Đề tài 17 phân tích và thiết kế hệ thống thương mại Điện tử quản lý bán hàng tại siêu thị

Đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn đạt yêu cầu về số lượng & chất lượng để phục vụ cho việc phát triển kinh doanh, chăm sóc khách hàng của cửa hàng và phát triển thương hiệu WinMart+ - Quản

/;p—[TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

-o0o -BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƯƠNG

MẠI ĐIỆN TỬ

Đề tài 17: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI

ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI SIÊU THỊ

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ KHẢO SÁT

Đơn vị khảo sát: Siêu thị Winmart

Địa chỉ: Dự án Pandora, 53 P Triều Khúc, Thanh Xuân, Hà Nội

Thành lập: Hệ thống siêu thị và chuỗi cửa hàng WinMart & WinMart+ là hai thương hiệu bán lẻ thuộc Tập Đoàn Masan Group Ra đời từ 20/11/2014 cho đến nay, hệ thống ra mắt với hơn 132 siêu thị WinMart và gần 3000 cửa hàng WinMart+ phủ rộng khắp Việt Nam, mang đến cho người tiêu dùng sự lựa chọn đa

2

LỚP: 71DCTD22

NHÓM THỰC HIỆN: Nhóm 11

THÀNH VIÊN: Nguyễn Thị Ngọc Bích

Phạm Thị Dinh Nguyễn Thị Hồng Đào Nguyễn Thị Kim Huệ Nguyễn Thị Hà My

Hà Nội- 2022

dạng về: thực phẩm tươi sống, thực phẩm sơ chế, quần áo, mỹ phẩm, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, đồ chơi, v.v đáp ứng đầy đủ nhu cầu trải nghiệm mua sắm từ bình dân đến cao cấp của mọi khách hàng

Quy mô: được thiết kế nổi bật trên diện tích hơn 30m2 (gồm khu trưng bày

bán sản phẩm, quầy thu ngân, bộ phận kho)

2 KHẢO SÁT CỬA HÀNG

2.1 Danh mục các mặt hàng của cửa hàng

 Thực phẩm tươi sống: Thịt, Bơ Sữa & Trứng, Hải Sản, Rau Củ Quả, Trái Cây, Thực Phẩm Đông Lạnh, Thực Phẩm Chế Biến Sẵn, Kem, Đậu phụ, Các loại mắm

 Thực phẩm đóng hộp & khô: Các loại thịt hộp, mỳ tôm, bún khô, cháo ăn liền, xúc xích gói

 Gia vị chế biến: Gia vị dạng bột, gia vị dạng nước, dầu ăn, hành tỏi

 Sữa & các chế phẩm từ sữa: Sữa nước, sữa bột, sữa đặc, sữa thanh trùng…

 Đồ uống: Có gas, không có gas, bia & nước hao quả lên men, rượu…

 Đồ ăn vặt: Bánh, kẹo, chocolate, snack, thạch, các loại hạt sấy khô…

 Hóa mỹ phẩm: Vệ sinh nhà cửa, chất giặt tẩy, mỹ phẩm trang điểm…

 Chăm sóc cá nhân: Khẩu trang, đồ skincare, khăn ướt, kem đánh răng, bàn chải, dầu gội, sữa tắm…

2.2 Các nghiệp vụ chính của cửa hàng

2.2.1 Phương thức bán hàng

 Bán lẻ, đề giá trước cho khách hàng

 Bán trực tuyến trên app Vinid

2.2.2 Phương thức thanh toán

 Thanh toán trực tiếp: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt tại cửa hàng.

 Thanh toán không dùng tiền mặt: Thanh toán bằng điểm VinID, thanh toán bằng ví điện tử, thanh toán bằng thẻ ATM

2.3 Các dịch vụ

 Các chương trình khuyến mại, giảm giá, mua hàng tặng quà

 Dịch vụ đi chợ hộ, giao hàng tận nhà

 Thanh toán điện nước, mua thẻ điện thoại

2.4 Tổ chức quản lý hoạt động

 Giám đốc Winmart: có nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát các công việc chung nhất

của các Phó Giám đốc có liên quan đến một chức năng nhất định, chẳng hạn như kỹ thuật, maketing, tài chính, thực phẩm Tiếp đó là các Quản lý Dự án giám sát phần công việc liên quan trực tiếp dự án (sản phẩm, thị trường, khách hành, tài chính,vv của dự án) Nhóm người này sẽ vận hành các đội đa chức năng, trong đó, các thành viên của dự án A,B đến từ các phòng chức năng cùng làm việc để phát triển một sản phẩm nhất định nào đó

 Quản lý cửa hàng: Chịu trách nhiệm đảm bảo doanh số của cửa hàng

- Tổ chức hoạt động vận hành của cửa hàng, đảm bảo hoạt động cửa hàng đạt được thực hiện đúng với quy trình, quy định

- Tuyển dụng, đào tạo, phát triển & quản lý đội ngũ nhân viên Đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn đạt yêu cầu về số lượng & chất lượng để phục vụ cho việc phát triển kinh doanh, chăm sóc khách hàng của cửa hàng và phát triển thương hiệu WinMart+

- Quản lý hiệu quả các mối quan hệ đối ngoại với khách hàng, cơ quan ban ngành và cộng đồng có liên quan để nâng cao thương hiệu và uy tín của công ty

- Đề xuất cải tiến quy trình & các giải pháp nhằm gia tăng hiệu quả về mặt thời gian, chi phí và chất lượng phục vụ của cửa hàng

2.5 Khảo sát

2.5.1 Hình thức khảo sát:

4

 Phỏng vấn.

 Quan sát hiện trường

 Nghiên cứu tài liệu

2.5.2 Đối tượng khảo sát:

 Nhân viên bán hàng: Lưu Hương Giang

 Người quản lý: Hồ Việt Hoàng

* Phỏng vấn nhân viên bán hàng

 Ngày phỏng vấn: 7h30 ngày 22/08/2022

 Nội dung phỏng vấn: Nghiệp vụ và công việc của nhân viên bán hàng

Các câu hỏi dự kiến như sau:

ST

T

Câu hỏi Câu trả lời của nhân viên Ghi chú

1 Câu hỏi 1: Danh mục các

mặt hàng được bày bán tại

cửa hàng?

Thực phẩm tươi sống, Thực phẩm đóng hộp & khô, Gia vị chế biến, Sữa

& các chế phẩm từ sữa, Đồ uống, Đồ

ăn vặ, Hoá mỹ phẩm , Chăm sóc cá nhân

2 Câu hỏi 2: Khách hàng cần

để lại thông tin gì nếu muốn

làm thẻ tích điểm?

Tên, số điện thoại, căn cước công dân

3 Câu hỏi 3: Phương thức

thanh toán của cửa hàng?

 Thanh toán trực tiếp: Khách hàng

có thể thanh toán bằng tiền mặt tại cửa hàng

 Thanh toán không dùng tiền mặt:

Thanh toán bằng điểm VinID Thanh toán bằng ví điện

tử, Thanh toán bằng thẻ ATM.

4 Câu hỏi 4: ?

* Phỏng vấn người quản lý



 Ngày phỏng vấn: 8h ngày 22/08/2022

 Người được phỏng vấn: Hồ Việt Hoàng

Các câu hỏi dự kiến:

STT Câu hỏi Câu trả lời của người quản lý Ghi chú

1 Câu hỏi 1: Các nhà cung cấp

chiến lược các sản phẩm cho

siêu thị?

Hơn 100 nhà cung cấp nổi bật là: Vinamilk, Hảo Hảo, nông sản VinEco, thịt sạch MeatDeli…

2 Câu hỏi 2: Những sản phẩm

nào được bán chạy nhất ?

Mỳ tôm, đồ đóng hộp, sữa, bánh kẹo, nước giải khát, thịt, rau củ

3 Câu hỏi 3: Siêu thị có những

bộ phận nào?

Quản lý cửa hàng, bộ phận thu ngân, nhân viên bán hàng, bộ phận kho, bộ phận bảo vệ

4 Câu hỏi 4: Cách giải quyết các

khiếu nại của khách hàng?

5 Câu hỏi 5: Các thông tin của

nhân viên gồm những gì ?

Thông tin bao gồm: Họ và tên, SĐT liên hệ, ngày tháng năm sinh, địa chị tạm trú, thường trú

* CÁC CHỨC NĂNG DỰ KIẾN CỦA HỆ THỐNG

6

Hệ thống bán hàng dự kiến gồm các chức năng sau đây:

Chức năng 1: Quản lý thông tin hàng hóa

+ Thêm mới khi nhập hàng về, sửa các thông tin hàng hóa khi cần

+ Thông tin hàng hóa gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng hóa, thông tin hạn sử dụng, số lượng còn lại

Chức năng 2: Quản lý thông tin nhà cung cấp

+ Thông tin nhà cung cấp luôn được cập nhập mới nhất

+ Thông tin các chính sách mua bán, bảo hành mới nhất đến từ nhà cung cấp

Chức năng 3: Quản lý nhân viên bao gồm:

+ Thêm mới nhân viên khi có nhân viên mới đồng thời cho phép chỉnh sửa, xóa các nhân viên cũ

+ Thông tin nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, tuổi, giới tính, bộ phận làm việc

+ Phân quyền

Chức năng 4: Quản lý xuất hàng

+ Khi khách hàng mua hàng, nhân viên tư vấn tư vấn các mặt hàng theo yêu cầu, nếu mặt hàng khách yêu cầu không có hoặc đã hết tại cửa hàng đưa ra thông báo hết hàng

+ Các thông tin trên hợp đồng mua bán: Mã hóa đơn, ngày xuất, tên nhân viên bán hàng, thông tin chi tiết của sản phẩm, số lượng, đơn giá

Chức năng 5: Quản lý nhập hàng

+ Kiểm tra hàng trước khi nhập vào kho

+ Nhập đầy đủ thông tin trong phiếu nhập hàng

Chức năng 6: Báo cáo thống kê.

+ Thống kê doanh thu, hoạt động của cửa hàng theo từng tuần, quý, năm

+ Thống kê số nhân viên tại cơ sở

* PHÁT BIỂU BÀI TOÁN

Siêu thị Winmart cần xây dựng một hệ thống để quản lý trưng bày và bán các sản phẩm, quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên Hoạt động của hệ thống được xây dựng đảm bảo các yêu cầu sau:



 Đối với nhân viên bán hàng:

Hệ thống phải cho phép nhân viên bán hàng lập hoá đơn tính tiền cho khách hàng một cách đơn giản, nhanh chóng, chính xác nhất

Ngoài việc bán lẻ, siêu thị còn bán sỉ cho các đơn vị cần mua với số lượng nhiều Với các đơn vị này thì hệ thống cần phải lập hoá đơn chi tiết cho họ để thanh toán tiền Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra khả năng đáp ứng đơn đặt hàng Nếu đủ khả năng đáp ứng đơn đặt hàng, bộ phận này

sẽ nhập thông tin đơn đặt hàng vào hệ thống

Mỗi quầy thu ngân được phụ trách bởi một hay nhiều nhân viên bán hàng Tại mỗi thời điểm chỉ có một nhân viên phụ trách một quầy thu ngân Hệ thống phải lưu lại phiên làm việc của nhân viên để tiện cho việc quản lý sau này

Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của siêu thị, tính toán xem lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay thanh lý hàng tồn Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống kê chi tiết về tình hình của siêu thị

Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê về tình hình bán hàng của siêu thị gửi lên ban giám đốc Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về tình hình bán hàng trong tháng hoặc trong khoảng thời gian cho trước

Khi có hàng hết hoặc cần bổ sung hàng mới, siêu thị sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp Thông tin về hàng cần nhập phải được lưu lại để bộ phận kế toán có thể thống

kê tình hình mua bán trong siêu thị Thông tin này sẽ được trình lên ban giám đốc

để duyệt xem có được phép nhập hàng hay không Khi nhập hàng mới bộ phận kho

8

sẽ lập mã vạch, tính toán số lượng rồi nhập hàng vào hệ thống Hệ thống phải cho phép bộ phận kho nhập hàng mới vào hay cập nhật hàng



 Đối với người quản lý:

Người quản lý phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị, việc thống kê được thực hàng tháng cũng có thể bất kì khi nào

Quản lý thông tin của các nhân viên trong cửa hàng

Ghi nhận và giải quyết các yêu cầu của khách hàng



 Đối tượng là khách hàng:

Có 2 dạng khách hàng: khách hàng bình thường và khách hàng thân thiết Nếu khách hàng là khách hàng thân thiện khi mua hàng thì mã số khách hàng sẽ được lưu trong hệ thống và được hưởng quyền lợi từ chương trình của siêu thị Đối với các khách hàng bình thường mua thì hệ thống không cần lưu thông tin của khách hàng mà chỉ lưu lại hoá đơn để bộ phận kế toán thống kê

Khi thanh toán khách hàng sẽ được lựa chọn phương thức thanh toán sao cho phù hợp với từng người nhất nhất như: Trả bằng tiền mặt, trả qua thẻ ngân hàng, chuyển khoản, trả bằng điểm vinid

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1 Biểu đồ Usecase

1.1 Xác định các Actor

STT ACTOR USECASE

1 Quản lý Là thành viên có các chức năng như thêm,

sửa, xóa thành viên nhân viên Vì thế mà người quản lý có thể kiểm soát được các đầu việc mà nhân viên làm

2 Nhân viên Là nhân viên làm việc trong cửa hàng Nhân

viên bán hàng, đứng ở quầy thu tiền, tính tiền

và lập hóa đơn cho khách hàng Thông qua các mã vạch quản lý trên từng mặt hàng được nhân viên bán hàng nhập vào hệ thống thông qua một đầu đọc mã vạch

Là người chịu trách nhiệm tạo phiếu nhập hàng khi hàng hoá được nhập về, tạo phiếu xuất hàng khi xuất hàng lên quầy, kiểm kê hàng trong kho, tạo phiếu trả hàng nếu mặt hàng đó hết hạn sử dụng hay có lỗi

1.2 Xác định các Usecase

STT ACTOR USECASE

1 Quản lý 1 Đăng nhập- xuất

2 Quản lý nhân viên

3 Quản lý NCC

4 Quản lý danh mục

5 Quản lý sản phẩm

6 Quản lý bán hàng

7 Quản lý nhập hàng

8 Quản lý tài khoản

9 Quản lý khách hàng 10

10.Tìm kiếm sản phẩm 11.Thống kê

2 Nhân viên 1 Đăng nhập- xuất

2 Quản lý bán hàng

3 Quản lý nhập hàng

4 Quản lý sản phẩm

5 Quản lý khách hàng

6 Quản lý tài khoản

7 Tìm kiếm sản phẩm

1.3 Biểu đồ Usecase tổng quát

1.5 Biểu đồ Usecase chi tiết

1.5.1 Quản lý danh mục

12