Báo cáo kinh tế & pháp chế dược chủ Đề quản trị nhà thuốc

- Có bàn tư vấn thuốc, nơi ngồi chờ và bàn ra thuốc, nơi rửa tay - Có tủ thuốc sắp xếp theo : + Thuốc kê đơn + Thuốc không kê đơn + Thuốc bán lẻ và phân liều + Thực phẩm chức năng + Mỹ p

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC

-o0o -BÁO CÁO KINH TẾ & PHÁP CHẾ DƯỢC

Chủ đề: Quản trị nhà thuốc

Hà Nội – 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

MỤC LỤC 2

I Quản trị nhân sự nhà thuốc 4

1 Tên, địa chỉ doanh nghiệp 4

2 Hồ sơ pháp lý của nhà thuốc 4

3 Cơ sở vật chất 4

4 Hoạt động kinh doanh 5

4.1 Thuận lợi, khó khăn của nhà thuốc 5

4.2 Nội tại: 5

4.3 Nhân sự: 6

4.4 Phân phối của nhà thuốc: 7

II Kỹ năng nhà quản trị cấp cao 9

III Đặt mục tiêu Nhà thuốc 10

IV Chức năng Nhà quản trị cao cấp 11

I Quản trị nhân sự nhà thuốc

1 Tên, địa chỉ doanh nghiệp

- Tên nhà thuốc: Nhà thuốc Minh Ngọc

- Giấy phép kinh doanh: 01E8029349

- Ngày cấp: 04/03/2020.

- Người chịu trách nhiệm về chuyên môn dược: Hoàng Lê Mai Anh

- Trình độ chuyên môn: Dược sĩ đại học.

- Chứng chỉ hành nghề dược số: 04619/CCHND-SYT-HNO do Sở Y tế Hà Nội cấp

ngày 24/02/2020 Nhà thuốc Minh Ngọc 1 đạt chuẩn GPP do Cục Quản Lý Dược, Bộ

Y tế chứng nhận

- Địa chỉ: Số 4 Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội, Hà Nội.

2 Hồ sơ pháp lý của nhà thuốc

- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc

- Chứng chỉ hành nghề dược

- Giấy chứng nhận tham gia đào tạo liên tục của DS PTCM

3 Cơ sở vật chất

Hình 1 Sơ đồ nhà thuốc

- Nhà thuốc có tổng diện tích 30m2, khu trưng bày khoảng 16m2,có địa điểm cố định, riêng biệt, cao ráo thoáng mát

- Thiết kế nhà thuốc kín (có cửa kính), có mái che để đảm bảo thuốc không bị tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời và ổn định nhiệt độ, độ ẩm trong nhà thuốc theo yêu cầu của GPP

- Có bàn tư vấn thuốc, nơi ngồi chờ và bàn ra thuốc, nơi rửa tay

- Có tủ thuốc sắp xếp theo :

+ Thuốc kê đơn

+ Thuốc không kê đơn

+ Thuốc bán lẻ và phân liều

+ Thực phẩm chức năng

+ Mỹ phẩm

- Có điều hòa, nhiệt kế, ẩm kế có hiệu chuẩn, có tủ lạnh để bảo quản thuốc

- Khu vực bán thuốc duy trì nhiệt độ, độ ẩm thích hợp

- Có sổ sách hoặc máy tính để quản lý việc nhập, xuất, tồn trữ, theo dõi số lô, hạn dùng, nguồn gốc của thuốc và các thông tin khác có liên quan,

4 Hoạt động kinh doanh

4.1 Thuận lợi, khó khăn của nhà thuốc

- Đặc điểm:

+ Là nhà thuốc tại khu vực bệnh viện, xung quanh có rất nhiều nhà thuốc như nhà thuốc bệnh viện, nhà thuốc tư nhân,

+ Đối tượng khách hàng chủ yếu: người bệnh thăm khám các cơ sở bệnh viện chiếm 90%, 10% còn lại là khách tại khu vực sinh sống và khách vãng lai

- Thuận lợi: vị trí tập trung đông các bệnh viện, nguồn khách hàng phong phú Tuy

nhiên, sẽ kèm theo những khó khăn là: cạnh tranh với các nhà thuốc khu vực, tệp khách hàng đến 75% sẽ luôn thay đổi, dữ liệu khách hàng thân thiết là ít

- Giải pháp:

+ Tên cửa hàng được in rõ ràng, dễ nhìn

+ Cơ sở vật chất, tủ thuốc cần được thường xuyên lau chùi, sắp xếp gọn gàng + Giá thành, mẫu mã thuốc đa dạng, uy tín, phù hợp với nhiều phân khúc khách hàng

4.2 Nội tại:

- Vốn kinh doanh: 2 tỷ

- Doanh thu bình quân tháng trong năm 2023: 200 triệu VNĐ/tháng.

- Chi phí: mặt bằng, nhân viên, hàng hóa, thuế, các chi phí duy trì cửa hàng,…

- Lợi nhuận sau khi trừ các chi phí (tiền lương nhân viên, mặt bằng, thuế, ): 25%

- Ngành nghề kinh doanh: Dược phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, hoá mỹ phẩm

4.3 Nhân sự:

- Cơ cấu tổ chức nhân sự:

- Nhà thuốc hiện nay gồm có tổng 6 chủ nhà thuốc, nhân viên Bao gồm như sau:

+ Chủ nhà thuốc: ThS DS.Hoàng Lê Mai Anh Chịu trách nhiệm chuyên môn

về dược, phụ trách về bảo đảm chất lượng và công tác dược lâm sàng của nhà thuốc

+ Nhân viên bán hàng là trung cấp dược, có chứng chỉ hành nghề Chịu trách nhiệm về tư vấn, bán hàng Có kinh nghiệm bán hàng từ 2 năm trở lên

● Dược sĩ Lương Khánh Linh

● Dược sĩ Lê Công Nam

● Dược sĩ Nguyễn Việt Hà

● Dược sĩ Nguyễn Thị Thu Chúc + Nhân viên kho: Lê Đình Nam Có trình độ Trung cấp dược,Chịu trách nhiệm nhập, xuất, bảo quản hàng hóa theo đúng quy trình, Thực hiện các công việc khác được giao, báo cáo công việc theo yêu cầu của chủ nhà thuốc Có kinh nghiệm kiểm hơn 1 năm

+ Nhân viên CSKH: Lê Ngọc Anh, trình độ trung cấp dược Chịu trách nhiệm tư vấn các sản phẩm cho khách hàng, tiếp nhận những phản hồi, báo cáo và làm

việc trực tiếp với Chủ nhà thuốc Và lên đơn đối với các khách hàng mua online: thuốc, TPCN, thiết bị Y tế

- Nhà thuốc hoạt động từ 6h30p đến 23h00p hàng ngày kể cả chủ nhật và ngày lễ Tết

và các dịp đặc biệt sẽ có thông báo riêng Nhân viên có thể thực hiện xoay ca theo nhu cầu, đăng ký ca vào chủ nhật hàng tuần, đảm bảo 7 ca/tuần

- Nhân viên bán hàng:

+ Ca 1: 6h30-16h/ Ca 2: 15h - 23h: Áp dụng cho nhân viên toàn thời gian tại Nhà thuốc

+ Bảng dự kiến đăng ký ca làm việc đối với nhân viên bán hàng

Thời gian Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật

Ca 1: 6h30

-16h Linh, Hà Linh, Hà Linh, Hà Linh, Hà Linh, Hà Linh, Hà Linh, Hà

Ca 2:

15h-23h

Nam, Chúc

Nam, Chúc

Nam, Chúc

Nam, Chúc

Nam, Chúc

Nam, Chúc

Nam, Chúc

- Áp dụng với nhân viên kho: 8h30 - 17h00, tất cả các ngày trong tuần Thực hiện nhập hàng, kiểm tra chất lượng

