(Tiểu luận) báo cáo môn học đề tài hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống cần có khả năng quản lý các thông tin về khách hàng, phòng, đặt phòng, dịch vụ, thanh toán và báo cáo, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng.. Quản lý khách

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN HỌC

Nguyễn Chu Phước Ân - 2051052005

Lê Hiển Vinh - 2051052152

Thành phố Hồ Chí Minh, 2023

Mục lục

PHẦN 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 1

I) Đặt vấn đề: 1

II) Mô tả bài toán: 1

III) Khảo sát hệ thống: 2

1 Trước khi tiến vào việc phân tích quy trình, nhóm tiến hành phỏng vấn 2

2 Ngoài việc phỏng vấn, nhóm còn đưa ra bảng câu hỏi 5

3.Tổng kết và nhận xét: 7

IV) Đặc tả hệ thống: 7

a) Mô tả quy trình làm việc 7

b) Mô tả thành phần hệ thống 8

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 10

I) Sơ đồ phân rã chức năng hệ thống quản lý khách 10

II) Phân tích các quy trình của hệ thống 11

1) Quản lý thuê phòng 11

2) Quản lý nhân viên 11

3) Quản lý khách hàng 12

4) Quản lý thống kê 12

III) Sơ đồ DFD 13

1) Mức ngữ cảnh: 13

2) Mức 1 - Chức năng quản lý đặt phòng: 14

3) Mức 1 - Chức năng quản lý nhân viên: 15

4) Mức 1 - Chức năng quản lý thống kê: 16

5) Mức 1 - Chức năng quản lý khách hàng: 16

IV) Sơ đồ ERD 17

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ VÀ TỔNG KẾT 18

HẾT 18

MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠNPHẦN 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠNI) Đặt vấn đề:

Khách sạn A có quy mô khá lớn tại trung tâm thành phố Đà Lạt, khách sạn này

có uy tín lâu năm nên luôn là sự chọn hàng đầu của khách du lịch khi đến Đà Lạt.Gần đây, xu hướng mọi người đến Đà Lạt du lịch ngày càng tăng, việc số lượng khách hàng đến tăng đột ngột khiến cho khách sạn gặp khó khăn trong việc quản lý Đặc biệt là khâu check-in theo phương thức truyền thống mất nhiều thời gian, nhiều khách hàng đợi hàng dài

Vì vậy cần có một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý khách sạn, nhằm giúp khách sạn hoạt động nhanh nhẹn, minh bạch hơn cũng đồng thời tăng tính cạnh tranh với các khách sạn khác

II) Mô tả bài toán:

Bài toán thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là một bài toán phức tạp, đòi hỏi tính linh hoạt, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý các hoạt động của khách sạn

Hệ thống cần có khả năng quản lý các thông tin về khách hàng, phòng, đặt phòng, dịch

vụ, thanh toán và báo cáo, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng

Để giải quyết bài toán này, hệ thống cần được thiết kế một cách cẩn thận, tối ưu hóa quy trình quản lý, đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin, đồng thời tăng cường trảinghiệm của khách hàng khi sử dụng dịch vụ Quản lý khách sạn sẽ được thực hiện một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa sự tương tác giữa khách hàng và khách sạn

Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống là khi có khách hàng liên hệ hoặc đến thuê phòng hoặc thuê các dịch vụ của khách sạn thì có trách nhiệm giới thiệu về những đặc điểm chung của khách sạn cũng như các công tác phục vụ của khách sạn Cùng với đó

là thu thập các yêu cầu của khách hàng Khi khách hàng có yêu cầu cụ thể thì sẽ công tác chuẩn bị, giao phòng cho khách, phục vụ các yêu cầu về dịch vụ của khách, hướng dẫn khách hiểu thêm về hoạt động của khách sạn Cập nhật đầy đủ các thông tin của khách hàng Phân loại khách hàng Các dịch vụ tối thiểu dịch vụ ăn uống ,thông tin liên lạc, đi lại, cùng các loại hình dịch vụ giải trí khác Vì vậy ngoài các thông tin để quản lý phòng, khách thuê phòng còn cần các thông tin về các loại hình dịch vụ và các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh của khách sạn Và thực hiện các thủ tục nhanh gọn đảm bảo không xảy ra tình trạng nhầm lẫn

Những chức năng của hệ thống của tóm lại như sau:

- Quản lý nhân viên: Bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch làm việc, lương, … Tìm kiếm, sửa đổi thông tin nhân viên.

