Báo cáo kết quả nhóm ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án tổ chức talkshow “ Đừng sợ nhé

Một trong những, thành tựu của công nghệ là những phần mềm quản lý dự án giúp việc lập kế hoạch, tô chức và quản lý, giam sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn t

G

BAO CAO KET QUA NHOM

UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT TRONG

¢ Pham Minh Tuan 030633170938

Nhận xét của giảng viên

Dự án tổ chức Talkshow “Đừng sợ nhé!”

MỤC LỤC LOI MO DAU _ 2222222222112222 11222111212 121211 2.1E1 re l

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 2c 22222222222 cssxss2 2 1.1.1 Khái niệm dự ân cá 1 1 TS TS TT HS TT ST n1 5115 11111111 x 1 S111 xcẻ 2

1.1.2 Quy trình quản lý dự án - - 2 c2 1 11212121111 10111 111011211 3

1.2.1 Phần mềm miễn phí s 5 S919 EE15212112171112112111112121 1 x2 5 1.2.2 Phần mềm bản quyễn 525221 E1 221111211 1211112121111 1 te 9

2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN cv 2221.1022221 cee 17

2.3.1 Tạo một dự án IHỚI 0002060223111 1 11111111 1k1 S111 ky sac 17

2.3.4 Tạo danh sách công viỆc - 2 2201221121112 112211111 1111111 11111111 kg 26 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công viỆc - 2c sec ri 30 2.3.6 Tài npuyên dự ân - 12 120112211221 1011 15111111111 1111 101118111121 kg 32 2.3.7 Phân bồ tài nguyên cho các công viỆc - s5 nn E2 2222 xceg 33 2.3.8 Lịch trình cho dự án T0 n1 011011115511 15 11111111112 1151111 35 2.3.9 Tìm đường găng cho dự án c2 222211211121 1111 1211281115121 11 re 37

3.2 Ứng dụng phần mềm để quan ly thời gian và tài nguyên dự án 46

3.2.1 Các thao tác với dự ân 1 2111111 HT 1 151k sy 46 3.2.2 Kiểm soát dựán 1 ST ST S111 21 2111112 na He 55

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢN

Dự án tổ chức Talkshow “Đừng sợ nhé!”

Hinh 1.1 Mô hình quy trình quản lý dự án 2 2222222212211 2221211551128 tre 5 Hình 1.2 Phần mềm Añasa s2 5 S219 1251215214 112111121121111 121511012111 1x tru 6 Hình 1.3 Phần mềm TrelÏO - +2 SEE£E9E421E71212712111112111112112111121 21121 rteg 7 Hình 1.4 Phần mềm LibrePlan - S1 S2 EE19E42E15E11221715111121111521121121 2111 e trau 8 Hình 1.5 Phần mềm OpenProj€ct -s- s21 E2 SE1921271211211211 711211111111 11x rteg 9 Hình 1.6 Phần mềm Microsoft PrOJ€Ct 5c S1 1 1E 11151111 12111171 1111111112111 xe 10 Hình 1.7 Phần mềm Wework 5s s22 1 111111211211211211 1 1101211121111 ru 11 Hình 1.8 Phần mềm Wrike 5 ST 1211211 11111111211211212111121121 12011212 n1 rey 13 Hình 2.1 Giao điện Backstape với các công cụ cần thiẾt - 5-5 c2 z6 15 Hinh 2.2 Giao diện cài đặt thông tĩn - L0 221211121 121112 1122120111811 181tr r 16

Hinh 2.4: MOMS Project 18 Hinh 2.5: Tao Project MG cece c2 2212221215111 1111 1111111111111 5 1111118 21111112 1k 19

Hình 2.7: Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án - 2 22222212211 1323 212 2xe2zxe2 20

Hinh 2.9: Tạo lịch riÊng ¿c2 22211211121 1121 11111111221 1011 101111121111 111 111 1E rrrườ 23 Hình 2.10: Thiết lập lịch cho dự án - 2 2.12211121112112 111211 21221111111 111 xe 24

