Đối với nội dung chương 3, nêu lên mục tiêu, định hướng phát triển của công ty đồng thời tập trung đề xuất một số giải pháp bao gồm đào tạo nguồn nhân lực, phần mềm quản lý kho hàng với
TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO HÀNG VÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHO HÀNG
Kho hàng là không gian hoặc cơ sở vật chất dùng để lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa, sản phẩm, nguyên liệu trong quá trình sản xuất, phân phối hoặc bán lẻ Mục đích chính của kho hàng là đảm bảo hàng hóa an toàn, dễ tiếp cận và kiểm soát số lượng, chất lượng khi cần thiết.
Các hoạt động chính trong kho hàng bao gồm nhập hàng, kiểm tra chất lượng, bảo quản, phân loại và xuất hàng theo đơn đặt hàng Quản lý kho hiệu quả rất quan trọng để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo cung ứng kịp thời.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kho hàng
Kho hàng có các chức năng chính sau:
Lưu trữ hàng hóa là chức năng cơ bản của kho hàng, giúp bảo quản và bảo vệ hàng hóa khỏi tác động của môi trường Chức năng này cũng đảm bảo hàng hóa được tổ chức khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra và truy xuất khi cần thiết.
Quản lý tồn kho là quá trình theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, đảm bảo rằng tồn kho luôn đáp ứng đủ nhu cầu mà không bị thừa hoặc thiếu Việc quản lý tồn kho hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí lưu trữ và vận hành, từ đó nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Hàng hóa trong kho được phân loại theo nhóm, chủng loại, kích thước, màu sắc và các tiêu chí khác nhằm tối ưu hóa việc tìm kiếm và phân phối Việc phân loại này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu thời gian xử lý.
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa, đảm bảo rằng chúng được giữ trong điều kiện tối ưu để tránh hư hỏng và mất mát Việc kiểm soát các yếu tố bên ngoài như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và côn trùng là cần thiết để bảo vệ hàng hóa khỏi những ảnh hưởng tiêu cực.
Kho hàng thực hiện việc nhập hàng khi có sản phẩm mới và xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng hoặc các bộ phận trong chuỗi cung ứng Quá trình này được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
Kiểm soát chất lượng là một quy trình quan trọng tại một số kho hàng, nơi thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình nhập và xuất kho Điều này đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng trước khi được tiêu thụ hoặc vận chuyển.
Kho hàng không chỉ lưu trữ sản phẩm mà còn hỗ trợ quá trình sản xuất bằng cách lưu giữ nguyên liệu cần thiết Đồng thời, kho hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối sản phẩm đến các điểm bán, cửa hàng và khách hàng cuối, đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả.
Quản lý và tối ưu hóa không gian kho hàng là rất quan trọng để sử dụng hiệu quả diện tích, từ đó giảm chi phí lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa.
Tất cả các chức năng này đều hỗ trợ kho hàng hoạt động hiệu quả, đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra thuận lợi, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí.
1.1.3 Vai trò của kho hàng
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống logistics và chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, với các vai trò chính như sau:
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung ứng liên tục hàng hóa, giúp duy trì hoạt động sản xuất, phân phối và bán hàng mà không bị gián đoạn Điều này đặc biệt cần thiết trong các ngành yêu cầu tính kịp thời cao như bán lẻ, thực phẩm và sản xuất.
Tối ưu hóa quản lý tồn kho là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nguồn lực mà còn giảm lãng phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Kho hàng nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động của doanh nghiệp, cho phép đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng và yêu cầu thay đổi từ khách hàng Việc lưu trữ sản phẩm tại kho giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và chiến lược kinh doanh, cho phép lưu trữ trong thời gian dài hoặc ngắn tùy theo tình hình thị trường.
Kho hàng giúp giảm chi phí vận chuyển bằng cách tập trung hàng hóa tại một địa điểm, từ đó tiết kiệm chi phí từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp và từ doanh nghiệp đến khách hàng Ngoài ra, việc sử dụng kho hàng còn tối ưu hóa các tuyến vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng.
LOẠI HÀNG LƯU TRỮ TRONG KHO
Hàng hóa phục vụ cho sản xuất gồm những loại hàng sau:
Nguyên vật liệu là những vật liệu cơ bản trải qua nhiều thay đổi trong quá trình sản xuất để hình thành sản phẩm hoàn chỉnh, như than, thép, chì, đồng, kẽm, cao su, len, bông và gỗ Sản phẩm công nghiệp hoàn chỉnh có thể trở thành nguyên liệu cho các sản phẩm khác; ví dụ, xe hơi cần thép, trong khi thép lại cần quặng sắt, than cốc và đá vôi để sản xuất Tính quyết định của việc thành phẩm của công ty này là nguyên liệu ban đầu cho công ty khác thể hiện rõ trong nguyên tắc cung ứng đúng lúc, nơi mà việc quản lý tồn kho hiệu quả của nhà sản xuất xe hơi cũng yêu cầu nhà sản xuất thép phải làm tương tự Ngoài tồn kho, chất lượng sản phẩm ở giai đoạn 1 cũng rất quan trọng, vì nếu sản phẩm có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 sẽ không cần kiểm tra thêm.
Nhà sản xuất sử dụng các thành phần để chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô Dù sản phẩm đã hoàn tất nhưng chưa được đóng gói, chúng vẫn được xem là dở dang và chưa thể xuất xưởng Việc định nghĩa mức độ tổn kho mong đợi của sản phẩm dở dang được coi là tình trạng tồn kho thuần túy tại bất kỳ thời điểm nào trong chu kỳ sản xuất.
