1.2.2 Nhận diện và phân loại chi phí phục vụ quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp xây lắp Để thuận tiện cho công tác quản lí, hạch toán, kiểm tra chi phí cũng như phục vụ cho việc
3
Kế toán quản trị trong mối quan hệ với kế toán quản trị chi phí
1.1.1 Những vấn đề chung về kế toán quản trị
Ngày nay, với nhu cầu ngày càng tăng về thông tin phục cho việc quản lý cũng như khả năng cung cấp thông tin đã trực tiếp thúc đẩy sự ra đời của kế toán quản trị
Kế toán quản trị không những cung cấp thông tin cho các nhà quản trị cấp cao để ra quyết định kinh doanh, quyết định đầu tư và sử dụng các nguồn lực mà còn cung cấp cả các thông tin về mặt kỹ thuật để các nhà quản lý thừa hành sử dụng thực thi trách nhiệm của mình
Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị Trong nền kinh tế ngày nay, kế toán quản trị được xem như là một trong những công cụ phục vụ hữu hiệu nhất cho quản lí nội bộ doanh nghiệp
1.1.2 Lý luận chung về kế toán quản trị chi phí
1.1.2.1 Bản chất và đặc điểm của kế toán quản trị chi phí
Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong kế toán quản trị doanh nghiệp, bất kể doanh nghiệp đó có quy mô như thế nào Đối với các nhà quản lý mối quan tâm hàng đầu luôn là chi phí, bởi chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận (Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí), lợi nhuận thu được nhiều hay ít phụ thuộc vào chi phí của doanh nghiệp Vậy nên vấn đề đặt ra là làm sao có thể kiểm soát được chi phí một cách hợp lý
Mục đích của kế toán quản trị chi phí là cung cấp thông tin thích hợp về chi phí, kịp thời cho việc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp Vì vậy, đối với kế toán quản trị chi phí không đơn thuần nhận thức như kế toán tài chính, mà chi phí còn được nhận thức theo cả khía cạnh nhận diện thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh
1.1.2.2 Chức năng của kế toán quản trị chi phí
Trách nhiệm của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp là điều hành và quản lý các mặt hoạt động của doanh nghiệp Các chức năng cơ bản của quản lý doanh nghiệp, tất cả các vấn đề xoay quanh vấn đề “ra quyết định” Để quản lý và ra quyết định đối với các tình huống thì cần phải có thông tin Chức năng cơ bản của quản lý được khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Các chức năng cơ bản của quản lí
Qua sơ đồ này, có thể thấy sự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định
Như vậy, để làm tốt các chức năng quản lí, nhà quản trị phải có thông tin cần thiết để có thể ra quyết định đúng đắn Kế toán quản trị là nguồn chủ yếu cung cấp nhu cầu thông tin đó.
