báo cáo môn phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Công việcliên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức màkhông hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn. Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết bộ phận lễ

Khảo sát

Mục tiêu

Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT XH Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng

Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính.

Dựa vào những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích :

 Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng.

 Quản lý hiện trạng từng phòng.

 Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp.

 Quản lý tài chính thu chi của khách sạn.

Phạm vi

Khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mô hình vừa và nhỏ Tuy nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mô hình này cho hệ thống khách sạn có qui mô lớn. Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệ thống để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu Chưa tiến hành thực hiện coding, vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng hoàn chỉnh.

Nguồn khảo sát

Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là:

 Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng)

 Trưởng phụ trách khối buồng phòng

+) Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Mục đích của việc khảo sát

Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng , thông qua đó phân tích,xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

Nội dung khảo sát

a Cơ cấu tổ chức của khách sạn:

Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng

Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi ).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng. b Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng

Bộ phận này làm nhiệm vụ giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách. Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng

Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế hoạch

Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác.

Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân

Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán.

 Bộ phận tài chính kế hoạch:

Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)

Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác.

- Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu

- Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc.

- Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ.

Đánh giá hệ thống

Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ Khách sạn nào cũng cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh

Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau:

 Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn.

 Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ phận buồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình.

 Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên làm thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

 Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác,nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách của khách sạn Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn.

 Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các công việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng.

Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:

 Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm hài lòng khách là hết sức cần thiết.

 Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc không thể làm nổi.

Đề xuất giải pháp cho hệ thống

- Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ, chúng tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau:

- Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn

- Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu trong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứu thông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính

- Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt (do các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất và được kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ)

- Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanh chóng, chính xác với độ an toàn cao.

- Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sử dụng phần mềm.

Kế hoạch phỏng vấn Địa điểm: Thời gian: Đối tượng: Yêu cầu:

Chương trình: 1) Giới thiệu tổng quan:

Dự án xây dựng phần quản lý khách sạn trên các thiết bị kết nối Internet

2) Tổng quan về phỏng vấn và chủ đề sẽ đề cập đến:

+) Phỏng vấn về quy trình cho thuê phòng.

+) Việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng

3) Các biện pháp khác phục việc chưa đáp ứng nhu cầu

Người hỏi: Người được hỏi:

II/ Phân tích và thiết kế chức năng :

Các chức năng chính của hệ thống

Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí Do số lượng phòng trong khách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có những thao tác quản lí như sau:

 Thêm mới phòng: Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản lí những phòng này Thông tin về phòng mới phải được cập nhật trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng.

 Cập nhật phòng: khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin Tìm kiếm thông tin phòng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhân của hệ thống.

 Tìm kiếm phòng: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép các tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin, thống kê phòng. b Quản lý đặt phòng Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn Công việc quản lí đặ phòng bao gồm:

 Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng.

Hợp đồng này được quản lí bởi nhân viên của khách sạn khách hàng chỉ được phép tìm kiếm thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.

 Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.

 Tìm kiếm hợp đồng: Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.

 Xóa hợp đồng: Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà quản lí khách sạn. c Quản lý nhân viên

Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí Do số lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật thông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các thao tác quản lí như sau:

Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân viên Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục vụ.

Tìm kiếm thông tin nhân viên:

Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn Do đó có thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.

 Xóa thông tin nhân viên:

Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí các thông tin của các nhân viên này. d Quản lý khách

Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm:

Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.

 Sửa thông tin khách hàng:

Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”.

 Xóa thông tin khách hàng:

Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì thêm các thông tincuar khách hàng khác. e Quản lí dịch vụ:

Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống Cồn việc quản lí dịch vụ gồm:

Tạo mới hóa đơn dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ của khách sạn Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.

Sơ đồ phân rã chức năng

Hệ thống quản lý khách sạn

Quản lý đặt phòng Quản lý nhân viên

Tìm kiếm thông tin phòng

Cập nhật hợp đồng Thống kê hợp đồng hết hạn

Tạo mới hóa đơn, dịch vụ

Tạo danh mục thanh toán

Tạo biên lai thanh toán

Lập danh mục hóa đơn

Quản lý thông tin dịch vụ

Thống kê tình hình thu ngân

Thống kê danh sách khách

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng

Sơ đồ luồng dữ liệu

a Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

 Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau: o Khách sạn gồm các tác nhân là:

 Khách hàng: Khách hàng ở đây là người đến thuê phòng của khách sạn.Ta có thể gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc khách đến đặt phòng của khách sạn như là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt.Khách hàng là người đưa ra yêu cầu thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ Khách hàng được xem là một tác nhân chính của hệ thống Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phu cầu làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng, hay không còn nhu cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng.Và hệ thống khách sạn đưa ra thông tin đáp trả cho khách hàng

 Nhân viên: Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những người tham gia chính vào việc điều hành hệ thống: nhân viên tiếp tân, nhân viên thu ngân,nhân viên quản dich vụ dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin mà khách hàng đưa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạt động.Và chính nhân viên là người cập nhật thông tin trên máy tính

Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý là người đưa ra các yêu cầu cập nhật thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu.

Hình 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

- Bảng phân tích dữ liệu: Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Giao tiếp khách hàng Lễ tân Tác nhân

Gửi List Bộ phận buồng phòng Tác nhân

Thanh toán Hóa đơn Bộ phận tài chính kế toán Tác nhân

Giải đáp Thắc mắc Hóa đơn Hồ sơ dữ liệu

Tiếp nhận khiếu nại Biên bản Hồ sơ dữ liệu

Kiểm tra các phòng Phòng =

Kiểm soát Chi phí Buồng phòng =

Thông báo Lễ tân Trang thiết bị =

Chuẩn bị Thiết bị Phòng trống =

Báo cáo Tài chính Bộ phận quản lí tài chính Hồ sơ dữ liệu

Thuê Phòng Khách Tác nhân

Chuẩn bị Trang thiết bị Ban giám đốc Tác nhân

Thánh toán Lễ tân Dịch vụ =

Quản lí Tài chính Doanh thu Hồ sơ dữ liệu

Thay đổi Các dịch vụ Chất lượng dịch vụ = Đưa ra Quyết định List Hồ sơ dữ liệu

Hình 3: Bảng phân tích dữ liệu.

- Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Hình 4: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng b Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1:

Các thực thể dữ liệu a Hóa đơn b Biên bản c Doanh thu d Bộ phận quản lí tài chính e List f Trang thiết bị

Các chức năng nghiệp vụ A B C D E F

- Mũi tên chỉ hướng đi của luồng giữ liệu

Hình 5 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

- Quản lý thanh toán hợp đồng

- Biên bản Đi vào chi tiết từng chức năng của hệ thống ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức 1. c Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí bộ phận quản lí đưa ra các yêu cầu như: Thêm mới phòng, cập nhật phòng, tìm kiếm thông tin phòng.

Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như: Chức năng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng tìm kiếm phòng Các chức năng này cho phép thực hiện các công việc trên Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ phận quản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính.

Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ được cập nhật vào kho dữ liệu phòng Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bộ phận quản lí.Kho dữ liệu tham gia trong những luồng dữ liệu này là kho phòng.

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý phòng

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng

Khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống Nhân viên lễ tân dựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đưa ra yêu cầu hệ thống tạo ra một cái hợp đồng cho khách hàng Người đại diện cho hệ thống nhập dữ liệu cho hợ đồng là nhân viên Hợp đồng mới sẽ lưu trong dữ liệu hợp đồng.

Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng Khách hàng đưa yêu cầu cập nhật cho hệ thống Nhân viên dựa vào đó cũng đưa ra yêu cầu hệ thống cập nhật hệ thống sẽ lưu kết quả cập nhật vào kho dữ liệu hợp đồng.

Khi khách hàng ngưng sử dụng dịch vụ của khách sạn như trong hợp đồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên Nhân viên tiếp nhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách Khi đó kết quả trả vê cho khách hàng và hợp đồng không còn giá trị với khách hàng và nhân viên sẽ xóa hợp đồng.

Hình 7 : Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý đặt phòng

Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó Hệ thống quản lí dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách hàng có ở trong kho khách hàng Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì cho phép được sử dụng dịch vụ và ngược lại Khi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ Ngoài ra khách hàng còn có thể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình dịch của khách sạn.

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý dịch vụ

Luồng dữ liệu chính của chức năng này là:

Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đưa ra yêu cầu thanh toán Hệ thống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng và tiền dịch vụ nếu có để đưa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng.

Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục thanh toán.

Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thu ngân.

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý thanh toán

Các luồng dữ liệu chính:

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê phòng trống Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu duyệt để đưa ra danh sách phòng trống Kết quả trả về cho bộ phận quản lí thông qua hệ thống.

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn: Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hết hạn thanh toán.

Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng: Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu khách hàng để đưa ra danh sách khách hàng của khach sạn.

Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê tình trạng thu ngân Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu biên lai thanh toán để đưa ra báo cáo cho tình trạng thu ngân cho khách sạn.

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu thống kê

Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng:

Phân tích và thiết kế dữ liệu

Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản logic

a Chuyển ERM sang mô hình quan hệ và chuẩn hóa các quan hệ.

KHÁCH HÀNG(Mã KH, Tên KH, Tuổi, Địa chỉ, Số CM/HC) // (1) HỢP ĐỒNG(Mã HĐ, Mã KH, Số P, Hình thức trả, Ngày lập).// (2)

BIÊN LAI(Mã BL, Mã HDDV, Mã HĐ, Mã NV).// (3)

CHI TIẾT TRẢ PHÒNG(Mã BL, Mã P).// (4)

NHÂN VIÊN(Mã NV, Tên NV, Giới tính, SĐT, Địa chỉ).// (5)

HÓA ĐƠN DV(Mã HDDV, Mã KH, Tên DV, Mã NV).// (6)

CHI TIẾT DỊCH VỤ(Mã DV, Thời gian sử dụng, Mã HDDV, Số lượng). (7)

DỊCH VỤ(Mã DV, Tên DV, Đơn giá) (8)

CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG(Mã P, Mã HĐ) // (9)

PHÒNG(MÃ P, Loại P, Kiểu P, Đơn giá, Tình trạng, Mã DV).// (10) b Vẽ biểu đồ liên kết các quan hệ. c Lập bảng xác định liên kết. d Biểu đồ liên kết của mô hình

Thuộc tính khóa (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Liên kết

Mã BL, Mã P Dòng loại

Thiết kế hệ thống vật lý

Thiết lập biểu đồ luồng dữ liệu

Quản lí phòng sẽ gửi yêu cầu tìm phòng cho phòng trống, nếu như có kết quả máy sẽ gửi lại cho quản lí phòng b Quản lí đặt phòng

Thông tin của khách hang sẽ được gửi tới bộ phận tiếp nhận thông tin

Bộ phận tiếp nhận thông tin sẽ kiểm tra phòng trống rồi tạo ra hợp đồng mới gửi cho nhân viên

Bảng giá sẽ được gửi tới bộ phận tiếp nhận thông tin, bộ phận tiếp nhận thông tin sẽ đưa giá phòng cho khách hang c Quản lí thanh toán

Bộ phận quản lí thanh toán sẽ gửi doanh thu hợp đồng cho bên kiểm tra danh mục thanh toán

Bên kiểm tra sẽ kiểm tra hợp đồng trong hợp đồng rồi tính tổng thu ngân sách tạo ra biên lai, và sẽ gửi kết quả thu ngân cho bên thống kê d Biểu đồ dữ liệu thống kê

Ban giám đốc gửi yêu cầu thống kê cho bên thống kê

Bên thống kê sẽ gửi hóa đơn thống kê hợp đồng cho bên kiểm tra thống kê

Bên kiểm tra thống kê sẽ gửi kiểm tra thu-chi cho bên hạch toán

Bộ phận hạch toán sẽ làm báo cáo gửi cho bên bộ phận báo cáo, bộ phận báo cáo sẽ gửi báo cáo thống kê gửi lại cho ban giám đốc e Biểu đồ quản lí khách hàng f Biểu đồ quản lí nhân viên

3.Xác định luồng hệ thống a.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “1 Đặt phòng” a1 Tiến trình “1.2 Kiểm tra phòng trống”

- Xử lý theo lô mỗi khi khách đặt phòng

- Sau khi nhập thông tin khách hàng, kiểm tra phòng chống a2 Tiến trình “1.3 Lưu t.t khách hàng”

- Xử lý theo lô khi có phòng chống

- Nhập vào họ tên và số cmnd Thời gian ngày giờ từ khi vào lấy từ thời gian của máy. a3 Tiến trình “1.4 Đặt phòng”

- Tự động trả thẻ phòng cho khách b.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “2 Trả phòng” b1 Tiến trình “2.3 Thanh toán”

- Xử lý theo lô mỗi khi khách trả thẻ và thẻ đã xác minh

- Sau khi nhập số phòng để tìm ra Tên khách hàng và các thông tin khác.

- In phiếu thanh toán cho khách hàng. c.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “3 Giải quyết sự cố” c1 Tiến trình “3.1 Kiểm tra phòng”

- Xử lý theo lô mỗi khi có sự cố

- Nhập số thẻ phòng, tìm phòng có sự cố hoặc thông báo sai người thuê phòng. c2 Tiến trình “3.3 Lập biên bản”

- Thực hiện sau khi xác định sự cố là thật

- Lấy thông tin từ “Phòng” và cập nhật thêm nội dung biên bản theo mẫu

- In ra biên bản gửi khách c3 Tiến trình “3.4 Lập phiếu chi”

- Thực hiện sau tiến trình 3.3

- Lấy thông tin từ biên bản, bổ sung theo mẫu và in ra phiếu chi để gửi khách.

Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liệu a.Biểu mẫu khách hàng

- Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng

- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: khi có khách hàng đến thuê và sử dụng dịch vụ khách sạn

 Mô tả cho biểu mẫu: Thông tin khách hàng

Người dung kích vào nút “Thêm mới” để nhập thông tin khách hàng Khi nhập phải đầy đủ các ô Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Số CM/HC Khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “Lưu trữ” Nút “ Sửa” được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hay khi thay đổi thồn tin khách hàng Muốn tìm kiếm thông tin khách hàng thì người dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu “tìm kiếm khách hàng được kích hoạt” Khi khách hàng không còn sử dụng thuê phòng và dịch vụ của khách sạn thì thông tin của họ sẽ được xóa bỏ với thao tác “xóa” Nút thoát được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng. b.Biểu mẫu hóa dịch vụ

- Tên biểu mẫu: Hóa đơn dịch vụ

- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ trong khách sạn.

- CSDL liên quan: bảng hóa đơn dịch vụ/qlks.mdb

Người dùng kích vào nút “Thêm” thì Mã HDDV tự động đánh mã theo thứ tự số hóa đơn đã nhập, khi đó ta lựa chọn Mã khách hàng yêu cầu sử dụng, ta nhập mã đơn vị dịch vụ, tên đơn vị dịch vụ, số lượng, máy sẽ tự động hoàn thành các mục số lượng, thành tiền,

Ngoài ra còn nhập nhân viên nhập và ngày lập tronmg hóa đơn dịch vụ.Nút “ sửa” được dùng khi có sự thay đổi về sử dụng dịch vụ của khách hàng,nút “ xóa” dùng để xóa hóa đơn dịch vụ khi khách hàng đã sử dụng xong và trả phí dịch vụ, nút “lưu” dùng để lưu trữ vào CSDL của hệ thống, nút “in ra” dùng để in kê khai các mục dịch vụ của khách hàng ra giấy, nút “tìm kiếm” khi muốn biết thông tin về hóa đơn dịch vụ Nút “thoát” được dùng khi người dùng thoát khỏi chức năng cập nhật. c.Biểu mẫu hóa đơn phòng

- Tên biểu mẫu: Hóa đơn phòng

- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện:Khi có khách hàng đến yêu cầu sử dụng dịch vụ thuê phòng tại khách sạn.

- CSDL liên quan: bảng phong/qlks.mdb

 Mô tả cho biểu mẫu:

Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin, và nhập đầy đủ vào các ô Mã hóa đơn, ngày lập, nhân viên lập, mã khách hàng, tên khách, số CM/HC, mã phòng, kiểu phòng, số ngày thuê, khi đó máy sẽ tự động điền vào các mục loại phòng, đơn giá, thành tiền Sau khi nhập xong muốn sửa lại thì kích nút “sửa”,muốn xóa hóa đơn thì kích nút “xóa”, in ra thì kích nút “in ra”, muốn tìm kiếm khách đã thuê thì kích nút “tìm kiếm”, nút “đóng” được dùng khi muốn thoát khỏi lập hóa đơn phòng. d.Biểu mẫu danh sách phòng

- Tên biểu mẫu: Danh sách phòng

- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống.

- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến yêu cầu đặt phòng.

- CSDL liên quan: bảng phòng/qlks.mdb

Người dùng kích vào nút “ thêm” để biết thông tin phòng có con trông hay đã được đăng ký, nếu trống thì người dùng sẽ nhập mã phòng, loại phòng, rồi chọn kiểu phòng đơn/đôi, khi đó máy sẽ tự động đưa ra đơn giá cho phòng Nút “ sửa” được dùng khi khách sạn thêm phòng mới.Kích vào nút “ lưu trữ” khi muốn lưu trữ thông tin về phòng Nút “sửa” được dùng khi thông tin phòng thay đổi, nút “xóa” khi phòng không được sử dụng, nút “tìm kiếm “ được dùng để biết thêm chi tiết về phòng đó Nút “ thoát’ khi nhiệm vụ đã hoàn tất. e.Biểu mẫu thông tin nhân viên

- Tên biểu mẫu: Thông tin nhân viên

- Người thực hiện: Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống.

- Thời gian thực hiện: khi có nhân viên mới được nhận vào công ty, hoặc thông tin nhân viên được thay đổi.

- CSDL liên quan: bảng nhân viên /qlks.mdb

Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập thông tin nhân viên

Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, SĐT, Ngày sinh Sau khi nhập xong muốn lưu trữ vào CSDL thì kích vào nút “lưu” Nút “sửa” được dùng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có thay đổi Muốn tìm kiếm thông tin nhân viên thì dùng chọn nút “ tìm kiếm” và biểu mẫu tìm kiếm thông tin nhân viên được kích hoạt Khi nhân viên bị sa thải hay xin nghỉ làm thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “xóa”.Nút “ thoát” được sử dụng khi hết nhiệm vụ cập nhật thông tin nhân viên. f.Biểu mẫu biên lai thanh toán

- Tên biểu mẫu: Biên lai thanh toán

- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn.

- CSDL liên quan: Bảng bienlai/qlks.mdb

Người dùng kích vào nút “ thêm” để nhập nội dung biên lai mới Khi nhập phải nhập đầy đủ các ô Mã biên lai, tên dịch vụ, mã khách hàng, khi đó máy sẽ tự động đánh vào các ô Mã HDDV, Mã HĐ, Tiền dịch vụ, Tên khách hàng, Mã phòng, Tiền phòng, nhân viên lập, ngày lập và đưa ra kết quả tổng tiền sử dụng của khách hàng Nút “sửa” được dùng khi biên lai có sự thay đổi, nút “xóa” được dùng khi biên lai hết hạn sử dụng, nút “ lưu” để lưu trữ vào CSDL trong hệ thống, nút “tìm kiếm” để tìm kiếm thông tin biên lai của khách hàng, nút “in” dùng để xuất dữ liệu ra giấy cho khách hàng, nút “ thoát” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên. g.Tìm nhân viên

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thông tin nhân viên

- Người thực hiện: Cán bộ quản lí phụ trách nhân viên của khách sạn, người quản trị hệ thống.

- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlks.mdb

Trong biểu mẫu tìm kiếm nhân viên, tại mã nhân viên người dùng nhập mà nhân và biểu mẫu cho ra kết quả tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại,giới tính và ngày sinh. h.Tìm kiếm hợp đồng

Tên biểu mẫu: Tìm kiếm thông tin hợp đồng.

- Người thực hiện: Nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi nhân viên hay người quản lí muốn tìm thông tin hợp đồng

- CSDL liên quan: bảng hopdong/qlks.md i.Biểu mẫu biên lai

- Tên biểu mẫu: Tìm kiếm biên lai

- Người thực hiện: nhân viên lễ tân, người quản lí hệ thống

- Thời gian thực hiện: khi nhân viên lễ tân, hay quản lí hệ thống mốn tìm hiểu về thông tin biên lai

- CSDL liên quan: bảng bienlai/qlks.mdb

Khi người dùng muốn tìm kiếm thông tin phòng, thì sẽ nhập mã phòng, máy sẽ tự động kiểm tra tình trạng phòng còn trống hay đã được dăng ký đặt nút tìm kiếm cho phép người dùng biết được thông tin về phòng, và nút

“ thoát’ khi người dùng đã tìm hiểu xong thông tin phòng. j.Biểu mẫu thu chi hàng tháng

Tên biểu mẫu: Báo cáo thu hàng tháng

- Người thực hiện: nhân viên lễ tân.

- Thời gian thực hiện: Cuối tháng nhân viên tổng hợp tổng thu rồi báo cáo cho quản lí hệ thống

Người dùng nhập tháng năm trên báo báo tổng thu và kích nút “Tìm’ máy sẽ tự động xuấ ra dữ liệu bao gồm Mã biên lai, ngày lập, người lập, số tiền nút “in” để xuất dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” khi người dùng không tiếp tục sử dụng chức năng. k.Biểu mẫu báo cáo tổng thi hàng tháng

- Tên biểu mẫu: báo cáo tổng chi hàng tháng

- Người thực hiện: nhân viên lễ tân, quản lí dịch cụ khách sạn

- Thời gian thực hiện: khi cuối tháng tổng hợp chi tiêu cho dịch vụ của khách sạn

Người dùng nhập tháng năm trong bảng và xuất dữ liệu bằng nút “tìm”.Nút “in” khi muốn in dữ liệu ra giấy, và nút “Thoát” được dùng thoát khỏi chức năng của hệ thống l.Biểu mẫu thu chi hàng tháng

- Tên biểu mẫu: báo cáo thu chi hàng tháng

- Người dùng: quản lí khách sạn, hệ thống

- Thời gian: khi quản lí báo cáo cho giám đốc về thu chi trong tháng

Người dùng nhập tháng, năm trong biểu mẫu và kích nút “tìm kiếm”,máy sẽ tự động đánh váo các ô tổng chi, tổng thu, lợi nhuận(tổng thu-tổng chi), tiền thuế Nút “in” được dùng khi quản lí in thành văn bản ra giấy, vầ nút “thoát” khi người dùng thoát khỏi chức năng hệ thống. g.Giao diện đăng nhập