Các nhà sản xuất thường mua bán thành phẩm từ các nhà cung cấp bên ngoài để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh hoặc bán linh kiện, phụ tùng Lý do mua sắm từ bên ngoài bao gồm đảm bảo chất lượng sản phẩm, thiếu khả năng sản xuất nội bộ, hoặc vì việc mua ngoài mang lại lợi ích kinh tế hơn Chẳng hạn, trong ngành công nghiệp ô tô, nhiều nhà sản xuất thường lựa chọn mua các linh kiện như bình ắc quy và vòi xe từ bên ngoài.
Vật liệu bao bì là bán thành phẩm quan trọng trong việc đóng gói, bao gồm các loại như giấy, rơm, dây thừng, bìa sách, và các loại thùng chứa như hộp, thùng, thùng hình ống và chai lọ Ngoài ra, còn có các lớp bảo vệ bên ngoài như dầu mỡ, chất sáp và chất dẻo, giúp bảo vệ sản phẩm bên trong.
Tồn kho thành phẩm bao gồm tất cả các lô hàng đã sẵn sàng để bán Chẳng hạn, tại nhà máy nước ngọt ABC, thành phẩm là những chai nước ngọt được đóng vào két và chuẩn bị gửi đến các đại lý Trong tình trạng tồn kho, không có sự khác biệt giữa nguyên vật liệu đã mua và thành phẩm đã bán.
Tất cả các mặt hàng mà công ty mua về không phải là thành phần chính của sản phẩm nhưng vẫn cần thiết cho quá trình sản xuất được gọi là mặt hàng linh tinh phục vụ.
Trong số 17 vụ sản xuất, văn phòng phẩm là một trong những loại sản phẩm chủ yếu Một số loại như dầu bôi trơn máy, dù tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không phải là thành phẩm, cũng được phân loại vào nhóm này Ngoài ra, thiết bị và phụ tùng thay thế cho máy móc, hệ thống máy, xe cộ và xe nâng trong kho cũng là những ví dụ điển hình.
Ngoài ra còn có các dạng sau đây:
Dụng cụ là những thiết bị cần thiết trong công việc, bao gồm cả dụng cụ cầm tay như búa gỗ và tua vít, cũng như các thiết bị cơ giới như bàn ren, khoan, máy cắt nghiền và những dụng cụ hoạt động bằng hơi.
Máy đo là thiết bị dùng để xác định kích thước và hình dạng của các vật liệu cùng nhiều thành phần khác nhau Các loại máy đo rất phong phú, bao gồm compa, máy đo độ hở và máy đo điện bình ắc quy.
Phế liệu và chất cặn là những đồ thải đã qua sử dụng hoặc các vật liệu dư thừa phát sinh trong quá trình sản xuất và các hoạt động khác.
Trang thiết bị bảo quản, xếp dỡ và kiểm kê hàng hóa
Các thiết bị trong nhà kho thường thực hiện những công việc như sau:
Bốc dỡ các sản phẩm hàng hóa từ phương tiện vận tải như xe tải chuyến vào kho sắp xếp
Chuyển các sản phẩm này đến vị trí tồn trữ Đáo kho khi cần để tái sắp xếp hay dùng trong kiểm kê kho
Xuất kho lấy các sản phẩm từ vị trí tồn trữ chuyển ra các phương tiện vận tải và chở đi
Kệ chứa hàng là giải pháp lưu trữ hiệu quả, giúp tối ưu hóa không gian trong nhà kho Thiết bị này chủ yếu được sử dụng trong các ngành công nghiệp, xưởng cơ khí, và các doanh nghiệp cho thuê kho bãi cũng như kho của doanh nghiệp sản xuất.
Kệ hàng được dùng để nâng, đỡ hàng hóa trong kho Từ hàng hóa có tải trọng nhẹ đến nặng dù là hành phẩm hay nguyên vật liệu
Sắp xếp khoa học, sạch sẽ, gọn gàng hơn
Dễ dàng định vị hàng hóa, khu vực chứa hàng
Kết hợp với xe nâng điện, thực hiện dễ dàng bốc dỡ hàng hóa
Tận dụng được khoảng trống trên không, giúp doanh nghiệp tiết kiệm những không gian lãng phí
Tránh tình trạng ẩm mốc của sản phẩm, luôn đảm bảo sản phẩm thông thoáng nhất
Pallet là một cấu trúc phẳng được sử dụng để cố định hàng hóa, giúp nâng lên dễ dàng bằng xe tải nâng hoặc các thiết bị vận chuyển khác Nó đóng vai trò như một đơn vị tải cơ bản, cho phép di chuyển và sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hiệu quả.
Vai trò: Pallet được sử dụng rất nhiều trong các ngành nghề với nhiều loại khác nhau nhưng vẫn có chung các công dụng như sau:
Chống ẩm mốc, ẩm ướt từ đất
Hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học
Phối hợp hiệu quả với thiết bị xếp dỡ để nâng cao hiệu suất xếp dỡ và sản xuất
Di chuyển hàng hóa với số lượng lớn và dễ dàng hơn
Phân lại theo chức năng – thiết kế
- Pallet 1 mặt và 2 chiều nâng
- Pallet 1 mặt và 4 chiều nâng
- Pallet 2 mặt và 4 chiều nâng
Phân loại theo chất liệu
Thùng chứa là thiết bị thiết yếu trong đời sống hàng ngày và trong các doanh nghiệp sản xuất, phục vụ cho việc chứa hàng, lưu trữ và tạo thành đơn vị tải trong các nhà máy.
Các thùng chứa với kích thước đa dạng, từ nhỏ đến lớn, được sản xuất từ nhiều chất liệu khác nhau, đóng vai trò quan trọng trong việc đồng nhất tải trong các nhà máy.