- Quản lý thông tin khách hàng: Bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số CMND, hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, …Tìm kiếm, sửa đổi thông tin khách hàng

- Quản lý phòng: Bao gồm các thông tin về loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, tình trạng phòng, tiện nghi của phòng, …

- Quản lý đặt phòng: Bao gồm các thông tin về ngày đến, ngày đi, số lượng khách, loại phòng, giá phòng, số phòng, tình trạng đặt phòng, …Thực hiện đặt phòng cho khách hàng

- Quản lý thanh toán: Bao gồm các thông tin về hóa đơn thanh toán, số tiền thanh toán, phương thức thanh toán

- Quản lý báo cáo: Bao gồm các thông tin về doanh thu, số lượng khách đến, số lượng phòng trống, số lượng phòng đã đặt

III) Khảo sát hệ thống:

1 Trước khi tiến vào việc phân tích quy trình, nhóm tiến hành phỏng vấn các nhân viên, khách hàng ở khách sạn

Đối tượng phỏng vấn 1: Nhân viên tiếp tân

Mục đích: Tìm hiểu quy trình tiếp nhận khách hàng Quy trình nhận phòng - trả phòng và các hoạt động hằng ngày của khách sạn

Quy trình tiếp nhận khách hàng của

khách sạn như thế nào? Nhân viên lễ tân sẽ giao tiếp với khách hàng để thu thập thông tin về khách hàng

như thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng, nhu cầu phòng ở, lượng người

từ đó đưa ra gợi ý và làm thủ tục nhập phòng cho du khách

Khách sạn có cho phép đặt phòng trước

hay không? Nếu có thì quy trình

check-in như thế nào?

Khách sạn có cho phép đặt phòng trước thông qua các ứng dụng đặt phòng hoặc liên lạc trực tiếp với khách sạn Số điện thoại của khách hàng được sử dụng như

mã xác nhận đặt phòng

Khi thực hiện thủ tục nhận phòng, khách

sạn cần thông tin gì của khách hàng?

Khách sạn cần lưu các thông tin của khách hàng như : họ và tên, số điện thoại, số căn cước công dân (trường hợp

Too long to read on your phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

khách hàng không có căn cước công dân

có thể sử dụng hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe)

Quy trình trả phòng của khách sạn như

thế nào?

Sau khi tiếp nhận yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạnh phòng, thống kê dịch vụ, sau đó lập hóa đơn và nhận thanh toán từ khách hàng Khách sạn có các dịch vụ, tiện ích cho

khách hàng hay không? Có, khách sạn có nhiều dịch vụ, trong đócó nhiều hợp tác dịch vụ với các doanh

nghiệp bên ngoài Khi khách hàng có yêu cầu dịch vụ, nhân viên tiếp tân sẽ tiếp nhận, thực hiện ghi nhận lên hệ thống và điều phối nhân viên thực hiện.Phương thức thanh toán của khách sạn

như thế nào? Khách sạn chấp nhận các phương thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ visa, debit,

credit, thanh toán qua internet - banking,

ví điện tử Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ thì khách sạn sẽ thu thêm phụ phí, còn nếu thanh toán qua internet - banking hoặc ví điện tử thì hệ thống sinh code QR hoặc thông tin chuyển khoản cho khách hàng thanh toán Cần lưu lại chi tiết hóa đơn của khách hàng.Nhằm giúp khách sạn thu hút nhiều

khách đến hơn, hệ thống có thể giúp gì

cho khách sạn?

Tại quầy lễ tân có bố trí một màn hình cảm ứng nhỏ cho khách hàng chọn mức hài lòng của họ đối với nhân viên cũng như các dịch vụ của khách hàng Hệ thống cần lưu lại thông tin này để có thể giúp ban quản lý khách sạn điều hành khách sạn tốt hơn

Đối tượng phỏng vấn 2: Nhân viên bộ phận kế toán

Mục đích: hiểu được những nhiệm vụ của hệ thống đối với bộ phận kế toán

Chức năng quan trọng nhất của hệ thống

với bộ phận kế toán là gì?

Hệ thống cần giúp đối chiếu các hóa đơnthu/chi của khách sạn Thống kê chi tiết

số tiền thu/chi một cách chính xác Có thể thực hiện thống kê theo

ngày/tháng/năm

Hình thức nhập/xuất dữ liệu của bộ phận

kế toán là gì? Mọi dữ liệu điều được lưu trữ ở cơ sở dữliệu chung của khách sạn Hoặc có thể

lấy từ file excel,word, …Vì vậy hệ thốngnày nên hỗ trợ nhập xuất dữ liệu từ file excel, word

Ngoài những tác vụ như thống kê, hỗ trợ

nhập xuất dữ liệu thì phòng kế toán có

muốn hệ thống có thêm chức năng nào

không?

Có, sẽ rất tốt nếu hệ thống có thể tìm kiếm, sắp xếp hóa đơn theo ngày/tháng/năm Và tạo báo cáo từ mẫu

có sẵn

Đối tượng phỏng vấn 3: Ban quản lý khách sạn

Mục đích: Tìm hiểu về chức năng quản lý của hệ thống, các nhu cầu đi kèm như giao diện, tiện ích

Khi khách hàng đến khách sạn thì hệ

thống có lưu lại thông tin của khách hàng

không?

Thông tin của khách hàng sẽ được lưu tại

cơ sở dữ liệu chung của khách sạn trong

6 tháng nhằm phục vục cho các tình huống phát sinh

Việc quản lý nhân sự ở khách sạn được

thực hiện như thế nào?

Thông tin của tất cả nhân viên được lưu trữ chi tiết ở cơ sở dữ liệu Thực hiện phân quyền theo các cấp và chức năng của từng bộ phận

Thực hiện phân quyền, cụ thể là như thế

nào? Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản đăng nhập vào hệ thống của khách sạn, từ đó

quy định giới hạn chức năng cấp cho nhân viên Bắt đầu ca làm việc của mình,nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống thực hiện điểm danh

Quy trình quản lý kho hàng của khách

Trường hợp nào thì hàng hóa sẽ được

xuất kho?

Sau khi khách hàng trả phòng, nhân viên

sẽ kiểm tra và fill lại những hàng hóa còn thiếu trong phòng Hoặc khi khách hàng yêu cầu thì lễ tân cũng có khả năngbán hàng cho khách

Vậy khách sạn cần một ứng dụng

window hay là một ứng dụng web? Cả hai, ứng dụng web sẽ thuận tiện cho việc quản lý từ xa, còn ứng dụng

window sẽ thuận tiện cho tất cả nhân viên và bảo mật hơn Cả hai ứng dụng nên có UI/UX tốt, trực quan, dễ nhìn

2 Ngoài việc phỏng vấn, nhóm còn đưa ra bảng câu hỏi để phân tích nhu cầu nhân viên trong khách sạn về một hệ thống tiện lợi

Nội dung câu hỏi Loại câu hỏi Trả lời

Nhu cầu của bạn về hệ

Có giao diện ưa nhìn, dễ sử dụng.Điểm tiện tích hệ thống

quản lý khách sạn là

gì?

Chọn 1 trong 2 đáp án

Chọn 1 ý kiến nhiều trong những ý kiến:

Hệ thống hoạt động linh hoạt,

chính xác.

Có giao diện đẹpTheo bạn tính năng hữu

ích nhất của hệ thống

trong việc kế toán là

gì?

