Từ việc tiếp nhận đặt bàn của khách, quản lý thực đơn, theo dõi quá trình phục vụ, cho đến việc thanh toán và tổng hợp chi phí, mọi hoạt động trong nhà hàng cần được giám sát và điều phố
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHƯƠNG ĐÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-o0o -BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN TƯƠNG TÁC NGƯỜI - MÁY
ĐỀ TÀI : THIẾT KẾ GIAO DIỆN PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:TRẦN THỊ ĐỒNG
Sinh viên
:QUÁCH VIỆT ANH :TRẦN ĐĂNG KHOA :PHAN QUỐC VIÊT
HÀ NỘI ngày 12 tháng 11 năm 2024
Trang 2Mục lục
Contents
LỜI MỞ ĐẦU 3
CHƯƠNG 1:XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG 4
1.1 Đánh giá hiện trạng 4
1.1.1 Quy trình nghiệp vụ 4
1.1.2 Quy tắc quản lý 5
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 11
2.1 Xác định hệ thống 11
2.1.1.Xác định đối tượng và yêu cầu với hệ thống 11
2.1.2 Phân tích yêu cầu 12
2.2 Phân tích hệ thống về chức năng 13
2.2.1 Biểu đồ usecase tổng quát 13
2.2.2.Biểu đồ usecase dành cho tác nhân ban quản lí 14
2.2.3 Biểu đồ chi tiết Usecase “Khách hàng ” 16
2.3.Phân tích hệ thống về hành vi 18
2.3.1 Usecase Đăng nhập 18
CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 22
3.1 Thiết kế tổng thể 22
3.2 Thiết kế giao diện 23
CHƯƠNG 4 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 29
4.1 Ưu và nhược điểm của hệ thống 29
4.1.1 Ưu điểm 29
4.1.2 Hạn chế 29
4.2 Hướng phát triển 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Quản lý nhà hàng là một công tác quan trọng và phức tạp trong ngành dịch vụ, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như lễ tân, phục vụ, bếp, thu ngân và quản lý tài chính Từ việc tiếp nhận đặt bàn của khách, quản lý thực đơn, theo dõi quá trình phục vụ, cho đến việc thanh toán và tổng hợp chi phí, mọi hoạt động trong nhà hàng cần được giám sát và điều phối chặt chẽ
để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.
Trong thực tế, nhiều nhà hàng hiện nay vẫn sử dụng các phương pháp quản lý thủ công hoặc các phần mềm quản lý truyền thống Tuy nhiên, những giải pháp này vẫn tồn tại nhiều hạn chế, như việc ghi chép và lưu trữ thông tin không đồng bộ, dễ xảy ra sai sót và thiếu linh hoạt trong việc
xử lý các tình huống phát sinh Quá trình kiểm tra tình trạng bàn, quản lý đơn đặt món, theo dõi thanh toán và báo cáo tài chính đều yêu cầu sự chính xác và kịp thời, nếu không sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh của nhà hàng.
Từ những yêu cầu thực tế trên, nhóm 8 chúng em quyết định chọn đề tài "Thiết kế phần mềm
quản lý nhà hàng" nhằm mục đích cải thiện những khó khăn, bất tiện trong công tác quản lý
nhà hàng hiện nay Phần mềm này sẽ giúp nhà hàng quản lý chặt chẽ các hoạt động, từ đặt bàn, phục vụ món ăn, thanh toán, đến việc tổng hợp báo cáo doanh thu một cách chính xác và nhanh chóng.
Với thời gian thực hiện đề tài có hạn và đây là lần đầu tiên nhóm thực hiện dự án này, chúng em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Tuy nhiên, chúng em hy vọng rằng phần mềm sẽ góp phần cải thiện quy trình quản lý tại các nhà hàng, nâng cao hiệu quả công việc và mang đến
sự hài lòng cho khách hàng Mong thầy cô sẽ có những góp ý, đánh giá để nhóm có thể hoàn thiện và phát triển phần mềm một cách tốt nhất.
CHƯƠNG 1:XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG
1.1 Đánh giá hiện trạng
1.1.1 Quy trình nghiệp vụ quản lý nhà hàng
1 Tiếp nhận đặt bàn:
Qua điện thoại: Khách hàng gọi điện trực tiếp đến bộ phận lễ tân hoặc nhân
viên quản lý nhà hàng để đặt bàn Nhân viên xác nhận thông tin về số lượng
Trang 4khách, thời gian và loại bàn, sau đó ghi nhận vào hệ thống quản lý thủ công hoặc phần mềm quản lý nhà hàng.
Qua email: Khách hàng gửi yêu cầu đặt bàn qua email Nhân viên kiểm tra
email, phản hồi xác nhận và cập nhật vào hệ thống quản lý thủ công
Trực tiếp tại nhà hàng: Khách hàng đến trực tiếp để đặt bàn Nhân viên lễ tân
hoặc quản lý nhà hàng tiếp nhận và thực hiện các bước như trên
2 Quy trình check-in (tiếp nhận khách):
Xác nhận đặt bàn: Kiểm tra thông tin đặt bàn của khách hàng trong hệ thống Thu thập thông tin cá nhân: Nhân viên yêu cầu khách hàng cung cấp thông
tin về tên, số điện thoại và yêu cầu đặc biệt (nếu có)
Dẫn khách đến bàn: Nhân viên hướng dẫn khách đến bàn đã đặt sẵn, giới
thiệu về không gian và các tiện ích của nhà hàng
3 Quản lý dịch vụ trong thời gian lưu trú:
Dịch vụ thực đơn: Khách hàng gọi món từ thực đơn qua nhân viên phục vụ
Các yêu cầu đặc biệt về món ăn (dị ứng, yêu cầu chế biến đặc biệt) cần được ghi chú
Tiện ích bổ sung: Khách hàng có thể yêu cầu các dịch vụ khác như đồ uống,
gọi món thêm, hoặc sử dụng các dịch vụ như phòng tiệc, hội họp Mọi chi phí
sẽ được ghi nhận vào hệ thống
Quản lý phục vụ: Nhân viên phục vụ ghi nhận đơn hàng qua hệ thống POS
(Point of Sale) và gửi thông tin tới bộ phận bếp
4 Quy trình check-out (thanh toán):
Tổng hợp chi phí: Sau khi khách hoàn thành bữa ăn, nhân viên lễ tân hoặc thu
ngân tổng hợp các chi phí phát sinh từ việc gọi món ăn, đồ uống, dịch vụ khác
Thanh toán: Khách thanh toán thông qua các hình thức tiền mặt, thẻ tín dụng,
hoặc ví điện tử
Hoàn tất thủ tục: Khách nhận hóa đơn thanh toán và rời khỏi nhà hàng Nhân
viên ghi nhận thông tin về mức độ hài lòng của khách và lưu trữ thông tin cho các chương trình khách hàng thân thiết
5 Quản lý nhân sự:
Chấm công: Nhân viên nhà hàng có thể chấm công qua hệ thống điện tử (thẻ
từ, vân tay) hoặc thông qua phần mềm quản lý chấm công
Phân công công việc: Quản lý phân công công việc cho nhân viên thông qua
lịch làm việc và các cuộc họp định kỳ
Trang 5Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên qua các chỉ số
như thời gian phục vụ, mức độ hài lòng của khách hàng, và hiệu quả công việc
1.1.2 Quy tắc quản lý nhà hàng
1 Quản lý bàn ăn:
Cập nhật tình trạng bàn: Sau mỗi lần khách check-out, nhân viên lễ tân hoặc
quản lý cần cập nhật tình trạng bàn (có khách, trống, hoặc cần vệ sinh) vào hệ thống quản lý
Đặt bàn cho khách: Hệ thống sẽ tự động cung cấp thông tin về bàn còn trống
và giúp phân bổ các bàn phù hợp với yêu cầu của khách
2 Quản lý thực đơn và dịch vụ:
Cập nhật thực đơn: Thực đơn có thể thay đổi theo mùa hoặc theo xu hướng
mới, hệ thống quản lý sẽ tự động cập nhật và cung cấp cho khách hàng
Theo dõi dịch vụ bổ sung: Ghi nhận các dịch vụ phụ như gọi món thêm, đồ
uống, hoặc các yêu cầu đặc biệt khác từ khách hàng
3 Quản lý khách hàng:
