Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí vật liệu xây dựng công ty xi măng việt nam

Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa công ty với nha cung cap Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại vật tư và

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN

DE TAI: PHAN TÍCH VÀ THIET KE HE THONG QUAN Li VAT LIEU

XAY DUNG CONG TY XI MANG VIET NAM

Sinh vién thurc hién: Va Van Sang-DCCTCT66_07B

Nguyễn Hồng Sơn-DCCTCT6_ 07B

Phạm Ngọc Thạch-DCCTCT66_ 07C Giảng Viên: Nông Thị Oanh

NHÓM :6

HÀ NỘI: 2024

A, LOI MO ĐẦU

Trong thời đại ngày nay việc quan lý, điệu hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả Do đó việc áp dụng CNTT vào trong quản lý là điều cần thiết

Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều doanh nghiệp sử đụng và

đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú Một trong những ứng dụng CNTT

vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư

Với sự hỗ trợ của các phần mềm tín học, việc quản lý điều hành doanh nghiệp sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để phi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho Các kế toán viên hạch toán thu chỉ nhanh chóng ,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý Nếu các doanh nghiệp Việt Nam không kịp thời thay đôi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh tế càng lớn

Đề tài mà nhóm em chọn dé nghiên cửu vả thực hiện là:" Phẩm tích: gà thiết kế ATTT quan ly vat tw trong công ty xây dung"

Dé tai này được thực dựa trên những kiến thức mà nhóm em đã được học ở môn học Phân tích & Thiết kế hệ thống thông tin, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên

bộ môn và một số tài liệu liên quan

Nhóm em xin cam đoan đây là đề tài mà nhóm em tự thực hiện không sao chép của ai khác Đây là tất cả sự cô gắng và nỗ lực của nhóm em trong thời gian qua mặc

dù đề tài không tránh khỏi những sai sót

ra, báo cáo tồn kho trong tháng

Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như

sau:

Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm:

bộ phận kế hoạch, bộ phân kế toán, bộ phan quản lý vật tư

O Bo phan ké hoach:

* Bo phan nghién cứu thị trường: khảo sat 914 ca vat tur trén thi trong

* Bo phan mua hang: c6 nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát

LH Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về gia ca thu mua va xuất nhập vật tư

I Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư

theo đúng định mức riêng của từng hạng mục dự án

Việc mắt mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ đễ dàng phát hiện nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận

Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa công ty với nha cung cap

Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại vật tư và cho nhập vào kho Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau:

Địa Chỉ: "¬ eee eee eee cent tees eeeeee ett eeneeeeeeeens

Sô điện thoại: SÔ FaX:

STT | Mã Tên vật|ĐÐĐV | Đơn Số Thành Ghi chú

SỐ tu T | gia lượng tiền

Tên hàng:

STT| Chứng từ Diễn giải Ngày nhập Số lượng

Số | Ngày xuất Nhập | Xuất | Tồn

Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vảo thẻ kho

Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi

thêm vảo thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho

mới

b Xuất hàng

Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạng mục, theo tình hình chung về yêu cầu của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loại vật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiểu của khách

hàng, nhưng chính những loại vật tư đó Thủ kho lại thấy trong kho đã hết hoặc còn ít,

từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó

Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng:

mức quy định cho từng hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho Việc xuất vật

tư từ kho ra hạng mục dự ân sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho

Công Ty Xây Dựng

Tir ngay đến ngày

STT|Mã | Tên Tồn đầu | Nhập | Xuất |Tồn cuối | Ghi

Ngay Thang Nam 202

Kế toán trưởng Trường Phòng QLVT

SO DO TO CHUC CUA HE THONG QUAN LY VAT TU

TRONG CONG TY XAY DUNG

c Hién trang tin học

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý ở trên, ta thay cong việc hàng ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra

liên tục, đặc biệt là công việc nhập và xuất vật tư Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi

tính chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, số sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiếm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó trãnh khỏi sai sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác Nếu có sai xót thì

việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn Nếu không giải quyết kịp

thời, có thể dẫn đến việc nhằm lẫn dữ liệu, gay mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý công ty

Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quan ly vat tu trong céng ty xây dựng là nhụ

câu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên của phương pháp xử lý bằng

tay, đồng thời nó có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, Do vậy cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục các yếu điểm nói trên

3 Phân tích yêu cầu

3.1 Yêu cầu chức năng

a Quan ly kho

* Quan ly hang nhập

- Nhap hang theo dung danh muc trong hoa don mua hang cua cong ty Hàng nhập được theo đối dựa trên: mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho

- In báo cáo nhập hang trong ky

* Quan ly hang xuat

- Hang xuat ra cung cấp cho từng dự án theo đúng định mức được theo dõi qua mã hàng, chủng loại, số lượng xuất

-_ In báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ

* Quan ly hang ton

- Téng hop nhing phat sinh xuất nhập tổn trong ki

- In bao cao hang ton và giá trị tồn kho trong kì

- In bao cáo thẻ kho từng mặt hàng

3.2 Yêu cầu phi chức năng

*- Hệ thông có chức năng bảo mật và phân quyền

* Người sử dụng chương trình: đăng kí vả phân quyền cho người sử dụng

chương trình, giúp người quản lý có thê theo dõi, kiêm soát được chương trình

«- Đổi password: người sử dụng có thê đổi mật mã đề vào chương trình và sử dụng hệ thống đữ liệu

« Cần phân chia khả năng truy cập đữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thông kê cuối kì

Chương II Phân tích hệ thống về chức năng

1 Biêu đồ phân cập chức năng - BPC

Nhân viên Báo cáo Báo cáo Thong ké

mua hang ban hang hàng hóa

Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục hàng hóa và danh mục kho.b

Chức năng mua hàng:

U Dat hang: doanh nghiệp đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cân đặt Mối lần đặt hàng, doanh nghiệp in đơn hàng sửi đên nhà cung cap _ Nhập hàng: nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà cung cấp giao hàng cho công

II Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tĩ địa

chỉ đã yêu cầu đặt hàng Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng

cũng như chất lượng hàng hoá thi bộ phận này sé thu nhận thông tin va về báo cáo cho bộ phận quản lý

LH Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các thả quản ly

Chức năng kiểm tra tồn hàng:

L Cập nhật hang tồn đầu ky: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kến nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này

1 Lam thé kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thê dé & dang trong việc quản lý các loại vật tư

Chức năng báo cáo:

L Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc ban hang do khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu

II Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết đŒc tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không

II Thống kê hàng hóa: Thống kê những chúng loại vật tư đã bán và những bạ đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên

_ Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ đựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ

đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không

10

2 Biểu đồ luồng dữ liệu - BLD

- _ Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc

khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra

- _ Khách hàng khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của minh dén nha quan ly vat tư của doanh nghiệp

- Kétoan quan ly vat tu tién hanh:

O Tra loi don hàng, lập hóa đơn ban hang, giao hang cho khách hàng

LL Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo

H

Don dat hang Nha cung cap

Phiếu thanh toán

2.3 BLD mức dưới đỉnh

2.3.1 Chức năng Cập nhật danh mục

Khách hàng Nhà cung cấp

Thông tin khách hàng

1.ti Cập nhật danh mục hàng

13

2.3.2 Chức năng Mua hàng

14

2.3.4 Chức năng Kiêm tra tôn hàng

4.2 Làm thẻ

16

2.3.5 Chức năng Báo cáo

Yêu câu báo cáo

Chương III Phân tích hệ thống về dữ liệu

1 Các kiểu thực thể và mô hình EER

KhachHang HDXuat DMNX HDNhap NCC

MakH | | SoCT | | MaNx | SoCT MaNCC

DiaChiKH MaNV | MaNCC DiaChiNCC DienThoaiK MaKH MaNV DienThoaiNC

H S MaHTTT DMKho_ | Neay C

TKNHKH < MaKho H MakKho H | MaKho TKNHNCC

DienGiai | TenKho MaKH Fax

\ NhanVien MaNX MaNV

MaLoai HDXuatCT ChucVu

TenLoai MaHan DCNV

SoCT DThoaiNV SoLuong P

Hang TrongLuon

MaHang g NhanVien

TenHang DGiaBan MaNV—————

DGiaNhap MaHang

SoLuong DGia

*#Mô hình quan hệ

KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChiKH, DienThoaiKH, TKNHKH)

Khóa chính: MaKH

HTTT (MaHTTT, TenHTTT)

Khoa chinh: MaHTTT

DMLoai (MaLoai, TenLoat)

Khoa chinh: MaLoai

Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat) Khóa chính: MaHang Khóa ngoại: MaLoai tham chiéu dén bang DMLoai HDXuat (SoCT, Ngay, MaNV, MaKH, MaHTTT, MaKho, DienGiai, TKCo, TKNo,

MaNX)

Khóa chính: SoCT Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH

tham chiếu đến bảng KhachHang, MaHTTT tham chiếu đến bảng HTTT

HDXuatCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaBan)

Khoa chinh: MaHang, SoCT

HDNhapCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaNhap)

Khoa chinh: MaHang, SoCT

DMNX ( MaNX, TenNX)

Khóa chính: MaNX

DMKho (Makho, TenKho, DCKho)

Khóa chính: MakKho

NhanVien (MaNV, TenNV, ChucVu, DCNV, DThoaiNV)

Khoa chinh: MaNV

DDHangCT (MaDDH, MaHang, SoLuong, DGia)

Khoa chinh: MaDDH

HDNhap (SoCT, SoCTGoc, MaNCC, MaNV, Ngay, MaKho, MaKH, TKNo, TKCo, MaHTTT, MaNX)

Khoa chinh: SoCT Khoa ngoai: MaNV tham chiéu dén bang NhanVien, MaKH

tham chiếu đến bảng KhachHang, MaKho tham chiếu đến bảng DMKho, MaNX tham chiếu đến bảng DMNX

NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DienThoaiNCC, TKNHNCC, Fax)

Khoa chinh: MaNCC

DonDatHang (MaDDH, NgayDH, NgayNH, MaNV, MaNCC)

Khóa chính: MaDDH Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bang NhanVien,

MaNCC tham chiéu dén bang NCC, MaLoai tham chiéu dén bang DMLoai

MaKho (Mã kho): là khóa chinh cua bang DMKho

TenKho (Tên kho): tên của kho

DCKho ( Địa chỉ kho): địa chỉ kho

MaLoai (Mã loại): là khóa chinh cua bang DMLoai

TenLoai (Tén loai): tén loai hang

MaNX (Mã nhập xuất): là khóa chính của bảng

DMNX TenNX (Tên nhập xuất): tên nhập xuất

MaDDH (Mã đơn đặt hàng): là khóa chính cua bang DonDatHang

NgayDH (Ngày đặt hàng): cho biết ngày khách hàng đặt hàng

NgayNH (Ngày nhận hàng): cho biết ngày nhận hàng của khách hàng

MaNV (Mã nhân viên)

MaNCC (Mã NCC): là khóa ngoại dùng đề tham chiếu đến bảng NCC

1.5 DDHangCT (Don dat hang chỉ tiết)

3 SoLuong Number Double

MaHang ( Mã hàng): là mã của mặt hàng, tham chiếu đến bảng Hang

MaDDH (Mã đơn dặt hàng): là khóa chinh cua bang DDHangCT

SoLuong (Số lượng): cho biết số lượng của đơn đặt hàng

DGia (Don gia): don gia

6 DGiaNhap Number Double

7 DGiaXuat Number Double

MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng Hang

TenHang (Tên hàng): cho biết tên của mặt hàng

MaLoai (Mã loại): xác định mặt hàng đó loại nào

TroneLuong (Trọng lượng): biết được mặt hàng đó nặng bao nhiêu

DVT (Bon vi tinh): don vi tinh

DGiaNhap (Don gia nhap): don gia nhap

DGiaXuat (Don gia xuat): don gia xuat

1.7 HDNhap (Hóa đơn nhập)

7 TKNo Number Double

8 TKCo Number Double

9 MaHTTT Text 10

10 MaNX Text 10

21