Thuật ngữ “Thùng chứa” bao gồm thùng đựng các bộ phận nhỏ, thùng tote, hộp tote, hộp pallet, thùng hàng rời, thùng chở hàng, thùng vận chuyển…
Các thùng chứa đa dạng với nhiều thiết kế khác nhau, bao gồm thùng mở phía trên, thùng có nắp đậy, thùng có bản lề để tháo gỡ dễ dàng, thùng có bánh xe thuận tiện cho việc di chuyển và thùng có khả năng xếp chồng lên nhau khi rỗng.
Các thùng chứa nhỏ thường được xử lý bằng tay và di chuyển bằng xe đẩy sàn, trong khi thùng chứa lớn hơn được xếp dỡ và vận chuyển bằng xe nâng, máy kéo hoặc cần cẩu.
1.3.4 Xe nâng và chuyển hàng
Khái niệm: Là thiết bị đơn giản để nâng hàng và di chuyển hàng bên trong kho ở khoảng cách ngắn, thường dùng để đóng hàng
Khái niệm: Là thiết bị cơ giới xếp dỡ dùng để nâng hạ và vận chuyển hàng hóa trong kho bãi cũng như trên phương tiện vận chuyển
- Xe nâng thủy lực: Khối lượng xử lý hàng không lớn, trọng lượng từ
- Xe nâng điện: Tiện lợi hơn loại thủy lực, tốc độ nâng hàng nhanh hơn
Xe nâng tự hành là giải pháp lý tưởng cho những khu vực có cường độ xếp dỡ hàng hóa cao và quy mô di chuyển rộng nhưng không gian lại hạn chế Chúng giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong những điều kiện không gian chật hẹp.
- Xe nâng có cần nâng kéo dài được: Cho phép nâng hàng với độ cao lớn.
MỘT SỐ CÔNG CỤ QUẢN LÝ KHO HÀNG
Hình 1.1 Nguyên tắc FIFO (Nguồn: Tài liệu quản lí Công Nghiệp )
Nguyên tắc nhập trước - xuất trước là một phương pháp quản lý kho hàng, trong đó các lô hàng được nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất kho trước, nhằm đảm bảo hiệu quả phân phối đến khách hàng.
Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FIFO trong quản lý kho
Đảm bảo chất lượng hàng hóa là một yếu tố quan trọng khi áp dụng nguyên tắc FIFO Bằng cách sử dụng hàng hóa theo trình tự trước sau, phương pháp này giúp duy trì chất lượng tốt nhất cho sản phẩm, đảm bảo hàng hóa luôn tươi mới và an toàn cho người tiêu dùng.
Hệ thống FIFO (First In, First Out) giúp hạn chế sự lãng phí hàng hóa, đặc biệt với sản phẩm có hạn sử dụng hoặc nguyên liệu dễ hỏng Bằng cách sử dụng hàng hóa theo thứ tự nhập kho, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sản phẩm không vượt quá hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu việc phải loại bỏ hàng hóa đã quá hạn.
Quản lý tồn kho theo nguyên tắc FIFO yêu cầu sự theo dõi và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình nhập và xuất kho Để đảm bảo hàng hóa được sử dụng đúng thứ tự, cần có hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả và quy trình kiểm soát nghiêm ngặt.
Việc áp dụng nguyên tắc FIFO có thể gây khó khăn trong việc dự báo và lập kế hoạch sản xuất cũng như tiêu thụ hàng hóa Do hàng hóa được sử dụng theo thứ tự nhập kho, việc dự đoán và điều chỉnh nhu cầu tiêu thụ trở nên phức tạp hơn.
Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa theo phương pháp FIFO
Để tối ưu hóa quy trình quản lý kho, hàng hóa cần được sắp xếp theo thứ tự nhập kho, với các mặt hàng mới nhất được đặt ở vị trí trước Đồng thời, việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho là rất quan trọng, nhằm đảm bảo hàng hóa được sử dụng đúng theo thứ tự nhập.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên về quy trình và quy định sử dụng hàng hóa theo nguyên tắc FIFO
Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả để giám sát và theo dõi quá trình nhập kho và xuất kho
1.4.2 Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho
Thẻ kho là tài liệu quan trọng ghi chép thông tin về hàng hóa trong kho của doanh nghiệp tại các thời điểm cụ thể như ngày, tuần, tháng và quý.
Trong 22 năm qua, chủ thể kinh doanh và nhân viên kho đã sử dụng thẻ kho để ghi chép và phản ánh số lượng hàng hóa, tình trạng tồn kho cũng như việc nhập xuất hàng hóa theo từng thời điểm.
Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh
Tính nguồn vốn, tài sản doanh nghiệp
Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa nhập với hàng hóa thực tế trong kho
Thể hiện tình hình doanh thu, lợi nhuận trong kỳ
1.4.3 Quản lý vị trí hàng hóa
Vị trí hàng hóa là mã số xác định vị trí chứa hàng hóa trong kho, tương tự như tọa độ Việc lưu trữ hàng hóa tồn kho trong các vị trí này giúp kiểm soát lượng tồn kho hiệu quả, do đó, mỗi hàng hóa cần được liên kết chặt chẽ với vị trí tương ứng.
Xác định sản phẩm tương ứng với vị trí
Nhân viên kho tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn
Tận dụng được tối đa diện tích kho hàng nhưng vẫn đảm bảo ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm
Quản lý số lượng tồn kho một cách hiệu quả
Tiết kiệm được tối đa nhân sự trong kho hàng
Xuất kho, lấy hàng tiện lợi, rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng
1.4.4 Quản lý hàng hóa bằng file excel
Lợi ích quản lý kho hàng bằng file excel
Thống kê dữ liệu chi tiết
Thống kê dữ liệu kho hàng rất chi tiết, bao gồm thông số sản phẩm, thời gian nhập và xuất kho, số lượng hàng tồn, kích thước và khối lượng.
