Cũng chính vì vậy, nghiên cứu những ứng dụng công nghệ số vào công tác kế toán tại khách sạn, đặc biệt là những khách sạn cao cấp trở nên vô cùng cấp thiết dé giúp cho các khách sạn có t
Khái niệm ứng dụng công nghệ số trong công tác kế toán
Công nghệ số là gì1 . +- + SE+Sx+EE9EEEEEEEEEEEEE122121122121111211 1 c0, 10 1.1.2 Ứng dụng công nghệ số là gì -2¿ 2 +++++£x++rx+rxrzrxrzrxrrrree 11 1.1.3 Các loại hình công nghệ $6? .ccccccccssecsessessessessessessessssssssessssseesessesseeseess 12 1.2 Công tác kế toán tại doanh 0401110001 -.-.5
Theo CSIRO (2019), công nghệ số là việc ứng dụng các tiến bộ trong công nghệ thông tin như internet, thiết bị thông minh và điện thoại di động để thúc đẩy quá trình số hóa và phát triển kinh tế số trong nhiều ngành và lĩnh vực quản lý nhà nước.
Công nghệ số đang trở thành một công cụ quan trọng trong các lĩnh vực kinh tế như thương mại và thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp phát triển và cạnh tranh hiệu quả Thuật ngữ này không chỉ phản ánh thành tựu khoa học và sự phát triển của công nghệ thông tin mà còn là nền tảng cho các mô hình kinh tế số và quá trình chuyển đổi số Ngoài chức năng kỹ thuật, công nghệ số còn mang lại những ý tưởng sáng tạo và đổi mới trong kinh doanh, quản lý và quản lý hành chính của Nhà nước.
Theo Luật Chuyển giao Công nghệ (2017), công nghệ số được định nghĩa là tập hợp các giải pháp và bí quyết trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, đóng vai trò nền tảng cho việc phát triển sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hoặc hình thành mô hình kinh doanh mới.
Công nghệ số là thuật ngữ quan trọng trong nghiên cứu kinh tế số, mang tính chất vừa cũ vừa mới khi xem xét từ góc độ pháp lý và mở rộng ứng dụng.
1.1.2 Ứng dụng công nghệ số là gì?
Chuyên đổi số là quá trình ứng dụng công nghệ để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra cơ hội và giá trị mới cho doanh nghiệp Theo Gartner, điều này giúp doanh nghiệp tăng tốc độ tăng trưởng và cải thiện doanh số.
Chuyển đổi số, theo Microsoft, là quá trình tái cấu trúc tư duy kết hợp dữ liệu, quy trình và con người để tạo ra giá trị mới Điều này không chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ vào mô hình kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp Khi thực hiện hiệu quả, chuyển đổi số sẽ thay đổi toàn diện cách thức hoạt động của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị cho khách hàng Đối với Việt Nam, chuyển đổi số là sự chuyển mình từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, dựa trên các công nghệ mới như Big Data, IoT và điện toán đám mây, nhằm cải cách phương thức điều hành, quản lý chăm sóc khách hàng, quy trình làm việc và văn hóa lao động.
Ứng dụng công nghệ số trong doanh nghiệp là quá trình số hóa, bao gồm tự động hóa quy trình, giảm thiểu hoạt động offline và thủ công, đồng thời cải thiện lưu trữ và bảo mật, nhằm tạo ra một môi trường làm việc online nhanh chóng và thuận tiện.
Ứng dụng công nghệ số giúp cải thiện hiệu suất công việc và loại bỏ hoàn toàn các công việc thủ công Công nghệ số đang trở thành xu hướng không thể tránh khỏi trong thời đại hiện nay.
Mô hình hoạt động trong tương lai sẽ tiếp tục triển khai dịch vụ cung cấp và tối ưu hóa quy trình, khác biệt với ứng dụng công nghệ thông tin hiện tại.
Việc áp dụng công nghệ vào kế toán là một ứng dụng quan trọng của công nghệ số trong lĩnh vực này Sự chuyển đổi số tác động đến phương pháp, chức năng và quy trình của nghiệp vụ kế toán, giúp kế toán viên làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
1.1.3 Các loại hình công nghệ sô?
Theo tài liệu "Cẩm nang Chuyên đổi số" do Bộ Thông tin và Truyền thông phát hành và tái bản năm 2021, các công nghệ số tiêu biểu thúc đẩy chuyển đổi số bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), dữ liệu lớn (Big Data) và điện toán đám mây (Cloud).
Theo định nghĩa cua Bellman (1978): Trí tuệ nhan tao (Artificial Intelligence
Trí tuệ nhân tạo (AI) là tự động hóa các hoạt động tương tự như suy nghĩ của con người, bao gồm ra quyết định và giải quyết vấn đề Theo Rich và Knight (1991), AI là khoa học nghiên cứu cách mà máy tính có thể thực hiện các công việc mà hiện tại con người làm tốt hơn Wimston (1992) định nghĩa AI là lĩnh vực nghiên cứu các tính toán mà máy có thể nhận thức, lập luận và tương tác Như vậy, trí tuệ nhân tạo là một ngành khoa học máy tính, xây dựng trên nền tảng lý thuyết vững chắc và ứng dụng trong việc tự động hóa các hành vi thông minh của máy tính, giúp máy tính có khả năng suy nghĩ, lập luận, giao tiếp, hiểu ngôn ngữ, học hỏi và tự thích nghi.
Theo Gartner (2012), Big Data được định nghĩa là tài sản thông tin có khối lượng lớn, tốc độ cao và đa dạng Để xử lý hiệu quả loại dữ liệu này, cần áp dụng công nghệ mới nhằm đưa ra quyết định chính xác, khám phá các yếu tố ẩn sâu trong dữ liệu và tối ưu hóa quy trình xử lý.
Theo Liên minh Viễn thông quốc tế (International Telecommunication Union
Internet of Things (IoT) là một cơ sở hạ tầng toàn cầu cho xã hội thông tin, cho phép kết nối các đối tượng vật lý hoặc ảo thông qua công nghệ thông tin và truyền thông hiện có hoặc đang phát triển IoT cho phép người dùng chia sẻ, trao đổi và khai thác dữ liệu, cũng như kiểm soát các thiết bị của mình qua mạng Internet.
Theo Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Mỹ (NIST), điện toán đám mây là một mô hình dịch vụ cho phép người dùng truy cập và tải nguyên điện toán chung như mạng, server, lưu trữ, ứng dụng và dịch vụ thông qua kết nối mạng một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi, theo yêu cầu Người dùng có khả năng thiết lập hoặc hủy bỏ tài nguyên điện toán đám mây một cách nhanh chóng mà không cần sự can thiệp của nhà cung cấp dịch vụ.
Một số ứng dụng công nghệ số điển hình trong hoạt động kế toán hiện nay l5 1 Phần mềm hóa đơn điện tử -. :-2:+25+vtt£Exvrtrrrxrrsrtrrrrrrrrrrree 15 2 Phần mềm kế toán doanh nghiỆp -. 2-2 2+2 E££E£+E+£+zEzzzxrez 16 3 Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế - -¿ c+++v2vvvvetrrrvvvrrrrrrrreeree 17 4 Ung dụng thanh toán trực tuyẾn - 2 + +s£+++£x+zE++Exerxezrerrxeree 18 5 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP . - 18 1.4 Công nghệ số trong công tác kế toán khách sạn . 2-2 2 22s 2+: 19
Ung dụng công nghệ số vào công tác kế toán tại khách sạn
Kết luận tổng quan cho thấy rằng nhiều nghiên cứu đã làm rõ các khái niệm về công nghệ số và blockchain, đồng thời chỉ ra những công nghệ này đang được áp dụng trong doanh nghiệp hiện nay Tuy nhiên, vẫn còn ít nghiên cứu về ứng dụng công nghệ số trong kế toán Hầu hết các nghiên cứu đều nhấn mạnh vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong việc nâng cao chất lượng quản lý tại khách sạn Một số nghiên cứu cũng đã chỉ ra hiệu quả mà doanh nghiệp đạt được khi ứng dụng công nghệ thông tin, cùng với những ưu điểm và nhược điểm của các phần mềm kế toán hiện có Cuối cùng, các nghiên cứu trước đây cũng chỉ ra rằng việc khai thác công nghệ tại khách sạn vẫn còn nhiều hạn chế, đòi hỏi cần có giải pháp phù hợp để phát huy hiệu quả của công nghệ thông tin.
Hiện nay, nghiên cứu về ứng dụng công nghệ số trong kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là tại các khách sạn, vẫn còn hạn chế Các công trình hiện có chủ yếu tập trung vào công nghệ quản lý mà chưa đề cập đến phần mềm và hệ thống công nghệ cụ thể trong kế toán Thêm vào đó, các giải pháp ứng dụng kế toán cho khách sạn, đặc biệt là hệ thống ERP đang phổ biến, vẫn chưa được nghiên cứu chi tiết Hơn nữa, những nghiên cứu trước đây về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán thiếu khảo sát từ các chuyên gia và chưa đi sâu vào nghiên cứu thực tiễn tại một khách sạn cụ thể.
Tổng quan về công nghệ số tại khách sạn trong giai đoạn 2020-2023
Các công nghệ số được ứng dụng -¿ -¿2¿©+¿2++cx++zx++zxesree 42 3.2.2 Quy trình ứng dụng các phần mềm công nghệ số vào công tác kế toán tại [4100810081240 -ddaaalaaa.a.ằ
Đê có cái nhìn tông thê vê các công nghệ sô đang được áp dụng tại khách sạn Daewoo Hà Nội.
- Phan mém xuất hóa đơn điện tử VNPT — invoice: phan mém được sử dung dé xuất hóa đơn và quản lý hóa đơn điện tử của khách sạn.
- _ Phần mém quản lý khách sạn (PMS) OPERA: © OPERA là một phần mềm quan lý khách sạn được phát triển bởi Oracle.
Nền tảng này cung cấp các công cụ quản lý đặt phòng, nhà hàng, tài chính và hóa đơn, cùng nhiều tính năng khác nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý hoạt động hàng ngày của khách sạn.