Nội dung kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp xây lắp
1.2.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp
1.2.1.1 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây lắp
Doanh nghiệp nhận thầu xây lắp là các tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân và có đủ điều kiện để thực hiện các hợp đồng xây dựng, gọi chung là nhà thầu, theo yêu cầu của một doanh nghiệp khác hay của một cơ quan chức năng của Nhà nước, gọi chung là khách hàng Hoạt động sản xuất của doanh nghiệp xây lắp chỉ được thực hiện khi có đơn đặt hàng của người giao thầu
Hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà thầu có đặc điểm chủ yếu sau:
- Nhà thầu thực hiện các hợp đồng xây dựng đã ký với khách hàng sau khi trúng thầu hoặc chỉ định thầu Đánh giá thực hiện kế hoạch
Kiểm tra – đánh giá hoạt động Lập kế hoạch
Ra quyết định Tổ chức thực hiện
- Nhà thầu thi công xây dựng công trình với đặc điểm, tiêu chuẩn kỹ thuật riêng biệt đã được xác định cụ thể, chi tiết trong hồ sơ kỹ thuật đã duyệt
- Giá trị dự toán có thể được lập cho từng công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây lắp hoàn thành Kỳ tính giá thành tùy thuộc phương thức thanh toán được thỏa thuận giữa nhà thầu và khách hàng trong hợp đồng xây dựng
- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất
- Nhà thầu có thể tổ chức thêm bộ phận xấy lắp phụ, bộ phận sản xuất phụ
1.2.1.2 Đặc điểm sản phẩm xây lắp
Thứ nhất , sản phẩm xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ
Mỗi sản phẩm xấy lắp đều có thiết kế, cấu trúc, địa điểm xây dựng khác nhau Vì vậy, mỗi sản phẩm đều có yêu cầu về tổ chức quản lí, thi công phù hợp với từng công trình có như vậy việc thi công mới mang lại hiệu quả cao Chi phí đưa vào quá trình thi công giữa các công trình hoàn toàn khác nhau bởi sản phẩm có tính đơn lẻ, được xây dựng ở những địa điểm với các điều kiện thi công khác nhau
Thứ hai , đối tượng sản xuất xây dựng cơ bản thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thi công tương đối dài
Các công trình xây dựng thường có thời gian thi công kéo dài, sử dụng nhiều vật tư, nhân công xã hội, vì vậy khi lập kế hoạch xây dựng cần phải cân nhắc các vấn đề về tiền vốn, vật tư, nhân công Việc theo dõi, giám sát quá trình thi công để đảm bảo chất lượng công trình cũng như sử dụng vốn tiết kiệm Kỳ tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp xây lắp thường không xác định theo như doanh nghiệp sản xuất mà được xác định khi công trình hoàn thành hoặc bàn giao theo quy ước Việc xác định đúng giá thành sẽ đem lại lợi ích to lớn trong quá trình quản lí thi công công trình và sử dụng đồng vốn đạt hiệu quả cao nhất
Thứ ba , quá trình sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp thường diễn ra ngoài trời chịu sự tác động trực tiếp của các yếu tố thuộc về điều kiện tự nhiên
Trong quá trình thi công cần có công tác quản lí lao động, vật tư chặt chẽ đảm bảo thi công đúng tiến độ khi điều kiện thời tiết thuận lợi Điều kiện thời tiết không thuận lợi sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng cũng như tiến độ thi công và các thiệt hại phát
6 sinh khác, do đó doanh nghiệp cần có kế hoạch, công tác tổ chức quản lí sao cho thật phù hợp
Thứ tư , sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động Sau khi hoàn thành cơ bản công trình này, sẽ có sự điều chuyển sang công trình khác
Luôn phải khảo sát, điều tra thật kĩ về điều kiện địa chất, nước, kinh tế tại địa bàn thi công Bởi vì sau khi công trình đi vào sử dụng thì không thể di dời, cho nên cần nghiên cứu các điều kiện về nguồn cung nguyên vật liệu, lực lượng lao động, giao thông để đảm bảo thuận lợi khi công trình đi vào hoạt động sau này Địa điểm thi công khác nhau làm doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí điều động, chi phí về xây dựng các công trình tạm thời cho máy móc, nhân công Cũng do đặc điểm đó mà đơn vị xây lắp thường sử dụng lao động thuê tại nơi thi công công trình để giảm bớt chi phí di dời
Thứ năm , sản phẩm được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước, do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm thể hiện không rõ
1.2.1.3 Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp
Chi phí xây dựng công trình là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kĩ thuật công trình Do đặc điểm của quá trình sản xuất và quá tình xây dựng nên mỗi công trình có chi phí xây dựng riêng được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây dựng
Trong chi phí xây dựng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn Một vài loại nguyên vật liệu rất dễ bị hư hỏng, hao hụt tùy thuộc vào thời tiết, khí hậu nên dễ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, do đó cần chú ý đến biện pháp bảo quản, kiểm soát tránh hư hỏng mất mát Chi phí nhân công thường chiếm khoảng 15-20% trong tổng chi phí sản xuất tùy theo từng công trình sử dụng nhiều lao động tay nghề cao hay thấp Chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ trọng cao hay thấp tùy thuộc vào biện pháp thi công từng công trình Vì thời gian thi công dài nên việc theo dõi chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở công ty không chỉ dừng lại ở việc tập hợp và theo dõi chi phí phát sinh trong năm tài chính mà còn phải theo dõi chi phí phát sinh, giá thành và doanh thu lũy kế qua các năm kể từ khi công trình bắt đầu khởi công đến thời điểm hiện tại
1.2.2 Nhận diện và phân loại chi phí phục vụ quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp xây lắp Để thuận tiện cho công tác quản lí, hạch toán, kiểm tra chi phí cũng như phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh, chi phí sản xuất kinh doanh cần phải được phân loại theo nhiều tiêu thức phù hợp
Tiêu thức phân loại Các loại chi phí Mục đích
Theo chức năng hoạt động - Chi phí sản xuất
- Chi phí ngoài sản xuất
Phục vụ cho kế toán tài chính, chi phí sản xuất
Theo mối quan hệ giữa chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính
Theo khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng kế toán chi phí
Phục vụ trong việc lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định Theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động
- Chi phí khả biến (biến phí)
- Chi phí bất biến (định phí)
- Chi phí hỗn hợp Theo thẩm quyền ra quyết định
- Chi phí kiểm soát được
- Chi phí không kiểm soát được
Theo yêu cầu sử dụng trong lựa chọn các phương án
Phục vụ trong việc lựa chọn dự án đầu tư
Bảng 1.1 Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong kế toán quản trị
Mỗi cách phân loại đều cung cấp thông tin thích hợp cho nhà quản trị doanh nghiệp ở các mức độ khác nhau để phục vụ cho việc ra quyết định
1.2.2.1 Phân loại chi phí xây lắp phục vụ cho kế toán tài chính, chi phí sản xuất
25
Khái quát về Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên
2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty
Tên chính thức đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ SỬA CHỮA ĐƯỜNG BỘ PHÚ YÊN
Cấp chủ quản: KHU QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ 5 – CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM Trụ sở chính: Số 83 Lê Trung Kiên, phường 1, TP Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên Điện thoại: (0257).3825.185