Hinh 2.13: Hiệu chỉnh thời pian thực hiện công viỆc - 2.5 222222 c2ss2 27 Hinh 2.14: Tạo phi chủ cho công vIỆc 5 0 2 12112211211 121111 1111111181212 k cay 28

Hinh 2.16: Ràng buộc công vIỆC - LG 1 0021 12111211111 1111111120111 011 11121111111 xx de 29 Hình 2.17: Phân cấp công viỆc - 2 5 ST 1211212111112112112.21 211112111 e 30 Hình 2.18: Thiết lập mỗi quan hệ p1ữa các công, vIỆC c c tt n2 sey 31

Hinh 2.19: Thiét lập mối quan hệ giữa các công việc sử dụng Task Information 32

Hinh 2.20: Tài nguyên dự án 0 20120112112 11 22112 111211011 1111111 111111911111 33 Hình 2.21: Phân bổ tài nguyên cho các công việc (cách ) - sccsseczczzsea 34 Hình 2.22: Phân bổ tài nguyên cho các công việc (cách 2) - 25s zrsea 34 Hinh 2.23: Lịch trình cho dự án 2202 2226222310251 111111111 1kg nen 35 Hinh 2.24: Lịch cho dự án 2 2201025111011 111111111111 Kn ST S ng 15111111 x 1 cty eg 36 Hinh 2.25: Lịch cho tài nguyên - 12 121122111211 1211 181121112111 11 111111111 19g rrờ 36

Hinh 2.26: Tìm đường găng cho dự án (cách Ï) - c2 222122132 122222 37 Hinh 2.27: Tìm đường găng cho dự án (cách 2) - - c c2 1222111211321 121212, 37 Hinh 2.28: Tìm đường găng cho dự án (cách 3) - óc c2 1222122 12 112212, 38

Hình 2.31: Cân đối tài nguyên bước | (cap nhật tự động) :-cccc c2 40

Hình 2.32: Cân đối tài nguyên bước | (thu CON) cee eseesesesessteeeseseerees 41 Hình 2.33: Cân đối tài nguyên bước 2 (cách I) s5 2221212111111 txe 42 Hình 2.34: Cân đối tài nguyên bước 2 (cách 2) - 5s E2112151111 21111 6 42

Hinh 2.35: Lap va In bao C0 43

Hinh 3.1 Tạo file trong MS ProJect cho dự - 2c 22 122112211211 12111211212 re 46

Hinh 3.2 Nhập thông tin chung cho dự án 020 12112112112 1521112212 tre 47

Hinh 3.3 Thiết lập thông tin dự án - c2 22211211121 1511111 1121181118115 1111 E18 re 47

Hinh 3.5 Thiết công việc cho dự án c1 0 12112211211 1211111121 1101101110111 1 rkg 48 Hinh 3.6 Danh sách công việc trong dự án 5 c1 22 22112211211 1211 1518212 kceg 49 Hình 3.7 Thiết lập các mỗi quan hé gitra cac công việc trone dự án 49 Hình 3.8 Khai báo thông tin của từng tai nguyén trong, dự án c5 2-5: 50 Hình 3.9 Khai báo danh sách các tài nguyên trong dự án - cc 22c s2 50 Hinh 3.10 Khai báo danh sách các tài nguyên trong dự án 522cc s52 51 Hinh 3.11 Lịch trình cho dự án - c1 n1 n1 n1 HS 1 1S 11111 1111111155 115111 511111111 k ky se 51 Hình 3.12 So dé santt cho dự án 0 20 211221112211 121 121152111011 11 1111111111128 ke 52 Hinh 3.13 Cập nhập tiến độ công việc theo sơ đồ network 2 n2 111255 xe 52

Hinh 3.15 Báo cáo chung cho dự ân L0 2212211211121 12 1122112211811 8111k ray 53

Hinh 3.17 Báo cáo thực hiện công, viỆc - 200201211121 12211 121111111111 11 1e 54 Hinh 3.18 Báo cáo report - c1 c1 1 112111211121 1111111111111 1111111111111 115 111 1 rẻ 55 Hình 3.19 Trước và sau kiếm soát 5c 11T EE2111121111111111111111 01111111 rreg 55 Hình 3.20 Báo cáo nhân lực sau kiếm soát 2 S21 SE 511115 121511115155 1115155 se 56

Dự án tổ chức Talkshow “Đừng sợ nhé!”