Excel cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống bảng tính với nhiều hàm số đơn giản, giúp việc nhập thông tin và theo dõi số liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các định dạng bảng biểu và sơ đồ trong phần mềm Excel để theo dõi và báo cáo tình hình quản lý kho hàng một cách dễ dàng Tùy thuộc vào mục đích thống kê, người dùng sẽ chọn biểu đồ phù hợp để thu được báo cáo chi tiết.
Lợi ích lớn nhất khi sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho hàng là hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý Khác với nhiều phần mềm quản lý kho khác yêu cầu phí hàng tháng, Excel mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm cho doanh nghiệp.
Rủi ro quản lý kho hàng bằng file excel
Việc nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian và công sức là một trong những trở ngại lớn khi sử dụng Excel trong quản lý kho hàng Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu, ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ hệ thống quản lý.
Dữ liệu không được bảo mật và dễ bị thất thoát do thông tin thường không được lưu trữ trên cùng một hệ thống và phải chia sẻ với người khác Điều này làm cho việc bảo mật dữ liệu trở nên khó khăn Hơn nữa, trong quá trình làm việc, người dùng có thể vô ý ấn nhầm hoặc gặp sự cố về máy tính, dẫn đến việc mất dữ liệu là điều khó tránh khỏi.
Tổng kết chương 1
Chương này cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý kho hàng trong sản xuất, nhấn mạnh vai trò quan trọng của nó trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm công sức cho doanh nghiệp Quản lý kho hàng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của dây chuyền sản xuất mà còn mở ra cơ hội để tối ưu hóa hệ thống sản xuất.
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THIẾT BỊ BÁCH KHOA VIỆT NAM
Giới thiệu chung về công ty
Công Ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Bách Khoa Việt Nam, thành lập vào ngày 21 tháng 12 năm 2016, là một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành vật tư xây dựng tại Việt Nam Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm chủ lực như cửa chống cháy, thang máng cáp, ống, van, cửa gió (bao gồm loại thường và chuẩn PCCC) cùng với các vật tư phụ kiện khác, phục vụ cho các công trình xây dựng trong nước và khu vực Đông Nam Á.
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ, nhu cầu liên kết với các nhà cung cấp vật tư thiết bị xây dựng ngày càng tăng Tuy nhiên, nhiều công ty chỉ cung cấp một mảng sản phẩm nhất định, gây khó khăn cho quản lý tổng thể của khách hàng Để giải quyết vấn đề này, Bách Khoa ra đời với mục tiêu cung cấp đa dạng sản phẩm cho các công trình xây dựng Tại Vật Tư Thiết Bị Bách Khoa, khách hàng và đối tác được tư vấn và báo giá nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng Chúng tôi cam kết mang đến sản phẩm chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo và giá thành hợp lý, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Tất cả sản phẩm từ ba nhà máy của Bách Khoa Việt Nam (BKVN) trên toàn quốc đều đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Đây không chỉ là niềm tự hào mà còn là sứ mệnh của BKVN trong việc nâng cao thương hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao ra thị trường quốc tế.
Thương hiệu Bách Khoa nổi bật nhờ vào sự chuyên môn hóa rõ rệt trong từng bộ phận, tinh thần trách nhiệm cao và quy trình giám sát kỹ thuật chặt chẽ Điều này đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được hoàn thiện một cách tỉ mỉ và cẩn thận, mang lại chất lượng vượt trội cho khách hàng.
Bách Khoa VN thường xuyên tổ chức các buổi họp để các bộ phận trao đổi công việc, chia sẻ khó khăn và sáng kiến, nhằm xây dựng một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp hơn trong các dự án Đào tạo nội bộ BKVN được thực hiện hàng tuần, giúp đội ngũ kỹ sư và chuyên viên nâng cao kiến thức, thảo luận và học hỏi những kinh nghiệm quý báu.
Với phương châm “Hợp tác để cùng thành công” và định hướng “Liên tục cải tiến”, Bách Khoa Việt Nam cam kết nỗ lực không ngừng trong việc nâng cao chất lượng nhân lực và vật lực, xây dựng uy tín thương hiệu, đồng thời tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng thông qua các sản phẩm chất lượng mà chúng tôi cung cấp.
Trong vòng 5 năm tới, Bách Khoa Việt Nam hướng đến việc trở thành thương hiệu hàng đầu cung cấp vật tư thiết bị cho các công trình thi công trên toàn quốc và khu vực Đông Nam Á Đến 10 năm sau, công ty sẽ dẫn đầu thị trường Việt Nam và Đông Nam Á, đưa sản phẩm vật tư thiết bị xây dựng chất lượng và bền vững mang thương hiệu Bách Khoa Việt Nam vươn ra thị trường quốc tế.
Sứ mệnh của chúng tôi là nâng cao chất lượng sản phẩm và không ngừng đổi mới, tạo ra những giá trị bền vững để trở thành đối tác tin cậy cho các công trình lớn tại Việt Nam và toàn cầu Chúng tôi xây dựng thương hiệu BKVN với tiêu chí đảm bảo chất lượng quốc tế, giá cả hợp lý, mẫu mã đa dạng và thân thiện với môi trường Cam kết đáp ứng nhu cầu của mọi công trình, chúng tôi góp phần thay đổi diện mạo kiến trúc đất nước và phát triển cộng đồng Với tinh thần đổi mới và phát triển, BKVN khẳng định vị thế của một doanh nghiệp Việt Nam năng động, sáng tạo, đóng góp vào quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Tin Tưởng: Uy tín – Chất lượng tạo dựng niềm tin bền vững giữa Bách Khoa
Việt Nam chú trọng xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với đối tác và khách hàng, trong đó tôn trọng là yếu tố cốt lõi Tôn trọng bản thân, đồng nghiệp, công ty và đối tác không chỉ tạo ra môi trường làm việc tích cực mà còn thúc đẩy sự phát triển chung Hợp tác trong sự tôn trọng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng niềm tin vững chắc giữa các bên.
Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, Tôn trọng đồng nghiệp, Tôn trọng Công ty,
Tôn trọng đối tác, Hợp tác trong sự tôn trọng
Tốc độ: Đội ngũ BKVN uôn không ngừng chạy đua để đảm bảo mọi tiến độ, sản lượng đáp ứng nhu cầu công trình đã đề ra
Tận Tâm: CBNV BKVN luôn không ngừng cống hiến, nỗ lực hết mình để phụng sự cộng đồng
Tuân Thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty
Hình 2.1 Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bá ch Khoa Việt Nam
Hình 2.2 Hệ thống 3 nhà máy BKVN trên toàn quốc
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Cơ cấu tổ chức công ty
Hình 2.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách khoa Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Công ty cổ phần vật tư thiết bị bách khoa Việt Nam áp dụng mô hình tổ chức chức năng cho các phòng ban, trong đó công việc và nhân viên được phân chia theo chuyên môn Mỗi phòng ban thực hiện nhiệm vụ khác nhau sau khi nhận quyết định từ giám đốc, giúp xác định lộ trình thăng tiến và chia sẻ nguồn lực hiệu quả Tuy nhiên, mô hình này gặp khó khăn trong giao tiếp và phối hợp giữa các phòng ban, dẫn đến việc các bộ phận chỉ tập trung vào nhiệm vụ riêng mà không nhìn nhận tổng thể tổ chức, gây cản trở cho hoạt động chức năng chéo và làm cho quy trình làm việc trở nên cứng nhắc và khó thay đổi.
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc có trách nhiệm lập kế hoạch và xác định mục tiêu cho công ty trong cả ngắn hạn và dài hạn Họ đảm bảo lợi nhuận và định hướng phát triển, đồng thời thúc đẩy tăng trưởng cho toàn bộ tổ chức Ngoài ra, giám đốc còn điều hành và chịu trách nhiệm tổng thể về mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc sản xuất
Công ty thực hiện 34 hoạt động nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai, bao gồm tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, cải thiện chất lượng sản phẩm, phát triển nhân tài và các hoạt động khác Đồng thời, công ty cũng tiến hành đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban để tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
2.3.2 Phó giảm đốc sản xuất
Phó giám đốc sản xuất có nhiệm vụ tham mưu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc cải tiến công nghệ, phát triển sản phẩm, và quản lý kỹ thuật sản xuất Họ cũng đảm nhận việc hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm toán tiến độ các dự án trong công ty.
Nhiệm vụ chính bao gồm quản lý kỹ thuật sản xuất và phát triển sản phẩm theo thiết kế của công ty hoặc yêu cầu của khách hàng Chỉ đạo kỹ thuật và lựa chọn phương án gia công, xây dựng quy trình chế tạo sản phẩm, đồng thời lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án Ngoài ra, cần chỉ đạo công tác vận chuyển và giao hàng, quản lý trực tiếp các bộ phận như BPSX, dự án, QC và R&D Cuối cùng, tổ chức chế tạo mẫu sản phẩm theo từng giai đoạn phát triển sản phẩm là một phần quan trọng trong nhiệm vụ này.
2.3.3 Phòng hành chính nhân sự
Chức năng: Tham gia và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc các lĩnh vực sau:
Cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả Chính sách phúc lợi, đãi ngộ và lương thưởng hợp lý giúp thu hút và giữ chân lao động chất lượng An toàn và sức khỏe lao động cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo năng suất làm việc Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của tổ chức Quản lý và đánh giá nhân sự, cùng với quản trị mạng, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc Cuối cùng, quan hệ lao động và công tác hành chính cần được duy trì tốt để tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và hiệu quả.
Nhiệm vụ của công ty bao gồm xây dựng sơ đồ tổ chức và hệ thống bảng lương, cũng như các chế độ chính sách cho người lao động Đội ngũ cần thực hiện công tác lập bảng thanh toán lương hàng tháng một cách thống nhất Đồng thời, phối hợp với các bộ phận khác để xây dựng mô tả công việc cho từng vị trí.
Chức năng của bộ phận này là tham mưu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng và tiến độ thiết kế các bản vẽ kỹ thuật cũng như bản vẽ báo giá Đồng thời, bộ phận cũng thực hiện khảo sát kỹ thuật nhằm hoàn thiện các thông số cần thiết.
35 kỹ thuật cho bản vẽ thiết kế Thiết kế, triển khai, giám sát về kỹ thuật các công trình, dự án công ty ký hợp đồng
Nhiệm vụ chính bao gồm khảo sát hiện trường, thiết kế bản vẽ báo giá và lập danh mục cung cấp cho phòng kinh doanh dự án nhằm xây dựng giá thành sản phẩm Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sản xuất, thi công và lắp ráp, đồng thời đề xuất và thực hiện các phương án xử lý sự cố kỹ thuật khi có khiếu nại từ khách hàng Chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật cho tất cả sản phẩm xuất xưởng của công ty, đảm bảo thực hiện đúng quy trình và quy định của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Ngoài ra, tạo mã bán thành phẩm và nguyên vật liệu trên phần mềm ERP khi có sự thay đổi.
Chức năng của bộ phận này là tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý các lĩnh vực tài chính, kế toán và kiểm toán nội bộ Bộ phận sẽ kiểm soát chi phí hoạt động, quản lý vốn và tài sản của công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán trên toàn công ty Ngoài ra, bộ phận còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc.
Nhiệm vụ chính của bộ phận tài chính là lập kế hoạch thu chi hàng năm cho công ty và tham mưu cho giám đốc phê duyệt, làm cơ sở cho việc thực hiện Bộ phận này chủ trì việc thu và chi, kiểm tra chi tiêu vốn, sử dụng vật tư, và theo dõi công nợ Đồng thời, bộ phận cũng hỗ trợ giám đốc trong việc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các phòng ban, thực hiện quyết toán theo tháng, quý, và năm đúng tiến độ Ngoài ra, bộ phận trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, và quản lý thu chi tài chính của công ty.
