Hiểu được sự quan trọng của vấn đề nhóm em đã quyết định thực hiện đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý vật tư và tồn kho tại Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam” Phần mềm mà nhóm em thiết kế sẽ
TỔNG QUAN
Đặt vấn đề
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh luôn thay đổi, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, tạo ra sự liên kết vững chắc cho sự phát triển Đặc biệt, đối với các đơn vị sản xuất, quản lý cơ sở dữ liệu vật tư và kho hàng là yếu tố thiết yếu, giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin về hàng hóa và nguyên vật liệu một cách chính xác và kịp thời Việc này không chỉ hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn mà còn giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh Nhận thức rõ tầm quan trọng này, nhóm chúng tôi đã quyết định thực hiện đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý vật tư và tồn kho tại Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam.”
Phần mềm mà nhóm em thiết kế sẽ tích hợp các chức năng quản lý thông tin vật tư và sản phẩm, theo dõi tồn kho, kiểm soát nhập xuất hàng hóa, và cung cấp báo cáo chi tiết cho ban quản lý Nhờ vào những tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng giám sát tình trạng kho hàng, phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh, và đưa ra giải pháp xử lý hiệu quả.
Việc áp dụng công nghệ vào quản lý sẽ giúp Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường Đề tài này không chỉ có ý nghĩa thực tiễn đối với công ty mà còn là cơ hội để chúng em áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, đồng thời phát triển kỹ năng nghiên cứu và làm việc nhóm.
Các công trình nghiên cứu liên quan
Hệ thống quản lý hàng tồn kho là yếu tố thiết yếu cho hầu hết các doanh nghiệp, bởi vì chi phí triển khai các hệ thống mạnh mẽ như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) yêu cầu các công ty đầu tư một khoản giá trị lớn, tùy thuộc vào cấu trúc phù hợp với quy trình nội bộ Sau khi triển khai, việc kiểm soát dòng nguyên liệu sẽ được cải thiện, đồng thời quản lý số lượng người dùng có quyền truy cập vào hệ thống.
Hệ thống cải tiến kiểm soát dòng nguyên liệu trong kho giúp nâng cao độ chính xác và khả năng quản lý hàng tồn kho Việc áp dụng địa chỉ cho vật liệu ngay sau khi lưu kho đã cải thiện đáng kể độ chính xác của hàng tồn Chương trình Excel được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Application (VBA) liên kết với Microsoft Office, mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý nguyên liệu trong sản xuất.
Sử dụng nguyên tắc kiểm soát hàng tồn kho kéo và phân tích thống kê, bài viết trình bày thuật toán được xử lý trong module phần mềm VBA Excel nhằm quản lý kho vật tư Mục tiêu chính là duy trì mức tồn kho tối ưu và nâng cao dịch vụ khách hàng đối với các mặt hàng không cố định Hệ thống kiểm soát lý thuyết, cùng với phân tích thống kê và tính toán các thông số kiểm soát hàng tồn kho, đã được áp dụng trong thiết kế kiểm soát tồn kho hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát lượng hàng hóa trong công ty, bao gồm việc giám sát mức tồn kho và dự đoán nhu cầu tương lai Việc duy trì hàng tồn kho dư thừa có thể gây lãng phí không gian, tăng nguy cơ hư hỏng và tổn thất tài chính, trong khi quá ít hàng tồn kho có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động và sự không hài lòng của khách hàng Để đạt được mức tồn kho tối ưu, một mô hình toán học dựa trên Lập trình tuyến tính số nguyên đã được phát triển, xem xét không gian kho, yêu cầu sản xuất hàng năm và thời hạn sử dụng Mô hình này đảm bảo rằng tất cả các quyết định đều dựa trên số nguyên, tương ứng với số lượng bao tải chính xác cho mỗi đơn hàng Hơn nữa, một hệ thống VBA đã được cung cấp để người dùng có thể dễ dàng ghi lại các dữ liệu liên quan như sản lượng sản xuất và giao hàng.
Hệ thống này được thiết kế để tự động quản lý và ghi nhận lô hàng, nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc trao đổi thông tin một cách chính xác và hiệu quả Mục tiêu chính là tối ưu hóa hoạt động quản lý hàng tồn kho, cho phép ghi lại toàn bộ thông tin hàng hóa ra vào, đồng thời cung cấp khả năng theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực cho các đối tác.
Quy trình đặt hàng và lập kế hoạch sản xuất theo chính sách MTO được áp dụng do mức độ tùy chỉnh cao trong giai đoạn đầu sản xuất Việc xác định vị trí tồn kho và những sản phẩm cần giữ làm hàng tồn kho là rất quan trọng trong môi trường sản xuất đa dạng Ngược lại, chính sách MTS phù hợp với ngành sản xuất hàng loạt, nơi sản phẩm được sản xuất dựa trên dự báo nhu cầu và lưu trữ dưới dạng hàng tồn kho thành phẩm, giúp rút ngắn thời gian giao hàng cho khách hàng Các sản phẩm này thường có tỷ suất lợi nhuận sản xuất thấp, ít hoặc không có cơ hội tùy chỉnh, và có nhu cầu cao và thường xuyên, nhằm đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.
Mục tiêu nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
Thiết kế phần mềm quản lý kho giúp người dùng tối ưu hóa việc theo dõi hàng tồn kho vật tư và hàng hóa trong quá trình sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót.
Để quản lý kho hiệu quả, cần xác định chính xác thông tin của từng loại vật tư và hàng hóa, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính và số lượng tồn kho.
- Tối ưu hóa quá trình cập nhật thông tin vật tư - hàng hóa khi có nhu cầu vào tất cả dữ liệu có liên quan
Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm đã áp dụng nhiều phương pháp để thu thập và nghiên cứu, nhằm mang lại cái nhìn trực quan và sâu sắc về vấn đề nghiên cứu.
- Khảo sát thực tế hiện trường sản xuất
- Tham khảo tài liệu, giáo trình và trao đổi với GVHD
- Đề xuất giải pháp thực hiện.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài này phân tích quy trình hoạt động hiện tại và xác định vấn đề cũng như nhu cầu của các phòng ban để xây dựng yêu cầu và thiết kế giao diện cho hệ thống quản lý vật tư - tồn kho Mục tiêu là phát triển một phần mềm tích hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ hoạt động công ty Nghiên cứu sẽ tập trung vào quản lý kho, bao gồm kiểm soát tồn kho, quản lý nhập xuất kho, và tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối vật tư, đảm bảo hiệu quả và độ chính xác trong quản lý kho hàng.
Nội dung thực hiện
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương 3: Phân tích và đánh giá hiện trạng trong quy trình sản xuất và vận hành kho
Chương 4: Thiết kế phần mềm quản lý vật tư và tồn kho bằng ngôn ngữ lập trình VBA
Chương 5: Kết luận và hướng phát triển
Kế hoạch thực hiện
Bảng 1 1 Kế hoạch thực hiện
Nội dung công việc Thời gian thực hiện
Nhận đề tài - nghiên cứu đề tài
Xây dựng đề cương chi tiết
Tìm hiểu các công trình nghiên cứu liên quan
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương 3: Phân tích, đánh giá hiện trạng - tìm giải pháp khắc phục
Chương 4: Phân tích nhu cầu người dùng
Chương 4: Thiết kế sơ khởi các khối chức năng
Chương 4: Thiết kế giao diện đăng nhập
Chương 4: Xây dựng khối chức năng quản lý tồn kho
Chương 4: Xây dựng các chức năng khác
Viết báo cáo thuyết minh
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Lean - Sản xuất tinh gọn [6]
Phương pháp quản lý tinh gọn (Lean) có nguồn gốc từ hệ thống sản xuất Toyota (TPS) và đã được áp dụng liên tục tại Công ty Toyota từ những năm 1950 Toyota được coi là một trong những công ty sản xuất hiệu quả nhất toàn cầu và là hình mẫu trong việc áp dụng phương pháp Lean Hiện nay, phương pháp Lean đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ trên toàn thế giới áp dụng rộng rãi.
Phương pháp Lean là một mô hình cải tiến hệ thống, tập trung vào việc tạo ra giá trị từ góc nhìn khách hàng và loại bỏ lãng phí trong sản xuất và cung cấp dịch vụ Phương pháp này giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực, rút ngắn thời gian quy trình và đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu khách hàng mà không có sự lãng phí Lean thúc đẩy cải tiến liên tục, đảm bảo mỗi bước trong quy trình đều tạo ra giá trị gia tăng.
