Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thuốc cho hiệu thuốc

Có hai nhân viên trong cửa hàng gồm thủ kho - chịu trách nhiệm về việc kiếm tra, quan ly va bao quan hàng hóa trong cửa hàng, thứ hai là được sĩ hoặc nhân viên bán hàng sẽ cung cấp tư vấ

Trang 1

TRUONG DAI HOC MO- DIA CHAT KHOA CONG NGHE THONG TIN

PHAN TICH VA THIET KE HE THONG

QUAN LY THUOC CHO HIEU THUOC

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Mai Hương

Sinh viên thực hiện: 1 - Đoàn Thị Thùy Linh - 2121051094

2 — Hồ Viết Trà - 2121051113

3 — Dương Văn Mạnh - 2121051081

7080703 - 22

Ha Noi — 2023

Trang 2

MUC LUC

Trang 3

LOI NOI DAU

Ngày nay các hiệu thuốc thường xuyên phái đối mặt với thách thức trong việc duy trì lượng tồn

kho, theo đõi các đơn đặt hàng, và đảm bảo rằng moi giao dich đều được ghi chính xác Cần phải giảm

thiêu sai sót trong quá trình bán thuốc và đám bảo tính minh bạch đối với khách hàng Vì vậy chúng em tạo ra một hệ thống quản lý thuốc độc lập hoặc tích hợp với hệ thống thanh toán hiệu quả nhằm tăng cường khả năng theo dõi lịch sử giao dịch, tồn kho, và thông tin vẻ thuốc để giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý thuốc

Trang 4

CHUONG 1: KHAO SAT HIEN TRANG VA THIET LAP DU AN

1.1 Hién trang hé thong

Ngày nay vẫn còn nhiều hiệu thuốc sử dụng quy trình thủ công trong việc bán thuốc nên việc liên kết giữa các khâu trong chuỗi cung ứng còn thuốc còn nhiều yếu kém, dẫn đến tình trạng thiếu thông tin, gây khó khăn cho công tác quản lý Hệ thống bán thuốc bao gồm chủ cửa hàng, nhân viên, quầy

thuốc, dung cy y tế và chăm sóc sức khỏe, quầy thanh toán và giao dịch, khu vực tư vấn và hỗ trợ

khách hàng, khu vực lưu trữ và quản lý hàng hóa Chủ của hàng là người sở hữu và quản lý tổng quan

của hàng thuốc, chịu trách nhiệm về quản lý kinh doanh, lựa chọn hàng hóa, tuyển dụng nhân viên và

cách nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động hàng ngày của cửa hàng Có hai nhân viên trong cửa hàng gồm thủ kho - chịu trách nhiệm về việc kiếm tra, quan ly va bao quan hàng hóa trong cửa hàng, thứ hai

là được sĩ hoặc nhân viên bán hàng sẽ cung cấp tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm thuốc và

dịch vụ chăm sóc sức khỏe Nhưng vẫn còn nhiều cơ sở kinh doanh thuốc chưa có đủ điều kiện về cơ

sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực để quán lý thuốc theo quy định Việc sử đụng phần mềm quản lý thuốc còn chưa phổ biến, đẫn đến việc quán lý thuốc còn thủ công, thiếu hiệu quá Đề khắc phục những vấn đề trên chúng ta cần phái có một hệ thống quản lý thuốc cho các nhà thuốc giúp giám thiêu các rủi

ro trên,

1.2 Phạm vi và mục tiêu dự án

¢ Mục tiêu chung a ; ;

* Hoan thanh bai toan phân tích và thiệt kê hệ thông cho cửa hàng thuốc Dương Trà Linh

® Mục tiêu cụ thể

“ Nâng cao hiệu quả quản lý thuốc tại nhà thuốc, đảm bảo thuốc được quản lý chặt chẽ, khoa học, an toàn và hiệu quả

= Nang cao chat lượng dịch vụ bán thuốc, phục vụ khách hàng tốt hơn

* Tang doanh thu vả lợi nhuận cho nhà thuốc Dương Trà Linh

® Pham vi dy an

" Hệ thống sẽ chỉ được triển khai tại của hàng thuốc Dương Trà Linh

" Hệ thống sẽ quản lý tat cả các loại thuốc được bán tại nhà thuốc

“_ Hệ thống bao gồm các chức năng chính:

o Quan ly tén kho

o_ Báo cáo thống kê

1.3 Các phương pháp quan sát

1.3.1 Phỏng vấn:

1.3.1.1 Phỏng vấn nhân viên:

« Đối tượng:

e_ Dược sĩ

o Nhân viên ban hang

Trang 5

o_ Hiểurõ quy trinh làm việc, phân công nhiệm vụ

o Đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc

° Dược sĩ: "Anh/chị có thể chia sẻ về kinh nghiệm tư vấn cho khách hàng sử dụng

thuôc đặc trị không?"

o_ Nhân viên bán hàng: "Bạn thường gặp phải những vấn đẻ gì khi giải đáp thắc mắc của khách hàng?"

e_ Quản lý: "Theo anh/chị, nhà thuốc cần cải thiện những gì để nâng cao chất lượng

dịch vụ?"

‹e Cách thức thực hiện:

o Chuẩn bị bảng câu hỏi

o Phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại

o Ghi chép hoặc ghi âm nội dung

« Lưuý:

o Đảm bảo tính khách quan

o_ Khuyến khích chia sẻ ý kiến coi mở

1.3.1.2 Phỏng vấn khách hàng:

«_ Đối tượng:

o_ Khách hàng đang mua thuốc

o_ Khách hàng đã từng mua thuốc

¢ Mục đích:

o Đánh giá mức độ hải lòng với dịch vụ

o_ Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng

o_ Xác định điểm mạnh, điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh

o "Anh/chị có hài lòng với chất lượng dịch vụ của nhà thuốc chúng tôi không?"

e_ "Anh/chị thường gặp phải những vấn đề gì khi mua thuốc tại nhà thuốc?" e_ "Theo anh/chị, nhà thuốc can cai thiện những gì để nâng cao chất lượng dịch

vụ?"

‹« - Cách thức thực hiện:

o Phan phéi báng khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp

o Ghi chép hoặc ghi âm nội dung

Trang 6

o Đảm bao tính khách quan của bang cau hoi

o Phan tich dir ligu thu thap một cách khoa học

1.3.2 Nghiên cứu tại chỗ:

1.3.2.1 Quan sát quy trình làm việc:

¢ Mục đích:

o Ghi chép điểm yếu, máng tôi trong quy trình

e Vidu:

o_ Quan sát cách thức tiếp nhận đơn thuốc, tư vấn, thanh toán và giao thuốc

o Ghi chép thời gian chờ đợi của khách hang tai mỗi khâu

o_ Tham quan nhà thuốc vào các thời điểm khác nhau

o Ghi chép nhật ký quan sat

eo _ Chụp ánh hoặc quay phim để lưu lại đữ liệu

e Luuy:

o Tránh ảnh hưởng đến hoạt động của nhà thuốc

1.3.2.2 Quan sát cách thức quản lý:

¢ Mục đích:

o Đánh giá hiệu quả hoạt động

o_ Xác định điểm mạnh, điểm yếu trong cách thức quan lý

e Vidu:

o _ Phỏng vấn nhân viên quản ly

o Tham khảo tài liệu, số sách ghi chép

e Luuy:

o Đảm bảo tính khách quan

o Giữ bí mật thông tin nhạy cam

1.3.3 Phân tích dữ liệu:

¢ Mục đích:

eo _ Xác định xu hướng, điểm bắt thường, hiệu quá hoạt động

Trang 7

o Sử dụng các công cụ phân tích đữ liệu như Excel, Power BI

e Vidu:

eo _ Phân tích đữ liệu bán hàng theo từng loại thuốc

o Phân tích thời gian chờ đợi của khách hàng

1.3.4 Tham khảo tài liệu:

¢ Mục đích:

eo _ Tìm hiểu các mô hình quán lý nhà thuốc hiệu qua

o Tham khảo các bài báo, nghiên cứu khoa học về quán lý nhà thuốc

o Tìm kiếm tài liệu trên các trang web, thư viện, hoặc các nguồn uy tín khác

o Đọc và ghi chép các thông tin quan trọng

eo _ Phân tích và tổng hợp các thông tin thu thập được

e Vidu:

eo _ Tham khảo các nghiên cứu khoa học về hiệu quả của các chương trình tư van thuốc

« Lưuý:

o_ Sử dụng các tài liệu có nguồn gốc rõ ràng và uy tín

o_ Phân tích thông tin một cách cần thận và khách quan

1.3.5 Lựa chọn phương pháp phù hợp:

«ồ Can cir:

o Mục tiêu nghiên cứu

o Phạm vi nghiên cứu

o Nguôn lực sẵn có

o Néu muon nghiên cứu về quy trình làm việc, có thế sử dụng phương pháp quan sat

trực tiếp

o_ Nếu muốn nghiên cứu về mức độ hài lòng của khách hàng, có thể sử dụng phương pháp phỏng vân hoặc khảo sát

o_ Kết hợp nhiều phương pháp đề có cái nhìn toàn diện

o Lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích và phạm vi nghiên cứu

1.4 Phân tích mô hình nghiệp vụ:

1.4.1 Nghiệp vụ quản lý khách hàng:

Trang 8

® - Mục tiêu của chức năng:

o Tang doanh sé ban hang

©_ Cải thiện trải nghiệm khách hàng

©_ Đảm bảo tuân thủ các quy định

¢ Quy trinh thực hiện:

o Nhéan vién thu thập thông tin khách hàng, lấy thông tin khách hàng và triệu chứng bệnh

khi họ đến mua thuốc

o_ Phân tích triệu chứng mà khách hàng đưa ra để cung cấp loại thuốc phù hợp nhất o_ Ghi hóa đơn thuốc và xuất hóa đơn cho khách hàng

® - Các tài liệu và dữ liệu liên quan:

o_ Hóa đơn: Gii lại thông tin về các giao địch bán hàng, bao gồm sản phẩm đã bán, số

lượng, giá cả, tổng số tiền, chiết khấu

o_ Báo cáo doanh số: Tóm tắt doanh số bán hàng theo sản phẩm, khách hàng, nhân viên bán hàng

©o_ Dữ liệu sản phẩm: Bao gồm thông tin về các sản phẩm thuốc được bán tại nhàthuốc

Dương Trà Linh, chăng hạn như tên sản phẩm, nhà sản xuất, hoạt chất, gia ca, tồn kho

Dữ liệu này được sử đụng đề theo đõi hàng tồn kho, đặt hàng mới và phân tích doanh số

©_ Dữ liệu bán hàng: Bao gồm thông tin về các giao dich ban hàng, chăng hạn như tên, địa

chỉ, số điện thoại, hiệu suất bán hàng Dữ liệu này có thể được sử dụng để đào tạo

nhân viên, đánh giá hiệu suất

1.4.2 Nghiệp vụ quan lý tồn kho:

® - Mục tiêu của chức năng:

o Dam bảo nguồn cung ứng thuốc đây đủ và kịp thời

o_ Giảm thiểu chỉ phí lưu kho

©_ Nâng cao hiệu quả hoạt động

o Nhan viên theo đõi lượng thuốc tồn kho: Ghi chép số lượng thuốc nhập vào, xuất kho và

tổn kho hiện tại

o_ Lên kế hoạch đặt hàng: Xác định số lượng thuốc cần đặt hàng đựa trên như cầu dư kiến

và mức tôn kho hiện tại

o_ Đặt hàng: Đặt hàng thuốc từ nhà cung cấp, theo dõi tình trạng đơn hàng và nhận hàng o_ Quản lý kho thuốc: Sắp xếp, bảo quán và kiếm tra chất lượng thuốc trong kho

o_ Báo cáo tổn kho: Lập báo cáo vé tinh trang tổn kho theo định kì để cung cấp cho chủ

nhà thuốc

o_ Báo cáo tồn kho: Tóm tắt tình trạng tồn kho theo các loại thuốc, nhà cung cấp, hạn sử

dụng

o_ Kế hoạch đặt hàng: Xác định số lượng thuốc cần đặt hàng dựa trên nhu cầu dự kiến và

mức tổn kho hiện tại

©_ Dữ liệu tồn kho: Bao gồm thông tin về số lượng tổn kho của từng loại thuốc tại mỗi thời điểm, hạn sử dụng, giá cá, vị trí lưu kho Dữ liệu này có thể được sử dụng để theo đõi

xu hướng tồn kho, xác định các mặt hàng cần đặt hàng và tối ưu hóa việc sử đụng kho