OPERA là một ứng dụng quản lý khách sạn toàn diện, cung cấp giao diện cho việc quản lý đặt phòng, check-in và check-out, cùng với việc theo dõi thông tin khách hàng Ứng dụng này tích hợp dữ liệu về đặt phòng, giá cả và tình trạng phòng, cũng như các phương thức thanh toán Bên cạnh đó, OPERA còn cho phép tổng hợp các báo cáo hàng ngày của khách sạn như Journal, Doanh thu hàng ngày và Báo cáo hủy bỏ.
Phần mềm quản lý tài chính kế toán Sunsystems được thiết kế đặc biệt cho ngành khách sạn, giúp tự động ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh Nó tạo ra báo cáo tài chính một cách tự động dựa trên các báo cáo từ các kế toán phần hành cụ thể Sunsystems tuân thủ đầy đủ các quy định của VAS TT, mang lại sự chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính cho khách sạn.
Phần mềm kế toán 200 và chuẩn mực BCTC Quốc tế như IFRS, GAAP giúp tối ưu hóa các thao tác kế toán thủ công với độ chính xác cao Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định tài chính nhanh chóng và hiệu quả trong kinh doanh.
Oracle Micros Simphony là hệ thống quản lý thông tin cho nhà hàng, quán bar và quán café trong lĩnh vực F&B của khách sạn Hệ thống này cho phép ghi nhận mọi giao dịch liên quan đến thực phẩm và đồ uống, bao gồm đơn đặt hàng, thanh toán và dịch vụ tiện ích Tất cả thông tin chi tiết được lưu trữ và xử lý trên nền tảng điện toán đám mây, mang lại sự tiện lợi Dữ liệu như hóa đơn, thông tin nhà hàng, số tiền và khách hàng được Simphony tổng hợp thành các báo cáo, giúp quản lý theo dõi doanh thu, lợi nhuận và tài sản, đồng thời tự động phân tích thành các chỉ số và biểu đồ dự báo phục vụ nhu cầu quản lý của khách sạn.
3.2.2 Quy trình ứng dụng các phần mềm công nghệ số vào công tác kế toán tại khách sạn Daewoo
Tác giả phân tích toàn diện quy trình ứng dụng công nghệ số trong công tác kế toán tại khách sạn, giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về sự chuyển đổi này Việc áp dụng công nghệ số không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý tài chính mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó cải thiện trải nghiệm khách hàng Thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại, khách sạn có thể theo dõi và báo cáo tài chính một cách chính xác và nhanh chóng.
Tại đây, 43 dòng thông tin kế toán được ghi nhận tương ứng với từng phần mềm ứng dụng công nghệ số Do tính chất đa dạng của ngành dịch vụ khách sạn, thông tin đầu vào trong quy trình hoạt động kinh doanh chủ yếu đến từ hai bộ phận Front Office và F&B Bên cạnh đó, thông tin kế toán còn được thu thập từ các hoạt động phát sinh của các phòng ban thuộc bộ phận Back Office.
Hình 3.4 Quy trình ứng dụng công nghệ số vào công tác kế toán tại khách sạn
Quy trình ghi nhận thông tin từ bộ phận Front Office bắt đầu bằng việc kiểm tra tình trạng phòng qua các phương thức đặt phòng như trực tiếp tại khách sạn, các kênh bán phòng trực tuyến như OTA, website, và Facebook Bộ phận lễ tân hoặc đặt phòng sẽ sử dụng phần mềm quản lý khách sạn OPERA PMS để ghi nhận hoặc từ chối yêu cầu từ khách hàng Nếu yêu cầu được ghi nhận, quy trình sẽ tiếp tục sang bước tiếp theo.
Bước 2: Bộ phận lễ tân sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để thực hiện các thao tác đặt phòng, check-in, check-out và thanh toán cho khách hàng một cách trực tiếp.
Trong hệ thống OPERA, khi khách hàng thanh toán bằng thẻ, thông tin thanh toán sẽ được kết nối với hệ thống Simphony POS, và sau đó được chuyển lên phần mềm OPERA để ghi nhận thông tin thanh toán và doanh thu Bước tiếp theo, lễ tân sẽ thực hiện thao tác xuất thông tin từ OPERA PMS xuống ổ cứng.
Hệ thống xuất hóa đơn điện tử VNPT tự động cập nhật thông tin từ ví dụ 6 K của PC, giúp gửi hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp đến cơ quan thuế Vào cuối mỗi ngày, bộ phận kế toán doanh thu sẽ xác nhận và đối chiếu thông tin, sau đó lập báo cáo Doanh Thu Hàng Ngày từ phần mềm OPERA để chuyển lên phần mềm quản lý tài chính SUNSYSTEMS Quy trình ghi nhận thông tin từ bộ phận F&B bắt đầu khi khách hàng đến ăn và thực hiện thanh toán; thu ngân sẽ ghi nhận thông tin khách hàng và dịch vụ ẩm thực qua phần mềm Simphony, và sau đó xuất hóa đơn giá trị gia tăng nhờ tính năng liên kết giữa các hệ thống.
Simphony và VNPT phối hợp để hỗ trợ hóa đơn thông qua một giao diện thứ ba được phát triển bởi bộ phận IT Thông tin kế toán từ Simphony sẽ được tự động cập nhật vào phần mềm quản lý khách sạn OPERA Sau đó, kế toán sẽ xuất dữ liệu doanh thu đã xử lý hàng ngày từ OPERA để nhập vào phần mềm quản lý tài chính SUNSYSTEM, từ đó tạo ra các số liệu và báo cáo tài chính Quy trình này đảm bảo việc ghi nhận thông tin từ bộ phận Back Office một cách hiệu quả.
Các bộ phận Back Office như Purchasing và kế toán ghi nhận thông tin trực tiếp trên các ứng dụng phần mềm công nghệ hoặc phần mềm chuyên dụng liên kết với SUNSYSTEMS Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác so với phương pháp kế toán thủ công.
3.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ số vào công tác kế toán khách sạn Daewoo
3.3.1 Ứng dụng công nghệ số vào công tác kế toán tại nhà hàng (mảng F&B)
Tại tất cả các nhà hàng thuộc khách sạn Daewoo, quy trình ghi nhận và xử lý thông tin được thực hiện thông qua hệ thống quản lý khách sạn Simphony POS Sau khi thông tin được xử lý, hệ thống sẽ kết nối với phần mềm quản lý khách sạn OPERA và xuất hóa đơn điện tử thông qua VNPT Invoice.
3.3.1.1 Phân tích hoạt động ứng dụng
Hình 3.5 Quy trình xử lý thông tin bộ phận F&B
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Trong hoạt động quản lý nhà hàng tại khách sạn Daewoo Hà Nội, quy trình ghi nhận thông tin bắt đầu khi nhân viên thu thập dữ liệu, sau đó lưu trữ và quản lý trên hệ thống phần mềm Simphony POS Hệ thống này bao gồm thông tin về nhà hàng, thu ngân, thời gian sử dụng dịch vụ, món ăn, đơn giá, thông tin khách hàng, thông tin thanh toán, doanh thu, thuế, hóa đơn nội bộ, hóa đơn chỉnh sửa và thông tin giảm giá.
Ứng dụng công nghệ số trong công tác xuất hóa đơn giá trị gia tăng
Công tác xuất hóa đơn giá trị gia tăng tại khách sạn được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm VNPT Invoice, tạo nền tảng cho các hoạt động quản lý Hệ thống này được tích hợp liên kết với hai phần mềm quản lý nổi bật là Simphony cho nhà hàng và OPERA cho quản lý khách sạn, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.
3.3.2.1.Phân tích hoạt động ứng dụng
Chu trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng tại khách sạn được thực hiện qua hệ thống hóa đơn điện tử VNPT Invoice, được thiết kế đặc biệt để phù hợp với quản lý tại khách sạn Hệ thống VNPT Invoice tích hợp liền mạch với Simphony POS và phần mềm quản lý khách sạn OPERA PMS, giúp loại bỏ việc nhập thông tin hóa đơn thủ công Thay vào đó, thông tin từ các phần mềm sẽ được đồng bộ hóa lên VNPT Invoice, mang lại sự thuận lợi và dễ dàng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hình 3.12 Chu trình ứng dụng hệ thống hóa don điện tử
Nguồn: Tác giả sưu tâm
Quy trình tạo lập hóa đơn tại khách sạn bắt đầu khi nhân viên cập nhật thông tin khách hàng và dịch vụ trong phần mềm OPERA và Simphony Dữ liệu bao gồm thông tin khách hàng, thời gian, hàng hóa dịch vụ, thông tin thanh toán và thuế sẽ tự động đồng bộ hóa qua API lên VNPT Invoice Tại khách sạn, thông tin từ các hệ thống quản lý sẽ được xuất thành file định dạng và lưu trữ trên PC Sau đó, thông qua API, thông tin sẽ được tự động gửi lên VNPT Invoice để gửi đến cơ quan thuế xác nhận và phát hành hóa đơn.
Quy trình ghi nhận hóa đơn giá trị gia tăng tại khách sạn đảm bảo tính nhất quán trong thông tin dịch vụ và khách hàng khi tạo hóa đơn điện tử Điều này không chỉ tối ưu hóa tính tích hợp của công nghệ mà còn giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác trong việc xuất hóa đơn hợp pháp.
Việc tích hợp công nghệ xuất hóa đơn giữa phần mềm quản lý và hệ thống hóa đơn điện tử giúp giảm khối lượng công việc cho phòng kế toán Thông tin từ các bộ phận liên quan sẽ được ghi nhận và tự động cập nhật lên hệ thống, mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
VNPT Invoice giúp giảm thiểu bước truyền thông tin chứng từ về phòng kế toán khi xuất hóa đơn Trong những trường hợp đặc thù phức tạp như lỗi tiền hoặc lệch thuế, các thông tin cần được chuyển lên bộ phận kế toán để xử lý kịp thời.
Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice tự động tạo hóa đơn dựa trên thông tin dịch vụ và đối tượng sử dụng từ Simphony và OPERA, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Mỗi hóa đơn điện tử được ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực Sau khi ký số, hóa đơn sẽ được gửi đến cơ quan thuế để xác thực Cơ quan thuế sẽ phản hồi thông tin hóa đơn đã xác thực và cung cấp mã xác thực, đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.
Hóa đơn điện tử sau khi xác thực sẽ được gửi đến khách hàng qua nhiều kênh như email, SMS hoặc in trên giấy Điều này giúp truyền tải thông tin hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả đến tay khách hàng.
Việc dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ trên đám mây cho phép các thành viên truy cập trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, nâng cao tính linh hoạt và tiện lợi trong quản lý hóa đơn và dữ liệu kế toán tại khách sạn Người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa thông tin sai sót trên hóa đơn, bao gồm thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa, đơn giá, thuế suất và các thông tin khác Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ hủy bỏ hóa đơn khi cần thiết, với quy trình xác định nhằm đảm bảo tính bảo mật và ngăn chặn lạm dụng Để thực hiện các thao tác chỉnh sửa hoặc hủy bỏ, người dùng cần tuân thủ các quy định và quy trình của hệ thống để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.
Hình 3.13 Các tính năng trên hệ thống hóa đơn điện tử VNPT Invoice tại khách sạn
EJNVOICES: UNPAYMENT INVOICE Draft invoice mang hea
(2 Replacement Invoice fs] Adjustment Invoice
(2) Payment Invoice Invoice Information Customer
Issued Date: 13/11/2023 Code: 411069 Invoice Date: 13/11/2023
Neguon: Trích xuất từ hệ thống VNPT Invoice tại khách san Daewoo ngày 13/11/23
Quy trình lưu trữ, thống kê và tìm kiếm hóa đơn điện tử bao gồm việc mã hóa và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống đám mây Sau khi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn trực tiếp trên hệ thống và lưu trữ dưới dạng hai file PDF và XML trong kho dữ liệu số của khách sạn Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu hóa đơn.
Hình 3.14 Giao diện quản lý hóa đơn điện tử VNPT Invoice tại khách san Daewoo
Invoice Information Customer General Information Amount information Grand Total
Issued Date: 10/11/2023 Invoice Date: 10/11/2023 Create Date: 10/11/2023
Uchida Akihiko Cong ty co phan dau tu Xay dung va Cung tung nhan lục Hoang Long
Sub Total: 6,878,074 VAT 8 %: 550,246 Grand Total: 7,428,320 SVC (5%): 327,527
Tao Wang on ế:18x#\GB Sub Total: 2,200,463 © Issued Date: 07/11/2023 ee ee " Room No 1320 ĐO i i ee =
Nguồn: Trích xuất từ hệ thống VNPT Invoice tại khách sạn Daewoo ngày 13/11/23
Mỗi bộ phận ủy quyền tại khách sạn khi phát hành hóa đơn đều được cấp mã riêng để theo dõi và quản lý hiệu quả Hóa đơn tại khách sạn có đặc thù liên quan đến số phòng, với mỗi hóa đơn mang một số Folio riêng biệt, giúp kế toán và khách hàng dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và phân biệt thông tin.
3.3.2.2 Đánh giá hiệu quả ứng dụng
Dựa trên phỏng vấn chi tiết với bộ phận lễ tân tiền sảnh và các nhân viên kế toán liên quan, tác giả đã đưa ra một số đánh giá về quy trình xuất hóa đơn và quản lý thông tin khách hàng.
Sự tích hợp hiệu quả giữa VNPT Invoice, Symphony POS và OPERA PMS tạo ra quy trình tự động, linh hoạt và đồng bộ hóa thông tin chính xác Điều này không chỉ đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu mà còn loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, từ đó nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Quy trình tự động hóa liên kết dữ liệu giữa các ứng dụng công nghệ thông qua API giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên và tối ưu hóa thời gian xử lý Dữ liệu từ các bộ phận liên quan được tự động cập nhật lên VNPT Invoice, giảm thiểu việc truyền thông tin giữa các bộ phận, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và thuận tiện.
Quy trình xử lý hóa đơn và ký số bảo vệ tính toàn vẹn và xác thực hóa đơn Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn ngăn ngừa vi phạm, đồng thời duy trì quy trình hoạt động chính xác và hiệu quả.
Khuyến nghị cụ thể trong việc ứng dụng công nghệ số vào công tác kế toán tại
Quy trình ghi nhận và xử lí hóa đơn điện tử 5 sex 76
Để hạn chế sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin và xuất hóa đơn, tác giả khuyến nghị các khách sạn đầu tư vào hệ thống công nghệ tự động nhận diện và cảnh báo sai sót trong nhập liệu Điều này không chỉ giảm áp lực cho nhân viên mà còn tiết kiệm thời gian và công sức cho việc chỉnh sửa sau này Bên cạnh đó, tác giả cũng đề xuất khách sạn thường xuyên kiểm tra, rà soát và nâng cấp các ứng dụng công nghệ nhằm đảm bảo thông tin đồng bộ giữa VNPT Invoice, Symphony POS và OPERA PMS, giữ cho quy trình xuất hóa đơn ổn định và chính xác.
Vấn đề lỗ hổng bảo mật và giới hạn truy cập trong hệ thống xuất hóa đơn của khách sạn hiện nay đang trở thành mối lo ngại lớn Khách sạn phụ thuộc vào hệ thống VNPT Invoice, điều này tạo ra rủi ro cho dữ liệu nhạy cảm Để giảm thiểu nguy cơ, cần tăng cường cảnh báo nhân viên về việc không tiết lộ thông tin tài khoản công ty cho bên ngoài.
Để khắc phục tình trạng trùng lặp hóa đơn, tác giả đề xuất tích hợp hệ thống cảnh báo tự động vào quy trình xuất hóa đơn Hệ thống này sẽ ngay lập tức thông báo khi phát hiện thông tin trùng lặp, giúp nhân viên lễ tân và kế toán nhận diện và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác và duyệt hóa đơn trước khi gửi đi.
Quản lý khách sạn cần tổ chức các buổi đào tạo và kiểm tra nghiệp vụ cho nhân viên nhằm đảm bảo chất lượng công việc liên tục Việc này giúp tránh sai sót thông tin, đặc biệt là trong quy trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng Khi có sai sót, việc chỉnh sửa sẽ trở nên phức tạp do thông tin đã được cấp mã và kiểm chứng từ cơ quan thuế.
Quy trình quản lý khách sạn - - c5 + 1v ng ngư T7
Trong quá trình ứng dụng Symphony POS và OPERA PMS tại Khách Sạn
Daewoo Hà Nội đề xuất tối giản hóa quy trình tích hợp bằng cách đầu tư vào một hệ thống ERP hoàn chỉnh, thay vì sử dụng nhiều API thứ ba Giải pháp này giúp giảm thời gian và công sức đồng bộ dữ liệu, đồng thời nâng cao tính ổn định và hiệu suất của hệ thống.
Trong quá trình hoạt động của ứng dụng tích hợp công nghệ Blockchain, mặc dù đã tăng cường an toàn, vẫn tồn tại rủi ro về bảo mật mạng Để giải quyết vấn đề này, cần thực hiện các biện pháp bảo mật như kiểm soát truy cập chặt chẽ, mã hóa mạnh mẽ, thường xuyên thay đổi mật khẩu đăng nhập và thiết lập hệ thống cảnh báo khi có người lạ đăng nhập từ thiết bị không quen thuộc Những biện pháp này nhằm ngăn chặn nguy cơ đánh cắp thông tin quan trọng và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu.
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống OPERA, tác giả đề xuất cải tiến giao diện người dùng và thiết lập quy trình đào tạo chi tiết, hiệu quả Việc hợp tác với phòng IT để cập nhật kiến thức công nghệ sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với phần mềm mới, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình sử dụng.
Khách sạn nên nâng cao công tác đánh giá và kiểm soát rủi ro liên quan đến tích hợp các hệ thống phần mềm công nghệ Việc liên tục nâng cấp hệ thống hoặc đầu tư vào một hệ thống ERP hoàn chỉnh là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin và quy định pháp luật Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và duy trì tính bảo mật của hệ thống.
Quy trình lên các số kế toán và báo cáo tài chính
Phần mềm quản lý tài chính Sunsystems nổi bật với nhiều ưu điểm, được xem là một trong những lựa chọn hàng đầu hiện nay Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, đặc biệt là trong việc ghi nhận và xử lý thông tin về hàng tồn kho, tài sản cố định cũng như quy trình quản lý thông tin thanh toán Để khắc phục những hạn chế này, tác giả đề xuất triển khai hệ thống ERP.
Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý toàn diện từ tài chính đến nguồn nhân lực Đặc biệt, trong quản lý hàng tồn kho, quy trình mua hàng và thanh toán được tự động hóa, với thông báo gửi đến kế toán và các bộ phận liên quan khi hàng tồn kho cạn kiệt hoặc khi các khoản thanh toán sắp đến hạn.
Quy trình được tối ưu hóa giúp giảm gánh nặng cho nhân viên, đồng thời đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các quyết định quản lý kinh doanh hàng ngày.
Khách sạn cần xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết, liên tục cập nhật các tính năng mới và tích hợp các mô-đun tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của khách sạn Daewoo, nhằm tối ưu hóa quy trình xử lý và xuất thông tin.
Tác giả đề xuất tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về phần mềm Sunsystems cho bộ phận kế toán, giúp nhân viên nắm vững quy trình và hiểu rõ sự liên kết thông tin giữa các hệ thống ứng dụng Bên cạnh đó, việc xây dựng một hệ thống hỗ trợ và cộng đồng trực tuyến sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình học tập và sử dụng phần mềm.
Khuyến nghị chung cho quy trình ứng dụng công nghệ số vào công tác kế
Đầu tư hoàn thiện hệ thống ERP 2-2 2+ £+EE££E£+EE+ExzEezrxrres 80 4.2.3 Dau tu vào quy trình bảo mật dữ liệu 2-2 2 2 ++s++s++xzxzxz 80 4.2.4 Đào tạo, huấn luyện nhân viên 2-2 2 2 E2 E2 E++EE+EE+EzEzEerreres 81 4x009/)00055
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, khách sạn cần đầu tư vào việc hoàn thiện hệ thống ERP, đây là một chiến lược mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Trước tiên, khách sạn nên phân tích chi tiết nhu cầu cụ thể, xác định các tính năng và chức năng cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh Tiếp theo, cần xem xét tính ứng dụng, độ thích hợp và khả năng mở rộng của hệ thống để lựa chọn giải pháp ERP phù hợp.
Việc chọn lựa một giải pháp ERP phù hợp, linh hoạt và có khả năng mở rộng là rất quan trọng để đảm bảo tích hợp tốt với quy trình kế toán trong khách sạn Hệ thống ERP hoàn thiện sẽ kết nối mọi khía cạnh của công tác kế toán và quản lý tài chính, từ lập bảng cân đối đến quản lý thu chi và theo dõi doanh thu, chi phí Hơn nữa, hệ thống ERP cung cấp dữ liệu kế toán chính xác, tạo ra sự minh bạch và tin cậy trong báo cáo tài chính Do đó, mức độ hoàn thiện của hệ thống ERP càng cao thì hiệu quả công việc càng tăng, khiến khách sạn cần đẩy mạnh việc hoàn thiện hệ thống ERP một cách nhanh chóng.
4.2.3 Đầu tư vào quy trình bảo mật dữ liệu
Khách sạn cần đầu tư vào quy trình bảo mật dữ liệu để đảm bảo tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong kế toán, vì thông tin tài chính là yếu tố quan trọng Để ngăn chặn truy cập trái phép và bảo vệ dữ liệu, khách sạn nên triển khai các giải pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và theo dõi hoạt động người dùng Bên cạnh đó, việc đầu tư vào hệ thống giám sát và phát hiện xâm nhập sẽ giúp phát hiện sớm các hoạt động đáng ngờ, ngăn chặn mối đe dọa từ bên ngoài và bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các cuộc tấn công.
Đầu tư vào uy tín và niềm tin của khách hàng là rất quan trọng đối với doanh nghiệp khách sạn Bảo vệ thông tin kế toán không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, đáng tin cậy Điều này giúp khách sạn xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác, đồng thời đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
4.2.4 Dao tạo, huan luyện nhân viên Đối với nhân viên, khách sạn cần thường xuyên tô chức các đợt đào tạo và huấn luyện nhân viên về quy trình ứng dụng công nghệ trong ghi nhận và xử lý thông tin kế toán Chương trình đào tạo bao gồm việc làm quen với các hệ thống phần mềm, ứng dụng và công cụ quản lý tài chính tiên tiến Tiếp đến, tập trung vào việc huấn luyện phát triển các kỹ năng cụ thé cần thiết cho quy trình kế toán, chăng hạn như nhập liệu, hạch toán, lập bảng báo cáo và sử dụng các chức năng tự động hóa của phần mềm kế toán hay các phần mềm công nghệ khác Bên cạnh đó, công nghệ phát triển liên tục, do đó, các chương trình dao tạo phải dap ứng nhu cầu cập nhật và mở rộng kiên thức của nhân viên đê đảm bảo họ luôn năm vững các tiên triên mới.
Việc áp dụng công nghệ số hiệu quả trong các chu trình kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh Chính vì lý do này, tác giả đã thực hiện nghiên cứu về "Ứng dụng công nghệ số vào công tác kế toán tại khách sạn Daewoo Hà Nội".
Bài nghiên cứu trình bày các khái niệm cơ bản về công nghệ số và ứng dụng của chúng trong kế toán doanh nghiệp, đặc biệt tại các khách sạn Tác giả đã phỏng vấn chuyên gia để đánh giá cách thức hoạt động, cũng như ưu và nhược điểm của công nghệ kế toán tại khách sạn Daewoo Hà Nội Dựa trên những phân tích này, tác giả đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ số trong công tác kế toán tại khách sạn.
Bài nghiên cứu có một số hạn chế do thời gian có hạn, tập trung chủ yếu vào khách sạn 5 sao Daewoo Hà Nội, nên chưa bao quát được toàn bộ các khách sạn với tiêu chuẩn khác nhau Hoạt động kinh doanh dịch vụ tại khách sạn Daewoo rất phức tạp và đa dạng, vì vậy tác giả chỉ phân tích các khía cạnh chính của việc ứng dụng công nghệ số vào kế toán Thêm vào đó, một số quy trình ứng dụng tại khách sạn chưa được minh họa rõ ràng do lý do bảo mật, khiến độc giả khó hình dung thực tế.
Các nghiên cứu tiếp theo có thể khám phá việc ứng dụng công nghệ số trong kế toán tại các khách sạn 2 sao và các cơ sở dịch vụ khác Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng có thể mở rộng đối tượng khảo sát sang các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, thương mại và các lĩnh vực khác.
[1] Altexsoft (2022), Hotel Property Management Systems: Products and
Features, truy cập ngày 30/10/2023 tại: https://www.altexsoft.com/blog/hotel- property-management-systems-products-and-features
[2] Bellman, Markus, and Gustav Goransson (2019) Intelligent process automation: building the bridge between Robotic Process Automation and artificial intelligence.
[3] Bộ thông tin và truyền thông (2022) Phát triển công nghiệp công nghệ số Việt
Việt Nam đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức trong việc phát triển công nghiệp công nghệ số Sự chuyển đổi số không chỉ thúc đẩy tăng trưởng kinh tế mà còn tạo ra nhiều việc làm mới Tuy nhiên, đất nước cũng phải đối mặt với những rào cản như thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao và cơ sở hạ tầng công nghệ còn hạn chế Để tận dụng triệt để cơ hội này, Việt Nam cần đẩy mạnh đào tạo nhân lực, cải thiện hạ tầng và khuyến khích đổi mới sáng tạo trong lĩnh vực công nghệ.
[4] Bosco, J (2016) Effect of operations management practices on the quality of master of business administration programs in Kenyan Universities, Campuses based in Nakuru Town ((Doctoral dissertation, Kabarak University).
[5] Cameron, A., Pham, T H., Atherton, J., Nguyen, D H., Nguyen, T P., Tran, S. T., & Hajkowicz, S (2019) Vietnam’s future digital economy—Towards 2030 and 2045 Brisbane: Commonwealth Scientific and Industrial Research
[6] Chris Sheedy (2018) Blockchain-future-record-keeping Tap chí Intheblack.com.
[7] DNTECH Công nghệ số là gi Truy cập ngày 10/10/2023 tai: https://dntech.vn/tm-hieu-cong-nghe-so-378-26.html
Big Data đóng vai trò quan trọng trong tiếp thị kỹ thuật số, giúp các tổ chức phân tích dữ liệu và quản trị thông minh Việc khai thác thông tin từ Big Data cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và nâng cao hiệu quả kinh doanh Sự kết hợp giữa phân tích dữ liệu và quản trị thông tin là yếu tố then chốt để giải quyết các vấn đề liên quan trong lĩnh vực này.
[9] Luật chuyên giao công nghệ số 07/2017/QH14 ngày 19 tháng 6 năm 2017.
[10] Ly, V.T & Mạnh, T.D & Yến, M.H (2022) Nghiên cứu ứng dụng công nghệ số vào kinh doanh nhà hàng trong khách sạn cao cấp trên địa bàn Hà Nội.
Phần mềm quản lý khách sạn là công cụ thiết yếu giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng Những tính năng nổi bật của phần mềm này bao gồm quản lý đặt phòng, theo dõi tình trạng phòng, và xử lý thanh toán một cách hiệu quả Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ quản lý nhân sự và tài chính, giúp chủ khách sạn dễ dàng theo dõi hiệu suất kinh doanh Việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn.
[12] Oanh, K.H (2023) Giải pháp chuyên đổi số lĩnh vực kế toán trong điều kiện cách mạng công nghiệp 4.0.
According to PwC's 2020 report, businesses can unlock significant value through the strategic implementation of artificial intelligence (AI) By understanding AI's potential, organizations can capitalize on its benefits to enhance efficiency, drive innovation, and improve decision-making processes The report emphasizes the importance of integrating AI into business strategies to fully harness its capabilities and achieve sustainable growth.
[14] Phan, H L (2023) Triển vọng ứng dụng công nghệ Blockchain trong công tác
Kế toán-Kiểm toán tại các doanh nghiệp Việt Nam.
[15] Tap chí Thư viện Việt Nam (2018) Nghiên cứu ứng dụng Internet of Things trong tạo lập, quản lý tài nguyên số Thư viện Quốc gia Việt Nam, 05, 23-28.
[16] THINK TANK VINASA (2018) Việt Nam thời chuyên đổi số NXB Thế Giới.
[17] Tạp chí tài chính (2023) Chuyên đổi số trong lĩnh vực Kế toán Kiểm toán tại
Việt Nam Truy cập ngày 13/10/2023 tại: https://tapchitaichinh.vn/chuyen-doi-so- trong-linh-vuc-ke-toan-kiem-foan-tai-viet-nam.html
Nghiên cứu của Tuấn và Châu (2021) tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng đến ý định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tại Chi cục thuế quận Tân Phú, TP.HCM Kết quả chỉ ra rằng nhận thức về lợi ích, sự thuận tiện và hỗ trợ từ cơ quan thuế là những yếu tố quan trọng thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về sự chuyển đổi số trong quản lý thuế và khuyến khích các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc sử dụng công nghệ hiện đại.
[19] Trang, T T T., & Thu, B T Triển vọng ứng dụng công nghệ blockchain trong kế toán kiểm toán ở Việt Nam.
[20] VNPT Điện toán đám mây là gì? Đặc điểm, phân loại & lợi ích Truy cập ngày
15/10/2023 tại: https://vnpt.com.vn/doanh-nghiep/tu-van/dien-toan-dam-may-la- gi.html
Nghiên cứu của Vũ và Nguyễn (2016) tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở thành phố Đà Nẵng Kết quả cho thấy, việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc triển khai công nghệ do thiếu nguồn lực và đào tạo nhân sự Do đó, việc tăng cường hỗ trợ từ chính phủ và các tổ chức đào tạo là cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán.