tiểu luận báo cáo môn học hệ thống thông tin quản lýđề tài quy trình quản lý nhân sự của jolia

Ngoài ra, ERP còn tạo ra mối liên kết giữa các đơn vị thành viên, phòng ban, hình thành các quy trình xử lý nghiệp vụ bắt buộc của nhân viên1.1.3 Đặc trưng của ERP ERP Enterprise Resourc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐẠO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ



BÁO CÁO MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI: Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Của JOLIA

GIẢNG VIÊN :

THÀNH VIÊN NHÓM: Hoàng Trần Gia Bảo

Trương Quang Hùng Nguyễn Thị Tuyết Nga Nguyễn Ngân Hà Văn Thị Kiều Diễm Nguyễn Trường Trung Kỳ

Ụ Ụ

CHƯƠNG 1 :TỔNG QUAN ERP 3

1.1 Khái niệm, đặc điểm, nguồn gốc 3

1.1.1 Nguồn Gốc 3

1.1.2 Khái niệm về ERP 3

1.1.3 Đặc trưng của ERP 4

1.2 Thực trạng, các xu hướng, cấu trúc 4

1.2.1 Thực trạng: 4

1.2.2 Các xu hướng 5

1.2.3 Cấu trúc: 7

1.3 YN, vai trò là lợi ích, giá trị, thách thức 8

1.3.1 Ý nghĩa 8

1.3.2 Vai trò 8

1.3.3 Lợi ích 9

1.3.4 Thách thức khi áp dụng ERP 10

1.3.5 Giá trị trong kinh doanh 10

CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH QUẢN LÍ NHÂN SỰ 10

CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH KHÁCH SẠN JOLIA 12

3.1 Thông tin về Jolia Hotel & Apartment 12

3.2 Các công việc trong quản trị nhân sự của Jolia Hotel & Apartment 12

3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Jolia Hotel 14

3.4 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 14

DANH MỤC HÌNH ẢN

Hình 1-1 6

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 3-1 15

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ERP

1.1 Khái niệm, đặc điểm, nguồn gốc

1.1.1 Nguồn Gốc

Lịch sử ERP bắt đầu vào thập niên 60 của thế kỷ trước với các hệ thống hoạch định về yêu cầu vật liệu (MRP) Lúc bấy giờ, những nhà quản lý cần đưa ra một giải pháp để theo dõi, quản lý các công cụ của họ Nhận ra được vấn đề đó, J.I Casem lúc bấy giờ là một thợ sản xuất máy kéo, cựu nhân viên ở IMB đã tạo ra hệ thống MRP đầu tiên trên thế giới Hệ thống nãy đã tạo tiếng vang lớn trên toàn nước mỹ nhưng vì

lý do chi phí cao công thêm chương trình phức tạp đã tạo ra một rào cản vô cùng lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lúc này, công ty phần mềm Oracle và JD Edwards đã bắt tay vào làm cho phần mềm dễ tiếp cận với doanh nghiệp hơn Điều này đã khiến cho ERP thành công và được ứng dụng rộng rãi như bây giờ

Đầu những năm 80 của thế kỷ XX là một cột mốc quan trọng của ERP Lúc này xuất hiện MRP II với nhiều giải pháp hiệu quả hơn về việc thu mua các nguyên liệu và việc hỗ trợ lập kế hoạch cho công ty

ERP lần đầu được phát minh và sử dụng trong việc tích hợp những công việc kinh doanh ví dụ như Marketing, tài chính, kế toán, vào những năm 90 của thế kỷ XX Đây là nền tảng vững chắc cho hệ thống ERP sau này

1.1.2 Khái niệm về ERP

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, có nghĩa là một giải pháp công nghệ thông tin tích hợp tất cả các ứng dụng quản lý doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất để tự động hóa các quy trình quản lý Với ERP, mọi hoạt động của một công

ty sẽ được tích hợp toàn bộ trên một phần mềm dễ dàng quản lý và thao tác ERP được coi là giải pháp quản lý doanh nghiệp thành công nhất hiện nay Nếu triển khai thành công, nó có thể tiết kiệm chi phí, tăng tính cạnh tranh và cung cấp cơ hội cho sự phát triển kinh doanh mạnh mẽ

Trong thuật ngữ ERP, "R" và "P" là đại diện toàn bộ ý nghĩa cho thuật ngữ này

Nguồn lực (R: Resource) - Trong kinh doanh, tài nguyên bao gồm tài chính,

nhân lực và công nghệ Trong thế giới công nghệ thông tin, tài nguyên bao gồm bất kỳ phần mềm, phần cứng hoặc dữ liệu nào thuộc về một hệ thống có thể truy cập và sử dụng Áp dụng ERP vào các hoạt động quản lý doanh nghiệp yêu cầu biến các nguồn lực này thành tài sản Cụ thể, điều này có nghĩa là: đảm bảo rằng mọi bộ phận có khả năng khai thác nguồn lực để phục vụ cho công ty, lập kế hoạch và xây dựng lịch khai thác tài nguyên của mỗi bộ phận để đảm bảo sự phối hợp giữa chúng, thiết lập quy trình để khai thác tài nguyên với hiệu quả cao nhất, và luôn cập nhật thông tin chính xác và kịp thời về trạng thái các nguồn lực của công ty

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

Hoạch định (P: Planning) Trong việc lên kế hoạch, hệ thống ERP (Enterprise

Resource Planning) đóng vai trò hỗ trợ quan trọng cho công ty ERP thu thập thông tin

để phân tích và dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong quá trình điều hành sản xuất và kinh doanh của công ty Ví dụ thực tế, ERP giúp doanh nghiệp tính toán và lên

kế hoạch cung cấp nguyên liệu, vật liệu cho mỗi đơn hàng một cách tối ưu dựa vào tổng toàn bộ nhu cầu nguyên liệu, vật liệu, năng suất, khả năng cung ứng Việc này giúp công ty luôn có đủ nguyên vật liệu sản xuất, đồng thời giảm thiểu lượng tồn kho xuống mức thấp nhất gây đọng vốn Ngoài ra, ERP cũng hỗ trợ công ty lên kế hoạch cho quá trình sản xuất kinh doanh Nhờ vào những chức năng này, ERP giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Ngoài ra, ERP còn tạo ra mối liên kết giữa các đơn vị thành viên, phòng ban, hình thành các quy trình xử lý nghiệp vụ bắt buộc của nhân viên

1.1.3 Đặc trưng của ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm được đóng gói

để hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp bằng cách cung cấp các công cụ và tiện ích để tra cứu, phân tích dữ liệu quá khứ và dự báo trong tương lai Vì vậy, ERP có những đặc điểm riêng biệt như sau:

· ERP là một phần mềm đóng gói

· Tích hợp các quy trình nghiệp vụ chính của doanh nghiệp thành các ứng dụng đơn giản trong một phần mềm

· Xử lý các giao dịch chính của tổ chức

· Sử dụng một kho dữ liệu

· Cho phép truy cập dữ liệu thời gian thực

· Tích hợp cả hoạt động xử lý giao dịch và lập kế hoạch

· Hệ thống ERP tự động cung cấp thông tin tài chính và nghiệp vụ dựa trên dữ liệu quá khứ mà không cần sự hướng dẫn của con người

· Sau khi triển khai, hệ thống ERP khó thay đổi

· Hệ thống ERP cần mềm dẻo để có thể đáp ứng yêu cầu thay đổi của tổ chức

· Hệ thống ERP có kiến trúc hệ thống mở, có nghĩa là các phân hệ có thể hoạt động hoặc gỡ bỏ mà không ảnh hưởng đến các phân hệ khác

1.2 Thực trạng, các xu hướng, cấu trúc

1.2.1 Thực trạng:

- Thị trường ERP ở Mỹ và Châu Âu đi trước Việt Nam khoảng 10-15 năm Ở thời gian đầu hầu hết các dự án triển khai đều chỉ tập trung vào chức năng kế toán, vật tư

và mua hàng Bên cạnh đó số lượng chuyên viên tư vấn có thể triển khai những dự án ERP với quy mô lớp rất ít Chủ yếu cần sự giúp đỡ từ các chuyên viên ở Ấn Độ, Singapore,…

- Ở Việt Nam, khái niệm về ERP xuất hiện từ năm 2000

- Năm 2006, ở Việt Nam chỉ có 1,1% doanh nghiệp đưa ứng dụng ERP vào sử dụng

( https://beetechcom.vn/tin-tuc/tinh-hinh-ung-dung-erp-tai-viet-nam.html)

- Năm 2008, số doanh nghiệp sử dụng ERP tăng lên 7

( https://beetechcom.vn/tin-tuc/tinh-hinh-ung-dung-erp-tai-viet-nam.html)

- Năm 2014, số doanh nghiệp sử dụng ERP tăng lên 17% tại Việt Nam ( https://beetechcom.vn/tin-tuc/tinh-hinh-ung-dung-erp-tai-viet-nam.html)

- Thời điểm hiện nay, Việt Nam bước vào giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc Tính đến năm 2015, con số Việt Nam ngoại giao lên đến 179 quốc gia Bên cạnh đó có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với 220 quốc gia và vùng lãnh thổ

- Quá trình hội nhập đem đến cơ hội tuy nhiên cùng vô cùng thách thức Ngày nay các doanh nghiệp cũng ý thức được vai trò của ứng dụng giải pháp Công nghệ thông tin trong hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

- Sau khi đại dịch Covid 19 bùng phát, nhu cầu sử dụng ERP đã tăng lên 20% so với trước dịch, được nhiều doanh nghiệp kì vọng đầu tư để đáp ứng nhu cầu và thách thực của thị trường

https://vtv.vn/kinh-te/doanh-nghiep-dua-dau-tu-erp-hau-dich-covid-19-20201107134058925.htm)

- Đến năm 2022, ERP ở Việt Nam tiếp tục phát triển với việc ứng dụng hệ thống ERP trong mọi ngành nghề từ ngân hàng, thương mại, may mặc, đến cơ khí chế tạo, nội thất, bao bì, hay ở hàng loạt tập đoàn, doanh nghiệp lớn như Tập đoàn thuỷ sản Minh Phú, Công ty cổ phần FECON,

1.2.2 Các xu hướng

Các xu hướng ERP đang thịnh hành trong thời gian gần đây bao gồm:

1.2.2.1 Chuyển đổi từ On-Premise ERP sang Cloud ERP

Đây là xu hướng phổ biến khi các doanh nghiệp chuyển đổi sang Cloud ERP để giảm chi phí, quản lý dữ liệu và bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả hơn

(https://www.techrepublic.com/article/why-are-businesses-moving-to-cloud-erp-systems/)

1.2.2.2 Tích hợp AI và các công nghệ thông minh khác

Trí tuệ nhân tạo và các công nghệ thông minh khác được tích hợp vào các giải pháp ERP để giúp kiểm soát quy trình làm việc, giảm lỗi và giảm thời gian xử lý thông tin (https://searcherp.techtarget.com/feature/ERP-trends-and-future-enterprise-software-systems-2021-and-beyond)

1.2.2.3 Truy cập dễ dàng trên thiết bị di động:

Phần mềm ERP cần phải tương thích và sử dụng dễ dàng trên mọi thiết bị, tiện lợi cho việc quản lý doanh nghiệp và nâng cao năng suất công việc của người quản lý

1.2.2.4 Hỗ trợ phân tích báo cáo mạnh mẽ hơn:

Các hệ thống ERP tích hợp BI có khả năng phân tích thông tin dựa trên những dữ liệu có sẵn, hỗ trợ quản trị viên đưa ra quyết định nhanh chóng và dự đoán các xu hướng tương lai

1.2.2.5 Cập nhật dữ liệu trong thời gian thực (real-time):

Nắm bắt nguồn thông tin doanh nghiệp nhanh chóng giúp giải quyết sự cố kịp thời và giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định hợp lý Một hệ thống ERP có khả năng cập nhật dữ liệu trong thời gian thực sẽ giúp doanh nghiệp đạt được điều này

1.2.2.6 Tăng cường Digital Marketing trong ERP

Hiện nay, nhiều công ty cung cấp phần mềm ERP tích hợp các tính năng hỗ trợ marketing như Email Marketing để doanh nghiệp có thể gửi email truyền thông cho khách hàng thông qua hệ thống ERP Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ quản lý các chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp và cung cấp báo cáo và phân tích để chủ doanh nghiệp

có thể đánh giá hiệu quả của các chiến dịch đang chạy

1.2.2.7 Tập trung vào tài chính trong ERP

Phân hệ tài chính trong hệ thống ERP cung cấp các chức năng quản lý tài chính như sổ cái chung, quản lý tiền tệ, bảng lương, tài sản cố định, quản lý tiền mặt và tạo báo cáo tài chính cho các bộ phận khác nhau Trong những năm gần đây, phân hệ tài chính đã được tập trung cải tiến hơn để tham gia vào các quy trình nội bộ và bên ngoài

của các công ty Khả năng phân tích mạnh mẽ của hệ thống ERP là một trong những lý

do chính khiến vai trò của ERP trong lĩnh vực tài chính ngày càng phát triển và quan trọng hơn với các doanh nghiệp

1.2.2.8 Cá nhân hoá giải pháp ERP

ERP đang chuyển từ một hệ thống khổng lồ sang một hệ thống được phân tách thành nhiều ứng dụng nhỏ và linh hoạt hơn Doanh nghiệp có thể lựa chọn các ứng dụng mình cần, giúp giảm chi phí đối với doanh nghiệp nhỏ Hệ thống ERP ngày càng tập trung vào trải nghiệm người dùng và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, giúp các End User có thể tự vận hành hệ thống mà không cần đến các lập trình viên hoặc chuyên gia CNTT

1.2.2.9 Sử dụng ERP trong công nghệ in 3D

Ngành sản xuất bồi đắp hay In 3D đòi hỏi công nghệ hiện đại và kết nối dữ liệu kỹ thuật số chặt chẽ Các doanh nghiệp trong ngành In 3D sử dụng ERP để giám sát số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Hệ thống ERP cũng có thể hỗ trợ cho các công việc khác trong sản xuất

1.2.2.10 Tích hợp Internet vạn vật (IoT)

Tích hợp Internet vạn vật (IoT) vào hệ thống ERP là một xu hướng đang được nhiều ngành công nghiệp quan tâm, bao gồm cả sản xuất, logistics và transportation

Sự kết hợp giữa hệ thống ERP và IoT mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc thực hiện chuyển đổi số

IoT là một mạng kết nối tất cả các thiết bị điện tử thông qua công nghệ cảm biến

và phần mềm, cho phép các đồ vật và thiết bị thu thập và trao đổi dữ liệu với nhau mà không cần sự can thiệp của con người Khi tích hợp với ERP, các doanh nghiệp có thể thu thập, phân tích và xử lý một lượng lớn thông tin thông qua các cảm biến Từ đó có thể đảm bảo hiệu suất cho quá trình sản xuất và giảm thiểu tối đa các công việc thủ công Giúp vận hành nhanh hơn và giảm thiểu được chi phí

1.2.3 Cấu trúc:

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) tiêu chuẩn bao gồm các phần mềm sau:

- Phần mềm kế toán tài chính: Sổ cái, sổ phụ tiền mặt và ngân hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng và các khoản phải thu, mua hàng và các khoản phải trả, quản

lý lương, quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố định, vay nợ, đầu tư tài chính

- Phần mềm hậu cần: Quản lý kho và tồn kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp

- Phần mềm quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất (MPS), lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), lập kế hoạch phân phối (DRP), lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP), công thức sản phẩm (BOM), quản lý luồng sản xuất (Product Routings), quản lý mã

vạch (Bar Coding), quản lý lệnh sản xuất (Work Order).

- Phần mềm quản lý dự án

- Phần mềm dịch vụ: Quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý bảo hành và bảo trì

- Phần mềm dự đoán và lập kế hoạch, công cụ lập báo cáo

Tóm lại, ERP là bộ sưu tập các phần mềm chức năng được thiết kế cho các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư và sản xuất

1.3 YN, vai trò là lợi ích, giá trị, thách thức

1.3.1 Ý nghĩa

Quản lý và kiểm soát thông tin khách hàng: Trước khi có phần mềm ERP, mọi thông tin khách hàng đều phân tán và rời rạc Khi sử dụng ERP, tất cả dữ liệu đều tập trung tại một nơi nên mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thay đổi thông tin mà không lo hồ sơ, hồ sơ khách hàng không được cập nhật giữa các bộ phận Ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng biết ai

đã mua cái gì, bao nhiêu và ở đâu

Tăng tốc độ sản xuất để cung cấp hàng hóa và dịch vụ: Phần mềm ERP có thể được sử dụng như một công cụ giúp tự động hóa các bộ phận hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu đến đầu ra thành phẩm, quản lý đầu vào và đầu ra, đóng gói, v.v Bằng cách chỉ sử dụng một hệ thống máy tính, các công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm số lượng nhân viên cần thiết

1.3.2 Vai trò

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng và toàn diện hơn bao giờ hết Chúng ta đã thiết lập quan hệ ngoại giao với hơn 179 quốc gia và thiết lập quan hệ kinh tế, thương mại và đầu tư với hơn 220 quốc gia và khu vực Quá trình hội nhập mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng nhiều thách thức to lớn, sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt

Hầu hết các công ty hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình và coi đó là yếu tố then chốt, là chìa khóa dẫn đến thành công trong kinh doanh

Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp nhận, ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ gắn liền với một loạt các hoạt động kinh doanh được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính để giúp các công ty quản lý các hoạt động chính bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý thu mua, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, khách hàng quản lý mối quan hệ

Mục tiêu tổng thể của hệ thống là đảm bảo rằng các nguồn lực kinh doanh phù hợp như nhân lực, vật liệu, máy móc và tài chính luôn sẵn sàng với số lượng đủ khi được yêu cầu bằng cách sử dụng các công cụ lập kế hoạch và lập kế hoạch

Phần mềm ERP là một hệ thống phần mềm ứng dụng đa phân hệ được tích hợp theo một kiến trúc tổng thể giúp doanh nghiệp: hoạch định, triển khai, kiểm soát và ra quyết định

Đối với ERP, tất cá các hoạt động của một công ty, từ việc quản trị nguồn nhân lực, quản lý, dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng , tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… mọi thứ được thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP được coi là một phương pháp doanh nghiệp đạt thành tựu thành công nhất trên toàn thế giới hiện nay Nếu phân tích thành công phần mềm ERP, , chúng ta sẽ có thể tiết kiệm khoản chi phí , làm đẩy nhanh mức cạnh tranh và tăng thêm nhiều cơ hội để phát triển một cách vững mạnh

1.3.3 Lợi ích

 ERP hỗ trợ quản lý cấp cao bằng cách cung cấp thông tin cho việc ra quyết định

 ERP tạo ra một công ty nhanh nhẹn hơn, có khả năng thích ứng tốt hơn với sự thay đổi

 ERP làm cho các công ty linh hoạt hơn và có cấu trúc hơn, cho phép các bộ phận của một tổ chức làm việc chặt chẽ hơn với nhau, tăng cường hoạt động cả bên trong và bên ngoài

 ERP có thể cải thiện bảo mật dữ liệu Các hệ thống kiểm soát chung, chẳng hạn như các hệ thống do hệ thống ERP cung cấp, giúp các tổ chức dễ dàng hơn trong việc đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng của công ty không bị xâm phạm

 ERP mang lại nhiều cơ hội hợp tác hơn Dữ liệu có nhiều dạng trong kinh doanh hiện đại: tài liệu, tệp, biểu mẫu, âm thanh và video, email Nói chung, mỗi phương tiện dữ liệu có cơ chế hợp tác riêng

 ERP cung cấp một nền tảng cộng tác cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn

để cộng tác về nội dung thay vì điều hướng đường cong học tập để giao tiếp ở các định dạng khác nhau trên các hệ thống phân tán

 ERP mang lại nhiều lợi ích, hầu hết trong số đó đến từ việc chia sẻ và tiêu chuẩn hóa thông tin Vì các thành phần ERP chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn so với các hệ thống khác nhau nên chúng có thể làm cho các quy trình kinh doanh giữa các phòng ban dễ quản lý hàng ngày hơn

1.3.4 Thách thức khi áp dụng ERP

 Chi phí triển khai và duy trì: Việc triển khai và duy trì hệ thống ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, từ việc mua phần mềm, cài đặt, đào tạo và bảo trì Do đó, đây là một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP

 Tính phức tạp của hệ thống: Hệ thống ERP bao gồm nhiều phần khác nhau, từ quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý kho và quản lý nhân sự Điều này đòi