Lập hồ sơ vay vốn trung hạn và ngắn hạn từ ngân hàng, đồng thời xây dựng kế hoạch huy động vốn từ các nguồn khác để phục vụ cho hoạt động công ích và sản xuất - thương mại - dịch vụ Chủ động giao dịch với các tổ chức tài chính liên quan và thực hiện kiểm tra định kỳ về kế toán, đảm bảo tuân thủ chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, vốn, và quản lý các loại tài sản khác trong toàn công ty.
Theo quy định của Nhà nước, đơn vị này là đầu mối phối hợp giữa các phòng ban và các ban tham mưu trong việc mua sắm, thanh lý và nhượng bán tài sản của công ty Ngoài ra, đơn vị cũng thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Chức năng của vị trí này là tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc tìm kiếm khách hàng và bán hàng, nhằm đạt được mục tiêu doanh số đã đề ra Công việc bao gồm lập kế hoạch kinh doanh, triển khai thực hiện, quản lý doanh thu và công nợ khách hàng Ngoài ra, vị trí này còn có nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng kinh tế và hợp đồng mua bán, thực hiện marketing và chăm sóc khách hàng Phân tích khách hàng và kênh tiêu thụ, cùng với việc tìm hiểu thị trường và các đơn vị cạnh tranh trong khu vực cũng là những nhiệm vụ quan trọng.
Nhiệm vụ của phòng Vật tư bao gồm mua vật tư dự án đúng chủng loại và tiến độ sản xuất, đảm bảo chất lượng theo thiết kế Phòng cần tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ giao hàng, cũng như mua vật tư cho các dự án thương mại Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc chứng từ khi mua sắm, có biên bản giao nhận với nhà cung cấp Hỗ trợ bộ phận dự toán trong việc hỏi báo giá và triển khai cung cấp ngay khi Giám đốc phê duyệt Nếu không đáp ứng được yêu cầu, cần phản hồi kịp thời để tìm giải pháp Cuối cùng, phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng kế hoạch dự phòng vật tư và thiết bị cần thiết cho sản xuất kinh doanh.
Chức năng của vị trí này là tham mưu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ các dự án mới cũng như dự án khiếu nại Đảm bảo giao hàng dự án đúng thời hạn và khắc phục khiếu nại theo đúng tiến độ đã cam kết với khách hàng Ngoài ra, vị trí này còn có trách nhiệm lập kế hoạch giao hàng, sắp xếp phương tiện vận chuyển phù hợp với sản phẩm để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ.
Sản phẩm chính của công ty cổ phần thiết bi ̣ vâ ̣t tư Bách Khoa Viê ̣t Nam
Hiện tại công ty đang sản xuất các sản phẩm:
- Sản xuất: Cửa chống cháy, Thang Máng Cáp, Ống – Van – Cửa Gió (loại thường và chuẩn PCCC),…
Vật tư phụ kiện bao gồm các sản phẩm như i ren, nối ti ren, bu lông, ecu, vòng đệm, tắc kê nở đạn, tắc kê nở rút, kẹp xà gồ, đai treo ống, dây thít, đai xiết, ốc vít và băng keo Những vật tư này đóng vai trò quan trọng trong các công trình xây dựng và lắp đặt, giúp đảm bảo sự chắc chắn và an toàn cho các hệ thống.
Hình 2.4 Các sản phẩm của công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BÁCH KHOA VIỆT NAM
2.6.1 Tìm hiểu về kho hàng tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách
2.6.1.1 Sơ đồ kho hàng tại Công ty vật tư thiết bi ̣ Bách Khoa Viê ̣t
Công ty cổ phần vật tư thiết bị Bách Khoa Việt Nam tọa lạc tại Thôn Bùi Trá, xã Hòa Sơn, huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, với tổng diện tích lên đến 5250,1m2 Trong đó, diện tích kho sử dụng chiếm hơn 300m2.
Hình 2.5 Sơ đồ kho hàng công ty BKVN (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Hình 2.6 Hình ảnh kho của công ty BKVN (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Kho hàng tại công ty không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh và vận hành nhà máy Do đó, kho hàng thường được bố trí trong khu vực nhà xưởng với diện tích lớn, tương xứng với tổng diện tích của công ty.
Khi chọn vị trí hiện tại, công ty tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian, khoảng cách di chuyển và công sức cần thiết, đồng thời giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Diện tích kho là 300 m2, được thiết kế với kích thước 12m x 25m Kho được chia thành nhiều khu vực khác nhau và bố trí các cửa xuất nhập hợp lý, nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động liên quan đến kho.
Kho hàng của công ty được trang bị đầy đủ các hệ thống an toàn nhằm bảo vệ người lao động và hàng hóa Những hệ thống này bao gồm ánh sáng, điều hòa không khí, hút ẩm, cửa thông gió và các thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào các trang thiết bị cần thiết như thiết bị vận tải và lưu trữ, nhằm xây dựng một kho hàng thông minh và tiện lợi.
Đánh giá sơ đồ kho hàng tại Công ty vật tư thiết bi ̣ Bách Khoa Viê ̣t Nam:
- Tất cả các khu vực hoạt động trong nhà kho đều được quy định, bố trí rõ ràng từng vị trí riêng biệt
Các khu vực chứa thành phẩm, bán thành phẩm và nguyên liệu silicones được sắp xếp gần cửa xuất nhập, giúp tiết kiệm thời gian và giảm quãng đường di chuyển.
- Khu vực kiểm tra chất lượng đầu vào chưa phù hợp do đặt cạnh cửa xuất, cách xa cửa nhập
- Khu vực đóng gói và khu vực để vật liệu tape chưa được bố trí phù hợp, cách xa nhau
Khu vực tồn kho dài hạn hiện đang không hợp lý, vì chứa những hàng hóa đã tồn đọng lâu và có thể không còn giá trị sử dụng Tuy nhiên, những hàng hóa này lại được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy và thuận tiện, gây khó khăn trong việc xử lý và quản lý tồn kho hiệu quả.
- Không quy định vị trí để thiết bị vận tải tại kho
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và cung cấp sản phẩm kịp thời Hiện tại, công ty BKVN đã xây dựng kho hàng riêng với diện tích hơn 300 m2, phục vụ việc lưu trữ và bảo quản tất cả các loại hàng hóa của công ty.
Ba ̉ ng 2.2 Cá c loại hàng hóa lưu trữ
Các bán thành phẩm
Công ty cổ phần vật tư thiết bị bách khoa Việt Nam sở hữu kho hàng rộng lớn với lượng hàng dự trữ phong phú Điều này giúp việc lưu trữ hàng hóa trở nên dễ dàng, đa dạng và thuận tiện hơn Hệ thống quản lý kho cho phép kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa và nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh.
Hình 2.7 Hình ảnh hàng hóa lưu trữ trong kho
2.6.1.2 Trang thiết bị trong kho
Thiết bị vận tải là công cụ quan trọng trong kho, giúp nâng hạ và di chuyển hàng hóa một cách hiệu quả Chúng không chỉ tăng năng suất công việc mà còn giảm thiểu thời gian di chuyển Với kích thước nhỏ gọn và thao tác bằng tay, các thiết bị này dễ dàng được sử dụng bởi nhân viên, tạo thuận lợi trong quá trình làm việc.
Bảng 2.3 Thiết bị vận tải
STT TÊN THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG KHU VỰC
1 Xe nâng tay (Pallet trucks) 2 Không cố định
2 Xe đẩy hàng (Platform trucks) 2 Không cố định
Kho hàng hiện nay áp dụng nhiều loại thiết bị để tối ưu hóa hoạt động lưu trữ và bảo quản hàng hóa, đảm bảo phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa Dưới đây là danh sách các thiết bị được sử dụng trong quy trình lưu trữ, bao gồm tổng số lượng thiết bị trong đơn vị tải.
Bảng 2.4 Thiết bị lưu trữ
1 Kệ để hàng 50 Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư tiêu hao
Pallet gỗ 100 Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư tiêu hao
Thiết bị phụ trợ khác
Trong quản lý kho, việc sử dụng thiết bị không chỉ giới hạn ở các công cụ chính cho di chuyển và lưu trữ hàng hóa, mà còn cần đến các thiết bị phụ trợ để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của kho hàng.
Bảng 2.5 Thiết bị phụ trợ khác
1 Máy tính 3 Văn phòng làm việc tại kho
2 Máy in 1 Văn phòng làm việc tại kho
2 Văn phòng làm việc tại kho
4 Bàn làm việc 2 Văn phòng làm việc tại kho
5 Ghế làm việc 10 Văn phòng làm việc tại kho
Đánh giá trang thiết bị kho hàng tại Công ty BKVN
- Kho hàng tại công ty có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động, vận hành của kho
- Mỗi trang thiết bị đều được quy định rõ ràng, sử dụng với mục đích nhất định
- Trang thiết bị chưa được quản lý và kiểm kê số liệu cụ thể hàng năm
- Vị trí cất giữ các trang thiết bị chưa được xác định cụ thể trên sơ đồ kho
Nhân sự tại kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình sản xuất của công ty.
Bảng 2.6 Nhân sự tại kho
TT Chức vụ Số lượng
Thủ kho tại Đại học chịu trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày tại kho, phối hợp với các bộ phận chức năng khác Công việc bao gồm thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn kho và kiểm soát số lượng hàng hóa Ngoài ra, thủ kho còn sắp xếp và đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho, đồng thời đảm bảo điều kiện lưu trữ và bảo quản hàng hóa luôn an toàn.
2 Trợ lý kho 2 Cao đằng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY BKNV
ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Công ty cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của xã hội và khách hàng, đồng thời tạo ra giá trị thiết thực cho người lao động.
Giá trị cốt lõi công ty luôn đề cao lấy khách hàng làm vị trí trung tâm – kim chỉ nam cho mọi hoạt động
Trong 5 năm tới, Bách Khoa Việt Nam sẽ trở thành thương hiệu hàng đầu cung cấp vật tư thiết bị trọn gói các công trình chuẩn bị thi công, đang thi công trên toàn lãnh thổ Việt Nam và Đông Nam Á
Trong 10 năm tới, dẫn đầu thị trường Việt Nam và Đông Nam Á, đưa những sản phẩm vật tư thiết bị xây dựng chất lượng, vững bền mang thương hiệu Bách Khoa Việt Nam vươn tầm quốc tế
3.1.3 Định hướng về mô hình tổ chức quản lý
Định hướng về mô hình tổ chức quản lý
Ổn định tổ chức các phòng ban và hoàn thiện chức năng nhiệm vụ cần thực hiện tại công ty
Định hướng về phát triển nguồn nhân lực
Đảm bảo sự cân đối về lực lượng lao động trong quá trình sản xuất tại công ty
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cả về trình độ ngoại ngữ, chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn
Định hướng về đầu tư cơ sở vật chất
Kiểm tra và bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc phục vụ cho các hoạt động công việc tại công ty
Đầu tư về trang thiết bị thay thế nhằm duy trì và nâng cao năng suất sản xuất hàng năm tại công ty.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng tại công ty BKVN
3.2.1 Thực hiện 5S nhằm nâng cao chất lượng quản lý kho hàng
Hình 3.1 Phương pháp 5S trong quản lý kho hàng
Mục tiêu của giải pháp
Triển khai quy trình 5S trong quản lý kho giúp nâng cao sự tổ chức và sạch sẽ, đồng thời cải thiện hiệu suất quản lý tồn kho Phương pháp này cũng góp phần giảm thiểu tổn thất hàng hóa trong quá trình xuất nhập kho.
Cách thức áp dụng Điều kiện cơ bản: Lãnh đạo cơ quan phải thực sự tâm đắc với việc thực hiện 5S
Tổ chức được đội dự án, đó là những ngưới có kiến thức và có nhiệt tình Xây dựng được mục tiêu, kế hoạch thực hiện
- Lập đội dự án, đào tạo những hạt nhân nòng cốt
- Từ mục tiêu, điều kiện cụ thể của đơn vị, lập kế hoạch thực hiện 5S
- Đào tạo nhân viên cho hiểu và biết cách thực hiện
Lợi ích: Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
- Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
- Đảm bảo an toàn (S – Safety)
- Nâng cao tinh thần (M – Morale)
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri (sàng lọc)
Bước 5: Đánh giá định kỳ
Bằng cách áp dụng quy trình 5S vào quản lý kho, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất làm việc.
Quy trình 5S không chỉ giúp nhân viên kho duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý tồn kho hiệu quả hơn.
- Khi áp dụng 5s trong doanh nghiệp, các nhóm chỉ tiêu hoạt động kho tăng hơn so với khi chưa ứng dụng
- Kho trở lên sạch sẽ, ngăn nắp, tạo môi trường làm việc hiệu quả
Hệ thống chỉ tiêu sử dụng phương tiện xếp dỡ được cải thiện, giúp tăng hiệu quả làm việc, nâng cao khối lượng hàng hóa xếp dỡ và giảm thời gian bốc xếp.
Kho được tổ chức lại một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các phương tiện trong việc lấy và trả hàng Hệ thống đường đi được thiết kế thông minh, cùng với khu xếp dỡ rộng rãi, giúp các xe dễ dàng thực hiện việc bốc xếp hàng hóa.
Việc bố trí kho hợp lý giúp người quản lý dễ dàng theo dõi vị trí hàng hóa, từ đó xây dựng kế hoạch hiệu quả cho việc dự trữ, quản lý và xuất-nhập hàng trong kho.
Tăng khối lượng lưu chuyển hàng hóa bằng cách giảm số vòng quay hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều vị trí trống hơn, từ đó phục vụ hiệu quả cho việc lưu kho của các khách hàng khác.
Hình 3.2 Hình ảnh trước khi thực hiện 5S
Hình 3.3 Hình ảnh sau khi thực hiện 5S
3.2.2 Nâng cao kiến thức của nhân viên về quản lý kho
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng, công ty cần triển khai các giải pháp về nguồn lực và đào tạo đội ngũ nhân viên Việc cải thiện kỹ năng nhặt hàng và phân loại hàng hóa sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng phục vụ khách hàng.
Hình 3.4 Hình ảnh đào tạo nhân viên về quản lý kho
Để quản lý kho hiệu quả, các bộ phận liên quan cần nắm vững thực trạng hàng hóa và áp dụng biện pháp bảo quản hợp lý Việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công nhân viên là rất quan trọng trong giai đoạn hiện nay Tuy nhiên, công tác đào tạo của công ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao, ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Các rủi ro trong quá trình xuất nhập và bảo quản hàng hóa như soạn nhầm đơn hàng, nhập sai mã hàng, và xuất nhập không đúng số lượng cần được khắc phục để tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
Nên ta có những biện pháp như sau:
- Tăng cường lớp học kỹ năng về quản lý kho cho nhân viên, thu hút nhân tài của công ty
Tăng cường giám sát là cần thiết để phát hiện kịp thời những sai phạm trong quá trình làm việc Việc này giúp nhắc nhở và điều chỉnh nhân viên ngay lập tức, từ đó ngăn chặn việc hình thành thói quen xấu.
- Hỗ trợ, giúp đỡ nhân viên hướng dẫn tận tình để nhân viên am hiểu, và hiểu rõ về công việc mình đang thực hiện trong kho
Hiệu quả có thể mang lại
Mặc dù khó có thể định lượng chính xác tác động của giải pháp này, nhưng rõ ràng có một số thay đổi tích cực trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty.
- Tận dụng tối đa nguồn nhân lực công ty
- Tối ưu hóa thời gian xuất – nhập hàng hóa Giảm thiểu những rủi ro không đáng có do thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về hàng hóa trong kho
3.3.3 Áp dụng phần mềm ECOUNT ERP trong hoạt động quản lý kho
Hình 3.5 Phần mềm ECOUNT ERP trong hoạt động quản lý kho
ECOUNT ERP là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất thông qua quản lý tài chính chặt chẽ, kiểm soát tồn kho, và quản lý quy trình bán hàng cùng mối quan hệ khách hàng Nó cũng hỗ trợ quản lý nhân sự, theo dõi tiến độ dự án, và quản lý quy trình sản xuất Với giao diện thân thiện và tính năng linh hoạt, ECOUNT ERP nâng cao hiệu quả và khả năng thích ứng trong môi trường kinh doanh động.
Một số ưu nhược điểm của phần mềm
ECOUNT ERP là giải pháp đa chức năng, cung cấp các công cụ quản lý kho, tài chính, nhân sự và nhiều tính năng khác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiệu quả.
ECOUNT ERP có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, cho phép người dùng nhanh chóng làm quen và tận dụng các tính năng của phần mềm Việc triển khai ECOUNT ERP cũng rất đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Phần mềm này cho phép tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng và hệ thống khác nhau, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kết nối và mở rộng quy mô hoạt động.