- Nhân viên CSKH: 9h00 - 20h00, thực hiện online tại nhà, hoặc offline tại Nhà thuốc CSKH: Tiếp nhận thông tin, phản hồi về chất lượng dịch vụ, sản phẩm, thái độ nhân viên,…

- Chủ nhà thuốc: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị trung gian, nhà quản trị cơ sở

+ Chủ nhà thuốc là nhà quản trị cấp cơ sở vì: dưới chủ nhà thuốc không có nhà quản trị nào nữa, mà chỉ có người bị trị

+ Chủ nhà thuốc là nhà quản trị cấp cao vì: chủ nhà thuốc là người tìm ra các phương hướng phát triển cho nhà thuốc, tìm nguồn hàng uy tín, đảm nhận các vai trò đối nội, đối ngoại, và là người quyết định hướng đi của nhà thuốc

4.4 Phân phối của nhà thuốc:

- Cách thức bán hàng:

+ Trực tiếp: 90%

+ Online (chủ yếu là khách hàng thân quen): 10%

=> Tập trung vào việc bán hàng trực tiếp tại nhà thuốc, chỉ bán online cho các đối tượng là khách hàng lâu năm

- Mặt hàng:

+ Thuốc theo đơn: 60%

+ Thuốc không theo đơn: 20%

+ Thực phẩm chức năng: 10%

+ Thiết bị y tế: 10%

=> Nhà thuốc đặt gần các bệnh viện nên tập trung phát triển vào thuốc bán theo đơn nhằm đảm bảo cung ứng đủ nguồn thuốc cho các khách hàng từ các bệnh viện

- Nguồn hàng:

+ Thuốc ngoại: 70%

+ Thuốc nội: 30%

- Nhà cung cấp:

+ Trong nước: các công ty dược phẩm như Nam Hà; Traphaco, Dược phẩm TW 1; công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây; Công ty cổ phần Dược, trang thiết bị Bình Định

+ Nước ngoài: công ty dược phẩm Bayer, công ty dược phẩm Novartis, công ty dược phẩm Pfizer,

- Tệp khách hàng:

+ Khách hàng đổ ra từ các bệnh viện: 75%

+ Người dân xung quanh khu dân cư: 20%

+ Khách hàng ở khu vực khác: 5%

=> Nhà thuốc định hướng phục vụ nguồn khách hàng chủ yếu đổ ra từ các bệnh viện xung quanh khu vực (Bạch Mai, Nhiệt đới TW, Tai mũi họng TW, Da liễu TW….)

Cạnh tranh:

- Các chuỗi nhà thuốc trong khu vực như Long Châu, Long Tâm , Pharmacity,

- Các nhà thuốc xung quanh khu vực

II Kỹ năng nhà quản trị cấp cao

Chủ nhà thuốc Hoàng Lê Mai Anh

Kỹ năng tư duy - Tầm nhìn, định hướng phát triển nhà thuốc: tăng trưởng

doanh thu thêm 5%/năm

+ Mở rộng kênh kinh doanh: xây dựng kênh tiktok về các chủ đề bệnh học, kèm tư vấn online, kênh mua hàng trực tuyến, ship thuốc/TPCN tận nhà

+ Đa dạng nguồn nhập hàng: thuốc nội, thuốc ngoại phù hợp với nhiều phân khúc khách hàng khác nhau

- Phát triển thêm hệ thống các nhà thuốc

Kỹ năng giao tiếp Đối ngoại:

- Với các cơ quan chính quyền: đảm bảo các vấn đề về an ninh nhà thuốc khi thực hiện quá trình kinh doanh; các vấn đề thanh tra, kiểm tra cơ sở kinh doanh nhà thuốc

