Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện báo cáo với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên, dobước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu và xây dựng báo cáo trong thời gian có hạn, và kiến thức còn hạn chế, nhiều
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN
Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Khóa : 2018-2023
Hà Nội, tháng 12 năm 2019
Trang 2PHIẾU CHẤM ĐIỂM
Sinh viên thực hiện:
STT Họ và tên Nội dung thực hiện Điểm Chữ ký
Giáo viên 2:
Trang 3MỤC LỤC
PHIẾU CHẤM ĐIỂM 2
MỤC LỤC 3
LỜI CẢM ƠN 4
LỜI MỞ ĐẦU 5
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 6
1 Hiện trạng quản lý ký túc xá 6
2 Tổng quan ký túc xá trường Đại học Điện lực 6
2.1 Giới thiệu về ký túc xá trường Đại học Điện lực 6
2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý ký túc xá 8
2.3 Mô tả hoạt động 8
3 Đánh giá hiện trạng 10
4 Xác định yêu cầu phần mềm quản lý ký túc xá 11
5 Khái quát hệ thống mới 11
6 Đặc tả chức năng của hệ thống 12
6.1 Quản lý sinh viên 12
6.2 Quản lý phòng 12
6.3 Quản lý nhân viên 13
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 14
1 Phân tích yêu cầu 14
2 Bảng diagram 15
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ GIAO DIỆN 17
1 Giao diện chính 17
2 Các menu chính 17
2.1 Menu hệ thống 17
2.2 Menu chức năng 18
2.3 Menu trợ giúp 18
3 Các from chính 19
3.1 From ĐĂNG NHẬP 19
Trang 43.2 From QUẢN LÝ SINH VIÊN 20
3.3 From QUẢN LÝ NHÂN VIÊN 21
3.4 From QUẢN LÝ PHÒNG 23
KẾT LUẬN 26
Trang 5LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, sự giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù là trực tiếp hay gián tiếp của người khác.Trong suốt thười gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đã đến nay,chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô, gia đình vàbạn bè
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng em xin gửi đến thầy cô ở Khoa CôngNghệ Thông Tin- trường Đại Học Điện Lực đã cùng với tri thức và tâm huyếtcủa mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thờigian học tập tại trường Và đặc biệt, trong kỳ này, em được tiếp cận với mônhọc rất hữu ích đối với sinh viên ngành Công Nghệ Thông Tin Đó là môn:
“Lập trình Java”.
Nhóm em xin chân thành cảm ơn thầy Cù Việt Dũng đã tận tâm hướng dẫnchúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảoluận về môn học Trong thời gian được học tập và thực hành dưới sự hướng dâncủa cô, em không những thu được rất nhiều kiến thức bổ ích, mà còn đượctruyền sự say mê và thích thú đối với bộ môn “Lập trình Java” Nếu không cónhững lời hướng dẫn, dạy bảo của thầy thì em nghĩ báo cáo này rất khó có thểhoàn thành được
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, bạn bè là nguồn động viên tolớn, giúp em vượt qua những khó khăn trong quá trình học tập và thực hiện báocáo
Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện báo cáo với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên, dobước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu và xây dựng báo cáo trong thời gian có hạn, và
kiến thức còn hạn chế, nhiều bỡ ngỡ, nên báo cáo “Xây dựng chương trình quản lý ký túc xá trường Đại học Điện lực” chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi
những thiếu sót Nhóm em rất mong nhận được sự quan tâm, thông cảm vànhững đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn để báo cáo này được hoànthiện hơn
Một lần nữa, nhóm em xin chân thành cảm ơn và luôn mong nhận được sựđóng góp của mọi người
Trân trọng
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Bước vào thế kỷ 21- thế kỷ của sự phát triển khoa học kỹ thuật, thế kỷ củangành công nghiệp hóa, hiện đại hóa, của cuộc sống hiện đại,…Cùng với sựphát triển này, là những vấn đề nảy sinh trong cuộc sống ngày nay, khi mà mọithứ đều trở nên quá phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống
sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệthống Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả,đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin
Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đếncác hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống vàlàm việc của một xã hội Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nềnkinh tế tri thức Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động
xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm Phạm vi ứng dụngcủa công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông,
đo lường, tự động hóa, quản lý các hoạt động của con người và xã hội…Nhữnglợi ích mà phần mềm mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chínhxác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn thấp và hiệu quả côngviệc nâng cao rõ rệt
Đặc biệt, tại các trường Đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là mộttrong những vấn đề cấp thiết và cấp bách Một sinh viên muốn đạt được thànhquả cao trong học tập phải có một môi trường sống và học tập tốt Thực tế tạicác trường Đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cụng chỉ quản lý trên giấy tờ, sổsách Vì vậy, việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý ký túc xásinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ,
xử lý nhanh một khối lượng lớn của thông tin, tra cứu và tìm kiếm một cáchnhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sứckhông chỉ đối với người quản lý mà còn đối vơi cả người thân, bạn bè hay chínhbản thân sinh viên
Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tinvào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây dựngnhững bước đầu tiên của phần mềm “Xây dựng chương trình quản lý ký túc xátrường Đại học Điện lực”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông tin của sinhviên và tình hình trong ký túc xá
Với ý tưởng về một hệ thống quản lý ký túc xá có khả năng thay thế hoànchỉnh hệ thống mà chúng ta đã có với các chức năng hoàn toàn giống với côngtác quản lý ký túc xá của các trường có ký túc xá cộng thêm những chức năng
có thể tiết kiệm thời gian, khả năng xử lý chính xác, nhanh nhạy mà đầy hiệuquả
Trang 7CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1 Hiện trạng quản lý ký túc xá
Hàng năm trường Đại học Điện lực tiếp nhận hàng nghìn sinh viên.Cùng với đó nhu cầu về việc đăng ký nội trú trong nhà trường ngày càngcao Trước bài toán đặt ra với các trường Đại học, Cao đẳng hiện nay: vấn đềquản lý ký túc xá- một vấn đề đã có từ lâu nhưng vẫn còn khá nhiều bất cậpnhư: việc quản lý vẫn còn theo phương pháp thủ công, các dữ liệu không cótính thống nhất, chặt chẽ Trước thực trạng nhiều trường Đại học hiện nayvới lượng sinh viên trọ ở ký túc xá rất đông nhưng vẫn có hình thức quản lýchính là thực hiện thủ công trên giấy tờ trong khi chỉ có 1 đến 2 nhân viênquản lý ký túc xá khiến cho khối lượng công việc của họ quá lớn và hiệu quảcông việc không được cao
Hiện nay không còn mấy ai xa lạ với những sản phẩm và ứng dụng củacông nghệ thông tin- ngành khoa học đang trở thàng một phần tất yếu trongcuộc sống hiện nay Cùng với sự phát triển không ngừng đó, những ứngdụng của công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự, quản lý nhà hàng, quản
lý trường học,… đã và đang góp phần giảm thiểu được lượng chi phí đầu tưcho nguồn nhân công, đồng thời tăng tính hiệu quả, chính xác trong việckhai thác và quản lý dữ liệu
2 Tổng quan ký túc xá trường Đại học Điện lực
2.1 Giới thiệu về ký túc xá trường Đại học Điện lực
- Ký túc xá trường Đại học Điện lực:
+ Địa chỉ: 235 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy- Hà Nội
- Nhà trường có 2 nhiệm vụ chính cơ bản, đó là:
+Đào tạo nhân lực có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có kiến thức và nănglực thực hành nghề nghiệp tương ứng với trình độ đào tạo, có sức khỏe cónăng lực thích ứng với việc làm trong xã hội, tự tạo việc làm cho mình vàcho những người khác, có khả năng hợp tác bình đẳng trong quan hệ quốc tế,đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Trang 8+Tiến hành nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, kết hợp đào tạovới nghiên cứu khoa học và sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ theoquy định của Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Gíao dục và các quy địnhkhác của pháp luật.
Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy củatrường vào khoảng hơn 2700 sinh viên, trong đó phần lớn là sinh viên ngoạitỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc xáphải quản lý hàng nghìn sinh viên và phương pháp quản lý những sinh viênnày được thực hiện theo phương pháp thủ công Việc quản lý này rất phứctạp và khó khăn trong việc tìm kiếm hoặc tra cứu thông tin hơn nữa còn tốnrất nhiều thời gian và đòi hỏi nhiều nhân lực và hiệu quả quản lý không cao.Với nhà H thì 10 người/phòng hoặc 6 người/phòng và giá thuê là250.000VNĐ/người/tháng=1.250.000VNĐ/kỳ Vói nhà K tối đa là 10 người
ở và giá thuê là 500.000VNĐ/người/tháng=2.500.000/kỳ
Mỗi phòng đều có công tơ điện riêng, điện được miễn phí 8số/người/tháng, nếu dùng quá thì trả thêm, nước thì miễn phí
Trang 92.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý ký túc xá
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức ban quản lý ký túc xá
-Chức năng của từng bộ phận:
+Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý ký túc xá.+Nhà ăn: Phục vụ việc ăn uống cho sinh viên, nhân viên nhà trường và cácthầy cô giáo
+Nhà nghỉ sinh viên: Quản lý sinh viên (sinh viên trong trường với thờigian ngắn hạn có nhu cầu ở lại trong trường)
2.3 Mô tả hoạt động
-Đầu mỗi năm học, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch phân công kiểm trakhả năng phòng ở của mỗi khu ký túc xá nhà trường Đồng thời dựa vàodanh sách sinh viên được ở lại ký túc xá cuối mỗi năm học tổng kết được,ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch cho sinh viên ở ký túc xá (số lượngsinh viên cho phép đăng ký và tình trạng các phòng ở) Sau đó, tiến hànhthông báo đến sinh viên việc tiếp nhận sinh viên các khóa vào khu ký túc xá,phát mẫu đăng ký ở ký túc xá cho mỗi lớp Do hạn chế về phòng ở ký túc xá
Trang 10không đáp ứng toàn bộ số lượng sinh viên nên luôn ưu tiên sinh viên thuộcdiện chính sách và các sinh viên năm nhất.
-Ban quản lý ký túc xá phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký ở
ký túc xá
-Ngày 25/5, ban quản lý thông báo cho sinh viên về việc đăng ký ở ký túc
xá Sau khi tiếp nhận các hồ sơ và phiếu đăng ký ở ký túc xá, ban quản lý sẽxem xét hồ sơ và phản hồi cho sinh viên tối đa trong vòng 25 ngày kể từngày nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở ký túc xá.Danh sách sinh viên được ở ký túc xá sẽ được thông báo ngày 20/6:+Trường hợp sinh viên đã đăng ký ở ký túc xá mà không được chấp nhận thìphải thông báo và nêu rõ lý do cụ thể
+Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được vào kýtúc xá, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết.+Mức phí ký túc xá được ban giám hiệu quy định cụ thể là 250.000VNĐ/1tháng
-Đơn xin đăng ký ở ký túc xá có giá trị trong 1 kỳ hoặc 1 năm tùy theo sinhviên lựa chọn đăng ký Sau mỗi kỳ học, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết thì sinhviên phải bàn giao lại phòng cho ban quản lý ký túc xá Sinh viên muốn ở lạiphải làm đơn đăng ký gửi cho ban quản lý và phải được ban quản lý phêduyệt
-Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc xá phải được thực hiện đúng theo lịch doban quản lý ký túc xá đề ra
-Sau khi hoàn thành mọi thủ tục đăng ký, sinh viên tiến hành đóng lệ phí ở
ký túc xá cho ban quản lý và nhận phòng và hợp đồng ở ký túc xá do banquan lý cấp
-Tất cả các yêu cầu chuyển phòng của sinh viên trong ký túc xá phải đượcthông qua sự phê duyệt của ban quản lý ký túc xá
-Sinh viên phải thực hiện nghiêm túc các nội quy, quy định của ký túc xá đặt
ra Mọi trường hợp vi phạm sẽ được ban quản lý ghi lại và tiến hành xử phạthành chính hoặc cảnh cáo, nếu nặng thì có thể bị đuổi khỏi ký túc xá.-Tiền điện, nước sinh hoạt của sinh viên được quy định rõ:
+Miễn không thu tiền nước sinh hoạt của sinh viên
Trang 11+Mỗi phòng có một đồng hồ đo số điện sử dụng, mỗi sinh viên được miễnphí 10 số điện/ 1 tháng Số điện dùng dư mỗi phòng phải nộp tiền cho banquản lý theo mức phí là 1.907VNĐ/ 1 số.
+Thiếu: Phương tiện quản lý
+Kém: Chu trình quá lâu, quản lý bằng tay nên khó khăn trong việc quản lý vàtốn nhiều thời gian cũng như độ chính xác thấp Hệ thống máy tính còn yếu,chưa ứng dụng nhiều trong việc quản lý
+Tốn: Tốn nhiều nhân lực cho việc quản lý nhưng đem lại hiệu quả không cao,tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp báo cáo định kỳ
+Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều
+Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp
+Thông tin về tình trạng phòng thường xuyên thay đổi, việc thực hiện thủ côngkhó cập nhật chính xác và lãng phí giấy tờ
+Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và gây tốn thời gian.Việc xử lý thông tin còn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ
+Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu: tin cậy,chính xác, an toàn, bảo mật
+Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập
Trang 12+Mang lại lợi ích sử dụng: Thuận tiện, nhanh chóng.
+Khắc phục được các khuyết điểm của hệ thống cũ, quản lý thông tin kịp thời,tránh được việc phòng thì thừa mà người ở thì thiếu
4 Xác định yêu cầu phần mềm quản lý ký túc xá
-Yêu cầu người dùng:
Ban quản lý ký túc xá cần một phần mềm quản lý sinh viên và một sốchức năng liên quan:
+Thông tin về sinh viên hiện đang ở trong ký túc xá
+Kỷ luật và quy định đối với sinh viên
+Sinh viên đã thanh toán hay chưa
+Thông tin về nhân viên quản lý từng khu vực
+Cập nhật tình trạng phòng tự động, chính xác
+Quản lý độ ưu tiên theo quy định của nhà nước
+Tìm kiếm, thống kê danh sách sinh viên, danh sách phòng nhanh chóng.-Yêu cầu hệ thống:
Với mục đích tăng hiệu quả cho việc quản lý sinh viên ở ký úc xá, hệthống phải đảm bảo những yêu cầu sau:
+Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng và chínhxác, các thao tác cần đơn giản
+Giao diện người dùng và máy được thiết kế một cách khoa học, thân thiệnngười sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày.+Hệ thống giúp cho việc cập nhật tình trạng các phòng đã sử dụng hết hay chưa
sử dụng trở nên dễ dàng hơn
+Hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu tìm kiếm đa dạng Cho biết thông tin về mộtsinh viên, nhân viên, phòng bất kỳ, đưa ra được các báo cáo, thống kê nhanhchóng, dễ dàng và chính xác
+Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theo yêucầu
+Tự động hóa công việc như: tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thôngtin
+Cho phép in báo cáo, xuất các hóa đơn, hợp đồng cần thiết
Trang 135 Khái quát hệ thống mới
Dựa trên các đặc tả yêu cầu và các khó khăn của hệ thống cũ gặp phải, hệthống mới đề xuất ra các giải pháp qua quy trình nghiệp vụ như sau:
Hàng năm sau mỗi đợt tuyển sinh Đại học, Cao đẳng Trường Đại họcĐiện Lực lại đón một lương lớn sinh viên đến nhập học, cùng với đó nhu cầu vềnội trú của sinh viên cũng tăng cao
Khi có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá, sinh viên phải thực hiện thủ tụcđăng ký với bộ phận quản lý của ký túc xá Bộ phận quản lý sẽ kiểm tra và xemxét hồ sơ của các sinh viên Nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu đăng ký thì bộ phậnquản lý sẽ tiếp nhận và làm thủ tục hợp đồng đăng ký cho sinh viên vào ở trong
ký túc xá, bao gồm các hồ sơ: Đơn đăng ký ở ký túc xá, giấy nhận phòng,…Các trường hợp muốn xin ra khỏi ký túc xá hay muốn nhượng lại phòng chongười khác thì phải có đơn xin ra khỏi ký túc xá, biên lai thế chân tài sản Mỗisinh viên một hợp đồng và sẽ được lưu trữ, sử dụng trong suốt thời gian tạm trútại ký túc xá
Trong suốt năm học, nếu xảy ra các trường hợp: sinh viên vi phạm nộiquy, bị buộc ra khỏi ký túc xá, hoặc khu ký túc xá còn phòng và có sinh viên cónguyện vọng muốn vào ở ky túc xá,…thì ban quản lý ký túc xá sẽ thực hiện hủyhợp đồng hoặc làm thủ tục cho sinh viên vào ở ký túc xá
Ban quản lý sẽ thường xuyên cập nhật các thông tin về mỗi phòng ở, mỗikhu ký túc xá Nếu trong phòng có sự cố, cháy nổ, hỏng hóc trang thiết bị, vật
tư của ký túc xá thì sinh viên phải báo ngay với ban quản lý, hoặc khi ký túc có
bổ xung thêm các trang thiết bị mới, thì ban quản lý sẽ báo cáo với trưởngphòng của các phòng xuống nhận tại nơi quy định
Hàng tháng, cán bộ quản lý có trách nhiệm lập hóa đơn điện nước củamỗi phòng, kiểm tra công tơ điện, nước và thực hiện thanh toán thành tiền Cácban quản lý sẽ tổng hợp thông tin, thống kê số lượng hợp đồng, số lượng sinhviên, tình trạng các phòng, các khu nhà,… lập báo cáo đưa lên ban quản lý
6 Đặc tả chức năng của hệ thống
6.1 Quản lý sinh viên
Trong thời gian sinh viên tạm trú ở ký túc xá, bộ phận quản lý sinh viên
sẽ tiếp nhận và lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin về sinh viên bao gồm: mãsinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp-khóa, số điện thoại, số CMND,thông tin người thân để liên lạc