Kế hoạch phỏng vấn hỗ trợ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Các chức năng chính của hệ thống : a. Quản lý phòng

 Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng.  Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó. Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.

Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống. Chức năng này đôi khi còn được gọi là chức năng báo cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả. Thống kê danh sách khách hàng: Khách sạn lưu thông tin khách hàng và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích: Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng dịch vụ của khách sạn.

Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.ống kê tình trạng thu ngân: Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn. Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện các công việc trong hệ thống.

Sơ đồ luồng dữ liệu

Các yêu cầu này đưa đến cho các chức năng của hệ thống như: Chức năng thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng tìm kiếm phòng. Khi bộ phận quản lí đưa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn: Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đưa ra danh sách hợp đòng hết hạn thanh toán. Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạn thì bộ phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về khách hàng, qua đó thông tin khách hàng sẽ được cung cấp cho nhân viên.

Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, các nhân viờn quản lớ cú thể đỏp ứng mọi yờu cầu của khỏch hàng khi đó nắm rừ về thông tin. Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của khách sạn thì thông tin mới sẽ được cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợp đồng sẽ được thay đổi mới. Khi hết hạn hợp đồng hoăc khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng và ngừng sử dụng dịch vụ của khách sạn thì nhân viên sẽ xóa tên thông tin khách hàng và các dịch vụ khách hàng đã sử dụng.

Khi nhân viên được tuyển vào làm việc tại khách sạn thì bộ phạn quản lí nhân viên sẽ yêu cầu về thông tin nhân viên của nhân viên mới, qua đó tiếp nhận các thồn tin nhân viên và cập nhận trong bộ phận quản lí nhân viên của khách sạn. Bộ phận quản lí nhân viên sẽ điều khiển nhân viên làm việc dựa trên truy cập tìm kiếm thông tin nhân viên kết quả trả về cho nhân viên và thông tin phản hồi lại cho bộ phận quản lí.

Phân tích và thiết kế dữ liệu

Quan sát các biểu mẫu trên ta thấy một số danh từ xuất hiện trong việc quản lí thông tin trong hệ thống. Xác định các thực thể , thuộc tính và định danh của chúng Thuộc tính tên. Hóa đơn dịch vụ Hóa đơn dịch vụ Mã dịch vụ Mã nhân viên Tên dịch vụ Mã khách hàng Thời gian sử dụng.

Xác định mối quan hệ và thuôc tính của chúng 1, Xét mối quan hệ phụ thuộc , sở hữu. Bất cứ khách hàng nào cũng có 1 hoặc nhiều hợp đồng được áp dụng, hợp đồng đó chỉ được áp dụng ch 1 khách hàng. Trong chi tiết đặt phòng thì được áp dụng cho 1 phòng và 1 phòng được áp dụng với nhiều chi tiết đặt phòng khác nhau.

Một nhân viên thì lập nhiều hóa đơn dịch vụ và những hóa đơn dịch vụ có thể 1 nhân viên lập ra. Biên lai thì có nhiều hóa đơn, những hóa đơn chỉ có thỉ áp dụng cho một biên lai, do vậy giữa biên lai và hóa đơn dịch vụ thì được liên kết n-1. Hóa đơn dịch vụ được áp dụng cho nhiều dịch vụ và dịch vụ cũng được áp dụng cho nhiều hóa đơn, do vậy giữa hóa đơn dịch vụ và dịch vụ được liên kết n-n.

Trong biờn lai sẽ ỏp dụng cho một chi tiết khi trả phũng, một chi tiết trả phừng sẽ đưa ra một biên lai thanh toán.