Khi áp dụng phương pháp Lean vào doanh nghiệp, có thể đạt được các mục tiêu cụ thể như sau:
Giảm phế phẩm và lãng phí là yếu tố quan trọng trong sản xuất, bao gồm việc hạn chế sử dụng nguyên vật liệu đầu vào, ngăn ngừa phát sinh phế phẩm, và giảm chi phí tái chế sản phẩm Đồng thời, cần loại bỏ các tính năng không cần thiết trên sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Giảm thời gian chu kỳ là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất Bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã sản phẩm, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sản xuất Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện năng suất tổng thể của quy trình sản xuất.
Giảm mức tồn kho là một chiến lược quan trọng trong quy trình sản xuất, nhằm tối ưu hóa hiệu quả tài chính Việc giảm thiểu hàng tồn kho ở tất cả các công đoạn, đặc biệt là sản phẩm giữa các giai đoạn, giúp giảm vốn lưu động cần thiết Mức tồn kho thấp không chỉ cải thiện dòng tiền mà còn tăng cường khả năng phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường.
Tận dụng tối đa thiết bị và mặt bằng sản xuất giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, gia tăng năng suất của các thiết bị hiện có và giảm thiểu thời gian dừng máy, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Tăng cường tính linh hoạt trong sản xuất giúp công ty nhanh chóng chuyển đổi giữa các loại sản phẩm, rút ngắn thời gian khởi đầu cho các sản phẩm mới.
Để tăng sản lượng, cần lập kế hoạch tổ chức nhằm gia tăng sản lượng đáng kể dựa trên cơ sở vật chất hiện có Điều này có thể đạt được bằng cách giảm chu kỳ sản xuất, hạn chế tình trạng ùn tắc và dừng máy, đồng thời đảm bảo công nhân làm việc hiệu quả mà không thực hiện các thao tác không cần thiết.
Những người lao động, dù trực tiếp hay gián tiếp, cần có nhận thức rõ ràng về giá trị sản phẩm và các hoạt động gia tăng giá trị cho khách hàng Điều này giúp họ tích cực đóng góp vào chuỗi giá trị của tổ chức, từ đó đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cho khách hàng.
Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của khách hàng
Nguyên tắc đầu tiên của sản xuất tinh gọn là loại bỏ lãng phí, tức là những hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm Giá trị chỉ được tạo ra khi khách hàng sẵn sàng trả tiền cho những hoạt động đó Do đó, tổ chức cần tập trung vào việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ đúng theo yêu cầu của khách hàng để gia tăng giá trị.
Nguyên tắc 2: Xác định và lập sơ đồ chuỗi giá trị
Chuỗi giá trị là tập hợp các hoạt động có thứ tự trong tổ chức, liên quan đến quy trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ, từ việc cung cấp nguyên vật liệu đến khi sản phẩm hoàn thành và được giao cho khách hàng Phân tích các dòng chảy sản phẩm giúp phát hiện lãng phí và hoạt động không tạo giá trị Dưới góc độ giá trị, mỗi hoạt động trong quy trình sản xuất có thể được phân loại thành nhiều dạng khác nhau.
Hoạt động tạo ra giá trị bao gồm các quy trình trực tiếp chuyển đổi nguyên vật liệu và các yếu tố đầu vào thành những sản phẩm mà khách hàng mong muốn, từ đó khách hàng sẵn lòng chi trả cho những sản phẩm này.
Các hoạt động không tạo ra giá trị là những hoạt động không cần thiết hoặc không được yêu cầu để sản xuất sản phẩm mà khách hàng mong muốn Những hoạt động này không chỉ không mang lại giá trị cho khách hàng mà còn khiến họ không sẵn sàng chi trả Do đó, việc loại bỏ các hoạt động này là cần thiết để tiết kiệm tài nguyên và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Các hoạt động không tạo ra giá trị nhưng cần thiết là những nhiệm vụ mà khách hàng không sẵn lòng chi trả, nhưng lại rất quan trọng để tổ chức hoặc doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng Những hoạt động này thường khó có thể loại bỏ trong ngắn hạn và thường chỉ được xem xét khi có sự thay đổi trong phương pháp sản xuất hoặc năng lực của quy trình.
Nguyên tắc 3: Quá trình sản xuất liên tục
Khi xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị cho sản phẩm, việc loại bỏ lãng phí sẽ diễn ra từng bước, tạo ra một dòng chảy liên tục trong quá trình sản xuất Để đạt được điều này, cần kết hợp hài hòa giữa các công đoạn thủ công và thao tác của thiết bị, giúp bán thành phẩm được xử lý một cách trơn tru, từ đó đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
Nguyên tắc 4: Sản xuất kéo
Quản lý định mức vật tư
2.2.1 Khái niệm định mức vật tư Định mức nguyên vật liệu – BOM (Bill of Materials) trong quản lý sản xuất là danh sách thống kê chi tiết các nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp, bao gồm nguyên vật liệu thô, thành phần và linh kiện cần thiết để đáp ứng việc duy trì và vận hành sản xuất BOM là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi quá trình sản xuất một cách hiệu quả
Số liệu BOM là yếu tố quan trọng giúp theo dõi, đánh giá và lập kế hoạch cho quá trình sản xuất, bao gồm tiêu thụ nguyên vật liệu, kế hoạch mua hàng và quản lý hàng tồn kho BOM cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động.
10 tiết về số lượng và loại nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi sản phẩm giúp doanh nghiệp dự đoán và điều chỉnh nguồn cung ứng một cách chính xác.
2.2.2 Vai trò của quản lý định mức vật tư
BOM (Bill of Materials) đóng vai trò thiết yếu trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp Việc thiết lập một cấu trúc BOM đầy đủ giúp người dùng dễ dàng truy cập và đánh giá thông tin chi tiết cũng như các thông số kỹ thuật của từng sản phẩm và mặt hàng.
BOM (Bill of Materials) là danh sách chi tiết các thành phần và nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm cuối cùng Thông qua BOM, nhà sản xuất có thể xác định chính xác những gì cần thiết cho mỗi đơn hàng sản xuất, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Dựa vào thông tin từ BOM, nhà sản xuất có thể lập kế hoạch sản xuất hiệu quả bằng cách xác định thời gian, lao động và nguyên liệu cần thiết cho từng sản phẩm Ngoài ra, BOM còn giúp xác định mức độ tiêu thụ nguyên liệu và thành phẩm trong mỗi lô sản xuất, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất.
BOM (Bill of Materials) là yếu tố then chốt trong quản lý mua sắm và cung ứng nguyên liệu Nhờ vào BOM, các nhà sản xuất có thể xác định chính xác số lượng và loại nguyên liệu cần thiết, từ đó tối ưu hóa quy trình đặt hàng và đảm bảo nguồn cung luôn ổn định.
BOM cung cấp một mô tả chi tiết về quy trình sản xuất, bao gồm các bước cụ thể và thứ tự công việc cần thực hiện, từ đó nâng cao sự hiểu biết và tuân thủ quy trình sản xuất.
BOM (Bill of Materials) giúp nhà sản xuất kiểm soát chi phí sản xuất bằng cách xác định số lượng và giá trị từng thành phần, nguyên liệu Qua đó, nhà sản xuất có thể đưa ra quyết định chiến lược nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Tối ưu hóa tồn kho là quá trình xác định chính xác số lượng và loại nguyên vật liệu cần thiết, giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý Điều này không chỉ ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu mà còn tránh được sự dư thừa, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tối ưu hóa quy trình sản xuất là một yếu tố quan trọng, trong đó định mức nguyên vật liệu cung cấp thông tin cần thiết để cải thiện lịch trình sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Dự báo và quản lý chi phí là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất Bằng cách xác định chính xác số lượng nguyên vật liệu cần thiết, doanh nghiệp có thể dự đoán và kiểm soát chi phí sản xuất một cách hiệu quả hơn.
Định mức nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu lãng phí bằng cách ngăn chặn việc mua sắm thừa hoặc sử dụng sai nguyên liệu, từ đó nâng cao hiệu suất sản xuất.
2.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng
Sự biến động trong nhu cầu sản phẩm có thể tác động đáng kể đến định mức vật liệu, đặc biệt là trong việc dự đoán chính xác lượng vật liệu cần thiết.
Lead Time: Thời gian cần thiết để vật liệu được cung cấp hoặc sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng trong việc định mức
2.2.5 Quản lý và cải thiện định mức vật tư
Cải tiến liên tục là quá trình quan trọng trong sản xuất, bao gồm việc kiểm tra và cập nhật định mức định kỳ Điều này dựa trên dữ liệu thực tế và phản hồi từ quy trình sản xuất, nhằm nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính chính xác.
Quản lý tồn kho
2.3.1 Khái niệm quản lý tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là quá trình tổ chức, sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho lưu trữ Đây là một công việc quan trọng cần được thực hiện liên tục để đảm bảo hiệu quả trong việc lưu trữ và quản lý hàng hóa.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ tăng cường an toàn trong việc bảo quản hàng hóa mà còn tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư và góp phần tăng doanh thu bền vững cho doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý kho bao gồm được chia thành bốn nhóm công việc:
- Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
- Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa
- Tổ chức giao xuất hàng
- Tổ chức kiểm kê hàng hóa
2.3.2 Vai trò của việc quản lý tồn kho
- Tiết kiệm chi phí tồn kho
- Giảm thiểu chi phí mua hàng
2.3.3 Các thành phần - yếu tố của quản lý tồn kho
Quản lý hàng tồn kho
Để hiểu rõ về quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần nắm vững hai phương pháp chính: FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) FIFO xuất hàng theo thứ tự hàng nhập đầu tiên, trong khi LIFO ưu tiên hàng nhập gần đây nhất Việc hiểu và áp dụng đúng hai phương pháp này sẽ giúp duy trì và sử dụng hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Phân loại sản phẩm theo các danh mục khác nhau là yếu tố thiết yếu trong quản lý kho Điều này không chỉ giúp dễ dàng theo dõi và quản lý sản phẩm theo nhóm mà còn nâng cao tổ chức và hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin sản phẩm.
Quy tắc đặt tên mã sản phẩm trong quản lý có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và quy định của từng doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp Dưới đây là một số quy tắc phổ biến thường được áp dụng.
Mỗi sản phẩm cần có một mã sản phẩm độc nhất để đảm bảo tính nhất quán và tránh sự lẫn lộn Mã này nên được thiết kế dễ nhận biết và dễ tìm kiếm trong hệ thống quản lý Việc sử dụng chuỗi ký tự hoặc số độc nhất giúp đại diện cho từng sản phẩm một cách hiệu quả.
Mã sản phẩm cần được thiết kế để chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm loại, phân loại và thuộc tính kỹ thuật Việc mã hóa thông tin này vào mã sản phẩm giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết các tính chất cơ bản chỉ qua mã, từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm và tìm kiếm sản phẩm.
Mã sản phẩm cần được thiết kế dễ hiểu và dễ nhớ cho người sử dụng, với cấu trúc logic như [Loại sản phẩm]-[Phân loại]-[Mã số] hoặc [Nhãn hiệu]-[Mã số].
Tiêu chuẩn hóa quy tắc đặt tên mã sản phẩm là điều cần thiết để đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống quản lý, giúp tránh mất mát dữ liệu và nhầm lẫn Việc áp dụng một bộ tiêu chuẩn hoặc quy định chung cho việc đặt tên mã sản phẩm sẽ nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin.
- Mã hóa: Sử dụng các ký tự hoặc số để mã hóa thông tin về sản phẩm, đảm bảo tính bảo mật và hạn chế lỗi nhập liệu
Mã sản phẩm nên được thiết kế với khả năng mở rộng để dễ dàng chứa thông tin về các biến thể, phiên bản hoặc cải tiến trong tương lai Việc sử dụng các ký tự và số có thể mở rộng sẽ giúp việc thêm thông tin mới vào mã sản phẩm trở nên thuận tiện hơn.
Mã sản phẩm cần được tích hợp vào hệ thống quản lý tồn kho và hệ thống thông tin quản lý tổng thể của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính liên kết và đồng nhất trong quản lý dữ liệu.
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc đặt tên mã sản phẩm, cần thiết lập quy trình kiểm soát và quản lý chặt chẽ Quy trình này bao gồm việc thường xuyên cập nhật và thay đổi tên mã khi cần thiết.
Mã sản phẩm cần được thiết kế phù hợp với quy trình quản lý tồn kho và quy trình làm việc của tổ chức, nhằm tối ưu hóa quản lý hàng hóa và dễ dàng tích hợp vào các quy trình hiện tại.
Quản lý xuất nhập kho:
Ghi nhận và theo dõi thông tin hàng nhập và xuất là yếu tố quan trọng trong quản lý kho Việc tạo và duy trì bảng nhập xuất kho trong Excel giúp ghi lại ngày nhập, ngày xuất, số lượng, giá cả và các chi tiết liên quan một cách chính xác và minh bạch.
Cấu trúc dữ liệu trong Excel là yếu tố then chốt trong việc tổ chức và quản lý thông tin về sản phẩm, hàng nhập và hàng xuất Việc thiết kế cấu trúc dữ liệu hợp lý không chỉ đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin mà còn hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Bảo mật dữ liệu là một yếu tố quan trọng khi xây dựng phần mềm quản lý kho
Sử dụng tính năng mật khẩu và phân quyền trong Excel để bảo vệ thông tin nhạy cảm và tránh truy cập trái phép vào phần mềm
Các chỉ số vận hành kho [7]
2.4.1 Vị trí sản phẩm trong kho
Vị trí sản phẩm trong kho là quá trình xác định và sắp xếp các sản phẩm để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kho Quản lý vị trí sản phẩm một cách chính xác giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng hóa.
18 cách giúp tối ưu hóa quy trình tìm kiếm, di chuyển và lấy hàng trong kho, từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí Dưới đây là những nguyên tắc và phương pháp cơ bản để sắp xếp vị trí sản phẩm hiệu quả trong kho.
Phân loại sản phẩm bằng phương pháp ABC giúp xác định mức độ quan trọng và tần suất sử dụng của từng sản phẩm Nhóm A, bao gồm các sản phẩm quan trọng nhất, thường được đặt ở vị trí dễ tiếp cận nhất để tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Nguyên tắc FIFO (First In, First Out) là phương pháp quan trọng trong quản lý kho, đặc biệt đối với các sản phẩm có hạn sử dụng Việc áp dụng FIFO giúp đảm bảo rằng các sản phẩm cũ được xuất kho trước, từ đó giảm thiểu nguy cơ hết hạn và lãng phí hàng hóa trong kho.
Lưu trữ sản phẩm theo loại giúp sắp xếp các mặt hàng tương tự gần nhau, từ đó dễ dàng tìm kiếm và quản lý Cách này không chỉ tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn giảm thiểu thời gian di chuyển, nâng cao hiệu quả làm việc.
Zone Storage là phương pháp phân chia kho thành các khu vực dựa trên loại sản phẩm và tần suất sử dụng Việc sắp xếp này giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, ví dụ như đặt các sản phẩm bán chạy gần khu vực đóng gói và vận chuyển, từ đó giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng.
Phương pháp Fixed Slotting gán mỗi sản phẩm một vị trí cố định trong kho, giúp việc tìm kiếm sản phẩm trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên, phương pháp này có thể không tối ưu hóa không gian lưu trữ, dẫn đến việc sử dụng diện tích kho không hiệu quả.
Random Slotting là phương pháp sắp xếp sản phẩm vào các vị trí trống ngẫu nhiên trong kho, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ Tuy nhiên, để thực hiện hiệu quả, cần có một hệ thống quản lý kho (WMS) mạnh mẽ để theo dõi chính xác vị trí của từng sản phẩm.
Cross-Docking là phương pháp logistics hiệu quả, cho phép sản phẩm nhập kho được chuyển ngay đến khu vực xuất kho mà không cần lưu trữ lâu dài Điều này giúp giảm thời gian lưu kho, tối ưu hóa quy trình vận chuyển và tăng tốc độ xử lý đơn hàng, mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp trong việc quản lý chuỗi cung ứng.
Input trong vận hành kho bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận hàng hóa vào kho Cụ thể:
- Nhập hàng: Kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc các nguồn khác
• Đánh giá chất lượng của hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu đã đề ra
• Xử lý các trường hợp hàng hóa bị lỗi hoặc không đạt yêu cầu
• Đặt hàng hóa vào các vị trí lưu trữ đã được xác định trước trong kho
• Cập nhật vị trí lưu trữ trong hệ thống quản lý kho
Output trong vận hành kho bao gồm các hoạt động liên quan đến việc xuất hàng ra khỏi kho Cụ thể:
• Xác định và lấy hàng hóa từ các vị trí lưu trữ trong kho theo đơn hàng của khách hàng hoặc yêu cầu sản xuất
• Đảm bảo chính xác về số lượng và chất lượng hàng hóa được lấy
• Đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của đơn hàng hoặc tiêu chuẩn của công ty
• Đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và dễ dàng vận chuyển
• Chuẩn bị và sắp xếp hàng hóa để vận chuyển đến khách hàng hoặc điểm đến cuối cùng
• Cập nhật hệ thống quản lý kho với thông tin về hàng hóa đã xuất
- Kiểm tra hàng hóa trước khi giao (Quality Check):
• Đảm bảo hàng hóa được đóng gói và chuẩn bị đúng cách trước khi giao
• Kiểm tra lại chất lượng và số lượng của hàng hóa
WIP (Work In Progress) là các sản phẩm hoặc nguyên liệu đang trong quá trình sản xuất, từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành nhưng chưa được đưa vào kho thành phẩm WIP đóng vai trò quan trọng trong quản lý kho, giúp theo dõi tiến độ sản xuất và tối ưu hóa quy trình sản xuất Việc quản lý WIP hiệu quả không chỉ tăng cường năng suất mà còn giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất.
WIP hỗ trợ theo dõi tình trạng sản phẩm trong từng giai đoạn sản xuất, giúp quản lý tiến độ hiệu quả và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
Quản lý WIP hiệu quả là chìa khóa để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như nhân lực, máy móc và nguyên vật liệu, giúp giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất trong quá trình sản xuất.
Kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất WIP là yếu tố then chốt để đảm bảo sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn chất lượng Việc này không chỉ giúp giảm thiểu lỗi mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Dữ liệu về WIP đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất Quản lý WIP hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác về việc đặt hàng nguyên liệu và lập lịch trình sản xuất.
Quản lý WIP trong kho
Hệ thống quản lý kho (WMS) là công cụ quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất (WIP) WMS cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về vị trí và tình trạng của WIP, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
- Bố trí kho hợp lý: Bố trí kho một cách hợp lý để dễ dàng lưu trữ và truy xuất
WIP, giúp tối ưu hóa luồng công việc và giảm thời gian di chuyển trong kho
- Áp dụng Lean: Sử dụng các phương pháp của Lean Manufacturing để giảm thiểu WIP không cần thiết, từ đó giảm lãng phí và tăng hiệu quả sản xuất
Ngôn ngữ lập trình VBA [9]
VBA, viết tắt của "Visual Basic for Applications," là ngôn ngữ lập trình chủ yếu được sử dụng trong các ứng dụng Microsoft Office Được phát triển bởi Microsoft, VBA giúp người dùng ghi Macro, cho phép tự động hóa các tác vụ và thêm chức năng vào biểu mẫu và báo cáo Trong Excel, VBA cho phép tạo các macro để thực hiện các tác vụ lặp lại, xử lý dữ liệu và tùy chỉnh chức năng ứng dụng theo nhu cầu cụ thể của người dùng.
VBA là một ngôn ngữ lập trình được phát triển dựa trên (VB), là một ngôn ngữ lập trình cấp cao, dễ học và sử dụng
VBA được tích hợp chặt chẽ vào các ứng dụng Office của Microsoft, giúp người dùng tạo ra macro và script để thực hiện những tác vụ phức tạp, từ đó nâng cao tính năng và hiệu suất công việc.
VBA là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ từ cơ bản đến phức tạp, bao gồm tự động hóa quy trình, xử lý dữ liệu, và tạo báo cáo động.
VBA can seamlessly integrate with various information systems, including SQL Server, Oracle databases, and ERP (Enterprise Resource Planning) systems, utilizing ODBC connections or COM (Component Object Model) applications for enhanced functionality.
Cộng đồng VBA rất phát triển, với nhiều nhà phát triển và người dùng tích cực tham gia, cung cấp tài liệu, hỗ trợ và các nguồn tài nguyên trực tuyến phong phú, giúp người học và phát triển ứng dụng VBA một cách hiệu quả.
VBA hỗ trợ đa nền tảng, cho phép người dùng không chỉ sử dụng trên Windows mà còn có thể chạy trên macOS và Linux thông qua các ứng dụng tương thích.
2.5.3 Lợi ích của việc sử dụng VBA
Tự động hóa công việc trong Excel bằng VBA cho phép người dùng viết mã để thực hiện các tác vụ phức tạp một cách tự động Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
VBA cho phép bạn tùy chỉnh các chức năng và giao diện của Excel theo nhu cầu cá nhân, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm người dùng.
VBA hỗ trợ người dùng trong việc xử lý và phân tích dữ liệu phức tạp một cách hiệu quả Bằng cách viết mã, người dùng có thể thực hiện các phép tính, lọc dữ liệu và trình bày thông tin theo cách mà họ mong muốn.
VBA cho phép người dùng tích hợp Excel với các ứng dụng và nguồn dữ liệu bên ngoài, tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả.
Tối ưu hóa quy trình làm việc với VBA giúp giảm thiểu thời gian và công sức, từ đó nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc.
Công cụ Office Custom UI Editor [10]
2.6.1 Giới thiệu Office Custom UI Editor
Office Custom UI Editor là công cụ mạnh mẽ giúp tùy chỉnh giao diện người dùng cho các ứng dụng Office của Microsoft như Word, Excel, PowerPoint và Access Tích hợp trong môi trường phát triển Microsoft Visual Studio, công cụ này mang đến sự tiện lợi và linh hoạt trong việc tinh chỉnh giao diện theo nhu cầu cá nhân hoặc tổ chức.
Tùy chỉnh Ribbon trong ứng dụng Office cho phép bạn thêm, sửa đổi hoặc xóa các tab, nhóm lệnh và nút, giúp tạo ra giao diện người dùng phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
Tạo menu tùy chỉnh với Office Custom UI Editor cho phép bạn thêm các lệnh và chức năng riêng, giúp dễ dàng truy cập vào các tính năng quan trọng mà không cần phải tìm kiếm trong các menu mặc định.
Kết hợp macro VBA với các nút và lệnh tùy chỉnh cho phép tự động hóa các tác vụ phức tạp, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.
Hỗ trợ cải thiện hiệu suất ứng dụng Office bằng cách tối ưu hóa giao diện người dùng, giảm thiểu sự phức tạp và cồng kềnh Qua việc chỉnh sửa và tùy chỉnh thông minh, người dùng sẽ có trải nghiệm làm việc trơn tru và hiệu quả hơn.
Tích Hợp Mạnh Mẽ với Visual Basic for Applications (VBA): Office Custom
UI Editor kết hợp chặt chẽ với ngôn ngữ lập trình VBA của Microsoft, giúp bạn tạo ra những tùy chỉnh phong phú và mạnh mẽ cho giao diện người dùng trong ứng dụng Office Bằng cách kết hợp macro VBA với các nút và lệnh tùy chỉnh, bạn có thể tự động hóa quy trình và thực hiện các tác vụ phức tạp, từ việc tự động hóa công việc hàng ngày đến phát triển các chức năng độc đáo.
Tối ưu hóa quy trình làm việc là chìa khóa để nâng cao hiệu suất Bằng cách tích hợp các tính năng và chức năng tùy chỉnh, bạn có thể đơn giản hóa công việc của mình Việc phát triển các tính năng tùy chỉnh và tích hợp chúng vào giao diện người dùng giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ phức tạp một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG TRONG QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ VẬN HÀNH KHO
Giới thiệu Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam
Bảng 3 1 Thông tin giới thiệu về công ty
Tên giao dịch TK HaNam Co,.LTD Địa chỉ xưởng 60/6Z đường Trạm bơm 19/5, Xuân Thới Sơn, Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh
Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam là công ty chuyên sản xuất, phân phối các sản phẩm quang – viễn thông như:
Chúng tôi chuyên sản xuất các sản phẩm kim loại đa dạng như khung phân phối tập trung, tủ phối quang, hộp phối quang, hộp phân phối, cùng với các phụ kiện treo, kẹp, nẹp cáp và bảng báo hiệu phục vụ trong lĩnh vực viễn thông, truyền hình và điện lực.
- Sản xuất dây cáp, sợi cáp quang học
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông Đối tượng khách hàng
Khách hàng chủ yếu của TK HaNam bao gồm các công ty cung cấp dịch vụ viễn thông trong nước như VNPT, FPT, và VIETTEL, cùng với các thị trường viễn thông quốc tế như Campuchia, Myanmar, Lào và Đông Timor.
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam (TK HaNam Co,.ltd) được thành lập ngày
Vào ngày 20 tháng 04 năm 2007, công ty được thành lập với mục tiêu trở thành nhà sản xuất và phân phối chuyên nghiệp các sản phẩm và giải pháp cho khách hàng trong các lĩnh vực viễn thông, tin học, điện lực và truyền hình.
Công ty đã đầu tư vào công nghệ và máy móc hiện đại, đồng thời áp dụng các công cụ quản lý hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Điều này không chỉ mang lại giá trị cho xã hội mà còn góp phần xây dựng đất nước.
Năm 2008, TKHANAM bắt đầu sản xuất nội địa hóa tủ hộp ODF quang các loại
Năm 2010 ,TKHANAM bắt đầu sản xuất nội địa hóa toàn bộ dây nhảy quang, dây nối, đầu nối quang
Năm 2012, TKHANAM đã mở rộng thị trường quốc tế, tham gia kinh doanh tại các nước Đông Nam Á, Châu Phi, Nam Mỹ
Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và có trách nhiệm, với chuyên môn và kinh nghiệm phong phú Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm viễn thông chất lượng cao, theo phương châm "Thành công của khách hàng là niềm tự hào của chúng tôi".