Lưu trữ thông tin khách hàng: Thông tin về lịch sử đặt bàn, thói quen ăn
uống, và mức độ hài lòng của khách được lưu trữ trong hệ thống CRM
(Customer Relationship Management)
Chính sách ưu đãi: Các khách hàng thân thiết sẽ được áp dụng các ưu đãi như
giảm giá, quà tặng hoặc chương trình khách hàng thân thiết dựa trên lịch sử sử dụng dịch vụ
4 Quản lý tài chính:
Ghi nhận thu chi: Tất cả các giao dịch tài chính từ khách hàng (thanh toán
món ăn, đồ uống) đều được ghi nhận vào hệ thống POS
Kiểm soát công nợ: Hệ thống sẽ theo dõi công nợ và tự động cảnh báo khi
khách hàng có khoản thanh toán chưa thực hiện
5 Quản lý nhân viên:
Theo dõi thời gian làm việc: Nhân viên được chấm công qua hệ thống điện tử,
giảm thiểu sai sót và gian lận
Đánh giá hiệu suất: Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá hiệu suất làm việc theo
các chỉ số cụ thể, từ đó đưa ra quyết định về khen thưởng hoặc kỷ luật
Trang 61.1.3 Đánh giá
Vấn đề hiện tại:
Quản lý thủ công: Việc ghi chép và lưu trữ thông tin khách hàng, đặt bàn,
thanh toán và các dịch vụ bổ sung bằng sổ sách hoặc bảng tính khiến quy trình quản lý trở nên rối rắm và dễ xảy ra sai sót
Thiếu liên kết giữa các bộ phận: Các bộ phận như lễ tân, phục vụ, bếp và thu
ngân hoạt động thiếu sự đồng bộ, khiến việc cung cấp dịch vụ chậm trễ và không chính xác
Thiếu hệ thống CRM: Không có hệ thống để lưu trữ và phân tích thông tin
khách hàng, dẫn đến khó khăn trong việc tạo ra các chương trình khách hàng thân thiết hoặc dịch vụ cá nhân hóa
Báo cáo thủ công: Việc tổng hợp dữ liệu thủ công mất nhiều thời gian và
không đáp ứng được yêu cầu báo cáo nhanh chóng
1.2 Xác định yêu cầu hệ thống quản lý nhà hàng
1 Chức năng quản lý đặt bàn:
Tự động hóa đặt bàn: Hệ thống cho phép khách hàng đặt bàn trực tuyến và
kiểm tra tình trạng bàn theo thời gian thực
Quản lý đặt bàn tập trung: Tất cả các thông tin đặt bàn sẽ được lưu trữ và
quản lý tập trung, dễ dàng tra cứu và chỉnh sửa
2 Quản lý khách hàng (CRM):
Lưu trữ thông tin chi tiết: Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin cá nhân, lịch sử đặt
bàn và sở thích của khách hàng
Chương trình khách hàng thân thiết: Hệ thống tích hợp các chương trình ưu
đãi cho khách hàng thường xuyên, dựa trên điểm thưởng hoặc lịch sử sử dụng dịch vụ
3 Quản lý dịch vụ và tiện ích:
Theo dõi sử dụng dịch vụ: Ghi nhận tự động các dịch vụ khách hàng yêu cầu
như món ăn, đồ uống, dịch vụ phục vụ đặc biệt
Tích hợp giữa các bộ phận: Các bộ phận như bếp, phục vụ, thu ngân và quản
lý sẽ chia sẻ thông tin về tình trạng bàn, yêu cầu món ăn và thanh toán
4 Quản lý tài chính và thanh toán:
Hệ thống thanh toán tích hợp: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền
mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử
Trang 7Quản lý hóa đơn và công nợ: Hệ thống tự động xuất hóa đơn và theo dõi công
nợ của khách hàng
5 Quản lý nhân sự:
Chấm công điện tử: Hệ thống sẽ chấm công tự động qua thẻ từ hoặc vân tay Phân công công việc và lịch làm việc: Cung cấp lịch làm việc cho nhân viên
và theo dõi hiệu suất làm việc
6 Báo cáo và phân tích:
Báo cáo kịp thời: Hệ thống cung cấp báo cáo về doanh thu, công suất bàn, hiệu
suất nhân viên theo thời gian thực
