Báo cáo kiến tập summary nhập môn kinh doanh quốc tế

Nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận trong hoạt động xuất nhập khẩu, cho nên trong quá trình thực tập tại Công Ty TNHH Brother International, nhóm quyết định chọn đối tượng n

BO CONG THUONG TRUONG DAI HOC CONG NGHIEP TP HCM KHOA THUONG MAI & DU LICH

(@)

INDUSTRIAL

J Ped) onivensiry OF

HOCHIMINH CITY

BAO CAO KIEN TAP

DE TAI: QUY TRINH GIAO NHAN HANG HOA NHAP KHAU THEO PHUONG THUC

LCL/LCL BANG DUONG BIEN TAI CONG TY TNHH BROTHER INTERNATIONAL

Trang này giống bìa

Trang nay dé trang

MUC LUC

DANH MUC CAC TU VIET TAT

Từ viết tắt Diễn giải từ Tiếng Anh Diễn giải từ Tiếng Việt

B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển

C/O Certificate of Ongin Giấy chứng nhận xuất xử hàng hóa

CO., LTD | Company Limited Trách nhiệm hữu hạn

D/O Delivery Order Lệnh giao hàng

DB Debit Note Phiếu đề nghị thanh toán

DVT Don vi tinh

EDO Electric Delivery Order Lệnh giao hàng điện tử

FCA Free Carrier Giao hàng cho người chuyên chở

HBL House Bill of Lading Vận đơn thứ cấp hay là vận đơn người gom

hàng JSC Joint Stock Company Công Ty Cô Phan

KGM Kilo-grammes Ki-lô-gam

LCL Less than Container Load Hàng lẻ

MBL Master Bill of Lading Van don chu hay van don chuyén chở thực

MNF Manifest Bang ké khai hang hoa

PCE Piece Cái

POL/POD | Port of loading/Port o£ Cảng xếp hàng/Cảng đỡ hàng

DANH MUC CAC BANG, BIEU BDO

1L | Bảng I.1: Cơ cầu nhân sự của Công Ty TNHH Brother International 6

2 | Bảng 1.2: Cơ cấu tô chức dịch vụ của Công Ty TNHH Brother International 8

3 | Bang 1.3: Co cau thi trường của Công Ty TNHH Brother International 10

DANH MUC HiNH

1 Hình 1.1: Logo Céng Ty TNHH Brother International 3

2 Hinh 2.1: Hinh anh minh hoa trinh MNF cho 16 hang (1) 35

3 Hinh 2.2: Hinh anh minh hoa trinh MNF cho 16 hang (2) 35

4 Hinh 2.3: Hinh anh minh hoa trinh MNF cho 16 hang (3) 36

5 Hình 2.4: Tab “Thông tin người nhập khẩu và người xuất khâu” 40

6 Hình 2.5: Tab “Thong tin van don” 4I

7 Hình 2.6: Tab “Thong tin chung 2” 42

8 Hình 2.7: Tab “Danh sách hang” (1) 42

9 Hình 2.8: Tab “Danh sách hàng” (2) 43

10 Hình 2.9: Tab “Thong tin to khai hang” 44

11 Hình 2.10: Tờ khai im mã vạch 48

13 Hình 2.11: Giao điện Hệ thống Quản lý kho hàng điện tử 49

14 Hình 2.12: Thêm Lệnh giao hàng điện tử cho lô hàng lẻ trên Hệ 49 thống Quản lý kho hàng điện tử

18 Hình 2.13: Hoàn tất tạo Lệnh giao hàng điện tử trên Hệ thống Quản lý kho hàng điện tử 50

2 Sơ đô 1.2: Sơ đô quy trình giao nhận hàng nhập khâu theo phương 20

thức LCL/LCL bằng đường biến tại Công Ty TNHH Brother

International

3 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình các bước khai báo hải quan điện tử 24

4 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ các bên liên quan 27

LOI MO DAU

1 Ly do chon dé tai

Trong những thập niên gần đây, sự gia tăng thương mại một cách mạnh mẽ giữa các quốc gia

và giữa các châu lục đã kéo theo sự phát triển của các phương thức vận tải hàng hóa, điển hình là phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biên

Nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận trong hoạt động xuất nhập khẩu, cho nên trong quá trình thực tập tại Công Ty TNHH Brother International, nhóm quyết định chọn đối tượng nghiên cứu: “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khâu theo phương thức LCL/LCL bằng đường biên tại Công Ty TNHH Brother International” làm đề tài báo cáo kiến tập Thông qua đề tài nay, tôi co thé kết hợp với kiến thức đã học cùng kinh nghiệm nhóm học hỏi được tại doanh nghiệp thực tập đề nâng cao kiến thức chuyên ngành của mình và góp phần

tìm kiếm cơ hội việc làm cho tương lai

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Đề tài nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biên theo phương

thức LCL/LCL một cách chỉ tiết Qua đó có thé thay được những thuận lợi và những hạn chế còn tồn tại nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình tô chức thực hiện địch vụ hậu cần của công ty

trong thời gian tới, góp phần thúc đây sự phát triển của công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo phương thức LCL/LCL bằng đường biển tại Công Ty TNHH Brother International

4 Phương pháp nghiên cứu

Tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài đang nghiên cứu, tham khảo, nhận các ý kiến đóng góp xây dựng bài từ anh chị trong công ty, giáo viên hướng dẫn Phân tích thông qua cơ cầu dịch vụ, kết quả hoạt động kinh doanh, lợi nhuận, danh sách khách hàng thân thiết, Phương pháp nghiên cứu: thu thập thông tin, phương pháp định tính, so sánh

5 Kết cấu đề tài

Kết cầu của đề tài được chia thành 3 chương:

Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH Brother International

Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khâu theo phương thức LCL/LCL bằng đường biển tai Cong Ty TNHH Brother International

Chương 3: Kết luận và kiến nghị

CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN VE CONG TY TNHH BROTHER

INTERNATIONAL 1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên công ty Công ty TNHH BROTHER INTERNATIONAL

Tên giao dịch BROTHER INTERNATIONAL CO.LTD

GLOBAL LOGISTICS SOLUTIONS

Dia chi 24/2/5 Duong Số 23, Phường Hiệp Binh Chánh, TP Thủ

Đức,TP.HCM Gmail director@brotherlogistics.vn

(Nguồn: Phòng hành chính

nhán sự

cong ty TNHH

Brother

Công Ty TNHH Brother International thành lập vào ngày 25/8/2015 và được cấp giấy phép kinh doanh số 0313415034 bởi sở kế hoạch đầu tư kinh doanh Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM) Những năm đầu thành lập, công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn trong công việc tìm

kiếm khách hàng cũng như phải cạnh tranh với các đối thủ trong ngành, đặc biệt hơn nữa là phải tạo được lòng tin nơi khách hàng Tuy nhiên, với sự cô găng không ngừng, từng ngày, công ty

đã dần bước vào giai đoạn ôn định và đã có được một chỗ đứng nhất định trên thị trường lĩnh

vực xuất nhập khẩu Hiện nay, công ty đã và đang bước vào năm thứ sáu hoạt động với sứ mệnh

hàng đầu là trở thành một tô chức giao nhận vận tải chuyên nghiệp nhắm tới mục tiêu thỏa mãn

nhu cầu vận chuyên hàng hóa của khách hàng cũng như cung cấp các giải pháp và dịch vụ hậu cần kịp thời, chính xác Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao và sự nhiệt tình, tận tụy trong công việc, công ty đang ngày càng phát triển với việc đây mạnh mở rộng mạng lưới kinh doanh như: đại lý giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa chuyên các tuyến miền tây (Sóc Trăng, Tiền Giang, Đồng Tháp, ), địch vụ khai Hải quan, dịch vụ gom hàng Đồng thời, mỗi một thành viên trong công ty luôn luôn nâng cao trình độ chuyên môn của mình

và chất lượng phục vụ, nhằm hướng đến mục tiêu trở thành cầu nối hiệu quả và vững chắc giữa các đại lý, các đối tác nước ngoài và khách hàng

Những thành quả đạt được hôm nay cho thấy công ty đã có những chiến lược kinh doanh phù hợp, đúng đắn, kết hợp giữa đầu tư và am hiểu thị trường, .:

- _ Đảm bảo và phát triển nguồn vốn

- Nang cao doanh thu nhằm đạt được lợi nhuận cao

- Nang cao chất lượng cuộc sống của công nhân viên

- Hoan thành nghĩa vụ đối với nhà nước

- - Nguồn khách hàng ôn định

Theo thống kê, hiện tại công ty đã liên kết được với hơn 200 công ty đại lý ở nước ngoài và con

số này tiếp tục tăng theo từng năm, một trong số đó có thể kế đến như Skyñsher International Logistics (China), SM Global Logistics (Japan), Nimble Logistics (Thailand), san sang hé trợ,

tư vấn cho nhu cầu giao nhận vận tải, chuỗi cung ứng của khách hàng mọi lúc mọi nơi Ngoài

ra, công ty liên tục cập nhật những phần mềm, công nghệ hiện đại để đảm bảo cho quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, chăng hạn như thúc day mang thương mại điện tử: báo giá cho khách hàng, nhận yêu cầu vận chuyển thông qua trang website, email, zalo, fanpage của công ty; liên tục cập nhật các hệ thông kết nối trực tiếp với hãng tàu để nhận lệnh điện tử, hóa đơn điện tử; hệ thống quản lý kho hàng điện tử thiết lập mạng nội bộ công ty, đữ liệu chung với khách hàng của mình để khách hàng luôn nắm bắt được tình hình lô hàng

1.3 Lĩnh vực hoạt động

Công ty hiện đang có mạng lưới đại lý rộng khắp thế giới đặc biệt là các nước Châu Á như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, , có mối quan hệ tốt với các hãng tàu và hãng hàng không

uy tín như: CMA, OOCL, EVERGREEN, ZIM, HMM, VN AIRLINE Điều đó cho thấy công

ty có một nên tảng cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyên hàng hóa cả đường biển và đường hàng không Công ty Brother dần bước vào giai đoạn ôn định và phát triển với các loại hình địch vụ giao nhận vận tải công ty cung cấp như:

+ Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (trừ hóa lỏng khí đề vận chuyên)

+ Vận tải hàng hóa ven biển và viễn đương (trừ hóa lỏng khí đề vận chuyên)

+ Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa (trừ hóa lỏng khí để vận chuyên)

+ Hoạt động địch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải chỉ tiết: địch vụ đại lý tàu biến; dịch vụ đại

ly vận tải biển; gửi hàng; giao nhận hàng hóa; thu phát các chứng từ vận tải, vận đơn; hoạt động của các đại lý bán vẻ máy bay; hoạt động của các đại lý làm thủ tục hải quan; hoạt động của các đại ly vận tải biển

1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của công ty

1.4.1 Sơ đồ tổ chức

(Nguồn: Tài liệu cơ cầu tô chức các bộ phận tại Công Tỳ TNHH Brother International)

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức các bộ phận của Công Ty TNHH Brother International Công Ty TNHH Brother International là một công ty có quy mô tương đối nhỏ nên cơ cấu tổ

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

chức được thực hiện theo mô hình quản lý trực tiếp Với mô hình này, việc giám sát các hoạt

động kinh doanh tại các phòng ban trở nên dễ đàng hơn đối với nhà lãnh đạo Mỗi bộ phận có

nhiệm vụ và chức năng riêng biệt Các bộ phận của công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, gắn kết và hỗ trợ công việc cho nhau đề đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất Hiện tại,

dưới sự lãnh đạo của giám đốc, công ty hoạt động qua 4 bộ phận chính: bộ phận kinh doanh,

bộ phận kế toán, bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

> Giam đốc

Giám đốc là người đứng đầu công ty, là người đại điện cho công ty trước pháp luật, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy cho phù hợp, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của công ty theo đứng pháp luật Việt Nam Giám đốc

có toàn quyền quyết định mọi phương án kinh doanh, đứng ra kí kết hợp đồng với đối tác,

quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cô các loại tài sản cố định; quyết định về

việc tuyên dụng, phân công, sử dụng lao động và các vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật, tiền lương

> Bộ phận kinh doanh

Đây là bộ phận chủ chốt của công ty vì họ là cầu nối giữa dịch vụ công ty và khách hàng Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh bởi vì lực lượng này là nguồn lực thực hiện các hoạt động marketing, bán giá cước và tư vấn các dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng tiềm năng nhằm giúp doanh nghiệp tăng

trưởng doanh số, thị phân và danh sách khách hàng Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận này như

SaU:

- Phụ trách công việc nghiên cứu thị trường, giới thiệu công ty và các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp đến với khách hàng

- Kiểm tra và tổng hợp đữ liệu từ khách hàng cũng như phát hiện các vấn đề tồn đọng và đưa

ra phương án giải quyết

- Tìm kiếm các khách hàng mới trên các websifes và thuyết phục họ sử dụng địch vụ của công ty

- Làm công tác chăm sóc khách hàng cũ để nâng cao niềm tin của khách hàng cũng như hình ảnh của công ty

- Lấy thông tin về lô hàng, hỗ trợ cho phòng chứng từ và phòng giao nhận xuất nhập khẩu

- Thống kê lượng khách hàng có yêu cầu đặc biệt để phát triển các chiến lược mới và đưa ra những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp

> Bộ phận kế toán

Bộ phận này chịu trách nhiệm về các khoản chi của công ty và các khoản thu từ khách hàng

Công việc chính của bộ phận này như sau:

- Theo dõi sô sách kê toán và các giây báo nợ của các đại lý nước ngoài và khách hàng

- Nhận và kiêm tra các chứng từ liên quan đến chi - thu: tổng phí, giá cước, điều kiện thanh toán, đối tượng khách hàng

- Hỗ trợ tài chính cho các phòng ban khác trong việc thanh toán chỉ phí các địch vụ, cước phí vận chuyên và tính toán, chỉ tiền cho khách hàng

- Quản trị, thông kê, phân tích số liệu kinh doanh

- Quản lý vận hành nguồn vốn, giám sát thực hiện thu chỉ tài chính, trả lương thưởng và thanh khoản

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc

- Lưu lại chứng từ

> Bộ phận chứng từ

Song song với bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ có nhiệm vụ theo dõi xếp lịch cho bộ phận giao nhận xuất nhập khâu làm nhiệm vụ Nhiệm vụ của bộ phận này như sau:

- Sắp xếp booking cho các lô hàng xuất - nhập

- Lập các chứng từ liên quan của từng lô hàng xuất - nhập

- Thường xuyên liên lạc với các tô chức có liên quan đề nắm bắt thông tin về lô hàng

- Thông báo, liên lạc, hỗ trợ kịp thời cho khách hàng để quá trình xuất - nhập hàng hóa được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chính xác

- Làm thủ tục Hải quan tại cảng cho mỗi lô hàng xuất - nhập khâu

- Quản lí việc đóng hàng, thanh lí và giải quyết vấn đề liên quan đến nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập

- Vận chuyên hàng hóa ra cảng và giao hàng cho nhà vận chuyên, lấy chứng từ cần thiết 1.4.3 Tình hình nhân sự công ty

Hiện nay số lượng lao động của công ty hiện tại là 15 người Trong đó nhân viên nữ chiếm hơn 1⁄2 tông số lao động của công ty (9 người) Số lao động có trình độ đại học chiếm ưu thế (8 người), trình độ cao đăng chiếm ít hơn (7 người)

Ngoài việc đặc quyền lợi của khách hàng lên hàng đầu, công ty còn rất quan tâm đến nhân viên Chính sách đãi ngộ bằng chế độ lương, thưởng, bảo hiểm luôn được công ty duy trì Ngoài ra công ty còn tổ chức cho nhân viên đi tham quan nghỉ đưỡng hằng năm Những điều này đã giúp cho công ty có được những nhân viên trung thành và tận tâm với công việc 1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Dựa vào bảng số liệu ta thay loai hinh kinh doanh dich vu bang vận tải đường biển luôn chiếm

tỷ trọng cao hơn hăn so với các loại hình địch vụ bằng đường hàng không và dịch vụ vận tải nội địa Do đó, doanh thu chính của công ty là dịch vụ vận tái quốc tế bằng đường biên

Năm 2021, do tình hình địch bệnh Covid - 19 diễn ra khá phức tạp trên toàn cầu khiến cho thị trường vận tải xảy ra nhiều biến động Do đó, công ty cũng đứng trước tình thế phải đối mặt với

khá nhiều khó khăn trong giai đoạn này: thiếu hụt về nhân sự, không có nhiều khách hàng như

trước, Có thê thấy, doanh thu của vận tải bằng đường biển giảm từ 1.909.876.289 đồng (năm 2020) giám xuống còn 699.768.345 đồng với lượng giảm tương ứng là 63,36%

Còn đối với vận tải bằng đường hàng không cũng giảm từ 879.655.768 đồng còn 400.434.776 đồng tức giảm 479.220.992 đồng tương ứng với lượng giảm 54,48% Mức giảm tuy tương đối cao nhưng cũng chứng tỏ được công ty đã có những nỗ lực không nhỏ trong việc cô gắng tiếp tục duy trì thị trường cung cấp dịch vụ của mình Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các dịch

vụ về đường biển mà công ty còn mở rộng sang thị trường hàng không để đa dạng hóa dịch vụ

giao nhận vận tải của công ty

Ngoài 2 dịch vụ chính là vận tải đường biển và đường hàng không như trên công ty còn cung

cấp dịch vụ vận tải nội địa Dịch vụ này cũng có doanh thu giảm từ 675.221.321 đồng xuống còn 200.786.576 đồng, giảm 474.434.745 đồng tương ứng giảm với 70,26% Việc giảm của dịch

vụ này một phần là do ảnh hưởng của dịch bệnh, hạn chế đi lại giữa các tỉnh thành khiến các tuyến đường giảm thiêu khả năng thông qua ở các chốt chặn do đó doanh thu ở loại hình kinh doanh này cũng không được khả quan

Một năm vừa qua, có thê nói là khoảng thời gian không được thuận lợi cho sự phát triển của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn tiếp tục duy trì hoạt động và thu được lợi nhuận Hiện nay, trong giai đoạn đang triển khai chính sách bình thường mới, hòa nhập cộng đồng, mọi hoạt động đang dan dan ồn định trở lại Công ty đã dần làm quen với môi trường làm việc luôn tuân thủ quy tắc 5K: Khâu trang — Khử khuẩn — Khoảng cách — Không tập trung — Khai báo y tế Bên cạnh đó, công ty đang trong giai đoạn hồi phục trở lại và tiếp tục mở rộng, đây mạnh các hoạt động cung

cấp dịch vụ như: khai báo hải quan, vận chuyển hàng hóa nội địa và nhận được lại nhiều sự

ủng hộ từ khách hàng Bên cạnh đó, đội ngũ kimh doanh của công ty đã và đang khai thác được các nhu cầu tiềm năng từ khách hàng và mang lại cho công ty một số lượng khách hàng trung thành đáng kê Đây là dâu hiệu tốt dé công ty lấy điều đó làm động lực để ngày càng nỗ lực hơn

(Nguon: BG phdn ké todn Céng Ty TNHH Brother International)

Bang 1.3: Co cau thị trwong cia Cong Ty TNHH Brother International

> Nhận xét

Nhìn vào biểu đồ ta thấy thị trường Châu Á và Châu Âu là hai thị trường lớn nhất và tiềm năng nhất của công ty Tỉ trọng của công ty tại hai thị trường này luôn ở mức ổn định Một phần, do

ảnh hưởng khách quan của dịch bệnh nên tình hình tai 2 thị trường này cũng gặp khá nhiều khó

khăn, cụ thẻ như sau:

+ Tại thị trường Châu A, năm 2021 hoạt động của tỉ trọng tại thị trường này giảm nhẹ so với năm

Song, công ty cũng đang phần đầu hướng đến các thị trường lớn hơn như Châu Mĩ, Châu Phi,

Do đó, bộ phận kinh doanh đang tích cực tìm kiếm các đại lý ở các khu vực này đề có thể cung cấp dịch vụ hậu cần tốt nhất cho những khách hàng có nhu cầu vận chuyền hàng hóa đến đây đề đưa công ty ngày càng đi lên và vươn tầm cao thể giới

CHƯƠNG 2: QUY TRINH GIAO NHAN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC LCL/LCL BẰNG ĐƯỜNG BIEN TẠI CÔNG TY TNHH BROTHER

han, kiém tra

bộ chứng từ, trình MNE, gửi

cầu chuyển đại

(Nguôn: Bộ phận chứng từ Công Tỳ TNHH Brother International)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo phương thức LCL/LCL bằng

đường biến tại Công Ty TNHH Brother International 1.2 Diễn giải chỉ tiết sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu theo phương thức LCL/LCL bằng đường biển tại Công Ty TNHH Brother International

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và nhận yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng mới dựa trên việc tiếp cận bằng cách nhắn tin qua zalo, email những khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa hoặc tiếp nhận nhu cầu nhập khâu

từ khách hàng cũ

Bước 2: Kí kết hợp đồng giao nhận

Sau bước 1, nhân viên kinh doanh tiên hành kiểm tra giá với đại lý bên nước ngoài và báo giá tổng hợp cho khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận, hai bên sẽ thỏa thuận và kí hợp đồng giao nhận

Một số nội dung cơ bản của hợp đồng như sau:

Céng Ty TNHH Brother International (Bên A)

Bên B cho phép bên A là bên nhận thông báo hàng đến trên Master Bill of Lading dé theo

dõi tiễn trình và chủ động làm việc với hãng tàu

Bên B sẽ thông báo tình trạng của từng lô hàng cụ thê cho bên A bằng văn bản hoặc qua

điện thoại, emaIl

Bên A đại điện cho bên B thực hiện tất cả các thủ tục tại hãng tàu, khai hải quan tại cảng,

vận chuyển về kho cho bên B và công việc giám định hàng hoá (nếu bên B yêu cầu) để tiếp nhận lô hàng hóa nhập khẩu cho bên B

Bên A thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ và các chứng từ liên quan đến thủ tục khai báo hải

quan và giao nhận hàng sau khi bên B cung cấp đầy đủ các chứng từ và thông tin về lô hàng

> Khau giao nhan hang hoa:

Bên A dự kiến thời gian hoàn thành thủ tục hải quan và thông báo trước cho bên B trong thời gian sớm nhất đề bên B chuẩn bị phương tiện vận chuyên, công nhân bốc xếp đề dỡ hàng ở kho bên B

Trong quá trình khai báo hải quan nếu có gì trục trặc thì bên A phải thông báo ngay cho bên B biết đê có hướng giải quyết kịp thời

Bên A làm đại diện cho Bên B trong việc khai hải quan điện tử tại TP.HCM và chịu trách

nhiệm về bảo mật các thông tin cho bên B (nêu bên B yêu cầu)

- Bên A có trách nhiệm tiến hành đăng ký kiểm tra chất lượng kịp thời với cơ quan nhà nước đề không làm chậm quá trình lấy hàng tại cảng (tránh tình trạng đăng ký chậm thì hang hóa bị lưu kho, phat sinh chi phi)

- Công ty khách hàng cung cấp giấy giới thiệu cho Công Ty TNHH Brother International thay mặt mình làm các trách nhiệm đã được nêu trong hợp đồng dịch vụ của hai bên (nêu cần)

Bước 3: Sắp xếp Booking

Dựa vào yêu cầu của người gửi hàng và nhận hàng, đại lý đầu nước ngoài của công ty sẽ kiểm tra với đại lý hãng tàu để quyết định ngày xuất hàng thích hợp Đại lý sẽ gửi cho bộ phận chứng từ xác nhận giờ cắt máng, ngày dự kiến tàu đi/tàu đến, Master/House Bill of Lading nháp để kiêm

tra, chinh stra Khi Master/House Bill of Lading đã được xác nhận là đầy đủ và chính xác thông

tin, họ sẽ hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu đồng thời gửi chứng từ sang cho công ty thông qua hệ thống email bao gồm: Master/House Bill of Lading chính thức, Debit/Credit Note, thông tin về con tàu và yêu cầu Công Ty TNHH Brother International kiểm tra

và xác nhận

Tất cả các chứng từ này thê hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và công ty nhằm

xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên

Bước 4: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ, trình manifest, gửi thông báo hàng đến (A/N) cho khách hàng

- _ Nhận vả kiểm tra bộ chứng từ

+ Công ty nhập khâu ký kết hợp đồng nhập khâu với công ty xuất khẩu Sau đó công ty nhập khâu sẽ gửi bộ chứng từ gồm Hợp đồng mua bán, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa cho công ty Brother để nhân viên chứng từ của công ty Brother tiễn hành kiêm tra, đối chiều với Master/ House Bill of lading về thông tin hàng hóa

+ Đăng kí kiểm tra chất lượng Nhà nước: tùy theo tính chất mặt hàng nhập khâu mà doanh nghiệp phải đi đăng kí kiểm tra chất lượng Nhà nước

+ Mua bảo hiểm hàng hóa: tùy thuộc và điều kiện mua bán trong Incoterms mà người nhập khẩu có cần hay không

+ Sau ngày tàu đi, kế toán công ty sẽ tiễn hành thanh toán tiền hàng cho đại lý bên nước

ngoài dựa vào Debit note ho gửi

- Trình manifest (MNE) và gửi thông báo hàng đến cho khách hàng

+ Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ I đến 2 ngày sẽ nhận được giấy báo hàng đến của đại lý gom hàng hãng tàu gửi mail kèm file thông báo hàng đến và mã code phân quyền yêu cầu công ty trình MNF, nhân viên chứng từ sẽ sử dụng mã code để trang website Công thông tin một cửa quốc gia https://vnsw.gov.vn/ nhập tên và mã số thuế của công ty để đăng nhập vào hệ thống và tiến hành trình MNF Thong tin trình MNF dựa trên House Bill of Lading va Master Bill of Lading do đại lý đầu nước ngoài gửi, A/N do đại lý gom hàng bên đầu Việt Nam gửi

+ Nhân viên chứng từ dựa trên thông báo hàng đến mà đại lý gom hàng gửi sẽ lập thông báo hàng đến theo mẫu của công ty để gửi cho khách hàng

Bước 5: Thanh toán tiền cước và yêu cầu chuyển đại lý

Sau khi tàu đến, công ty sẽ nhận được Debit note từ đại lý gom hàng

Kế toán công ty Brother sẽ tiến hành đối chiếu với giá cước mà đại lý đã đưa ra ban đầu Nếu sai thì yêu cầu chính sửa còn đúng thì tiến hành thanh toán chuyên khoản cho đại lý gom hàng và yêu cầu chuyên đại lý cho lô hàng đó Công việc tiếp theo của kế toán là làm Báo cáo doanh thu, Debit note, Hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm phụ phí LCC và phí vận chuyền quốc tế cho khách hàng

Bước 6: Khai hải quan điện tử

® cuc

— Kiém tra quan

xử lý thông tin 8 hang hoa

(Nguon : 9 bude — Quy trinh lam thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa truongphatlogistics.com)

Sơ đồ 2.2: Quy trình các bước khai hải quan điện tử Đối với công ty Brother, thời gian bắt đầu khai báo là khi nhận được A/N từ hãng tàu Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hoá xuất nhập khâu (mã số HS) đề áp dụng thuế suất cho đúng

Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên giao nhận của công ty Brother sẽ kiểm tra và bám nút “Khai báo”, hồ sơ Hải quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục Hải quan khai báo Khi nhận được thông tin khai báo, Hải quan sẽ xem xét, tính toán các mẫu khai; nêu có sai lệch, phía Hải quan sẽ gửi lại, yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa; nếu các chứng từ và danh mục đã phù hợp, phía Hải quan sẽ gửi thông báo chấp nhận chứng từ của doanh nghiệp và gửi cho doanh nghiệp (01) phiếu tiếp nhận tờ khai Hải quan Doanh nghiệp in phiếu tiếp nhận đề làm bộ hồ sơ mở tờ khai Các chứng từ cần thiết đề lên tờ khai bao gồm các chứng từ sau:

- Hop déng ngoai thuong (Sales Contract) : 01 ban sao

- Hoa don thuong mai (Commercial Invoice) : 01 ban sao

- Phiéu dong goi (Packing List) : 01 ban sao

- Van đơn đường biến (Bill of Lading) : 01 bản chính

- Giấy báo hàng đến (ArmivalNotice) : 01 bản chính

Nhân viên giao nhận của công ty sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hái quan điện tử ECUSS - VNACCS lên và nhập đầy đủ, chính xác mọi thông tin lên tờ khai nhập

khau Cac théng tin: Chi cuc Hai quan, Loai hinh nhap khẩu, Hình thức vận chuyền, Mã nước xuất khâu, Phương thức thanh toán, Đồng tiền thanh toán, Đơn vị tính phải chọn theo danh mục

do cơ quan hải quan quy định sẵn Các thông tin còn lại thì nhập trực tiếp

Bước 7: Mớỡ tờ khai và làm thủ tục thông quan lấy hàng tại cẳng

Chuẩn bị hồ sơ khai hái quan bao gồm:

- _ Tờ khai hải quan nhập khâu

- Hoa don thuong mai (Commercial Invoice)

- Phiéu dong géi (Packing List)

- Van don (Bill of Lading)

- Hop dong thuong mai (Sales Contract)

- _ Giấy chứng nhận xuất xử (Certiicate of Origin) (néu cd)

- _ Giấy giới thiệu của doanh nghiệp

-_ Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

> Trường hợp tờ khai luồng xanh

Nếu truyền tờ khai hải quan điện tử được trả về luồng xanh thì phải tiến hành nộp thuế (nếu có)

Tờ khai sẽ được thông quan trực tuyến Cuối cùng, in tờ khai va lay hang tại cảng

> Trường hợp tờ khai luồng vàng

Sau khi nhận phân luồng vàng Xuất trình hồ sơ hải quan, chứng từ cần thiết tại chi cục hải quan cảng Hải quan kiểm tra hồ sơ và tiền hành thông quan nêu phù hợp và đã nộp thuế Nếu có đấu hiệu vi phạm hoặc nghi ngờ hải quan sẽ chuyên sang luồng đỏ đề kiêm tra thực tế hàng hóa Sau

đó thông quan nêu không vi phạm In tờ khai và lấy hàng

> Trường hợp tờ khai luồng đỏ

Sau khi nhận phân luồng đỏ Cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra chỉ tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra chi tiết hàng hóa Có 3 mức kiểm tra thực tế hàng hóa (Thông tư 112/2005/TT-BCT):

- _ Kiểm tra toàn bộ lô hàng

- _ Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nêu không phát hiện quy phạm thì kết thúc kiểm tra, nêu phát hiện quy phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ quy phạm

- _ Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nêu không phát hiện quy phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện quy phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ quy phạm