- Với đối tác: Xây dựng quan hệ tốt với các nhà cung cấp

- Với khách hàng: chăm sóc, tư vấn các mặt mặt hàng phù hợp với nhu cầu và bản thân khách hàng

Đối nội :

- Với nhân viên: Chia sẻ, động viên nhân sự, có chế độ lương thưởng để nhân viên hết mình với nghề

Kỹ năng chuyên môn - Kỹ năng bán hàng, marketing,

- Kỹ năng về chuyên môn ngành dược: bán hàng theo đơn,

tư vấn các sản phẩm không cần đơn, cập nhật các thông

tư quy định, và các thông tin mới về thuốc

III Đặt mục tiêu Nhà thuốc

1 Mục tiêu ngắn hạn (1 năm)

- Mục tiêu: Đạt doanh số 2 tỷ 568 triệu đồng trong năm 2024

- Phân tích mục tiêu theo SMART:

+ Cụ thể (S): Trong năm 2024, nhà thuốc phấn đấu đạt được doanh số tối thiểu

2 tỷ 568 triệu đồng/năm, tức trung bình doanh số vào khoảng 214 triệu đồng/tháng

+ Đo lường được (M): Mục tiêu đề ra được gắn với doanh số cụ thể là 2 tỷ 568

triệu đồng/năm

+ Tính khả thi (A): Doanh thu đạt được trong năm vừa qua trung bình đạt 200

triệu đồng/tháng; nhà thuốc nằm ở vị trí trung tâm thành phố, có nhiều bệnh viện lớn, có dân cư đông đúc; kiến thức chuyên môn, khả năng giao tiếp tư vấn của nhân viên nhà thuốc được đào tạo bài bản; chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng (thái độ niềm nở, nhiệt tình, kiên trì, cụ thể, giới thiệu các sản phẩm mới, an toàn, hiệu quả tới người tiêu dùng); nguồn hàng được đảm bảo chất lượng với giá thành cạnh tranh

+ Thực tế (R): Trong năm 2023, doanh số hàng tháng tăng ổn định trung bình

200 triệu đồng/tháng, tạo được uy tín trong khu vực và có lượng khách hàng trung thành ổn định; vị trí nhà thuốc ở nơi có tiềm năng khách hàng

+ Thời gian (T): Từ tháng 1/2024 đến hết tháng 12/2024.

2 Mục tiêu trung hạn (5 năm)

- Mục tiêu:

+ Mở rộng mạng lưới phân phối: mở thêm 2 nhà thuốc ở Đê La Thành và Yên Lãng - Thái Thịnh

+ Doanh thu nhà thuốc tại chi nhánh ở Phương Mai đạt trung bình 300 triệu đồng/tháng

- Phân tích mục tiêu theo SMART:

+ Cụ thể (S): Trong vòng 5 năm mục tiêu đề ra, mở thêm 2 nhà thuốc ở Đê La

Thành và Yên Lãng - Thái Thịnh, đạt mục tiêu trung bình tháng ở chi nhánh Phương Mai đạt 300 triệu đồng/tháng

+ Đo lường được (M): Mục tiêu đề ra được gắn với số lượng chi nhánh mở

thêm là 2 chi nhánh với doanh thu cụ thể đã được đề cập ở trên

+ Tính khả thi (A): Dựa vào việc những mục tiêu ngắn hạn (1 năm) và mục tiêu

trung hạn (5 năm) được đề ra từ những giai đoạn trước đều đã đạt được và nhà thuốc có: tiềm lực về kinh tế, độ uy tín với khách hàng

+ Thực tế (R): Có vốn dự trữ 2 tỷ đồng; hai địa bàn ở Đê La Thành, Yên Lãng

-Thái Thịnh là những môi trường kinh doanh tiềm năng (cạnh các bệnh viện lớn, tập trung đông dân cư) ; doanh thu qua các năm duy trì ổn định và tăng trưởng; sự uy tín của nhà thuốc đã được xây dựng ở trên địa bàn Phương Mai

và các khu vực lân cận

+ Thời gian (T): Từ tháng 1/2024 đến hết tháng 12/2029.