Phân tích dữ liệu: Hệ thống sẽ phân tích dữ liệu về hành vi khách hàng và xu
hướng tiêu dùng để hỗ trợ ra quyết định chiến lược
7 Bảo mật và phân quyền:
Bảo mật dữ liệu: Hệ thống bảo vệ thông tin khách hàng và tài chính với các
biện pháp bảo mật chặt chẽ
Trang 8CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Xác định hệ thống
2.1.1.Xác định đối tượng và yêu cầu với hệ thống
Hệ thống quản lý nhà hàng sẽ phục vụ nhiều đối tượng khác nhau Các đối tượng này có các yêu cầu khác nhau tùy theo chức năng và nhiệm vụ của họ trong nhà hàng:
Quản lý nhà hàng:
Yêu cầu về hệ thống: Cần có thông tin tổng quan về hoạt động của nhà hàng như
số lượng phòng trống, phòng đã đặt, dịch vụ đã được sử dụng Quản lý nhà hàng cũng cần các báo cáo chi tiết về doanh thu, công suất sử dụng phòng, và hiệu suất làm việc của nhân viên
Các chức năng cần thiết: Quản lý phòng, quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý nhân
sự, quản lý tài chính và phân tích dữ liệu
Nhân viên lễ tân:
Yêu cầu về hệ thống: Lễ tân cần có khả năng kiểm tra tình trạng phòng (phòng trống, phòng đã đặt, phòng đang dọn dẹp), tạo mới và chỉnh sửa thông tin đặt phòng, xử lý thủ tục check-in/check-out cho khách hàng
Các chức năng cần thiết: Đặt phòng, hủy đặt phòng, kiểm tra tình trạng phòng, xử
lý thông tin khách hàng, cập nhật dịch vụ, thanh toán
Nhân viên kế toán:
Yêu cầu về hệ thống: Kế toán cần quản lý các hóa đơn thanh toán, theo dõi công
nợ, báo cáo tài chính hàng tháng, tính lương cho nhân viên
Các chức năng cần thiết: Quản lý doanh thu, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ, tính lương và thưởng
Nhân viên phục vụ (dọn phòng, nhà hàng, bảo trì):
Yêu cầu về hệ thống: Các bộ phận phục vụ cần biết tình trạng phòng hiện tại để thực hiện nhiệm vụ của mình, như dọn dẹp phòng khi khách rời đi hoặc chuẩn bị phòng khi có khách mới
Các chức năng cần thiết: Lịch làm việc, quản lý công việc dọn phòng, trạng thái phòng (cần dọn dẹp, đã dọn dẹp), quản lý dịch vụ phòng và các dịch vụ bổ sung
Trang 92.1.2 Phân tích yêu cầu
Phân tích yêu cầu sẽ bao gồm yêu cầu chức năng và phi chức năng để đảm bảo rằng hệ thống không chỉ đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của người dùng mà còn đảm bảo hiệu suất và tính bảo mật
Yêu cầu chức năng (Functional Requirements):
o Quản lý phòng: Hệ thống cần có khả năng quản lý tất cả các phòng trong khách sạn, bao gồm thông tin về phòng trống, phòng đã đặt, phòng đang bảo trì, và lịch sử sử dụng phòng
o Quản lý dịch vụ: Khách hàng có thể đặt thêm các dịch vụ bổ sung như
ăn uống tại phòng, dịch vụ giặt là, và các dịch vụ spa Hệ thống cần ghi nhận các yêu cầu này và tính phí tương ứng
o Quản lý khách hàng: Hệ thống phải có khả năng lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử lưu trú, yêu cầu đặc biệt, và các dịch vụ
mà họ đã sử dụng
o Quản lý thanh toán: Hệ thống cần hỗ trợ thanh toán trực tuyến thông qua nhiều phương thức khác nhau như thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng, hoặc các ví điện tử
o Báo cáo: Cung cấp báo cáo theo thời gian thực về tình trạng phòng, dịch vụ khách hàng đã sử dụng, tổng doanh thu, và chi phí vận hành khách sạn
