Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản an giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG VÕ THỊ MAI NHI AN GIANG, THÁNG 04 NĂM 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG SVTH: VÕ THỊ MAI NHI MÃ SỐ SV: DKT142026 GVHD: Ths TRẦN KIM TUYẾN AN GIANG, THÁNG 04 NĂM 2018 CHẤP NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG Khóa luận “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang”, sinh viên Võ Thị Mai Nhi thực dƣới hƣớng dẫn ThS Trần Kim Tuyến Tác giả báo cáo kết nghiên cứu đƣợc Hội Đồng khoa Đào tạo thông qua ngày……… Thƣ ký Giảng viên:………………… Phản biện Phản biện Giảng viên:…………… Giảng viên:……………… Giảng viên hƣớng dẫn Giảng viên:……………… Chủ tịch Hội đồng Giảng viên:…………………… i LỜI CẢM ƠN Trong khoảng thời gian thực tập công ty, để tơi có hội áp dụng kiến thức học đƣợc trƣờng học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế công ty dựa vào thân tơi chƣa đủ mà cịn nhờ vào giúp đỡ nhiệt tình Cơ, Chú, Anh, Chị đơn vị thực tập, Giảng viên hƣớng dẫn Sau đây, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban Giám đốc anh chị phòng kế tốn tài vụ Cơng ty Cổ Phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang Đặc biệt anh Huỳnh Xn Vinh - Trƣởng phịng kế tốn tạo điều kiện cho tơi có trải nghiệm thực tế, hỗ trợ cho số liệu, chứng từ giải đáp thắc mắc để tơi hồn thành báo cáo Quý Thầy, Cô Khoa Kinh tế- QTKD đặc biệt giảng viên hƣớng dẫn Cô Trần Kim Tuyến tận tình hƣớng dẫn, có góp ý q báu để tơi hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong q trình làm khóa luận tốt nghiệp, thời gian có hạn kiến thức thân cịn nhiều hạn chế khó tránh khỏi sai sót, mong nhận ý kiến đóng góp từ Thầy, Cơ, Anh, Chị để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp tốt Kính chúc sức khỏe quý Thầy, Cô, Ban Giám đốc Anh, Chị Phịng kế tốn tài vụ Cơng ty Cổ Phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang dồi sứa khỏe, thành công công việc sống Trân trọng cảm ơn! An Giang, ngày 16 tháng 04 năm 2018 Ngƣời thực Võ Thị Mai Nhi ii TĨM TẮT Trong q trình hoạt động SXKD, doanh nghiệp mong muốn đạt lợi nhuận Tuy nhiên, trình hoạt động doanh nghiệp tiềm ẩn rủi ro từ bên lẫn bên gây thiệt hại cho lợi ích doanh nghiệp Do đó, để đạt đƣợc mục tiêu đề doanh nghiệp cần phải có hệ thống kiểm sốt nội phù hợp, linh hoạt ngày hoàn thiện HTKSNB phù hợp giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát đƣợc hoạt động diễn doanh nghiệp, hạn chế rủi ro, gây tổn thất, hƣ hỏng… Trong việc kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền nội dung quan trọng cần đƣợc nhà quản lý quan tâm Bởi lẽ, kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền nhằm đảm bảo công ty thu hồi khoản tiền bán hàng, cung cấp sản phẩm chất lƣợng phù hợp yêu cầu khách hàng nâng cao sức cạnh tranh thị trƣờng công ty Do để làm rõ vấn đề trên, tơi chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thủy sản An Giang”, khóa luận tập trung tìm hiểu vấn đề sau: Chƣơng 1: Giới thiệu gồm nội dung lý chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tƣợng phạm vi nghiên cứu, phƣơng pháp nghiên cứu ý nghĩa đề tài Chƣơng 2: Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng- thu tiền trình bày nội dung khái niệm lý thuyết yếu tố cấu thành KSNB, nội dung chu trình bán hàng – thu tiền nhƣ: đặc điểm chu trình, hoạt động kinh tế, tổ chức cơng tác kế tốn chu trình, thủ tục kiểm sốt hệ thống thơng tin,… Chƣơng 3: Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang gồm nội dung cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phận, giới thiệu máy kế tốn, sách chế độ kế tốn Chƣơng 4: Thực trạng kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang trình bày nội dung thực trạng HTKSNB cơng ty, phân tích phận cấu thành HTKSNB; chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty HTKSNB chu trình Chƣơng 5: Nhận xét - Khuyến nghị Kết luận Nhận xét cơng tác kế tốn, qui trình làm việc phận chu trình bán hàng – thu tiền đƣa giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty iii MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN ii TÓM TẮT iiii MỤC LỤC v DANH MỤC BẢNG viii DANH MỤC HÌNH ẢNH viiix DANH MỤC LƢU ĐỒ x DANH MỤC SƠ ĐỒ xi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT xii Chƣơng 1: GIỚI THIỆU .1 1.1 Lý chọn đề tài .1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu tổng quát 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu .3 1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu .3 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu 1.4.1 Phƣơng pháp thu thập liệu 1.4.2 Phƣơng pháp xử lý liệu 1.5 Ý nghĩa 1.6 Kết cấu khóa luận .4 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 2.1 Những vấn đề kiểm soát nội 2.1.1 Định nghĩa 2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB .6 2.1.3 Vai trò trách nhiệm đối tƣợng có liên quan đến KSNB 12 2.1.4 Những hạn chế tiềm tàng HTKSNB 13 2.1.5 Kiểm soát HTTTKT Error! Bookmark not defined 2.2 Kiểm sốt chu trình hán hàng- thu tiền .33 2.2.1 Đặc điểm chu trình 33 iv 2.2.2 Các hoạt động chu trình 34 2.2.3 Tổ chức kế tốn chu trình .36 2.2.4 Tổ chức theo dõi công nợ phải thu 38 Chƣơng 3:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỐ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG 40 3.1 Lịch sử hình thành phát triển 40 3.2 Cơ cấu tổ chức công ty .41 3.2.1 Cơ cấu tổ chức công ty .41 3.2.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty .42 3.3 Tổ chức công tác kế tốn cơng ty 44 3.3.1 Tổ chức máy kế toán 44 3.3.2 Chính sách chế độ kế tốn 47 3.3.3 Hệ thống kế toán quản trị 50 3.4 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2016-2017 .50 3.5 Thuận lợi, khó khăn q trình hoạt động định hƣớng phát triển công ty 51 3.5.1 Thuận lợi 51 3.5.2 Khó khăn 52 3.5.3 Định hƣớng .52 Chƣơng 4: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG .54 4.1 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 54 4.1.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 54 4.1.2 Đánh giá rủi ro 58 4.1.3 Hoạt động kiểm soát 60 4.1.4 Thông tin truyền thông 63 4.1.5 Giám sát 64 4.2 Chu trình bán hàng- thu tiền Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 64 4.2.1 Đặc điểm chu trình 65 4.2.2 Các hoạt động kinh tế chu trình bán hàng - thu tiền 66 4.2.3 Chứng từ sử dụng chu trình 71 4.2.4 Các kiểu tổ chức theo dõi khoản phải thu .72 4.2.5 Tổ chức tài khoản sử dụng chu trình 72 v 4.2.6 Sổ sách chu trình 74 4.2.7 Các báo cáo 79 4.3 Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 83 4.3.1 Kiểm soát hoạt động 83 4.3.2 Kiểm soát hệ thống thơng tin kế tốn 89 Chƣơng 5: NHẬN XÉT, KHUYẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 97 5.1 Nhận xét 97 5.1.1 Hệ thống kiểm soát nội tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 97 5.1.2 Chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 102 5.1.3 HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 103 5.2 Khuyến nghị 107 5.2.1 Hệ thống kiểm sốt nội tại Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 107 5.2.2 Chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 110 5.2.3 HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 110 5.3 Kết luận 112 TÀI LỆU THAM KHẢO 114 PHỤ LỤC 115 vi DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Nhân Ban Giám đốc phận kế tốn cơng ty .47 Bảng 2: Bảng khái qt tình hình KQHDKD cơng ty từ năm 2016- 2017 50 Bảng 3: Trích Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng hóa 75 Bảng 4: Trích Sổ chi tiết Doanh thu bán thành phẩm 76 Bảng 5: Trích Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán hàng hóa 77 Bảng 6: Trích sổ chi tiết tài khoản Tiền gửi ngân hàng 78 Bảng 7: Trích sổ tổng hợp phải thu khách hàng – công ty An Châu 80 Bảng 8: Trích sổ tổng hợp nợ phải thu khách hàng 81 vii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Phần mềm kế tốn báo lỗi chƣa nhập đầy đủ thông tin 91 Hình 2: Giao diện phần mềm hạch tốn chứng từ hóa đơn bán hàng 91 Hình 3: Phần mềm phản ánh chứng từ ghi nhận ngày 28/02/2018 92 Hình 4: Thơng báo truy cập vào phần mềm kế tốn 92 Hình 5: Giao diện kế toán viên đăng nhập vào phần mềm kế toán 93 Hình 6: Phân quyền quản lý ngƣời dùng .94 Hình 7: Giao diện phần mềm kế tốn tổng hợp hóa đơn bán hàng 95 viii 5.1.1.4 Thông tin truyền thông Hệ thống thông tin công ty đa dạng đƣợc cung cấp nhiều nguồn khác Trong hệ thống thơng tin HTTTKT đóng vai trị quan trọng, cung cấp thơng tin cần thiết cho nhà quản lý, giúp phát ngăn ngừa rủi ro Chính vậy, cơng ty quan tâm đến Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán Đối với bên công ty, thông tin đƣợc truyền đạt thông suốt từ xuống dƣới từ Ban lãnh đạo đến Trƣởng, Phó phận nắm rõ, sau triển khai cho nhân viên cấp dƣới Ngƣợc lại, nhân viên cấp dƣới phản hồi ý kiến, đề xuất lên cấp trên, cá nhân phận công ty dễ dàng trao đổi thông tin cần Mặt khác, cá nhân công ty nắm rõ vai trị, cơng việc, trách nhiệm, quyền hạn mình, thơng hiểu giúp họ hoạt động hiệu Do đó, hệ thống thơng tin cơng ty đƣợc trao đổi nhanh chóng kịp thời giúp cho hoạt động nắm bắt công việc cá nhân hiệu Đối với bên ngồi cơng ty, thơng tin khách hàng, Nhà cung cấp công ty thƣờng khách hàng nhà cung cấp lâu năm nên tháng đối chiếu thông tin lần Điều giúp việc trao đổi thƣờng xuyên, nắm bắt thị hiếu khách hàng nhằm cung cấp sản phẩm chất lƣợng đáp ứng nhu cầu thị trƣờng; ảnh hƣởng hoạt động SXKD hiệu công ty Tuy nhiên, công ty tiếp nhận ý kiến, phản hồi từ nhà cung cấp, khách hàng qua mail hay thƣ góp ý Với mơi trƣờng kiểm soát thủ tục kiểm soát mà công ty áp dụng giúp cung cấp HTTT tốt Thông tin đƣợc truyền thông kịp thời đến đối tƣợng liên quan 5.1.1.5 Giám sát Hoạt động giám sát cơng ty gồm có giám sát thƣờng xuyên giám sát định kỳ Giám sát thƣờng xuyên nhằm phát biến động thất thƣờng diễn trình hoạt động, nhân viên nhà quản lý trực tiếp thực Việc giám sát thƣờng xuyên ngày, tháng, quý,… công ty thƣờng đƣợc diễn qua thủ tục kiểm sốt cần thiết đóng góp vai trị quan trọng việc kiểm sốt cơng ty Giám sát định kỳ công ty đƣợc thực đầy đủ, phù hợp với qui định, thủ tục mà công ty ban hành Hằng năm công ty thuê kiểm toán độc lập thực kiểm toán BCTC cho cơng ty nhằm đánh giá tính trung thực 101 hợp lý BCTC đƣa kiến nghị giúp công ty thấy rõ tồn sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lƣợng thơng tin tài cơng ty Tóm lại, HTKSNB cơng ty đƣợc thực Hoạt động kiểm sốt tốt, phát kịp thời sai sót, yếu HTKSNB nhƣng công ty chƣa quan tâm nhiều đến hình thức kiểm tra đột xuất Mơi trƣờng kiểm sốt phản ánh với tình hình cơng ty Hoạt động phân tích rủi ro phù hợp với mục tiêu công ty Thông tin công ty phù hợp với ngƣời sử dụng, việc truyền đạt thông tin cơng ty diễn nhanh chóng Cơng tác giám sát đƣợc trọng nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động hƣớng HTKSNB giúp công ty hạn chế nhiều rủi ro, nâng cao hiệu hoạt động công ty Tuy nhiên, yêu cầu nguồn lực, nguồn tài nên HTKSNB tồn nhiều hạn chế chƣa đƣợc đầu tƣ sâu 5.1.2 Chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang Đặc điểm chu trình Chu trình bán hàng – thu tiền đƣợc thiết kế phù hợp với qui mô công ty Các hoạt động kinh tế chu trình đƣợc phân chia trách nhiệm rõ ràng phòng ban, phận, thành viên, cố gắng không để cá nhân thực tất khâu quy trình nghiệp vụ từ phát sinh đến kết thúc tách biệt chức năng: xét duyệt nghiệp vụ, bảo quản tài sản chức kế toán Chứng từ đƣợc luân chuyển nhanh chóng, kịp thời qua phận, phòng ban, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Công ty không bán hàng nƣớc, nƣớc ngồi mà cịn gửi hàng cho đại lý bán siêu thị lớn nhỏ tỉnh lân cận Hoạt động kinh doanh công ty tập trung vào bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bán thành phẩm Trong nguồn thu thập bán thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn công ty Công ty áp dụng bán hàng toán chậm tiền hàng thƣờng toán 20% đặt hàng sau nhận hàng khách hàng toán hết phần cịn lại Điều giúp cơng ty thu hút khách hàng, giữ chân khách hàng cũ với phƣơng pháp tốn Cơng tác kế tốn chu trình Bộ máy kế toán gồm thành viên Họ nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm, phẩm chất tốt, góp phần tạo nên hiệu hoạt động cơng ty Kế tốn trƣởng kiêm Phó Giám đốc ngƣời có khả quản lý tốt, phân chia trách nhiệm hợp lý cho kế toán viên 102 Cơng tác hạch tốn cơng ty tn theo chế độ, chuẩn mực Kế toán Doanh nghiệp đƣợc ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Hƣớng dẫn chế độ kế tốn Bộ Tài Cơng ty sử dụng chứng từ, biểu mẫu phù hợp áp dụng hệ thống tài khoản đảm bảo theo qui định Bộ tài Cơng ty mở thêm tài khoản chi tiết thực tốt công tác quản lý theo qui định Đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền hệ thống tài khoản đƣợc thiết kế chặt chẽ, phù hợp, cụ thể cho đối tƣợng Công ty có quy mơ tƣơng đối lớn, thực tế có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phong phú đa dạng Các công việc lập Bảng Cân đối số phát sinh báo cáo tài đƣợc thực máy tính Đội ngũ kế tốn có trình độ nghiệp vụ chuyên môn tƣơng đối đồng Công ty thực công tác máy theo phần hành viết riêng, trình tự hạch tốn loại sổ sách sử dụng có điểm riêng Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế phần hành kế toán liên kết với nhau, kế tốn viên đƣợc phân cơng phụ trách số cơng việc cụ thể nhằm tránh trùng số liệu nhập vào máy, phận kế toán liên hệ với cách chặt chẽ q trình hạch tốn 5.1.3 HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 5.1.3.1 Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế Hoạt động nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Hoạt động nhận xử lý đơn đặt hàng công ty đƣợc thiết kế đơn giản, sử dụng thủ tục Đây hoạt động chu trình nên thủ tục kiểm soát phải chặt chẽ nhằm hạn chế rủi ro ảnh hƣởng đến hoạt động chu trình Những thủ tục kiểm sốt nhƣ: bảng báo giá đƣợc phòng kế hoạch lập dựa đơn đặt hàng khách hàng, sau chuyển đến Ban giám đốc xem xét, xét duyệt Dựa vào bảng báo giá xét duyệt lập hợp đồng mua bán đôi bên Thủ tục đảm bảo cá nhân có thẩm quyền có trách nhiệm xét duyệt bảng báo giá hợp đồng Xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ Hoạt động xuất kho đƣợc phân chia nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng cho phận: lập hóa đơn, xuất kho giao hàng Các phận cá nhân phụ trách để họ kiểm tra lẫn 103 Hoạt động xuất kho, giao hàng sử dụng nhiều chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi để phận rà soát kiểm tra đối chiếu với Bộ phận kho giao hàng chịu trách nhiệm q trình nên xảy sai sót, mát hai phận chịu trách nhiệm Chứng từ hóa đơn GTGT đƣợc luân chuyển qua nhiều phận nên dễ xảy tính trạng chứng từ Và cơng ty nên thiết kế chứng từ có xác nhận nhận hàng tốn tiền mua hàng cho cơng ty Lập hóa đơn Việc lập hóa đơn giao cho nhân viên phụ trách, điều giúp tiết kiệm thời gian, chi phí quy trách nhiệm Nhân viên lập hóa đơn đƣợc cập nhật thƣờng xuyên qui định, cách lập bảo quản hóa đơn Việc lập hóa đơn dễ phát sinh rủi ro, nhân viên bỏ sót nghiệp vụ bán hàng khơng nhập thơng tin ghi sai thơng tin hóa đơn, ghi chép chênh lệch số lƣợng Hay việc luân chuyển hóa đơn qua nhiều phận làm hóa đơn Những sai sót làm ảnh hƣởng đến cơng tác bán hàng, thất tài sản cơng ty Thu tiền theo dõi công nợ Đây hoạt động quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền Do đó, cơng ty sử dụng nhiều thủ tục kiểm sốt, phân chia trách nhiệm rõ ràng cá nhân tham gia hoạt động thu tiền, quản lý chặt chẽ nợ phải thu Đối với thu tiền bán hàng, công ty có thủ tục kiểm sốt kịp thời để thu tiền khách hàng, thủ tục theo dõi toán cần có thủ tục hạn chế thơng đồng, sử dụng chế độ sách kế tốn theo qui định Là hoạt động có nhiều rủi ro liên quan đến khách hàng, thu tiền tốn Do đó, cơng ty có nhiều hoạt động kiểm sốt rủi ro Nếu phát rủi ro từ khách hàng công ty thu hồi nợ khó khăn, cơng ty nên nhờ pháp luật can thiệp để tránh tình trạng khoản nợ biến thành nợ xấu, nợ khó địi khơng có khả thu Trƣờng hợp hàng bán bị trả lại xóa sổ nợ phải thu Hoạt động hàng bán bị trả lại xóa sổ khoản phải thu diễn khơng thƣờng xun cơng ty nhƣng cơng ty có nhiều thủ tục để kiểm soát rủi ro hoạt động Các thủ tục giúp hạn chế tình trạng hàng bán bị trả lại rủi ro liên quan đến nợ phải thu khách hàng 104 Các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty áp dụng nhƣ sau: kiểm tra hàng bán trƣớc giao cho khách hàng nhằm hạn chế sai thông tin đặt hàng, nguy hàng bị trả lại cao; hạch toán kịp thời tài khoản tƣơng ứng; lập dự phòng nợ phải thu khó địi nhận thấy tình hình trả nợ khách hàng không thực đƣợc; lập dự phịng nợ phải thu khó địi theo qui định thông tƣ 228/2014/TT-BTC; phân chia trách nhiệm việc theo dõi công nợ; theo dõi khoản phải thu quyền định xóa sổ nợ phải thu Bên cạnh thủ tục kiểm sốt mà cơng ty áp dụng mang lại hiệu tồn số vấn đề chƣa giải Những vấn đề thủ tục, sách hàng bán bị trả lại qui định trờng hợp xóa sổ nợ phải thu sách xây dựng hạn mức cơng nợ công ty; phân chia trách nhiệm phận nhằm hạn chế thông đồng 5.1.3.2 Hoạt động kiểm sốt chung chu trình bán hàng – thu tiền xử lý máy tính Cơng ty đƣợc tăng cƣờng trao đổi thông tin qua hệ thống web, email, cổng thơng tin nội bộ, có trang bị cho phận phần mềm khác nhƣ: phịng kế tốn tài vụ có phần mềm AGF dành riêng cho kế tốn, phần mềm quản lý vùng ni, phần mềm quản lý kho hàng Tùy phần mềm công ty đầu tƣ phát triển thêm Do đó, hệ thống thông tin đƣợc công ty quản lý chặt chẽ, ngăn chặn đối tƣợng xấu xâm nhập vào hệ thống Việc xây dựng bảo trì phần mềm đƣợc công ty quan tâm hệ thống lƣu liệu đƣợc áp dụng nhằm hạn chế việc mát liệu sau xảy cố Công ty thƣờng xuyên bảo trì thiết bị định kỳ có hợp đồng với cơng ty sửa chữa bảo trì phần mềm thiết bị khác Bên cạnh đó, cơng ty trang bị máy phát điện để phục hồi cố điện đảm bảo việc lƣu liệu hoạt động sản xuất diễn không bị gián đoạn Các cá nhân sử dụng máy tính phải tự đặt tên đăng nhập, mật riêng phải thay đổi thƣờng xuyên, hạn chế cho ngƣời khác dùng máy tính khơng cho phép Các qui định đảm bảo hệ thống đƣợc vận hành tốt, hệ thống có chức phân quyền truy cập nhằm hạn chế đối tƣợng xấu xâm nhập vào hệ thống Tuy nhiên, số vấn đề cần đƣợc khắc phục nhƣ: cố lƣu liệu xử lý cố hệ thống máy tính chƣa kịp thời cần đƣợc phát huy vận hành tốt 5.1.3.3 Hoạt động kiểm sốt ứng dụng chu trình bán hàng – thu tiền xử lý máy tính 105 Kiểm sốt đầu vào Nguồn liệu đầu vào cơng ty có vai trị quan trọng HTTTKT Chu trình bán hàng – thu tiền công ty sử dụng đầy đủ chứng từ tạo điều kiện dễ dàng đối chiếu Quá trình nhập liệu đƣợc nhập phần mềm kế toán đƣợc kế toán viên chịu trách nhiệm kiểm tra tính xác thông tin trƣớc nhập liệu vào phần mềm Do đó, hoạt động kiểm sốt liệu đầu vào đƣợc thực đầy đủ hợp lý Thiết kế phần mềm rõ ràng, xác, giúp kế tốn viên dễ dàng sửa chữa vi phạm thủ tục kiểm sốt đƣợc tích hợp phần mềm Tuy nhiên, tồn số hạn chế nhƣ phần mềm chƣa có khả kiểm tra dấu âm nhập đơn giá, hay nhập sai số lƣợng, mã khách hàng,… Kiểm sốt q trình xử lý liệu Sự hiệu trình xử lý liệu phụ thuộc vào thiết kế phần mềm kế toán sử dụng Công ty sử dụng phần mềm AGF đƣợc thiết kế riêng cho cơng ty với tích hợp thủ tục kiểm sốt q trình nhập liệu, xử lý liệu giúp rút ngắn thời gian xử lý Trong trình xử lý, hệ thống kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ chi tiết với sổ tổng hợp Các yếu tố bất thƣờng đƣợc báo lỗi hiển thị phần mềm Việc xác định quyền xem, thêm, sửa, xóa đƣợc định dựa yêu cầu quản lý phân công công tác kế tốn phịng kế tốn tài vụ Dữ liệu chứng từ đƣợc cập nhật vào phần mềm tự động đối chiếu kiểm tra tính phù hợp lẫn đảm bảo cơng tác hạch tốn xác, số liệu tƣơng thích chứng từ Hệ thống đƣợc thiết kế dựa yêu cầu phận kế toán, nhiều biện pháp kiểm soát giúp nhà quản lý xử lý liệu nhanh chóng xác Tuy nhiên, hệ thống tồn số hạn chế định thể qua ngƣời nhập liệu chịu áp lực lớn tốc độ xử lý cập nhật liệu tính xác thơng tin nhập vào hệ thống Kiểm sốt thơng tin đầu Thông tin đầu đƣợc kết xuất thành báo cáo, sổ sách,… đƣợc thực theo yêu cầu ngƣời dùng định kỳ hay đột xuất Do đó, cơng ty sử dụng nhiều biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo thông tin đầu trung thực đáng tin cậy đáp ứng yêu cầu ngƣời sử dụng Nguồn thông tin đầu đƣợc kiểm tra xem xét cẩn thận nhà quản lý ngƣời sử dụng, góp phần phát kịp thời sai sót gian lận thơng tin đƣợc cung cấp xác Tuy nhiên, cơng ty chƣa có qui định cụ thể việc xử lý hành vi tiết lộ 106 thông tin quan trọng, bảo mật cơng ty bên ngồi 5.2 KHUYẾN NGHỊ 5.2.1 Hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thủy sản An Giang 5.1.1.1 Mơi trường kiểm sốt Cơ cấu tổ chức tốt giúp cho công việc đƣợc vận hành hiệu quả, giảm bớt áp lực công việc Ban lãnh đạo cần thiết lập cấu tổ chức thích hợp với việc ban hành văn bản, qui định chức năng, trách nhiệm quyền hạn chế độ khen thƣởng xử phạt cho phận, chức vụ khác Điều giúp thông tin công bố minh bạch rõ ràng hạn chế đùn đẩy trách nhiệm cho Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc phụ trách nhiều phận Đối với Phòng kế tốn tài vụ phịng Tổ chức hành Phó Tổng Giám đốc tài phụ trách Phó Tổng Giám đốc lại phụ trách vấn đề sản xuất kinh doanh cơng ty phụ trách quản lý Phòng Kế hoạch điều động sản xuất, Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng kiểm nghiệm Ngồi ra, cơng ty nên bổ nhiệm vị trí Giám đốc thị trƣờng phụ trách chi nhánh, đại lý điển hình nhƣ chi nhánh TP.HCM vấn đề hỗ trợ công nghệ sản phẩm với nhau, nghiên cứu thị trƣờng, tiếp thị chăm sóc khách hàng, bảo vệ phát triển thƣơng hiệu công ty tiếp cận với khách hàng Và Giám đốc kỹ thuật quản lý Phòng Kỹ thuật vận hành sửa chữa tồn hệ thống máy móc thiết bị kịp thời quản lý việc thiết lập công nghệ thông tin có lợi ích việc truy cập liệu thống hệ thống quản lý 107 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT PHÓ CHỦ TỊCH HĐQT PHÓ CHỦ TỊCH HĐQT TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GĐ TC-KT Phịng Kế Tốn Tài vụ Phịng TC HC PHĨ TỔNG GĐ SX-KD Phòng KH & ĐĐSX Phòng Quản lý Chất lƣợng GIÁM ĐỐC THỊ TRƢỜNG Phòng Kiểm nghiệm Chi nhánh TP HCM GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT Phòng Kỹ thuật Sơ đồ 5: Sơ đồ thay đổi tổ chức máy quản lý cơng ty Cơng ty nên trì thực luân chuyển nhân 2-3 năm luân chuyển nhân viên lần cho công việc; đảm bảo nhân viên đƣợc làm nhiều vị trí khác Nhƣ giúp nhân viên có nhiều kinh nghiệm khác phát triển kỹ Tuy nhiên, cơng ty cần có sách ln chuyển giám sát rõ ràng Phân công công việc hợp lý, phân chia trách nhiệm khơng đƣợc kiêm nhiều vị trí cho ngƣời Do đó, cơng ty nên có bảng mô tả công việc cho nhân viên ( Phụ lục 10) 5.2.1.2 Đánh giá rủi ro Nhiều rủi ro bên ngồi cịn tồn nhƣ nguồn ngun liệu đầu vào diện tích ni cá tra giảm mạnh năm qua, khả toán khách hàng, máy móc thiết bị phần mềm hệ thống đƣợc đầu tƣ tƣơng ứng Công 108 ty cần nghiên cứu thị trƣờng, xây dựng sách hợp lý nhằm giúp doanh nghiệp tận dụng thị trƣờng có sẵn tìm kiếm thị trƣờng Đẩy mạnh đầu tƣ máy móc, thiết bị phần mềm; tránh rủi ro khách hàng khả toán; lƣu liệu từ hệ thống thơng tin cho cơng ty 5.2.1.3 Hoạt động kiểm sốt Đối với hoạt động ủy quyền, cá nhân đƣợc ủy quyền có bảng báo cáo cơng việc gửi cho Ban Giám đốc xem xét Và Tổng Giám đốc phân công ủy quyền thể đƣợc công việc, trách nhiệm quyền hạn cụ thể giấy ủy quyền (phụ lục 11) Đối với phân chia trách nhiệm, công ty xem xét lại cấu nhân từ đƣa sách tuyển dụng nhân sự, cân đối chi phí để tuyển dụng thêm nhân viên kế tốn cơng nợ nhằm giảm bớt áp lực cơng việc, tăng hiệu công việc Hoạt động bảo vệ tài sản, cần bố trí thêm camera cửa vào phịng kế tốn tài vụ phịng kinh doanh cơng ty nhằm tăng tính hiệu cơng tác giám sát, hỗ trợ đội ngũ bảo vệ cung cấp chứng xác thực có cố xảy Đối với hoạt động kiểm tra độc lập việc thực hiện, công ty nên phân công nhân viên kiểm tra chéo công việc với đảm bảo tuân thủ qui định, sách cơng ty ban hành Đối với chứng từ công ty sử dụng luân chuyển qua phận liên quan Trên chứng từ có xác nhận trách nhiệm cá nhân có thẩm quyền nên dễ dàng quy trách nhiệm phát sinh sai sót 5.2.1.4 Thơng tin truyền thơng Cơng ty nên qui định văn cụ thể biện pháp xử lý hành vi tiết lộ thông tin bảo mật bên ngồi Ngồi ra, cơng ty thực hoạt động thăm dò ý kiến khách hàng, nhà cung cấp, khả toán khách hàng,… nhằm thu thập thơng tin từ bên ngồi cần thiết hỗ trợ cho việc đƣa định nhà lãnh đạo Phổ biến công tác truyền đạt thông tin, hạn chế công việc bị gián đoạn ảnh hƣởng đến công việc ngƣời khác 5.2.1.5 Giám sát Ban Giám đốc cần thực kiểm tra đột xuất phận, phòng ban, phân xƣởng, nhà quản lý phận để kiểm tra tính tn thủ cơng việc, trình tự thủ tục Hoạt động thể quan tâm Giám đốc vừa 109 tạo tâm lý làm việc tập trung, tuân thủ thủ tục, qui định công ty Mỗi nhân viên đảm nhận công việc tự đánh giá mức độ hồn thành công việc họ nhằm phát thủ tục kiểm sốt nội cịn tồn mặt hạn chế, nhà quản lý tự đánh giá thủ tục kiểm sốt cơng ty nhằm đƣa nhận xét, kiến nghị hoàn thiện HTKSNB Những giải pháp nêu giúp HTKSNB hoàn thiện, hạn chế rủi ro xảy hoạt động SXKD đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền 5.2.2 Chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang Đối với hình thức bán hàng: cơng ty cần trì qui định khách hàng xuất phải tốn tiền mua hàng vịng tuần khách hàng nhận hàng Sau tuần bên mua chƣa tốn tiền hàng theo cam kết hợp đồng cơng ty tính lãi 0,03%/Ngày/Giá trị cont hàng bắt đầu tính lãi kể từ ngày đầu tuần thứ sau khách hàng nhận hàng Trƣờng hợp, khách hàng nội địa, tùy vào hợp đồng mua bán qui định cụ thể mức lãi suất khách hàng toán trễ hạn chịu phạt với qui định (số tiền hợp đồng*lãi suất qui định/ Ngày hợp đồng) Việc giúp cho công ty thu hồi vốn kinh doanh kịp thời Giúp tạo lòng tin cho khách hàng, cung cấp cho họ sản phẩm tốt giá ƣu đãi Công ty cần lập báo cáo quản trị nhƣ: thu thập thông tin khách hàng tình hình tiêu thụ, phản hồi ý kiến khách hàng sản phẩm công tác chăm sóc khách hàng cơng ty Đặc biệt giá bán, khả toán khách hàng nhằm điều chỉnh giá cách hợp lý cho khách hàng Các giải pháp đƣa giúp hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty, hạn chế rủi ro thất thoát tài sản, biển thủ tài sản cơng ty, giúp hồn thiện cơng tác kế toán, chứng từ sổ sách kế toán 5.2.3 HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 5.2.3.1 Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế Hoạt động nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng sau chấp nhận đơn đặt hàng ghi chép so sánh, đối chiếu đơn đặt hàng với thông tin hóa đơn GTGT, hợp đồng mặt hàng, số lƣợng, giá bán, số tiền,… để phát sai sót hay bỏ sót thơng tin đặt hàng Mục tiêu: nhằm giúp cho q trình lập hóa đơn, lập chứng từ có liên quan hạn chế sai sót, đảm bảo cung cấp hàng hóa xác, kịp thời cho khách hàng tránh mát cho công ty 110 Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, email nhân viên bán hàng gọi điện gửi email lại cho khách hàng sau xác nhận việc bán hàng thực hợp đồng Mục tiêu: đảm bảo ghi nhận thơng tin xác khách hàng Khách hàng kiểm tra thông tin đặt hàng, đối chiếu lại phản hồi lại cho công ty thơng tin có sai lệch Thu tiền theo dõi cơng nợ Mỗi tháng, kế tốn cơng nợ nên phân tích khả trả nợ khách hàng để đƣa sách bán hàng đắn Mục tiêu: Hỗ trợ việc theo dõi nợ phải thu; khách hàng nợ tiền cơng ty nhiều xem xét khả cung cấp bán hàng cho khách hàng Tránh thất tài sản có biện pháp kịp thời thu hồi nợ phải thu cho cơng ty Duy trì công việc thực kiểm kê tiền mặt hàng ngày Mục tiêu: hạn chế rủi ro thất thoát nguồn tiền cơng ty sử dụng vào mục đích riêng Xây dựng mức tồn quỹ thích hợp cho tình hình công ty (Mẫu báo cáo đề nghị sử dụng- Dự toán tiền, kiểm kê nguồn tiền) Kế toán toán kế toán ngân hàng phải đối chiếu thông tin đƣợc cập nhật vào phần mềm ngày Mục tiêu: nhằm giúp phát sai sót kịp thời chỉnh sửa; giúp hạch tốn xác tài khoản phải thu khách hàng tài khoản tiền gửi ngân hàng Trƣờng hợp hàng bán bị trả lại xóa sổ nợ phải thu Cần xây dựng thủ tục, qui định nhận hàng bán bị trả lại xóa sổ nợ phải thu nội dung nhƣ: đối tƣợng, phạm vi áp dụng, trách nhiệm vai trò cá nhân thực Mục tiêu: giúp thành viên thực thủ tục, qui định Là sở pháp lý cho việc thực nhận hàng bán bị trả lại xóa sổ nợ phải thu Với giải pháp khơng góp phần quản lý có hiệu nguồn tiền, tài sản, hàng hóa cơng ty mà cịn hạn chế rủi ro, sai sót ảnh hƣởng đến hoạt động bán hàng công ty 5.2.3.2 Hoạt động kiểm sốt chung chu trình bán hàng – thu tiền xử lý máy tính Chuyên viên máy tính cơng ty cần đƣợc bồi dƣỡng nâng cao kiến thức từ khóa học đào tạo chuyên ngành, thực cơng tác bảo trì, kịp thời khắc phục cố xảy liên quan đến hệ thống máy tính Việc xây dựng bảo trì phần mềm cần đƣợc quan tâm hệ thống lƣu liệu đƣợc áp dụng nhằm hạn chế việc mát liệu sau xảy cố 111 Những giải pháp giúp vận hành tốt hệ thống máy tính, xử lý thơng tin tránh cố mát liệu quan trọng Hoạt động kiểm sốt chung hiệu có tác động tích cực đến hoạt động kiểm soát ứng dụng 5.2.3.3 Hoạt động kiểm sốt ứng dụng chu trình bán hàng – thu tiền xử lý máy tính Đối với kiểm soát đầu vào: kế toán viên phải đảm bảo nguồn liệu đầu vào cập nhật xác khơng bỏ sót nghiệp vụ, thơng tin Ngồi ra, công ty cần thiết kế thêm thủ tục kiểm sốt dấu âm đơn giá Có nhƣ vậy, xảy rủi ro, chứng từ đƣợc ghi nhận đầy đủ tạo nguồn liệu đáng tin cậy Đối với kiểm sốt q trình xử lý liệu: q trình xử lý, kế tốn viên nên thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ chi tiết sổ tổng hợp, kiểm tra thông tin khơng sử dụng đến xóa bỏ bớt để hệ thống xử lý nhanh Đối với kiểm soát thông tin đầu ra: nguồn thông tin đầu sở để xác định KQHDKD nên đƣợc quan tâm Do đó, cần ban hành qui định cụ thể công ty giúp cho việc bảo mật hệ thống thông tin hiệu Tăng cƣờng biện pháp đảm bảo an tồn thơng tin đƣợc chuyển qua hệ thống mạng máy tính Những thủ tục kiểm sốt mà đề tài đƣa giúp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt ứng dụng chu trình bán hàng – thu tiền xử lý máy tính Nhằm giúp thơng tin đầu trung thực đáng tin cậy; đáp ứng u cầu ngƣời sử dụng có tính bảo mật cao 5.3 KẾT LUẬN Trong q trình SXHĐKD, cơng ty phải đối mặt với rủi ro từ bên lẫn bên Đây trở ngại lớn làm cản trở đến tính khả thi mục tiêu mà cơng ty đề Do đó, để tránh bị thiệt hại tác động từ yếu tố bên lẫn bên ngồi, hệ thống kiểm sốt nội công ty đƣợc thiết lập nhằm ngăn chặn tác động tiêu cực rủi ro cơng ty Với thủ tục kiểm sốt mà công ty áp dụng, HTKSNB chặt chẽ, phù hợp với qui mơ tình hình hoạt động công ty HTKSNB cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ngƣời sử dụng giúp ích cho nhà quản lý việc định Tuy nhiên, cịn số rủi ro vốn có cơng ty Cũng nhƣ tất chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền cần thiết Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền đảm bảo tất nghiệp vụ liên quan đƣợc theo dõi 112 cách đầy đủ xác Có nhiều rủi ro khác xảy chu trình, vấn đề nhà lãnh đạo cơng ty phải lƣờng trƣớc nhận diện đƣợc loại rủi ro có biện pháp kiểm sốt hiệu HTKSNB tồn hạn chế tiềm tàng, việc kiểm tra thƣờng xuyên định kỳ kịp thời loại bỏ đƣợc thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp đồng thời thiết kế thủ tục kiểm soát phù hợp với thay đổi qui mô, cấu tổ chức mức độ hoạt động cơng ty Qua q trình nghiên cứu thực tế Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang, đề tài đƣa nhiều giải pháp phù hợp với qui mô, đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty, giúp hịan thiện HTKSNB HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty góp phần ngăn ngừa rủi ro sai sót xảy 113 TÀI LỆU THAM KHẢO Tập thể tác giả mơn kiểm tốn, 2015, Giáo trình Kiểm tốn xuất lần 6, trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM, Nhà xuất kinh tế TP.HCM Tập thể tác giả mơn hệ thống thơng tin kế tốn, 2012, Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn tập 2, trƣờng Đại học Kinh tế TP.HCM, Nhà xuất Phƣơng Đông Truy cập từ web: http://www.taichinhdientu.vn/tai-chinh-247/agifish-sudung-ban-quyen-phan-mem-microsoft-19387.html Truy cập từ web: http://agifish.com.vn/ Truy cập từ web: http://s.cafef.vn/hose/AGF-cong-ty-co-phan-xuat-nhapkhau-thuy-san-an-giang.chn http://moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/nghien-cuu-trao-doi.aspx?ItemID=2278 http://www.24h.com.vn/thi-truong-tieu-dung/soc-my-ap-muc-thue-caokhung-khiep-len-ca-tra-viet-nam-c52a945769.html http://baoangiang.com.vn/an-giang-co-13-doanh-nghiep-dat-hang-viet-namchat-luong-cao-a217836.html 114 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Bảng câu hỏi vấn HTKSNB công ty Phụ lục 02: Bảng câu hỏi vấn KSNB chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty Phụ lục 03: Chứng từ lệnh điều động sản xuất (lệnh xuất kho) Phụ lục 04: Chứng từ Hóa đơn GTGT Phụ lục 05: Chứng từ phiếu thu Phụ lục 06: Bộ chứng từ hợp đồng xuất Phụ lục 07: Chứng từ giấy báo có Phụ lục 08: Chứng từ ủy nhiệm chi Phụ lục 09: Biên kiểm kê tiền mặt Phụ lục 10: Bảng mô tả công việc cho nhân viên Phụ lục 11: Giấy ủy quyền Tổng Giám đốc 115 ... Chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 110 5.2.3 HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang 110 5.3... quan hệ mật thiết với nhƣ: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự,… Một chu trình quan trọng doanh nghiệp chu trình bán hàng – thu tiền Việc kiểm sốt chu. .. soát chu trình bán hàng- thu tiền Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Thủy sản An Giang trình bày nội dung thực trạng HTKSNB công ty, phân tích phận cấu thành HTKSNB; chu trình bán hàng – thu tiền công ty