Báo cáo Đò Án tốt nghiệp Đề tài tìm hiểu hoạt Động quản lý kho hàng tại công ty cổ phần vật tư thiết bi ̣bách khoa việt nam

Đối với nội dung chương 3, nêu lên mục tiêu, định hướng phát triển của công ty đồng thời tập trung đề xuất một số giải pháp bao gồm đào tạo nguồn nhân lực, phần mềm quản lý kho hàng với

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP VÀ NĂNG LƯỢNG

-*** -

BÁO CÁO

ĐÒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN VẬT TƯ THIẾT BI ̣ BÁCH KHOA VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Duyên Sinh viên thực hiện: Trương Thị Ngọc Ánh

Mã sinh viên: 20810000443 Lớp: D15QLDT&KH

Hà Nội, tháng 10/2024

Table of Contents

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 5

LỜI CẢM ƠN 6

DANH MỤC CÁC BẢNG 7

DANH SÁCH CÁC HÌNH 8

LỜI MỞ ĐẦU 1

ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5

KẾT CẤU ĐỒ ÁN 6

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG 7

1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO HÀNG 7

1.1.1 Khái niệm kho hàng 7

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kho hàng 7

1.1.3 Vai trò của kho hàng 8

1.1.4 Phân loại kho hàng 10

1.1.5 Khái niệm về hoạt động quản lý kho hàng 11

1.1.6 Mục đích, ý nghĩa của quản lý kho hàng 11

1.1.7 Quản lý hoạt động vận hàng kho 12

1.2 LOẠI HÀNG LƯU TRỮ TRONG KHO 15

1.2.1 Nguyên vật liệu 15

1.2.2 Bán thành phẩm 16

1.2.3 Thành phẩm 16

1.2.4 Các mặt hàng khác 16

1.3 Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa 17

1.3.1 Kệ chứa hàng 17

1.3.2 Pallet 18

1.3.3 Thùng chứa 19

1.3.4 Xe nâng và chuyển hàng 19

1.4 MỘT SỐ CÔNG CỤ QUẢN LÝ KHO HÀNG 20

1.4.3 Quản lý vị trí hàng hóa 22

1.4.4 Quản lý hàng hóa bằng file excel 22

1.4.5 Phương pháp 5S 24

1.4.6 Phương pháp sản xuất LEAN 26

1.5 Tổng kết chương 1 28

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ BÁCH KHOA VIỆT NAM 29

2.1 Giới thiệu chung về công ty 29

2.2 Cơ cấu tổ chức công ty 33

2.3 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban 33

2.3.1 Giám đốc 33

2.3.2 Phó giảm đốc sản xuất 34

2.3.3 Phòng hành chính nhân sự 34

2.3.4 Phòng kỹ thuật 34

2.3.5 Phòng kế toán 35

2.3.6 Phòng kinh doanh 36

2.3.7 Phòng vật tư 36

2.3.8 Phòng dự án 36

2.3.9 Phòng QC 37

2.3.10 Phòng R&D 37

2.3.11 Phòng kho hàng 38

2.3.12 Phòng sản xuất 38

2.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 38

2.5 Sản phẩm chính của công ty cổ phần thiết bi ̣ vâ ̣t tư Bách Khoa Viê ̣t Nam 39

2.6 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BÁCH KHOA VIỆT NAM 40

2.6.1 Tìm hiểu về kho hàng tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam 40

2.6.1.2 Loại hàng lưu trữ 43

2.6.2 Quy trình quản lý kho hàng của Công ty 49 Phân tích nguyên nhân tồn tại Error! Bookmark not defined

3.1 ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 71

3.1.1 Quan điểm phát triển 71

3.1.2 Mục tiêu phát triển 71

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng tại công ty BKVN 72

3.2.1 Thực hiện 5S nhằm nâng cao chất lượng quản lý kho hàng 72

3.2.2 Nâng cao kiến thức của nhân viên về quản lý kho 75

3.3.3 Áp dụng phần mềm ECOUNT ERP trong hoạt động quản lý kho 77

Sau mỗi vấn đề đều đã được đánh giá cụ thể về những kết quả đạt được và tồn đọng chưa được khắc phục

Đối với nội dung chương 3, nêu lên mục tiêu, định hướng phát triển của công ty đồng thời tập trung đề xuất một số giải pháp bao gồm đào tạo nguồn nhân lực, phần mềm quản lý kho hàng với mục tiêu tối ưu hóa tất cả chi phí và hoạt động của kho Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

LỜI CẢM ƠN

Là một sinh viên ngành quản lý công nghiệp chuyên ngành quản lý kho trải qua 4 năm học tập em cũng có nhiều cơ hội tiếp xúc và thấu hiểu được những vẫn đề mà sinh viên chúng em đang gặp phải đó là kinh nghiệm Thực tiễn đã chứng minh rằng thực tập là một phần không thể thiếu trong hành trang tri thức của học sinh, sinh viên Đây là phương pháp thực tế hóa kiến thức giúp cho sinh viên ra trường có thể vững vàng, tự tin hơn để đáp ứng được yêu cầu của xã hội nói chung và của công việc nói riêng

Bởi vậy đợt thực tập tốt nghiệp là cơ hội chúng em được cọ sát thực tế, từ đó tìm hiểu một cách trung thực, khoa học và áp dụng những kiến thức đã học để tiến hành nhận xét và đánh giá tính hình hoạt động công ty sản xuất và đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả Cùng với sự đồng

ý của công ty vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam để em thực tập tại công ty

Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam, sinh viên chúng em đã được công ty tạo mọi điều kiện tốt nhất Được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô trong khoa quản lý công nghiệp đặc biệt là cô Nguyễn Thị Kim Duyên người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực hiện báo cáo Cô luôn tạo mọi điều kiện

để có được những buổi thảo luận, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này Một lần nữa, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến cô

Em chân thành cảm ơn các quý thầy, cô trong khoa Quản lý Công nghiệp và Năng lượng Trường Đại học Điện Lực đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm qua Những kiến thức, những chia sẻ kinh nghiệm đó sẽ là hành trang quý báu cho em có thể vững tin trên con đường lập nghiệp sau này

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

Bảng 2.2 Các loa ̣i hàng hóa lưu trữ

Bảng 2.4 Thiết bị lưu trữ

Bảng 2.5 Thiết bị phụ trợ khác

Bảng 2.6 Nhân sự tại kho

DANH SÁCH CÁC HÌNH

Hình 2.2 Hệ thống 3 nhà máy BKVN trên toàn quốc

Hình 2.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách khoa Việt Nam

Hình 2.4 Các sản phẩm của công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

Hình 2.7 Hình ảnh hàng hóa lưu trữ trong kho

Hình 2.8 Sơ đồ quy trình nhập kho

Hình 2.9 Sơ đồ quy trình xuất kho

Hình 2.10 Mẫu phiếu xuất kho

LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý kho hàng là công việc thiết yếu, có tính chất vô cùng quan trọng dù doanh nghiệp bạn đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay thương mại Việc quản

lý kho hiệu quả sẽ đem lại những giá trị vô cùng to lớn đối với doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những loại tài sản có giá trị cao nhất, vì vậy công tác quản lý phải luôn được đảm bảo Ngoài ra, quản lý kho hiệu quả còn giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm giảm thiểu tình trạng tồn đọng và thất thoát hàng hóa trong quá trình lưu trữ

Trong bối cảnh phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế Việt Nam, nhu cầu liên kết với các đối tác cung cấp vật tư thiết bị xây dựng của các chủ đầu tư, nhà thầu là rất lớn rất đa dạng Trong khi đó, các công ty hiện tại chỉ cung cấp một mảng vật tư thiết bị nhất định gây khó khăn cho công tác quản lý tổng thể của khách hàng

và đối tác Vì vậy, công ty cổ phần vật tư thiết bị bách khoa Việt Nam chuyên cung cấp tổng hợp các sản phẩm cho các công trình xây dựng với diện tích kho rộng lớn Đến với Bách Khoa Việt Nam, khách hàng và đối tác được tư vấn và báo giá một cách nhanh nhất vì vậy tiết kiệm thời gian, chi phí mà chất lượng không đổi cách mà bách khoa Việt Nam mang đến những sản phẩm chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu và nhu cầu khác nhau của khách hàng và đối tác

Tại Việt Nam, quản lý kho của các doanh nghiệp Việt Nam còn rất hạn chế, hệ quả tất yếu là lãng phí vẫn thường xuyên xảy ra, năng suất hoạt động thấp Trong

xu thế toàn cầu hóa hiện nay, thì khả năng cạnh tranh quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp

Với một lượng lớn hàng hóa dự trữ, đôi khi công ty bách khoa Việt Nam vẫn không thể tránh khỏi các vấn đề về quản lý kho Qua tìm hiểu lý thuyết về quản lý kho hàng, em quyết định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp: “ Tìm hiểu hoạt động quản

lý kho hàng tại công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam” với hy vọng

giúp công ty xác định được những vấn đề đang gặp phải và giúp công ty cải tiến về kho hàng từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp Tuy nhiên, thực trạng quản lý kho tại nhiều công ty ở Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng lãng phí tài nguyên, chi phí vận hành cao và hiệu quả hoạt động thấp Những vấn đề này không chỉ làm giảm khả năng cạnh tranh mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay

Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam là một ví dụ điển hình, nơi

mà khối lượng hàng hóa lớn đòi hỏi quy trình quản lý kho phải được tối ưu hóa Việc tìm hiểu và phân tích các hoạt động quản lý kho sẽ giúp xác định rõ các vấn đề tồn tại, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn này, em quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam” Đề tài không chỉ giúp công ty cải thiện hoạt động quản lý kho mà còn giúp em vận dụng các kiến thức lý thuyết đã học vào thực tế, đồng thời phát triển kỹ năng nghiên cứu

và giải quyết vấn đề

Mục đích nghiêm cứu này là phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản

lý kho hàng tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam Qua đó, nghiên cứu nhằm:

 Xác định các vấn đề tồn tại trong quy trình quản lý kho hiện tại, bao gồm các hạn chế về tổ chức, lưu trữ, kiểm soát hàng hóa, và luồng vận chuyển trong kho

 Đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp để tối ưu hóa hoạt động quản lý kho hàng, giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên, và đảm bảo

sự liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh

 Góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua việc áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại, sử dụng công nghệ tiên tiến để cải thiện năng suất và chất lượng dịch vụ

Nghiên cứu không chỉ mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp mà còn tạo

cơ hội cho bản thân trong việc ứng dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế và phát triển

kỹ năng nghiên cứu chuyên môn

ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1 Đối tượng nghiên cứu:

Việt Nam

trình kiểm soát hàng hóa, luồng di chuyển hàng hóa trong kho, và công nghệ

hỗ trợ quản lý

2 Phạm vi nghiên cứu:

vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

2020 đến năm 2023 để đảm bảo tính cập nhật và thực tiễn

hàng, không đi sâu vào các hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh khác của công

ty

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1 Phương pháp thu thập dữ liệu:

tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

mạng internet nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về kho hàng

2 Phương pháp quan sát thực tế:

thập dữ liệu và đánh giá hiệu quả

3 Phương pháp tổng hợp thống kê và phân tích dữ liệu:

được, từ đó nhận định các yếu tố liên quan đến hoạt động quản lý kho hàng tại công ty

KẾT CẤU ĐỒ ÁN

Đồ án được thực hiện kết cấu 3 phần, gồm các nội dung sau:

Chương I: Tổng quan cơ sở lý thuyết về kho hàng và hoạt động quản lý kho hàng

Chương II: Phân tích hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO

HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG

1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO HÀNG

1.1.1 Khái niệm kho hàng

Kho hàng là một không gian hoặc cơ sở vật chất được sử dụng để lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa, sản phẩm, nguyên liệu hoặc vật tư trong suốt quá trình sản xuất, phân phối, hoặc bán lẻ Mục đích chính của kho hàng là giữ cho hàng hóa an toàn, dễ tiếp cận và có thể kiểm soát số lượng, chất lượng khi cần thiết

Các hoạt động chính trong kho hàng thường bao gồm nhập hàng, kiểm tra chất lượng, bảo quản, phân loại và xuất hàng khi có đơn đặt hàng hoặc yêu cầu Quản lý kho hiệu quả là rất quan trọng để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo cung ứng kịp thời

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kho hàng

Kho hàng có các chức năng chính sau:

 Lưu trữ hàng hóa: Đây là chức năng cơ bản nhất của kho hàng, giúp bảo quản

và bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố tác động từ môi trường, đồng thời giữ cho hàng hóa được tổ chức một cách khoa học, dễ dàng kiểm tra và truy xuất khi cần thiết

 Quản lý tồn kho: Kho hàng giúp theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa có trong kho, đảm bảo rằng tồn kho luôn đủ để đáp ứng nhu cầu mà không gây thừa hay thiếu Việc quản lý tồn kho chính xác giúp tối ưu hóa chi phí lưu trữ

 Bảo quản hàng hóa: Kho hàng đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt, tránh hư hỏng, mất mát hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, hoặc côn trùng

 Xuất và nhập hàng: Kho hàng thực hiện các hoạt động nhập hàng khi có sản phẩm mới, và xuất hàng khi có yêu cầu từ khách hàng hoặc các bộ phận khác trong chuỗi cung ứng Quá trình này thường được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng

 Kiểm soát chất lượng: Một số kho hàng thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình nhập và xuất kho, đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng trước khi được đưa vào tiêu thụ hoặc vận chuyển

 Hỗ trợ sản xuất hoặc phân phối: Trong một số doanh nghiệp, kho hàng còn đóng vai trò hỗ trợ quá trình sản xuất (lưu trữ nguyên liệu) hoặc phân phối sản phẩm đến các điểm bán, cửa hàng hoặc khách hàng cuối

 Quản lý và tối ưu hóa không gian: Kho hàng cần được tổ chức sao cho sử dụng không gian hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và dễ dàng di chuyển hàng hóa

Tất cả các chức năng này đều giúp kho hàng hoạt động một cách hiệu quả, đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí

1.1.3 Vai trò của kho hàng

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống logistics và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, với các vai trò chính như sau:

 Đảm bảo cung ứng liên tục: Kho hàng giúp đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn khi cần thiết, từ đó duy trì sự liên tục trong quá trình sản xuất, phân phối và bán hàng Điều này đặc biệt quan trọng trong những ngành yêu cầu tính kịp thời cao, như bán lẻ, thực phẩm, hoặc sản xuất

 Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Kho hàng giúp kiểm soát số lượng hàng hóa có sẵn, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nguồn lực Quản lý kho tốt còn giúp giảm thiểu lãng phí

và đảm bảo chất lượng sản phẩm

 Tăng tính linh hoạt trong vận hành: Kho hàng tạo điều kiện cho doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đáp ứng các đơn hàng và yêu cầu thay đổi từ khách hàng Kho hàng giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ sản phẩm trong thời gian dài hoặc ngắn tùy vào nhu cầu và chiến lược kinh doanh

 Giảm thiểu chi phí vận chuyển: Kho hàng giúp giảm chi phí vận chuyển bằng cách tập trung hàng hóa tại một địa điểm, từ đó giảm bớt chi phí vận chuyển

từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp, cũng như từ doanh nghiệp đến khách hàng Đồng thời, kho hàng cũng giúp tối ưu hóa các tuyến vận chuyển, giảm thời gian giao hàng

 Bảo quản hàng hóa an toàn: Kho hàng đảm bảo việc bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt, tránh hư hỏng, mất mát hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường Điều này giúp duy trì chất lượng và giá trị của hàng hóa, đặc biệt với những mặt hàng dễ hư hỏng hoặc có giá trị cao

 Hỗ trợ sản xuất: Trong một số doanh nghiệp sản xuất, kho hàng lưu trữ nguyên vật liệu, linh kiện, phụ tùng cần thiết cho quá trình sản xuất Kho hàng giúp đảm bảo cung cấp kịp thời các vật tư này để sản xuất không bị gián đoạn

 Thúc đẩy bán hàng và phân phối: Kho hàng có thể giúp thúc đẩy hoạt động bán hàng bằng cách lưu trữ hàng hóa sẵn có để kịp thời giao cho khách hàng Đặc biệt trong ngành bán lẻ, kho hàng gần điểm bán hoặc khách hàng giúp giảm thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng

 Hỗ trợ chiến lược marketing và bán hàng: Kho hàng giúp doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch khuyến mãi, giảm giá, hoặc các chương trình bán hàng khác bằng cách cung cấp hàng hóa nhanh chóng, đúng thời điểm, giúp tăng trưởng doanh thu

Tóm lại, kho hàng không chỉ đóng vai trò là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất, phân phối và tối

ưu hóa chi phí trong toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

1.1.4 Phân loại kho hàng

Trong xã hội sự tồn tại của kho là một tất yếu khách quan, nhưng trong một doanh nghiệp thì không nhất thiết phải xây dựng một hệ thống kho riêng của mình

Vì có nhiều loại kho nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất Sau đây là một số loại kho hàng phổ biến hiện nay

 Kho đa năng

Kho đa năng phân loại tổng hợp, hoàn thiện hàng hóa để phục vụ cho người tiêu dùng Kho đa năng có những chức năng cơ bản giống như một “trung tâm phân phối tổng hợp” Sản phẩm sẽ được chuyển từ nơi sản xuất đến kho đa năng theo những lô hàng lớn, tại đây lô hàng sẽ được tách ra, chuẩn bị theo những yêu cầu cần thiết của khách hàng, rồi gửi cho khách Do đã được chuẩn bị đầy đủ nên khi chở đến nơi hàng sẽ được đưa vào sử dụng ngay mà không cần qua kho nữa

Kho đa năng rất phát triển và phục vụ đắc lực cho hệ thống siêu thị và các nhà bán lẻ Hàng hóa được chở đến kho đa năng, tại đây được phân loại chuẩn bị rồi chuyển thẳng đến cửa hàng

Hầu hết các kho đa năng được bố trí trong khoảng giữa các nhà sản xuất và nơi tiêu thụ Các công ty có nhu cầu sử dụng loại kho này có thể tự tổ chức tại kho của mình, đi thuê kho, thuê chung kho hay thuê các doanh nghiệp logistics

 Kho thuê theo hợp đồng

Hợp đồng thuê kho là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê kho và bên đi thuê về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấp những dịch vụ kho bãi theo thỏa thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanh toán tiền thuê kho cho bên cho thuê Thuê kho theo hợp đồng là sự thỏa thuận về lợi ích dài hạn của các bên, các bên sẽ cùng nhau chia sẻ những rủi ro trong những hoạt động chung nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, năng suất và hiệu quả kinh doanh

 Các loại kho công cộng

Có nhiều loại kho công cộng như: kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, hải quan, kho gửi hàng cá nhân, kho đặc biệt, kho hàng rời, kho hàng lỏng

 Kho bảo thuế

Là kho của chủ hàng dùng để chứa hàng hóa nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế

 Kho ngoại quan

Là kho lưu trữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu Và bao gồm hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo

1.1.5 Khái niệm về hoạt động quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là quá trình tổ chức, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, kiểm kê, và phân phối hàng hóa trong kho Mục tiêu của quản lý kho hàng là đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ một cách hiệu quả, an toàn và hợp lý, đồng thời hỗ trợ việc cung ứng và vận chuyển kịp thời khi có yêu cầu từ khách hàng hoặc các bộ phận khác trong chuỗi cung ứng

1.1.6 Mục đích, ý nghĩa của quản lý kho hàng

 Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng

 Tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục

 Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng, tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu

 Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với ít tốn kém chi phí

 Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm soát khi cần thiết

 Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối

1.1.7 Quản lý hoạt động vận hàng kho

- Lệnh giao hàng (Delivery Order)

- Hóa đơn ( Invoice) - Phiếu xuất kho từ nhà cung cấp

- Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng (thừa, thiếu)

- Kiểm nhận hàng hóa về mặt chất lượng ( đối với hàng móp, bể, bị đổ bể trả về hay hàng quá hạn sử dụng)

- Chứng từ nhập hàng từ cảng về gồm có: Tờ khai hải quan, biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

- Sau đó, phòng kế toán lập phiếu nhập kho, có đơn vị giao phiếu nhập kho cho kho hàng làm

- Tiến hành cập nhật nhập trên thẻ kho và trên máy vi tính

- Chuyển những chứng từ có liên quan về phòng kế toán, phòng kinh doanh

khi kiếm tra hàng hóa

một bản sao lệnh giao hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn đã điền đầy đủ thông tin chi tiết gửi kèm

 Công tác xuất kho

 Thiết bị

- Thiết bị như xe nâng, cần cẩu, xe đẩy tay và lực lượng công nhân bốc xếp chuẩn bị sẵn sàng cho việc bốc hàng

 Những tài liệu làm bằng chứng

- Giấy báo xuất hàng

- Lệnh giao hàng ( Delivery order)

nhân) chở tới nơi giao hàng tận kho của doanh nghiệp mua hàng, thường chở đi các tỉnh xa

- Trường hợp 5: Xuất hàng từ kho của doanh nghiệp ( kho trung tâm phân phối ) đến các chi nhánh

- Trường hợp 6: Xuất (kho trung tâm phân phối) trả về nhà máy của doanh nghiệp

 Nguyên tắc xuất hàng

- Chỉ có người có trách nhiệm (nếu là khách hàng thì phải có giấy giới thiệu và chứng minh nhân dân phải cùng tên để đề phòng có người nhặt được chứng từ đi nhận hàng), cầm phiếu đề nghị xuất hàng được duyệt mới được đến kho nhận hàng

- Chỉ xuất hàng đúng số lượng, trọng lượng và chủng loại đã được duyệt trên chứng từ hay phiếu đề nghị xuất hàng

- Tiến hành cập nhật số liệu trên thẻ kho và trên máy vi tính, kiểm kê chu đáo và đúng kỳ - Chuyển những chứng từ có liên quan về phòng

kế toán, phòng kinh doanh

- Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để chỗ cho việc xếp hàng hóa khác, các loại hàng hóa thừa phải để vào khu vực riêng xử lý sau

 Hạng mục kiểm tra khi xuất

- Mỗi lần kiểm tra khi xuất hàng, thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ gốc, mỗi lần kiểm đếm xong mặt hàng nào đủ số lượng và đúng chất lượng (kích cỡ, màu sắc, model, chữ số item ) sẽ đánh chữ "v" vào đầu hoặc cuối dòng của mặt hàng đó để biết là mặt hàng đó mình đã kiểm tra xong

 Công tác kiểm kê

 Kiểm kê kho là một yếu tố cần thiết để sản xuất hiệu quả và kiểm tra tài chính Hàng tổn kho và sản phẩm dở dang thường chiếm tỷ trọng lớn trong vốn kinh doanh Quan tâm đúng mức kiểm kê nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, thành phẩm bán ra sẽ tạo sự cân bằng trong hoạt động

 Việc kiểm kê kho chính xác sẽ cắt giảm hoặc loại bỏ những nguyên vật liệu không cần thiết Kho là một dịch vụ rất quan trọng vì nó cung cấp nguyên vật liệu nhanh chóng đến nơi sản xuất Để phát huy hoạt động của nhà máy và ngăn ngừa sự lãng phí cần phải cung cấp nguyên vật liệu khi cần thiết Nếu nguyên

vật liệu không đủ đáp ứng cho quá trình sản xuất thì nhà máy sẽ bị đóng cửa, việc này sẽ gây ra thất bại nặng nề ở một số nhà máy có tổ chức, máy móc và những đơn hàng đồng bộ với nhau Nguyên vật liệu thường bị thất thoát, thiệt hại hay hư hỏng trong quá trình sản xuất mà không có biên bản kiểm tra Lý do cho phép nguyên vật liệu dôi ra được giữ tại nơi sản xuất để dùng cho những đơn đặt hàng tương lai hơn là mang chúng trở về kho Những bước cần thiết trong việc kiểm soát hàng hóa tồn kho của đơn vị sản xuất là:

- Cố gắng định được số lượng tối thiểu và số lượng tối đa, hoặc số lượng đơn đặt hàng của tất cả các nguyên vật liệu

- Sắp xếp có thứ tự việc phân phối nguyên vật liệu, hàng hóa cho các đơn đặt hàng đang giải quyết hoặc đang chờ xử lý

- Nắm được khối lượng hàng dự trữ

1.2 LOẠI HÀNG LƯU TRỮ TRONG KHO

Hàng hóa phục vụ cho sản xuất gồm những loại hàng sau:

1.2.1 Nguyên vật liệu

Những vật liệu cơ bản mà trải qua nhiều thay đổi thông qua quá trình sản xuất theo một tiến trình hợp nhất để thành sản phẩm hoàn chỉnh được gọi là nguyên vật liệu Ví dụ như: Than, thép, chì, đồng, kẽm, cao su, len, bông, gỗ Điều đáng chú ý

là sản phẩm công nghiệp hoàn chỉnh có thể là những nguyên vật liệu khác nữa Ví dụ

xe hơi cần thép – thép cần quặng sắt, than cốc, đá vôi để luyện ra Việc thành phẩm của công ty này là nguyên liệu ban đầu của công ty khác là có tính quyết định, vì nếu nhà sản xuất xe hơi tác nghiệp tồn kho có hiệu quả, thì nhà sản xuất thép cũng phải làm như vậy (đó là một trong những nguyên tắc cơ bản của cung ứng đúng lúc Ngoài việc tồn kho ra ta còn phải chú ý đến chất lượng, nếu thành phẩm ở giai đoạn 1 có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 đỡ mất công kiểm tra thêm

1.2.2 Bán thành phẩm

Nhà sản xuất sẽ lấy những thành phần này đem chế tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh Đó là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi sản phẩm đã làm xong rồi nhưng chưa bao bì đóng gói thì vẫn bị coi là dở dang, chưa xuất xưởng được Vấn đề định nghĩa mức độ tổn kho mong đợi của sản phẩm dở dang được coi như tình trạng tồn kho thuần túy ở bất kỳ một thời điếm nào đó trong chu kỳ sản xuất

Các bán thành phẩm này có thể được nhà sản xuất mua những vật liệu hoàn chỉnh hay những bộ phận lắp ráp từ những nhà cung cấp bên ngoài để hợp nhất thành một sản phẩm hoàn chỉnh riêng hoặc đem bán lại như linh kiện hay phụ tùng Những

lý do khác để mua từ bên ngoài là những món hàng đó được bảo đảm chất lượng, hay nói khác đi có thể là do không có đủ khả năng để sản xuất chúng hoặc tự sản xuất không thấy có lợi bằng mua bên ngoài Ví dụ như: ở ngành công nghiệp ô tô, hầu hết những nhà sản xuất ô tô thường mua từ bên ngoài nhiều món đồ như bình ắc quy, vò xe

Vật liệu bao bì cũng là bán thành phẩm được sử dụng để đóng gói bao gồm cả vật liệu bao bì như giấy, rơm, dây thừng, bìa sách, thùng đựng hàng như hộp, thùng, thùng hình ống và chai lọ và những lớp bảo vệ phủ ngoài như dầu mỡ, chất sáp, hoặc

chất dẻo

1.2.3 Thành phẩm

Tồn kho thành phẩm là mọi lô hàng sẵn sàng bán được Thí dụ ở nhà máy nước ngọt ABC, thành phẩm là các chai nước ngọt được đóng vào két sẵn sàng gửi đi cho các đại lý bán Trong tình trạng tồn kho thuần túy không có sự khác biệt giữa nguyên vật liệu (mua) và thành phẩm (bán)

1.2.4 Các mặt hàng khác

Tất cả các loại mặt hàng công ty mua về mà không phải là thành phần của sản phẩm nhưng lại cần thiết đế phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng linh tinh phục

vụ sản xuất Văn phòng phẩm nằm trong loại này Vài chủng loại như dầu bôi trơn máy, tuy có tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không là thành phẩm của sản phẩm cũng được xếp vào loại này Thiết bị và phụ tùng thay thế cho máy móc, hệ thống máy, xe cộ, xe nâng trong kho cũng là một thí dụ

Ngoài ra còn có các dạng sau đây:

 Dụng cụ: Là những dụng cụ bằng tay như búa gỗ, tua vít - những dụng cụ sử dụng cho cơ giới như bàn ren, khoan, máy cắt nghiền hoặc những dụng cụ chạy bằng hơi

 Máy đo: Là thước đo để đo lường kích cỡ hình dạng vật liệu và nhiều thành phần Chúng rất đa dạng như: compa, máy đo độ hở, máy đo điện bình ắc quy

 Phế liệu và chất cặn: : Là những đồ thải đã sử dụng hoặc vật liệu dư thừa và những vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất hay những hoạt động khác

1.3 Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa

Các thiết bị trong nhà kho thường thực hiện những công việc như sau:

 Bốc dỡ các sản phẩm hàng hóa từ phương tiện vận tải như xe tải chuyến vào kho sắp xếp

 Chuyển các sản phẩm này đến vị trí tồn trữ Đáo kho khi cần để tái sắp xếp hay dùng trong kiểm kê kho

 Xuất kho lấy các sản phẩm từ vị trí tồn trữ chuyển ra các phương tiện vận tải

 Sắp xếp khoa học, sạch sẽ, gọn gàng hơn

 Dễ dàng định vị hàng hóa, khu vực chứa hàng

 Kết hợp với xe nâng điện, thực hiện dễ dàng bốc dỡ hàng hóa

 Tận dụng được khoảng trống trên không, giúp doanh nghiệp tiết kiệm những không gian lãng phí

 Tránh tình trạng ẩm mốc của sản phẩm, luôn đảm bảo sản phẩm thông thoáng nhất

1.3.2 Pallet

 Khái niệm: Là một cấu trúc phẳng dùng để cố định hàng hóa khi hàng được nâng lên bởi một xe tải nâng hoặc các thiết bị vận chuyển khác Pallet có cấu tạo cơ bản của một đơn vị lượng tải cho phép di chuyển và sắp xếp hàng hóa vào kho một cách hiệu quả

 Vai trò: Pallet được sử dụng rất nhiều trong các ngành nghề với nhiều loại khác nhau nhưng vẫn có chung các công dụng như sau:

 Chống ẩm mốc, ẩm ướt từ đất

 Hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học

 Phối hợp hiệu quả với thiết bị xếp dỡ để nâng cao hiệu suất xếp dỡ và sản xuất

 Di chuyển hàng hóa với số lượng lớn và dễ dàng hơn

 Phân loại:

 Phân lại theo chức năng – thiết kế

- Pallet 1 mặt và 2 chiều nâng

- Pallet 1 mặt và 4 chiều nâng

- Pallet 2 mặt và 4 chiều nâng

 Phân loại theo chất liệu

- Pallet sắt

- Pallet gỗ

- Pallet nhựa

- Pallet giấy

1.3.3 Thùng chứa

 Khái niệm: Thùng chứa là thiết bị được sử dụng phổ biến trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong doanh nghiệp sản xuất Được sử dụng phục vụ vào mục đích chứa hàng, lưu trữ hay hình thành đơn vị tải trong mỗi nhà máy

để có thể xếp chồng lên nhau khi thùng rỗng…

 Các thùng chứa nhỏ thường được xếp dỡ thủ công và di chuyển bằng xe đẩy sàn bằng tay, trong khi đó những thùng chứa lớn hơn được xếp dỡ và di chuyển bằng xe nâng, máy kéo hoặc cần cẩu

- Xe nâng thủy lực: Khối lượng xử lý hàng không lớn, trọng lượng từ

300 kg đến 1000 kg

- Xe nâng điện: Tiện lợi hơn loại thủy lực, tốc độ nâng hàng nhanh hơn

- Xe nâng tự hành: Sử dụng tại các khu vực có cường độ xếp dỡ di chuyển hàng hóa cao, có quy mô di chuyển rộng nhưng không gian di chuyển lại hẹp

- Xe nâng có cần nâng kéo dài được: Cho phép nâng hàng với độ cao lớn

1.4 MỘT SỐ CÔNG CỤ QUẢN LÝ KHO HÀNG

1.4.1 Phương pháp FIFO

Hình 1.1 Nguyên tắc FIFO

(Nguồn: Tài liệu quản lí Công Nghiệp )

 Khái niệm: Là nguyên tắc nhập trước – xuất trước được ứng dụng trong quản

lý kho hàng Theo đó, những lô hàng được nhập vào trước sẽ được xuất kho trước để phân phối đến các khách hàng

 Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FIFO trong quản lý kho

 Ưu điểm

- Đảm bảo chất lượng của hàng hóa: Khi hàng hóa được tiêu thụ theo nguyên tắc FIFO, hàng hóa sẽ được sử dụng theo trình tự trước sau, đảm bảo hàng hóa luôn giữ được chất lượng tốt nhất

- Hạn chế sự lãng phí: FIFO giúp hạn chế sự lãng phí hàng hóa, đặc biệt là trong trường hợp sản phẩm có hạn sử dụng hoặc nguyên liệu có thời gian bảo quản giới hạn Việc sử dụng hàng hóa theo thứ tự nhập kho giúp đảm bảo hàng hóa không vượt được hạn sử dụng và giảm thiểu việc phải loại bỏ hàng hóa đã quá hạn

 Nhược điểm

- Khó kiểm soát tồn kho: Nguyên tắc FIFO đòi hỏi sự quản lý và theo dõi chặt chẽ quá trình nhập kho và xuất kho Điều này đòi hỏi hệ thống quản lý tồn kho và quá trình kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng hàng hóa được sử dụng theo đúng thứ tự nhập kho

- Khó dự báo và lập kế hoạch: Việc áp dụng nguyên tắc FIFO có thể làm khó khăn trong việc dự báo và lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hàng hóa Do hàng hóa được

sử dụng theo thứ tự nhập kho, việc dự đoán và điều chỉnh nhu cầu tiêu thụ trở nên phức tạp hơn

 Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa theo phương pháp FIFO

 Sắp xếp hàng hóa trong kho theo thứ tự nhập kho, đặt hàng hóa mới nhất vào

vị trí trước cùng Thực hiện theo dõi và kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho, đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo thứ tự nhập kho

 Đào tạo và hướng dẫn nhân viên về quy trình và quy định sử dụng hàng hóa theo nguyên tắc FIFO

 Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả để giám sát và theo dõi quá trình nhập kho và xuất kho

1.4.2 Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho

 Khái niệm: Thẻ kho là một loại giấy tờ dùng để ghi chép lại các dữ liệu kho hàng của doanh nghiệp trong từng thời điểm cụ thể ngày, tuần, tháng, quý,

năm, Chủ thể kinh doanh và nhân viên kho sẽ có thể sử dụng thẻ kho để ghi chép cũng như phản ánh về số lượng hàng hóa, tồn kho và nhập xuất trong từng thời điểm

 Vai trò

 Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh

 Tính nguồn vốn, tài sản doanh nghiệp

 Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa nhập với hàng hóa thực tế trong kho

 Thể hiện tình hình doanh thu, lợi nhuận trong kỳ

 Nhân viên kho tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn

 Tận dụng được tối đa diện tích kho hàng nhưng vẫn đảm bảo ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm

 Quản lý số lượng tồn kho một cách hiệu quả

 Tiết kiệm được tối đa nhân sự trong kho hàng

 Xuất kho, lấy hàng tiện lợi, rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng

1.4.4 Quản lý hàng hóa bằng file excel

 Lợi ích quản lý kho hàng bằng file excel

 Thống kê dữ liệu chi tiết

- Thống kê dữ liệu liên quan đến hoạt động kho hàng vô cùng chi tiết Bao gồm các thông tin như thông số sản phẩm, thời điểm nhập kho - xuất kho, số lượng hàng tồn kho, kích thước, khối lượng…

- Chỉ với các tính năng đơn giản, excel cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các bảng tính với đa dạng các hàm số giúp quá trình nhập thông tin và theo dõi số liệu trở nên đơn giản, dễ dàng

 Báo cáo, thống kê

- Để theo dõi và báo cáo tình hình quản lý kho hàng dễ dàng, doanh nghiệp có thể

sử dụng các định dạng bảng biểu, sơ đồ có trong phần mềm excel Tùy thuộc vào từng mục đích thống kê mà người sử dụng sẽ sử dụng biểu đồ cụ thể để nhằm mục đích thu được báo cáo chi tiết

- Lợi ích to lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm excel khi quản lý kho hàng đó chính là phần mềm này hoàn toàn miễn phí Doanh nghiệp không phải trả bất kỳ một khoản chi phí quản lý nào khi sử dụng excel Không giống một số phần mềm quản lý kho khác, doanh nghiệp phải trả một khoản phí hàng tháng khi sử dụng

 Rủi ro quản lý kho hàng bằng file excel

 Dữ liệu nhập thủ công, tốn thời gian: Dữ liệu phải nhập thủ công là điều khiến cho việc sử dụng excel trong quản lý kho hàng gặp rất nhiều trở ngại và tốn thời gian, công sức của doanh nghiệp Việc này còn thường xuyên dẫn đến tình trạng sai sót trong quá trình nhập liệu từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống

 Dữ liệu không được bảo mật, thất thoát: Thông tin thường không được lưu trữ trên cùng một hệ thống và thường xuyên phải chia sẻ đến cho người khác Vì vậy rất khó để có thể bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả Đặc biệt rất nhiều trường hợp khi đang làm việc người sử dụng vô ý ấn nhầm hoặc gặp sự cố về máy tính thì việc mất dữ liệu là điều không thể tránh khỏi

 Dữ liệu không được cập nhật liên tục: Số liệu không được cập nhật theo thời gian thực Việc này gây ra rất nhiều khó khăn trong quá trình tương tác và xử

lý thông tin với các bộ phận khác từ đó khiến cho quy trình vận hành trong quản lý kho gặp trở ngại

5S được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton

(整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng)

- SERI/ Sàng lọc (S1): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu,

đồ dùng hỏng…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại

bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì

- SEITON/ Sắp xếp (S2): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng

S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để • SEISO/ Sạch sẽ (S3): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.S4 Săn sóc: Săn sóc nghĩa là duy trì thực hiện S1, S2, S3 hàng ngày trong thời gian liên tục, đủ dài

để hình thành thói quen cho người lao động

hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng

vị trí S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển

- SHITSUKE/ Sẵn sàng (S5): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn

Yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của 5S:

cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện

tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức chương trình đào tạo toàn công ty Sau đó cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực hiện 5S và thực hiện kế hoạch đó

hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu

mà phải áp dụng được trong thực tiễn Do vậy chính những cán bộ điều hành

và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công Bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia Sau

đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người

Lặp lại chu trình 5S để dạt được chuẩn mực cao hơn Chương trình 5S là sự lặp lại liên tục chu trình 5S ở mức cao hơn và được thiết kế cải tiến việc quản lý Sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện chương trình có tính hệ thống (như vòng tròn cải tiến P-D-C-A (Plan - Do - Check - Act): Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Khắc phục/cải tiến là những bước cơ bản trong một chu trình cải tiến liên tục.)

1.4.6 Phương pháp sản xuất LEAN

Thuật ngữ LEAN được hiểu là một phương pháp sản xuất bao gồm tập hợp các nguyên tắc, công cụ và kỹ thuật được thiết kế để giải quyết những vấn đề gốc rễ để tinh gọn và tối ưu hóa các hoạt động sản xuất Đây là cách tiếp cận có hệ thống để loại bỏ mọi dạng của lãng phí trong toàn bộ chuỗi sản xuất nhằm đáp ứng tối đa mong muốn từ khách hàng Sản xuất theo phương pháp Lean dựa trên một hệ thống các công cụ khác nhau nhưng tuân theo những nguyên tắc và triết lý thống nhất Mô hình

hệ thống các công cụ và trụ cột của Lean được minh họa ở hình 1.2:

Hình 1.2 Các thành phần chính của Lean (Nguồn: Tài liệu quản lí Công Nghiệp )

Theo mô hình các thành phần của Lean nền tảng là các hoạt động 5S và quản lý trực quan nhằm ổn định các đối tượng trên hiện trường, đến chuẩn hóa thao tác bằng công việc tiêu chuẩn, và trên đó là xây dựng 2 trụ cột về quản lý chất lượng và chuỗi giá trị trong nhà máy Mỗi trụ cột của lean đều bao gồm các hệ thống công cụ khác nhau, tuy vậy chúng được kết nối với với tất cả các bộ phận khác với cùng một tư duy và nguyên tắc chung Phương pháp sản xuất Lean đưa ra 4 nguyên tắc như sau:

Lean chính là xác định giá trị của quá trình sản xuất Hiểu và xác định được rõ ràng đâu là hoạt động có giá trị, đâu là hoạt động không có giá trị là nguyên tắc đầu tiên cần đạt được của sản xuất LEAN Mục tiêu tối thượng của quá trình sản xuất là đảm bảo và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Đây chính là giá trị mà sản xuất LEAN cần đạt được

cần thiết để có thể tạo ra được sản phẩm, dịch vụ thông qua các nhiệm vụ của tổ chức là: Bước khởi đầu với sản xuất LEAN là việc nhận biết các công đoạn/thao tác tạo giá trị và không tạo giá trí dưới góc nhìn của khách hàng Từ đó, tất cả các nguyên

liệu, quá trình, đặc tính không cần thiết cho việc tạo ra giá trị với khách hàng cần được giảm thiểu và loại bỏ

quan trọng nhất để thực hiện sản xuất đúng thời điểm (JIT), hướng đến mục đích chỉ sản xuất những sản phẩm được yêu cầu và khi được yêu cầu với số lượng được yêu cầu Mỗi công đoạn sản xuất đều được “kéo” bởi công đoạn sau, vì vậy chỉ sản xuất khi được yêu cầu bởi công đoạn sau Cơ chế kéo trong sản xuất có vai trò quyết định trong việc loại bỏ tồn kho không cần thiết của bán thành phẩm giữa các công đoạn sản xuất, nhờ đó giảm một cách đáng kể sai lỗi và lãng phí

trị cho một sản phẩm cụ thể được đưa ra đầy đủ và các loại lãng phí đươc loại bỏ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước tiếp theo của LEAN đó là “thiết lập dòng chảy hóa quá trình sản xuất” Mục tiêu của dòng chảy hóa quá trình sản xuất chính là loại

bỏ các vấn đề về chờ đợi và dừng dây chuyền Một khi giá trị được xác định thì các mắt xích trong chuỗi giá trị sản phẩm sẽ được thể hiện một cách rõ ràng Phát hiện lãng phí và loại bỏ lãng phí sẽ được thực hiện thông qua xem xét cụ thể từng thành phần trong chuỗi giá trị Đây chính là nguyên tắc quan trọng trong sản xuất LEAN

Có thể thấy rằng hướng tiếp cận của Lean luôn tập trung vào việc định nghĩa các hoạt động nhằm xác định hoạt động nào là hoạt đông thực sự tạo ra giá trị cho khách hàng, hoạt động nào là lãng phí Hoạt động cải tiến theo Lean chính là tập chung vào việc triệt tiêu các lãng phí này đạt được các mục tiêu kỳ vọng về năng suất, chất lượng, chi phí, thời gian giao hàng, an toàn và môi trường

1.5 Tổng kết chương 1

Nội dung chương này nhằm cung cấp một nhận thức cơ bản về khái niệm quản

lý kho hàng trong sản xuất Đối với nhà máy sản xuất quản lý tốt kho hàng sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm công sức rất lớn đối với người kinh doanh Ảnh hưởng của quản lý kho hàng đối với hiệu suất chuyền sản xuất là không thể chối bỏ Tuy nhiên, ở một góc nhìn khác chúng ta có thể thấy rằng việc xác định tầm quan

trọng của kho hàng trong sản xuất là cơ hội để tăng hiệu suất hệ thống

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ BÁCH KHOA

VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu chung về công ty

Công Ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Bách Khoa Việt Nam được thành lập vào 21 tháng 12 năm 2016, là đơn vị sản xuất hàng đầu Việt Nam trong ngành vật tư xây dựng Các sản phẩm mũi nhọn là: Cửa chống cháy, Thang Máng Cáp, Ống – Van – Cửa Gió (loại thường và chuẩn PCCC), Vật tư phụ kiện khác… cho các công trình xây dựng trong nước và toàn Đông Nam Á

Trong bối cảnh phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế Việt Nam, nhu cầu liên kết với các đối tác cung cấp vật tư thiết bị xây dựng của các chủ đầu tư, nhà thầu là rất lớn rất đa dạng Trong khi đó, các công ty hiện tại chỉ cung cấp một mảng vật tư thiết bị nhất định gây khó khăn cho công tác quản lý tổng thể của khách hàng

và đối tác Vì vậy, chúng tôi đã sáng lập ra Bách Khoa nhằm cung cấp tổng hợp các sản phẩm cho các công trình xây dựng

Đến với Vật Tư Thiết Bị Bách Khoa, khách hàng và đối tác được tư vấn và báo giá một cách nhanh nhất vì vậy tiết kiệm thời gian, chi phí mà chất lượng không đổi cách mà Bách Khoa mang đến những sản phẩm có chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu và nhu cầu khác nhau của khách hàng và đối tác

Mọi sản phẩm tại 3 nhà máy BKVN trên toàn quốc đều đạt chuẩn ISO 9001:2015 Đây là niềm tự hào cũng như sứ mệnh của Bách Khoa Việt Nam Đưa thương hiệu hàng Việt Nam chuẩn chất lượng cao vươn ra vị thế Quốc Tế

Thế mạnh làm nên thương hiệu Bách Khoa khác biệt chính là: Sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận, tính trách nhiệm nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật làm việc nghiêm túc, cẩn thận nhằm tạo nên những sản phẩm hoàn thiện đến từng chi

tiết nhỏ nhất Ngoài ra, các bộ phần thường xuyên trao đổi công việc, chia sẻ những khó khăn, sáng kiến xây dựng nên một Bách Khoa năng động, sáng tạo, chuyên

nghiệp hơn trong từng dự án chúng tôi tham gia Đào tạo nội bộ BKVN – được tổ

chức hằng tuần để đội ngũ kĩ sư, chuyên viên thêm trau dồi hiểu biết, thảo luận và cùng hướng tới những kinh nghiệm quý báu

Với phương châm “ Hợp tác để cùng thành công”, và định hướng “ Liên tục cải tiến” Bách Khoa Việt Nam đã luôn nỗ lực cả về nhân lực, vật lực, xây dựng uy tín thương hiệu, niềm tin với khách hàng với những sản phẩm chúng tôi cung cấp

Tầm nhìn: Trong 5 năm tới, Bách Khoa Việt Nam sẽ trở thành thương hiệu

hàng đầu cung cấp vật tư thiết bị trọn gói các công trình chuẩn bị thi công, đang thi

trường Việt Nam và Đông Nam Á, đưa những sản phẩm vật tư thiết bị xây dựng chất lượng, vững bền mang thương hiệu Bách Khoa Việt Nam vươn tầm quốc tế

Sứ mệnh: Nâng tầm chất lượng sản phẩm, không ngừng đổi mới, kiến tạo

những giá trị sản phẩm bền vững vượt thời gian để luôn là người bạn đồng hành tốt nhất của mọi công trình vừa và lớn tại Việt Nam và trên toàn thế giới Xây dựng thương hiệu BKVN đảm bảo chất lượng quốc tế, giá cả hợp lý, mẫu mã đa dạng, thân thiện môi trường Đáp ứng nhu cầu người của mọi công trình, góp phần thay đổi diện mạo kiến trúc đất nước và phát triển cộng đồng Không ngừng đổi mới và phát triển

để khẳng định tầm vóc và sứ mệnh của một doanh nghiệp Việt Nam năng động, sáng tạo, góp phần vào quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước

Giá trị cốt lõi

 Tin Tưởng: Uy tín – Chất lượng tạo dựng niềm tin bền vững giữa Bách Khoa

Việt Nam và đối tác, khách hàng Tôn Trọng: Tôn trọng bản thân, Tôn trọng đồng nghiệp, Tôn trọng Công ty, Tôn trọng đối tác, Hợp tác trong sự tôn trọng

 Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, Tôn trọng đồng nghiệp, Tôn trọng Công ty,

Tôn trọng đối tác, Hợp tác trong sự tôn trọng

 Tốc độ: Đội ngũ BKVN uôn không ngừng chạy đua để đảm bảo mọi tiến độ,

sản lượng đáp ứng nhu cầu công trình đã đề ra

 Tận Tâm: CBNV BKVN luôn không ngừng cống hiến, nỗ lực hết mình để

phụng sự cộng đồng

 Tuân Thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính

sách, quy định của Công ty

Hình 2.1 Công ty cổ phần vật tư thiết bị Ba ́ ch Khoa Việt Nam

Hình 2.2 Hệ thống 3 nhà máy BKVN trên toàn quốc

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)