Yêu cầu phi chức năng (Non-Functional Requirements):
o Hiệu suất: Hệ thống cần hoạt động ổn định, có khả năng xử lý hàng ngàn yêu cầu mỗi ngày mà không bị gián đoạn
o Khả năng mở rộng: Hệ thống cần linh hoạt và có khả năng mở rộng khi khách sạn muốn tăng thêm số lượng phòng hoặc tích hợp thêm cácdịch vụ mới
o Tính bảo mật: Dữ liệu của khách hàng phải được bảo mật, bao gồm cảthông tin cá nhân và tài chính Hệ thống cần có các biện pháp mã hóa
và kiểm soát truy cập để bảo vệ thông tin
o Tính thân thiện với người dùng: Giao diện người dùng cần đơn giản,
dễ sử dụng, đặc biệt là đối với nhân viên không có nhiều kỹ năng về công nghệ
Trang 102.2 Phân tích hệ thống về chức năng
2.2.1 Biểu đồ usecase tổng quát
Hình 1 Biểu đồ usecase tổng quá
Trang 112.2.2.Biểu đồ usecase dành cho tác nhân ban quản lí
Hình 3 Biểu đồ usecase dành cho tác nhân ban quản lí
Tác nhân: Quản lý nhà hàng
Quản lý khách sạn có vai trò chính trong việc điều hành, giám sát và ra quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng Những hành động chính của quản lý bao gồm theo dõi, kiểm tra và ra quyết định dựa trên dữ liệu
Các Use Case chính cho Quản lý nhà hàng:
1 Quản lý thông tin phòng:
o Quản lý có thể xem thông tin tổng quan về các phòng như tình trạng phòng (trống, đã đặt, đang bảo trì), loại phòng (phòng đơn, phòng đôi,phòng VIP), và giá phòng
Trang 12o Chức năng: Xem thông tin, chỉnh sửa giá, cập nhật tình trạng phòng,
và lên kế hoạch bảo trì
2 Quản lý nhân viên:
o Quản lý theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, phân công công việc, và cập nhật thông tin nhân sự
o Chức năng: Thêm mới nhân viên, chỉnh sửa thông tin nhân viên, xem
báo cáo hiệu suất công việc
3 Quản lý dịch vụ:
o Quản lý tất cả các dịch vụ trong khách sạn như ăn uống, giặt là, spa vàdịch vụ phòng Có thể thêm mới dịch vụ, cập nhật giá cả và xem báo cáo về việc sử dụng dịch vụ của khách hàng
o Chức năng: Quản lý danh sách dịch vụ, cập nhật giá dịch vụ, theo dõi
tình hình sử dụng dịch vụ
4 Xem báo cáo doanh thu:
o Quản lý có thể xem báo cáo doanh thu theo từng ngày, tháng, năm, hoặc theo phòng, loại phòng, dịch vụ được sử dụng
o Chức năng: Xem báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo doanh thu từ
các dịch vụ, và báo cáo chi phí vận hành
6 Quản lý đánh giá và phản hồi của khách hàng:
o Quản lý xem các đánh giá từ khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ, giảiquyết các phàn nàn và nâng cao chất lượng dịch vụ
o Chức năng: Xem đánh giá, phản hồi của khách hàng, giải quyết các
phàn nàn và cải thiện dịch vụ
7 Phân tích dữ liệu và ra quyết định:
o Quản lý phân tích dữ liệu về doanh thu, dịch vụ và hiệu suất hoạt động của khách sạn để đưa ra các chiến lược kinh doanh
o Chức năng: Xem biểu đồ phân tích, thống kê dữ liệu, lập chiến lược
phát triển
Trang 132.2.3 Biểu đồ chi tiết Usecase “Khách hàng ”
Hình 4 Biểu đồ chi tiết usecase quản lý khách hàng
Khách hàng có thể tương tác với hệ thống thông qua website hoặc ứng dụng của khách sạn Họ có thể thực hiện nhiều chức năng để đảm bảo trải nghiệm thoải mái trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn
Các Use Case chính cho Khách hàng:
1 Tìm kiếm phòng: