo điều kiện cho nhân viên quen thuộc với văn hóa 5S trên toàn doanh nghiệp

Học hỏi kinh nghiệm: Khuyến khích các bộ phận học hỏi từ thành công của nhau để cải thiện quy trình

1.4.3 Liên tục cập nhật xu hướng mới:

Hiện đại hóa quy trình: Cập nhật thiết bị, công cụ và không gian làm việc theo xu hướng mới Linh hoạt và thích nghi: Điều chỉnh tiêu chuẩn 5S phù hợp với sự thay đổi để tránh lạc hậu

Hướng đến tương lai: Đảm bảo quy trình 5S luôn đáp ứng tốt các nhu cầu phát triển của doanh nghiệp

1.4.4 Đánh giá định kỳ kết quả

Đánh giá liên tục: Tiến hành kiểm tra định kỳ để nhận diện điểm mạnh, yếu trong quy trình Khắc phục lỗ hổng: Xử lý kịp thời những thiếu sót để nâng cao hiệu quả thực hiện

Duy trì và cải tiến: Phát huy các điểm tích cực và cải tiến liên tục để đảm bảo sự bền vững

Thành công của phương pháp 5S không chỉ dựa vào việc áp dụng đúng phương pháp mà còn phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các yếu tố nội tại trong tổ chức, tinh thần cải tiến và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Chương 2: Áp dụng phương pháp 5S tạo môi trường làm việc hiệu suất cao tại Công ty TNHH Thương mại-Sản xuất Minh Thìn

2.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH Thương mại-Sản xuất Minh Thìn

Công ty TNHH Thương mại-Sản xuất Minh Thìn thành lập năm 2004, là một doanh nghiệp chuyên cung cấp và sản xuất các loại phụ liệu may mặc chất lượng cao Với hơn hai thập kỷ phát triển, Minh Thìn đã xây dựng được uy tín trong ngành công nghiệp thời trang và phụ liệu may mặc, không ngừng mở rộng mạng lưới khách hàng trong nước

Sứ mệnh của Công ty là mang đến các sản phẩm phụ liệu may mặc đa dạng, đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao nhất nhằm phục vụ cho các nhà máy may mặc, công ty thiết kế thời trang, và các thương hiệu lớn trong ngành Các sản phẩm chủ lực của Công ty bao gồm dây kéo, khuy nút, chỉ may, mác quần áo, và nhiều loại phụ liệu chuyên dụng khác

Với đội ngũ nhân viên lành nghề và hệ thống máy móc hiện đại, công ty không chỉ đáp ứng yêu cầu về chất lượng mà còn đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng Công ty luôn đặt khách hàng làm trung tâm, không ngừng cải tiến để mang lại giá trị bền vững và hợp tác lâu dài

2.2 Áp dụng phương pháp 5S tạo môi trường làm việc hiệu suất cao tại Công ty TNHH

Thương mại-Sản xuất Minh Thìn

Mặc dù là một doanh nghiệp nhỏ, Công ty TNHH Thương mại Sản xuất Minh Thìn đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống 5S để cải thiện môi trường làm việc Ý tưởng triển khai 5S đã được lãnh đạo công ty ấp ủ từ lâu nhằm xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, đồng thời thúc đẩy khả năng sáng tạo của đội ngũ cán bộ,1công nhân viên chức (CBCNV)

Trước nhu cầu cấp bách về việc áp dụng các công cụ quản lý hiệu quả, lãnh đạo công ty đã xác định 5S là giải pháp cần thiết và phù hợp để đạt được mục tiêu này Với sự giúp đỡ của các chuyên gia tư vấn, công ty gửi một tổ nhân viên tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu Điều này

nhằm trang bị cho họ những kiến thức và kỹ năng cơ bản, tạo nền tảng vững chắc để triển khai hệ thống 5S một cách bài bản và hiệu quả

Những bước đi ban đầu này thể hiện sự cam kết của Minh Thìn trong việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để công ty phát triển bền vững trong tương lai

2.2.1 Chuẩn bị và xem xét thực trạng

Công ty TNHH Thương mại Sản xuất Minh Thìn xây dựng kế hoạch triển khai 5S một cách chi tiết và bài bản như sau:

Thành lập ban chỉ đạo và tổ đánh giá: Ban chỉ đạo và tổ đánh giá được thành lập với sự tham gia của các thành viên lãnh đạo công ty, đại diện các phòng ban, và những người có uy tín, ảnh hưởng trong công ty Họ thực hiện vai trò hỗ trợ, động viên, giám sát, nhắc nhở, đánh giá, và cải thiện quá trình thực hiện 5S

Mời chuyên gia tư vấn: Công ty mời các chuyên gia trong lĩnh vực15S.để tư vấn và hỗ trợ việc triển khai hệ thống

Đánh giá thực trạng 5S: Đánh giá hiện trạng của công ty để xác định mức độ đáp ứng các tiêu chí của 5S, từ đó lập ra danh sách các công việc cần thực hiện để đạt được yêu cầu của 5S

Tuyên truyền về 5S: Các khẩu hiệu, bảng tin, biểu ngữ, và pano áp phích về 5S được đặt ở các vị trí quan trọng trong công ty nhằm nâng cao nhận thức của nhân viên Ban lãnh đạo cũng đưa ra thông báo chính thức về việc triển khai 5S để tất cả người lao động trong công ty được thông tin đầy đủ

Biên soạn và hướng dẫn tài liệu: Các tài liệu hướng dẫn cho các hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch

sẽ được biên soạn và phổ biến, khuyến khích sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên

Xây dựng tiêu chí đánh giá: Bộ tiêu chí đánh giá 5S được xây dựng để đảm bảo việc kiểm tra và đánh giá tại các khu vực trong công ty diễn ra thuận lợi và hiệu quả

Đào tạo nội bộ: Công ty tổ chức các buổi đào tạo nội bộ để giúp nhân viên hiểu rõ khái niệm và yêu cầu của 5S

Khắc phục và cải tiến: Kế hoạch khắc phục, cải tiến, và kiểm tra các điểm chưa phù hợp sau mỗi lần đánh giá được triển khai nhằm đảm bảo sự hoàn thiện liên tục

Khen thưởng và động viên: Công ty công nhận và khen thưởng các cá nhân, phòng ban có thành tích xuất sắc trong việc duy trì và cải tiến 5S, tạo động lực thúc đẩy phong trào trong toàn công ty

Những bước chuẩn bị này là nền tảng để đảm bảo việc triển khai hệ thống 5S tại công ty diễn ra hiệu quả và bền vững

2.2.2 Phát động chương trình

Công ty TNHH Thương mại - Sản xuất Minh Thìn tổ chức lễ khai mạc chính thức triển khai hệ thống 5S tại công ty, với sự tham gia đầy đủ của toàn thể cán bộ công nhân viên và các khách mời Giám đốc Phạm Đình Dũng, đại diện cho Ban lãnh đạo, đã có bài phát biểu quan trọng trước toàn thể CBCNV, nhấn mạnh vai trò, tầm quan trọng của chương trình 5S, đồng thời bày tỏ mong muốn thể hiện cam kết của ban lãnh đạo đối với sự thành công của chương trình và phát động phong trào trong toàn công ty

2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh

Công ty tiến hành tổng vệ sinh theo hệ thống 5S, nhận thức rõ sự hiệu quả của phương pháp 5S, nên toàn bộ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên đều tham gia tích cực Ban chỉ đạo thực hiện 5S của Công ty phân công công việc cụ thể và cung cấp đầy đủ các dụng cụ vệ sinh cần thiết để thực hiện công tác vệ sinh, chuẩn bị kho, giá kệ, tủ đựng, cũng như sắp xếp và chứa các đồ vật sau khi

đã tiến hành sàng lọc Công ty duy trì hoạt động tổng vệ sinh này đều đặn ba lần mỗi năm

2.2.4 Bắt đầu bằng "sàng lọc"

Sàng lọc là bước khởi đầu trong quy trình 5S, mỗi bộ phận, phòng ban của Công ty sẽ xác định các tiêu chí để phân loại những thiết bị, vật dụng, nguyên liệu, hoặc đồ dùng hư hỏng, không liên

quan hoặc chưa cần thiết cho công việc ở khu vực cụ thể Những vật dụng này sẽ được tách ra khỏi những thứ cần thiết, sau đó sẽ được hủy bỏ hoặc đưa ra khỏi khu vực hoạt động làm việc để đảm bảo không gian làm việc được tối ưu và hiệu quả

2.2.5 Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Thực hiện bước "Sàng lọc":Các vật dụng và tài liệu sử dụng thường xuyên được để ở vị trí thuận tiện, dễ dàng lấy và sử dụng Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn rõ ràng và nhận biết dễ dàng để có thể lấy ra khi cần thiết Chỉ những đồ vật cần thiết mới được giữ lại tại nơi làm việc Những vật dụng không cần thiết sẽ được phân loại và

xử lý riêng biệt

Thực hiện bước "Sắp xếp": Sau khi loại bỏ các vật dụng không cần thiết, công việc tiếp theo là tổ chức lại các vật dụng còn lại một cách hợp lý và hiệu quả.Mỗi bộ phận, phòng ban trong Công ty thống nhất các cách thức tổ chức đồ đạc, máy móc và tài liệu Các vật dụng được bố trí gần nhau

và gần nơi sử dụng nhất, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có nhãn và đánh số khi cần thiết để dễ nhận biết Mục tiêu là giảm thiểu thời gian di chuyển và tìm kiếm, đảm bảo mọi vật dụng sẵn sàng khi cần sử dụng

Thực hiện bước "Sạch sẽ": Vệ sinh được tiến hành qua việc tổ chức tổng vệ sinh định kỳ và vệ sinh hàng ngày cho máy móc, vật dụng và khu vực làm việc Cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị luôn sạch sẽ và không bị bám bụi Công ty xây dựng thói quen tốt cho nhân viên, yêu cầu dành từ 10 đến 15 phút trước và sau giờ làm việc để vệ sinh, giữ gìn không gian làm việc ngăn nắp và sạch sẽ Mục tiêu là cải thiện không gian làm việc, giảm thiểu nguy cơ tai nạn và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị

Thực hiện bước "Săn sóc": Công ty duy trì định kỳ và chuẩn hóa ba nguyên tắc trên một cách khoa học và hệ thống Để đảm bảo việc sạch sẽ được duy trì, Công ty áp dụng các phương pháp hiệu quả như:

- Tiêu chuẩn hóa việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật