Khái quát bài toán Vì những lí do trên, ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu phải có một chươngtrình nhỏ đặt tại bộ phận kinh doanh của khách sạn có khả năng quản lí nhữngthông tin về khách hà
GIỚI THIỆU BÀI TOÁN
Đặt vấn đề
Khách sạn khảo sát là 1 khách sạn tiêu chuẩn 3 sao, đặt tại thành phố Hải Phòng Quy mô khách sạn hiện nay có các loại phòng ngủ bao gồm:
Phòng tiêu chuẩn giường đôi (phù hợp cho 2 người + 1 giường đôi lớn)
Phòng lớn 2 giường đơn (phù hợp cho 4 người + 2 giường đôi)
Phòng Deluxe giường đôi có bồn tắm (phù hợp cho 2 người + 1 giường đôi lớn)
Tất cả các phòng được trang bị, tùy thuộc vào loại phòng, các thiết bị như:máy điều hòa, TV, tủ lạnh, ấm đun nước, vòi xịt/chậu rửa vệ sinh, dép và bàn làm việc.Thêm vào đó, các phòng có khu vực ghế ngồi và phòng tắm riêng với vòi sen, máy sấy tóc cùng đồ vệ sinh cá nhân miễn phí Ngoài ra khách sạn có view nhìn ra thành phố cùng với đó là phục vụ các dịch vụ như: chỗ để xe riêng miễn phí cho khách lái xe, cung cấp dịch vụ lễ tân 24 giờ, dịch vụ phòng và phòng giữ hành lí cho khách Dịch vụ đưa đồ ăn thức uống đến phòng có sẵn cho tất cả những ai muốn Có một phòng gia đình Buổi tối, bạn có thể thư giãn trong quán bar, nơi bạn sẽ tìm thấy nhiều loại đồ uống, nhạc nhẹ và có thể cả một nhóm dễ chịu Khách đi cùng trẻ em có thể sử dụng dịch vụ giữ trẻ…
Khái quát bài toán
Vì những lí do trên, ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu phải có một chương trình nhỏ đặt tại bộ phận kinh doanh của khách sạn có khả năng quản lí những thông tin về khách hàng, thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, các báo cáo, quản lí danh mục phòng
Tổ chức, lưu trữ cở sở dữ liệu một cách thống nhất : dữ liệu khách sạn, phòng ốc, dịch vụ phát sinh đi kèm Đừa vào những kiến thực học được từ môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin , đồ án sẽ phần tích thiết kế hệ thông quản lý khách sạn:
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Khảo sát thực trạng
Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lí việc đặt phòng và thanh toán Nhân viên của khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lí việc đặt phòng, đăng kí, trả phòng của khách hàng Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau:
Những xử lí thủ tục đặt phòng, đăng kí, trả phòng mất thời gian
Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát tình trạng phòng (phòng trống, phòng đang sử dụng)
Khó trong việc quản lí các thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn, thông tin phiếu đăng kí phòng, đăng kí dịch vụ
Yêu cầu hệ thống
Yêu cầu người dùng về hệ thống mới
Giao diện người dùng o Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, kể cả những người không rành về công nghệ. o Giao diện trực quan với các biểu đồ và bảng biểu để dễ dàng theo dõi thông tin.
Đào tạo và hỗ trợ o Cung cấp chương trình đào tạo cho nhân viên để sử dụng hệ thống mới hiệu quả. o Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
Bảo mật o Đảm bảo an toàn cho thông tin khách hàng và dữ liệu kinh doanh. o Cấp quyền truy cập phù hợp cho các nhân viên khác nhau để bảo mật thông tin.
Tính linh hoạt và mở rộng o Hệ thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tương lai của khách sạn. o Dễ dàng tích hợp với các hệ thống và công nghệ mới.
Hiệu suất và ổn định o Hệ thống cần hoạt động mượt mà, không gặp lỗi và có thể xử lý nhiều yêu cầu đồng thời mà không bị chậm.
Với nhu cầu quản lí và chất lượng dịch vụ tang lên không ngừng Giám đốc khách sạn yêu cầu có một chương trình thực hiện được các chức năng sau:
Quản lí việc đặt phòng, đăng kí thuê phòng và trả phòng.
Quản lí phòng của khách sạn.
Quản lí các dịch vụ khách sạn cung cấp.
Quản lí các hoá đơn.
Báo cáo và phân tích
Nhằm vào mục tiêu mở rộng quy mô khách sạn cho phép ban quản lí có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình hoạt động của khách sạn Từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh cho khách sạn Hệ thống mới này sẽ giúp khách sạn cải thiện hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống
3.1 Quy trình hoạt động của khách sạn
Khi có nhu cầu đặt phòng, khách hàng sẽ liên lạc với lễ tân thông qua điện thoại hoặc trực tiếp tại khách sạn, thông báo cụ thể về nhu cầu của mình( ngày đến, ngày đi, số lượng phòng, số lượng người, loại phòng,…)
Sau đó, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra danh sách phòng, sổ ghi khách đăng kí, đối chiếu khả năng đáp ứng của khách sạn đối với nhu cầu của khách và trả lời Nếu có đáp ứng được nhu cầu của khách, lễ tân sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm một số thông tin phục vụ cho nhu cầu đặt phòng:
Thông tin khách hàng: số CMND, tên khách hàng, giới tính, địa chỉ
Thông tin đặt phòng: ngày đến, ngày đi, loại phòng đến nhận hệ thống sẽ cập nhật lại trang thái là “đã hủy”, bình thường trạng thái sẽ là “chưa xử lí”) Lưu lại thông tin thuê phòng của khách hàng vào phiếu thuê phòng ( lấy từ thông tin phiếu đặt phòng)
Nếu khách hàng chưa đăng kí trước khách hàng phải cung cấp một số thông tin sau:
Thông tin khách hàng: tên người nhận phòng, CMND, số điện thoại, giới tính, địa chỉ
Thông tin thuê phòng: loại phòng, mã phòng, ngày đến(ngày hiện tại), ngày đi
Sau đó lễ tân sẽ cập nhật thêm vào sổ ghi thuê phòng và thực hiện thủ tục giao phòng cho khách hàng Khi giao phòng cho khách lễ tân sẽ lưu lại các thông tin trên vào sổ ghi khách hàng và giữ lại CMND của khách hàng
Khi khách hàng trả phòng, khách hàng phải thanh toán tiền tại quầy lễ tân.
Lễ tân sẽ thanh toán tất cả các khoản cho khách thông qua Hóa đơn có nội dung sau:số CMND, tổng tiền, ngày lập, nhân viên lập
Lễ tân sẽ in chi tiết hóa đơn( Thông tin phòng, chi tiết các dịch vụ đã sử dụng, tổng tiền phòng, tổng tiền dịch vụ,…) giao cho khách hàng và lưu lại thông tin hóa đơn và trả lại giấy CMND cho khách hàng
Đăng kí sử dụng dịch vụ:
Trong quá trình ở tại khách sạn mọi yêu cầu về dịch vụ của khách sạn sẽ được báo trực tiếp cho lễ tân và nhân viên lễ tân sẽ ghi vào phiếu dịch vụ với các thông tin: mã dịch vụ, mã phiếu nhận phòng, số lượng, tổng tiền( của phiếu dịch vụ này)
Sau đó lễ tân sẽ yêu cầu bộ phận dịch vụ thực hiện( ví dụ: giặt ủi, massage, thức uống…) Những dịch vụ khi khách hàng sử dụng sẽ được thanh toán chung vào khoản tiền khi trả phòng
Tùy theo yêu cầu của giám đốc mà các bộ phận sẽ đưa ra thống kê doanh thu, lập báo cáo cho giám đốc Thống kê doanh thu sẽ hỗ trợ cho công việc báo cáo của nhân viên và báo cáo có thể chia làm nhiều loại khác nhau: báo cáo bất thường hay báo cáo định kì( hàng ngày,hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) báo cáo về tình trạng thuê phòng, lượng khách cũng như doanh thu của khách sạn Đây là một chức năng quan trọng của hệ thống, thông qua chức năng này, giám đốc sẽ có một cái nhìn bao quát, toàn diện về tình trạng của khách sạn và thông qua đó đưa ra các chính sách điều chỉnh phù hợp
Hoạt động quản lí dịch vụ:
Khi cần điều chỉnh thông tin dịch vụ cũng như xóa đi các dịch vụ không phù hợp đối với khách sạn nữa hoặc các dịch vụ mà khách sạn mới được bổ sung sẽ do bộ phận dịch vụ quản lí
Hoạt động quản lí phòng:
Khi cần điều chỉnh thông tin phòng cũng như xóa đi các phòng đang trong tình trạng sửa chữa không thể phục vụ khách hàng hoặc thêm vào các phòng đã được sửa chữa xong sẵn sàng phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ do bộ phận kinh doanh quản lí
Nhân viên bộ phận kinh doanh có thể xóa thông tin khách hàng khi thông tin của khách hàng đó đã quá cũ và không còn dùng nữa và nhân viên kinh doanh là người quản lí danh sách khách hàng.
Hoạt động quản lý nhân sự:
Khi nhân viên vào làm việc nhân viên sẽ điểm danh thông qua phiếu chấm công, nhân viên bộ phận nhân sự sẽ thông qua đó thống kê giờ làm và gửi sang bộ phận kế toán và dựa trên đó nhân viên kế toán sẽ tính lương cho nhân viên Bộ phận còn đảm nhiệm việc quản lí danh sách nhân viên.
Xác định các đối tượng khảo sát đối với hệ thống
Hệ thống quản lý khách sạn hướng đến các đối tượng:
Quản lí bộ phận kinh doanh.
Quản lí bộ phận dịch vụ.
Quản lí bộ phận nhân sự.
Nhân viên bảo vệ Nhân viên lễ tân Nhân viên bộ phận kinh doanh
Nhân viên bộ phận nhân sự
Nhân viên bộ phận dịch vụ
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Mô hình nghiệp vụ, biểu đồ phân rã chức năng
Giám đốc: có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn Mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng
Nhân viên lễ tân: có nhiệm vụ tiếp nhận khách đặt phòng và khách thuê phòng, trả lời những thắc mắc của khách hàng Nhận yêu cầu khi khách muốn sử dụng dịch vụ của khách sạn Thanh toán hóa đơn khi khách hàng trả phòng
Nhân viên bộ phận kinh doanh: bộ phận này có nhiệm vụ quản lý danh sách khách hàng, quản lý thông tin về phòng, đưa ra chiến lược kinh doanh cụ thể cho khách sạn
Nhân viên bộ phận nhân sự: có nhiệm vụ quản lý thông tin nhân viên, thông tin giờ làm…
Nhân viên kế toán: quản lý thông tin tài chính thu chi trong khách sạn, có nhiệm vụ lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng, lập phiếu chi khi khách sạn cần chi tiêu cho vấn đề sửa chửa hoặc mua sắm phục vụ việc
Hình 1 Sơ đồ nghiệp vụ kinh doanh Hàng tháng nhân viên kế toán phải tiến hành kiểm kê tài chính thu chi và đóng thuế kinh doanh cho khách sạn
Nhân viên bộ phận dịch vụ: có nhiệm vụ quản lý, cung cấp dịch vụ cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng.
Sơ đồ luồng dữ liệu
2.1 Sơ đồ luồng mức ngữ cảnh
Hình 2 Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3 Biểu đồ ngữ cảnh
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 4 Biểu đồ mức đỉnh
2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Hình 5 Quản lý đặt phòng
Hình 6 Theo dõi lưu trú
Hình 7 Yêu cầu dịch vụ
Hình 8 Yêu cầu đặt tiệc
Hình 10 Báo cáo thống kê
Sơ đồ liên kết thực thể
3.1 Xác định các thực thể và các thuộc tính
NhanVien (MaNV, TenNV, SoCDDD, NgaySinh, QueQuan, SoDienThoai) KhachHang (MaKH, TenKH, CDDD, NgaySinh, SoDT, QuocTich)
Chucvu (MaCV, TenCV, Luong, PhuCap)
Phong (MaPhong, LoaiPhong, DonGia, TinhTrang)
ChiTietDatPhong (MaKH, MaPhong, NgayDat, NgayTra)
ChiTietThayThe (MaNT, MaPhong, SoLuong, GhiChu)
ChiTietSuDungDichVu (MaDV, MaKH, NgaySuDung, GhiChu)
ChiTietHoaDon (MaKH, MaHD, SoPhong, NgayDat, TienDatCoc, GhiChu)
3.2 Xác định mối quan hệ các thực thể
- Nhân viên quản lý phòng khách sạn
- Nhân viên nắm giữ chức vụ
- Nhân viên phục vụ khách hàng
- Nhân viên quản lý kho khách sạn
- Nhân viên in hóa đơn
- Khách hàng nhận hóa đơn
- Khách hàng sử dụng dịch vụ
- Phòng thay thế nội thất
- Kho lưu trữ nội thất
3.3 Sơ đồ liên kết thực thể
Hình 11 Biểu đồ thực thể
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.1 Thiết kế các bảng trong cơ sở dữ liệu a Bảng nhân viên b Bảng khách hàng c Bảng chức vụ d Bảng phòng e Bảng dịch vụ f Bảng hóa đơn g Bảng kho h Bảng nội thất i Bảng chi tiết đặt phòng j Bảng chi tiết phục vụ k Bảng chi tiết thay thế l Bảng chi tiết sử dụng dịch vụ m Bảng chi tiết tồn kho n Bảng chi tiết chức vụ o Bảng chi tiết hóa đơn
1.2 Sơ đồ liên kết cơ sở dữ liệu
Hình 12 Sơ đồ quan hệ
Thiết kế giao diện chương trình
Màn hình đầu tiên của chương trình là màn hình đăng nhập:
Tại đây người quản lý và nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống với tài khoản và mật khẩu đã được cấp
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình giao diện với các danh mục hiện lên ở bên trái và màn hình trắng ở bên phải
Tại tab Quản lý nhân viên, người dùng có thể thấy được thông tin nhân viên của khách sạn, bên cạnh đó người dùng có thể sử dụng các chức năng để thêm, sửa hoặc xóa nhân viên
Hình 15 Màn hình quản lý nhân viên
2.4 Quản lý phòng khách sạn Ở nút quản lý đặt phòng, người dùng sẽ thấy được danh sách các phòng,tình trạng, trạng thái hiện tại của phòng
Hình 16 Màn hình quản lý phòng khách sạn
Sau khi chọn 1 phòng cho khách hàng, cửa sổ tùy chỉnh phòng xuất hiện, người dùng sẽ nhập và tùy chỉnh các thông tin cần thiết của khách hàng và phòng khách sạn
Hình 17 Màn hình tùy chỉnh phòng
Tab Quản lý khách hàng cho phép người dùng có thể xem được danh sách các khách hàng đã và đang sử dụng các dịch vụ của khách sạn, nó còn cho phép người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin của khách hàng nếu có sai sót
Hình 19 Danh sách khách hàng
Tab Quản lý hàng cho người dùng có thể chỉnh sửa các dịch vụ hiện có của khách sạn
Hình 20 Danh sách sản phẩm dịch vụ
Sau khi tủy chỉnh xong phòng và thêm các dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong khách sạn, người quản lý hoặc nhân viên có thể xuất luôn hóa đơn cho khách hàng bằng cách ấn vào nút Thanh toán, sau đó ấn nút In hóa đơn để có thể xuất hóa đơn cho khách hàng
Trang này cho phép người dùng có thể biết được tất cả các hóa đơn mà khách hàng đã sử dụng, từ đó có thể thấy được tổng thu nhập của khách sạn đã kinh doanh được
Hình 22 Danh sách thống kê