TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÍ VẬT TƯ Giáo viên hướng dẫ
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
TÌM HIỂU VỀ ĐƠN VỊ KHẢO SÁT
- Tên đơn vị khảo sát: Công ty TNHH Vật tư Thiết bị Tuấn Long
- Địa chỉ và thông tin liên lạc
+ Địa chỉ trụ sở chính: Tổ 53, Thị trấn Đông Anh – Huyện Đông Anh – Hà Nội. + Số điện thoại: 0438823365 – Số Fax: 0438822262
+ Địa chỉ văn phòng đại diện: Tầng 4 – 36 Bích Cầu – Đống Đa – Hà Nội
+ Số điện thoại: 0437321199 – Số Fax: 0438822262
- Thông tin về cửa hàng:
Công ty TNHH Vật tư Thiết bị Tuấn Long, được thành lập vào ngày 17/11/1999, cam kết mang lại giá trị tối ưu và xây dựng thương hiệu dựa trên sự tin tưởng của khách hàng.
+ Nhà máy: Công ty sở hữu nhà máy hiện đại và đồng bộ, đặt tại Lô CN6, Cụm
Công nghiệp tập trung vừa và nhỏ tại xã Nguyên Khê, tổ 53, thị trấn Đông Anh, Hà Nội, có diện tích sản xuất trên 20.000 m² Nhà máy được trang bị đầy đủ máy móc gia công kết cấu thép và các dụng cụ kiểm tra, thí nghiệm tiêu chuẩn, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm.
+ Sản phẩm: Công ty chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng nhà máy và công trình công nghiệp lớn, được đánh giá cao về chất lượng.
Công ty chúng tôi kết hợp giữa đội ngũ lãnh đạo và các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực gia công và lắp dựng kết cấu thép, cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và đầy nhiệt huyết, luôn khát khao phát triển.
Đội ngũ kinh doanh của chúng tôi bao gồm các kỹ sư chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về chuyên môn, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn tiếp xúc ban đầu cho đến khi hoàn thành và bàn giao công trình.
+ Theo sát khách hàng: Đội ngũ kinh doanh sẽ theo dõi công trình từ bước tiếp xúc ban đầu với khách hàng cho đến khi bàn giao.
Đảm bảo tiến độ và xử lý vấn đề là ưu tiên hàng đầu, mọi phát sinh và vướng mắc từ phía chủ đầu tư sẽ được giải quyết kịp thời, nhằm duy trì tiến độ và chất lượng công trình.
Quy trình gia công được kiểm soát chất lượng chặt chẽ, từ phôi đến sản phẩm hoàn thiện, với sự giám sát của đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề và các thiết bị kiểm tra tiêu chuẩn.
- Hình ảnh của cửa hàng:
Hình 1: Xây dựng nhà xưởng mới
Hình 2: Nhà ga hành khách – cảng đầu tư Thọ Xuân e
Hình 3: Xây dựng nhà máy 2 tầng HJC Vina Factory
HÌNH THỨC KHẢO SÁT
- Hình thức khảo sát: Phỏng vấn
- Đối tượng phỏng vấn: Quản lý, Nhân viên, Người dùng
1.2.1 Phỏng vấn chủ công ty
- Người được phỏng vấn: Nghiêm Xuân Thuấn – Gíam đốc công ty
- Người phỏng vấn: Nguyễn Văn Hồng Anh
STT Câu hỏi Câu trả lời
Hiện tại, bên anh/chị đang có những hình thức quản lý vật tư nào (tự động / thủ công / cả hai)?
Công ty áp dụng cả hai hình thức quản lý vật tư:
Tự động: Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 để kiểm soát quy trình sản xuất và quản lý vật tư.
Thủ công: Kết hợp với kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên trong việc giám sát và quản lý vật tư.
Khách hàng hoặc các bên đối tác thường đặt yêu cầu cung cấp vật tư qua những kênh nào bên anh?
Khách hàng và các bên đối tác thường đặt vật tư thông qua:
Trực tiếp: Liên hệ qua điện thoại hoặc email với bộ phận kinh doanh.
Trực tuyến: Thông qua website chính thức của công ty.
Công ty của bạn đã thiết lập hệ thống quản lý hoặc website riêng để quản lý kho vật tư chưa? Nếu có, bạn đã nhận thấy những hạn chế nào trong hệ thống hiện tại và bạn có kế hoạch phát triển hệ thống này trong tương lai ra sao?
Công ty Tuan Long Steel đã phát triển một website chính thức tại tuanlongsteel.com, hiện đang hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin hữu ích cho đối tác và khách hàng Chúng tôi cam kết liên tục cải tiến kỹ thuật và nâng cao năng lực sản xuất để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
4 Công ty bên mình được thành lập từ bao giờ ?
Công ty được thành lập vào ngày 17/11/1999, đã thực hiện nhiều hợp đồng xây dựng nhà máy và các công trình công nghiệp lớn
Anh/chị có yêu cầu gì khi tuyển nhân viên vào bộ phận quản lý vật tư?
Công ty tập trung vào việc tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm trong gia công lắp dựng kết cấu thép, đồng thời khuyến khích sự đam mê, sức trẻ và khát khao của thế hệ kế cận đầy tiềm năng.
Cách tốt nhất để thu hút các dịch vụ quản lý vật tư đến khách hàng nội bộ hoặc các đối tác tiềm năng là gì?
Công ty cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao với giá cả hợp lý, đồng hành cùng khách hàng trong sự nghiệp phát triển Chúng tôi luôn nỗ lực nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Phương thức khảo sát: trực tiếp
STT Câu hỏi Câu trả lời
Bạn đã từng làm việc với các hệ thống hoặc phần mềm quản lý vật tư trước đây chưa?
Tôi đã từng sử dụng phần mềm quản lý vật tư trước đây
Bạn đã từng tham gia vào các quy trình quản lý nào liên quan đến vật tư?
Quản lý kho - tồn kho, Kiểm kê và đánh giá vật tư
Bạn đã từng gặp phải những khó khăn gì trong việc quản lý vật tư?
Tôi từng gặp khó khăn khi sai sót trong kiểm kê
Theo bạn, yếu tố nào quan trọng nhất trong việc quản lý vật tư?
Theo tôi thì yếu tố quan trọng nhất trong việc quản lý vật tư là độ chính xác trong dữ liệu
5 Nếu bạn sử dụng ứng dụng quản lý vật tư, bạn mong
Quản lý và theo dõi kho muốn tính năng nào quan trọng nhất?
Bạn có nghĩ việc sử dụng ứng dụng quản lý vật tư có thể cải thiện năng suất làm việc không?
Việc sử dụng ứng dụng quản lý vật tư đã giúp tôi tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra hàng tồn kho và quản lý các vật tư còn lại hoặc thiếu hụt Ứng dụng này cũng hỗ trợ tôi theo dõi doanh thu một cách dễ dàng hơn so với việc quản lý trên sổ sách trước đây.
1.2.3.Phỏng vấn người dùng ứng dụng
- Phương thức khảo sát: Google Forms
STT Câu hỏi Câu trả lời
Bạn đã sử dụng phần mềm quản lý vật tư trong bao lâu?
Bạn là người sử dụng phần mềm ở vai trò nào?
Phần mềm được sử dụng trong môi trường công việc nào?
Bạn đánh giá giao diện của phần mềm như thế nào trên thang điểm từ 1 đến 5?
Bạn đánh giá tốc độ của phần mềm như thế nào trên thang điểm từ 1 đến 5?
Bạn có gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm không?
Bạn có gặp lỗi hoặc sự cố kỹ thuật nào khi sử dụng phần mềm không?
Tính năng nào của phần mềm là hữu ích nhất đối với bạn?
Phần mềm có thiếu tính năng nào mà bạn cảm thấy cần thiết không?
Phần mềm có giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công việc không?
Phần mềm có giúp bạn giảm chi phí trong quản lý vật tư không?
Bạn đánh giá mức độ hài lòng của mình với phần mềm như thế nào trên thang điểm từ 1 đến 5?
(1 là rất không hài lòng, 5 là rất hài lòng)
Bạn có sẵn sàng giới thiệu phần mềm này cho người khác không?
Bạn đánh giá dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm như thế nào trên thang điểm từ 1 đến 5?
(1 là rất kém, 5 là rất tốt)
Bạn đánh giá mức độ an toàn của dữ liệu trên phần mềm như thế nào trên thang điểm từ 1 đến 5?
