Việc phần mềm quản lý khách sạn ra đời giúp cho các nhân viên khách sạn như lễ tân, nv buồng phòng, kế toán có thể dễ dàng thực hiện tốt công việc của mình qua các chức năng tìm kiếm, th
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Khảo sát hiện trạng
Viet Han Hotel, nằm ở thành phố Đà Nẵng, cách Bãi biển Non Nước chỉ 1,2 km, cung cấp chỗ nghỉ thoải mái với khu vườn xanh mát, bãi đậu xe miễn phí và khu vực bãi biển riêng Khách sạn còn có dịch vụ phòng và hỗ trợ đặt vé cho du khách.
5 sao này còn có lễ tân 24 giờ, dịch vụ đưa đón sân bay, bếp chung và WiFi miễn phí.
Các phòng nghỉ tại khách sạn được trang bị đầy đủ tiện nghi như máy điều hòa, truyền hình cáp màn hình phẳng, ấm đun nước, vòi sen, máy sấy tóc và bàn làm việc Mỗi phòng sử dụng phòng tắm chung và có tầm nhìn ra quang cảnh thành phố, đồng thời được trang bị tủ để quần áo và phòng tắm riêng.
Qua quá trình khảo sát thực tế nhóm chúng tôi nhận thấy :
Khách sạn Việt Hàn là một cơ sở lưu trú mới, hoạt động trong thời gian ngắn nhưng đang đối mặt với nhiều thách thức do lượng khách thuê phòng tăng cao Mặc dù số lượng nhân viên không nhiều, việc quản lý thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn và thiếu sót, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
Nhóm chúng tôi đã quyết định phát triển một phần mềm quản lý khách sạn, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và đảm bảo quy trình nghiệp vụ tại khách sạn.
Mô tả bài toán
Trong quản lý khách sạn, công việc chủ yếu bao gồm quản lý thuê phòng, thông tin khách hàng và dịch vụ Dù một số quy trình như tài chính và hồ sơ khách hàng đã được tin học hóa, nhưng chỉ dừng lại ở việc cập nhật danh sách Các vấn đề quan trọng như tìm phòng cho khách, đối chiếu hóa đơn và phân công công việc cho nhân viên vẫn chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công, dẫn đến thiếu chính xác, tốn thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Hệ thống khách sạn có nhiệm vụ giới thiệu đặc điểm và dịch vụ của khách sạn khi khách hàng liên hệ hoặc đến thuê phòng Đồng thời, hệ thống cần thu thập yêu cầu của khách, chuẩn bị phòng và phục vụ các dịch vụ theo yêu cầu Cần hướng dẫn khách hiểu rõ về hoạt động của khách sạn và cập nhật thông tin khách hàng đầy đủ Việc phân loại khách hàng và cung cấp các dịch vụ tối thiểu như ăn uống, thông tin liên lạc, đi lại và giải trí là rất quan trọng Ngoài thông tin quản lý phòng, khách thuê cần nắm rõ các dịch vụ và quy trình hoạt động kinh doanh của khách sạn, đồng thời thực hiện các thủ tục nhanh chóng để tránh nhầm lẫn.
Quy trình nghiệp vụ
Hình 1.1 Quy trình nghiệp vụ check-in
Sau khi tiếp nhận khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ giao tiếp để thu thập thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng, nhu cầu về phòng ở và số lượng người Dựa trên những thông tin này, nhân viên sẽ đưa ra gợi ý phù hợp và thực hiện thủ tục nhập phòng cho du khách.
Hình 1.2 Quy trình nghiệp vụ check-out.
Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn Trang 3
Sau khi nhận yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ phối hợp với bộ phận buồng phòng để kiểm tra tình trạng phòng và thống kê các dịch vụ đã sử dụng Tiếp theo, họ sẽ lập hóa đơn và tiến hành nhận thanh toán từ khách hàng.
1.3.3 Quy trình nghiệp vụ Nhập hàng, phân loại:
Hình 1.3 Quy trình nghiệp vụ nhập hàng, phân loại.
Sau khi mua hàng từ nhà cung cấp, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại , sắp xếp vào kho.
1.3.4 Quy trình nghiệp vụ Xuất kho
Hình 1.4 Quy trình nghiệp vụ xuất kho.
Kế toán nhận danh sách hàng cần xuất từ bộ phận buồng phòng, sau đó kiểm tra và bàn giao hàng hóa cho bộ phận này Cuối cùng, kế toán lấy xác nhận và lưu trữ thông tin xuất kho một cách hợp lệ.
1.3.5 Quy trình nghiệp vụ Thanh lý hàng tồn kho – hết hạn
Hình 1.5 Quy trình nghiệp vụ Thanh lý hàng.
Theo đinh kì, Kế toán sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho lập danh sách hàng tồn, hết hạn để chuẩn bị đưa đi thanh lý.
1.3.6 Quy trình nghiệp vụ thống kê, báo cáo
Hình 1.7 Quy trình nghiệp vụ Thống kê,báo cáo
Quản lý khách sạn sẽ định kỳ hoặc theo yêu cầu, yêu cầu nhân viên thực hiện thống kê và báo cáo tình hình hoạt động Nhân viên có trách nhiệm thực hiện các thống kê cần thiết và lập báo cáo để trình lên Quản lý, hoàn tất quá trình thống kê và báo cáo.
Yêu cầu hệ thống
Hệ thống Quản lý dược phẩm được xây dựng nhằm thực hiện các chức năng sau:
Chức năng quản lý hệ thống
Chức năng cập nhật danh mục
• Danh mục Khách hàng (Du khách, Nhà cung cấp)
• Danh mục Hàng hóa – Dịch vụ
• Danh mục người sử dụng
• Tìm kiếm thông tin (khác hàng, phòng, nhân viên, thiết bị, dịch vụ )
1.4.2 Yêu cầu phi chức năng
Hạn chế thấp nhất các sai sót có thể xảy ra trong quá trình sử dụng chương trình.
Đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ.
Chương trình chay ổn định, chính xác, an toàn.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng,
Chương trình có chế độ mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin.
MÔ HÌNH HÓA YÊU CẦU
Xác định các tác nhân
1 Quản trị hệ thống (Admin): Người điều hành cao nhất của hệ thống, chịu trách nhiệm quản lý người dùng, dữ liệu, và hoạt động hệ thống.
2 Quản lý: Người quản lý vận hành khách sạn, giám sát nhân sự, dịch vụ, và báo cáo.
3 Nhân viên lễ tân: Người trực quầy lễ tân, tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, xử lý giao dịch liên quan đến đặt phòng, check-in/check-out.
4 Nhân viên buồng phòng: Chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng phòng, vệ sinh phòng, và phục vụ theo yêu cầu khách hàng.
5 Kế toán: Người chịu trách nhiệm quản lý chứng từ, hóa đơn, và các nghiệp vụ tài chính.
Du khách: Người sử dụng dịch vụ lưu trú, đặt phòng, và các tiện ích của khách sạn.
Nhà cung cấp: Đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho hoạt động của khách sạn.
Ca sử dụng
2.2.1 Liệt kê các ca sử dụng
Ca sử dụng được nhóm theo phạm vi trách nhiệm như sau:
Quản trị người sử dụng
Giao dịch (bao gồm Đặt phòng, Check-in, Check-out, Thanh toán)
2.2.2 Đặc tả các ca sử dụng
1 Ca sử dụng: Mở hệ thống
Tác nhân: Quản trị hệ thống
Mô tả: Quản trị hệ thống khởi động hệ thống trước khi các tác nhân khác sử dụng.
Điều kiện tiên quyết: Hệ thống đã được cài đặt và có dữ liệu cơ bản.
Hậu điều kiện: Hệ thống sẵn sàng hoạt động.
2 Ca sử dụng: Đóng hệ thống
Tác nhân: Quản trị hệ thống
Mô tả: Quản trị hệ thống đóng hệ thống sau khi kết thúc phiên làm việc.
Điều kiện tiên quyết: Không còn tác nhân nào đang sử dụng hệ thống.
Hậu điều kiện: Hệ thống dừng hoạt động.
3 Ca sử dụng: Đăng nhập
Tác nhân: Quản trị hệ thống, Nhân viên lễ tân, Nhân viên buồng phòng, Kế toán.
Mô tả: Các tác nhân cần đăng nhập để truy cập các chức năng tương ứng trong hệ thống.
Điều kiện tiên quyết: Tài khoản hợp lệ và còn hoạt động.
Hậu điều kiện: Người dùng được cấp quyền truy cập phù hợp.
4 Ca sử dụng: Quản trị người sử dụng
Tác nhân: Quản trị hệ thống
Mô tả: Quản trị viên thêm, xóa, hoặc chỉnh sửa thông tin người dùng.
Điều kiện tiên quyết: Quản trị viên đã đăng nhập.
Hậu điều kiện: Dữ liệu người dùng được cập nhật.
5 Ca sử dụng: Quản lý nhân viên
Mô tả: Quản lý giám sát thông tin nhân sự, ca làm việc, nghỉ phép, và báo cáo.
Điều kiện tiên quyết: Quản lý đã đăng nhập.
Hậu điều kiện: Thông tin nhân viên được cập nhật hoặc báo cáo được tạo.
6 Ca sử dụng: Giao dịch
Tác nhân: Nhân viên lễ tân, Du khách
Hệ thống hỗ trợ quy trình đặt phòng, check-in, check-out và thanh toán hiệu quả Đối với việc đặt phòng, lễ tân sẽ tìm kiếm phòng theo yêu cầu của khách và lưu trữ thông tin cần thiết Khi check-in, thông tin khách hàng được xác nhận và phòng được bàn giao Trong quá trình check-out, tình trạng phòng được kiểm tra, hóa đơn được tạo ra và giao dịch được hoàn tất Cuối cùng, hệ thống tự động tính toán hóa đơn dựa trên thông tin giao dịch, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
Điều kiện tiên quyết: Hệ thống có phòng trống (đặt phòng) hoặc dữ liệu khách hàng hợp lệ (check-in, check-out).
Hậu điều kiện: Trạng thái phòng được cập nhật, hóa đơn được lưu trữ.
7 Ca sử dụng: Quản lý phòng o Tác nhân: Quản lý o Mô tả: Thống kê thông tin khách hàng và trạng thái các phòng hiện tại. o Điều kiện tiên quyết: Hệ thống có dữ liệu phòng. o Hậu điều kiện: Báo cáo trạng thái phòng được tạo.
8 Ca sử dụng: Phục vụ phòng
Tác nhân: Nhân viên buồng phòng, Lễ tân
Nhân viên buồng phòng thường xuyên cập nhật tình trạng phòng, bao gồm việc vệ sinh và sửa chữa Đồng thời, lễ tân tiếp nhận yêu cầu phục vụ từ khách hàng và chuyển thông tin này đến bộ phận buồng phòng để đảm bảo dịch vụ được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
Điều kiện tiên quyết: Khách hàng đã check-in và phòng đang sử dụng.
Hậu điều kiện: Phòng được phục vụ đúng yêu cầu.
9 Ca sử dụng: Quản lý chứng từ
Tác nhân: Kế toán, Nhà cung cấp
Mô tả: Quản lý các hóa đơn nhập, xuất hàng hóa liên quan đến khách sạn.
Điều kiện tiên quyết: Kế toán hoặc Nhà cung cấp có tài khoản hợp lệ.
Hậu điều kiện: Chứng từ được cập nhật.
10 Ca sử dụng: Báo cáo
Tác nhân: Quản lý, Kế toán
Mô tả: Tạo báo cáo tài chính, nhân sự, hoặc tình trạng hoạt động theo yêu cầu.
Điều kiện tiên quyết: Dữ liệu đầy đủ và hợp lệ.
Hậu điều kiện: Báo cáo được xuất và lưu trữ.
2.1.1 Biểu đồ Ca sử dụng (Use case)
Hình 2.1 Biểu đồ Ca sử dụng Hệ thống quản lý khách sạn.
Hình 2.2 Biểu đồ Ca sử dụng Quản trị ngưởi sử dụng.
Hình 2.3 Biểu đồ Ca sử dụng Quản lý nhân viên.
Hình 2.4 Biểu đồ Ca sử dụng Tìm kiếm.
Hình 2.5 Biểu đồ Ca sử dụng gói Cập nhật thuốc.
MÔ HÌNH HÓA CẤU TRÚC
Xác định các lớp đối tượng
Dựa vào việc áp dụng các phương pháp khác nhau, chúng tối đã xác định được các lớp đối tượng của hệ thống quản lí khách sản như sau :
❖ NhanVien: là lớp chứa các thông tin về nhân viên với các thuộc tính sau: Họ tên
Khách sạn yêu cầu thông tin từ khách hàng bao gồm tên khách hàng (tenkhachhang), số điện thoại (sodienthoai), tài khoản đăng nhập hệ thống (tentaikhoan) và mật khẩu (matkhau) Do khách sạn có nhiều bộ phận, thông tin về vị trí làm việc sẽ được phân loại và tách ra thành lớp BoPhan.
❖ BoPhan: chứa tên các bộ phận trong khách sạn.
Lớp Phong lưu trữ thông tin về phòng ở với các thuộc tính như mã phòng (maphong), loại phòng (loaiphong) và trạng thái phòng (trangthai) Để quản lý giá phòng, thuộc tính này được tách ra thành một lớp riêng biệt (Gia) do giá có thể thay đổi theo thời gian, tương tự như thuộc tính loại phòng.
❖ GiaPhong: Lớp Gia chứa các thuộc tính : mã phòng (maphong), giá (giaphong), ngày bắt đầu áp dụng(tungay), ngày kết thúc áp dụng(toingay), ghi chú (ghichu).
❖ LoaiPhong: chứa danh sách loại phòng.
ThietBiPhong là một hệ thống quản lý thông tin về các thiết bị trong phòng ở, bao gồm cả thiết bị đang hoạt động và thiết bị không còn sử dụng Hệ thống này ghi lại các thuộc tính quan trọng như tên thiết bị (tenTB), mã phòng (idphong), tình trạng (trangthai) và loại thiết bị (loaiTB) Đặc biệt, thuộc tính loại thiết bị được phân tách thành một lớp riêng biệt (LoaiTB) để dễ dàng quản lý và phân loại.
❖ LoaiTB: Chứa thông tin loại thiết bị.
ChungTu chứa các thông tin quan trọng như mã chứng từ (maCT), ngày chứng từ (ngayCT), loại chứng từ (loaiCT), nội dung (noidung), mã khách hàng (makhachhang), mã nhân viên (manhanvien) và các dòng chứng từ (dongCT) Dòng chứng từ cung cấp chi tiết về các hạng mục thu chi trong hóa đơn, và do mỗi hóa đơn có thể có nhiều dòng chứng từ, chúng được tách ra thành một lớp riêng biệt (DongChungTu) Bên cạnh đó, lớp loại chứng từ lưu trữ thông tin về loại giao dịch (thu, chi) Mã nhân viên kết nối với bảng nhân viên để xác định người lập hóa đơn, trong khi mã khách hàng giúp nhận diện thông tin khách hàng liên quan.
DongChungTu là lớp lưu trữ thông tin chi tiết cho từng hạng mục trong chứng từ, bao gồm các thuộc tính như số chứng từ (soCT), dịch vụ (dichvu), số lượng (soluong), đơn giá (gia) và ghi chú (ghichu) Thông tin chi tiết về dịch vụ được mô tả trong lớp DichVu.
Dịch vụ lưu trữ thông tin bao gồm các thuộc tính như mã dịch vụ (madichvu), tên dịch vụ (tendichvu), loại dịch vụ (loaijdichvu) và giá dịch vụ (giadichvu) Để quản lý sự thay đổi của giá dịch vụ theo thời gian, chúng ta cần tách riêng một lớp lưu trữ thông tin giá, tương tự như cách xử lý loại dịch vụ.
❖ LoaiDV: gồm tên các loại dịch vụ.
❖ GiaDV: gồm dịch vụ(dichvu) , giá dịch vụ (giadichvu), ngày áp dụng(tungay), ngày hết áp dụng(toingay), ghi chú(ghichu), đơn vị tính(donvitinh).
❖ KhachHang: mô tả thông tin khách hàng bao gồm: họ tên(tenkhachhang), số
CMND/hộ chiếu(CCCD) , đơn vị (donvi), giới tính(gioitinh) , loại khách hàng(loaikhachhang).
❖ LoaiKH: bao gồm tên các loại khách hàng.
Lớp ThongTinDangKi chứa thông tin đăng ký của khách hàng với các thuộc tính quan trọng như id khách hàng (makhachhang), id nhân viên (manhanvien), ngày đăng ký (ngaydangki), ngày vào ở (tungay), ngày trả phòng dự kiến (toingay), số người đăng ký (songuoio), số phòng đặt (idphong), số tiền cọc (tiencoc) và ghi chú (ghichu) Id khách hàng được liên kết với lớp khách hàng để xác định danh tính khách đăng ký, trong khi id nhân viên được liên kết với lớp nhân viên để xác định người tiếp nhận đăng ký.
Mối quan hệ giữa các lớp
Nhân viên(Nhanvien) với Bộ phân (BoPhan) : liên kết 1 - n
Phòng (phong) với giá phòng (giaphong) : liên kết n - 1
Chứng từ (CT) với dòng chứng từ (dongCT) ; liên kết kết 1- n
Chứng từ (CT) với loại chứng tự (loaiCT) :lien kết n - 1
Chứng từ (CT) với Nhân viên (nhanvien) : liên kết 1 - n
Chứng từ (CT) với Khachs Hàng (kach hàng) : liên kết 1 - 1
Khách hàng (khachhang) với Thông tin đăng kí : liên kết 1 - 1
Khách hàng (khachhang) với loại khách hàng (loaijKhachhang) : liên kết n - 1
Dòng chứng từ (dongCT) và Địch vụ (dichvu) : liên kết n - 1
Dịch vụ (dichvu) với loại dịch vu (loaidichvu) : liên kết n - 1
Dịch vụ (dichvu) với giá dịch vu (giadichvu) : liên kết 1 - n
Dòng chứng từ (dongCT) và Phòng (phong) : liên kết n - 1
Phòng (Phong) với Giá phòng (giaphong) : liên kết 1- 1
Phòng (Phong) với Loại phòng (loaiphong) : liên kết 1- 1
Phòng (Phong) với Thiết bị phòng (TBphong) : liên kết 1- n
Thiết bị phòng (TBPhong) với loại thiết bị (loaiTB) : Liên kết n - 1
Biểu đồ lớp mức phân tích
Hình 3.3 Biểu đồ lớp mức phân tích.
MÔ HÌNH HÓA HÀNH VI
Biểu đồ trình tự
4.1.1 Biều đồ trình tự Khởi động hệ thống
Hình 4.1.1 Biểu đồ trình tự Khởi động hệ thống.
Actor "Quản trị hệ thống" gửi yêu cầu start() tới giao diện khởi động (FormKhoiDong).
Giao diện FormKhoiDong tiếp tục gửi yêu cầu start() tới controller khởi động
Controller thực hiện nhiệm vụ khởi tạo hoặc kích hoạt hệ thống.
4.1.2 Biểu đồ trình tự Đăng nhập
Hình 4.1.2 Biểu đồ trình tự Đăng nhập
Actor (nhân viên lễ tân, quản lý, nhân viên bộ phận khác, v.v.) nhập username và password vào giao diện đăng nhập (FormDangNhap).
FormDangNhap gửi yêu cầu login() tới Controller đăng nhập (CtrlDangNhap).
Controller xác minh thông tin đăng nhập bằng cách kiểm tra dữ liệu từ đối tượng NhânVien.
Nếu hợp lệ, hệ thống trả kết quả thành công, và actor được xác nhận quyền truy cập
4.1.3 Biểu đồ trình tự Đóng hệ thống
Hình 4.1.3 Biểu đồ trình tự Đóng hệ thống.
Actor "Quản trị hệ thống" gửi yêu cầu close() đến giao diện đóng hệ thống
FormDongHT tiếp tục chuyển yêu cầu close() đến Controller đóng hệ thống
Controller thực hiện nhiệm vụ đóng hệ thống.
4.1.4 Biểu đồ trình tự Checkin
Hình 4.1.4 Biểu đồ trình tự Check in.
Actor "Du khách" gửi yêu cầu requestCheckIn tới nhân viên lễ tân (NV Lễ tân).
NV Lễ tân tìm kiếm thông tin phòng (search) từ đối tượng "Phòng".
Thông tin phòng được trả về (responseResult) và phòng được gán (create).
NV Lễ tân gửi lại thông tin phòng (giveRoomInfo) và phản hồi xác nhận khách hàng (replyConfirmationAndCustomerInfo).
Quy trình Check-in hoàn tất.
4.1.5 Biểu đồ trình tự Check out
Hình 4.1.5 Biểu đồ trình tự Check out.
Du khách gửi yêu cầu requestCheckOut đến Lễ tân.
Lễ tân gửi yêu cầu kiểm tra phòng (requestCheckRoom) tới Nhân viên Buồng phòng.
Nhân viên Buồng phòng trả về trạng thái phòng (roomStatus) và tạo thông tin thanh toán (create).
Lễ tân gửi thông tin thanh toán (paymentInformation) tới Du khách để xác nhận.
Du khách xác nhận thanh toán (confirm) và thực hiện trả tiền (pay(amount)).
Lễ tân gửi thông tin thanh toán (payInfo) tới đối tượng Chứng từ và đồng thời gửi dữ liệu thanh toán (sendPaymentInfo) đến Kế toán.
Kế toán xác nhận thông tin (confirm) và phản hồi.
Lễ tân trả lại tiền thừa (returnChange) nếu có, kết thúc quy trình Check-out.
Biểu đồ trạng thái
4.2.1 Biểu đồ trạng thái phòng
Hình 4.2.1 Biểu đồ trạng thái Phòng.
Khi một phòng trống, nó ở trạng thái "Trống".
Khi có khách đặt phòng, nó chuyển sang trạng thái "Đang đặt".
Khi khách đến nhận phòng, nó chuyển sang trạng thái "Đang sử dụng".
Sau khi khách trả phòng, nó chuyển sang trạng thái "Phòng dơ".
Phòng được dọn dẹp và chuyển về trạng thái "Trống" hoặc "Đang đặt" nếu đã có người đặt.
Nếu phòng cần sửa chữa, nó chuyển sang trạng thái "Đang bảo trì".
Nếu khách hủy đặt phòng, nó trở lại trạng thái "Trống".
4.2.2 Biểu đồ trạng thái thiết bị phòng
Hình 4.2.2 Biểu đồ cộng tác Đăng nhập hệ thống.
Thiết bị mới được mua và đưa vào kho (trạng thái "Nhập kho").
Khi cần sử dụng, thiết bị được đưa ra khỏi kho (trạng thái "Đang sử dụng").
Khi thiết bị hỏng, nó chuyển sang trạng thái "Hư hỏng" và được sửa chữa.
Nếu thiết bị không thể sửa chữa, nó được thanh lý.
Nếu thiết bị không còn được sử dụng nữa, nó chuyển sang trạng thái "Ngừng sử dụng" và có thể được lưu kho hoặc thanh lý.
4.2.3 Biểu đồ trạng thái Nhân viên
Hình 4.2.3 Biểu đồ trạng thái Nhân viên.
Nhân viên mới: Nhân viên vừa được tuyển dụng và chưa bắt đầu làm việc.
Không hoạt động: Nhân viên tạm thời không làm việc (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ ốm).
Đang hoạt động: Nhân viên đang làm việc bình thường.
Biểu đồ trạng thái Khách Hàng
Hình 4.2.4 Biểu đồ trạng thái Khách hàng
Lần đầu đặt phòng: Khách hàng thực hiện lần đặt phòng đầu tiên.
Check-in: Khách hàng nhận phòng.
Check-out: Khách hàng trả phòng.
Xóa KH: Khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ.
Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn Trang 23
4.2.4 Biểu đồ trạng thái Dịch Vụ
Hình 4.2.5 Biểu đồ trạng thái Dịch Vụ
Đang phục vụ: Dịch vụ đang được cung cấp cho khách hàng.
Tạm ngưng phục vụ: Dịch vụ tạm thời ngừng cung cấp (ví dụ: hết hàng, đang bảo trì).
Ngừng phục vụ: Dịch vụ đã ngừng cung cấp vĩnh viễn.
Biểu đồ hoạt động
4.3.1 Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Hình 4.3.1 Biểu đồ hoạt động đăng nhập.
Nhập Username và Password: Người dùng nhập thông tin đăng nhập.
Kiểm tra: Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập.
Đúng/Sai: Hệ thống xác định thông tin đăng nhập có đúng hay không.
Đăng nhập thành công: Nếu thông tin đúng, người dùng đăng nhập thành công.
4.3.2 Biểu đồ hoạt động Check in
Hình 4.3.1 Biểu đồ hoạt động check in.
Khách yêu cầu: Khách hàng đến quầy lễ tân và yêu cầu làm thủ tục nhận phòng.
Nhân viên lễ tân tiến hành kiểm tra thông tin phòng để đảm bảo rằng phòng đã được dọn dẹp sạch sẽ và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
In hoá đơn: Nếu thông tin phòng hợp lệ, nhân viên in hoá đơn cho khách hàng.
Nhân viên sẽ giao chìa khóa phòng cho khách hàng kèm theo các thông tin quan trọng như số phòng, giờ trả phòng và các dịch vụ tiện ích có sẵn.
Cập nhật thông tin: Nhân viên cập nhật thông tin về việc khách đã nhận phòng vào hệ thống.
4.3.3 Biểu đồ hoạt động Check out
Hình 4.3.1 Biểu đồ hoạt động check out.
Khách yêu cầu: Khách hàng đến quầy lễ tân và yêu cầu làm thủ tục trả phòng.
Nhân viên lễ tân tiến hành kiểm tra thông tin phòng để xác nhận xem khách hàng có yêu cầu thanh toán cho dịch vụ bổ sung nào không và kiểm tra tình trạng hư hỏng trong phòng.
Lập hoá đơn: Nhân viên lập hoá đơn chi tiết cho khách hàng, bao gồm các chi phí phòng, dịch vụ và các khoản phát sinh khác.
Khách thanh toán: Khách hàng thanh toán hoá đơn.
Nhân viên cần cập nhật thông tin khi khách đã trả phòng, đồng thời thay đổi trạng thái phòng thành "trống" để chuẩn bị cho khách hàng tiếp theo.
MÔ TẢ HÀNH VI
Biểu đồ hoạt động Check in
Khách yêu cầu: Khách hàng đến quầy lễ tân và yêu cầu làm thủ tục trả phòng.
Nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra thông tin phòng để xác nhận liệu khách hàng có yêu cầu thanh toán cho dịch vụ bổ sung nào không và kiểm tra xem có hư hỏng gì trong phòng hay không.
Lập hoá đơn: Nhân viên lập hoá đơn chi tiết cho khách hàng, bao gồm các chi phí phòng, dịch vụ và các khoản phát sinh khác.
Khách thanh toán: Khách hàng thanh toán hoá đơn.
Nhân viên cần cập nhật thông tin về việc khách đã trả phòng vào hệ thống, đồng thời thay đổi trạng thái phòng thành "trống" để chuẩn bị sẵn sàng cho khách hàng tiếp theo.
Xoá hoá đơn
Tìm kiếm hoá đơn
Tính tổng số hoá đơn
Biểu đồ hoạt động Check out
Hình 4.3.1 Biểu đồ hoạt động check out.
Khách yêu cầu: Khách hàng đến quầy lễ tân và yêu cầu làm thủ tục trả phòng.
Nhân viên lễ tân tiến hành kiểm tra thông tin phòng để xác nhận xem khách hàng có yêu cầu thanh toán cho dịch vụ bổ sung nào không và liệu có hư hỏng gì trong phòng hay không.
Lập hoá đơn: Nhân viên lập hoá đơn chi tiết cho khách hàng, bao gồm các chi phí phòng, dịch vụ và các khoản phát sinh khác.
Khách thanh toán: Khách hàng thanh toán hoá đơn.
Nhân viên cần cập nhật thông tin về việc khách đã trả phòng vào hệ thống, đồng thời chuyển trạng thái phòng thành "trống" để chuẩn bị cho khách hàng tiếp theo.
THIẾT KẾ KIẾN TRÚC VẬT LÝ
Các biểu đồ
UI (Giao diện người dùng):
- UI component (Thành phần giao diện): Đây có thể là các thành phần giao diện người dùng như nút bấm, form nhập liệu, hoặc các widget hiển thị.
- EventHandler (Xử lý sự kiện): Đảm nhận việc xử lý các sự kiện người dùng, chẳng hạn như nhấn nút, nhập liệu, hoặc tương tác với giao diện.
DAO (Data Access Object) là một lớp hoặc mô-đun chuyên trách tương tác với cơ sở dữ liệu, thực hiện các thao tác như thêm, xóa, sửa và truy vấn dữ liệu.
DTO (Data Transfer Object) là một cấu trúc dữ liệu hoặc đối tượng được sử dụng để truyền tải dữ liệu giữa các lớp hoặc thành phần khác nhau trong hệ thống, giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp và giảm thiểu số lượng cuộc gọi giữa các thành phần.
Hình 6.2 Biểu đồ thành phần
1/ Quan Ly KS: Thành phần trung tâm đại diện cho hệ thống quản lý khách sạn.
2/ GUI (Giao diện người dùng):
Bao gồm các thành phần giao diện như:
- LoginForm.java: Form đăng nhập.
- MainForm.java: Form chính của ứng dụng.
3/ EventHandle.java: Thành phần xử lý các sự kiện liên quan đến giao diện hoặc thao tác người dùng. 4/ DAO (Data Access Object): Lớp chịu trách nhiệm giao tiếp với cơ sở dữ liệu, xử lý các thao tác CRUD (Create, Read, Update, Delete).
Bao gồm các lớp dữ liệu chuyển tiếp giữa các tầng Ví dụ:
- NhanVien.java: Thông tin nhân viên.
- KhachHang.java: Thông tin khách hàng.
- Phong.java: Thông tin phòng.
- ChungTu.java: Dữ liệu về chứng từ.
- DongChungTu.java: Chi tiết chứng từ.
- BoPhan.java: Dữ liệu về bộ phận.
- DichVu.java: Thông tin về dịch vụ.
Trang 33 6/ Các lớp quản lý (QL):
Xử lý nghiệp vụ của hệ thống:
- QL_DichVu.java: Quản lý dịch vụ.
- QL_Phong.java: Quản lý phòng.
- QL_ChungTu.java: Quản lý chứng từ.
- QL_KhachHang.java: Quản lý khách hàng.
- QL_NhanVien.java: Quản lý nhân viên.
7/ ThiếtBịPhong.java: Lớp liên quan đến quản lý thiết bị trong phòng.
Hình 6.2 Biểu đồ triển khai
1/ Database Server: Máy chủ cơ sở dữ liệu, chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý dữ liệu hệ thống.
2/ Application Server: Máy chủ ứng dụng, nơi vận hành các phần mềm dịch vụ để giao tiếp với các máy trạm.
3/ Các máy trạm khác nhau phục vụ cho từng chức năng:
- Máy trạm Admin: Máy trạm dành cho quản trị hệ thống.
- Máy trạm Quản lý: Máy trạm dành cho quản lý, thường dùng để giám sát và điều hành hoạt động.
- Máy trạm Lễ tân: Máy trạm sử dụng tại khu vực lễ tân, hỗ trợ việc check-in/check-out khách hàng.
- Máy trạm Buồng phòng: Máy trạm sử dụng cho nhân viên buồng phòng, quản lý các nhiệm vụ liên quan đến phòng ốc.
- Máy trạm Kế toán: Máy trạm phục vụ chức năng tài chính, kế toán.
- Máy in: Thiết bị hỗ trợ in ấn tài liệu.
Các biểu mẫu
Nội dung chính của phiếu nhập kho:
1/ Tiêu đề và thông tin chung:
- Tên phiếu: PHIẾU NHẬP KHO.
- Ngày, tháng, năm lập phiếu
- Số phiếu và phần ghi Nợ/Có để đối chiếu với hệ thống kế toán.
2/ Thông tin bên giao hàng:
- Họ và tên người giao hàng.
- Thông tin theo hợp đồng, số hóa đơn, hoặc các chứng từ khác.
- Cột STT (Số thứ tự).
- Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
- Mã số hàng hóa (nếu có).
- Đơn vị tính (ví dụ: cái, thùng, kg).
- Số lượng: o Theo chứng từ (số lượng ghi nhận theo hóa đơn). o Thực nhập (số lượng thực tế nhận vào kho).
- Đơn giá (đơn giá từng sản phẩm).
- Thành tiền (tổng giá trị của mỗi mục).
- Tổng số tiền (viết bằng chữ).
- Ghi chú về các chứng từ gốc đính kèm.
- Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập).
Nội dung chính của phiếu xuất hàng:
1/ Tiêu đề và thông tin chung:
- Tên phiếu: PHIẾU XUẤT KHO.
- Số phiếu: Được ghi để theo dõi và đối chiếu.
- Người nhận: Tên của cá nhân hoặc bộ phận nhận hàng.
- Đơn vị: Đơn vị nhận hàng.
- Lý do xuất: Mô tả lý do hoặc mục đích xuất kho.
- Xuất tại kho: Địa điểm kho nơi xuất hàng hóa.
2/ Chi tiết hàng hóa xuất kho:
- Tên tài sản: Tên, mô tả vật tư, hàng hóa hoặc tài sản xuất kho.
- Mã số: Mã hàng hóa (nếu có).
- Đơn vị tính: Đơn vị đo lường (ví dụ: cái, kg, hộp).
- Số lượng: Số lượng hàng hóa được xuất.
- Đơn giá: Giá của một đơn vị sản phẩm.
- Thành tiền: Tổng giá trị của từng mục hàng hóa (số lượng x đơn giá).
- Ghi chú: Các thông tin bổ sung hoặc đặc biệt.
- Tổng giá trị của tất cả các hàng hóa xuất kho (bằng số và chữ). 4/ Phần ký xác nhận:
- Người nhận: Ký và ghi rõ họ tên.
- Thủ kho xuất: Người chịu trách nhiệm xuất hàng.
- Kế toán: Người xác nhận và ghi nhận trên sổ sách kế toán.
- Kế toán trưởng và Giám đốc: Chữ ký phê duyệt (nếu cần).
Nội dung chính của phiếu thu :
- Địa chỉ: 59 Lê Thiện Trị, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
Quyển số, số phiếu, nợ và có (các thông tin liên quan đến kế toán).
Tên và địa chỉ của khách hàng.
Số tiền (viết bằng chữ và bằng số).
Kèm theo chứng từ gốc.
3/ Chữ ký và trách nhiệm:
- Giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ quỹ.
- Ghi rõ tổng số tiền nhận, cùng hình thức thanh toán (tiền mặt, ngoại tệ).
Nội dung chính của phiếu chi:
- Địa chỉ: 59 Lê Thiện Trị, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng.
Ngày, tháng, năm lập phiếu.
Quyển số, số phiếu, thông tin về nợ và có.
Họ và tên người nhận tiền.
Địa chỉ của người nhận tiền.
Số tiền (bằng số và bằng chữ).
Các chứng từ kèm theo.
3/ Chữ ký và trách nhiệm:
Người ký: Giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu, và người nhận tiền.
Xác nhận: Tổng số tiền nhận (ghi bằng chữ) cùng hình thức thanh toán.