LOI MO DAU Thời buôi công nghệ 4.0 như hiện nay, công nghệ thông tin giúp ích rất nhiều cho

chúng ta Con người giờ đây chỉ cần ngồi một chỗ là có thế làm được mọi thứ từ

làm việc đến mua sắm, học tập, giải trí công nghệ giúp con người tìm việc và làm việc hiệu quả hơn, con người chủ động trong việc học tập, làm chủ trị thức Nói chung hiệu quả mà nó mang lại là không thê phủ nhận, giúp giảm thiểu tôi đa các khâu làm việc thủ công, kém chính xác của con người trước kia Một trong những, thành tựu của công nghệ là những phần mềm quản lý dự án giúp việc lập kế hoạch,

tô chức và quản lý, giam sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách được dự toán, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thê của dự án

Chính vì vậy nhóm chúng em đã tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý dự án MICROSOFT PROJECT để thiết lập dự án truyền thông sắp được tổ chức Bài báo cao nay chung em trinh bay cu thé vé viéc ap dung phan mém dé quản ly dự án một cách chi tiết Cảm ơn thầy đã đọc và mong thầy đưa ra những nhận xét để chúng em

có thê rút kinh nghiệm trong học tập và làm việc

CHUONG 1

CHUONG 2 GIOI THIEU TONG QUAN

2.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

2.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn dé dat duoc những mục tiêu cụ thé, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thê những chính sách, hoạt động và chỉ phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định

Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thủ, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trone khuôn khổ nguồn lực riêng,

kế hoạch tiến độ cụ thê nhằm tạo ra một sản phâm mới Từ đó cho thay, dự án có tính cụ thê, mục tiêu rõ ràng xác định đề tạo ra một sản phâm mới

Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án là "một nỗ lực tạm thời được cam kết

để tạo ra một sản phâm hoặc dịch vụ duy nhất"

Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính:

© Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể Dự

án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại

® Sản pham va dich vu la duy nhat: diéu nay thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án

khác

Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Thông thường người

ta cô gang lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thé Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là đự án Mỗi dự án

Dự án tổ chức Talkshow “Đừng sợ nhé!”

đều có một thời hạn nhất định (thường < 3năm), nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu

và thời điểm kết thúc.Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định đề đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức nay sé giải tán hay thay đổi cơ cầu

tô chức cho phù hợp với mục tiêu mới

2.1.2 Quy trình quản lý dự án

2.1.2.1 Khải niệm

Quản ly dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoản thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thê của dự án và các mục đích đê ra

có bản tuyên bố dự án Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định

và công nhận kết quả cuôi củng của dự án

— Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự Mục tiêu của quan ly dy an chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan

e Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn điện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời p1an, chị phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thâu, tích hợp Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là:

— Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

— Thê hiện chính thức bằng văn bản tat ca 9 phuong dién trén (Formal)

— Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

— Tinh kha thi (Realistic)

e Thực th dựán

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kê hoạch Tuy nhiên, thực tê triên khai và tư suy chiên lược có sự sai sô tương đôi nên câp quản lý dự án

và nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cân có sự linh hoạt, kiên thức chuyên

môn và kinh nghiệm nhất định

® Kiểm soát dự án

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nêu cần) Sự điều chỉnh hoặc thay đôi có thê ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc

phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án Thay đối là điều khó

tránh khỏi trong các dự án Những điều chỉnh hoặc thay đổi thê hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ cảng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi

triên khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới

® Kêtthúc dựán

Đây là các hoạt động hoàn thiện đề chính thức đóng lại dự án Việc kết thúc dự

án phải được thực hiện bài bản và đầy đủ Nhà thầu bản giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ, Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình

tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân

sự, Điều nảy sẽ dé lai cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án

nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng.