Công ty tự hào về thương hiệu TK HANAM, được Cục Sở hữu trí tuệ bảo hộ từ năm 2013, khẳng định uy tín trên thị trường Chúng tôi luôn đầu tư vào công nghệ và máy móc hiện đại, đồng thời áp dụng các công cụ quản lý hiệu quả để đáp ứng nhu cầu khách hàng Sản phẩm của TK HaNam không chỉ mang lại giá trị cho xã hội mà còn góp phần xây dựng một đất nước văn minh, tiến bộ.
1 Minh bạch là niềm tin và bền vững
2 Trách nhiệm với con người và sản phẩm
3 Uy tín là sức mạnh cạnh tranh
4 Tận tụy để phục vụ
5 Sáng tạo là sức sống
TK HaNam cam kết mạnh mẽ với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, xã hội và chính doanh nghiệp Những giá trị này là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của TK HaNam, nhằm mục tiêu trở thành một trong những nhà cung cấp thiết bị viễn thông hàng đầu, vươn tới những tầm cao mới trong tương lai.
Công ty TNHH Trung Kiên Hà Nam hoạt động trong các lĩnh vực viễn thông, tin học, điện lực và truyền hình
Bao gồm các sản phẩm:
- Sản phẩm quang viễn thông FTTH
- Sản phẩm mạng copper LAN
- Dụng cụ thi công mạng cáp quang
Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược
TK HaNam luôn luôn sáng tạo là sức sống để vươn lên dẫn đầu
TK HaNam luôn tiên phong trong việc nghiên cứu và sản xuất thiết bị mạng ngoại vi quang FTTH, cung cấp sản phẩm “Made in Vietnam” chất lượng cao cho thị trường nội địa Thương hiệu TKFib đã được đăng ký cho dòng sản phẩm quang FTTH, khẳng định cam kết của TK HaNam trong việc phát triển công nghệ mạng tại Việt Nam.
TK HANAM không ngừng phấn đấu, cải tiến sản xuất và phân phối những sản phẩm mạng ngoại vi viễn thông quang FTTH hiệu quả nhất đến khách hàng
TK HANAM cam kết mang lại thành công cho khách hàng, đối tác và đồng nghiệp, đồng thời hướng tới sự phát triển bền vững cho xã hội Chúng tôi tin rằng, khi tất cả cùng nhau nỗ lực, sẽ tạo ra giá trị thặng dư và phồn vinh cho cộng đồng.
Hiện trạng
3.2.1 Giới thiệu các dữ liệu
Bảng 3 2 Trách nhiệm các bộ phận
STT Bộ phận Trách nhiệm
1 Kinh doanh Liên hệ - hỗ trợ khách hàng, chuẩn bị hồ sơ kinh doanh, quản lý YCLH
2 Sản xuất Quản lý LSX, quản lý BOM
3 Kho Quản lý vật tư - hàng hóa
Theo dõi nhập xuất vật tư - hàng hóa
Yêu cầu làm hàng (YCLH)
Yêu cầu sản xuất là một đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc nội bộ doanh nghiệp, đòi hỏi sản xuất một số lượng cụ thể của sản phẩm hoặc một loạt sản phẩm Yêu cầu này đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất và quản lý hàng tồn kho.
Bao gồm các thông tin:
- Output: Thông thông tin khách hàng, mã YCLH, thông tin sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng
Định mức vật tư (BOM) là quá trình xác định số lượng cụ thể của từng vật tư trong danh sách vật liệu, nhằm đảm bảo sản phẩm hoặc dự án được sản xuất một cách chính xác và hiệu quả.
Bao gồm các thông tin:
- Input: Tên sản phẩm, mã sản phẩm…
TỪ Đỗ Thị Kim Oanh NHẬN
Mã BP Phòng Kinh doanh Mã BP MUA SẮM KINH DOANH
Mã NV Đỗ Thị Kim Oanh Mã NV NHÀ MÁY KẾ TOÁN
K HÀNG Viễn Thông An Giang Mã KH NGÀY GIAO NGÀY ĐÁP ỨNG ĐChỉ: Số 02 Lê Lợi, Phường Mỹ Bình, Thành Phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang, Việt Nam KH1600193771 ĐC Giao: Người nhận hàng Di động
H.ĐƠN GỐC VAT (Y/N) C/Q (Y/N) P.XUẤT XƯỞNG (Y/N)
STT TÊN HÀNG HÓA Mã hàng Nhà sản xuất Xuất xứ ĐVT Số lượng Đơn giá
1 Tủ TKFib T24SC-21 TKFib-T24SC-21 TKHN VN Cái 50
2 Bộ chia tín hiệu quang mini PLC 1:16 dây quang SM G652D, in 0.9mm, L1.5m, không đầu nối Out 0.9mm, L1.5m SC/APC
3 Bó dây nhảy quang 24 sợi phi 2mm dài 8m SC/UPC-SC/APC KI-MPC-SUSA-24S0-
4 Cáp nhảy quang bó indoor 12C SM G652D, LSZH, vỏ vàng, bọc giáp 1 lớp L8m, FA3.0mm,
2m SC/UPC bọc giáp-FB3.0mm, 0.5m SC/UPC bọc giáp
A302SU-B3005SU Kingdom VN Bó 10
Kế toán đề nghị các phòng ban liên quan chuẩn bị, lắp ráp hoặc sản xuất các loại vật tư theo danh sách dưới đây để giao hàng cho khách hàng.
Hàng hóa đi tỉnh , nếu không có hóa đơn gốc đi kèm, luôn có biên bản giao hàng kèm hóa đơn photo đi kèm theo hàng hóa trên đường.
Hàng hóa ra khỏi kho đầy đủ tem nhãn, phụ kiện theo yêu cầu lắp ráp làm hàng của nhân viên kỹ thuật kinh doanh.
Sau khi hoàn tất giao hàng, bộ phận giao hàng sẽ cập nhật thông tin số Bill và chi tiết người vận chuyển cho bộ phận kinh doanh Điều này giúp theo dõi tình trạng lô hàng và thông báo cho khách hàng về thời gian dự kiến hàng đến.
Nhân viên HTKD cần thường xuyên liên lạc với khách hàng để xác nhận việc nhận hàng và các chứng từ liên quan đã đầy đủ hay chưa, đồng thời cập nhật thông tin này trên phần mềm ERP để các phòng ban liên quan nắm bắt kịp thời.
TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ KÈM THEO HÀNG HÓA ( Y/N ghi chú như sau: Y = là có kèm theo N = không kèm theo) HỢP ĐỒNG (Y/N) C/O (Y/N)
Bộ phận lắp ráp kho vận BAN GIAM ĐỐC
MÃ SỐ THUẾ PHƯƠNG TIỆN
(ĐƠN HÀNG BÁN - SALE ORDER (SO)
Mr Truc (Ms Thân) PHÒNG BAN THEO DÕI
YÊU CẦU LÀM HÀNG (YCLH) Ngày yêu cầu Hoàn thành SỐ YCLH (SO)
Nhân viên phụ trách giao hàng cần theo dõi và nhắc nhở việc giao hàng đúng hạn cho khách hàng Trong trường hợp giao hàng chậm trễ so với quy định, nhân viên phải thông báo cho khách hàng trước ngày giao hàng dự kiến.
Phòng ban liên quan cung cấp chứng từ đầy đủ , kịp thời và phối kết hợp nhau để giao hàng được đúng lịch.
Phiếu yêu cầu làm hàng được lưu trữ trực tiếp trên server và phần mềm ERP, giúp mọi người dễ dàng truy cập Việc này hạn chế việc in ấn, góp phần bảo vệ môi trường Chỉ in giấy khi thật sự cần thiết.
Các phòng ban nhận được xác nhận bằng email, tin nhắn hoặc trên phần mềm ERP với người gửi.
Thay đổi lần thứ hai này nhằm điều chỉnh mẫu báo giá, giúp hợp nhất các biểu mẫu hoạt động trên phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.
Khi đặt xuất từ phần mềm lưu ra yêu cầu làm hàng, không cần xuất phần giá, chỉ cần xuất phần số lượng
XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI NHẬN XÁC NHẬN CỦA PHÒNG BAN LIÊN QUAN
- Output: Định mức vật tư của sản phẩm
Lệnh sản xuất là tài liệu quan trọng để ghi chép và quản lý thông tin trong quá trình sản xuất sản phẩm Tài liệu này bao gồm các thông tin chi tiết về từng công đoạn sản xuất, nguyên liệu cần sử dụng, quy trình làm việc, và các yêu cầu khác cần thiết để đảm bảo sản phẩm được hoàn thiện đúng tiêu chuẩn.
Bao gồm các thông tin:
- Input: Mã YCLH, thông thông tin khách hàng, mã YCLH, thông tin sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng, định mức vật tư của sản phẩm
- Output: Số lượng vật tư cần xuất
Phiếu nhập kho là tài liệu quan trọng trong quản lý tồn kho, ghi nhận việc nhập hàng hóa từ nhà cung cấp vào kho của doanh nghiệp Tài liệu này bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa, thông tin vận chuyển và các dữ liệu liên quan khác.
Viettel Mã KH NGÀY NHẬP KHO
VT ĐC Giao: Giao tại Kho thành phẩm nhà máy công ty để hoàn thiện thêm cho khách hàng
Ngày yêu cầu nhập kho TP để lắp ráp
STT MÃ VẬT TƯ TÊN HÀNG HÓA Mã hàng Sản xuất/X xứ ĐVT S lượng SL đáp ứng SL cần SX Nhập Nội Địa Thời gian
Tủ TKFib T24SC-21 TKFib-T24SC-21 50 30
Ghi chú đính kèm ttttt
7 Cột "số lượng thiếu", là cột công thức lầy SLYC - cột số lượng đáp ứng ra số lượng thiếu (SLT)
8 Cột "nhập" là rành riêng điền số lượng nhập khẩu do NV nhập khẩu phụ trách Số lượng nhập có thể nhiều hơn SLT để còn tồn kho
Cột "nội địa" trong bảng thống kê thể hiện số lượng hàng hóa nhập khẩu từ thị trường nội địa, do nhân viên mua sắm quản lý Số lượng hàng nhập có thể vượt quá số lượng thực tế để đảm bảo tồn kho đủ cho nhu cầu.
10 Cột " Ngày đáp ứng" là các bộ phận nhập phải tính toán dự kiến ngày hàng về nhập kho Điền ngày/tháng/năm vào đó Bôi vàng dòng mình.
XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI NHẬN
Yêu cầu sản xuất tuân thủ kỹ thuật các tiêu chuẩn đã được duyệt thông qua các biểu mẫu của công ty.
XÁC NHẬN CỦA PHÒNG BAN LIÊN QUAN
Người biên soạn Người xem xét Người phê duyệt
Khi gửi yêu cầu trong vòng 5 phút bên gửi chưa thấy bên nhận xác nhận hoặc phản hồi, phải sử dụng tin nhắn qua OTT hoặc gọi trực tiếp.
Các phòng ban nhận được xác nhận bằng email, tin nhắn hoặc trên phần mềm ERP với người gửi.
Cột "số lượng đáp ứng (SLĐU)", khi kho nhiều hơn ghi đúng bằng số lượng yêu cầu(SLYC), khi kho ít hơn SLYC thì khi đúng bằng tồn kho.
Phong ban căn cứ trên ERP có các hành động để làm công việc theo yêu cầu của ERP.
Phiếu yêu cầu làm hàng được lưu trữ trực tiếp trên server và phần mềm ERP, cho phép mọi người dễ dàng truy cập Điều này giúp hạn chế việc in ấn, góp phần bảo vệ môi trường Chỉ nên in ra giấy khi thật sự cần thiết.
Phạm Văn Chung Phạm Văn Chung Trần Trung Kiên
Ngày tháng năm 2024 Ngày tháng năm 2024 Ngày tháng năm 2024
416/16A Phạm Văn Bạch, P.15, Q.Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh
VPGD: 409 Tân Sơn, P.12, Q Gò Vấp, Tp.HCM 01/05/2024
Tel : + 84 28 38143358] [Fax: +84 28 38143299 Mã nhân viên CHUNG-PV
Mã BP LR-KV BAN GIAM ĐỐC
Mã NV TRUC-VT BỘ PHẬN LẮP RÁP-KHO VẬN
K HÀNG MÃ SỐ THUẾ NGÀY GIAO ĐChỉ: GHGGH 28/1/2024
Ngày yêu cầu giao cho khách hàng
KG Hình ảnh Ghi chú Đề nghị các phân xưởng cơ khí sản xuất theo lệnh sản xuất các mặt hàng có danh sách dưới đây:
TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ KÈM THEO HÀNG HÓA ( Y/N ghi chú như sau: Y = là có kèm theo N = không kèm theo)
CÔNG TY TNHHH TRUNG KIÊN HÀ NAM
Phiếu nhập kho chứa các thông tin quan trọng như thông tin về nhà cung cấp và khách hàng, chi tiết vận chuyển, thông tin hàng hóa, thời gian nhập kho, cũng như giá cả và phương thức thanh toán.
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng trong quản lý tồn kho và vận chuyển, được sử dụng để ghi lại quá trình chuyển hàng hóa từ kho đến địa điểm đích hoặc khách hàng cuối cùng.
THIẾT KẾ PHẦN MỀM HỖ TRỢ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT TƯ VÀ TỒN KHO BẰNG NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VBA
Xác định nhu cầu người dùng
Bảng 4 1 Bảng nhu cầu người dùng – đặc điểm hệ thống
Nhu cầu người dùng Đặc điểm của hệ thống
- Các thông tin được bảo mật
- Hệ thống có chức năng bảo mật thông qua việc phải nhập
“Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” trước khi cấp quyền truy cập phần mềm
- Phân quyền truy cập vào phần mềm
- Tùy thuộc vào vai trò của người dùng, phần mềm cho phép truy cập và thao tác trên dữ liệu nhất định
- Theo dõi được trạng thái sản phẩm trong đơn hàng
- Căn cứ vào thông tin đơn hàng và các dữ liệu trong lịch sử giao dịch theo dõi trạng thái chính xác của các đơn hàng
- Nhập dữ liệu tự động - Các phiếu nhập - xuất được tạo tự động theo mã đơn
- Kiểm soát dễ dàng vật tư - hàng hóa theo mã hàng
- Lưu trữ, kiểm soát thông tin vật tư - hàng hóa theo mã hàng
- Quản lý được số lượng nhập - xuất, hàng tồn trong kho theo mã hàng
- Thống kê số lượng nhập xuất theo mã hàng theo yêu cầu người dùng
- Theo dõi được thời gian nhập xuất của vật tư - hàng hóa theo mã hàng, theo đơn hàng
- Thống kê lịch sử giao dịch các vật tư - hàng hóa theo mã hàng, theo đơn hàng
- Cập nhật tự động thông tin vật tư - hàng hóa
- Cập nhật tự động thông tin vật tư - hàng hóa vào tất cả các dữ liệu liên quan
- Tính toán số lượng vật tư cần mua so với nhu cầu sản xuất và lượng hàng tồn kho
- Dựa vào đơn đặt hàng tự động kiểm tra số lượng tồn trong kho, tính toán lượng vật tư hàng hóa còn thiếu, hỗ trợ việc ra quyết định
- Tự động cảnh báo khi hàng tồn trong kho sắp hết hoặc dưới mức tối thiểu
- Tính toán ROP dựa trên các dữ liệu thống kê, cảnh báo khi hàng tồn trong kho sắp hết hoặc dưới mức tối thiểu
Thiết kế ý niệm
- Tạo ra một phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả, chính xác và dễ sử dụng
- Hỗ trợ liên kết dữ liệu từ các bộ phận khác nhau
- Hỗ trợ cập nhật dữ liệu tự động
Chức năng phân quyền truy cập cho phép xác định mức độ truy cập của từng người dùng dựa trên vai trò và nhiệm vụ của họ trong công ty, đảm bảo an toàn thông tin và quản lý hiệu quả.
- Chức năng quản lý đơn hàng: Theo dõi trạng thái các sản phẩm trong đơn hàng
- Chức năng quản lý định mức vật tư: Quản lý thông tin định mức vật tư của các sản phẩm
- Quản lý vật tư - hàng hóa: Theo dõi thông tin chi tiết của sản phẩm (mã sản phẩm, tên, nhà cung cấp, đơn vị tính)
Cập nhật thông tin vật tư - hàng hóa tự động giúp người dùng dễ dàng quản lý các thông tin quan trọng như tên, số lượng và mã hàng.
- Chức năng nhập - xuất kho: Chức năng này cho phép người dùng tạo và quản lý các nhập kho và xuất kho một cách dễ dàng và chính xác
- Theo dõi lịch sử giao dịch: Hiển thị thời gian cụ thể khi các hoạt động nhập xuất kho diễn ra
Kiểm kê tồn kho là quá trình ghi nhận và hiển thị số lượng hàng hóa được nhập và xuất kho Thông tin này được cập nhật tự động hoặc thông qua việc nhập liệu từ người dùng.
- Báo cáo tồn kho vật tư và hàng hóa: Tạo và xuất các báo cáo thống kê về tình trạng tồn kho, số lượng nhập xuất…
Cảnh báo ROP là một công cụ quan trọng trong quản lý tồn kho, giúp tính toán số lượng ROP theo tháng dựa trên các dữ liệu lịch sử xuất kho Hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi số lượng tồn kho của một loại vật tư hoặc hàng hóa giảm xuống dưới mức ROP đã được xác định, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Hình 4 1 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD-0)
Thiết kế sơ khởi
Hệ thống gồm có ba khối chức năng chính:
- Quản lý đơn hàng bao gồm: quản lý danh sách YCLH, tạo YCLH
- Quản lý định mức vật tư: quản lý danh sách LSX, tạo - cập nhật LSX, quản lý danh sách BOM, tạo - cập nhật BOM
Quản lý tồn kho là quá trình theo dõi nhập - xuất hàng hóa theo YCLH và vật tư theo LSX, giúp kiểm soát hiệu quả vật tư - hàng hóa Việc cập nhật thông tin về vật tư - hàng hóa và xem lịch sử giao dịch đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý.
4.3.1 Khối quản lý hệ thống
- Xây dựng tính năng đăng nhập và phân quyền để đảm bảo bảo mật cho hệ thống
- Hệ thống sẽ lưu trữ lưu trữ các thông tin đăng nhập
- Thiết kế các userform hỗ trợ đăng nhập, đăng ký tài khoản và đổi thông tin đăng nhập
❖ Các chức năng chính của khối chức năng:
Quản lý hệ thống Đăng nhập Đăng ký Đổi mật khẩu
Quản lý danh sách YCLH Tạo YCLH
Quản lý định mức vật tư
Quản lý danh sách LSX Tạo - cập nhật LSX
Quản lý danh sách BOM Tạo - cập nhật BOM
Theo dõi nhập xuất đơn hàng
Quản lý vật tư - hàng hóa
Xem lịch sử giao dịch Nhập - xuất tồn
Báo cáo nhập - xuất tồn
Hình 4 2 Sơ đồ chức năng của hệ thống
Hình 4 3 Lưu đồ hoạt động chức năng đăng nhập
Hình 4 4 Lưu đồ hoạt động chức năng đăng ký
- Chức năng đổi mật khẩu:
Hình 4 5 Lưu đồ hoạt động chức năng đổi mật khẩu
4.3.2 Khối quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu người dùng Việc theo dõi danh sách đơn hàng và cập nhật trạng thái sản phẩm trong từng đơn hàng là những yêu cầu cơ bản cần thực hiện.
Việc nhập dữ liệu cần được thực hiện một cách dễ dàng và chính xác thông qua các biểu mẫu nhập liệu, đồng thời cần kiểm tra dữ liệu đầu vào để ngăn chặn sai sót.
❖ Khối chức năng quản lý đơn hàng hoạt động theo lưu đồ bên dưới:
Hình 4 6 Lưu đồ hoạt động khối chức năng quản lý đơn hàng
Hệ thống lưu trữ thông tin đơn hàng bao gồm mã đơn hàng, thông tin khách hàng, chi tiết hàng hóa và số lượng.
- Thiết kế các nút chức năng “Tạo YCLH, “Xem” để hỗ trợ người dùng có thể thêm, tìm kiếm thông tin của đơn hàng bất kỳ khi cần thiết
Hệ thống cung cấp thông báo xác nhận trước khi thực hiện các thao tác quan trọng liên quan đến việc lưu dữ liệu, nhằm đảm bảo người dùng không thực hiện những hành động không mong muốn.
❖ Chức năng chính của khối chức năng:
Hình 4 7 Lưu đồ hoạt động chức năng tạo YCLH
4.3.3 Khối quản lý định mức vật tư:
Khối quản lý định mức vật tư trong hệ thống quản lý kho có nhiều chức năng đa dạng, bao gồm việc tạo và chỉnh sửa các LSX và BOM Hệ thống này cho phép cập nhật nhanh chóng thông tin về định mức vật tư, đảm bảo hiệu quả trong quản lý kho.
❖ Khối chức năng quản lý định mức vật tư hoạt động theo lưu đồ bên dưới:
Hình 4 8 Lưu đồ hoạt động khối chức năng quản lý định mức vật tư
- Xây dựng các chức năng quản lý LSX, quản lý BOM
- Thiết kế các form để tìm kiếm, nhập dữ liệu 1 cách tự động
- Tự động liệt kê lượng vật tư cần dùng cho từng loại sản phẩm trong đơn hàng dựa vào thông tin trong BOM
- Chuẩn hóa danh sách vật tư để tạo BOM
- Thiết lập các giới hạn định mức cần thiết cho từng loại vật tư để đảm bảo rằng lượng tồn kho luôn trong khoảng an toàn
❖ Chức năng chính của khối chức năng:
- Chức năng quản lý danh sách LSX + tạo LSX
Hình 4 9 Lưu đồ hoạt động chức năng tạo LSX
- Chức năng Tạo BOM + Cập nhật BOM
Hình 4 10 Lưu đồ hoạt động chức năng tạo - cập nhật BOM
Khối quản lý tồn kho trong hệ thống quản lý kho có chức năng đa dạng, bao gồm nhiều hoạt động chi tiết nhằm đảm bảo việc quản lý kho hàng hiệu quả và chính xác.
- Theo dõi - cập nhật thông tin chi tiết của vật tư - hàng hóa
- Việc theo dõi hàng tồn kho qua kiểm kê định kỳ hoặc liên tục giúp cập nhật số lượng chính xác
Cảnh báo khi vật tư và hàng hóa đạt mức tối thiểu là rất quan trọng để tránh tình trạng thiếu hụt Để quản lý hiệu quả, hàng tồn kho cần được phân loại theo từng sản phẩm và nhà cung cấp.
- Hệ thống ghi nhận chi thông tin lịch sử nhập - xuất kho để dễ dàng thực hiện truy xuất và kiểm tra
- Tùy chỉnh báo cáo nhập xuất tồn kho theo nhu cầu người dùng
❖ Khối chức năng quản lý kho hoạt động theo lưu đồ bên dưới:
Hình 4 11 Lưu đồ hoạt động khối chức năng quản lý kho
- Thiết kế giao diện quản lý danh sách các vật tư - hàng hóa bao gồm các thông tin như mã, tên, đơn vị tính và số lượng,
Thiết kế các chức năng cập nhật thông tin giúp người dùng dễ dàng thêm, tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin về vật tư và hàng hóa khi có sự thay đổi Chức năng này cũng cho phép liên kết dữ liệu cập nhật với các dữ liệu liên quan khác.
- Theo dõi nhập - xuất kho và trạng thái các sản phẩm trong đơn hàng
- Tính toán - theo dõi tồn kho vật tư - hàng hóa theo thời gian dựa vào thông tin từ các hoạt động nhập - xuất kho
- Tính toán số lượng ROP dựa vào thông tin trong lịch sử giao dịch Đưa ra cảnh báo tồn kho khi số lượng hiện tại < số ROP
Báo cáo nhập xuất tồn cung cấp thông tin chi tiết về vật tư và hàng hóa, bao gồm mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, tồn đầu, tổng nhập, tổng xuất và tồn cuối Thông tin này được tổng hợp dựa trên lịch sử giao dịch, đáp ứng nhu cầu của người dùng.
❖ Chức năng chính của khối chức năng:
- Chức năng cập nhật VT_HH:
Hình 4 12 Lưu đồ chức năng cập nhật VT - HH
- Chức năng Nhập – xuất kho:
Hình 4 13 Lưu đồ hoạt động chức năng nhập – xuất kho
- Chức năng nhu cầu vật tư:
Hình 4 14 Lưu đồ hoạt động chức năng nhu cầu vật tư
Thiết kế chi tiết
Các yêu cầu thiết kế đặt ra về phần mềm quản lý kho dựa trên phần mềm Excel:
Xây dựng phần mềm phù hợp với quy trình sản xuất của công ty, giúp tối ưu hóa việc liên kết cơ sở dữ liệu từ kho đến các bộ phận khác Phần mềm này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tăng cường khả năng quản lý thông tin trong toàn bộ quy trình sản xuất.
Phần mềm cần sở hữu giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng thực hiện các tác vụ quản lý vật tư, hàng hóa và tồn kho một cách hiệu quả và thuận tiện.
- Xây dựng tính năng hỗ trợ theo dõi trạng thái đơn hàng, theo dõi LSX và cập nhật định mức vật tư
Phần mềm quản lý dữ liệu vật tư - hàng hóa và tồn kho cần có khả năng quản lý thông tin liên quan đến vật tư - hàng hóa, bao gồm việc theo dõi tồn kho, nhập xuất hàng hóa, cũng như thực hiện kiểm kê và cập nhật số lượng tồn kho một cách chính xác.
- Tính năng tìm kiếm và lọc dữ liệu: Phần mềm cần cung cấp các tính năng tìm kiếm và lọc dữ liệu
- Phần mềm cần có tính năng tạo và xuất các báo cáo và thống kê về tình trạng tồn kho, lịch sử nhập xuất, tồn kho theo thời gian
Tính năng tự động hóa giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động nhập dữ liệu, tạo báo cáo và cập nhật tồn kho, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu là điều tối quan trọng, vì vậy phần mềm cần cung cấp các cơ chế bảo mật hiệu quả để ngăn chặn truy cập trái phép Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
Tính năng phân quyền truy cập cho phép quản trị viên xác định và quản lý quyền truy cập dữ liệu dựa trên vai trò và người dùng cụ thể, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
4.4.2 Phương án thiết kế chung
Việc tạo các chức năng trên thanh ribbon không chỉ mang lại giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng, mà còn nâng cao tính tương tác và linh hoạt cho hệ thống Điều này cho phép người dùng nhanh chóng và dễ dàng truy cập vào các chức năng và tính năng đa dạng của hệ thống, bao gồm quản lý vật tư, xuất nhập hàng, và theo dõi cũng như báo cáo tồn kho.
Các chức năng có thể được biểu thị bằng các biểu tượng tương ứng, giúp người dùng dễ dàng nhận diện Khi nhấp vào một chức năng, người dùng sẽ được chuyển hướng đến trang hoặc phần hệ thống chứa các chức năng liên quan Những chức năng này có thể được bố trí trên giao diện chính của ứng dụng hoặc trên thanh công cụ để thuận tiện cho việc truy cập.
Các chức năng của hệ thống được xây dựng và triển khai bằng cách sử dụng tính năng tích hợp của Excel kết hợp với mã VBA
Các kiểu dữ liệu đầu vào và đầu ra của hệ thống được quản lý và định dạng một cách cẩn thận, nhằm đảm bảo tính chính xác và dễ hiểu cho người sử dụng.
Hệ thống được xây dựng trên 5 tab chính gồm có 26 sheet: 1 sheet trang chủ hệ thống, 23 sheet chức năng và 2 sheet phụ
- Màn hình chính và các chức năng “Đăng nhập”, “Đăng ký”, “Đổi mật khẩu” được xây dựng trên sheet Home.
- Tab Quản lý thông tin đăng nhập:
• Chức năng “Quản lý thông tin đăng nhập” được xây dựng trên sheet Thông tin đăng nhập
- Tab Quản lý thông tin cá nhân:
• Chức năng “Cập nhật thông tin cá nhân” được xây dựng trên sheet Thông tin cá nhân.
- Tab Quản lý đơn hàng:
• Chức năng “Quản lý danh sách YCLH” được xây dựng trên sheet QL2
• Chức năng “Tạo YCLH” được xây dựng trên sheet SO.
- Tab Quản lý định mức vật tư:
• Chức năng “Quản lý danh sách LSX” được xây dựng trên sheet QL1.
• Chức năng “Tạo – cập nhật LSX” được xây dựng trên sheet WO.
• Chức năng “Quản lý danh sách BOM” được xây dựng trên Danh sách BOM.
• Chức năng “Tạo – cập nhật BOM” được xây dựng trên sheet ĐMVT.
- Tab Quản lý tồn kho:
• Chức năng “Quản lý danh sách đơn hàng” được xây dựng trên sheet Danh sách QL3.
• Chức năng “Quản lý danh sách vật tư” và “Cập nhật thông tin vật tư” được xây dựng trên sheet Quản lý vật tư.
• Chức năng “Lịch sử giao dịch nhập – xuất kho” được xây dựng trên sheet LSGD_VT.
• Chức năng “Nhu cầu vật tư” được xây dựng trên sheet Nhu cầu vật tư.
• Chức năng “Nhập kho vật tư” được xây dựng trên sheet PNK_VT.
• Chức năng “Xuất kho vật tư” được xây dựng trên sheet PXK_VT.
• Chức năng “Cảnh báo tồn kho” được xây dựng trên sheet ROP_VT.
• Chức năng “Báo cáo nhập – xuất tồn vật tư” được xây dựng trên sheet Báo cáo NXT_VT.
• Chức năng “Quản lý danh sách hàng hóa” và “Cập nhật thông tin hàng hóa” được xây dựng trên sheet Quản lý hàng hóa.
• Chức năng “Lịch sử giao dịch nhập – xuất kho” được xây dựng trên sheet LSGD_HH.
• Chức năng “Nhập kho hàng hóa” được xây dựng trên sheet PNK_HH.
• Chức năng “Xuất kho hàng hóa” được xây dựng trên sheet PXK_HH.
• Chức năng “Cảnh báo tồn kho” được xây dựng trên sheet ROP_HH.
• Chức năng “Báo cáo nhập – xuất tồn hàng hóa” được xây dựng trên sheet Báo cáo NXT_HH.
4.4.3 Thiết kế hệ thống chi tiết
Trang chủ hệ thống được xây dựng trên sheet “Home”
❖ Bố cục của trang chủ hệ thống được chia làm 2 phần chính:
- Thông tin liên hệ, địa chỉ công ty được đặt ở phía bên trái của màn hình Bên phải là hình ảnh trang trí
- Góc bên phải trên cùng là các nút để người dùng tương tác với hệ thống gồm:
• Đăng nhập: Chuyển đổi giữa các tài khoản đã được cung cấp trong cơ sở dữ liệu của hệ thống
• Đăng ký: Tạo mới thông tin đăng nhập của người dùng Thông tin này sẽ chờ phê duyệt mới có thể dùng để truy cập vào hệ thống
• Đổi mật khẩu: Thay đổi thông tin đăng nhập của người dùng
Hình 4 15 Giao diện chính của hệ thống
Giao diện người dùng sử dụng thanh ribbon, cho phép hệ thống tự động nhận diện và phân quyền truy cập khi người dùng đăng nhập, dựa trên thông tin đã được lưu trữ.
Hình 4 16 Vùng liên kết chức năng của hệ thống
Hình 4 17 Vùng làm việc và hiển thị
Hệ thống yêu cầu người dùng đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu, trong đó mật khẩu được lưu trữ an toàn thông qua các phương pháp mã hóa hiệu quả.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỒN KHO Đăng nhập Đăng ký Đổi mật khẩu
Email: info@tk-hanam.com.vn Điện thoại: (+84-028_3814 3358
Fax: (+84-028) 3814 3299 Địa chỉ: 416/16A Phạm Văn Bạch, Phường 15, Quận
Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
CÔNG TY TNHH TRUNG KIÊN HÀ NAM
STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng ban đầu Tồn hiện tại NSX Xuất xứ ROP Số lượng cần mua
1 ODF-THEP-0.5 Thép 0,5 mm Kg 1000 1000 VVDF VN 55
2 ODF-THEP-1 Thép 1,0 mm Kg 1000 1000 VN VN 55
3 ODF-THEP-1.2 Thép 1,2 mm Kg 1000 377 VN VN 961 584
4 ODF-THEP-1.5ss Thép 1,5 mmaaa Kg 1000 1000 VN VN 54
5 ODF-THEP-2 Thép 2,0 mm Kg 1000 987 VN VN 50
6 ODF-THEP-2.5 Thép 2,5 mm Kg 1000 1000 VN VN 54
7 ODF-THEP-3 Thép 3.0 mm Kg 1000 1000 VN VN 54
8 ODF-THEP-5 Thép 5.0 mm Kg 1000 1000 VN VN 54
9 ODF-THEP-D5MK Thép tròn D5 mạ kẽm Kg 1000 1000 VN VN 54
10 ODF-THEP-D7MK Thép tròn D7 mạ kẽm Kg 1000 1000 VN VN 54
11 ODF-THEP-D8MK Thép tròn D8 mạ kẽm Kg 1000 1000 VN VN 54
12 ODF-THANH-M5X125 Thanh dẫn hướng sắt M5 *125 Chiếc 1000 1000 VN VN 54
DANH SÁCH QUẢN LÝ VẬT TƯ Cập nhật Thẻ kho
Quản lý quyền truy cập đóng vai trò quan trọng trong việc phân quyền người dùng theo nhóm, giúp kiểm soát quyền truy cập một cách hiệu quả Điều này đảm bảo rằng chỉ những người dùng có quyền hạn phù hợp mới có khả năng thực hiện các thao tác nhất định trên hệ thống.
Quy trình khởi đầu khi người dùng truy cập giao diện đăng nhập hệ thống bằng cách nhập thông tin đăng nhập, bao gồm tên người dùng và mật khẩu.
Hình 4 18 Giao diện đăng nhập
Sau khi nhập thông tin, họ sẽ kích hoạt quy trình đăng nhập bằng cách nhấn nút
Khi bạn nhấn "Đăng nhập", hệ thống sẽ tiến hành xác thực thông tin đăng nhập bằng cách kiểm tra xem tên người dùng và mật khẩu có phù hợp với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hay không.
Hình 4 19 Thông báo khi đăng nhập thành công
Nếu thông tin đăng nhập hợp lệ, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện chính của hệ thống, kết thúc quy trình đăng nhập.