QUY TRÌNH CẤP GIẤY CHỨNG TỬ

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên sinh viên: NGÔ THÁI SƠN

Địa điểm kiến tập: UBND Phường 12 Quận 11,

Thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian kiến tập: Từ ngày 17/06/2021 đến ngày 28/06/2021

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Hồng Duyên

Đề tài: MÔ TẢ QUY TRÌNH CẤP GIẤY CHỨNG TỬ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2021

LỜI CẢM ƠN

Kiến tập là quá trình vận dụng kiến thức đã học vào thực tế công việc ở các cơ quan, đơn vị quản lý hành chính nhà nước cũng như bổ sung, nâng cao những kiến thức đã học trên cơ sở hướng dẫn của các cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại cơ quan, đơn vị.

Báo cáo kiến tập là vừa là cơ hội để sinh viên trình bày những thu hoạch về vấn đề

mà mình tìm hiểu trong quá trình kiến tập, đồng thời đây cũng là cơ sở quan trọng giúp giảng viên Học viện kiểm tra, đánh giá quá trình học tập và kết quả học tập của sinh viên.

Em xin chân thành cảm ơn phía Học viện, phía Bộ môn đã tạo điều kiện cho

em có cơ hội kiến tập bổ ích này Em xin cám ơn cô đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập.

Em xin cảm ơn toàn thể các cán bộ, công chức tại UBND Phường 12, Quận

11 đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong qua trình kiến tập Đặc biệt, em xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Huyền Trâm - Công chức Tư pháp - Hộ tịch đã tận tình hướng dẫn, chia sẻ cho em những điều hết sức bổ ích để em có thể hoàn thành đề tài “Quy trình thủ tục cấp giấy chứng tử”.

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, nỗ lực để hoàn chỉnh báo cáo, tuy nhiên do lần đầu được tiếp xúc với công việc còn nhiều bỡ ngỡ và nhận thức còn có phần hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự nhận xét, đánh giá và góp ý của quý thầy, cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 3

MỤC LỤC 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

PHẦN NỘI DUNG 6

I Khái quát về Uỷ ban nhân dân Phường 12 Quận 11 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.1 Chức năng 6

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

2 Cơ cấu tổ chức 7

3 Nhân sự 8

II Quá trình kiến tập 9

1 Mục đích kiến tập 9

2 Những công việc thực hiện trong quá trình kiến tập 9

III Nội dung kiến tập 9

1 Đối tượng của báo cáo kiến tập 9

2 Mô tả đối tượng 10

2.1 Căn cứ pháp lý 10

2.2 Quy trình thủ tục cấp giấy chứng tử 10

2.2.1 Thành phần hồ sơ 10

2.2.2 Quy trình thực hiện 11

2.3 Quy trình cấp giấy khai tử tại UBND Phường 12, Quận 11 12

2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình đăng ký giấy khai tử 12

2.3.2 Mô tả quá trình đăng ký giấy khai tử 12

3 Nhận xét 14

3.1 Ưu điểm 14

3.2 Nhược điểm 14

IV Kết luận và kiến nghị 14

1 Kết luận 14

2 Kiến nghị 15

2.1 Đối với Uỷ ban nhân dân Phường 12, Quận 11 15

2.2 Đối với Học viện Hành chính Quốc gia 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn cơ quan kiến tập

Uỷ ban nhân dân Phường 12, Quận 11 (UBND P12, Q11) có vị trí gần với Học viện nên đã có nhiều sinh viên các khóa trước đến thực tập, kiến tập cũng như thuận tiện cho việc di chuyển Các cán bộ, công chức tại đây đều tỏ ra cởi mở, nhiệt tình Do đó, phía Uỷ ban nhân dân (UBND) sẽ giúp đỡ và hướng dẫn tận tình cho sinh viên kiến tập Ngoài ra, UBND P12, Q11 đã có những thành tích nhất định trong việc cải cách thủ tục hành chính Cho nên, em sẽ có điều kiện học hỏi thêm những kiến thức thực tế về lĩnh vực này Những yếu tố trên đây sẽ là những điều kiện thuận lợi giúp cho quá trình kiến tập đạt được kết quả tốt Chính vì vậy, em đã chọn cơ quan kiến tập là UBND P12, Q11

Lý do chọn đề tài kiến tập

Trong các loại giấy tờ tùy thân, Giấy khai sinh là loại giấy tờ được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp sớm nhất cho một con người Tất cả những thông số có liên quan đến cuộc đời cá nhân luôn bắt đầu từ hộ tịch gốc này

Khi một người chết đi thì giấy chứng tử là loại giấy tờ chứng minh người đó chấm dứt các mối quan hệ xã hội trong cuộc sống hiện tại đó là giấy khai tử Với tầm quan trọng đó, nếu trong quá trình thực hiện có sai sót mà không được phát hiện kịp thời sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý cũng như khắc phục, sửa chữa sai sót, và đặc biệt sẽ gây ra không ít những phiền hà cho công dân trong việc thống nhất giấy tờ quan trọng khác sau này

Thông qua quá trình kiến tập cũng như quá trình quan sát và tìm hiểu thì em đã quyết định chọn “Quy trình cấp giấy chứng tử tại Uỷ ban nhân dân phường 12, quận 11, thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài cho báo cáo kiến tập của mình

PHẦN NỘI DUNG

I Khái quát về Uỷ ban nhân dân Phường 12 Quận 11

Phường 12 có vị trí nằm tiếp giáp với các phường 6, phường 8 và phường 13, được phân định ranh giới hành chính bởi các tuyến đường từ giao lộ 3/2, Lãnh Binh Thăng, Lò Siêu, với diện tích là 13,25 ha Dân cư tương đối ổn định, có khoảng 11.236 nhân khẩu và 2.243 hộ dân Đặc điểm đồng bào người Hoa chiếm trên 67% dân số Phường phân chia khu dân cư thành 4 Khu phố, 45 tổ dân phố và có 06 KV quản lý

Cơ sở hạ tầng cũng còn thấp kém trong một số khu vực dân cư chưa được cải thiện tốt có nhiều nguyên nhân hẻm nhỏ, chằng chịt, quy hoạch treo…; đời sống nhân dân cũng còn nhiều khó khăn, không có điều kiện để tổ chức đời sống theo mô hình kinh tế hộ gia đình mà phần đông là lao động phổ thông do không có tay nghề, kỹ thuật, còn lại là dạng cơ sở sản xuất nhỏ lẻ, manh mún và buôn bán nhỏ; chỉ có một phần nhỏ có điều kiện nằm trên các tuyến đường lớn là có sức đầu tư vừa và lớn, đây là tiềm lực kinh tế chính của địa phương

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1 Chức năng

UBND Phường 12 là cơ quan hành chính chịu sự chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước UBND Quận 11; thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo

sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở

UBND Phường 12 chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Đảng ủy về việc thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cũng cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn phường

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dung về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường; chủ trương

đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường

2 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

2 Cơ cấu tổ chức

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHƯỜNG 12, QUẬN 11

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND phụ trách VH-XH

- Tài chính – Ngân sách,

Thuế

- Quản lý Nhà nước về lĩnh

vực Kinh tế, Thống kê

- Tư pháp – Hộ tịch

- Thanh tra

- Văn phòng và bộ phận

“Tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ”

- Địa chính – Xây dựng – Môi

trường và Đô thị

- Giải quyết khiếu nại tố

- Văn hóa thông tin – Thể dục thể thao – Gia đình

- Giáo dục

- Y tế

- Dân số – Kế hoạch hóa gia đình

- Lao động – Thương binh –

Xã hội, chương trình giảm nghèo bền vững

- Công tác sau cai

- Bình đẳng giới – Trẻ em

- Công tác Dân tộc, Tôn

Ủy viên phụ trách Quân sự

Ủy viên phụ trách Công

an

3 Nhân sự

BẢNG THỐNG KÊ NHÂN SỰ

Trình độ học

vấn

Lý luận

chính trị

Chứng chỉ

ngoại ngữ,

tin học

Nguồn: Văn phòng thống kê

II.Quá trình kiến tập

1 Mục đích kiến tập

Kiến tập là một nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo cử nhân hành chính của Học viện Hành chính Quốc gia Tìm hiểu thực tế tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành chính nhà nước Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn một số

vị trí công việc của cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước Bổ sung, nâng cao kiến thức đã được học tạo học viện Quan sát phương thức làm việc của công chức, cán bộ làm việc tại cơ quan, vận dụng kiến thức đã học để giải quyết một số vấn đề cụ thể trong thực

tế Bổ sung, nâng cao kiến thức đã học ở Học viện Hành chính Quốc gia trên cơ sở lý thuyết và thực tế ở UBND Phường 12, Quận 11, Thành Phố Hồ Chí Minh

2 Những công việc thực hiện trong quá trình kiến tập

- Gặp gỡ P.Chủ tịch UBND Phường 12, nghe trao đổi một số vấn đề về việc kiến tập

- Nộp đề tài kiến tập

- Đăng kí ca kiến tập

- Liên hệ công chức Tư pháp – Hộ tịch

- Nộp đề cương báo cáo kiến tập

- Xin tài liệu nghiên cứu

- Được hướng dẫn quy trình về công tác hộ tịch

3 19/06/2019 – 20/06/2019

- Quan sát công chức Tư pháp – Hộ tịch.

- Được chia sẻ về những kinh nghiệm trong khi giải quyết hồ sơ, cách nhận hồ

sơ, cách kiểm tra hồ sơ.

4 21/06/2019 – 28/06/2019

- Giúp nhập liệu, đánh máy các hồ sơ vào máy tính vào phần mềm Quản lý Hộ tịch

- Giúp nhận hồ sơ từ người dân

- Giúp mang văn bản trình lãnh đạo kí tên

III Nội dung kiến tập

1 Đối tượng của báo cáo kiến tập

Quy trình cấp giấy chứng tử tại Uỷ ban nhân dân Phường 12, Quận 11

2 Mô tả đối tượng

2.1 Căn cứ pháp lý

- Luật hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014;

- Luật hôn nhân và gia đình ngày ngày 01 tháng 01 năm 2015;

- Luật dân sự ngày 24 tháng 11 năm 2015;

- Nghị định số 125/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ về quy định một

số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

- Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch

2.2 Quy trình thủ tục cấp giấy chứng tử

2.2.1 Thành phần hồ sơ

* Giấy tờ phải xuất trình

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng

để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai tử;

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc)

- Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên

* Giấy tờ phải nộp

- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu;

- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ,

chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền

2.2.2 Quy trình thực hiện

 Người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền

- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi

rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ

sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận

- Nếu hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy

đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận

hồ sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận

- Ngay sau khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, nếu thấy thông tin khai tử đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì ký Trích lục khai tử cấp cho người có yêu cầu; công chức tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký khai tử, cùng người đi đăng ký khai tử ký tên vào Sổ

* Lưu ý:

+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao

có chứng thực giấy tờ đó

+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao

giấy tờ đó Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ

mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp

2.3 Quy trình cấp giấy khai tử tại UBND Phường 12, Quận 11

2.3.2 Mô tả quá trình đăng ký giấy khai tử

Bước 1: Công chức tư pháp hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn người đi đăng ký khai tử

Thứ nhất, các loại giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu;

- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền Thứ hai, các loại giấy tờ phải xuất trình:

Tiếp nhận và hướng dẫn

hồ sơ

Kiểm tra tính hợp lệ của

hồ sơ

Cập nhật thông tin vào sổ và phần mềm quản lý Hộ tịch

Trả hồ sơ Nhận lại hồ sơ và lưu Hoàn thành hồ sơ,

trình kí và đóng dấu

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng

để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai tử;

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc)

- Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên

Bước 2: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ

Công chức Tư pháp – Hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ để đối chiếu với thông tin trong tờ khai đăng ký khai tử và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ của người nộp xuất trình Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người dân bổ sung giấy tờ hợp lệ theo quy định Nếu hồ sơ đầy đủ thì tiến hành nhận hồ sơ và cấp giấy hẹn ngày trả hồ sơ Thời gian hẹn phải được ghi rõ ràng và đúng theo quy định của pháp luật

Bước 3: Công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhật thông tin vào phần mềm Quản

lý hộ tịch và Sổ đăng ký khai tử

Công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử Thông tin cập nhật chính xác, đầy đủ theo tờ khai Chữ viết trong Sổ đăng ký khai tử phải dùng mực đen, rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa

Bước 4: Công chức Tư pháp – Hộ tịch hoàn thành giấy chứng tử và trình ký và đóng dấu.

Trình Chủ tịch UBND Phường giải quyết

Bước 5: Nhận lại hồ sơ và lưu hồ sơ

Hồ sơ được đăng ký số trong Sổ đăng ký khai tử và lưu ở bộ phận Tư pháp – Hộ tịch Hồ sơ lưu phải đầy đủ các thông tin theo Sổ đăng ký khai tử Hồ sơ được lưu đầy đủ, ngăn nắp và dễ tra cứu

Bước 6: Trả hồ sơ