QUY TRINH QUAN LY DU AN

ul Thiét lap du an Thực thi dự án tr Kết thúc dự án

> Task assigned/Task completed by teams Ta ks Created vs Completed over Time(rolling 12 mont

81/04/2017 [FE gi = ° ' lông ack

Asana la phan mềm quản lý công việc vả dự án trực tuyến, giúp người dùng

sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm

Ban đầu, Asana được Dustin Moskovitz - giám đốc kỹ thuật của Facebook - tạo ra và sử dụng với tư cách một ứng dụng web giúp mọi người ở mỗi nhóm có thể

tự nắm bắt công việc, đồng thời biết được đồng nghiệp đã làm được tới đâu, những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng nhau phân công giải quyết

Đầu năm 2011, Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản

lý dự án và đến năm 2012 chính thức ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh

nghiệp Sau đó, phần mềm Asana được đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều

hành ¡iOS với từng nhóm 15 người rồi dần dần tương thích với nền tảng Android

Kế từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh tiện ích và tính ứng dụng cao của

một giải pháp quản lý công việc Rất nhiều các công ty và tập đoản lớn đã đưa

Asana vao lam céng cy tro giup cho các dự án, điền hình là Airbnb và Foursquare

> Phần mềm TRELLO

trên các thiết bị thông minh như điện thoại, laptop, hay máy tính bảng Tôi dần trở

thành fan cuồng của Trello và hiện giờ nó trở thành một phần quan trọng trong cuộc

song của tôi Trello là một công cụ hoàn hảo dé dam bảo tôi luôn làm việc năng suất

từ việc lịch làm việc đến những công việc cá nhân cũng như quản lý dự án Trong

bài này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Trello dé quản lý và tăng năng suất làm việc

cả nhân

> LibrePlan

tô chức LibrePlan được cấp phép AGPL, Đây là một công cụ đầy đủ tính năng khác

hỗ trợ cho phân bồ tai nguyên, các đồ thị Gantt, tài chính, và hơn thế nữa Các tính năng đó đi với một ứng dụng dựa vào web làm cho LibrePlan trở thành một nền tảng cộng tác lớn

LibrePlan xếp hạng theo cá nhân tôi trong top 3 các công cụ quản lý dự án nguồn mở vì thiết kế hiện đại và giao diện người sử dụng cân bằng của nó, cũng như, tải iệu tốt và hoàn chỉnh, báo cáo được xây dựng sẵn, và sự hỗ trợ chuyên nghiệp

Đây là một trong những sản phẩm nỗi bật nhất có khả năng cạnh tranh với MS Project với những ưu điểm sau:

> Phần mềm OPEN PROJECT.

& Bachiogs + Website Relaunch

Calendar * identify website scope Closed mg

Ø0 we ú Determine objective of website Closed ED ee ee

Create personas Closed rote pom

cone : * Create website concept Scheduled perry 60816 ete Corot

48 Members Develop navigation concept Specited na —-

Mesttes Create wireframes In progress a=

Website concept ready Scheduled D verre concept renty

© Project settings Select template or custom design in progress OB te ee

implement website layout and content | New , TaimienDnl ¬ © ‹

Cohumbus day New 0 Corertan doy

Hinh 1.5 Phan mém OpenProject

- Miễn phí, bạn sẽ không phải bỏ tiền ra mua trong khi bạn phải bỏ khoảng

800USD(~-14 triệu VNĐ) đề sử hữu một license của MS project

— Mã nguồn mở, đây là một sản phẩm mã nguồn mở nên ban sẽ có cơ hội nhận được những dòng sản phẩm tương đương từ những nhà lập trình khác