(1 là không an toàn, 5 là rất an toàn)
ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG HIỆN TẠI
Dựa trên phỏng vấn nhân viên và người dùng ứng dụng, hệ thống hiện tại có những điểm mạnh sau:
1 Giảm thời gian và công sức cho nhân viên
Nhân viên đánh giá rằng hệ thống đã giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong việc kiểm tra tồn kho và xử lý thông tin vật tư Một nhân viên chia sẻ rằng
Khi thực hiện kiểm kê kho, tôi không còn phải tốn hàng giờ để đối chiếu giấy tờ Chỉ với vài cú nhấp chuột, tôi có thể nhanh chóng biết được số lượng vật tư còn lại.
- Người dùng ứng dụng phản hồi tích cực về tốc độ tra cứu thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
2 Độ chính xác cao trong quản lý dữ liệu
- Sai sót trong nhập liệu và kiểm kê đã giảm rõ rệt nhờ hệ thống Một nhân viên chia sẻ:
"Trước đây thường xảy ra sai lệch số liệu khi kiểm kê thủ công, nhưng giờ hệ thống hỗ trợ lưu trữ chính xác và đồng nhất thông tin."
3 Minh bạch và dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch
- Hệ thống lưu trữ chi tiết lịch sử nhập – xuất vật tư, giúp dễ dàng truy cứu và đối chiếu thông tin khi cần.
"Hệ thống cho phép kiểm tra từng giao dịch cụ thể, rất tiện để xác minh các vấn đề liên quan đến vật tư."
4 Theo dõi tồn kho hiệu quả
- Hệ thống cung cấp thông tin về trạng thái vật tư (sắp hết, hư hỏng), hỗ trợ quản lý kho chủ động hơn.
5 Tự động hóa các công việc lặp lại
- Các biểu mẫu và báo cáo tự động giúp giảm khối lượng công việc thủ công, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Bên cạnh những ưu điểm, hệ thống hiện tại vẫn tồn tại nhiều hạn chế đáng chú ý:
Giao diện khó sử dụng
- Nhân viên mới gặp khó khăn trong việc làm quen với hệ thống do giao diện không thân thiện.
"Lần đầu sử dụng, tôi phải tốn rất nhiều thời gian để hiểu cách thao tác trên hệ thống."
- Người dùng chấm giao diện ở mức trung bình (3/5), yêu cầu cải tiến về mặt trực quan và đơn giản hóa quy trình thao tác.
Thiếu tính năng nâng cao
- Không có các tính năng hiện đại như:
+ Dự báo nhu cầu vật tư từ dữ liệu lịch sử.
+ Cảnh báo tự động khi vật tư sắp hết hoặc cần kiểm tra.
"Nếu có thông báo tự động khi vật tư đạt ngưỡng tối thiểu, công việc của tôi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều."
Khả năng tích hợp hạn chế
- Không kết nối được với các hệ thống như kế toán, bán hàng hoặc ERP, khiến dữ liệu phải nhập tay nhiều lần, tăng nguy cơ sai sót.
"Chúng tôi phải nhập lại dữ liệu giữa các hệ thống, rất tốn thời gian."
Hiệu suất không ổn định
- Một số lỗi kỹ thuật thường xuyên xảy ra, như tải chậm hoặc không lưu được giao dịch nhập kho.
"Có lần tôi phải nhập lại giao dịch do hệ thống không lưu, rất bất tiện."
Không hỗ trợ làm việc từ xa
- Hệ thống chỉ sử dụng được trên máy tính tại văn phòng, không hỗ trợ truy cập từ xa hoặc sử dụng trên thiết bị di động.
Khả năng tìm kiếm hạn chế
- Chưa hỗ trợ bộ lọc thông minh, gây khó khăn khi tra cứu thông tin chi tiết như mã vật tư, nhà cung cấp hoặc thời gian nhập kho.
Bảo mật dữ liệu chưa tối ưu
Hệ thống hiện tại thiếu mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập theo vai trò và nhật ký hoạt động, điều này dẫn đến nguy cơ cao về rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu.
Hệ thống hiện tại đáp ứng hiệu quả các nhu cầu cơ bản và quản lý thông tin vật tư một cách chính xác và nhanh chóng Tuy nhiên, hạn chế về giao diện, chức năng, tích hợp và bảo mật đã tác động tiêu cực đến hiệu suất và tính linh hoạt của hệ thống.
1.3.4 So sánh với các ứng dụng quản lý vật tư phổ biến
Tiêu chí Hệ thống hiện tại Ứng dụng phổ biến (SAP,
Quản lý nhập - xuất và tồn kho cơ bản, thiếu dự báo và cảnh báo.
Có dự báo nhu cầu, cảnh báo tự động, và báo cáo chi tiết.
Khả năng tích hợp Không tích hợp với phần mềm khác.
Tích hợp với ERP, CRM và phần mềm kế toán.
Truy cập từ xa Chỉ hoạt động nội bộ Hỗ trợ truy cập từ xa và trên thiết bị di động.
Giao diện Khó sử dụng, cần cải thiện Thân thiện, trực quan, dễ sử dụng.
Hiệu suất và độ ổn định Hiệu suất không ổn định, dễ gặp lỗi kỹ thuật. Ổn định, ít lỗi, liên tục được cập nhật và tối ưu.
Bảo mật Chưa có mã hóa hoặc kiểm soát truy cập nâng cao.
Bảo mật mạnh mẽ với mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập chi tiết.
Chi phí thấp nhưng hạn chế về chức năng và hiệu quả lâu dài.
Chi phí cao hơn nhưng cung cấp nhiều tính năng, hỗ trợ mở rộng dễ dàng.
Hệ thống hiện tại chỉ đáp ứng cho quy mô nhỏ và thực hiện các tác vụ cơ bản Để nâng cao hiệu quả và hỗ trợ sự phát triển bền vững trong tương lai, cần thiết phải cải tiến và mở rộng hệ thống.
1 Cải tiến giao diện để thân thiện hơn với người dùng.
2 Bổ sung tính năng nâng cao như dự báo, cảnh báo tự động, và tích hợp hệ thống.
3 Tăng cường bảo mật để bảo vệ dữ liệu.
4 Hỗ trợ truy cập từ xa nhằm nâng cao tính linh hoạt.
Nâng cấp hoặc thay thế bằng một hệ thống tiên tiến hơn sẽ tối ưu hóa quản lý vật tư, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp.
ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN/ XÂY DỰNG HỆ THỐNG MỚI
Dưới đây là bản xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý vật tư cho Công ty TNHH Vật tư Thiết bị Tuấn Long:
Hệ thống quản lý vật tư cần được xây dựng với chức năng đăng ký và quản lý tài khoản người dùng, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng Chức năng này cho phép quản lý thông tin nhân viên, tạo tài khoản cho các bộ phận khác nhau và kiểm soát quyền truy cập vào các chức năng dựa trên vai trò của từng nhân viên.
Xây dựng hệ thống phân loại vật tư là bước quan trọng để quản lý hiệu quả các loại vật tư như thiết bị điện tử, dụng cụ cơ khí và vật liệu xây dựng Việc phân loại này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, với từng danh mục vật tư được ghi nhận các thuộc tính chi tiết như số lượng, nhà cung cấp, ngày nhập kho và vị trí lưu trữ, từ đó nâng cao tính khoa học trong công tác quản lý vật tư.
Tăng cường quản lý tồn kho và xuất nhập vật tư bằng cách tích hợp hệ thống xuất nhập kho với quy trình tự động, giúp kiểm soát chính xác lượng hàng trong kho Mỗi giao dịch nhập hoặc xuất kho sẽ được ghi lại bằng phiếu, đảm bảo thông tin đầy đủ để dễ dàng theo dõi và thống kê trong tương lai.
Tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp và đơn hàng là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh Hệ thống cần tích hợp chức năng quản lý nhà cung cấp, bao gồm lưu trữ thông tin về đối tác cung cấp vật tư, chất lượng sản phẩm, giá cả và lịch sử giao dịch Việc theo dõi và phân tích các thông tin này sẽ giúp công ty lựa chọn được những nhà cung cấp uy tín, từ đó tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Xây dựng chức năng báo cáo chi tiết về tình hình nhập, xuất và tồn kho từng loại vật tư, cho phép tùy chỉnh theo ngày, tháng, năm hoặc theo từng loại vật tư Chức năng này giúp bộ phận quản lý đánh giá hiệu quả và dự báo nhu cầu vật tư một cách chính xác.
Hệ thống cảnh báo và nhắc nhở sẽ tự động thông báo khi số lượng vật tư đạt ngưỡng tối thiểu, nhắc nhở về thời gian bảo trì định kỳ và cảnh báo khi vật tư sắp hết hạn Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt vật tư trong những thời điểm quan trọng, từ đó đảm bảo hiệu quả sản xuất và vận hành.
Cải thiện giao diện và trải nghiệm người dùng là yếu tố quan trọng trong việc thiết kế hệ thống Giao diện cần thân thiện và dễ sử dụng, giúp hiển thị thông tin vật tư một cách trực quan và sinh động Điều này không chỉ giúp nhân viên thực hiện các thao tác dễ dàng hơn mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Mục tiêu chính: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và tối ưu hoá quy trình kinh doanh.
Hệ thống cung cấp các chức năng cho phép:
Quản lý kho vật tư.
Quản lý thông tin nhập - xuất kho.
Theo dõi tồn kho và các giao dịch liên quan.
Hỗ trợ các tác vụ quản lý tài khoản người dùng, bao gồm nhân viên, quản lý và khách hàng.
1.4.2 Các chức năng chi tiết
Trang chủ (User) a Quản lý tài khoản người dùng:
- Đăng ký và Đăng nhập: Người dùng có thể đăng ký tài khoản mới và đăng nhập vào hệ thống để truy cập các tính năng.
- Quản lý thông tin cá nhân: Người dùng có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin cá nhân, như tên, số điện thoại, địa chỉ.
Người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin về công ty và các sản phẩm/dịch vụ mà không cần đăng nhập Điều này giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và tạo sự thuận tiện trong việc tìm kiếm thông tin Bên cạnh đó, việc quản lý vật tư cũng được thực hiện hiệu quả, đảm bảo nguồn cung cấp luôn sẵn sàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Người dùng có thể truy cập danh mục vật tư trong hệ thống, nơi cung cấp thông tin chi tiết về các vật tư hiện có, bao gồm mô tả, mã vật tư và đơn vị đo lường.
Tìm kiếm và lọc vật tư dễ dàng với các tùy chọn như từ khóa, loại vật tư, trạng thái tồn kho và nhà cung cấp Người dùng có thể nhanh chóng đăng ký giao dịch mua vật tư để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
- Người dùng có thể đăng ký các giao dịch mua vật tư khi tìm thấy vật tư phù hợp.
- Hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận và lưu lại giao dịch để xử lý. d Xem chi tiết vật tư:
Khi lựa chọn vật tư, người dùng có thể truy cập thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm số lượng hiện có, đơn giá, danh sách các nhà cung cấp và các đặc tính khác của vật tư.
Trang quản trị (Admin) a Quản lý tài khoản người dùng:
Quản trị viên có khả năng tạo mới, chỉnh sửa và xóa tài khoản, đồng thời phân quyền cho từng vai trò như quản trị viên, nhân viên và khách hàng để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Theo dõi và ghi nhật ký là một hệ thống quan trọng giúp lưu trữ và truy xuất lịch sử hoạt động của người dùng, hỗ trợ hiệu quả trong việc giám sát Bên cạnh đó, việc quản lý danh mục vật tư cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc tổ chức và kiểm soát tài nguyên.
Quản trị viên có khả năng thêm, sửa và xóa các danh mục vật tư, đồng thời xác định các thuộc tính quan trọng như tên, mã, đơn vị đo lường và mô tả chi tiết để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Quản lý tồn kho cho phép quản trị viên theo dõi số lượng hàng hóa hiện tại, thực hiện kiểm kê và điều chỉnh tồn kho khi cần thiết Đồng thời, quản lý giao dịch nhập - xuất kho giúp đảm bảo quy trình lưu chuyển hàng hóa diễn ra hiệu quả.
BIỂU ĐỒ USE CASE
BIỂU ĐỒ USE CASE TỔNG QUÁT
Hình 2.1 Biểu đồ use case tổng quát
BIỂU ĐỒ USE CASE CHI TIẾT
2.2.1 Biểu đồ use case chi tiết quản lí nhà cung cấp
Hình 2.3 Biểu đồ use case chi tiết quản lí nhà cung cấp
- Kịch bản use case quản lí nhà cung cấp
Tên Use Case Quản lý nhà cung cấp
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập thành công.
Mục đích Quản lý thông tin các nhà cung cấp vật tư.
- Cập nhật thông tin nhà cung cấp.
- Quản lý chọn chức năng "Quản lý nhà cung cấp".
- Hệ thống yêu cầu xác thực đăng nhập.
- Quản lý đăng nhập thành công vào hệ thống.
- Quản lý thực hiện một trong các chức năng sau:
+ Thêm nhà cung cấp + Cập nhật thông tin nhà cung cấp + Xóa nhà cung cấp
- Hệ thống thực hiện chức năng được chọn và thông báo kết quả.
- Quản lý kết thúc phiên làm việc.
- Nếu quản lý chưa đăng nhập hoặc đăng nhập thất bại , hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại thông tin đăng nhập.
Nếu thông tin nhà cung cấp không hợp lệ hoặc thiếu dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại dữ liệu.
- Khi thực hiện Xóa nhà cung cấp, hệ thống hiển thị thông báo xác nhận để đảm bảo quản lý đồng ý xóa dữ liệu.
- Hệ thống lưu lại log (nhật ký hoạt động) cho tất cả các thao tác của quản lý nhằm mục đích kiểm tra sau này.
2.2.2 Biểu đồ use case chi tiết quản lí vật tư
Hình 2.4 Biểu đồ use case chi tiết quản lí vật tư
- Kịch bản use case quản lý vật tư
Tên Use Case Quản lý vật tư
Tác nhân Quản lý, Nhân viên
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập thành công.
Mục đích Quản lý thông tin chi tiết về các loại vật tư.
- Cập nhật thông tin vật tư.
2.2.3 Biểu đồ use case chi tiết nhập kho
Hình 2.5 Biểu đồ use case chi tiết nhập kho
- Kịch bản use case nhập kho
Tên Use Case Nhập kho
Tiền điều kiện Có thông tin về nhà cung cấp và vật tư.
Mục đích Ghi nhận số lượng vật tư nhập vào kho.
- Nhân viên chọn chức năng nhập kho.
- Nhập thông tin vật tư (tên, số lượng, ngày nhập, nhà cung cấp).
- Hệ thống lưu thông tin và cập nhật kho vật tư.
Dòng sự kiện phụ Nếu thông tin không hợp lệ, hệ thống hiển thị thông báo lỗi.
2.2.4 Biểu đồ use case chi tiết xuất kho
Hình 2.6 Biểu đồ use case chi tiết xuất kho
- Kịch bản use case xuất kho
Tên Use Case Xuất kho
Tiền điều kiện Có thông tin về yêu cầu sử dụng vật tư.
Mục đích Ghi nhận số lượng vật tư được xuất khỏi kho.
- Nhân viên chọn chức năng xuất kho.
- Nhập thông tin vật tư cần xuất (tên, số lượng, đơn vị sử dụng, ngày xuất).
- Hệ thống kiểm tra số lượng tồn kho và lưu thông tin xuất kho.
Dòng sự kiện phụ Nếu số lượng tồn không đủ, hiển thị thông báo và yêu cầu nhập lại.
2.2.5 Biểu đồ use case chi tiết quản lí người dùng
Hình 2.7 Biểu đồ use case chi tiết quản lí người dùng
- Kịch bản Use case quản lí người dùng
Tên Use Case Quản lý người dùng
Tác nhân Quản trị viên, Nhân viên
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập thành công.
Mục đích Quản lý thông tin chi tiết của người dùng trong hệ thống.
Mở rộng - Thêm người dùng mới.
- Cập nhật thông tin người dùng.
Luồng sự kiện chính - Người dùng (Quản trị viên hoặc Nhân viên) đăng nhập vào hệ thống.
- Sau khi xác thực thành công, người dùng truy cập chức năng Quản lý người dùng.
- Người dùng thực hiện một trong các thao tác:
+ Thêm người dùng mới: Cung cấp thông tin cần thiết (tên, email, vai trò, v.v.).
+ Cập nhật thông tin người dùng: Chỉnh sửa thông tin đã có.
+ Xóa người dùng: Xóa thông tin người dùng khỏi hệ thống.
- Hệ thống lưu lại các thay đổi và thông báo kết quả.
Luồng sự kiện phụ Thêm người dùng mới:
- Nhập thông tin người dùng → Kiểm tra và lưu thông tin hợp lệ → Thông báo hoàn tất.
Cập nhật thông tin người dùng:
- Chọn người dùng cần sửa → Cập nhật thông tin
→ Kiểm tra và lưu → Thông báo hoàn tất.
- Chọn người dùng → Xác nhận xóa → Thực hiện xóa → Thông báo hoàn tất.
- Thông tin không hợp lệ: Hiển thị lỗi và yêu cầu nhập lại.
- Quyền hạn không đủ: Hiển thị thông báo từ chối thao tác.
2.2.6 Biểu đồ use case quản lí tồn kho
Hình 2.8 Biểu đồ use case quản lí tồn kho
- Kịch bản Use case quản lí tồn kho :
Tên use case Quản lý tồn kho
Tác nhân Nhân viên: theo dõi số lượng vật tư và cập nhật dữ liệu nhập/ xuất
Quản lý kho: kiểm tra tồn kho
Hệ thống: hỗ trợ xử lý dữ liệu
Mô tả Quản lý kho và nhân viên có thể sử dụng hệ thống để theo dõi số lượng vật tư nhập, xuất, tồn kho
Tiền điều kiện Tác nhân phải đăng nhập vào hệ thống
+ Nhân viên kho đăng nhập vào hệ thống + Chọn chức năng quản lý tồn kho từ giao diện chính
+ Hệ thống hiển thị danh sách các vật tư hiện có trong kho, bao gồm : số lượng, tên, mã, loại, trạng thái
+ Nhân viên kho có thể : cập nhật số lượng khi có giao dịch nhập / xuất kho, thêm vật tư mới vào danh mục, chỉnh sửa thông tin vật tư
+ Hệ thống lưu lại thay đổi và hiển thị danh sách nhập
Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo khi vật tư hết hàng, giúp người dùng nhận biết kịp thời Nhân viên kho có khả năng tạo yêu cầu đặt hàng trực tiếp từ hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho Ngoài ra, biểu đồ use case chi tiết sẽ cung cấp báo cáo thống kê rõ ràng, hỗ trợ trong việc phân tích và đưa ra quyết định.
Hình 2.9 Biểu đồ use case chi tiết báo cáo thống kê
- Kịch bản Use case chi tiết báo cáo thống kê
Tên Use Case Báo cáo và Thống kê về tình trạng vật tư
Tác nhân Quản lý : tạo báo cáo để đánh giá hiệu quả quản lý kho
Mô tả Quản lý kho và nhân viên có thể sử dụng hệ thống để tạo báo cáo chi tiết phục vụ cho việc ra quyết định
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập thành công.
- 5 luồng sự kiện chính + Quản lý kho đăng nhập vào hệ thống + Chọn chức năng báo cáo tồn kho từ giao diện chính
+ Hệ thống hiển thị các loại báo cáo có thể tạo: báo cáo tồn kho chi tiết, báo cáo vật tư nhập/xuất, báo cáo vật tư thiếu hàng
+ Quản lý kho chọn loại báo cáo và nhập các tiêu chí chọn lọc
+ Hệ thống xử lý dữ liệu và hiển thị báo cáo theo hình dạng bảng hoặc đồ thị trực quan
Quản lý kho cho phép bạn xem chi tiết từng vật tư trong báo cáo, xuất báo cáo dưới dạng PDF hoặc Excel, và lập kế hoạch bổ sung vật tư dựa vào các thông tin từ báo cáo.
+ Không có dữ liệu trong khoảng thời gian chọn: đưa ra thông báo khôn có giao dịch được thực hiện trong khoảng thời gian này
+ Lỗi xử lý dữ liệu: hệ thống báo lỗi và yêu cầu kiểm tra lại bộ lọc báo cáo
2.2.8 Biểu đồ Use case Tìm kiếm thông tin vật tư
- Kịch bản Use case Tìm kiếm thông tin vật tư
Tên Use Case Tìm kiếm thông tin vật tư
Tác nhân Khách hàng: Tìm kiếm và tra cứu thông tin về vật tư trong hệ thống.
Khách hàng có thể tra cứu thông tin chi tiết về các loại vật tư, bao gồm giá cả, tình trạng tồn kho và các đặc điểm liên quan, thông qua chức năng tìm kiếm Để sử dụng tính năng này, người dùng cần đăng nhập thành công vào hệ thống.
Dòng sự kiện chính + Khách hàng đăng nhập vào hệ thống.
+ Khách hàng chọn chức năng "Tìm kiếm thông tin vật tư" từ giao diện chính.
+ Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm với thanh nhập từ khóa và bộ lọc (loại vật tư, giá cả, nhà cung cấp, v.v.).
+ Khách hàng nhập từ khóa hoặc lựa chọn các bộ lọc, sau đó nhấn nút "Tìm kiếm".
+ Hệ thống truy vấn cơ sở dữ liệu, lọc danh sách vật tư phù hợp và hiển thị kết quả bao gồm:
+ Khách hàng chọn một vật tư từ danh sách để xem chi tiết.
+ Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết về vật tư (thông số kỹ thuật, hình ảnh, đánh giá từ người dùng, nhà cung cấp, ).
Dòng sự kiện phụ Không tìm thấy kết quả:
+ Hệ thống hiển thị thông báo: "Không tìm thấy vật tư phù hợp với từ khóa".
+ Gợi ý từ khóa khác hoặc yêu cầu khách hàng nhập lại.
Lỗi kết nối hệ thống:
+ Hệ thống hiển thị thông báo: "Lỗi hệ thống Vui lòng thử lại sau".
2.2.9 Biểu đồ Use case Theo dõi trạng thái yêu cầu
- Kịch bản Use case theo dõi trạng thái yêu cầu
Tên Use Case Theo dõi trạng thái yêu cầu
Tác nhân Khách hàng: Theo dõi tình trạng xử lý các yêu cầu về vật tư.
Khách hàng có thể sử dụng hệ thống để theo dõi trạng thái xử lý các yêu cầu cung cấp vật tư đã gửi, bao gồm thông tin về thời gian, trạng thái (chờ xử lý, đang giao hàng, đã hoàn thành) và chi tiết xử lý.
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập thành công vào hệ thống.
Dòng sự kiện chính + Khách hàng đăng nhập vào hệ thống.
+ Khách hàng chọn chức năng "Theo dõi trạng thái yêu cầu" từ giao diện chính.
+ Hệ thống hiển thị danh sách các yêu cầu mà khách hàng đã gửi trước đó, bao gồm:
- Tên vật tư yêu cầu
+ Khách hàng chọn một yêu cầu cụ thể từ danh sách để xem chi tiết.
+ Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của yêu cầu, bao gồm:
- Lịch sử xử lý yêu cầu (thời gian xử lý từng bước).
- Dự kiến thời gian hoàn thành.
- Các ghi chú từ nhà cung cấp (nếu có).
Dòng sự kiện phụ + Không có yêu cầu nào:
- Nếu khách hàng chưa từng gửi yêu cầu, hệ thống hiển thị thông báo: "Bạn chưa có yêu cầu nào để theo dõi".
- Nếu có lỗi xảy ra khi lấy dữ liệu, hệ thống hiển thị thông báo: "Lỗi kết nối Vui lòng thử lại sau".
2.2.10 Biểu đồ Use case yêu cầu cung cấp vật tư
- Kịch bản Use case yêu cầu cung cấp vật tư
Tên use case Đặt hàng vật tư
Tác nhân chính Khách hàng
Mục tiêu Khách hàng đặt mua vật tư qua hệ thống.
Tiền điều kiện Khách hàng đã có tài khoản và đăng nhập.
Khách hàng đăng nhập vào hệ thống và xem danh sách vật tư Sau đó, họ chọn vật tư cần mua, nhập số lượng và chọn phương thức thanh toán Hệ thống sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho; nếu đủ hàng, đơn hàng sẽ được tiếp tục xử lý, ngược lại sẽ có thông báo lỗi Cuối cùng, hệ thống ghi nhận đơn hàng và gửi xác nhận hoàn tất cho khách hàng.
Luồng phụ Nếu chưa đăng nhập, yêu cầu đăng nhập Nếu thanh toán trực tuyến thất bại, yêu cầu thử lại hoặc chọn phương thức khác.
Hậu điều kiện Đơn hàng được lưu vào hệ thống.
BIỂU ĐỒ LỚP
Mô tả các lớp
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
3.2.10 Lớp chi tiết đơn hàng mua
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú
STT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú