Xác nhận việc nhập và xuất hàng, kiểmtra chất lượng hàng hóa.Tổ Kế Toán: Quản lý các giao dịch tài chính của siêu thị bao gồm tiền thanh toán cho nhà cung cấp, tiền thu từ khách hàng, ti
Khảo sát về hệ thống quản lý
Khảo sát hệ thống
Siêu thị là một mô hình bán lẻ hiện đại, cung cấp đa dạng các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu và phi thiết yếu với quy mô lớn và chuyên nghiệp Nguồn hàng chủ yếu do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp Khách hàng của siêu thị là người tiêu dùng, các hiệu tạp hóa nhỏ
… Siêu thị có đa dạng các mặt hàng và nhiều bộ phận Vì vậy cần một hệ thống quản lý để giúp cho việc quản lý siêu thị được dễ dàng hơn.
Tổ Bán Hàng: Đảm bảo rằng các sản phẩm được bày bán một cách sắp xếp, thu hút và dễ tiếp cận cho khách hàng Cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ cho khách hàng khi cần Nhân viên thu ngân thanh toán các đơn hàng khi có yêu cầu thanh toán từ khách hàng, liên tục cập nhật về các chương trình khuyến mãi, giảm giá và các thông tin sản phẩm mới để có thể cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho khách hàng.
Tổ Quản Lý Kho: Theo dõi và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo rằng các mặt hàng được cung cấp đầy đủ và đúng đắn Xác nhận việc nhập và xuất hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Tổ Kế Toán: Quản lý các giao dịch tài chính của siêu thị bao gồm tiền thanh toán cho nhà cung cấp, tiền thu từ khách hàng, tiền lương cho nhân viên, quản lý công nợ và báo cáo tài chính.
Sơ đồ tổ chức siêu thị
Tổ Hỗ Trợ Kỹ Thuật: Bảo trì và sửa chữa các thiết bị kỹ thuật trong siêu thị như máy tính, máy quét mã vạch, hệ thống điện và điều hòa không khí.
Tổ An Ninh: Kiểm tra và đảm bảo an ninh của siêu thị, ghi nhận hàng hóa đổi lại của khách hàng.
Mỗi tổ sẽ có trách nhiệm cụ thể nhưng cũng cần phối hợp chặt chẽ với các tổ khác để đảm bảo rằng mọi hoạt động trong siêu thị đều được thực hiện một cách hiệu quả và hợp nhất.
Mô tả hệ thống
- Đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa và các dịch vụ khuyến mãi cho khách hàng
- Kiểm soát quá trình chuỗi cung ứng ổn định của hàng hóa từ nhà cung cấp
- Thống kê và báo cáo số liệu doanh thu từ các giao dịch mua bán
1.2.2 Các chức năng quản lý trong hệ thống
Quản lý hàng hóa o Quản lý sản phẩm:
- Khi nhà cung cấp có một sản phẩm mới cung cấp cho siêu thị thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành thêm thông tin của sản phẩm đó Hoặc khi một sản phẩm ngừng bán trong siêu thị nữa, nhà cung cấp ngừng cung cấp sản phẩm đó cho siêu thị thì nhân viên bán hàng sẽ xóa thông tin của sản phẩm đó trong danh mục Hàng Hóa, Hàng Hóa (Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng, Giá bán, Đơn vị tính, Mã loại hàng hóa).
- Khi thông tin của một sản phẩm có sự thay đổi về số lượng, mẫu mã, hình thức, hình ảnh thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành tra cứu thông tin sản phẩm từ hệ thống, sau đó sẽ thực hiện thay đổi các thông tin cần sửa trong phần danh mục Hàng Hóa. o Quản lý kho:
- Để đảm bảo siêu thị luôn có lượng hàng hóa ổn định thì phải kiểm kê định kì
Phiếu Kiểm Kê (Mã phiếu kiểm kê, Ngày kiểm kê, Số lượng hàng hóa, Mã nhân viên, Mã hàng hóa) Các loại hàng hóa phải có số lượng dự trữ tối thiểu trong kho: Kho Hàng (Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho) Nếu số lượng hàng hóa dự trữ này thấp hơn so với quy định thì nhân viên kho sẽ lập danh sách các hàng hóa cần nhập, số lượng Sau đó nhân viên kho sẽ đưa danh sách cho người quản lý của siêu thị tại chi nhánh đó xem xét và kiểm duyệt
- Khi nhập hàng hóa: nhân viên kho sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa, số lượng và sau đó viết phiếu nhập kho Phiếu Nhập Hàng (Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Số lượng, Thành tiền, Mã nhà cung cấp, Mã nhân viên, Mã hàng hóa)
- Khi xuất kho: Mỗi khi hàng hóa xuất kho thì nhân viên kho đảm bảo lấy đúng số lượng và đúng loại hàng hóa và tiến hành ghi nhận Phiếu Xuất
Hàng (Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Số lượng, Thành tiền, Mã nhân viên, Mã hàng hóa, Mã khách hàng). o Quản lý đơn đặt hàng cho nhà cung cấp:
- Khi nhận danh sách các hàng hóa cần nhập từ bộ phận quản lý Lúc này, nhân viên kho sẽ phụ trách xác nhận thông tin và tạo đơn hàng rồi gửi thông báo đến cho nhà cung cấp Đồng thời nhân viên kho sẽ thường xuyên theo dõi đơn hàng từ lúc đặt đến khi giao hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng theo các tiến độ: đang chờ xử lý, đã xác nhận, đang giao hàng, đã nhận hàng, thanh toán, hoàn thành. o Quản lý hàng hóa được bày bán:
- Chắc chắn rằng hàng hóa sẽ luôn được bảo đảm ổn định số lượng trên từng gian hàng bày bán để cung cấp cho khách hàng lựa chọn Nếu số lượng sản phẩm thấp hơn so với quy định thì nhân viên bán hàng lập danh sách tên các sản phẩm và số lượng còn thiếu ở từng gian hàng và đưa cho nhân viên kho để lấy sản phẩm và tiến hành bổ sung sản phẩm trên gian hàng.
- Đối với khách hàng mua lẻ:
+ Khách hàng có thể tự do vào siêu thị lựa chọn hàng hóa Nếu có thắc mắc thì liên hệ nhân viên bán hàng để được hỗ trợ trong việc tìm kiếm hàng hóa và tư vấn sản phẩm phù hợp Sau khi chọn lựa hàng hóa, khách hàng sẽ đến quầy thu ngân để thanh toán.
+ Nếu khách hàng là những người không có thẻ hội viên thì nhân viên bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng để cấp thẻ hội viên Nếu khách hàng là những người đã có thẻ hội viên thì hóa đơn thanh toán sẽ được quy đổi thành điểm tích lũy tương ứng với tổng hóa đơn Điểm tích lũy này có thể đổi thành phiếu giảm giá khi mua hàng vào lần tiếp theo tại siêu thị.
+ Nhân viên bán hàng sẽ xuất hóa đơn mua hàng của những sản phẩm mà khách hàng mua trong siêu thị.
- Đối với khách hàng mua sỉ:
+ Khách hàng đến quầy tiếp nhận bán hàng gặp nhân viên bán hàng để được xem bảng giá Sau đó, khách hàng sẽ gửi danh sách hàng hóa và kèm theo thông tin khách hàng trong đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm tra số lượng hàng hóa hiện tại Nếu đáp ứng đủ số lượng thì nhân viên nhận hàng từ kho sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa, số lượng và tạo hóa đơn thanh toán Nếu không đủ số lượng, bộ phận bán hàng sẽ thông báo và từ chối đơn đặt hàng của khách hàng.
+ Khi khách hàng thực hiện thanh toán, nhân viên bán hàng sẽ tạo phiếu thu và xác nhận đơn hàng được khách hàng đặt Đơn Hàng (Mã đơn hàng, Mã khách hàng, Thời gian đặt hàng, Tổng tiền, Trạng thái, Mã nhân viên) Việc thanh toán có thể chia làm nhiều đợt và sẽ được nhân viên kế toán tiến hành theo dõi công nợ đến khi khách hàng thanh toán đầy đủ Khách hàng mua sỉ khi thanh toán đầy đủ trong lần đầu tiên mua hàng sẽ được một số ưu đãi giảm giá.
- Chi tiết khuyến mãi của từng sản phẩm: Nhân viên bán hàng sẽ thường xuyên kiểm tra các sản phẩm có chương trình khuyến mãi từ nhà cung cấp để áp dụng kịp thời Chi Tiết Khuyến Mãi (Mã khuyến mãi, Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Phần trăm khuyến mãi, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc).
- Việc điều hành một siêu thị lớn hoạt động thì cần tới rất nhiều nhân viên
Nhân Viên (Mã nhân viên, Họ, Tên, Ngày sinh, Số điện thoại, Email, Mã chức vụ) và các nhân viên sẽ có các chức vụ khác nhau Chức vụ (Mã chức vụ, Tên chức vụ) đảm nhận vai trò khác nhau:
+ Nhân viên quản lý kho: Quản lý tổng thể theo cách thức hoạt động của kho hàng bao gồm: nhập và xuất hàng hóa, sắp xếp và kiểm tra chất lượng, số lượng Đảm bảo hàng tồn kho được sắp xếp gọn gàng và dễ dàng tìm thấy, theo dõi số lượng hàng tồn kho và yêu cầu đặt thêm hàng khi cần thiết, thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho Ngoài ra, xử lý và nhập dữ liệu từ các phiếu nhập từ các nhà cung cấp, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng thời điểm và theo quy trình của doanh nghiệp.
+ Nhân viên bán hàng: Phục vụ khách hàng và xử lý mọi giao dịch bán hàng tại các quầy trong siêu thị như là: hỗ trợ khách hàng trong việc tìm kiếm, tư vấn sản phẩm, giới thiệu các chương trình khuyến mãi, trưng bày sản phẩm và thực hiện thanh toán.
Phân tích thiết kế hệ thống
Mô tả bài toán
Hệ thống được thiết kế để quản lý siêu thị với quy mô vừa và nhỏ. a Nhập hàng từ nhà cung cấp.
Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp nhân viên sẽ phải kiểm tra và ghi nhận lại thông tin của nhà cung cấp và số lượng sản phẩm được giao, đồng thời kiểm tra những hàng hóa vừa nhập đã có trong danh mục sản phẩm của siêu thị chưa nếu chưa có thì sẽ thêm đầy đủ thông tin, hình ảnh của sản phẩm mới Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu. b Xuất hàng từ kho lên quầy.
Khi có yêu cầu xuất hàng nhân viên sẽ kiểm tra xem lượng hàng hóa trong kho có đáp ứng được số lượng hàng hóa yêu cầu xuất không Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu xuất Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo lại cho quản lý để đặt hàng với nhà cung cấp Sau khi lập và lưu phiếu xuất thì số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật. c Bán hàng tự chọn.
Khi khách thanh toán đơn hàng, nhân viên kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có mã vạch nhân viên sẽ kiểm tra lại hàng hóa và tra mã hàng trên hệ thống Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng sẽ được lưu trữ lại Sau khi xuất hóa đơn số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu. d Kiểm kê hàng hóa.
Khi kiểm kê nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu thông như thế nào. e Lập các báo cáo thống kê.
Khi có yêu cầu báo cáo, nhân viên cần xác định yêu cầu và chuẩn bị đầy đủ dữ liệu về hàng hóa từ hệ thống quản lý kho và các nguồn thông tin khác Các loại hình báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo hàng tồn, … và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng loại hàng hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức lập báo cáo phù hợp.
Xây dựng sơ đồ chức năng, sơ đồ ngữ cảnh
2.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng
Cập nhật thông tin sản phẩm
Cập nhật số lượng trên quầy
Quản lý đơn đặt hàng
Xem và cập nhật đơn đặt hàng Quản lý bán hàng
Tạo đơn từ khách hàng
Quản lý hóa đơn Quản lý nhân viên
Cập nhật thông tin nhân viên
Quản lý lịch làm việc
Phản hồi từ khách hàng
Quản lý nhà cung cấp
Thông tin nhà cung cấp
Thống kê đơn hàng từ nhà cung cấp Quản lý tài chính
Doanh thu và lợi nhuận
Các khoản chi phí và thanh toán Báo cáo tài chính và phân tích
2.2.4 DFD mức dưới đỉnh: a Quản lý nhập hàng: b Quản lý bán hàng: c Quản lý kinh doanh:
Bảng đặc tả dữ liệu
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaNCC nvarchar(10) Mã nhà cung cấp Ký tự x
2 TenNCC nvarchar(50) Tên nhà cung cấp Ký tự
3 DiaChi nvarchar(100) Địa chỉ Ký tự
4 SDT char(12) Số điện thoại Ký tự
5 Email nvarchar(50) Email Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaNV nvarchar(10) Mã nhân viên Ký tự x
2 Ho nvarchar(20) Họ Ký tự
3 Ten nvarchar(20) Tên Ký tự
4 NgaySinh datetime Ngày sinh dd/MM/yyyy
5 DiaChi nvarchar(10) Địa chỉ Ký tự
6 SDT char(12) Số điện thoại Ký tự
7 Email nvarchar(50) Email Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaKH nvarchar(10) Mã khách hàng
2 Ho nvarchar(20) Họ Ký tự
3 Ten nvarchar(20) Tên Ký tự
4 DiaChi nvarchar(10) Địa chỉ Ký tự
5 SDT char(12) Số điện thoại Ký tự
6 Email nvarchar(50) Email Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng
1 MaHH nvarchar(10) Mã hàng hóa Ký tự x
2 TenHH nvarchar(20) Tên hàng hóa Ký tự
3 GiaBan money Giá bán Số
4 DonViTinh nvarchar(10) Đơn vị tính(tiền tệ)
5 SoLuongTonKh o smallint Số lượng tồn kho
6 MaLH nvarchar(10) Mã loại hàng Ký tự x
7 MaNCC nvarchar(10) Mã nhà cung cấp
8 MaKM nvarchar(10) Mã khuyên mãi Ký tự x
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaLH nvarchar(10) Mã loại hàng Ký tự x
2 TenLH nvarchar(20) Tên loại hàng Ký tự
3 MaKho nvarchar(10) Mã kho Ký tự x
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaKho nvarchar(10) Mã kho Ký tự x
2 TenKho nvarchar(20) Tên kho Ký tự
3 DiaChi nvarchar(50) Địa chỉ kho Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaDH nvarchar(10) Mã đơn hàng
2 TongTien money Tổng tiền Số
3 ThoiGianDatHang datetime Thời gian đặt hàng dd/MM/yyyy
4 TrangThai nvarchar(20) Trạng thái đơn hàng
5 MaKH nvarchar(10) Mã khách hàng
6 MaNV nvarchar(10) Mã nhân viên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaDH nvarchar(10) Mã đơn hàng Ký tự x x
2 MaHH nvarchar(10) Mã hàng hóa Ký tự x x
3 SoLuong smallint Số lượng Số
4 ThanhTien money Thành tiền Số
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaPN nvarchar(10) Mã phiếu nhập Ký tự x
2 TongTien money Tổng tiền Số
3 NgayNhap datetime Thời gian nhập dd/MM/yyyy
4 MaNCC nvarchar(10) Mã nhà cung cấp Ký tự x
5 MaNV nvarchar(10) Mã nhân viên Ký tự x
6 MaKho nvarchar(10) Mã kho Ký tự x
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaPN nvarchar(10) Mã phiếu nhập Ký tự x x
2 MaHH nvarchar(10) Mã hàng hóa Ký tự x x
3 SoLuong smallint Số lượng Số
4 ThanhTien nvarchar(10) Thành tiền Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaPX nvarchar(10) Mã phiếu Xuất Ký tự x
2 TongTien money Tổng tiền Số
3 NgayXuat datetime Thời gian xuất dd/MM/yyyy
4 MaKH nvarchar(10) Mã khách hàng Ký tự x
5 MaNV nvarchar(10) Mã nhân viên Ký tự x
6 MaKho nvarchar(10) Mã kho Ký tự x
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaPX nvarchar(10) Mã phiếu xuất Ký tự x x
2 MaHH nvarchar(10) Mã hàng hóa Ký tự x x
3 SoLuong smallint Số lượng Số
4 ThanhTien nvarchar(10) Thành tiền Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaPKK nvarchar(10) Mã phiếu kiểm kê Ký tự x
2 NgayKK datetime Thời gian kiểm kê dd/MM/yyyy
3 MaNV nvarchar(10) Mã nhân viên Ký tự x
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng
1 MaPKK nvarchar(10) Mã phiếu xuất Ký tự x x
2 MaHH nvarchar(10) Mã hàng hóa Ký tự x x
3 SLTonQuay smallint Số lượng tồn quầy Số
4 SLTonKho smallint Số lượng tồn kho Số
5 SLNhap smallint Số lượng nhập Số
6 SLXuat smallint Số lượng xuất Số
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 MaCV nvarchar(10) Mã chức vụ Ký tự x
2 TenCV nvarchar(20) Tên chức vụ Ký tự
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
1 TenDN nvarchar(10) Tên đăng nhập Ký tự x
2 MatKhau nvarchar(20) Mật khẩu Ký tự
3 MaCV nvarchar(10) Mã chức vụ Ký tự x
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải Khuôn dạng PK FK
2 NgayBatDau datetime Ngày bắt đầu dd/MM/yyyy
3 NgayKetThuc datetime Ngày kết thúc dd/MM/yyyy
Char(10) Phần trăm khuyến mãi
2.6 Mô hình thực thể ERD
Thiết kế hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1.1 Mô hình dữ liệu quan hệ
1 NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, SDT, DiaChi, Email, MaSoThue,
2 NhanVien (MaNV, Ho, Ten, NgaySinh, SDT, Email, #MaCV)
3 KhachHang (MaKH, Ho, Ten, DiaChi, SDT, Email)
4 HangHoa (MaHH, TenHH, GiaBan, DonViTinh, SoLuongTonKho,
7 DonHang (MaDH, TongTien, ThoiGianDatHang, TrangThai, #MaKH,
8 ChiTietDonHang (#MaDH, #MaHH, SoLuong, ThanhTien)
9 PhieuNhapHang (MaPN, NgayNhap, TongTien, #MaNCC, #MaKho)
10.ChiTietPhieuNhap (#MaPN, #MaHH, SoLuong, ThanhTien)
11.PhieuXuatKho (MaPX, NgayXuat, TongTien, #MaKho, #MaNV)
12.ChiTietPX (#MaPX, #MaHH, SoLuong, ThanhTien)
14.ChiTietPhieuKiemKe (MaPKK, MaHH, SLNhap, SLXuat, SLTonKho,
17.ChiTietKhuyenMai (MaKM, NgayBatDau, NgayKetThuc, PhanTramKM)
Thiết kế giao diện
Hình 1: Giao diện đăng nhập
Hình 2: Giao diện mục Hệ Thống
Hình 3: Giao diện thông tin khách hàng
Hình 4: Giao diện thông tin nhân viên
Hình 5: Giao diện mục Hàng Hóa
Hình 6: Giao diện thông tin hàng hóa
Hình 7: Giao diện thông tin phiếu kiểm kho
Hình 8: Giao diện mục Giao dịch
Hình 9: Giao diện thông tin hóa đơn
Hình 10: Giao diện thông tin phiếu phập
Hình 11: Giao diện thông tin phiếu xuất
Hình 12: Giao diện mục Báo cáo Đánh giá và kết luận
Trên cơ sở những nội dung đã trình bày trong bài tiểu luận, chúng em có thể rút ra một số đánh giá và kết luận trong quá trình thực hiện phân tích thiết kế hệ thống quản lý siêu thị như sau.
+ Hệ thống thuận tiện trong việc sử dụng và quản lý cũng như giao diện khá rõ ràng, các chức năng được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
+ Hệ thống giúp tăng hiệu suất làm việc, tự động hóa được một số quy trình như quản lý hàng tồn kho và dự đoán nhu cầu hàng hóa, tính toán thống kê doanh thu.
+ Hệ thống cung cấp khả năng quản lý và lưu trữ thông tin nhiều loại dữ liệu một cách linh hoạt và nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng truy cập và xử lý thông tin.