IV Chức năng Nhà quản trị cao cấp

Hoạch định

- Tổng quát: Tăng doanh thu trung bình hàng tháng; xây dựng uy tín và đảm bảo chất lượng của nhà thuốc

Tổ chức

- Đối với chủ nhà thuốc:

+ Tăng doanh thu, lợi nhuận, nâng cao chuyên môn của quản lý và nhân viên; lập kế hoạch cung ứng thuốc đảm bảo số lượng và chất lượng; lập kế hoạch ngân sách, dự toán hàng năm của nhà thuốc; kế hoạch mở rộng mạng lưới phân phối thuốc

+ Giải quyết các vấn đề về đối nội, đối ngoại (với nhân viên, với các

cơ quan cung ứng thuốc, )

- Yêu cầu của chủ nhà thuốc với nhân viên:

+ Tuân thủ quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng

+ Thống kê doanh số theo ngày tháng

+ Làm việc có trách nhiệm: đúng giờ, đúng ca

+ Báo cáo vấn đề cần giải quyết với chủ nhà thuốc (nếu có)

- Chiến lược: Chế độ lương thưởng, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên; chính sách thu hút khách hàng tiềm năng (bảng tên nhà thuốc to, rõ thu hút khách hàng, thuốc được sắp xếp khoa học, nhân viên niềm nở,

trang phục chỉnh tề); chính sách giữ chân khách hàng trung thành (khuyến mãi, tích điểm); giám sát hoạt động của nhà thuốc (doanh thu hàng ngày, hệ thống quản lý hàng hóa, )

Lãnh đạo

- Xây dựng mối quan hệ với các cơ quan chức năng như Sở Y tế, UBND quận, thanh tra,…

- Đưa ra quy định bán hàng và chăm sóc khách hàng:

+ Lưu thông tin khách hàng và sản phẩm khách hàng thông qua phần mềm trên máy tính

+ Tư vấn về sử dụng thuốc

+ Kế hoạch để mở nhà thuốc mới: địa điểm, nhân viên, thúc đẩy doanh số, xác định khách tiềm năng trong khu vực

- Truyền đạt những yêu cầu của chủ nhà thuốc với nhân viên

- Nhập những nguồn hàng chất lượng, tăng nhập những sản phẩm phù hợp với thị trường xung quanh Kiểm soát bằng phần mềm nhà thuốc

- Khi mở thêm nhiều chi nhánh: uỷ quyền cho quản lý để quản lý cấp dưới

- Có các chính sách thưởng cho nhân viên, quản lý (đối với mở chi nhánh): thưởng quản lý 1% tổng doanh số nếu đạt mục tiêu tổng doanh số hàng tháng, thưởng 2% đối với mỗi đơn hàng thực phẩm chức năng trên 500 nghìn đồng

- Có chính sách giữ chân khách hàng: tặng quà, tích điểm

Kiểm tra

- Tách hoạt động nhập hàng và bán hàng tại nhà thuốc ra để phân tách trách nhiệm và giảm thiểu sai sót và thất thoát: Nhân viên kho sẽ nhập các phiếu mua hàng, nhân viên sẽ bán hàng và nhập các phiếu bán hàng theo ca của mình Báo cáo doanh số trên phần mềm quản lý của nhà thuốc

- Kiểm kê phải tiến hành định kỳ 3 tháng 1 lần Nếu có sai sót về hàng hóa xảy ra ở phần bán hàng thì nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù

- Quản lý dòng tiền phải thực hiện trên sổ sách giao ca cho tất cả những phần tiền thừa, tiền thiếu, tiền trả nhà cung cấp và phải được ký nhận bởi những người liên quan để đối chiếu khi cần

- Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc Moss để kiểm soát số lượng và tình trạng hàng hoá