Tin học ứng dụng

Đặc biệt trong các công ty, doanh nghiệp với một khối lượng lớn thông tin đữ liệu, có chiều hướng tăng lên mỗi ngày, đòi hỏi các nhà quản trị phải phần tích chúng để nắm rõ tình hình của

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TE & QUAN TRI

i DAIHOC

VÀ HOA SEN

TIN HOC UNG DUNG KHOI NGANH KINH TE

Quan ly nhap xuat nguyên vật liệu

của công ty cô phần Twinkle

Giảng viên hướng dẫn Cô Nguyễn Thanh Thanh Lớp MIS215DV01 — 1300

Nhóm thực hiện Nhóm 2

TP HCM, THÁNG 07 NĂM2021

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TE & QUAN TRI

(ÔN ĐẠI HỌC

VÀ HOA SEN

TIN HOC UNG DUNG KHOI NGANH KINH TE

Quan ly nhap xuat nguyên vật liệu

của công ty cô phần Twinkle

Giảng viên hướng dẫn Cô Nguyễn Thanh Thanh Lớp MIS215DV01 — 1300

Nhóm thực hiện Nhóm 2

TP HCM, THÁNG 07 NĂM2021

TRÍCH YÊU

Trong thời đại 4.0 hiện đại hóa như hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công việc

phân tích trong các kinh tế là một điều rất cân thiết Đặc biệt trong các công ty, doanh

nghiệp với một khối lượng lớn thông tin đữ liệu, có chiều hướng tăng lên mỗi ngày, đòi

hỏi các nhà quản trị phải phần tích chúng để nắm rõ tình hình của doanh nghiệp từ đó

đưa ra các quyết định đúng đắn và chính xác thay vì quyết định dựa trên cảm tính chủ

quan cá nhân Song việc kết nối, phân tích, báo cáo theo một cách thông thường khá

hạn chê, mới nhiễu công sức, nguồn lực và thời gian

Vì thể, yeu cầu cần một CÔNG Cụ để hỗ trợ cho việc phân tích, mô tả đữ liệu như Power

Pivot, Power Query, Power BI dé céc nha quan tri có thể đưa ra những quyết định,

chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả nhất, đồng thời tiết kiệm được chỉ phí, thời

gian, nguồn lực của bản thân và doanh nghiệp Việc các nhà quản lý sử dụng các công

cụ trên đề phân tích là điều cần thiết giúp cho họ có thể đưa ra những quyết định quan

trọng đề phát triển trong kinh doanh và trong doanh nghiệp của họ, cũng như làm giảm

thiểu những rủi ro có thể xáy ra Nhận thấy được tầm quan trọng của việc quản lý hệ

thống thông tin thông qua các công cụ này, chúng tôi tiễn hành tìm kiếm một tô chức để

có thể tìm hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin của tô chức và cách quản lý hệ thống thông

tin của tô chức

LỜI CÁM ƠN

Nhóm xin gửi lời chân thành cảm ơn đến trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều kiện

thuận lợi cho chúng em học tập và hoàn thành đề tải báo cáo này Đặc biệt, nhóm xin

bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến cô Nguyễn Thị Thanh Thanh đã tận tâm chỉ bảo

hướng dẫn chúng em trong quá trình học tập Bên cạnh đó, cô đã đưa ra những chia sẻ

trong suốt quá trình làm báo cáo giúp chúng em kịp thời khắc phục

Thông qua kiến thức từ các môn học nền tảng được đúc kết từ những kinh nghiệm đáng

quý từ cô đã giúp chúng em không chỉ vận dụng được vào bài báo cao nay ma con van

dụng trong thực tế công việc sau này

Mặc dù nhóm đã rất cố gắng vận dụng những kiến thức đã học được trong thời gian qua

đề hoàn thảnh bải báo cáo, nhưng do kiến thức hạn chế và không có nhiều kinh nghiệm

thực tiễn nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và làm bài Rất

kính mong sự góp ý của cô đề bài báo cáo của chúng em được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, nhóm xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ cô đành cho chúng em

trong quá trỉnh thực hiện bài bảo cáo này

Xin chân thành cảm ơn]!

11

DANH MỤC HÌNH ẢNH

DANH MỤC BẢNG

NHAMP DE

s Mục tiêu đề án

® Hiểu và có thể ứng dụng được công cụ phân tích kinh đoanh thông minh

Power BI để phân tích số liệu kinh doanh năm 2022 tại công ty TWINKLE

nhằm phục vụ cho việc phân tích, so sánh dữ liệu tình hình doanh thu, chỉ phí kinh doanh và đánh giá mức tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ từ người mua

đề từ đó có những chính sách chăm sóc, tri ân khách hàng của công ty được

tốt hơn

s - Bên cạnh đó, việc phát triển kỹ năng làm việc nhóm, nghiên cứu, học tập,

hỗ trợ nhau giữa các nhóm viên đề từ đó cùng tiến bộ cũng là mục tiêu cần thiết đã giúp nhóm cố gắng hoàn thành tốt nhất khả năng của mình khi làm

1 22100653 | Nguyễn Ngân Ha Power BI

2 22100043 | Nguyễn Lê Hải Bình Pivot Table

3 22117255 | Trần Bảo Châu Word, Powerpoint

s* Phân công công việc

Mỗi thành viên phải thuộc 1 trong các kiểu xếp loại trong bảng sau:

PHAN 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY/CỬA HÀNG

Phần 1 Giới thiệu đề án

1.1 Thông tin công ty

TWINKLE là công ty nguyên vật liệu nỗi tiếng của Việt Nam, với chỉ hơn 10 năm

thành lập nhưng đã trở thành cái tên nỗi bật trong ngành phân phối Vậy làm sao một doanh nghiệp non trẻ lại trở thành công lớn trong ngành, đê hiệu rõ hơn về doanh

nghiệp nảy, chúng ta cùng tìm hiệu bài viết Giới thiệu vé Cong ty TWINKLE sau day Hiện nay, TWINKLE đã phân phối trên thị trường cả nước

Với xu hướng mới trong ngành, pha chế tại Việt Nam trong những năm gây đây, bên cạnh những hương vị truyền thông đã làm nên thương hiệu TWINKLE, chúng tôi không ngừng hoàn thiện nhằm đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm thân thiện, gần

gi với môi trường

Day là thương hiệu nguyên liệu 100% với những sản phẩm từ organic Mặc dù mới có mặt tại thị tường được hơn 10 năm, nhưng TWINKLE đã chứng tỏ được sự vượt trội của mình trên thị tường Việt Nam

Khởi nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ vào đầu những năm 2011 Trải qua nhiều thăng trằm

trong thời kì kinh te dau the ki moi, TWINKLE vao cuoi nam 2019 da phat trién tir

doanh nghiệp non trẻ chuyên đôi thành Công ty Cô phân Nguyên vat ligu Twinkle

Gan 10 nam hình thành và phát triển, công ty cùng đội ngũ công nhân viên nhiều kinh

nghiệm, tận tâm da no lực phát triên không ngừng, dân dân tạo được sự tin tưởng và uy tín trên thị trường

Với sự thành công của TWINKLE trên thị trường hiện tại, chúng tôi tin rằng sau khi hoàn thành việc cải cách toàn diện hệ thông thông tin quản lý trong tương lai, chuôi thương hiệu của chúng tôi sẽ tiếp tục mở rộng ra các thị trường khác trên thê giới

TWINKLE

Hình 1 Logo c6ng ty TWINKLE

1.2 Mục tiêu phát triển kế hoạch

DUNG TRƯỚC K HOẠCH KẾ HOẠCH

1 Thời gian | Dự kiến thời gian đầu tư chuyên | Trong suốt quá trình triển khai,

đổi và thiết lập hệ thống thông | lập tải liệu theo từng giai đoạn và tin quản lý: 3 tháng cải tiến thông qua từng quy trình

triển khai

2 Hệ thống | Thực hiện bởi Bộ phận Hệ thống | Sau khi chuyên đổi, Phòng Hệ

Quan ly Thong tin Twinkle thống quản ly thông tin chịu trách

nhiệm bảo trì và cải tiền

3 Vận hành | Làm theo quy trình truyền | Thực hiện theo các thủ tục kỹ

thống thuật hệ thống được thiết lập

5 aren Phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên | Quản lý hệ thống thông tin và đữ

MS, trong và bên ngoải, các chỉ phí | liệu với chỉ phí thấp hơn Giúp

phát sinh và dự phòng rủi ro rất | các công ty tiết kiém chi phi va tốn kém đạt được sự phát triển lâu dài

tông hợp, từng bộ phận chịu trách nhiệm về đữ liệu và quan ly

7 Duyệt ke Kế hoạch được phát triên sau khi Thực hiện tiếp tục các cải cách hoạch tham khảo các điều kiện thị nâng cao hệ thống có sẵn (2)

trường rộng rãi và tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong

ngành quản ly di liệu (Đầu

tiên)

8 Các công Số sách, ñle Excel Power Pivot, Power BI Desktop,

cu Excel, số sách

Bảng 1: Mục tiêu kế hoạch phát triển của TWINKLE

1 Cơ cầu tô chức

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tô chức của công ty

Chức năng của các phòng ban:

1 Phòng hành chính - nhân sự

Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tô chức lao dộng trong nội bộ công ty:

- Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyên dụng, điều động, bô nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân

- Tham mưu cho Giảm đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động Theo dõi, giải quyết các chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí Xây dựng các phương án vẻ quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp

- Lập kế hoạch, chương trình đảo tạo cán bộ hằng năm và phân phối với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện

- Xây dựng định mức đơn giá về lao động

- Tổ chức khám sức khỏe hằng năm

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị và trình lên Giảm độc Thực hiện công tác kiêm tra và kiêm kê tải sản

2 Phòng tài chính- kế toán

Phòng tài chính — kế toán lad phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc

tô chức công tác kế toán, bộ máy kế toán đảm bảo đúng các quy định của pháp luật về công tác kế toán Thực hiện công tác tông hợp báo cáo quản trị nội bộ, các báo cáo ra

bên ngoài cho các cơ quan nhà nước có thâm quyền theo chức năng nhiệm vụ được giao Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị, Tống giám đốc về các hoạt động đó theo quy định của pháp luật

3 Phong kinh doanh

Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho tông giám đốc về công tác bản sảm pham va dich

vụ của công ty ( cho vay, bảo lãnh, các hỉnh thức cap tinh dung khac, huy dong vốn trên thị trường, dịch vy tu van tài chính, đầu tư góp vôn, liên doanh liên kết), công tác nghiên cứu và phat trién san pham, phat trién thị trường, công tác xây đựng mối quan hệ khách hàng

2 Cac van đề/câu hỏi cân giải quyềt

Trong quá trình quản lý xuất nhập nguyên liệu quán cà phê, việc sử dụng các công cụ như Excel và Power BI có thê giúp giải quyết một số câu hỏi quan trọng Dưới đây là một số câu hỏi cần được giải quyết đê đảm bảo quản lý hiệu quả:

1 Quyền kiểm soát tồn kho: Làm thế nào đề theo đõi và kiêm soát số lượng nguyên liệu trong kho? Excel có thê được sử dụng đề tạo bảng tính cho việc ghi lại thông tin về xuất nhập hàng hóa, trong khi Power BI có thê tạo ra các biêu đồ và báo cáo đề theo dõi tồn kho hiện tại

2 Theo đối chỉ tiêu: Làm sao để theo dõi chỉ tiêu liên quan đến nguyên liệu? Bằng cách

sử dụng Excel, bạn có thê tạo bảng tính đề ghi lại các thông tin về chỉ tiêu hàng ngày hoặc hảng tuần Sau đó, Power BI có thê được sử dụng đề biến các số liệu này thành biểu đồ và báo cáo rõ ràng

3 Tối ưu hóa việc nhập hàng: Làm sao đề xác định lượng nguyên liệu cần nhập vào trong mỗi ky? Str dung Excel va Power BI, ban có thé phân tích dữ liệu lịch sử về tiêu thụ nguyên liệu và dự đoán lượng cần thiết cho các kỳ tiếp theo Điều nảy giúp bạn tối

ưu hóa quá trình nhập hàng và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa

Tóm lại, việc sử dụng Excel và Power BI trong quản lý xuất nhập nguyên liệu quản ca phê có thê giúp giải quyết các câu hỏi quan trọng liên quan đến ton kho, chỉ tiêu và tối

ưu hóa việc nhập hàng Nhờ vào những công cụ này, bạn có thê nắm bắt được thông tin chỉ tiết và đưa ra các quyết định thông minh đề nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình

1 Danh sách các sheet và dữ liệu

PHAN 2 XÂY DỰNG CO SO DU LIEU VOI EXCEL

nhập, Tồn đâu, Nhập, Xuất, Tôn cuối

- Sheet có tống cộng 133 dòng Trong đó 128 dòng là

đề liệt kê danh sách các

NVL

- Sheet này gồm 8 cột: STT,

Mã NCC, Loại, SĐT, Email, STK va Ngan hàng

- Sheet cd tong cộng 54 dòng Trong đó, 50 dòng là liệt kê danh sách các nhà cung cấp

- Gồm 17 cột: STT, Mã NV,

Họ và tên, VỊ trí, Chức vụ,

Giới tính, Ngày sinh, Số

điện thoại, Email, Trạng thái, Loại hình làm việc, Ngày vào lam, Luong vi tri, STK, Ngan hang va KPI

- Sheet g6m 23 dong Voi 20 dòng là liệt kê các nhận viên

- Gồm 7 cột: STT, SĐT/Mã

khách hàng, Tên khách hàng, Ngày sinh, Mã thẻ TV, Loại thẻ TV và Giảm giá

- Gồm 106 dòng Trong đó

102 dòng là liệt kệ khách hàng

- Gồm 202 dòng Trong đó

199 dòng là liệt kê các loại hàng đã nhập

Các kỹ thuật đã sử dụng trong sheet

- Ki thuat fill nhanh cho các cột STT, Tôn đầu, Nhập, Xuất và Tôn cuối

- Kĩ thuật fill nhanh cho cét STT

- Ki thuat fill nhanh cho cột ST và Mã NV

- Kĩ thuật fill nhanh cho cột STT, Nhà cung cấp,

Ma NVL, SL, DVT,

Đơn giá và Thành tiền

- Hàm VLOOKUP cho cột Nhà cung cấp, ĐVT

và Đơn giá - Hàm INDEX cho cột Mã NVL - Ham RANDBETWEEN cho

NVL, SL, DVT, Don gia, Giam gia, Thanh tién, Ngay

xuât và Nhân viên phụ trách

- Gồm 172 hàng Trong đó,

168 hàng dùng đề liệt kê danh sách hàng xuất kho

- Gồm 7 cột: Mã NVL, Tên NVL, SL nhập, Tổng tiền

nhập, SL xuất, Tổng tiền xuất và Tổn kho

- Gồm 313 dòng

- Chức năng DATA VALIDATION cho cot Tén hang va Nhan vién phy trach

- Gồm 172 hàng Trong

do, 168 hang dung dé

liệt kê danh sách hang xuất kho

- Chức năng DATA VALIDATION cho cot Tén hang, Khach hang

và Nhân viên phụ trách

- Hàm VLOOKUP cho cot DVT, Don gia va Giam gia

- Ham INDEX cho cét Loai the TV va Ma NVL

- Ham RANDBETWEEN cho cột SL - Ham IF cho cột

Thanh tién

- Ki thuat fill nhanh cho cột SL Nhập, Tổng tiền nhập, SL Xuất, Tổng tiền xuất và Tồn kho

- Hàm SUMIF cho các cột SL nhập, Tổng tiền nhập, SL xuất và Tông tiền xuất

Sheet Nhà cung cấp:

Sheet nhân viên:

Sheet khach hàng:

Sheet nhat ky nhap:

Sheet nhật ký xuất:

Sheet Doanh thu:

2 Thiết lập mô hình dữ liệu (Data model)

PHAN 3 XAY DUNG CAC BAO CAO, PHAN TICH

1 Danh sach cac bao cao, phan tích

STT Tén bao Tén sheet Người thực Kỹ thuật sử

cáo/phân tích hiện dung (Pivot

table, Chart, Power View )

Chup hinh minh hoa

1.1 Nhận xét và đánh giá

Đưa ra nhận xét và đánh giá chung cho các báo cáo, phân tích đã thực hiện

Đưa ra nhận xét và đánh giá cho các van đề/câu hỏi cân giải quyệết đã nêu ra trong phân 1