Chọn 1 trong 2 đáp án Chọn 1 ý kiến nhiều trong những ý kiến:

Tra cứu, thống kê chi tiêu của khách sạn

Quản lí nhân sự, kho,…

điểm tiện ích nào?

Chọn nhiều đáp án Có thể chọn nhiều trong những ý kiến:

Thanh toán một cách nhanh chóng

Có nhiều phương thức thanh toán như: visa, quét mã QR

Ít xảy ra những lỗi sai trong việc tính toán hóa đơn

Bạn thấy hệ thống quản

lý kho có những điểm

tiện ích nào?

Chọn nhiều đáp án Có thể chọn nhiều trong những ý kiến:

Dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm sản phẩm

Dễ dàng trong việc nắm bắt số lượng sản phẩm

Tự động hóa nhiều công việc tốn công sức và thời gian

Điểm tiện ích của hệ

thống quản lí nhân viên

là gì?

Chọn nhiều đáp án Có thể chọn nhiều trong những ý kiến:

Giúp việc cập nhật thông tin nhân viên dễ dàng hơn

Biết được hiệu suất làm việc của nhân viên

Tự động hóa trong việc chấm côngTrong hệ thống quản lí Chọn 1 trong 2 Chọn 1 ý kiến nhiều trong những ý

nhân viên, điểm lợi

Thông qua cuộc phỏng vấn lấy ý kiến chúng ta cần:

- Xây dựng hệ thống đặt phòng và các tác vụ khác ở quầy lễ tân

- Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên có phân cấp chức năng, công việc cho từng chức năng cụ thể

- Phần mềm có giao diện ưa nhìn, dễ sử dụng

- Xây dựng hệ thống thanh toán bằng nhiều hình thức: trực tiếp, thẻ, app

- Hệ thống có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo

IV) Đặc tả hệ thống:

a) Mô tả quy trình làm việc

Khi khách hàng đến với khách sạn, quầy lễ tân sẽ tiếp nhận và hỗ trợ khách hàng Lễ tân sẽ hỏi về nhu cầu phòng của khách và đề nghị một số lựa chọn thích hợp cho khách Nếu khách hàng đã có đặt trước phòng thì chuyển qua giai đoạn làm thủ tụcnhập phòng, khách hàng có thể nhận phòng thông qua số điện thoại Mỗi khách hàng được quản lý chặt chẽ về mã định danh, họ và tên, năm sinh, quê quán Lễ tân và kháchhàng đảm bảo thông tin chính xác trong quá trình đăng ký

Hệ thống giúp lễ tân tìm phòng phù hợp cho khách, có thể tìm theo các thuộc tính như số người, giá tiền, mức độ tiện nghi, … Khi khách hàng đã quyết định đặt phòng, lễ tân xác nhận vào hệ thống Chi tiết thuê phòng được lưu trữ chặt chẽTrong quá trình thuê phòng tại khách sạn, khách hàng có thể yêu cầu các dịch vụcủa khách sạn tại quầy lễ tân, lễ tân nhập các thông tin dịch vụ cho việc xuất hóa đơn sau này

Khi thực hiện thủ tục trả phòng, hệ thống tính toán tiền phòng, thống kê và tính toán các dịch vụ khách hàng đã yêu cầu, các phụ phí Xuất hóa đơn và tùy chọn các phương thức thanh toán cho khách hàng (tiền mặt, ví điện tử, chuyển khoản, thẻ) Lưu trữ xuống cơ sở dữ liệu thông tin thanh toán như phương thức thanh toán, các thông tinhóa đơn, … nhằm phục vụ cho tác vụ kế toán Khi tất trả phòng, lễ tân kiểm tra phòng, dọn dẹp và cập nhật lại trạng thái của phòng

Mọi nhân viên tại khách sạn được cấp cho một tài khoản đăng nhập vào hệ

thống, có phân quyền theo chức vụ Khi vào ca làm, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống thực hiện điểm danh, kiểm tra các thông báo từ cấp trên.

Dựa vào dữ liệu được lưu, bộ phận quản lý có thể phân tích hiệu quả hoạt động của khách sạn

Hệ thống thực hiện các chức năng phục vụ cho phòng kế toán như thống kê chi tiêu, thống kê theo ngày, tháng, quý hoặc năm Xuất thông tin chi tiết qua word hoặc excel …

Dựa vào bảng lương và bảng điểm danh thực hiện tính tổng lương cho nhân viên

b) Mô tả thành phần hệ thống

1) Quản lý nhân viên

- Phần mềm lưu trữ thông tin nhân viên: tên nhân viên, lịch làm việc, lương cơ bản, lương theo ca, phân quyền nhân viên

- Phân quyền nhân viên tại khách sạn: Phần mềm sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản đăng nhập và cung cấp quyền cho nhân viên tùy theo vị trí của người đó

- Bảng tính điểm làm việc cho nhân viên giúp theo dõi quá trình làm việc của nhân viên theo tuần và tháng

2) Quản lý thông tin khách hàng

- Hệ thống cần lưu trữ các thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số CMND, hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, lịch sử lưu trú tại khách sạn để quản lý thông

tin khách hàng

- Tìm kiếm, sắp xếp thông tin khách hàng theo yêu cầu

- Thông tin khách hàng được tái sử dụng cho lần thuê phòng tiếp theo

- Thực hiện đặt phòng

3) Quản lý thuê phòng

- Hệ thống cần cập nhật và quản lý thông tin phòng bao gồm loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, tình trạng phòng, tiện nghi của phòng

- Lưu trữ các thông tin đặt/trả phòng như: ngày giờ, mã khách hàng, mã phòng, các dịch vụ sử dụng trong quá trình thuê phòng

- Xuất hóa đơn cho khách hàng

4) Quản lý thống kê

- Tính lương cho nhân viên.

- Hệ thống quản lý các báo cáo về doanh thu, số lượng khách đến, số lượng phòng trống, số lượng phòng đã đặt và các thông tin khác liên quan đến quản lý khách sạn Thông tin này được phân tích và báo cáo định kỳ để đưa ra các quyết định quản lý

và phát triển khách sạn

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠNI) Sơ đồ phân rã chức năng hệ thống quản lý khách

II) Phân tích các quy trình của hệ thống

1) Quản lý thuê phòng

1.1) Quá trình đặt phòng:

Trong quá trình hoạt động, khách hàng là điều vô cùng quan trọng cung cấp nguồn vốn để tiếp tục hoạt động Do đó, đặt phòng là chức năng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để khách sạn có thể phục vụ khách hàng tốt nhất Thông tin cần điền gồm: thông tin cá nhân của khách hàng và những yêu cầu khác được cung cấp trong form đặt

phòng như thời gian đặt phòng, loại phòng,

1.2) Quá trình hủy phòng:

Khách hàng có thể có những công việc cá nhân đột xuất trùng với thời gian đã đặt phòng, từ đó họ có nhu cầu hủy yêu cầu đặt phòng đã thực hiện trước đó Điều này giúp giảm tình trạng khách đặt phòng nhưng không nhận phòng

1.3) Nhận phòng:

Sau khi đã đặt phòng, khách hàng sẽ đến gặp nhân viên khách sạn để nhận phòng Khách hàng cần cung cấp mã đơn đặt phòng cho nhân viên và nhân viên sẽ cấp cho khách hàng loại phòng tương ứng

1.4) Tính giờ thuê phòng:

Sau khi khách hàng trả phòng, nhân viên sẽ thực hiện tính tiền thanh toán cho khách hàng Nhân viên cần cung cấp mã phòng mà khách đã thuê lên hệ thống, từ đó hệ thống sẽ trả về số tiền mà khách cần thanh toán

1.5) Thanh toán:

Sau khi nhận được số tiền cần thanh toán từ nhân viên, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán bằng cách đưa nhân viên số tiền cần thanh toán được hệ thống trả về

dữ liệu của khách hàng Nhân viên xác nhận thông tin với khách hàng

và thực hiện thao tác checkin trên phần mềm