Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhà xuất bản giáo dục việt nam

Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông thì ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp cho con người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Đứng trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất doanh nghiệp là một tất yếu, nó giúp cho các đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh trên thị trường. Trong xu hướng tin học hóa toàn cầu và chính sách tin học hóa trong quản lý của nhà nước. Nhà xuất bản Giáo dục với nhiệm vụ là tổ chức biên soạn, biên tập, in ấn và tổng phát hành các loại sách giáo khoa và các xuất bản phẩm giáo dục khác phục vụ cho giảng dạy, học tập của các ngành học, bậc học trong toàn quốc. Đồng thời giúp Bộ Giáo Dục và Đào Tạo chỉ đạo công tác phát hành sách và thư viện trường học. Chính vì vậy, đơn vị đề ra mục tiêu là phải đáp ứng đủ về số lượng, đảm bảo về nội dung lẫn hình thức một cách kịp thời nhất các xuất bản phẩm. Việc quản lý các quy trình xuất bản của Nhà xuất bản cũng đang ngày càng phức tạp do sự phát triển nhanh chóng, việc ứng dụng tin học hóa trong quản lý hiện nay đang là vấn đề bức thiết cần được áp dụng ngay trong quá trình của Nhà xuất bản. Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam đã tin học hóa trong một các lĩnh vực quản lý và cũng thu được nhiều kết quả tích cực. Tuy nhiên đó chỉ là các ứng dụng nhỏ của hệ thống thông tin. Để phát triển lên tầng cao mới, trong thời đại mới thì Nhà xuất bản cần một hệ thống đồng bộ quản lý các quy trình trong toàn bộ lĩnh vực quản lý. Theo sự tìm hiểu qua các thông tin và xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, chúng em đã nhận ra tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như hệ thống thông tin. Chính vì vậy, chúng em xin chọn đề tài nghiên cứu là: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thông tin Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam” với mong muốn đóng góp một phần trong quá trình tin học hóa quản lý của Nhà xuất bản nói chung và Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam nói riêng.

tài “Hệ thống quản lý thông tin Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam”, chúng em xin chân thành cảm ơn và biết sâu sắc đến Thạc sĩ Phạm Thủy Tú - Giảng viên Bộ môn Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện bài đồ án này.

Tuy nhiên, do sự hiểu biết cũng như kinh nghiệm của chúng em còn hạn chế Chúng em rất mong sẽ được cô quan tâm và đóng góp ý kiến để chúng em hoàn thiện tốt hơn cho các bài đồ án, nghiên cứu tiếp theo của mình.

Chúng em xin kính chúc Giảng viên phụ trách học phần – Thạc sĩ Phạm Thủy Tú, cùng với giảng viên tham gia chấm điểm bài đồ án này lời chúc sức khỏe và hạnh phúc nhất.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

VietNam Education Publishing House Limited Comapy

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam

Bảng 3 2 Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn thứ 1 17

Bảng 3 3 Phiếu phỏng vấn thứ 1 21

Bảng 3 4 Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn thứ 2 23

Bảng 3 5 Phiếu phỏng vấn thứ 2 24

Bảng 3 6 Kịch bản Use case quản lý sản phẩm (sách) 33

Bảng 3 7 Kịch bản Use case quản lý thêm sản phẩm mới 34

Bảng 3 8 Kịch bản Use case quản lý sửa sản phẩm 35

Bảng 3 9 Kịch bản Use case quản lý xóa sản phẩm 35

Bảng 3 10 Kịch bản Use case quản lý tra cứu sản phẩm 36

Bảng 3 11 Kịch bản Use case quản lý thông tin tác giả 37

Bảng 3 12 Kịch bản Use case quản lý hợp đồng 39

Bảng 3 13 Kịch bản Use case quản lý kế hoạch xuất bản (phiếu thống kê) 40

Bảng 3 14 Kịch bản Use case đơn đặt hàng 41

Bảng 3 15 Kịch bản Use case quản lý phiếu chi 43

Bảng 3 16 Kịch bản Use case quản lý phiếu nhập kho 44

Bảng 3 17 Kịch bản Use case quản lý phiếu xuất kho 46

Bảng 3 18 Cơ sở dữ liệu bảng BOPHAN 57

Bảng 3 19 Cơ sở dữ liệu bảng NHANVIEN 57

Bảng 3 20 Cơ sở dữ liệu bảng TACGIA 58

Bảng 3 21 Cơ sở dữ liệu bảng PHIEUCHI 58

Bảng 3 22 Cơ sở dữ liệu bảng GIAMDOCXUONGIN 59

Bảng 3 23 Cở sở dữ liệu bảng XUONGIN 59

Bảng 3 26 Cơ sở dữ liệu bảng PHIEUNHAPKHO 61

Bảng 3 27 Cơ sở dữ liệu CHITIETPHIEUNHAPKHO 61

Bảng 3 28 Cơ sở dữ liệu bảng PHIEUXUATKHO 62

Bảng 3 29 Cơ sở dữ liệu bảng CHITIETPHIEUXUATKHO 62

Bảng 3 30 Cơ sở dữ liệu bảng PHIEUTHONGKE 63

Bảng 3 31 Cơ sở dữ liệu bảng TUASACH 64

Bảng 3 32 Cơ sở dữ liệu bảng HOPDONG 64

Bảng 3 33 Cơ sở dữ liệu bảng LOAIKHACHHANG 65

Bảng 3 34 Cơ sở dữ liệu bảng KHACHHANG 65

Bảng 3 35 Cơ sở dữ liệu bảng DONDATHANG 66

Bảng 3 36 Cơ sở dữ liệu bảng CHITIETDONDATHANG 66

Bảng 3 37 Bảng mô tả các chức năng thiết kế hệ thống 106

Hình 3 2 Use case "Bộ phận biên tập" 31

Hình 3 3 Use case "Bộ phận kỹ thuật" 32

Hình 3 4 Use case "Bộ phận thương mại" 32

Hình 3 5 Use case "Bộ phận tài vụ" 33

Hình 3 6 Use case "Bộ phận kho" 33

Hình 3 7 Hình vẽ Use case tổng quát 32

Hình 3 8 Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) 48

Hình 3 9 Mô hình thực thể kết hopwj (ERD) chưa được chuẩn hóa 53

Hình 3 10 Mô hình thực thể kết hợp (ERD) đã chuẩn hóa 55

Hình 3 11 Mô hình cơ sở dữ liệu (Mô hình quan hệ) 67

Hình 3 26 Ràng buộc toàn vẹn bằng trigger thứ 1 97

Hình 3 35 Mô hình DFD mức 2 của chức năng “1 Xử lý bản thảo” 101

Hình 3 36 Mô hình DFD mức 2 của chức năng “2 Xử lý kế hoạch in ấn” 101

Hình 3 37 Mô hình DFD mức 2 của chức năng “3 Quản lý nhập/xuất kho” 102

Hình 3 38 Mô hình DFD mức 2 của chức năng “4 Quản lý bán sách” 102

Hình 3 39 Mô hình DFD mức 2 của chức năng “5 Quản lý thu chi” 103

Hình 3 40 Giao diện trang chủ hệ thống 106

Hình 3 41 Giao diện giới thiệu hệ thống 107

Hình 3 42 Giao diện cổng đăng nhập 107

Hình 3 43 Giao diện mua hàng online trên hệ thống 108

Hình 3 44 Giao diện menu hệ thống 108

Hình 3 45 Giao diện menu quản lý nhân viên 109

Hình 3 46 Demo quản lý nhân viên 109

Hình 3 47 Demo quản lý bộ phận nhân viên 110

Hình 3 50 Demo quản lý tác giả 111

Hình 3 51 Demo quản lý hợp đồng 112

Hình 3 52 Giao diện menu quản lý kho 112

Hình 3 53 Demo quản lý kho sách 113

Hình 3 54 Demo quản lý chi tiết kho sách 113

Hình 3 55 Demo quản lý phiếu nhập kho 114

Hình 3 56 Demo quản lý chi tiết phiếu nhập kho 114

Hình 3 57 Demo quản lý phiếu xuất kho 115

Hình 3 58 Demo quản lý chi tiết phiếu xuất kho 115

Hình 3 59 Giao diện menu quản lý kế hoạch in ấn 116

Hình 3 60 Demo quản lý phiếu thống kê 116

Hình 3 61 Demo quản lý giám đốc xưởng in 117

Hình 3 62 Demo quản lý xưởng in 117

Hình 3 63 Giao diện menu quản lý bán hàng 118

Hình 3 64 Demo quản lý khách hàng 118

Hình 3 65 Demo quản lý loại khách hàng 119

Hình 3 66 Demo quản lý đơn đặt hàng 119

Hình 3 67 Demo quản lý chi tiết đơn hàng 120

Hình 3 68 Giao diện menu quản lý thu chi 120

Hình 3 69 Demo quản lý phiếu chi 121

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN 1 ii

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN 2 iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT v

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH viii

MỤC LỤC xi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÀ XUẤTBẢN GIÁO DỤC VIỆT NAM 1

1.1 Giới thiệu tổng quan về hoạt động công ty nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam 1

1.2 Tổng quan về đề tài 2

1.3 Mục tiêu của đề tài 3

1.4 Phạm vi đề tài 4

1.5 Thiết kế kế hoạch triển khai thực hiện đề tài 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

2.1 Tổng quan một số nghiên cứu trước 5

2.2 Điểm mới trong đề tài nghiên cứu 9

2.3 Cơ sở hình thành ý tưởng phân tích và thiết kế 10

2.4 Tổng quan các công nghệ sử dụng 11

2.4.1 PowerDesigner 11

2.4.2 App Diagrams.net (Draw.io) 12

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC VIỆT NAM 14

3.1 Khảo sát hiện tượng và yêu cầu 14

3.1.1 Khảo sát và thu thập thông tin 14

3.1.2 Khảo sát và thu thập thông tin bằng phương pháp phỏng vấn 15

3.1.3 Xây dựng nội dung đặc tả khảo sát 25

3.1.4 Mô hình hóa đặc tả bằng Use Case 27

3.1.5 Bảng mô tả Use case 33

3.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 46

3.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 46

3.2.2 Mô hình thực thể kết hợp 50

3.2.3 Mô hình quan hệ dữ liệu 55

3.2.4 Xây dựng cơ sở dữ liệu 56

3.2.5 Mô hình dòng dữ liệu (DFD) 100

3.3 Thiết kế giao diện 103

3.3.1 Bảng mô tả các chức năng thiết kế hệ thống 103

3.3.2 Giao diện hệ thống 106

3.4 Kế hoạch triển khai thực nghiệm 121

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ 123

4.1 Những kết quả đạt được của đồ án 123

4.2 Những khó khăn và điểm yếu của đồ án 123

4.3 Hướng nghiên cứu tiếp 123

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG QUẢN LÝTHÔNG TIN NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC VIỆT NAM

1.1 Giới thiệu tổng quan về hoạt động công ty nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam

Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam (trước đây là Nhà xuất bản Giáo dục) trực thuộc bộ giáo dục và Đào tạo, được thành lập ngày 01 tháng 6 năm 1957 Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam có nhiệm vụ tổ chức biên soạn, biên tập, in, phát hành sách giáo khoa và các sản phẩm giáo dục phục vụ nghiên cứu, giảng dạy, học tập của các ngành học, bậc học; giúp Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo công tác thiết bị giáo dục và thư viện trường học trên toàn quốc.

Tháng 7 năm 2010, Bộ Giáo dục và Đào tạo có quyết định chuyển Công ty mẹ -Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, với tên gọi đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC VIỆT NAM Tên giao dịch quốc tế: VietNam Education Publishing House Limited Comapy.

Trên chặng đường 63 năm xây dựng và phát triển, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam hiện là nhà xuất bản lớn nhất trong cả nước với hệ thống các đơn vị thành viên, mỗi năm xuất bản hàng nghìn tựa sách giáo dục và sản xuất thiết bị, đồ dùng dạy học đa dạng phục vụ nhà trường Những năm qua, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam luôn hành thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao: đảm bảo cung ưng dày đủ, đồng bộ, kịp thời sách giáo khoa, các sản phẩm giáo dục phục vụ học sinh, giáo viên và đông đảo bạn đọc trong cả nước.

Ngoài ra, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam thường xuyên, tích cực tham gia công tác xã hội, hoạt động từ thiện: nhận nuôi dưỡng nhiều Bà mẹ Việt Nam anh hùng, ủng hộ sách giáo khoa cho học sinh là con các chiến sĩ đang bảo vệ Trường Sa, tặng sách cho thư viện trường học vùng khó khăn, tặng quà tết cho người nghèo, xây dựng nhà tình nghĩa, ủng hộ đồng bào bị thiên tai, bão lũ,

Với đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn cao gồm nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân đủ các chuyên ngành khoa học cơ bản; có đội

ngũ biên tập viên chuyên ngành giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, tâm huyết; đội ngũ họa sĩ, kĩ thuật viên chế bản, thiết kế đồ họa giỏi; đội ngũ công nhân kĩ thuật in lành nghề; các chuyên gia thiết bị giáo dục, thư viện trường học, chuyên gia kinh tế, chuyên gia quản lí giỏi.

Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam đã vinh dự được Đảng, Nhà nước tặng thưởng Huân chương Hồ Chí Minh cùng nhiều Huân, Huy chương cao quý, Bằng khen, Cờ thi đua của nhiều Bộ, Ngành trao tặng.

Tiếp tục thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, các đơn vị trong hệ thống Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam luông phấn đấu không ngừng, đổi mới nâng cao chất lượng, phong phú, đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần tự chủ, tiếp tục củng cố và phát triển hệ thống ngày một vững mạnh, góp phần phục vụ tốt nhất sự nghiệp giáo dục, đào tạo của nước nhà.

1.2 Tổng quan về đề tài

Một nhà xuất bản (NXB) sách cần xây dựng một hệ thống quản lý thông tin Nhà xuất bản gồm có các bộ phận: Ban giám đốc, Bộ phận biên tập, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận tài vụ, Bộ phận thương mại và xưởng in Mỗi bộ phận sẽ có các đội ngũ nhân viên làm việc và một nhân viên chỉ làm việc cho một bộ phận Nhà xuất bản có một đội ngũ tác giả viết những tựa sách mà nhà xuất bản sẽ xuất bản ra Mỗi tác giả có thể viết một tựa sách hoặc có thể viết nhiều tựa sách Ngoài ra, có thể nhiều tác giả cùng hợp tác viết chung một tựa sách.

Khi các tác giả viết xong một tựa sách, họ sẽ đem bản thảo đến Bộ phân biên tập của NXB để đăng ký xuất bản; sau khi xem xét tính hợp pháp và hợp lý của bản thảo, nhân viên Bộ phận biên tập sẽ làm đơn xin đăng ký kế hoạch xuất bản lên Ban giám đốc Ngoài ra, nhân viên Bộ phận biên tập còn nhận những thông tin sửa đổi, đính chính của tác giả về tựa sách để kịp thời sửa chửa hoặc đính chính.

Nếu được Ban giám đốc phê duyệt nhân viên Bộ phận biên tập sẽ lưu thông tin về tác giả và bản thảo, có nhiệm vụ biên tập bản thảo về mặt nội dung cũng như hình thức và thiết kế bìa sách Sau đó biên tập đem bản thảo và mẫu bìa sách đã thiết kế gửi đến bộ phận kỹ thuật của NXB để bộ phận này dàn trang, làm chế bản rồi đưa ra xưởng in.

Trước khi chuyển chế bản sách sang xưởng in, nhân viên Bộ phận kỹ thuật sẽ thống kê số trang sách trong một tựa sách, kích thước sách, số bản in rồi gửi thống kê báo cáo này cho Ban giám đốc, Bộ phận tài vụ và xưởng in Nhân viên Bộ phận tài vụ sẽ tính tiền nhuận bút cho tác giả, sau đó các tác giả sẽ đến phòng tài vụ nhận tiền Nhân viên phòng tài vụ sẽ lập phiếu chi cho mỗi tác giả đến nhận tiền (mỗi tác giả có thể nhận được nhiều phiếu chi nếu có cùng lúc nhiều tựa sách được in)

NXB có nhiều xưởng in, mỗi xưởng in trực thuộc quản lý của một giám đốc xưởng in, và mỗi giám đốc xưởng in chỉ quản lý một xưởng in Một xưởng in có thể in nhiều tựa sách những tựa sách chỉ in hoàn chỉnh tại một xưởng in Sau khi in xong, xưởng in sẽ thông báo đến bộ phận kho sách để xếp sách vào kho, và nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập kho Khi giao hàng cho khách hàng nhân viên kho cũng sẽ xuất kho và lập phiếu xuất kho Khách hàng đặt mua các tựa sách của NXB gồm nhiều loại khách hàng khác nhau, là những nhà sách hoặc các khách hàng khác (khách hàng trực tuyến) Một khách hàng có thể mua nhiều sách và mỗi tựa sách có thể bán cho nhiều khách hàng

Bộ phận thương mại của NXB sẽ thực hiện công việc bán các tựa sách đã in cho khách hàng Mỗi lần giao sách, nhân viên Bộ phận thương mại sẽ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và tiến hành chuẩn bị đơn hàng Các khách hàng có thể trả tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của NXB Cuối mỗi tháng, nhân viên Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ tính khoản công nợ (tiền thiếu) của các khách hàng để lập giấy báo nợ và gửi cho họ Nhân viên Bộ phận tài vụ cũng sẽ thống kế tổng thu chi mỗi tháng và bản thống kê này gửi cho Ban giám đốc NXB.

1.3 Mục tiêu của đề tài

- Mục tiêu tổng quát: Nhằm phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thông tin của Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, thiết lập một cái nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng hệ thống quản lý các hoạt động và lưu trữ dữ liệu, và liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện.

- Mục tiêu cụ thể:

+ Hiểu rõ quy trình hoạt động của hệ thống

+ Xử lý được các chức năng của hệ thống

+ Thực hiện các nhiệm vụ của hệ thống cần thực hiện

1.4 Phạm vi đề tài

- Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi hoạt động của công ty Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam.

- Phạm vi thực hiện đề tài dựa trên những kiến thức thu được từ môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và tham khảo thêm một số tài liệu bên ngoài để bổ sung thêm kiến thức nhằm hoàn thiện đồ án hơn, đáp ứng được mục tiêu của đề tài.

- Hệ thống quản lý quy trình xuất bản có chức năng hỗ trợ các nhân viên của Nhà xuất bản trong việc quản lý tiến độ xuất bản Hệ thống cho phép việc quản lý tiến độ của quá trình xuất bản, phục vụ đắc lực trong việc ước định giá của một tựa sách trước khi đem ra thị trường Thông quan phần mềm, giám đốc Nhà xuất bản có thể quản lý quy trình xuất bản theo đúng tiến độ và có thể xem được các báo cáo hoàn chỉnh và đúng tiến độ.

1.5 Thiết kế kế hoạch triển khai thực hiện đề tài

- Xác định đề tài nghiên cứu - Tìm hiểu về đề tài

- Viết tổng quan đề tài

- Tìm kiếm, tham khảo các đề tài có cùng nội dung nghiên cứu - Dựa vào lí thuyết để khảo sát đề tài

- Dựa vào kiến thức đã học để phân tích, thiết kế đề tài - Xây dựng giao diện thân thiện để triển khai thực nghiệm

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Tổng quan một số nghiên cứu trước

Trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý thông tin Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, chúng em cũng đã tham khảo một đề tài tương tự như sau:

Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân” của sinh viên Phạm Văn Hà Chúng em thấy rằng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như sau:

 Văn phòng:

- Chức năng của phòng ban này là tham mưu cho Giám độc về công tác hành chính – tổ chức

- Nhiệm vụ:

+ Thực hiện công tác hành chính, đóng dấu và quản lý con dấu của NXB.

+ Giúp giám đốc điều hành mối quan hệ, làm việc giữa các đơn vị chức năng của NXB theo chức năng, nhiệm vụ đã ban hành.

 Ban biên tập:

- Chức năng:

+ Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liên quan tối công tác biên tập.

+ Là đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sách của NXB + Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nội dung và hình thức nhầm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chính sách giáo dục của Đảng và Nhà nước.

- Nhiệm vụ:

+ Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộng phạm vi khai thác bản thảo.

+ Đăng kí kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trước khi tổ chức biên tập xuất bản.

+ Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nội dung và hình thức bản thảo, nhận xét và trình lên giám đốc phê duyệt.

+ Phối hợp với các Bộ phận khác trong quá trình kí kết và thực hiện các hợp đồng

+ Phòng kế hoạch – phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của NXB, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của NXB dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ khách hàng, đối tác liên kết để duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát triển của NXB.

+ Tổ chức và tiêu thụ các loại sách bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao tặng.

+ Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ.

- Nhiệm vụ:

+ Nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển kinh tế -xã hội và về công tác xuất bản nói riêng Nghiên cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ.

+ Liên hệ với các phòng ban trong NXB, thông qua văn phòng trước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt.

+ Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi được chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký xuất bản tại văn phòng.

+ Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mức chiết khấu trên cơ sở tham khảo giá chung của NXB hiện nay Và xây dựng, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm.

+ Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kì, đề xuất các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của NXB.

 Xưởng in:

- Chức năng: thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của NXB theo đúng quy định của luật xuất bản, pháp luật của Nhà nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên.

- Nhiệm vụ:

+ In các loại ấn phẩm do NXB giao, phù hợp với năng lực sản xuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian.

+ Tổ chức triển khai kế hoạch của NXB, lập kế hoạch vật tư – vật liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên.

+ Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của NXB đúng thời gian giao hàng.

+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định pháp luật, quy chế hiện hành.

Dựa vào đề tài của chúng em và phần nghiên cứu của đề tài trên, chúng em nhận thấy rằng cả hai đề tài cũng khá tương đồng về các quy trình vận hành của một NXB Tuy nhiên, đề tài của chúng em vẫn có một số điểm khác về cách tổ chức các Bộ phận phòng ban như sau:

 Xưởng in

Nhà xuất bản Giáo dục hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, các công ty con là các doanh nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng Nhà xuất bản Giáo dục thực hiện quản lý các công ty con thông qua số vốn góp của mình Bộ máy quản lý của NXB Giáo dục được tổ chức cơ cấu như sau:

Ban Giám đốc: Vị trí Giám đốc Nhà xuất bản Giáo dục sẽ do bộ Trưởng Bộ Giáo

dục - Đào tạo quyết định bổ nhiệm Giám đốc chịu trách nhiệm trước Bộ về mọi mặt hoạt động kinh doanh của NXB Giáo dục, chịu trách nhiệm về phương hướng nhiệm vụ xuất bản, kế hoạch in ấn, kế hoạch phát hành sách, trực tiếp giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc, quyết định kế hoạch tài chính và chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính trong toàn bộ NXB Giáo dục.

Bộ phận biên tập: Tổng biên tập sẽ là người lãnh đạo trực tiếp khối biên tập cùng

với Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về chính trị, tư tưởng, khoa học, nghệ thuật của các xuất bản phẩm Thực hiện công tác biên soạn, biên tập của NXB Giáo dục, ký các hợp đồng kinh tế với tác giả, chỉ đạo nội dung tuyên truyền quảng cáo cho các xuất bản phẩm đã và sẽ xuất bản.

Bộ phận kỹ thuật: Bộ phận này sẽ dàn trang, làm chế bản rồi đưa ra xưởng in,

nhận những thông tin sửa đổi, đính chính của tác giả về tựa sách để kịp thời sửa chữa hoặc đính chính Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật còn có nhiệm vụ sẽ thống kê số trang sách trong một tựa sách, kích thước sách, số bản in rồi gửi báo cáo này cho Ban giám đốc, Bộ phận tài vụ và xưởng in.

Bộ phận tài vụ: Trưởng phòng tài vụ sẽ là người giúp Giám đốc quản lý, sử dụng,

điều hành các loại vốn đúng mục đích và có hiệu quả cao, tổ chức thực hiện các chủ trương về giá sách, giá công in, phí phát hành, cơ chế thanh toán,… Trưởng phòng tài vụ có trách nhiệm đưa ra các đề xuất và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính và kinh doanh của toàn NXB Giáo dục Thẩm kế, kiểm tra các khoản chi tiêu trước khi trình lên Giám đốc ký duyệt, thực hiện kiểm soát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, các định mức, các dự toán chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí xây dựng cơ bản,… Tổ chức kiểm tra và xét duyệt các báo cáo quyết toán của của các đơn vị cấp

dưới gửi lên, kiểm tra tài vụ trong nội bộ và chỉ đạo kiểm tra công tác tài vụ của NXB Giáo dục và trong các chi nhánh khác.

Bộ phận thương mại: Trưởng phòng bộ phận thương mại sẽ làm theo sự chỉ đạo

của ban giám đốc, giúp cho ban giám đốc về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết để duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của nhà xuất bản Và lên kế hoạch tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham khảo) của nhà xuất bản bằng hình thức bán lẻ, bán buôn hoặc bán ký gửi và trao đổi Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ.

Bộ phận kho: Bộ phận này có trách nhiệm nhập kho, xuất kho, lâp phiếu

nhập/xuất kho và thông báo số hàng tồn kho đến ban quản lý.

Xưởng in: Trưởng xưởng in sẽ chỉ đạo, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch

sản xuất khai thác năng lực của các nhà in, đảm bảo tổ chức in đúng, đủ số lượng và chất lượng, đúng về thời gian tất cả các xuất bản phẩm của NXB Giáo dục Trưởng xưởng in phụ trách in, tổ chức phối hợp công nghệ và thống nhất toàn NXB Giáo dục về bản thảo, marketing, chất lượng và kỹ thuật in Ngoài ra, trưởng xưởng in còn ký các hợp đồng về in, ký các lệnh xuất vật tự giấy bìa đúng yêu cầu sản xuất.

2.2 Điểm mới trong đề tài nghiên cứu

- Nghiên cứu và mô tả bổ sung các nghiệp vụ của hệ thống NXB: + Bộ phận biên tập

+ Bộ phận quản lý kho

- Phân tích và bổ sung các thực thể trong hoạt động hệ thống, bao gồm sẽ có thêm hợp đồng xuất bản, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thống kê, đơn đặt hàng Việc lập nên phiếu thống kê (thống kê các thống số kĩ thuật để in ấn) giúp cho biên tập dễ dàng trao đổi thông tin in ấn với tác giả và khi hai bên thống nhất với nhau sẽ tiến hành lập hợp đồng xuất bản Ngoài ra, việc có thêm phiếu nhập kho – xuất kho giúp cho NXB dễ dàng quản lý số lượng tồn/ số lượng xuất của các tựa sách, dựa vào đó đưa ra các quyết định in ấn tiếp theo cho tựa sách

- Nghiên cứu về khách hàng của nhà xuất bản, ngoài bán cho các nhà sách liên kết, hệ thống nhà xuất bản còn tạo lập một website giới thiệu các thông tin cơ bản về NXB kết hợp với bán hàng trực tuyến trên website, những khách hàng truy cập vào website và mua hàng gọi là khách hàng trực tuyến Vì vậy, bộ phận thương mại sẽ luôn liên tục cập nhật các tựa sách mới trên website nhằm mục đích phục vụ nhu cầu mua hàng của khách hàng trực tuyến.

- Đề tài còn lập ra Bộ phận tài vụ, chủ yếu quản lý tài chính cho NXB như: lập phiếu chi cho những tác giả dựa trên các tựa sách, tổng hợp công nợ và gửi giấy nhắc nhở thanh toán đối với những nhà sách có liên kết Lập các doanh thu theo tựa sách, theo nhân viên dựa vào ngày/tháng hoặc theo năm

2.3 Cơ sở hình thành ý tưởng phân tích và thiết kế

Với sự phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và truyền thông thì ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh, giúp cho con người có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, chính xác Đứng trước xu thế đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất doanh nghiệp là một tất yếu, nó giúp cho các đơn vị nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh trên thị trường.

Trong xu hướng tin học hóa toàn cầu và chính sách tin học hóa trong quản lý của nhà nước Nhà xuất bản Giáo dục với nhiệm vụ là tổ chức biên soạn, biên tập, in ấn và tổng phát hành các loại sách giáo khoa và các xuất bản phẩm giáo dục khác phục vụ cho giảng dạy, học tập của các ngành học, bậc học trong toàn quốc Đồng thời giúp Bộ Giáo Dục và Đào Tạo chỉ đạo công tác phát hành sách và thư viện trường học Chính vì vậy, đơn vị đề ra mục tiêu là phải đáp ứng đủ về số lượng, đảm bảo về nội dung lẫn hình thức một cách kịp thời nhất các xuất bản phẩm Việc quản lý các quy trình xuất bản của Nhà xuất bản cũng đang ngày càng phức tạp do sự phát triển nhanh chóng, việc ứng dụng tin học hóa trong quản lý hiện nay đang là vấn đề bức thiết cần được áp dụng ngay trong quá trình của Nhà xuất bản.

Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam đã tin học hóa trong một các lĩnh vực quản lý và cũng thu được nhiều kết quả tích cực Tuy nhiên đó chỉ là các ứng dụng nhỏ của hệ thống thông tin Để phát triển lên tầng cao mới, trong thời đại mới thì Nhà xuất bản cần một hệ thống đồng bộ quản lý các quy trình trong toàn bộ lĩnh vực quản lý.

Theo sự tìm hiểu qua các thông tin và xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, chúng em đã nhận ra tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như hệ thống thông tin Chính vì vậy,

chúng em xin chọn đề tài nghiên cứu là: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý

thông tin Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam” với mong muốn đóng góp một phần

trong quá trình tin học hóa quản lý của Nhà xuất bản nói chung và Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam nói riêng.

2.4 Tổng quan các công nghệ sử dụng2.4.1 PowerDesigner

PowerDesigner là môi trường mô hình hóa tổng thể dưới dạng đồ họa và dễ dàng sử dụng Công cụ PowerDesigner này có chức năng: trình bày các mô hình bằng các ký hiệu đồ họa phù hợp với các phương pháp mô hình hóa trong thực tế như mô hình thực thể và mối kết hợp, mô hình quan hệ,…tự động tạo hồ sơ mô tả các đối tượng trên mô hình và tự động tạo mã phát sinh cơ sở dữ liệu và các chức năng xử lý từ mô hình đã xây dựng.

Vai trò của PowerDesigner trong việc thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu: trình bày mô hình ở dạng đồ họa; kiểm tra tính hợp lệ của mô hình được thiết kế; phát sinh mô hình dữ liệu logic hay mô hình dữ liệu vật lý.

 Sơ lược về thực thể, thuộc tính và liên kết:

 Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng có cùng đặc tính chung mà người ta muốn quản lý thông tin về nó Ví dụ như: hàng hóa,…

 Thuộc tính: dùng để mô tả thông tin về một thực thể người ta thường dựa vào các đặc trưng riêng của thực thể đó, các đặc trưng đó gọi là thuộc tính của thực thế Ví dụ: thực thế Hàng hóa có các thuộc tính như: Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Ngày xuất bản,

 Liên kết: là một sự ghép nối giữa hai hay nhiều thực thể, phản ánh sự liên hệ giữa các thực thế; có 3 kiểu liên kết, gồm: quan hệ một một (1 - 1), quan hệ nhiều nhiều (n – n) và quan hệ một nhiều (1 – n).

2.4.2 App Diagrams.net (Draw.io)

Diagrams.net (Draw.io) là một ứng dụng tuyệt vời cho phép người dùng tạo ra những sơ đồ quy trình, sitemap, cơ cấu tổ chức,… một cách nhanh chóng và dễ dàng Diagrams.net không hề phức tạp, có rất nhiều khối hình được tạo sẵn với các hình dạng khác nhau, phù hợp với nhiều ngành nghề và nhiều đối tượng sử dụng Người dùng chỉ việc tìm, chọn và kéo thả các thành phần có sẵn trong thanh công cụ và đặt vào vị trí mình mong muốn Thêm vào đó, Diagrams.net (Draw.io) có sẵn thư viện template rất phong phú để người dùng có thể bắt đầu nhanh hơn mà không phải tự mình vẽ hết lại từ đầu.

2.4.3 Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relation Database Management System – RDBMS), cung cấp cách tổ chức dữ liệu bằng cách lưu chúng vào các bảng Dữ liệu quan hệ được lưu trữ trong các bảng và các quan hệ đó được định nghĩa giữa các bảng với nhau Người dùng truy cập dữ liệu trên Server thông qua ứng dụng Người quản trị cơ sở dữ liệu truy cập Server trực tiếp để thực hiện các chức năng cấu hình, quản trị và thực hiện các thao tác bảo trì cơ sở dữ liệu.

SQL được sử dụng để điều khiển tất cả các chức năng mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người dùng bao gồm:

 Định nghĩa dữ liệu: SQL cung cấp khả năng định nghĩa các cơ sở dữ liệu, có cấu trúc lưu trữ và tổ chức dữ liệu cũng như mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu.

 Truy xuất và thao tác dữ liệu: Với SQL, người dùng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác truy xuất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu.

 Điều khiển truy cập – SQL có thể được sử dụng để cấp phát và kiểm soát các thao tác của người sử dụng trên dữ liệu, đảm bảo sự an toàn cho cơ sở dữ liệu.

 Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: SQL định nghĩa các ràng buộc toàn vẹn trong cơ sở dữ liệu nhờ đó đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu trước các thao tác cập nhật cũng như các lỗi của hệ thống.

2.4.4 Microsoft Visual Studio

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp từ Microsoft; được sử dụng để phát triển chương trình máy tính cho Microsoft Windows, cũng như các trang web, các ứng dụng web và các dịch vụ web

Visual Studio sử dụng nền tảng phát triển phần mềm của Microsoft như: Windows API, Windows Form, Windows Presentation Foundation, Windows Store và Microsoft Silverlight Và nó có thể sản xuất cả hai ngôn ngữ máy và mã số quản lý.

Visual Studio gồm một trình soạn thảo mã hồ trợ IntelliSense cũng như cải tiến mã nguồn Trình gỡ lỗi tích hợp hoạt động cả về trình gỡ lỗi mức độ mã nguồn và gỡ lỗi mức độ máy Công cụ tích hợp khác bao gồm một mẫu thiết kế các hình thức xây dựng giao diện ứng dụng, thiết kế web, thiết kế lớp và thiết kế giản đồ cơ sở dữ liệu Nó chấp nhận các plugin nâng cao các chức năng ở hầu hết các cấp bao gồm thêm hỗ trợ cho các hệ thống quản lý phiên bản (như Subversion) và bổ sung thêm bộ công cụ mới như biên tập và thiết kế trực quan cho các miền ngôn ngữ cụ thể hoặc bộ công cụ dành cho các khía cạnh khác trong quy trình phát triển phần mềm.

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC VIỆT

3.1 Khảo sát hiện tượng và yêu cầu3.1.1 Khảo sát và thu thập thông tin

Khảo sát và thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nó quyết định đến chất lượng của một HTTT Chính vì thế, cần đặt ra các yêu cầu:

+ Việc thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn, điều tra và quan sát người bị phỏng vấn (người sử dụng hệ thống), xem xét các báo cáo, các quy trình, thủ tục hoạt động trong tổ chức và tổng hợp các thông tin thu thập được theo một cách tốt nhất và đầy đủ nhất.

+ Việc xác định các yêu cầu, đòi hỏi người phân tích phải có tính chủ động, xông xáo (liên tục đặt ra các câu hỏi cần thiết cho quá trình phân tích và thiết kế HTTT, đưa ra các giải pháp hợp lý cho mọi vấn đề, ); chú ý đến mọi chi tiết (mọi sự vật, sự việc liên quan cần được ghi nhận), đặt ngược lại vấn đề

+ Các kết quả thu thập cần được hình thành theo các mẫu và chuẩn mực nhất định Đối với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thông tin Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam” được tiến hành theo phương pháp phỏng vấn Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin Đây là cách tuy đơn giản nhưng rất quan trọng để thu thập thông tin về hệ thống quản lý thông tin NXB.

Thông qua việc phỏng vấn sẽ thu thập được những thông tin liên quan đến các vấn đề sau, để có thể phân tích và thiết kế ra một hệ thống phù hợp với các yêu cầu:

- Quản lý chính xác thông tin tác giả và các bản thảo - Quản lý tiến độ triển khai in sách và nhập kho

- Quản lý tiến độ triển khai xuất bản sách ra thị trường - Quản lý quá trình bán và giao hàng

- Quản lý quá trình thu chi

3.1.2 Khảo sát và thu thập thông tin bằng phương pháp phỏng vấn liệu thống kê, tiền lợi nhuận bút cho tác giả,

Biết rõ về quy trình lưu kho, xuất kho.

Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn

Hệ thống: Quản lý Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam Người phỏng vấn: Nguyễn Việt Hoàng –

Nhân viên bộ phận kỹ thuật

Phân tích viên: Võ Thị Thu Trang

Vị trí/phương tiện: Điện thoại thông

minh (Cuộc phỏng vấn trực tuyến tại Thời gian hẹn: 25/01/2022Thời điểm bắt đầu: 19h tối

Google Meet) Thời điểm kết thúc: 20h10p

Các yêu cầu đòi hỏi:

+ Vai trò: Là người hỏi, người phỏng vấn.

+ Vị trí: thành viên thu thập thông tin phân tích thiết kế hệ thống thông tin + Trình độ: sinh viên khoa công nghệ Câu hỏi 1: Trong việc liên kết xuất bản, có đối tác liên kết đã thực hiện hoàn chỉnh bản thảo (kể cả khâu biên tập), nhà xuất bản chỉ ra quyết định xuất bản, Vậy đậy có phải là hình thức bán giấy phép hay không?

Câu hỏi 2: Cần làm gì để kiểm soát tiến độ triển khai xuất bản?

Câu hỏi 3: Khi ký kết hợp đồng với đối tác những điểm ta cần phải lưu ý là gì? - Chủ đề 2: Quản lý bộ phận tài vụ

Câu hỏi 4: Về việc khi quản lý thu chi, tài chính của công ty điều chúng ta nên làm và lưu ý nhất là gì?

Câu hỏi 5: Anh/chị có ý tưởng hay mong muốn gì về hoạt động hay sản xuất của đơn vị không?

Câu hỏi 6: Đơn vị trả tiền nhuận bút cho tác giả có phụ thuộc vào nguyên tắc nào không?

Câu hỏi 7: Anh/chị có mong muốn sẽ thiết kế một hệ thống mà có thể phân loại những khách hàng đã thanh toán đầy đủ với những khách hàng chưa thanh toán

Thời gian ước lượng (phút)

(và có thể tạo giấy báo nợ) không?

Phát sinh ngoài dự kiến

Bảng 3 2 Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn thứ 1

* Phiếu phỏng vấn:

Người được phỏng vấn: Nguyễn Việt

Hoàng – Nhân viên bộ phận kỹ thuật Ngày: 25/01/2022

Câu hỏi 1: Trong việc liên kết xuất bản, có đối tác liên kết đã thực hiện hoàn chỉnh bản thảo (kể cả khâu biên tập), nhà xuất bản chỉ ra quyết định xuất bản, Vậy đậy có phải là hình thức bán giấy phép hay không?

Trả lời: Đối với những tác phẩm thuộc loại này, pháp luật Việt Nam (bao gồm cả Luật xuất bản) không cấm xuất bản Tuy nhiên khi khai thác các tác phẩm này để giới thiệu đến bạn đọc phải lựa chọn những tác phẩm phù hợp với yêu cầu phát triển của đất nước Khi công bố các tác phẩm trên phải tuân theo các quy định của Luật xuất bản Việc liên kết xuất bản đã quy định tại Điều 20 Luật xuất bản Trong đó đối tác liên kết và nhà xuất bản được liên kết về tổ chức bản thảo nhưng nhà xuất bản phải chịu trách nhiệm biên tập bản thảo (nếu đối tác liên kết đã thực hiện biên tập bản thảo thì nhà xuất bản vẫn phải thực hiện biên tập theo đúng quy trình xuất bản), đồng thời phải ký duyệt bản thảo trước khi in và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của xuất bản phẩm Kết quả tổng quan: Trả lời chi tiết, chắc chắn, hiểu rõ về luật xuất bản, tự tin về câu trả lời của mình.

Câu hỏi 2: Cần làm gì để kiểm soát tiến độ triển khai xuất bản?

Trả lời: Để kiểm soát tiến độ triển khai xuất bản chung ta cần phải theo dõi mỗi đầu sách triển khai gồm những công đoạn nào, công đoạn nào đã thực hiện

xong; theo dõi nhanh đầu sách xuất bản và tái bản.

Kết quả tổng quan: Trả lời không chắc chắn, chưa đầy đủ và chi tiết về câu trả lời của mình.

Câu hỏi 3: Khi ký kết hợp đồng với đối tác những điểm ta cần phải lưu ý là gì?

Trả lời: Những điểm cần lưu ý là chúng ta cần ghi nhận chi tiết về thông tin hợp đồng bản quyền, hợp đồng biên tập, đồng thời chúng ta cũng nên theo dõi thời hạn xuất bản sách giấy, thời hạn xuất bản ebook, ngày ký hợp đồng và ngày hết hạn để tránh gặp những lỗi không đáng.

Kết quả tổng quan: Trả lời chắc chắn, chân thật.

Câu hỏi 4: Về việc khi quản lý thu chi, tài chính của công ty điều chúng ta nên làm và lưu ý nhất là gì?

Trả lời: Điều chúng ta nên lưu ý nhất là phải thu chi hợp lệ nhất, phải có hóa đơn rõ ràng; phải rõ thông tin người chi và người thu như thế nào Đặc biệt nhất là chúng ta nên có kế hoạch cụ thể về chi tiêu, trách trường hợp hao phí lợi nhuận Kết quả tổng quan: Trả lời chân thật, dứt khoát, tự tin về câu trả lời.

Câu hỏi 5: Anh/chị có ý tưởng hay mong muốn gì về hoạt động hay sản xuất của đơn vị không?

Trả lời: Vâng! Hiện tại thì tôi chưa có ý tưởng gì hay để góp ý lên đơn vị Tuy nhiên, tôi luôn hy vọng và mong muốn rằng với kiến thức, kỹ năng chuyên môn của mình, bộ phận tài vụ cũng như các bộ phận khác sẽ vẫn luôn giúp hoạt động sản xuất và kinh doanh của đơn vị luôn được thông suốt.

Kết quả tổng quan: Trả lời chân thật, có tinh thần tích cực.

Câu hỏi 6: Đơn vị trả tiền nhuận bút cho tác giả có phụ thuộc vào nguyên tắc nào không?

Trả lời: Có chứ Nguyên tắc trả nhuận bút được trả trên cơ sở thỏa thuận giữa bên sử dụng tác phẩm và tác giả Trường hợp tác phẩm do Nhà nước đặt hàng, đấu thầu thì nhuận bút, thù lao được trả theo hợp đồng đặt hàng, đấu thầu Mức nhuận bút được xác định căn cứ vào loại hình, chất lượng, số lượng, hình thức khai thác, sử dụng và hiệu quả kinh tế, xã hội của tác phẩm Về việc phân chia nhuận bút giữa các đồng tác giả, đồng chủ sở hữu quyền tác giả theo thỏa thuận hoặc mức độ đóng góp trong việc sáng tạo tác phẩm.

Kết quả tổng quan: Trả lời chi tiết, rõ ràng và chắc chắn

Câu hỏi 7: Anh/chị có mong muốn sẽ thiết kế một hệ thống mà có thể phân loại những khách hàng đã thanh toán đầy đủ với những khách hàng chưa thanh toán (và có thể tạo giấy báo nợ) không?

Trả lời: Ồ! Nếu có được chức năng như vậy thì thật sự rất tốt Nó sẽ rất thuận tiện, giúp tiết kiệm được khoảng thời gian cũng như rút ngắn được nhiều công đoạn khác Ngoài ra việc có thể phân loại những khách hàng đã thanh toán với những khách hàng chưa thanh toán, thật sự sẽ giúp cho đơn vị sẽ tránh nhiều sai Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn

Hệ thống: Quản lý Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam

Người phỏng vấn: Đào Ngọc Thanh – Nhân viên xử lý dữ liệu

Phân tích viên: Chung Ngọc Hân

Vị trí/phương tiện: Thiết bị di động thông minh (Cuộc phỏng vấn trực tuyến tại Google Meet)

Thời gian hẹn: 26/01/2022 Thời điểm bắt đầu: 8 giờ sáng Thời điểm kết thúc: 9 giờ 10 phút

Các yêu cầu đòi hỏi:

+ Vai trò: Là người hỏi, người phỏng vấn

+ Vị trí: thành viên thu thập thông tin phân tích thiết kế hệ thống thông tin + Trình độ: sinh viên khoa công nghệ

- Chủ đề 3: Quản lý quy trình lưu kho Câu hỏi 1: Sách sau khi in xong được đóng gói và nhập vào kho thì cần lưu trữ những thông tin gì?

Câu hỏi 2: Quá trình lưu kho được diễn ra như thế nào? Cụ thể, sách in từ một xưởng sẽ được lưu vào kho sách gần nhất hay như thế nào?

- Chủ đề 4: Quản lý bộ phận thương mại Câu hỏi 3: Phiếu bán sách được bộ phận thương mại lập như thế nào? Câu hỏi 4: Anh/Chị có mong muốn thiết kế một hệ thống với chức năng in hóa đơn giao hàng bằng cách click chuột?

Câu hỏi 5: Anh/Chị mong muốn kiếm soát tình trạng đơn hàng như thế nào? Câu hỏi 6: Đơn hàng của khách phải thanh toán trước rồi mới giao hàng?

+ Câu hỏi của người trả lời phỏng vấn

Phát sinh ngoài dự kiến

Bảng 3 4 Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn thứ 2

* Phiếu phỏng vấn:

Người được phỏng vấn: Đào Ngọc Thanh Ngày: 26/01/2022

Câu hỏi 1: Sách sau khi in xong được nhập vào kho như thế nào?

Trả lời: Tôi nghĩ là, các tựa sách sau khi in xong sẽ được nhập vào kho bao gồm các thông tin: mã kho, mã tựa sách, số lượng nhập vào

Kết quả quan sát: Thái độ chắc chắn có hiểu biết về quy trình nhập kho

Câu hỏi 2: Quá trình lưu kho được diễn ra như thế nào? Cụ thể, sách in từ một xưởng sẽ được lưu vào kho sách gần nhất hay như thế nào?

Trả lời: Sách sau khi in xong tùy vào sự chỉ đạo của cấp trên mà được lưu vào bất kì kho nào

Kết quả quan sát: Còn bâng khuân, ngập ngừng chưa chắc chắn

Câu hỏi 3: Phiếu bán sách được bộ phận

thương mại lập như thế nào? Trả lời: Bộ phận thương mại nhậnthông tin đơn hàng từ khách hàng, tiến hành tạo lập phiếu bán hàng bao gồm các thông tin: mã phiếu bán, mã khách hàng, ngày lập, mã tựa sách, tựa sách, số lượng Sau đó cập nhật lên hệ thống Kết quả quan sát: Trả lời mạch lạc, rõ ràng, chắc chắn với những gì mình nói Câu hỏi 4: Anh/Chị có mong muốn thiết

kế một hệ thống với chức năng in hóa đơn giao hàng bằng cách click chuột?

Trả lời: Nếu được vậy thì quá tốt, những thông tin như tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, loại sách, số lượng, giá tiền, sẽ không bị nhầm lẫn mà còn chính xác, rõ ràng.

Kết quả quan sát: Biểu hiện mong muốn, thích thú và tò mò về chức năng Câu hỏi 5: Anh/Chị mong muốn kiếm soát

tình trạng đơn hàng như thế nào?

Trả lời: Có thể kiểm soát thông qua hóa đơn giao hàng, tình trạng đơn hàng

được quy định: đã xuất kho, đang giao, đã nhận hàng.

Kết quả quan sát: Hơi ngập ngùng, chưa chắc chắn.

Câu hỏi 6: Đơn hàng của khách phải thanh

toán trước rồi mới giao hàng? Trả lời: Đối với nhà sách liên kết có thểthanh toán đầy đủ số tiền hoặc thanh toán trước một phần Còn với khách hàng trực tuyến cần thanh toán bằng thẻ ngân hàng đầy đủ hoặc thanh toán bằng tiền mặt khi nhận hàng.

Kết quả quan sát: Hoàn toàn chắc chắn.

Bảng 3 5 Phiếu phỏng vấn thứ 2

3.1.3 Xây dựng nội dung đặc tả khảo sát

Thông qua quá trình và thu thập thông tin bằng cách khảo sát, nhóm phân tích thiết kế hệ thống đã xây dựng một đặc tả như sau:

Một nhà xuất bản (NXB) sách cần xây dựng một hệ thống quản lý thông tin Nhà xuất bản gồm có các bộ phận: Ban giám đốc, Bộ phận biên tập, Bộ phận thiết kế, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận tài vụ, Bộ phận kho, Bộ phận thương mại và xưởng in Mỗi bộ phận sẽ có các đội ngũ nhân viên làm việc và một nhân viên chỉ làm việc cho một bộ phận Thông tin bộ phận sẽ có: mã bộ phận, tên bộ phận, ghi chú Những thông tin về nhân viên gồm có: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, email Nhà xuất bản cũng có một đội ngũ tác giả viết những tựa sách mà nhà xuất bản sẽ xuất bản ra Mỗi tác giả có thể viết một tựa sách hoặc có thể viết nhiều tựa sách Ngoài ra, có thể nhiều tác giả cùng hợp tác viết chung một tựa sách Những thông tin về tác giả bao gồm: mã tác giả, họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email Những thông tin về một tựa sách bao gồm: mã tựa sách, tên tựa sách, số trang, năm xuất bản, giá tiền Các bản in của một tựa sách sẽ có cùng mã sách.

Khi các tác giả viết xong một tựa sách, họ sẽ đem bản thảo đến Bộ phận biên tập của NXB để đăng ký xuất bản, sau khi xem xét tính hợp pháp và hợp lý của bản thảo, nhân viên Bộ phận biên tập sẽ làm đơn xin đăng ký kế hoạch xuất bản lên Ban giám đốc Ngoài ra, nhân viên Bộ phận biên tập còn nhận những thông tin sửa đổi, đính chính của tác giả về tựa sách để kịp sửa chửa hoặc đính chính.

Nếu được Ban giám đốc phê duyệt, nhân viên Bộ phận biên tập sẽ lưu thông tin về tác giả và bản thảo, có nhiệm vụ biên tập bản thảo về mặt nội dung cũng như hình thức và thiết kế bìa sách Sau đó biên tập đem bản thảo và mẫu bìa sách đã thiết kế gửi đến bộ phận kỹ thuật của NXB để bộ phận này dàn trang, làm chế bản rồi đưa ra xưởng in Trước khi chuyển chế bản sách sang xưởng in, nhân viên Bộ phận kỹ thuật sẽ lập phiếu thống kê cho một tựa sách (bao gồm các thông tin như sau: mã phiếu thống kê, ngày lập phiếu thống kê, tổng số trang sách, kích thước sách, số bản in, đơn vị, dòng mô tả, tình trạng) rồi gửi báo cáo này cho Ban giám đốc, Bộ phận tài vụ và xưởng in Mỗi phiếu thống kê có thể liệt kê chi tiết về nhiều tựa sách và mỗi tựa sách cũng có thể thuộc trong nhiều phiếu thống kê Nhân viên Bộ phận tài vụ sẽ tính tiền nhuận bút cho tác giả, sau đó các tác giả sẽ đến phòng tài vụ nhận tiền Nhân viên phòng tài vụ sẽ lập phiếu chi (bao gồm thông tin: mã phiếu chi, ngày lập phiếu chi, số tiền, tình trạng, ghi chú) cho mỗi tác giả đến nhận tiền (mỗi tác giả có thể nhận được nhiều phiếu chi nếu có cùng lúc nhiều tựa sách được in).

NXB có nhiều xưởng in, mỗi xưởng in sẽ có những thông tin: mã xưởng, tên xưởng, địa chỉ, số điện thoại Trực thuộc quản lý của một giám đốc xưởng in: mã giám đốc, họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và mỗi giám đốc xưởng in chỉ quản lý một xưởng in Một xưởng in có thể in nhiều tựa sách nhưng tựa sách chỉ in hoàn chỉnh tại một xưởng in Sau khi in xong, xưởng in sẽ thông báo đến bộ phận kho sách (thông tin kho sách gồm có: mã kho sách, tên kho sách, địa chỉ kho, số điện thoại) để xếp sách vào kho, và nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập kho (phiếu nhập kho bao gồm thông tin: mã phiếu nhập, ngày nhập) Khi giao hàng cho khách hàng, nhân viên kho cũng sẽ xuất kho và lập phiếu xuất kho bao gồm các thông tin: mã phiếu xuất, ngày xuất Khách hàng đặt mua các tựa sách của NXB gồm nhiều loại khách hàng khác nhau, là những nhà sách hoặc các khách hàng khác (khách hàng trực tuyến) Thông tin loại khách hàng: mã loại khách hàng, tên loại khách hàng Các thông tin về khách hàng bao gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email Một khách hàng có thể mua nhiều sách và mỗi tựa sách có thể bán cho nhiều khách hàng

Bộ phận thương mại của NXB sẽ thực hiện công việc bán các tựa sách đã in cho khách hàng Mỗi lần giao sách, nhân viên Bộ phận thương mại sẽ nhận đơn đặt hàng từ

khách hàng và tiến hành chuẩn bị đơn hàng (bao gồm các thông tin: mã đơn đặt hàng, ngày lập đơn hàng) Các khách hàng có thể trả tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của NXB Cuối mỗi tháng, nhân viên Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ tính khoản công nợ (tiền thiếu) của các khách hàng để lập giấy báo nợ và gửi cho họ Ngoài ra, nhân viên Bộ phận tài vụ cũng sẽ thống kế tổng thu chi mỗi tháng và bản thống kê này cho Ban giám đốc NXB.

3.1.4 Mô hình hóa đặc tả bằng Use Case

Các thành phần của lược đồ Use Case:

 Actor: Người dùng hoặc đối tượng bất kỳ trong hệ thống.

Use Case: Các chức năng trong hệ thống.

Link: Kết nối

giữa Actor và Use Case, cho biết Actor đó có những tương tác nào với hệ thống

 Boundary of System: Phạm vi của các sự tương tác.

 Relationship: Mối quan hệ giữa các Use Case với nhau.

Các bước xây dựng bản vẽ Use Case:

Bước 1: Thu thập kiến thức liên quan đến hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất

- Tham khảo các giao diện trang Website về Nhà xuất bản như: NXB Giáo dục Việt Nam, NXB Kim Đồng, NXB Trẻ, NXB Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh.

- Tham khảo phần mềm kiểm soát quy trình xuất bản của VINNO tại website: https://vinno.vn/tin-tuc/quan-ly-nha-xuat-ban.

Bước 2: Các đối tượng tham gia vào hệ thống

 Đối tượng bên ngoài tổ chức:

-Khách hàng (các nhà sách có liên kết): Là những nhà sách có liên kết với

NXB, sẽ được các nhân viên bên bộ phận thương mại chào hàng/ giới thiệu sách mới tại nhà sách, không cần tạo tài khoản thành viên trên hệ thống Và thường sẽ mua một số lượng lớn sách để phục vụ cho việc buôn bán lại.

-Khách hàng trực tuyến: Là những người vào website mua hàng để tìm

kiếm sản phẩm, có thể xem thông tin và đặt hàng trực tuyến  Đối tượng bên trong tổ chức:

-Bộ phận biên tập: quản lý thông tin tác giả, lập hợp đồng xuất bản sách với

tác giả.

-Bộ phận kỹ thuật: thống kê số trang sách trong một tựa sách, kích thước

sách, số bản in.

-Bộ phận thương mại: cập nhật sách bán, quyết định giá bán, doanh thu bán

hàng, quản lý đơn đặt hàng, theo dõi đơn hàng.

-Bộ phận tài vụ: theo dõi doanh thu bán hàng, quản lý tài chính, thống kê

doanh thu, thống kê nợ, tạo nhắc nhở thanh toán.

-Bộ phận kho: kiểm tra các yêu cầu nhập/ xuất kho, thực hiện việc nhập/

xuất kho, theo dõi số lượng tồn kho, quản lý phiếu nhập/xuất kho lên hệ thống.

Bước 3: Các tác động của các đối tượng vào hệ thống

 Đối tượng bên ngoài tổ chức:

 Khách hàng tiềm năng- Xem trang chủ

- Tìm kiếm sản phẩm theo: thể loại, tác giả, từ khóa

- Xem chi tiết sản phẩm được chọn

- Xem khuyến mãi

- Thêm vào giỏ hàng

- Quản lý đơn đặt hàng

- Lập phiếu xuất kho

- Theo dõi chuyển hàng

- Lập phiếu xuất kho

Tóm lại, phải xây dựng đầy đủ các chức năng đã liệt kê trên để đáp ứng cho người sử dụng và các hệ thống tương tác.

Bước 4: Xác định các quan hệ

 Xem xét và phân tích các chức năng của “khách hàng trực tuyến”