Chủ Đề hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại the pizza company

Nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thông kiêm soát nội bộ cho chu trình bán hàng - thu tiền, cũng như với mong muốn được áp dụng các kiến thức lý thuyết khô khan họ

DAI HOC UEH TRUONG KINH DOANH KHOA KE TOAN

Chủ đề: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng — thu tién

tại The Pizza Company Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đình Hoàng Uyên

Danh sách thành viên Nhóm 3

1 Phan Thi Thao Ly 31211026251

2 Truong Tan Phat 31211023816

3 Nguyễn Lê Minh Phước 31211026076

4 Nguyễn Trân Minh Duy 31211022092

5 Bùi Tổ Tuân Phong 31211022143

TP Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 02 năm 2023

MUC LUC

98095) 001 .1a4.,.,., ,.,.à.).,.)àHà,)HHH,H, ,ÔỎÔỎ 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BÁN

D0) chà 005/08 313ađBg.,., , HàH.)HẪHà,),) LÔỎ 6

1 KHÁI QUÁT VÊ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ -22222EE2E.tt.tEEErerrrrreed 6 1.1 Định nghĩa kiểm soat nộï bộ 52 22222222 2221221121111 crree 6

a Kiểm soát nội bộ là một quá trình 2-2 + x+eExxeExxezrxerrrxesrxrrrrervee 6

b Kiểm soát nội bộ bị chỉ phối bởi con người - 22-2222 cxxecxeerxecxesree 6

c Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý .2-©252 scccccccxecxeccee 6

d Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu -55cccccccc: 7

1.2 Cac bộ phận cơ bản của hệ thông kiểm soat nộï hộ 7

a Môi trường kĩểm soatL LH HT HH HH HH HH HT HH 2 He ca 7

,2- 8-8701 H ) ),.HH 7

c Hoạt động kiểm soát 222222 2SSxỆC sess sessusseesesssscasseassiscssensneeseeesnees 8

d Thông tin và truyền thông -.-2-22+©2+eS+xeEExSE2EEESEErEEEEEEEEEkrErksrkkrrrrrrree 8

J6) an ố eố 8

2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRINH BÁN HÁNG - THU TIÊN THEO MÔ HINH CHUẨN LÝ THUÝÊTT 2: 2 222231212 122111111121121121111111111111111171111111 711111111 Treg 9 2.1 Đồ c để m chu trĩnh ban hang - thu tên 22222 222221112112 9

2.2 Năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán

2.4 Nï dung KỂ m soat rỘ ï hỘ chu trĩnh ban hang - thu tên

2.4.1 Mử c têu kĩỂm soat 0 c2 Hn222111127112227112111 2112.11.11

2.5 Cac thỦ tử c KỂ m soat chủ yêu đối vớĩ chu trĩnh ban hang - thu tên 14

2.5.1 Những thủ tục kiểm soát chung -2-22©+zcScxerxrerxrrrxrerrercrxre

2.5.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

2.6 MỘ t số thủ thu t gĩan B n thủỚ ng gậ p trong chu trĩnh ban hang va thu tên 16

a Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: - nen ri 16

b Biến thủ tiền bán hàng thu được: -22-5c222cecSctrerxrerkrerrrrrrrrrrrrree 17

c Chiếm đoạt tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm: 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BÁN HÁNG - THU TIÊN TẠI

1 TỔNG QUÁN VỀ CHUỐI NHÁ HÁNG THE PIZZÁ COMIPÁNÝ -2- 222cc: 17

1.1 Qua trĩnh hĩnh thanh va phat trTỂn: - - - Sàn S ST TS TH HH re 18 1.2 VO lich SU -:-:adia ii 18

2 ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CỬÁ HANG THE PIZZA COMPANY -.- 19

2.1 Cam kết vê tnh chính trực va cac gĩa trị đạo đức - -Scc se cSce sex 19

2.2 Cơ câu tổ chức tại mối cửa hang - LG 1 LH HH HH2 111111 ri 21 2.3 Cam kết về việc thu hút nguồn lực với năng lực phù hợp - 21

2.4 Trach nhiệm giải trĩnh của từng ca nhân - 2Q Q Q.2 nS 22H re 22

3 DANH GIA RUI RO VA HOAT DONG KIEM SOAT NOI BO TAI CUA 23

HÀNG THE, PIZZA COMPANY co nh tr tri 23 3.1 Danh gia các rủi ro khách quan 2-1 +* S2 SH HH HH Hư 23

a Đối thủ cạnh tranh 2° t2S2+zt2YEtSEEESEAESEEEE22xEEEE E711 ra 23

b Những bài báo cáo khoa học về sức khỏc - 22 52222seccveeseecreerxeee 24

c Những chính sách bất lợi - 2+ 2+ S22t 222222 S2 xEEExrrEEErEErrkrrkrrrkrrerree 24

I0 N0) cee eee eee ẻ ố ố 24 3.2 Dánh giá các rủi ro chủ qu41 Ú 2-1 +21 S2 23H HH HH HH ngưng 25 3.2.1 Quy trình bán hàng tại cửa hàng Làn HH HH HH kp 25

a Mục tiÊU - ch HH HH HT HT HH TH HT Hà TH Hà ch HH 25 IM1) 0 25

c Rủi ro va thủ tục kiểm soat - - - Sàn HH HH HH HH 27 3.2.2 Quy tình bán hàng thu tiền qua Hotline 2 22sz sex 31

d Rủï ro va thủ tục kiểm soat - - Gn HT S HT TH TT TH HH1 Hy, 42

4 THÔNG TIN VÁ TRUYÊN THÔNG

1 ĐÁNH GIÁ HE THỐNG KIỂM SOÁT NỌI BỌ CỦÁ CỬÁ HANG THE PIZZA COMPANY ĐỐI

VOI CHU TRINH BAN HANG — THU TIÊN 252 2222222 22 E121 E21 xe 46

DD Wl GIG ooo cece Š5A4+ÐĐDR.HA ,H )H,.HÀHĂH 46

LOI MO DAU

Hệ thông kiểm soát nội bộ ngay nay dang dan duoc quan tâm và trở thành một trong những nhân tổ quan trong trong sw tồn tại và phát triển lâu dài của các doanh nghiệp Có một hệ thông kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp các các tô chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng hạn chế được các rủi ro, gian lận tiềm ân, kiểm soát các chu trình phát sinh trong đơn vị, và giúp đơn vị tuân thủ các luật lệ và quy định Từ đó, các doanh nghiệp sẽ có thể đạt được các mục tiêu

đã đề ra ở hiện tại và tương lai Tóm lại, để có thể đạt được điều đó, các tô chức hay doanh nghiệp đều phải xây dựng một hệ thống kiếm soát nội bộ phù hợp, bao quát từ tong thé don vi, đến cụ thể từng bộ phan, từng chu trình trình nhỏ nhất trong don vi

Và chu trình bán hàng - thu tiền là một trong số đó

Có thê nói chu trình bán hàng - thu tiền là chu trình trực tiếp tạo ra thu nhập, lợi nhuận chính cho đơn vị, đồng thời nếu quản lý tốt chu trình bán hàng - thu tiền sẽ giúp đơn vị quản lý tốt các khoản thu hồi từ doanh thu bán hàng, cung cấp sản phâm chất lượng, nâng cao uy tín, sức cạnh tranh cho thương hiệu của đơn vị, và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc bán hàng - thu tiền

Nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thông kiêm soát nội bộ cho chu trình bán hàng - thu tiền, cũng như với mong muốn được áp dụng các kiến thức lý thuyết khô khan học tại trường, lớp vào thực tế khách quan đề có thê hiểu được bản chất cốt lõi của vấn đề này, nên chúng em đã quyết định thực hiện đề tài “ Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại cửa hang The Pizza

Company”

Với những nỗ lực cố gắng tìm tòi, nghiên cứu, kết hợp nhiều nguồn thông tin tử các website, sách vở, tài liệu hay từ kinh nghiệm thực tế sau một thời gian lam nhan viên tại cửa hàng, chúng em đã lên ý tưởng và thực hiện đề tài với tất cả sự cố gắng nghiêm túc và nhiệt huyết, nhưng do đề tài còn khá mới mẻ vả chúng em còn thiếu nhiều kinh nghiệm, trải nghiệm và kiến thức về hệ thống kiểm soát nội bộ nên trong quá trình

thực hiện đề tài chúng em khó tránh khỏi nhiều thiếu sót và luôn mong muốn nhận

được những lời khuyên, cũng như góp ý chân thành từ cô

CHUONG 1: CO SO LY LUAN KIEM SOAT NOI BO VA KIEM SOAT NOI

BO CHU TRxNH BAN HANG - THU TIyN

1 KHAI QUAT Vy Hz THONG KIEM SOAT NOI BO

1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Trong quả trình hình thành và phát triển, hệ thông kiểm soát nội bộ được định

nghĩa theo nhiều cách khác nhau Nhiều quan điểm cho răng kiểm soát nội bộ là công

cụ đề nhà quản lý ngăn ngừa gian lận, bao gồm biến thu tai sản và lập báo cáo tải chính (BCTC) gian lận Một số quan điểm khác lại cho rằng kiêm soát nội bộ còn có vai trò quan trong trong việc kiêm soát các chu trình nghiệp vụ phát sinh trong don vi,

và giup đơn vị tuân thủ thủ luật lệ và các quy định Hiện nay, định nghĩa về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) Theo COSO: “Kiểm soát nội

bộ là một quá trình bị chỉ phối bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập đề cung cấp một sự đảm bảo hợp ly nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo vả tuân thủ”

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con

người, đảm bảo hợp ly vả mục tiêu

a Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống đơn lẻ mà là một chuỗi các hành động hiện diện trong mọi bộ phận, gan liền với sự vận hành của đơn vị và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của đơn vị Việc hình thành quá trình kiếm soát nội bộ là đề đơn vị đạt được mục tiêu mong, muốn của mình

b Kiêm soát nội bộ bị chỉ phôi bởi con người

Kiêm soát nội bộ được thiệt kề và vận hành bởi con người, bao gôm Hội đông quản

trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế cho nhà quản lý Nói cách khác, kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người trone đơn vị, với cách tư duy và hành động của họ Chính con người sẽ xây dựng mục tiêu, đưa ra các biện pháp kiểm soát

đề đạt được mục tiêu và vận hành các biện pháp này

c Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý

Kiêm soát nội bộ chỉ có thê cung cập sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý và các cập quản trị trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thê mang đên sự

đảm bảo tuyệt đối Lý do là vỉ trong quá trình quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ có thê xảy ra những ra những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định sự thông đồng của các cá nhân, hay sự lạm quyền của nhà quản lý dẫn đến vượt khỏi hệ thống kiêm soát nội bộ Mặc dù không thê có hệ thống kiêm soát nội bộ hoàn hảo, nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có tác dung gia tang khả nang đạt được các mục tiêu của don vi

d Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu

Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:

1.2 Các bộ phận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các đơn vị khác nhau thường có sự khác nhau đáng kề về hệ thống kiểm soát nội

bộ vì sự phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất, mục tiêu nhưng tất cả hệ thông kiểm soát nội bộ đều có những bộ phận cơ bản theo COSO 2013 là:

¢ Môi trường kiểm soát

® Đánh giárủIro

® Hoạt động kiểm soát

e Thông tin và truyền thông

® Giảm sát

a Môi trường kiểm soát

Bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cung cấp cơ sở cho việc thực hiện kiểm soát trong một đơn vị Các nguyên tắc cơ bản trong môi trường kiếm soát bao

gồm:

® Cam kết về tính trung thực và tôn trọng các giá trị đạo đức

® Sự piâm sát độc lập của hội đồng quan tri

© Cơ cấu tô chức phù hợp

© Cam kết về việc thu hút nguồn lực với năng lực phù hợp

® - Trách nhiệm giải trình của cá nhân

b Đánh giá rủi ro

Xác định mục tiêu của tô chức

Nhận diện rủi ro

Nhận diện các hậu quả tiêm tàng

Mức độ châp nhận của BGĐ đôi với rủi ro

c Hoạt động kiểm soát

Là các hành động cần thiết giúp giảm tối thiêu các rủi ro đe dọa việc đạt được mục tiêu cua don vi, bao gom các chính sách kiểm soát và thủ tục kiêm soát Có nhiều loại hoạt động kiểm soát bao gồm:

© Kiểm soát phòng ngừa

®©_ Kiểm soát phát hiện

®© Kiểm soáttự động

®_ Kiểm soát thủ công

d Thông tin và truyền thông

Là những tin tức mà mỗi cá nhân, bộ phan trong don vi cần có đề có thê thực thi trách nhiệm kiểm soát và nhờ đó đạt được các mục tiêu của đơn vị Thông tin có thể có được từ nhiều nguồn khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau Thông tin và truyền thông gồm hai phần chính là

e©_ Truyền thông nội bộ

® - Truyền thông với bên ngoài

e Giam sat ; ; ;

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thông kiếm soát nội bộ

qua thời gian Mục tiêu của giám sát là phải xác định kiếm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết đề phải sửa đổi cập nhật chúng theo từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Giám sát bao gồm: giám sát thường xuyên

và định kỳ

2 KIEM SOAT NOI BO TRONG CHU TRxNH BAN HANG - THU TIyN

THEO MO HxNH CHUAN LY THUYET

2.1 Dac diém chu trinh ban hang - thu tién

Chu trinh ban hang — thu tiền là một chu trình quan trọng đối với mọi đơn vị kinh doanh Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng - thu tiền là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Trong thực tế, chu trình bán hàng — thu tiền thường bao gồm các bước công việc

s - Nợ phải thu khách hàng là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, đồng thời vì sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường nên nhiều đơn

vị mở rộng bán chịu và điều này làm gia tăng đáng kế các rủi ro sai phạm liên

quan.

2.2 Năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng — thu tiên:

Môi trường kiêm soát nội bộ: Thực hiện đảm bảo các chính sách, quy trình và quy định bán hàng đã được thiết lập và được tuân thủ đúng cách Ví dụ, việc tạo ra các quy trình kiểm tra đầy đủ thông tin khách hàng, chính sách thu tiền và chính sách xử lý đơn

hang dé giảm thiêu các rủi ro liên quan đến việc ban hang thu tiền

Đánh giá rủi ro: Đánh giá các rủi ro tiềm ân liên quan đến việc bán hàng thu tiền

và phát triển các biện pháp kiêm soát để giảm thiếu các rủi ro này, bao gồm các rủi ro

về pháp lý, tài chính và rủi ro về bảo mật thông tin khách hàng

Hoạt động kiểm soát: Xây dựng các biện pháp kiểm soát, bao gồm việc xác minh thông tin khách hàng, đánh piá khả năng thanh toán của khách hàng và quản lý nợ phải

thu đối với các khách hàng đã mua hàng thu tiền

Thông tỉn và truyền thông: Thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến bán hàng thu tiền, bao gồm thông tin về khách hàng, đơn hàng, số tiền thu và nợ phải thu Tất cả các thông tin này phải được xử lý và phân phối một cách an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và riêng tư

Giám sát: Thực hiện việc piâm sát định kỳ và đánh ø1á các hoạt động bán hang thu tiền, bao gồm việc xem xét các chính sách, quy trinh, hoạt động kiểm soát và các thông tin liên quan đến bán hàng thu tiền đề đảm bảo tính hiệu quả và thích hợp của quy trình Việc đánh giá này có thê bao gồm các cuộc đối thoại với các bộ phận liên quan, như bộ phận bán hàng, tài chính và kế toán, để đảm bảo tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng thu tiền được thực hiện đúng cách và tuân thủ các chính sách và quy định của tô chức

2.3 Các sai phạm có thé xay ra trong chu trinh ban hang - thu tiền:

Trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, bộ phận kiểm tra cần phải chú ý các rủi ro về khả năng xảy ra ở các giai đoạn như xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, shi chép doanh thu và theo dõi nợ

phải thu khách hàng:

Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra

Xu ly don dat hang cua

khach hang

- Thông tin đặt hàng bị ghi sai chúng loại, số lượng,

đơn giá hay thời gian, và địa điểm giao hàng

- Nhằm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với

- Lập hóa đơn sai về tên, chủng loại, sỐ lượng, ø1á trị của hàng bán, hoặc sai tên, mã số thuế, địa chỉ của

khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

- Lập hóa đơn bán hàng cho những đơn hàng chưa được xét duyệt bán chịu

Giao hang - Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng, thời

gian, địa điểm giao hàng hoặc không đúng khách hàng

- Hàng hóa thất thoát, bị kém phâm chất trong quá

trình giao hàng

- Phát sinh thêm chỉ phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng như tiền phạt do chớ hàng vượt quá tải trọng quy định hay vi phạm luật ø1ao thông

Ghi chép doanh thu và theo

dõi nợ Phải thu khách hàng - Ghi sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách

hang

- Ghi sai về số tiền trên hóa đơn, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn

- Không theo dõi riêng công nợ của từng khách hàng,

và thời hạn thanh toán của từng khoản nợ

- Không đối chiếu công nợ định kỳ với khách hang

- Xóa số nợ phải thu khách hàng nhưng không qua xét duyệt

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không phủ hợp

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cudi ky

- Không khai báo nợ phải thu khách hàng đã thế chấp

Thu tiền

- Thu hồi nợ chậm trễ, hay không đòi được nợ

- Khoản tiền mà khách hàng thanh toán bị chiếm đoạt

- Ghi số tiền trả nợ của khách hàng này cho khách

hàng khác

- Ghi sai số tiền thanh toán của khách hàng, ghi trùng

hoặc ghi thiếu

2.4 Nội dung kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiên

2.4.1 Mục tiêu kiểm soát

Việc thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng — thu tiền là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm đã nêu trên:

Thủ tục kiểm soát Mục tiêu kiểm soát

Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng

- Xem xét vả thông báo cho khách hàng

về khả năng cung ứng (mặt hàng, số

lượng, thời ø1an)

- Các đơn đặt hàng được xử ly kịp thời

và không bị bỏ sót

- Xem xét khả năng thanh toán của khách

hàng - Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét

duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu được nợ từ khách hàng

Giao hàng

- Ghi nhận thông tin về đơn đặt hàng: số

lượng, chất lượng, thời gian giao hàng,

- Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách

hàng hay tiền vào sô sách kế toán căn cứ

trên các chứng từ liên quan đến bán hàng

sau khi đã đối chiếu sự phù hợp giữa các

- Xem xét các khoản nợ phải thu khách - Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải

hàng đến hạn đề có kế hoạch thu nợ thu của khách hàng

- Phát hiện các khách hàng đã quá thời - Bảo vệ tài sản (tiền, séc )

hạn

thanh toán nhưng vẫn chưa thanh toán hay

không có khả năng thanh toán để nhắc nợ

hoặc có những biện pháp khác thích hợp

2.5 Các thủ tục kiêm soát chủ yeu đối với chu trình bán hang - thu tién

2.5.1 Những thủ tục kiểm soát chung —

Thủ tục kiếm soát chung quan trọng nhất là tách bạch trách nhiệm ø1ữa các chức năng Nhằm đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán - thu tiền, đơn vị cần tách biệt các chức năng bộ phận sau đây:

- Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận xét duyệt bán chịu

- Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận phì nhận nợ phải thu

- Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

- Người có quyền xóa sô nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu

- Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

2.5.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thé trong ting giai doan

Kiếm soát quả trình tiếp nhận đơn đặt hàng va xét duyét ban chịu:

Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng - thu tiền Do những sai phạm ở giai đoạn này sẽ ảnh hướng dây chuyền đến các giai đoạn tiếp theo

của chu trình, những thủ tục kiểm soát cần thực hiện là:

- Xác minh người mua hàng: Đề đảm bảo tính xác thực của đơn đặt hàng, thủ tục xác minh người mua hàng sẽ được thực hiện bằng cách kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký và tên người lập đơn trên đơn đặt hàng của đơn vị mua hàng, đồng thời xác định xem người này có đủ thâm quyên đề đặt mua hàng hay không

- Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Các yếu tô như sự khác biệt giá, các thỏa thuận về chí phí liên quan và tính hợp lệ của việc áp dụng thuế giá trị gia tăng sẽ được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và minh bach trong qua trinh giao dich

- Xác nhận khả năng cung ứng: Đề đảm bảo khả năng cung ứng hàng hóa, bộ phận liên lạc với kho hoặc truy cập vào hệ thông đề kiểm tra số lượng hàng tồn kho và xác định xem có đủ số lượng để đáp ứng nhu cầu cung ứng hay không

- Lập lệnh bán hàng: Sau khi đảm bảo đầy đủ số liệu và kiếm tra tính phù hợp của

thông tin với đơn đặt hàng, bộ phận sẽ gửi lệnh bán hàng cho bộ phận xét duyệt bán chịu đề tiếp tục quá trình duyệt xét

- Xét duyệt bán chịu: căn cứ chính sách bán chịu dé phê chuẩn hoặc từ chối việc bán

hàng trên lệnh bán hàng

Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ đề giao

hàng (lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho; phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng) rồi gởi cho bộ phận kho đề xuất hàng Kho cũng lưu trữ chứng từ này để làm

bằng chứng cho việc xuất hàng

Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ đề giao hàng Nếu có khác biệt, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng hoặc bộ phận mua hàng để mua bô sung

Khi giao hàng, tùy theo phương thức giao hàng mà việc lập chứng từ có thể có sự khác biệt Nếu giao hàng bằng phương thức chuyền hàng, chứng từ cần lập là vận đơn, được lập thành 3 liên, sau khi được khách hàng ký nhận thì: một liên p1ao cho khách hàng, một liên chuyển cho bộ phận kế toán và một liên lưu Đối với giao hàng trực tiếp thi không cần lập vận đơn mà chỉ cần lập chứng từ giao hàng, nhưng cũng tương tự ở việc lập thành ba liên, một liên đưa cho khách hàng, một liên chuyên cho bộ phận kế toán và một liên lưu

Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gửi đến như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuân, vận đơn hoặc chứng từ giao hàng bộ phận lập hóa đơn

sẽ tiền hành lập hóa đơn

Việc lập hóa đơn cần căn cứ vào vận đơn đã được khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với vận đơn; Hợp đồng giao hàng (nếu có) và phải được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên nhằm tránh sai sót

Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng:

e - Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt:

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn

- Nên sử dụng máy tính tiền tự động (POS — point of sale) hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điêm bán hàng Tập tin hoặc băng từ phải thiết kế sao cho người thu tiền không thê tự ý sửa chữa

- Cuối mỗi ngày, cần phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tông số tiền mà thủ

quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn

e- Đối với phương thức bán chịu:

Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu

kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng Kế toán cần sử dụng hệ thống số chí tiết

nợ phải thu đề quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng

Bộ phận theo dõi công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng bằng cách gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó phi rõ số dự đầu kỳ, số phat sinh

trong tháng, số tiền khách hàng đã trả và số dư cuối kỳ

Đề tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng gây ra, định kì đơn

vi can lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, từng địa điểm

Một chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa số nợ phải thu khó đòi hợp lí và phù hợp với chuẩn mực kế toán cần được ban hành Việc lập dự phòng và xóa số cần được phân công cụ thể và phải được phê duyệt

2.6 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền

a Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: ;

Có thê xảy ra các trường hợp nhân viên bán hang giam g1a hon so voi ø1á niêm yết,

cung cấp chiết khấu không đúng hoặc bán cho những khách hàng không có khả năng

thanh toán đề đạt được lợi ích cá nhân

b Biển thủ tiền bán hàng thu duge:

- Nhân viên bán hàng chiêm đoạt sô tiên hoặc séc thu từ khách hàng và không ghi chép

nghiệp vụ bán hàng vào sô sách

- Nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu thấp hơn số tiền khách hàng thực trả và lấy đi số tiền chênh lệch

Thủ tục kiểm soát

- Bồ trí một nhân viên trực tiếp hoặc lắp đặt hệ thống camera quan sát 24/24

tại những địa điểm thu tiền

- Các máy tính tiền tự động cần có chức năng đăng nhập và thoát

- Yêu cầu nhân viên cất đồ dùng cá nhân vào một nơi riêng biệt với quây tính tiền

- Thiết lập đường dây nóng đề tiếp nhận những than phiền hay tố cáo của khách hảng

Cc Chiém doat tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm: Một sô thủ thuật thường sặp là:

e Thu thuật gối đầu: phi có tài khoản nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác

e Thủ thuật tạo cân bằng gia: cé tinh ghi sai tài khoản, ví dụ Nợ tài khoản tiền thành Nợ tài khoản phải thu của khách hàng khác, thường là các khách hàng lớn, hoặc khách hàng quá hạn đã lâu hoặc sắp bị xóa sô

e Thu thuật xóa số nợ phải thu không đúng: chiếm đoạt số tiền khách hàng trả rồi xóa số với lí do không thu được nợ, hoặc shi nhận một khoản giam trừ nào đó như chiết khẩu thanh toán

Thủ tục kiểm soát

Các thủ thuật gian lận nhằm chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả thường xảy ra khi một cá nhân hay một bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức nang, do đó can ap dung nguyén tắc bất kiêm nhiệm cho cá nhân/bộ phân thu tiền, ghi nhận nợ phải thu và xóa số nợ

phải thu

Ngoài ra các biện pháp như thường xuyên đối chiếu số phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán, kiếm tra đột xuất, bắt buộc có sự phê chuẩn khi xóa số nợ phải thu cũng cần được áp dụng

CHƯƠNG 2: THỰC TRANG KIEM SOÁT NỘI BỘ CHU TRxNH BAN HANG - THU TlyN TAI CUA HANG THE PIZZA COMPANY

1 TONG QUAN Vy CHUOI NHA HANG THE PIZZA COMPANY

1.1 Qua trinh hinh thanh va phat trién:

The Pizza Company 1a mét chudi nha hang va nhuong quyén thuong mai quéc té

có trụ sở tại Bangkok , Thai Lan Tập trung vào pizza và am thuc Y My , day là công

ty con thuộc sở hữu hoàn toàn cua Minor (sáp nhập với The Minor Food Group) Các chỉ nhánh của nó trải rộng khắp châu Á

Năm 2004, The Pizza Company bắt đầu mở rộng và nhượng quyền thương mại quốc tế và ngày nay nhà hàng đã nhượng quyền tại Jordan, Các Tiêu vương quốc Ả Rập thống nhất , Ả Rập Saudi, Lào , Trung Quốc , Bahrain,Myanmar và Campuchia Ngoài ra còn có nhiều địa điểm ở Việt Nam, đặc biệt là ở Thành phô Hồ Chí Minh.The

Pizza Company hiện là chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh pizza lớn nhất Thái Lan

Năm 2013, nhà hàng The Pizza Company lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam Cùng với xu hướng phát triển và hội nhập quốc tế, “The Pizza Company” là một trong những thương hiệu pizza phát triên vượt bậc và nhanh chóng với hơn 70 nhà hàng trên toàn quốc và đã trở thành điểm đến được yêu thích của thực khách yêu âm thực trong suốt thời gian qua

1.3 Về Tầm nhìn và Sứ mệnh

Gia nhập thi truong tir nam 2013, The Pizza Company 1a mét trong nhtmg thuong

hiệu pizza nhượng quyên nỗi tiếng tại Việt Nam Với tỉnh thần luôn tìm hiểu và đáp

ứng thị hiếu, nhu cầu của họ từ món ăn ngon, dịch vụ tốt cho đến không ø1an bài trí của nhà hàng, The Pizza Company luôn hướng đến vị trí số l trong những lựa chọn của khách hàng

Khi gia nhập thị trường F&B, đặc biệt là ngành fast-food Việt Nam, mục tiêu của The Pizza Company là:

e _ Thu hút thêm nhiều khách hàng mới, gia tăng sự yêu thích của nhóm khách hàng cũ đối với thương hiệu The Company

e - Khắng định vi thế “Phong vị Ý đích thực”

® - Tăng doanh thu

2 BANH GIA MOI TRUONG KIEM SOAT TAI CUA HANG THE PIZZA

COMPANY

2.1 Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức

Năm 2013 nhà hàng The Pizza Company lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam Củng với xu hướng phát triển và hội nhập quốc tế, “The Pizza Company” là một trong những thương hiệu pizza phát triên vượt bậc và nhanh chóng với hơn 70 nhà hàng trên toàn quốc và đã trở thành điểm đến được yêu thích của thực khách yêu âm thực trong suốt thời gian qua

Đề có thể phục vụ được khách hàng trên cả nước, The Pizza Company không ngừng đây mạnh số lượng chí nhánh đề đưa thương hiệu đến gần hơn với mọi người, mọi nhà, từ thành phố đến các tỉnh lẻ Hiện nay, hệ thống nhà hàng đã có mặt tại Hà Nội, Phú Thọ, Nghệ An, Đà Nẵng, Nha Trang đến Buôn Ma Thuột, TP Hồ Chí Minh,

Bà Rịa - Vũng Tàu, Đồng Nai và các tỉnh miền tây nam bộ như An Giang, Cần Thơ,

Cà Mau

Ngoài ra, The Pizza Company còn liên tục nỗ lực phát triển các dòng sản phâm mới cũng như chất lượng dịch vụ theo phương châm “Flavored to Excite” - “Món ngon đặc sắc, tưng bừng bữa vui”, không chỉ đáp ứng nhu cầu thưởng thức món ăn ngon mà còn giúp khách hàng sẻ chia từng khoảnh khắc vui vẻ, thú vị cùng bạn bè, đồng nghiệp và người thân yêu Giờ đây, thực khách có thể lựa chọn thưởng thức pI1zza vào cả bữa trưa hoặc bữa tối trong ngày, bảy ngày trong tuần chứ không chỉ riêng dịp đặc biệt nảo

Đặc biệt hơn nữa, bên cạnh hình thức dùng bữa tại nhà hàng, từ năm 2016, The Pizza Company bat dau triên khai dich vu giao hang tận nơi đề khách hàng có thể

thưởng thức pizza mọi lúc mọi nơi Với thời gian vả quy chuẩn giao hàng nghiêm

ngặt, từng chiếc pizza vẫn nóng hỗi và giữ vị ngon khi đến tay khách hàng

=

¬a~4

@ me PIZZA

Bên cạnh quan điểm trong triết lý kinh doanh, tính chính trực và các giá trị đạo đức

của The Pizza Company còn thê hiện qua các chuẩn mực về quy tắc ứng xử cho tất cả mọi thành viên Cụ thế, đối với các nhân viên tại cửa hàng là nhân viên phải tuân thủ nội quy tại cửa hàng Nhân viên phải luôn giữ thái độ hòa nhã, thân thiện với khách hàng, luôn chào hỏi khí khách hàng đến cửa hàng cũng như là khi khách hàng ra về Thái độ của nhân viên rất quan trọng, khi khách hàng cảm nhận mình được tôn trọng thi sé có cảm tình và dễ trung thành với cửa hàng hơn Và đề duy trì cũng như cũng cố những quy định đó, tại cuộc họp hàng tháng, quản lí sẽ đành ra 5 phút để nhắc lại các quy định cho tất cả nhân viên

2.2 Cơ cầu tô chức tại mỗi cửa hàng

QUẢN LÝ VÙNG

CỬA HÀNG TRƯỞNG

TRỢ LÝ CỬA HÀNG TRƯỞNG

PHUC VU THU NGAN PHUC VU

Tại cửa hàng, cơ câu tổ chức được phân chia rõ ràng theo từng chức năng tách biệt

VỊ trí được phân chia một cách rõ ràng giup nhân viên hiệu rõ được nhiệm vy va vai trò cụ thê của họ tại cửa hàng Với cách tô chức một cơ câu rõ ràng và chặt chẽ như vậy góp phần giúp cho việc kiểm soát nội bộ được đễ đảng hơn

2.3 Cam kết về việc thu hút nguồn lực với năng lực phù hợp

21

Đề một đơn vị hoạt động trơn tru và hiệu quả thì cần phải được thực hiện bởi một đội ngũ nhân viên tốt và đủ năng lực Do vậy việc để ra chính sách thu hút nguồn nhân

lực hợp lí là vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Chính sách của Pizza

Company bao gồm việc tuyên dung, dao tạo, khen thưởng và kỉ luật:

® - Đào tạo: Sau khi được tuyên dụng nhân viên sẽ được đào tạo dé nang cao trinh

độ đề giải quyết công việc dễ dàng và hiệu quả hơn Trong tháng đầu, nhân viên

sẽ được hướng dẫn công việc một cách cụ thể và sau đó là được chỉ bảo và nâng

cao các kỹ năng cân thiết cho công việc như kỹ năng giao tiếp với khách hàng,

kỹ năng phục vụ, kỹ năng chế biến,

® - Khen thưởng: Việc khen thưởng sẽ tạo động lực cũng như thúc đấy nhân viên tích cực công hiến cho công việc đề đạt được mục tiêu nhận thưởng Hàng tháng piải thưởng “Best staff of the month” sẽ được trao cho nhân viên hoạt động tích cực nhất trong tháng, giải thưởng bao gồm một bằng khen và một khoản tiền thưởng, điều này thúc đây nhân viên hoạt động tích cực hơn nữa

¢ Ki luật: Ki luật là một việc vô cùng rất quan trọng trong việc vận hành một cửa hàng một cách hiệu quả Kỷ luật tạo ra dé duy tri su chap hành của nhân viên trong các khâu hoạt động Kỷ luật được phan chia thành nhiều mức độ, tủy vào mức độ vi phạm mà cửa hàng sẽ đưa hình phạt thích đáng cho nhân viên như nhắc nhở, cảnh cáo, trừ lương, thậm chí là đuổi việc

2.4 Trách nhiệm giải trình của từng cá nhân

Mỗi nhân viên trong cửa hàng đều được phân chia trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, cụ thé là:

® - Nhân viên phục vụ: đây là nhân viên chịu trách nhiệm trong việc chao đón khách hàng, hỏi khách xem họ muốn dùng tại chỗ hay mang về, gửi menu cho khách, tư vấn cho khách về những sản phẩm được yêu chuộng và phù hợp với yêu cầu của khách, ghi nhận order từ khách rồi gửi order vao trong bép bang hé

thông may POS, gui bill cho khach và tiếp nhận thanh toán, hướng dẫn khách đến chỗ ngồi và mang đồ lên cho khách

® Nhân viên thu ngân: nhận tiền từ nhân viên phục vụ, quản lý tiền thanh toán

trong mỗi ca, in hoá đơn vả thành toán tiền cho khách hang

® Đâu bếp: trực tiếp phụ trách nấu các món ăn, ngoài ra, ở cuối mỗi ca các đầu bếp đều phải kiểm tra nguyên liệu xem còn sử dụng được hay không, số lượng nguyên liệu có còn đủ sử dụng cho ca sau hay không

® Nhân viên giao hàng: giao hàng trong khu vực quy định của nhà hàng, khi

không có hóa đơn giao hàng thì hỗ trợ các nhân viên phục vụ giúp đáp ứng nhanh chóng các khách hàng tại cửa hàng

3 ĐÁNH GIÁ RUI RO VA HOAT DONG KIEM SOAT NOI BO TAI CUA

HANG THE PIZZA COMPANY

3.1 Đánh giá các rủi ro khách quan

Ngoài những rủi ro phát sinh từ bên trong nội bộ thì công ty The P1zza Company có

khả năng phải đối mặt với những rủi ro đến từ bên ngoài - một trong những yếu tố gây ảnh hướng không hề nhỏ đến sự phát triển của công ty Các yếu tố bên ngoài bao gồm:

hàng không những thế còn nghiên cứu và cho ra mắt nhiều sản phâm mới đề khách

hàng có nhiều sự lựa chọn hơn về khâu vị Vì những lý do trên mà giữa làn sóng cạnh tranh gay gắt The Pizza Company phải chịu một áp lực không hề nhỏ trong việc nắm bắt xu hướng thị trường và thị hiểu của khách hàng cũng như có những chính sách ưu đãi cạnh tranh với những đối thủ khác đề có thê đồng thời giữ chân khách hàng cũ và

thu hút thêm nhiều nguồn khách hàng mới tiềm năng

Đề xây dựng được nhóm khách hàng thân thiết không phải là chuyện đơn giản,

công ty phải bỏ ra rất nhiều công sức và nỗ lực Tuy nhiên chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thê đánh đổi niềm tin của khách hàng vào công ty Chính vì thế với phương cham “Flavored to Excite” - “Món ngon đặc sắc, tưng bừng bữa vui”, chiến lược xây dựng thương hiệu với đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và mang đến những sản phâm đặc trưng mang phong vị Ý những vẫn

phù hợp với khẩu vị Việt Nam mà The Pizza Company luôn được khách hàng yêu

thích và ngày càng thu hút được nhiều khách hàng mới

b Những bài báo cáo khoa học về sức khỏe

Khi xã hội ngày cảng quan tâm đến sức khoẻ, các bải báo cáo khoa học về sức khoẻ

cũng xuất hiện ngày càng nhiều Pizza được xem là một loại thức ăn nhanh nên hiển nhiên nằm trong danh sách “đen” của những bài nghiên cứu về thực phẩm có hại cho

sức khỏe Điều nảy gây ảnh hướng đáng kê đến hoạt động không chỉ riêng của The

Pizza Company ma con đến toàn bộ các thương hiệu p1zza tại Việt Nam và trên thế giới bởi vì người tiều dùng sẽ có xu hướng tin vào những bài báo cáo và lượng tiêu thụ

pizza sẽ bị cắt giảm đáng kế Điền hình như theo một nghiên cứu của các nhà khoa học

Tây Ban Nha cho thấy những người thường xuyên ăn pizza có nguy cơ cao mắc các bệnh trầm cảm, béo phi, tim mach, ung thu, huyét ap cao, rối loan tiéu hoa, đây có thé noi là nguyên nhân khiến người tiêu dùng phải suy nghĩ trước khi quyết định “Có

nên ăn pIzza hay không?”

c Những chính sách bắt lợi

Nhà nước có thê đề ra những chính sách gây bắt lợi tới nguồn cung cấp nguyên liệu hoặc nhà cung cấp nguyên liệu cho các cửa hàng Giả dụ như có chính sách làm giá xăng tăng khiến cho việc vận chuyên nguyên liệu dat đó hơn dẫn đến việc tăng giá các sản phẩm bán ra của cửa hàng, điều này sẽ khiến cho nhu cầu sử dụng sản phẩm của

khách hàng giảm mạnh

d Dai dich Covid

Khi dai dich Covid-19 xay ra, nén kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề dẫn đến việc suy giảm nhu cầu các bữa ăn tại cửa hàng cũng như việc đặt đồ ăn mang về từ cửa hàng

Và khi đại dịch Covid qua đi, mọi người cũng có xu hướng dùng bữa ăn ở nhà để đảm

bảo sức khỏe, việc nảy gây ảnh hưởng không tốt đến cửa hảng