— Da nén tang: Chay trén cac nén tang linux, window đều ngon Do vậy bạn cũng an tam sử dụng, khi bạn phải chuyên sang Linux( do nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan) thì cũng không có vấn đề gì cả

— Có khả năng đọc được file định dang cua MS Project

dự án trong việc phát triên các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiễn độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Mặc đù mang nhãn hiệu như là một thành viên của gia đình Microsoft Office nhưng nó chưa bao g1ờ được đi kèm trong bất cứ trong bộ Office nảo (như Visio) Tương tự, Office 2010 cũng như vậy ProJect có hai phiên bản, Standard và Professional Đuôi mở rộng của Microsoft Project la mpp Microsoft Project va Microsoft Project Server là nền tảng cua Microsoft Office Enterprise Project Management

Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Mỗi tài nguyên có một lịch trình riêng của mình, trong đó xác định những øì thay đôi một tài nguyên

Có thể sử dụng Microsoft ProJect dé:

¢ Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành

e- Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

® - Phân bô nguồn lực và chi phí cho các công tác

e _ Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

¢ Quản lý dự án theo tiến độ và chí phí bằng phương pháp Earned Value Method

© Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông

tin dự ân theo cách của bạn

© Cộng tác và chia sẻ đữ liệu với những thảnh viên trong nhóm để tăng năng

Có thê điêm qua một vài điểm nồi bật của Wework như sau:

® - Lập kế hoạch và theo dõi trang thái công việc: Wework cho phép quản lý linh hoạt với cac giao dién: Quan ly Kanban (trello), Quan ly theo gantt chart, Quan ly theo dang bang, Quan ly theo dang danh sach Phan nay rat quan trong trong Doanh Nghiép vi mét team Developer, Marketing hoac Sales thi

đều có cách thức quản lý công việc khác nhau, do đó phần mềm cần thiết phải có sự linh hoạt trong quản lý

® Cộng tác: Bên cạnh các tính năng cơ bản như tạo việc, eiao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat và bình luận trong từng công việc, dùng thẻ (@ dé nhắc tên thành viên, điểm đặc biệt của Wework là có tích hợp sẵn với Base Messape, người dùng có thê chat ngay trong Wework mà không cần sử dụng một ứng dụng khác cho nhụ cầu này

® Báo cáo: Các loại báo cáo trong Wework gồm có: bao cáo theo dự an, theo phòng ban hoặc theo workload của từng nhân sự, giúp nhà quản lý dễ dàng nam bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời Tuy nhiên, các báo cáo này vẫn ở mức rất cơ bản, chỉ đáp ứng được những nhu cầu tối thiêu của

người quản lý dự án

© Khả năng tích hợp: Đề giúp người dùng không cần dịch chuyên qua lại giữa các công cụ làm việc khác nhau, Wework có hệ thống APIs mở, tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps

e Phan quyền sử dụng: Cũng như các phần mềm quốc tế, Wework cho phép phân quyên sử dụng chặt chẽ giữa 3 vai trò: người quản lý dự án, thành viên

và khách (guest), giúp phân cấp quản trị và đảm bảo tính bảo mật trong doanh nghiệp

© Chí phí sử dụng: Ưu điểm lớn nhất của Wework là chí phí sử dụng rất Việt

Nam so với các tính năng ưu việt đạt chất lượng quốc tế Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng,

với chỉ phí chỉ là I triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng

> Phần mềm WRIKE

OF THE

YEAR

Hình 1.8 Phan mềm Wrike Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ Nếu

như Asana giúp bạn làm việc không cần email, thì Wrike thay thế không chỉ email

mà còn hầu hết công cụ làm việc khác Theo đánh giá của Business News Daily,

Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí

Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các start-up không có

nhiều kinh phí

Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc) Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả

Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biêu

đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trang thai, ngay bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên

Phân quyên sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên ) Tuy nhiên một số quyền nâng cao như

quyén tạo, sửa và tuy chinh Workflow, quyén xem lich lam việc của người khác, thì chỉ có phiên bản trả phí

CHUONG 3 PHAN MEM QUAN LY DU AN

3.1 Giới thiệu tổng quan

Quản lý dự án là một tiến trình từ lập kế hoạch, tổ chức, quản lý việc phân bỗ các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn về nguồn nhân lực, vật lực, chị phí và thời gian Một dự án

dù đơn giản hay phức tạp đều bao gồm 3 giai đoạn: Lập kế hoạch - Theo dõi và quản lý dự án - Kết thúc dự án Nếu thực hiện tốt 3 giai đoạn này thì cơ hội thành công dự án càng cao

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và phân phối bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản

lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc

MS Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Mỗi tài nguyên có một lịch trình riêng của mình, trong đó xác định những øì thay đôi một tài nguyên

Co thé su dung Microsoft Project dé:

¢ Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành

e- Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

e _ Phân bố nguồn lực va chi phi cho các công tác

e _ Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

¢ Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bang phương pháp Earned Value Method

© Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông

tin dự ân theo cách của bạn

© Cộng tác và chia sẻ đữ liệu với những thảnh viên trong nhóm để tăng năng

® Các cửa số tuy chọn trên thanh công dọc

e _ Các biếu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang

Hình 2.9 Giao điện Backstage với các công cụ cần thiết

e Để đến Backstage, dick vào File trén giao dién Microsoft Project Microsoft Project sé hién thi Backstage

e Save, Save As, Open va Close là các chức năng chuẩn trong Office

e Info la noi dé ban truy cap đến các tập tin dự án

¢ Recent hién thị các tập tin Project ban str dung gan day nhat

¢ New cho phép ban tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn

® Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án

e - Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cai dat Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phầm Microsoft Project

© Options cho phép ban thiết lập cho chương trình Microsoft Project

Hình 2.10 Giao diện cài đặt thông tin

Trong øiao diện của số làm việc của Project bao g6m cac thành phân chính

sau:

Dự án tổ chức Talkshow “Đừng sợ nhé!”

- Quïck Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) : đây là một khu vực tủy chọn của giao diện ProJect mà bạn có thê thêm các lệnh thường xuyên sử dụng

- Tab va Ribbon: dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống(drop menu)

và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon(dai) la khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng

để thực thi các hành động trong Project

- Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia

thành nhiều nhóm lệnh

- Lệnh: là các tính năng cụ thê để thực thí hành động trong Project Mỗi tab chứa đựng một số lệnh Một số lệnh, chẳng han nhu Cut trén tab Task sé thực thi một số hành dong ngay lập tức Một số lệnh khác như lệnh Change Working Time trén tab thi sé hién thi hộp thoại hoặc gợi ý ban dé cé thé xem mô tả một lệnh nào

đó bằng cách di chuyên con trỏ chuột tới lệnh cần tìm

- View: là khung hình xuất hiện trong cửa số làm việc Project, Project co thé

hiển thị một khung hình đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sô làm

việc

- Phím tắt View: cho phép bạn nhanh chóng chuyên đôi giữa một số khung hình nhìn thuong xuyén duoc str dung trong Project

- Thanh trượt Zoom: dùng đề thay đôi phạm vi quan sát của khung nhìn

- Thanh trạng thái: sẽ hiên thị một số chỉ tiết quan trọng chẳng hạn như chế

độ tiến độ của nhiệm vụ mới và xem bộ loc nao đang được áp dụng cho khung hiện tại

- Shortcut menu va Mini toolbar: c6 thé truy cap thông qua việc kích chuột phải bất kì một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thây trong khung hình

Indicators Entry Gantt chart view

column Tabs table (default view)

" | 7 |

Quick Access ° , la Toolbar mm 6 s " — Tủ

1.1.1.1.1 Đề khởi tạo một dự án mới, thực hiện các bước sau

Bước 1: Click vao: Start > Microsoft Office > Microsoft Project 2013 > Project 2013

K-Lite Codec Pack

Fnday

16

Partly Sunny 7= La

| Project Server 2013 Accounts

Microsoft Office 2016 Tools

Microsoft Office Tools

Microsoft Solitaire Collection

Microsoft Store

Hình 2.12: Mớ MS Project

Bước 2: Một giao diện mới sẽ mở ra

+ Click Blank ProJect để tạo một dự án từ đầu

Project Seepestend seanctnee — Prajects SuUớỚn AXướUCG Cơ Bướ ơn ledssdegy Theøses

Web core © Propet

Hình 2.13: Tạo Project mới

+ Hoặc chọn một mẫu hoặc từ hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhân Enter

3.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc có liên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực hiện chúng và mục đích của dự án Đề bạn có thể nhớ và theo dõi được các thông tin này khi cần thiết hãy thực hiện theo các bước sau:

3.3.2.1 Thiết lập thông tin chung của dự án

File > Info > Project Information > Advanced Properties

Nhập tên dự án, người quản lý, công ty để dé quản lý sau nay

Hình 2.14: Thiết lập thông tỉn:

3.3.2.2

File > Options > Schedule

Thiết lập don vị thời gian cho dự án

Project - Project Professional

Info

n Project Web App Account

You're not connected to Project Web Ag

Mansge

Accounts

Organizer

= Organize Global Template |

Move views, reports, and other dement] | “Y*

GB) Projectt ¥ Manually Scheduled z Project Stert Date v Days Ý aed Hours [w Fixed Units

Bags

Hình 2.15: Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án

-Week start on: chon ngay bat dau 1 tudn méi cho du an

- Fiscal year starts in: chon nam tai chinh (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của

năm Thông thương là tháng 1 dương lịch

- Default start time/ end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngảy làm việc Hình

- Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)

- Xác định kiêu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a

- Mặc định cách tạo ra các công viéc moi trong New tasks created la ty dong (Auto schedule) hay thu céng (Manual schedule) Nén chon Auto để quen thuộc với các phiên bản MP trước

- Lựa chọn thời điểm tính tién dé cua dy an theo ngay bat dau (Project start date) hay ngay hién tai (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on

- Lựa chọn don vi thoi gian trong dy an trong Duration 1s entered 1n (thông thường chon la ngay) va don vi céng viéc trong dy an trong Work is entered im (thông

thường chọn là giờ công)

- Chọn định dạng công viéc trong Default task type (Chon Fix Duration — đây là lựa

chon phé bién & Viét Nam)

- Bỏ chon New task are effort — driven Néu Khong bỏ khi các bạn thay đôi tải nguyén cho | céng viéc thi thor gian sé duoc MP ty d6ng tính toán lại cho phù hợp, day la lỗi rất hay gap của các bạn làm việc với MP

- Bỏ chọn Autolink inserted or moved tasks Nếu Không bỏ thì khi bạn chèn thêm hay đi chuyển vị trí các công tác thì MP sẽ tự động nỗi chúng lại mặc dù điều nay

thì nên loại bỏ đặc điểm nảy)

- Lựa chọn chi phi cô phí được tính phân bỗ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual

Project > Project Infomation

Tai Start date (va Finish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biêu tượng mũi tên đề hiện thị lịch và chọn ngày

Hình 2.16: Thiết lập thời gian dự án

Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thê chọn bằng ngày khác

Chọn loại lịch áp dụng cho dự an trong Calendar

3.3.3.1 Tgo lịch riêng mới

Dé tao lich méi nhan chon Create New Calendar khi đó sẽ có 2 lựa chọn:

+ Tạo mới — Create new base calendar

@] Come gre one eran

Bur6e 3) ousssaia [amore me

Hình 2.17: Tạo lịch riêng + Hoặc tạo một bản lịch sao chép — Make a copy of Standard của MP sẵn có (Standard, 24 hours, Night Shift) Sau do cé thể đặt tên cho lịch mới

Create New Base Calendar x

Name: Copy of Standard

O Create new base calendar

Bước 1: Project > Change Working Time

Buc 2: Tai For calendar, click mũi tên đề số các lịch xuống

® 24 Hours: không có thời p1an nghỉ

¢ Night Shift: duoc tinh bat đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngảy nghỉ Lh

© Standard: chuân truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều và mỗi ngày nghỉ 1h

ĐÁ Seass,P sa cset Eecephons wee Weeks

we omen [oe coment

Hình 2.18: Thiết lập lịch cho dự án

Bước 3: Tùy chỉnh theo mục tiêu của dự án

Trong cửa sô Change Working Time, chon Work weeks > Details

Subproject gy pay add-ins ~ Project Custom Links Between WSS Change | For galendar | Stanaara reject Calenciar) v Create New Calendar

— = — 2 7 Calendar ‘Standard 15.9 base calendar

ụ

oe ị Default work week on calendar Sep 1, 19

is calendar:

Exception day

Detsils for [Default]! x |

Nonderautt work week | » Set wodi188ả fov BS viojg wee | SE

: sceptions Wark Weeks

Splect day)sk @ Use Project detauit times torthese days ee

_ O set cays ta nommoring time |{ Ie

E Monday CO Set anyts) to these specine working times:

Ready # Kew Tasks: Manually Scheduled Eˆ z œ= @ @- + +

Hình 2.19: Thiết lập ngày làm việc

Chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ từ thứ hai đến chủ nhật) Sau đó chọn Set day(s) to these specific working times và khai báo thời gian làm việc của buôi sáng và chiêu (From.to)

Details for

Set working time for this work week

Select day(s): O Use Project default times for these days

O Set days to nonworking time

Help Cancel

Sau khi xong thi bam OK

Nếu bạn muốn chon bat ky 1 ngay nao cé dinh nghi trong toan dir an (vi du chu nhật), bạn chỉ viéc chon Sunday roi chon Set days to nonworking time la OK

3.3.3.4 Thiết lập những ngày không làm việc bất kỳ

Trong cửa số Change Working Time, tại cột Name trên tab Exceptions, nhập tên của một sự kiện ngoại lệ nào đó, tại cột Start và Finish nhập thời gian bắt đầu và kết thúc

For @lendar: - Stanđad (Ptoject Calsndat) v Create Neve Calendar

Calendar ‘Standard’ is 2 base calendar

Click on a day to see its working times: August 18, 2019 is nonworking

Based on: Detault work week on calendar

Help Options | [Ok] cạneel

Hình 2.20: Thiết lập những ngày không làm việc bất kỳ

Click OK đề xác nhận Dong hép thoai Change Working Time Đề xác nhận lại lịch

dự án, chú ý vào thời gian mà bạn đã thiết lập đã chuyên sang màu sắc thế hiện ngảy không làm việc Công việc sẽ tiếp tục được thực hiện sau khi kết thúc ngày nảy

3.3.4 Tạo danh sách công việc

Danh sách công việc đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện dự

án Danh sách công việc cảng khoa học và chỉ tiết thì việc quản lý dự án càng dễ dàng hơn Vì vậy, sau khi thiết lập các thông số cơ bản xủa dự án xong, việc tiếp theo cần làm chính là tạo danh sách công việc

Trong phần này người dùng nên thực hiện theo các bước sau: Nhập tên công việc (Cột Task Name) > Nhập thời p1an thực hiện công việc (Duration)

3.3.4.1 Hiện chữnh thời gian thực hiện công việc

Nhập trực tiếp:

> Kích hoạt cột Duration

> Nhập khoảng thời gian thực hiện công tác (mo = months: tháng, w = week:

tuan, d = days: ngay, h = hours: gid, m = minutes: phút)

> Ngày bắt đầu thực hiện công tác: kích hoạt cột Start dé chon ngay bat dau

> Cột Finish tự động tính ra ngày kết thúc công tác

Hình 2.21: Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc

Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information:

Task > View Task Information > General, hoặc nhấp đúp chuột vào công tác

Bercent complete: ‡ Priority = |

Schedule Mode: @ Manualty Schedules [lnseke Oauto Schedufed