Hiện nay công ty thác việt cần tuyển người vào làm việc tại vị trí nhân viên văn thư – lưu trữ thuộc phòng hành chính

Các thành viên trong ban tuyển dụng Thành viên của ban tuyển dụng có thể bao gồm những người có tráchnhiệm khác nhau tùy thuộc vào tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp cụ thể.Thông thường,

PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀIHIỆN NAY CÔNG TY THÁC VIỆT CẦN TUYỂN NGƯỜI VÀO LÀMVIỆC TẠI VỊ TRÍ NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU TRỮ THUỘC PHÒNGHÀNH CHÍNH- TỔNG HỢP LÃNH ĐẠO CÔNG TY YÊU CẦU PHÒNGNHÂN SỰ LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN NGƯỜI HÃY XÂY DỰNG BẢN KẾHOẠCH TUYỂN DỤNG CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU

TRỮ ĐỂ TRÌNH LÃNH ĐẠO CÔNG TY

BÀI TẬP NHÓM

Học phần: Quản trị nhân lực đại cương

TP Hồ Chí Minh - 2023

3 Thông báo tuyển dụng trong nội bộ công ty: 10

5 Liên kết với Trường đại học, cao đẳng du lịch: 11

6 Sử dụng các mối quan hệ quen biết để tuyển dụng: 11

8 Tuyển dụng trên báo, tờ rơi: 12

5.1 Những phương pháp tuyển chọn ứng viên thích hợp và giải thích 135.2 Những bên tham gia vào việc tổ chức thi tuyển 15

6.1.2 Những vấn đề về quyền lợi của nhân viên, như: 176.1.3 Giới thiệu nhiệm vụ, vai trò của công việc: 17

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ BAN TUYỂN DỤNG

1.1 Ban tuyển dụng

1.1.1 Khái niệm

Ban tuyển dụng là một phòng ban hoặc một nhóm người trong một tổchức, công ty hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm tuyển dụng và lựa chọn nhânviên mới cho tổ chức Ban tuyển dụng thường có nhiệm vụ đăng tuyển việc làm,thu thập hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và chọn lọc ứng viên phù hợp với yêu cầucông việc

1.1.2 Các thành viên trong ban tuyển dụng

Thành viên của ban tuyển dụng có thể bao gồm những người có tráchnhiệm khác nhau tùy thuộc vào tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp cụ thể.Thông thường, ban tuyển dụng sẽ có các thành viên sau:

- Nhân viên tuyển dụng sẽ có trách nhiệm tìm kiếm và thu hút những ứngviên phù hợp với các vị trí tuyển dụng của công ty Các nhiệm vụ của nhân viêntuyển dụng bao gồm đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên, thực hiệncác bài kiểm tra và đánh giá, đưa ra quyết định tuyển dụng và thực hiện các thủtục liên quan đến việc tuyển dụng Ngoài ra, nhân viên tuyển dụng còn phải đảmbảo rằng quy trình tuyển dụng được thực hiện đúng quy định pháp luật và đảmbảo tính chuyên nghiệp và công bằng trong quá trình tuyển dụng

- Nhân viên quản lý có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt độngcủa một đơn vị, phòng ban hoặc tổ chức Các nhiệm vụ của nhân viên quản lýbao gồm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, giám sát và đánh giá hiệu quả làmviệc của nhân viên, quản lý tài chính và ngân sách, đàm phán và thực hiện cácthỏa thuận với các đối tác, đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách củacông ty, và đưa ra các quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu của tổ chức.Ngoài ra, nhân viên quản lý còn phải đảm bảo rằng các quy trình và hoạt độngđược thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của tổchức

- Chuyên gia tuyển dụng có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạtđộng của một đơn vị, phòng ban hoặc tổ chức Các nhiệm vụ của nhân viên quản

lý bao gồm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, giám sát và đánh giá hiệu quảlàm việc của nhân viên, quản lý tài chính và ngân sách, đàm phán và thực hiệncác thỏa thuận với các đối tác, đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách củacông ty, và đưa ra các quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu của tổ chức

Ngoài ra, nhân viên quản lý còn phải đảm bảo rằng các quy trình và hoạt độngđược thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của tổchức.

- Nhân viên phòng nhân sự: có nhiều trách nhiệm quan trọng trong công

ty hoặc tổ chức Các nhiệm vụ của nhân viên phòng nhân sự bao gồm:

+ Quản lý hồ sơ nhân viên: Nhân viên phòng nhân sự phải quản lý và bảomật các hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảohiểm và các tài liệu khác liên quan đến nhân viên

+ Tuyển dụng và tuyển chọn: Nhân viên phòng nhân sự phải thực hiện cáchoạt động tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới, bao gồm đăng tuyển vị trí,sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên và thực hiện các bài kiểm tra và đánh giá kỹnăng

+ Đào tạo và phát triển nhân viên: Nhân viên phòng nhân sự phải đảm bảorằng các nhân viên được đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng và hiệu suấtlàm việc

+ Quản lý lương và phúc lợi: Nhân viên phòng nhân sự phải quản lý cácchính sách lương và phúc lợi của công ty hoặc tổ chức, bao gồm lương cơ bản,bảo hiểm, nghỉ phép và các khoản phúc lợi khác

+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên: Nhân viên phòng nhân

sự phải giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên, bao gồm các vấn đề về kỷluật, phúc lợi và các vấn đề khác liên quan đến nhân viên

Từ đó, thấy được sự quan trọng của mỗi thành viên trong ban tuyển dụngcủa công ty vì mỗi cá nhân đều có trách nhiệm cụ thể trong quá trình tuyển dụngnhằm đảm bảo cho quá trình này được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứngđược nhu cầu của tổ chức Ngoài ra, ban tuyển dụng còn có các nhiệm vụ khôngkém phần quan trọng:

- Xác định nhu cầu tuyển dụng, đầu tiên ban tuyển dụng cần phải xác địnhnhu cầu tuyển dụng của công ty hoặc tổ chức, bao gồm số lượng và loại vị trícần tuyển dụng

- Đăng tuyển vị trí, tiếp theo ban tuyển dụng phải đăng tuyển vị trí trêncác kênh tuyển dụng phù hợp, bao gồm trang web công ty, các trang web tuyểndụng, mạng xã hội và các kênh khác

- Sàng lọc hồ sơ là việc ban tuyển dụng phải làm vì việc sàng lọc hồ sơứng viên sẽ giúp cho công ty tìm ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu của vịtrí tuyển dụng.

- Phỏng vấn ứng viên là ban tuyển dụng của công ty phải phỏng vấn ứngviên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp với vị trí tuyển dụng

CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VIỆC RÀ SOÁT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ

2.1 Rà soát bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân sự

2.1.1 Khái niệm

Rà soát bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân sự là một công việc quantrọng trong quản trị nguồn nhân lực Việc này giúp đảm bảo rằng bản mô tảcông việc và tiêu chuẩn nhân sự phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc, giúpcho các doanh nghiệp tuyển dụng được ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu côngviệc

2.1.2 Các bước thực hiện rà soát bản mô tả công việc và tiêu chuẩnnhân sự

- Xác định mục tiêu của việc rà soát

+ Đảm bảo bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân sự phù hợp với yêucầu của vị trí công việc

+ Xác định các yêu cầu mới hoặc thay đổi đối với bản mô tả công việc vàtiêu chuẩn nhân sự

+ Cải thiện tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng và đánh giá nhân viên

- Thu thập thông tin

+ Mục tiêu và nhiệm vụ của vị trí công việc

+ Yêu cầu về trình độ và kinh nghiệp của ứng viên

+ Kết quả đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

+ Mức lương và đãi ngộ của vị trí công việc

- Phân tích thông tin là việc sau khi thu thập thông tin cần phải phân tíchthông tin để xác định các vấn đề cần được giải quyết trong bản mô tả công việc

và tiêu chuẩn nhân sự

- Lập kế hoạch rà soát thì chúng ta sẽ căn cứ vào các nội dung sau: phạm

vi rà soát, thời gian rà soát, phương pháp rà soát

- Thực hiện rà soát

- Gửi bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân sự đã được rà soát cho cácbên có liên quan để góp ý kiến

- Tiến hành điều chỉnh theo ý kiến của các bên có liên quan

- Áp dụng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân sự đã được điều chỉnh2.2 Các lưu ý khi rà soát bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân sự

- Cần được rà soát định kỳ, thường là hằng năm hoặc theo yêu cầu củadoanh nghiệp

- Cần được thực hiện bởi đội ngũ có chuyên môn, kinh nghiệm

- Cần được trình bày rõ ràng, súc tích và dễ hiểu

- Cần được cập nhật kịp thời theo những thay đổi mới

2.3 Bản mô tả công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ

2.3.1 Tiếp nhận, phân loại, xử lý văn bản, tài liệu đến và đi của

công ty

- Tiếp nhận các văn, tài liệu đến và đi của công ty qua các kênh khác nhaunhư là bưu điện, trực tiếp, email, các trang wed,

- Phân loại các văn bản, tài liệu theo loại, theo đơn vị, theo ngày tháng

- Kiểm tra đối chiếu văn bản, tài liệu theo quy định

- Gửi văn bản, tài liệu đi theo quy định

2.3.2 Lập hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ theo quy định

- Lập hồ sơ theo quy định của công ty

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ theo quy định

- Bảo quản hồ sơ an toàn, bảo mật

2.3.3 Soạn thảo văn bản, hợp đồng theo yêu cầu của công ty

Soạn thảo các văn bản, hợp đồng và tiếp tục kiểm tra, chỉnh sửa văn bản,hợp đồng trước khi gửi đi theo quy định của công ty

2.3.4 Thực hiện các công việc lễ tân, tiếp khách của công ty

Tiếp khách hay đối tác đến công ty và chuẩn bị các điều kiện cần thiết chocác cuộc hộp, hội nghị.

2.3.5 Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công củacấp trên

- Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo

- Đặt phòng hợp, đặt vé máy bay, khách sạn cho lãnh đạo

- Chuẩn bị các tài liệu, dụng cụ cho các cuộc họp, hội nghị

2.4 Tiêu chuẩn nhân sự về nhân viên văn thư – lưu trữ

2.4.1 Yêu cầu về trình độ

Tốt nghiệp cao đẳng/đại học chuyên ngành văn thư-lưu trữ hoặc cácngành có liên quan như quản trị văn phòng, hành chính văn phòng, luật, 2.4.2 Yêu cầu về kinh nghiệm

Đã có kinh nghiệm 1 đến 2 năm làm việc trong lĩnh vực văn thư – lưu trữchính là một lợi thế

2.4.3 Yêu cầu về kỹ năng

- Phải biết thành thạo về tin học văn phòng như World, Excel,PowerPoint,

- Phải có kỹ năng về việc soạn thảo văn bản và lập hồ sơ

- Phải có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm

và kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt và có hiệu quả

2.4.4 Yêu cầu về phẩm chất đạo đức

- Trung thực, khách quan, tận tụy và có trách nhiệm

- Có tính cẩn thận, tỉ mỉ và có tính kỷ luật

- Có khả năng bảo mật thông tin

2.4.5 Yêu cầu về phẩm chất và sức khỏe

Có sức khỏe tốt, chịu được áp lực của công việc nâng cao sự chủ độngsáng tạo và luôn có tinh thần học hỏi phát triển bản thân

CHƯƠNG 3: THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY THÁC VIỆT 3.1 Soạn và cung cấp toàn văn thông báo tuyển dụng

3.1.1 Vị trí tuyển dụng: Nhân viên văn thư- lưu trữ

- Số lượng: 5 người

- Mô tả Công việc

+Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng, đảm bảo các vấn đề liên quanđến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật.+Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản

lý văn thư lưu trữ

+ Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động vănthư lưu trữ

+ Tiếp nhận văn bản, thư từ, hồ sơ từ bên ngoài chuyển đến cơ quan, vănphòng doanh nghiệp, sắp xếp và chuyển nhanh đến các bộ phận liên quan.+ Trực tiếp Soạn thảo văn bản, tài liệu, văn thư báo cáo… theo chỉ thị vàgửi đến các bộ phận liên quan

- Quyền lợi

+ Chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp … đầy

đủ theo luật lao động và luật bảo hiểm

+ Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết

+ Khám sức khỏe định kỳ 01 năm / lần

+ Làm việc trong môi trường năng động

+ Cơ hội thăng tiến

- Điều kiện làm việc

+ Làm việc 05 ngày / tuần (nghỉ thứ 7 và chủ nhật)

+ Giờ làm việc:

Sáng : 8h00 – 12h00

Chiều : 13h30 – 17h30

+ Cơ sở vật chất được trang bị :

+ Máy tính bàn, điện thoại bàn,

+ Văn phòng phẩm

+ Máy văn phòng : photo, scan, fax…

+ Bàn ghế, không gian làm việc riêng và một số tiện ích khác…

3.1.2 Yêu cầu tuyển dụng

- Trình độ

+ Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ;

+ Tiếng Anh giao tiếp cơ bản;

+ Sử dụng thông thạo Word/Excel/Powerpoint và các ứng dụng chuyênmôn phục vụ công việc;

- Kinh nghiệm

+ Có tối thiểu từ 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ;

- Hiểu biết chung

+ Am hiểu về tổ chức;

+ Am hiểu về lĩnh vực/ngành nghề tài liệu xây dựng;

+ Am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ của vị trí Văn thư - Lưu trữ;+ Am hiểu về pháp luật liên quan;

- Glints: Là một trong những trang web tuyển dụng hiệu quả hàng đầu tạiĐông Nam Á và Đài Loan, với lượt tìm kiếm rất nhiều Giao diện dễ sử dụng,bao gồm giao diện dành cho nhà tuyển dụng và giao diện cho ứng viên Giaodiện giúp các ứng viên dễ dàng tìm kiếm được công việc thích hợp cũng là mộtđiểm cộng rất lớn của Glints.

- TOP CV: Tuy chỉ mới thành lập từ năm 2014 nhưng TOP CV cũngnhanh chóng trở thành một trong những kênh tuyển dụng việc làm hiệu quả Mộttrong những chức năng nổi bật của TOP CV là giúp các ứng viên dễ dàng tạođược CV bản thân bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh

- Vietnamwork: Đây được xem là trang tìm việc làm được đánh giá và xếphạng hàng đầu tại Việt Nam trong năm 2020 Mọi người có thể dễ dàng tìmkiếm

- Mạng xã hội (Facebook): Đây được xem là ứng dụng phổ biến nhất cólượt truy cập lớn với hàng tỉ người dùng, chính vì thế đây được xem là kênh màcác nhà tuyển dụng tận dụng để tìm kiếm nhân tài Không chỉ tiết kiệm được chiphí mà còn giúp nhà tuyển dụng tiếp cận nhanh chóng tới các ứng viên tiềmnăng

CHƯƠNG 4:

4.1 Các kênh tìm kiếm ứng viên tiềm năng

Để tìm kiếm ứng viên tiềm năng cho vị trí Nhân viên văn thư - lưu trữ,Phòng Nhân sự của công ty du lịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh có thể

sử dụng các kênh sau:

4.1.1 Tuyển dụng qua các trang web tuyển dụng:

Với khả năng thu hút lượng lớn ứng viên từ khắp mọi miền đất nước, cáctrang web tuyển dụng uy tín như Vietnamworks, TopCV, CareerBuilder,Jobstreet là nơi tập trung của những người đang tìm kiếm việc làm Đăngthông tin tuyển dụng trên các trang web tuyển dụng giúp công ty tiếp cận đượclượng lớn ứng viên tiềm năng có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với vị tríNhân viên văn thư – lưu trữ của công ty trong khoảng thời gian ngắn Đây làphương pháp giúp công ty tối ưu chi phí cũng như dễ dàng trong công tác quản

lý hồ sơ ứng viên, hẹn lịch phỏng vấn, trao đổi thông tin,…

Trang web tuyển dụng của công ty:

Đăng thông tin tuyển dụng trên trang web chính thức của công ty giúp ứng viênquan tâm đến công ty có thể tìm hiểu về vị trí và yêu cầu công việc một cách chitiết Điều này giúp thu hút những ứng viên nghiêm túc, đã có sự quan tâm vàhiểu biết về công ty

3 Thông báo tuyển dụng trong nội bộ công ty:

+ Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Sử dụng lợi thế của việc quảng bátuyển dụng trong nội bộ công ty như gửi email và đăng bảng thông báo tuyểndụng để thu hút, giữ chân ứng viên có sẵn giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lựctrong quá trình tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên bên ngoài Công ty đã có thôngtin và kiến thức về nhân viên hiện tại, do đó quá trình đánh giá và lựa chọn cóthể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn

+ Đảm bảo chất lượng ứng viên: Ứng viên trong nội bộ công ty đã có kinhnghiệm làm việc và hiểu được mục tiêu, văn hóa của công ty do đó mau chóngthích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách tìm ra cách thức để đạt đượcmục tiêu đó Điều này giúp đảm bảo chất lượng ứng viên và giảm rủi ro phù hợpvới các yêu cầu của vị trí tuyển dụng

+ Xây dựng lòng trung thành, sự gắn kết và tạo cơ hội phát triển nghềnghiệp: Cách tiếp cận này cũng giúp tăng cơ hội tìm kiếm những ứng viên trungthành và đáng tin cậy tạo ra cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên hiện tại.Nhân viên có thể tiếp tục thăng tiến, học hỏi và phát triển kỹ năng mới thôngqua việc chuyển đổi sang các vị trí mới trong công ty Đồng thời tạo ra sự thiđua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực,sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn.

4 Mạng xã hội:

Với sức lan truyền mạnh mẽ của các hệ thống mạng xã hội, nhữngphương tiện truyền thông xã hội cũng chính là một kênh tuyển dụng thời đại vôcùng tiềm năng đang rất “hot” hiện nay Các nền tảng mạng xã hội được sử dụngphổ biến như là Facebook, Zalo, Linkedin là những kênh tiếp cận ứng viênhiệu quả, dễ dàng và thuận tiện Sử dụng mạng xã hội làm kênh tuyển dụng giúpcông ty tiếp cận được một lượng lớn người dùng và thu hút sự quan tâm, tạo sựtương tác với cộng đồng những người đang tìm kiếm công việc Nhân viên vănthư – lưu trữ

Việc cập nhật các bản tin tuyển dụng qua mạng xã hội được đánh giá caohơn, mức độ phổ biến cao hơn và kèm theo đó là dễ dàng xem những bình luận,phản hồi về công ty Một điểm cộng khác, đa phần các hội nhóm tuyển dụngtrên mạng xã hội không mất phí nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoảnchi phí tuyển dụng

5 Liên kết với Trường đại học, cao đẳng du lịch:

Các trường Cao Đẳng, Đại Học, Trường dạy nghề là nguồn ứng viên dồidào và tiềm năng cho các nhà tuyển dụng Thiết lập mối quan hệ với các trường

có liên quan dến ngành du lịch, tham gia các buổi gặp gỡ sinh viên, hoặc tổ chứcchương trình tuyển dụng tại các trường này để tìm kiếm sinh viên mới tốt nghiệphoặc sinh viên đang học có khả năng phù hợp với vị trí tuyển dụng Nhân viênvăn thư – lưu trữ của công ty Điều này giúp công ty tiếp cận trực tiếp với nhữngngười trẻ tài năng và có kiến thức chuyên môn phù hợp, đam mê với ngành dulịch

6 Sử dụng các mối quan hệ quen biết để tuyển dụng:

Tuyển dụng dựa vào các mối quan hệ xung quanh là kênh tuyển dụng vừanhanh vừa hiệu quả Tận dụng mối quan hệ với nhân viên hiện tại, bạn bè, ngườithân hoặc đối tác giúp công ty tiếp cận với ứng viên tin cậy và đã được xácminh Những người đã làm việc trong công ty có thể hiểu rõ yêu cầu công việc