Môn hành vi tổ chức bộ quy tắc nhóm

Thành viên nghỉ cần xem lại nội dung cuộc họp và hoàn thành phần công việc của mình, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của nhóm.. Đối với việc ra quyết định: - Trưởng nhóm ra quyết đ

Học phần

GV hướng dẫn

Nhóm thực hiện

Thành viên nhóm

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRUONG DAI HQC KINH TE KHOA QUAN TRI KINH DOANH

O00

University of Economics

Môn: HÀNH VI TÔ CHỨC

BỘ QUY TAC NHOM

HRM2001_49K17.2_29K16

Phùng Thị Phước An

Nhóm 10

Trần Vũ Tâm Châu

Trần Thị Thanh Thúy Hoàng Thị Như Ý

Saysitthideth Vanvisa

Trịnh Hồ Hoàng Vy

Đà Nẵng, ngày 10 tháng 11 năm 2024

Mục lục

1 Cùng nhau giải quyết vấn đẻ s s21 111211 12111112121222121 21 ra

2 Đúng hẹn, đúng giờ và có trách nhiệm 2 222022222221 12221213 15532152122

3 Đảm bảo chất lượng công việc, tránh sự pian đoạn - c2: c c2 s2

4 Tạo không khí tích cực, vui vẻ khi làm việc cùng nhau 5.5 2722522

6 Linh hoạt thay đổi và sẵn sàng thích nghi 2-5 SE E2 1225212122121 1x6

7 Phản hồi mang tính xây đựng 2-5221 1 11 21121111121111211112 2126

8 Sẵn sảng học hỎi ác 2c 2211211121111 1111111111 1110111111011 11 1111101111120 1 111111 kg

9 Sang tao không giới hạn - 222 221121112211 211 15111111113 111 1111112212811 81 01 d2

1 Tran Thi Thanh THUY ccc ccc cece ccceeecceeeteseetseeeseeeceseesseeetesestieeetieeetseeteeeees

2 Trinh Hé s0 a7

MUC TIEU CHUNG NHOM 10.0 cccccccccssssssesssessescsesscscsesssussescstesesestesstetetesveeses

THONG TIN LIEN HE

1 Trần Thị Thanh Thuỷ (Trưởng nhóm)

SDT: 0329646292

Email: tranthithanhthuy.2005tp@gmail.com

2 Trinh Ho Hodng Vy

SDT: 0974323933

Email: trinhhohoangvy27@gmail.com

3 Trần Vũ Tâm Châu

SDT: 0825095410

Email: tranvutamchau@gmail.com

4 Saysitthideth Vanvisa

SDT: 0336938518

Email: anny.vanvisa@gmai.com

SLOGAN - “BỨT PHÁ MỌI GIỚI HẠN”

BỘ QUY TẮC NHÓM 10

1 Cùng nhau giải quyết vẫn đề

Nhóm I0 sẽ gặp 1 tuần 1 lần nếu không có dự án, nếu có dự án tần suất gặp mặt sẽ đao động từ khoảng 2-3 lần/tuần tuy thuộc vào mức độ dự án Cuộc họp thông thường sẽ kéo dài từ khoảng 45 phút đến 60 phút đối với những dự án đơn giản, đối với dự án phức tạp

sẽ kéo dài từ 1 đến 2 tiếng

Trường hợp các thành viên có thể không tham dự vào cuộc họp:

- _ Có ly do chính đáng như việc khan cap, sức khoẻ hoặc vấn đề cá nhân

-_ Báo trước cho trưởng nhóm và hoàn thành nhiệm vụ được g1ao từ trước Thành viên nghỉ cần xem lại nội dung cuộc họp và hoàn thành phần công việc của mình, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của nhóm

Các thành viên trong nhóm đều chủ động đóng góp ý kiến, chia sẻ thông tin, tham gia vào các hoạt động của nhóm, và cùng nhau hướng tới mục tiêu chung

Đối với việc ra quyết định:

- Trưởng nhóm ra quyết định đựa vào ý kiến đóng góp của tất cả thành viên trong nhóm

- _ Tất cả các quyết định được đưa ra phải đều có sự đồng ý của tất cả thành viên

- Cần có sự nhất tri chung của các thành viên về một vấn đề, ý kiến hoặc quyết định nào đó Có thể thời gian đầu các thành viên xung đột ý kiến lẫn nhau nhưng khi đưa ra quyết định cuối cùng, các thành viên cần động thuận và ủng

hộ quyết định đó

2 Đúng hẹn, đúng giờ và có trách nhiệm

Tré gid la van dé chung cua tat cả các nhóm Để tránh những hậu quả thường gặp như trễ tiễn độ công việc, gây mắt thời gian chung của mọi người, nhóm 10 sẽ giải quyết vấn đề trễ giờ bằng cách:

Thiết lập quy định rõ ràng từ lúc bắt đầu: Nhóm 10 sẽ thống nhất về một quy tắc thời gian, họp đúng giờ và yêu cầu các thành viên tuân theo Nhóm sẽ ghi nhận ai đến đúng giờ và ai đến trễ dé đánh giá từng thành viên

Đề cao sự trách nhiệm: Tất cả thành viên cần tự chịu trách nhiệm về đi trễ Nếu

có vấn đề đột xuất xảy ra không thể đến đúng giờ, cần thông báo trước cho trưởng nhóm và đảm bảo cập nhật đủ thông tin trên trang công việc chung

Áp dụng biện pháp nhẹ nhàng nhưng kiên quyết Các thành viên đến muộn có

thể sẽ bị mất thông tin phần đầu của cuộc họp, vì thế thành viên đó cần chủ động hói để cập nhập phần thông tin bị thiếu Đối với trường hợp có thành viên liên tục đi trễ, trưởng nhóm sẽ ổưa ra lời nhắc nhở hoặc hỏi thăm để hiểu rõ nguyên nhân Nếu thành viên vẫn không cải thiện sẽ báo cáo cho giảng viên để

có biện pháp xử lý kịp thời Có một số trường hợp, nhóm 10 cần điều chỉnh

thời gian cuộc họp đề phù hợp với lịch trình của tất cả mọi người

Đề cao tính kỷ luật: Các thành viên tôn trọng lẫn nhau và tôn trọng thời gian của mọi người Việc đến đúng giờ không chỉ là quy tắc, mà còn là sự tôn trọng đối với công việc chung

Xem trọng sự chuẩn bị: Đề tránh trường hợp kéo dài cuộc họp, lan man, pây sự khó hiểu cho nhau, các thành viên cần chuẩn bị trước tài liệu hoặc thông tin liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp Đến trước thời gian họp từ 5 đến 10 phút

để tránh mắt thời gian khởi động cuộc họp Nhóm 10 sẽ bắt đầu cuộc họp ngay

khi đến giờ, không chờ đợi những người đến muộn, trừ khi có lý do đặc biệt

3 Đảm bảo chât lượng công việc, tránh sự gián đoạn

Nhóm 10 yêu câu các thành viên không chỉ hoàn thành công việc, mà còn phải hoàn thành với hiệu quả và hiệu suất cao nhất, tránh tình trạng một số thành viên làm đối phó, ảnh hưởng đên kết quả chung của cả nhóm Mỗi thành viên cần đảm bảo đáp ứng yêu câu chung đôi với nhiệm vụ được giao

Ngoài ra, để tránh sự gián đoạn trong quá trình làm việc chung, nhóm 10 đặt ra một số quy tắc như sau:

Tắt hoặc để điện thoại ở chế độ im lặng, chỉ nhận cuộc goi khan cap

- Không kiểm tra tin nhắn hoặc email trong cuộc họp, trừ khi cần thiết và liên quan đến công việc

- Xin phép trước khi ra ngoài

- - Giữ tập trung, tránh các hành động gây xao nhãng cho nhóm, như trò chuyện riêng hoặc làm việc riêng

- _ Cho phép giải quyết việc cá nhân ngoài giờ họp chính

- _ Trong cuộc họp, chỉ những trường hợp khân cấp hoặc liên quan đến công việc mới được phép gián đoạn Ví dụ: Cuộc gọi khấn cấp (gia đình, sức khỏe, công

việc quan trọng) có thể nhận, nhưng phải xin phép và rời khỏi phòng để tránh

làm phiền nhóm Tin nhắn khẩn cấp: Được phép xem, nhưng chỉ trả lời nếu cần thiết Tránh kéo đài hoặc mắt tập trung

4 Tạo không khí tích cực, vui vẻ khi làm việc cùng nhau

Các thành viên trong nhóm sẽ luôn làm việc với trạng thái hào hứng và vui vẻ để cho ra những ý tưởng sáng tạo, tuyệt vời nhất Mọi người sẽ động viên, khích lệ lẫn nhau và giữ tinh than tốt nhất Đây là quy tắc cực kỷ hiệu quả để giảm sự căng thắng trong công việc

và nâng hiệu suất công việc cao hơn Ngoài ra, trong quá trình làm việc, các thành viên sẽ

tự thưởng cho mình đỗ ăn và thức uống để cung cấp năng lượng Đồng thời, nhóm 10 luôn có thời gian giải lao từ 15 phút đến 20 phút dé tạo ra môi trường làm việc thoải mái, giúp cả nhóm có thời gian thư giãn để lên dây cót tiếp tục làm việc

5 Chu dong dong gop

Nhóm 10 luôn khuyết khích thành viên chủ động chia sẻ ý tưởng và đóng góp ý kiến khi thảo luận chung Nhóm 10 tin rằng “sự sáng tạo” của các thành viên là vô giới hạn, vì vậy khuyến khích sự sáng tạo và tính thần chủ động trone công việc của các thành viên sẽ là chia khóa cho sự thành công của cả nhóm

- _ Để khuyết khích các thành viên đóng góp ý kiến, nhóm 10 sẽ:

- Tao không khí cởi mở, tôn trọng Mọi ý kiến đều được lắng nghe va tôn trọng,

không phân biệt tuôi tác hay kinh nghiệm

- _ Thành viên tin tưởng lẫn nhau và những gì nhóm đang làm

- _ Phân công công việc phủ hợp với năng lực từng thành viên tránh việc có thành viên làm quá nhiều vả thành viên không làm gi

-_ Fạo cơ hội cho mọi người được bay tỏ quan điểm riêng

- _ Khen thưởng và ghi nhận những thành viên làm tốt

- _ Tổ chức các hoạt động nhóm để gan kết thành viên với nhau

- Chia sé théng tin rõ ràng, kịp thời

- _ Các thành viên sẵn sàng giúp đỡ nhau khi gặp khó khăn

-_ Mỗi thành viên cần hoàn thành tốt phần việc được giao

6 Linh hoạt thay đỗi và sẵn sàng thích nghỉ

Trong quá trình làm việc nhóm, những thay đổi đột xuất về thời gian, kế hoạch, hoặc

cách thức thực hiện nhiệm vụ là điều bình thường và không thê tránh khỏi Vì vậy, nhóm

10 khuyến khích các thành viên cần giữ thái độ cởi mở, linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh

để phù hợp với tỉnh huống đột xuất xảy ra Sự thay đôi này có thế kế đến như thay đổi

phương pháp làm việc, phân chia lại nhiệm vụ, hoặc thay đối ý tướng mà cả nhóm chưa

hề đề xuất trước đó Chính sự linh hoạt là chìa khoá giúp nhóm 10 xử lý mọi vẫn đề một

cách suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất

7 Phản hồi mang tính xây dựng

Nhóm 10 quan trọng không phải là “Nói những gì” mà là “Nói như thế nào” Mỗi khi thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến hay phản hồi về các thành viên khác, tất cả luôn ghi

nhớ rằng mục tiêu chung lả giúp nhóm phát triển tốt hơn, không phải chỉ trích hay phê

bình lẫn nhau Đóng góp mang tính xây dựng có vai trò vô cùng lớp trong quá trình làm việc cùng nhau của nhóm 10 khi điều này giúp cho cả nhóm cùng nhau tiến bộ Ví dụ, các thành viên sẽ đưa ra nhận xét một cách lịch sự và cụ thể, kèm theo những gợi ý để cải thiện Như thế, người nghe sẽ cảm thấy được tôn trọng và dé tiếp thu ý kiến hơn, giúp cả nhóm cùng tiến bộ

8 San sang hoc hoi

Không ai biết hết tất cả mọi thứ, vì vậy việc luôn ø1ữ thái độ cởi mở và sẵn sảng học hỏi

từ người khác là rất quan trọng với nhóm 10 Các thành viên trong nhóm không ngại tiếp

thu kiến thức mới, cải thiện kỹ năng, và học hỏi từ những đóng góp của các thành viên

khác đề hoàn thiện bản thân hơn

Khi một thành viên chia sẻ ý tưởng mới hoặc phương pháp thực hiện mới, những thành

viên còn lại sẽ lắng nghe với tính thần vô cùng cởi mở, sẵn lòng thử nghiệm nghiệm và

học hỏi từ cách làm đó Các thành viên không ngại đặt câu hỏi cho nhau hoặc nhờ giải

thích thêm khi không hiểu rõ vấn đề nào đó Nhóm 10 tin rằng, việc học hỏi không chỉ

đến từ lý thuyết, mà còn tử những kinh nghiệm thực tiễn và cách làm việc của người khác trong nhóm

9, Sang tao khong giới hạn

Trong quá trình làm việc nhóm, sự sáng tạo là yếu tố quan trọng giúp chúng ta tìm ra những giải pháp mới mẻ và hiệu quả hơn cho các vấn đề gặp phải "Sáng tạo không giới hạn" — khẩu hiệu mà tất cả thành viên của nhóm 10 đều nắm rõ khi làm việc củng nhau Các thành viên không ngại đưa ra những ý tưởng mới, dù đó là những ý tưởng khác thường, hoặc có phần “điên rồ” Mọi ý tưởng khi đưa ra đều được các thành viên còn lại nehiêm túc nhìn nhận và suy xét Khi thảo luận hay giải quyết vấn đề, nhóm 10 luôn cởi

mở với những phương pháp hoặc cách tiếp cận vấn đề có phần độc đáo, dị biệt Vì không

có ý tướng nào là sai, quan trọng là ý tưởng đó có phù hợp với vấn đề và văn hoá làm việc của nhóm hay không Chính vì vậy, môi trường làm việc của nhóm 10 luôn làm mọi người cảm thấy thoải mái để đóng góp, chia sẻ ý kiến mà không sợ bị đánh giá hay chỉ trích

SAI PHAM

1 Hinh phat:

Bat ctr thanh vién nao vi pham những quy định trên sẽ chịu các hinh phat ma nhom 10 da thống nhất noay từ đầu:

- _ Vi phạm từ I đến 2 lỗi: Nhắc nhở

- _ Vi phạm từ 3 đến 5 lỗ: Cảnh cáo

(Điểm của tất cả thành viên là 100% như nhau Cứ 1 lần cảnh cáo sẽ hạ 5% và 5% đó

được chia đều cho các thành viên còn lại.)

2 Xác định rõ để xử phạt

+ Xác định rõ các hành vi vi phạm:

- Liệt kê cụ thể: Ngoài lười biếng và tham gia không đầy đủ, còn có thêm các hành vi khác như đến muộn thường xuyên, không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, không hợp tác với các thành viên khác,

- Xác định mức độ nghiêm trọng: Mỗi hành vi vi phạm sẽ có mức độ nghiêm

trọng khác nhau, từ nhẹ đến nặng

+ Xây dựng thang điểm phạt:

- _ Điểm phạt: Mỗi hành vi vi phạm sẽ tương ứng với một số điểm phạt nhất định

- _ Cấp độ vi phạm: Chia các cấp độ vi phạm (nhẹ, trung bình, nặng) và quy định

số điểm phạt tương ứng

- Cộng dồn điểm: Điểm phat sé được cộng dồn sau mỗi lần vi phạm

+ Hinh thức xử phạt:

- - Cảnh cáo: Đối với các vi phạm nhẹ, nhóm có thể nhắc nhở hoặc cảnh cáo thành viên

- Phạt công: Thành viên vị phạm phải thực hiện thêm công việc để bù cho vi phạm

- _ Giảm điểm đánh giá: Điểm đánh giá cá nhân của thành viên vi phạm sẽ bị trừ

- Loại khỏi nhóm: Đối với các vi phạm nghiêm trọng và tái điển, nhóm có thể

quyết định loại thành viên đó ra khỏi nhóm

3 Thông báo:

- _ Báo cáo vi phạm: Bất kỳ thành viên nào cũng có thể báo cáo vi phạm của thành viên khác

- _ Thảo luận và đưa ra quyết định: Nhóm sẽ cùng nhau thảo luận và đưa ra quyết

định về hình thức xử phạt

- - Thông báo công khai: Quyết định xử phạt sẽ được thông báo cho toàn bộ nhóm

4 Quy trình xử lý

Khi thành viên vi phạm nghiêm trọng quy định nhóm như không tuân thủ deadline như

đã thống nhất, không đóng góp, có hành vi chia rẽ, gây ảnh hưởng đến tinh thần nhóm, tiết lộ thông tin nhạy cảm của nhóm, nhóm trưởng sẽ tiến hành nhắc nhở thành viên

đó Sau khi được nhắc nhở, nếu thành viên vẫn tiếp tục vi phạm các quy định trên hoặc gay ra nhiều lỗi sai, cần phải sửa chữa lại nhiều lần, ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và chất lượng công việc của nhóm, nhóm sẽ đi đến quy trình loại bỏ thành viên

® Quy trinh loại bỏ thành viên

1 Thảo luận và đưa ra quyết định:

Toàn bộ thành viên trong nhóm cùng nhau thảo luận va dua ra quyết định về việc

có nên loại bỏ thành viên đó hay không, dựa trên các bằng chứng cụ thé

2 Thong béo bang van ban:

- Théng bao lần 1: Gửi cho thành viên bị loại một thông báo bằng văn bản, trong đó

nêu rõ lý do và cơ hội đề thành viên đó cải thiện

- Thông báo lần 2: Nếu sau một thời gian nhất định, thành viên đó vẫn không cải thiện, nhóm sẽ gửi thông báo lần 2, thông báo quyết định loại bỏ thành viên

Mẫu văn bản:

Nhóm 10 nhận thấy rằng bạn đã [nêu cụ thê hành vi ví phạm] Mặc dù nhóm đã nhắc nhở

và tạo điều kiện cho bạn cải thiện, tuy nhiên tỉnh hình vẫn chưa được cải thiện Sau khi thảo luận kỹ lưỡng, nhóm quyết định loại bạn ra khỏi nhóm Quyết định này được đưa ra dựa trên các quy định đã được thông nhất từ trước và nhằm đảm bảo sự công bằng và hiệu quả của nhóm

- Thông báo cho giảng viên: Sau khi gửi thông báo lần 2 cho thành viên bị loại, nhóm sẽ gửi một bản sao cho giảng viên đề thông báo về quyết định của mình

DIEM MANH VA DIEM YEU

1 Tran Thi Thanh Thuy

- Diém manh: Năng động, chủ động trong việc hợp tác, quan tâm đến mọi người

- Điểm yếu: Dễ bị mắt động lực, thiéu ki nang design

7