Trang 9

địa chỉ, số điện thoại, email, giá cả, chất lượng sản phẩm Dữ liệu này có thể được sử

dụng đề lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và đàm phán giá ca tốt nhất

1.4.3 Nghiệp vụ chức năng báo cáo thống kê:

¢ Mục tiêu chức năng:

o_ Cung cấp thông tin chỉ tiết về doanh số bán hàng

o_ Hỗ trợ đưa ra các quyết định về việc nhập thuốc, định giá sản phẩm, chiến lược phát triển

° Thống kê thuốc trong kho, kiểm tra số lượng thực tế của từng loại thuốc, đối chiếu số

lượng thực tế với số liệu trong hệ thống quản lý kho, Cập nhật số liệu trong hệ thống quản lý kho

xuất thông tin từ hóa đơn

o_ Báo cáo thống kê: Bao gồm các báo cáo chỉ tiết về doanh số bán hàng, lợi nhuận, tồn kho Báo cáo có thé được lập theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm

o_ Dữ liệu tồn kho: Bao gồm thông tin về số lượng sán phẩm có trong kho, giá trị kho và

ngày hết hạn Dữ liệu tồn kho có thể được thu thập từ hệ thống quản lý kho hoặc các

nguồn khác

tả, giá bán, nhà cung cấp và đanh mục sản phẩm Dữ liệu sản phẩm có thể được thu thập

từ hệ thống quán lý sản phẩm hoặc các nguồn khác

o_ Dữ liệu khách hàng: Bao gồm thông tin về khách hàng, chăng hạn như tên, địa chỉ, số

điện thoại, email và lịch sử mua hàng

1.5 Các giải pháp và tính kha thi

1.5.1 Giải pháp đề xuất

> Phần mềm:

¢ Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp

¢ - Phần mẻm cần đáp ứng các yêu cầu:

o_ Có khá năng tích hợp với các thiết bị khác như máy pos, máy in hóa đơn

> Phần cứng:

¢ Nang cap may tính, máy pos nếu cân thiết

> Dao tao:

¢ Dao tao nhan vién str dung phan mém quan ly nha thuéc

¢ Nang cao kién thire vé quan ly nha thuốc cho nhân viên

9

Trang 10

1.5.2 Danh gia tinh kha thi

> Tinh kha thi vé mat ky thuat:

¢ Có nhiều phần mềm quán lý nhà thuốc trên thị trường đáp ứng được yêu cầu

o_ Chỉ phí cho phần mềm, phần cứng và đào tạo nằm trong ngân sách dự kiến

¢ = Tinh kha thi về mặt thời gian:

1.6 Dự trù và kế hoạch triển khai dự án

1.6.1 Dự trù kinh phí

> Phần mềm:

¢ Chi phi bao tri phan mém: 2 triệu đồng/năm

> Phan cing:

e Nang cap máy tính: 5 triệu đồng/máy

¢ May pos: 3 triéu déng/may

> Dao tao:

¢ Chi phi dao tao: 1 triéu đồng/người

1.6.2 Lập kế hoạch triển khai

> Giai đoạn khởi động:

¢ Thanh lap ban chi dao dy an

e Phân công nhiệm vụ cho các thành viên dự án

> Giai đoạn thiết kế:

»« Thiết kế giao điện hệ thống

> Giai đoạn phát triển:

*® Kiểm tra thử nghiệm hệ thống

> Giai đoạn thử nghiệm:

® - Sửa lỗi, hoàn thiện hệ thống

> Giai đoạn triển khai:

e _ Triển khai hệ thống chính thức

® - Dào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

1.6.3 Phân công nhiệm vụ

> Ban chi dao dy an:

¢ =Phy trach chung dy án

¢ Ra quyét dinh các vấn đề quan trọng

> Nhóm phát triển phần mềm:

> Nhóm kiểm thử:

10

Định dạng
Số trang	19
Dung lượng	1,53 MB