Trình bày ngắn gọn các tình huống và kĩ năng truyền thông nhóm giới thiệu quy trình tổ chức họp báo

Đề làm được điều đó, các doanh nghiệp trước tiên phải tìm cách thu hút sự chú ý của báo chí truyền thông, cách nhanh nhất chính là tổ chức một cuộc họp báo.. Việc nắm rõ quy trình tổ chứ

UY BAN NHAN DAN THANH PHO HO CHi MINH

TRUONG DAI HOC SAI GON KHOA VAN HOA DU LICH - NGANH QUOC TE HOC

TIEU LUAN

HOC PHAN: NGHIEP VU TRUYEN THONG

DE TAI 8: TRINH BAY NGAN GON CAC TINH HUONG VA Ki NANG

TRUYEN THONG NHOM GIOI THIEU QUY TRINH TO CHUC HOP

BAO

Sinh viên thực hiện: Lê Vũ Bình MSSV: 3118540013

Lớp: DQTII8I

NHAN XET VA CHO DIEM CUA GIANG VIEN

ha 8'-.:024ii 0/1: 0PIIĨẮỶẶẶẦ Đánh giá thái độ và sự cô găng của sinh viên trong quá trình làm tiêu luận:

Cham diém cua giang vién

Thành phố Hồ Chí Minh, Ngày thang nam

Giáo viên hướng dân

So 2 MỤCLỤC

NHẠN XET VÀ CHO ĐIEM CUA GIANG VIEN 22 2n eesey 1

MỞ ĐẦU - 2222-2221 2211227112271122211271122111211112111211121111112110112111111 1e 4

1 Lý do chọn đề tài: 5 c1 SE101 2112111 1 12121 1 11a 4

Dé tai: Trinh bay ngắn gọn các tinh hu6ng va ky nang truyén thong nhom Gidi thiệu quy trình tô chức họp bA0 0 ccc cc 2c 22111211111 1211121112111211121 11011181 5

Kỹ năng tuyền thông nhóm: 52 S1 1E 1211111111111 11117112111 1112111 ca 5 Kohat “In TTnDnŨDŨDỪD 5 Tình huống truyền thông nhóm và các kỹ năng cơ bản: 5 scsccczczxc 5

BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUÁN BỊ HỌP BÁO: 2s c2 ren 6

Khi nào cần tổ chức họp báo: L2 020020 11201111111111111 1111111111111 11 ca 6 Lập KE OCH voce cececececcccccscscscecscscevevevevsvevevsvevssevevesessseavavsvavevavevevevevsvevevevevevevevevees 6 Thông báo và chờ đợi phản hồi từ cơ quan quản lý báo chí bằng văn bản, rà xoát lại địa điệm họp báo ác 2c 2121111112111 112111011101 11211 0111011181 7 Chuẩn bị tập tài liệu nội dung thông tín - 2 22 222122212211 21221221 512 8 Duyệt lại kịch bản và lựa chọn MC: 2 2 20112021111 11111 11111111121 k2 8

BƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO - 5 T212 yeu 9

DOr 3 000 ''ỲỲĂỲĂỲẰĂŸỲễỲỶỶÝÝ 9 Bảo đảm an ninh vả trang thiết bị: - - n1 1121211111111 111 118k 9 Phát biểu trong họp báo -5s- 5c c1 2212111111211211211211211211111 012121 xe 10

BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO - 2s c1 zrrrree 11 KET LUANS oi cecccecsessecssseecsssseeesssseecssseecsseeecsunsecssneecsuiecsranseesniseesniseesiueecsuesesneesnieees 12

MO DAU

1 Ly do chon dé tai:

Với sự xuất hiện liên tục của các sản phẩm và chương trình truyền hình trên các phương tiện truyền thông Thật khó để một sản phẩm vừa mới xuất hiện chiếm được sự chú ý và tin tưởng của người tiêu dùng Đề làm được điều đó, các doanh nghiệp trước tiên phải tìm cách thu hút sự chú ý của báo chí truyền thông, cách

nhanh nhất chính là tổ chức một cuộc họp báo

Vé co ban, họp báo là một hoạt động truyền thông nhóm, được tô chức để phat tán chính thức thông tin và trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông Các cuộc họp báo cũng được công bố để trả lời các vẫn đề về quan hệ công chúng cụ thê Đây là một cách nhanh và hiệu quả để được công chúng và báo giới biết đến

Việc nắm rõ quy trình tổ chức họp báo lả điều cần thiết với mỗi cá nhân hoặc tập

thê nào mong muốn khăng định hình ảnh của mình trong lòng báo chí và công

chúng Sử dụng những kiến thức được học trong quá trình giảng dạy của giảng viên, kết hợp với các lý thuyết trong giáo trình “Truyền thông — Lý thuyết và kỹ năng cơ bản” của nhà xuất bản thông ting và truyền thông, tiêu luận này sẽ trình bày Trình bày ngắn gọn các tình huỗng và kĩ năng truyền thông nhóm và Giới thiệu quy trình tô chức họp báo

Đề tài : Trình bày ngắn gọn các tình huéng va kỹ năng truyền thông nhóm Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo

Kỹ năng tuyền thông nhóm:

Khái niệm:

Là hoạt động truyền thông được thực hiện và tạo ảnh hưởng trong phạm vi từng nhóm và các nhóm xã hội cụ thê Kỹ năng này được chia làm 2 loại là truyền thông I-I nhóm truyền thông trong nhóm

Truyền thông I- I nhóm là hoạt động truyền thông mà nhà truyền thông hướng hoạt động của mình vào một nhóm xã hội nhất định Chăng hạn, một thầy giáo giảng bài cho một lớp học chứ không phải từng người một trong số 30 sinh viên đó chịu ảnh hưởng riêng lẻ của truyền thông Trong khi đó, truyền thông trong nhóm được chia ra làm 2 loại: truyền thông giữa các cá nhân trong nhóm hoặc giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn Dựa vào khái niệm này, sẽ có các ví dụ tương ứng Truyền thông giữa các sinh viên trong một lớp học là truyền thông giữa các cá nhân trong nhóm Trong khi đó truyền thông giữa một tập thê sinh viên báo chí với các 2 sư đoàn bộ

đội thuộc quân khu 7 là truyền thông giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn

Tình huồng truyền thông nhóm và các kỹ năng cơ bản:

e©_ Tổ chức buỗi nói chuyện hoặc trình bày:

Ưu thế:

Ngôn ngữ nói biểu hiện bằng chuỗi âm thanh, tiếp nhận bằng thính giác Mang tính phố biến và hiệu quả thông tin cao Có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh, tinh huống, điều kiện Có thể sử dụng thành ngữ, tục ngữ , các câu châm ngôn đề biêu đạt thông điệp một cách ngắn gọn dễ hiểu mà không cần phải nhiều lời Ngôn ngữ nói có tính truyền cảm và có thê sử dụng các yêu tô phi ngôn ngữ

Han Che:

Ngôn ngữ nói xuất hiện theo thời gian tuyến tính nên nếu không làm chủ được cảm xúc hay lời nói thì sẽ không rút lại các phát ngôn được Nó mang tính thức thời và

dễ bị gián đoạn, có tác động hẹp vả tốc độ truyền tin chậm Ngoài ra một hạn chế

đáng lưu ý nữa là Nếu số lượng người nghe quá đông thì khó lòng thu thông tin và

phản hồi và điều chỉnh cho thích hợp Phụ thuộc nhiều vào chủ đề phát biểu và sức

hấp dẫn trong cách trình bày

QUY TRINH TO CHUC HOP BAO:

BUOC 1: QUA TRINH CHUAN BI HOP BAO:

Khi nào cần tổ chức họp báo:

Người ta cần tô chức họp báo khi có nhu cầu tuyên bố về một vấn đề, một sự kiện quan trọng hay cần tạo ra một sự quan tâm, chú ý của truyền thông và dư luận xã hội về một vấn đề nào đó Những cuộc hợp báo về các sự kiện, các đề tài mang tính

xã hội hấp dẫn nếu được tô chức tốt sẽ trở thành một nguồn tin quan trọng cho hoạt động truyền thông của nhiều cơ quan truyền thông, từ đó tăng ảnh hưởng của truyền thông tới nhiều nhóm xã hội khác nhau Quá trình tô chức họp báo thường theo ba bước

Lập kế hoạch

Trước khi tổ chức họp báo cần lập kế hoạch và xác định mục tiêu của buồi họp báo Việc này sẽ giúp nhà tô chức đễ dàng lựa chọn chủ đề cũng như thông điệp truyền thông truyền tải đến doanh nghiệp, từ đó mới có thể đi đến việc họp với ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc tổ chức Sau đó cần xác định thời lượng ,và khách mời của buổi họp báo Đây là bước rất quan trọng giúp chúng ta năm bắt những nội dung nào là trọng yếu Sau đó cần soạn thảo các văn bản gửi lãnh đạo thường bao gồm: Văn bản PR gửi ban lãnh đạo đề xét duyệt tổ chức họp báo, Kế hoạch và chỉ phí tô chức họp báo bao gồm cả báo đài và các bên liên quan, kịch bản và phân công theo thời gian của họp báo Cần gửi hồ sơ xin phép tô chức họp báo để xin cấp phép từ

Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch, Cục Nghệ Thuật Biểu Diễn và Sở Văn Hóa

Thông Tin Hồ sơ này thường gồm 3 loại giấy tờ: Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu; bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; các giấy

tờ liên quan đến mục đích tổ chức, nội dung chương trình họp báo, chương trình khuyến mãi, giấy phép biểu diễn Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo thường thường được viết theo mẫu như sau: Ở phan dau là “địa danh, ngày, tháng, năm”

và tiêu đề đơn xin phép họp báo ở phần nội dung, phía công ty cần điền những thông tin cá nhân của người đại diện làm đơn và nêu nguyện vọng muốn đề nghị

sở thông tin và truyền thông mở một cuộc họp báo Kế tiếp, cần nếu ngắn gọn Mục đích, nội dung thời gian họp báo, thành phần tham dự và các chỉ tiết kèm theo như ( Tài liệu, hiện vật, chiếu phim) Ở cuối đơn, người làm đơn cần cam kế cam kết thực hiện đúng nội quy và các quy định về tô chức họp báo theo pháp luật hiện

hành rồi ký tên

Thông báo và chờ đợi phản hồi từ cơ quan quản lý báo chí bằng văn bản, rà xoát lại địa điểm họp báo

Dựa vào bản kế hoạch, liên hệ với các cơ báo/đài nào và khách mời sẽ tham dự Gửi họ thư mời và chờ họ phản hồi đề chốt số khách tham gia với phía địa điểm tô chức, từ đó có phương án sửa đối và bô sung vẻ thời gian và không gian cho thích

hợp

Địa điểm tổ chức họp báo góp phần tạo nên sự thành công hay thất bại của buổi họp báo Nó cần phải đáp ứng được các yêu cầu về không gian, như độ rộng và cách trang trí, các trang thiết bị có đáp ứng được nhu cầu của phía tô chức Việc giao thông tới địa điểm có gặp trở ngại gì không, bãi đậu xe có đủ sức chứa phương tiện của khách mời Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn sang trọng luôn là lựa chọn hàng đầu đề đáp ứng những nhu cầu đó Ngoài ra, có thé lựa chọn phòng họp, hội trường của doanh nghiệp/tổ chức nếu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết Sau khi đã xác định được địa điểm, cần đề xuất nó cho ban Lãnh Đạo duyệt đồng thời gửi bảng tông kết các khoản chỉ cho họp báo như giá thuê địa điểm, danh sách thuê mướn và chỉ phí cho các phương tiên nghe nhìn như loa, màn hình Led lớn và các đạo cụ trang trí để được quyết định hoặc điều chỉnh sớm song song với việc lên danh sách khách mời tham dự gồm báo đài , khách VIP và khách bình thường, phía ban tổ chức cũng cần lựa chọn các phương tiện truyền thông đa dạng ( báo chí truyền thống, báo mạng, mạng xã hội .) để có thê truyền tải đúng mục đích và mong muốn của ban tô chức đến khách mời và công chúng Cần chuẩn

bị tài liệu họp báo như tờ rơi và tờ thông cáo báo chí, trình bảy đơn giản, dễ hiểu nhưng đầy đủ thông tin Trước khi diễn ra họp báo, cần xác nhận lại với các nhà

báo, phóng viên, khách mời đề xác nhận sự có mặt của ho tại buôi họp báo, từ đó

có các phương án dự phòng

Chuan bị tập tài liệu nội dung thông tin

Chuẩn bị tài liệu để phát cho các nhà báo tham gia họp báo: Tài liệu họp báo tốt nhất nên trình bảy theo cách đơn giản, dễ hiểu, nhưng vẫn đầy đủ thông tin Quan trọng nhất của buổi họp báo là Thông cáo báo chí Một thông báo báo chí thường bao gồm 3 phần Phần đầu bao gồm tên công ty, số hiệu, địa danh ngày, tháng năm, với tiêu đề là thông cáo bái chí Phần kế tiếp là nội dung của thông cáo báo chí sẽ bao gồm bản tóm tắt sự kiện, tối đa 400 chữ, cần đưa những thông tin liên quan đã được xác minh, có kết quả xử lý, nêu những vấn đề còn tồn đọng, đang chờ xác

minh, giải quyết, nêu lên quan điểm đánh giá, hướng xứ lý, ý kiến và để nghị của

doanh nghiệp Phần cuối cùng là thủ tục kết thúc, gồm họ và tên, chữ ký của giám đốc công ty; đóng dấu của công ty Thông tin liên hệ, liên lạc, nơi nhận và tài liệu

đính kèm ( nếu có)

Duyệt lại kịch ban va lwa chon MC:

Kịch bản cần có đầy đủ chỉ tiết về nội dung, thời gian, nhiệm vụ của từng thành viên được viết vả, lập bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận để tiện trong việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá tiến độ công việc Ngoài ra cần phải lựa chọn MC phù hợp với tính chất buôi hop báo MC phải nhanh nhạy, biết ứng phó với các tình huống xấu có thê xảy ra l tuần trước buổi họp báo, cần cung cấp cho

MC kịch bản chương trình Một đến hai ngày trước buổi họp báo cần trao đôi với

MC những thay đôi ( Nếu có) Trong kịch bản như thứ tự đọc tên các đại biểu, lời chảo mừng và lý do khi mạc chương trình, lý do kết thúc chương trình Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi Những người được giao nhiệm vụ trả lời câu hỏi của nhà bao thi cần được chuẩn bị trước Cần duyệt chương trình với phía MC để chắc rằng họ đã nắm rõ nội dung chương trình và các lưu ý Trong quá trình duyệt hương trình, cần kiểm tra chắn chắn các

trang thiết bị âm thanh ánh sáng hoạt động bình thường, nếu có hư hỏng cần báo ngay cho ban tô chức đề thay mới kíp thời

BƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO

Đón khách

Bộ phận đón khách cần lưu ý phải luôn tươi cười và tận tình hướng dẫn khách mời tham gia sự kiện Bộ phận PG cần hướng dẫn khách làm thủ tục check-in và chia

sẻ trên mạng xã hội đề đạt hiệu ứng truyền thông Riêng với khách VIP và báo chí, cần sắp xếp một khu vực riêng và có nhân viên phụ trách Khi nào họ đến thì nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn họ đến bàn tiếp báo chí và khách vip, hướng dẫn nhà báo điền thông tin và những tài liệu và quà tặng( tiền được đặt trong phong bì, các phần

quà lưu niệm, phiếu giảm giá khi mua sản phẩm của nhà tài trợ ) Nếu j

Sắp xếp riêng khu vực đón tiếp báo chí, nhân viên phụ trách đón tiếp báo chí cần đứng ở bàn tiếp Báo chí (khu vực đón khách, báo chí, khách VIP ) khi nào nhà

báo đến nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn nhà báo đến bàn báo chí, phát tài liệu và lay

thông tin của nhà báo (tên nhà báo, đến từ báo/đài nào, địa chỉ email, số điện thoại ) Nếu vì lý đo gì đó mà không thê gửi tặng được quả lưu niệm trước khi diễn ra buổi họp báo thì cần nhắc với họ là quà sẽ được gửi sau khi họp báo kết thúc

Can dam bao với phía lễ tân của nơi tô chức sự kiện đề họ chuân bị trước đô ăn nhẹ

và nước uông đề phục vụ cho khách mời trong quá trình tô chức sự kiện

Bao dam an ninh và trang thiết bị:

Đảm bảo các thiết bị kỹ thuật hoạt động trơn tru, an ninh được đảm bảo, khả năng trả lời phỏng vẫn của các thành viên ban tô chức Khi phát hiện sự cố phải có biện pháp khắc phục và kịp thời xử lý để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.Các bộ phận can phoi hop nhuan nhuyền, đáp ứng đủ yêu câu về thời gian của sự kiện