Ngày bắt đầu hoạt động: 24/04/2014
Tài khoản: 5901 0000 000010 Tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Phú Yên Vốn điều lệ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 15.000.000.000 VND Vốn góp thực tế ngày 31/12/2020: 15.000.000.000 VND
2.1.2 Tóm tắt sự ra đời và phát triển của công ty
Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên tiền thân là Công ty TNHH MTV QL&SC Đường bộ Phú Yên thuộc sở hữu Nhà nước và là đơn vị thành viên của Tổng công ty Xây dựng Công trình giao thông Công ty TNHH MTV QL&SC Đường bộ Phú Yên là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước trực thuộc Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5 Tiền thân là Đội Thanh niên xung phong 75 (thuộc Ban xây dựng 67) được thành lập tháng 4 năm 1967
Năm 1975 Miền Nam hoàn toàn giải phóng - Đội Thanh niên xung phong 75 được đổi tên thành Công ty đường 75
Tháng 6 năm 1982 Công ty đường 75 sáp nhập với Công ty Kiến Trúc
Tháng 4 năm 1983 Công ty đường 75 được đổi tên thành Xí nghiệp đường sắt
Tháng 03 năm 1989 Xí nghiệp đường sắt 502 được đổi tên thành Xí nghiệp giao thông
Ngày 08 tháng 12 năm 2009 Bộ GTVT có Quyết định số 3673/QĐ-BGTVT về việc chuyển Công ty QL&SC Đường bộ Phú Yên, công ty nhà nước thuộc Cục đường bộ Việt Nam thành công ty TNHH MTV Quản lý và sửa chữa đường bộ Phú Yên
Ngày 25 tháng 7 năm 2012 Bộ GTVT có quyết định số 1742/QĐ-BGTVT về việc chuyển doanh nghiệp về làm đơn vị thành viên Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5
Ngày 04 tháng 10 năm 2013 Bộ GTVT có quyết định số 1742/QĐ-BGTVT về việc phê duyệt phương án và chuyển Công ty TNHH Một Thành Viên QL&SC Đường Bộ Phú Yên thuộc thành Công ty cổ phần.Công ty chính thức chuyển sang hình thức công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4400118162 được cấp lần đầu ngày 24 tháng 04 năm 2014 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Yên cấp
2.1.3 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
Công ty CP QL&SC Đường Bộ Phú Yên tham gia vào các với các lĩnh vực sau: Xây dựng, quản lý, bảo dưỡng giao thông đường bộ, dịch vụ thu phí cầu đường, đường sắt, hệ thống thủy lợi, dân dụng; Khai thác đá, cát, sỏi; Sản xuất bê tông, cốt thép cho xây dựng; Bảo dưỡng, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công; Kinh doanh, mua bán xăng dầu và các sản phẩm khác có liên quan; Tư vấn và đánh giá hồ sơ mời thầu, giám sát thi công công trình giao thông; tư vấn khảo sát, thiết kế, tư vấn giám sát; Lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng; Mua bán máy móc ngành xây dựng, vật tư, thiết bị lắp đặt
- Nhận xây dựng, quản lý, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng 135,5 km đường (Trong đó QL1: 105,5 Km, QL1D: 14 Km, đường Trường Sơn Đông: 20 Km với 32 cầu/3740,68md) trên địa bàn tỉnh Phú Yên và các ngành nghề khác được Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Yên cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4400118162, ngày 24-4-2014;
- Khắc phục mọi khó khăn trong giao thông đường bộ, bảo đảm giao thông luôn được thông suốt và an toàn
2.1.3.3 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên là một đơn vị gắn bó lâu dài với sự trưởng thành của ngành giao thông vận tải tại tỉnh Phú Yên Là một đơn vị luôn hoàn thành xuất sắc công việc được giao cho dù ở bất kỳ giai đoạn lịch sử nào Có nhiều đóng góp quan trọng trong việc khôi phục và xây dựng ngành giao thông vận tải
2.1.3.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Doanh thu xây dựng công trình
Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Bảng 2.1 Cơ cấu ngành hàng của Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú
Bảng trên cho thấy doanh thu của công ty chủ lực là đến từ lĩnh vực xây lắp
Doanh thu từ sản phẩm xây lắp được thể hiện ở bảng qua các năm (2018 - 2020) luôn chiếm hơn 95% trên tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Các công trình của công ty một số được chủ đầu tư (thường là Nhà nước) chỉ định thi công, một số phải đi đấu thầu để nhận được thầu rồi tiến hành thi công Khi được chỉ định hoặc đấu thầu thành công, công ty thi công theo các cách thức sau:
- Khoán cho đội/ xí nghiệp trực thuộc công ty theo dự toán nội bộ: Bên được giao khoán nhận phần kinh phí được cấp cụ thể như sau: Được hưởng 100%
Chi phí NCTT, từ 20 – 30% chi phí sản SXC theo dự toán nội bộ, căn cứ trên dự toán A – B được duyệt, còn lại các khoản mục chi phí chủ yếu như chi phí
NVLTT, chi phí sử dụng MTC,… thì được cung cấp và quản lí bởi công ty
- Khoán gọn công trình: Là giao khoán toàn bộ dự toán cho bên thi công, tùy thuộc tính chất của mỗi công trình mà công ty có thể chỉ giữ lại từ 10 – 30% tổng giá trị công trình
2.1.4 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lí
Quan hệ điều hành Quan hệ giám sát Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy công ty Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm các các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực nhất của công ty
Hội đồng quản trị: Là nơi có trách nhiệm giám sát hoạt động của giám đốc và các quản lí khác trong công ty
Ban Giám đốc: Giám đốc chỉ đạo thực hiện kế hoạch công ty, Phó giám đốc điều hành công ty dưới sự ủy quyền và phân công của Giám đốc
Ban kiểm soát: Giám sát công tác điều hành, hoạt động các phòng trong công ty
Phòng Tổ chức – Hành chính: Đây là nơi tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự và là nơi lưu trữ văn thư hành chính
Phòng Kế hoạch – Tài chính: Thực hiện công tác lập hồ sơ thầu, đấu thầu, nhận thầu Tham mưu việc điều động nội bộ và giá dự thầu cho ban lãnh đạo Đây cũng là nơi cân đối vốn cho công ty, nơi kiểm tra hướng dẫn về mặt tài chính và là nơi lập, tổng hợp BCTC
Thực trạng về KTQT CPSX tại Công ty CP QL&SC đường bộ Phú Yên
Công ty CP QL&SC Đường bộ tỉnh Phú Yên vẫn chưa có bộ phận KTQT độc lập Hoạt động liên quan tới xây dựng định mức và lập dự toán đều được phòng Kế hoạch - Tài chính tiến hành Công ty có ban kiểm soát để giám sát hoạt động Các nội dung khác trong phạm vi công việc của KTQT chi phí được tiến hành xen kẽ ở công ty
2.2.2.1 Đặc điểm và phân loại chi phí tại công ty
Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, gồm các loại chi phí sau:
- Chi phí sử dụng MTC
2.2.2.2 Thực trạng công tác xây dựng định mức và lập dự toán chi phí trong công ty
Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên nhận một số công trình thông qua việc đấu thầu, một số khác được giao khi chủ đầu tư chỉ định thầu Với trường hợp đấu thầu công trình, khi nhận được thư mời thầu, công ty tiến hành đăng kí mua hồ sơ dự thầu Bảng dự toán được lập bởi nhân viên phòng Kế hoạch – Tài chính đính kèm với hồ sơ dự thầu Đôi khi việc nhận một công trình nào đó sẽ do chủ đầu tư chỉ định, lúc này bảng dự toán chi phí sẽ là hồ sơ đề xuất tài chính Để có thể hiểu thêm về việc xây dựng định mức cũng như lập dự toán của công ty, đề tài sẽ trình bày về gói thầu Bảo dưỡng Đoạn Km1306+000 – Km1316+500,
Quốc lộ 1 để minh họa
Chủ đầu tư (Nhà nước) chỉ định Công ty CP Quản lý Và Sửa chữa Đường bộ Phú Yên thầu toàn bộ công trình Bảo dưỡng Đoạn Km1306+000 – Km1316+500, Quốc lộ 1, vì vậy không tiến hành quá trình đấu thầu như bình thường Công ty nhận công trình rồi lập bảng dự toán chi phí để đề xuất tài chính với chủ đầu tư
Về công tác xây dựng định mức cũng như lập dự toán Công ty dùng phần mềm dự toán ETA 3.1.3.28 để lập dự toán
Bước 1: Tạo hồ sơ, tra định mức, đơn giá
Phòng Kế hoạch đăng nhập vào phần mềm ETA rồi bắt đầu lập dự toán mới cho công trình Cập nhật đơn giá, định mức mới nhất của tỉnh Phú Yên Bộ Xây dựng đã có những quy định rất cụ thể và chuẩn xác liên quan đến định mức vật tư, nhân công, MTC công trình của một phần hành công việc cụ thể Đơn giá vật liệu dựa vào các Quyết định của UBND tỉnh Phú Yên
Công ty áp dụng các văn bản sau để xây dựng định mức và lập dự toán chi phí trong công ty:
- Định mức về lượng: Đã được Bộ Xây Dựng thiết kế theo từng hạng mục, định mức dự toán xây dựng ban hành kèm Thông tư số 10/2019/TT-BXD
+ Đơn giá nguyên vật liệu: Theo Thông báo công bố giá vật liệu xây dựng hàng tháng tỉnh Phú Yên, thông báo này phải phù hợp với thời điểm lập dự toán xây dựng được Liên Sở Tài Chính – Xây Dựng công bố và dựa trên phần báo giá của các đại lí, nhà cung cấp trên địa bàn tỉnh Phú Yên
+ Đơn giá nhân công xây dựng: Theo Phụ lục I, kèm theo Thông báo Hướng dẫn lập dự toán xây dựng công trình trên địa bàn tỉnh Phú Yên (được xác định trên cơ sở mức lương cơ sở đầu vào theo Thông báo số 299/TB-UBND ngày 15/05/2018 của UBND tỉnh Phú Yên)
+ Đơn giá máy thi công: Theo Phụ lục II, kèm theo Thông báo Hướng dẫn lập dự toán xây dựng công trình trên địa bàn tỉnh Phú Yên (được xác định trên cơ sở nguyên giá để tính giá ca máy và thiết bị thi công xây dựng công bố kèm theo Quyết định số 167/QĐ-SXD ngày 01/11/2016 của Sở Xây dựng) để xác định giá ca máy và thiết bị thi công theo Thông tư số 11/2019/TT-BXD
Bước 2: Chọn mã hiệu đơn giá, tìm kiếm mã hiệu đơn giá nhập khối lượng vào bảng tiên lượng trên ETA
Từ hồ sơ chỉ định nhận thầu, phòng kế hoạch dựa vào bảng công việc tiến hành nhập số liệu vào phần mềm theo phần hành công việc
Bảng 2.2 Đơn giá chi tiết công trình Bảo dưỡng Đoạn Km1306+000 – Km1316+500, Quốc lộ 1
(Nguồn Phòng Kế hoạch – Tài chính)
Trước khi thi công, công ty dùng Excel lập một bảng dự toán nội bộ gửi cho đơn vị thi công Bảng dự toán nội bộ với kết cấu giống như bảng dự toán thông thường, tuy nhiên bảng dự toán này không áp dụng đơn giá theo các văn bản của Liên sở Tài chính – Xây dựng mà theo đơn giá gốc tại thời điểm lập dự toán, về lượng cũng không áp dụng theo định mức đã được quy định mà theo khối lượng hao phí của từng loại chi phí ở mỗi hạng mục Bảng dự toán nội bộ này bao gồm cả phần chênh lệch giữa hai thời điểm lập dự toán nội bộ và ban hành bộ đơn giá, đây là thông tin mà cấp trên cần khi ra quyết định
Bảng 2.3 Tổng hợp dự toán nội bộ công trình Bảo dưỡng Đoạn Km1306+000 –
Km1316+500, Quốc lộ 1 (Nguồn Phòng Kế hoạch – Tài chính)
2.2.2.3 Thực trạng kế toán chi phí hoạt động và tính giá thành sản phẩm Để xác định chi phí từng công trình hay hạng mục công trình công ty tổ chức quản lí chi phí và vận dụng phương pháp kế toán Đề tài trích dẫn công trình Bảo dưỡng Đoạn Km1306+000 – Km1316+500,
Quốc lộ 1 mà công ty đã giao khoán cho công ty con Công ty TNHH Xây dựng 502 thực hiện, để minh họa Công trình này được quản lý và bảo dưỡng từ tháng 07 năm
2020, đã thanh toán quyết toán cuối năm 2020 Dưới đây là việc hạch toán chi tiết chi phí sản xuất và tính giá thành “Công trình Bảo dưỡng đoạn KM1306+000 – Km1316+500, QL1”
Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên áp dụng khoán từng loại chi phí cho bên thi công Công ty đã giao khoán khoản mục chi phí NCTT, SXC và VLP cho đội thi công Kế toán công ty mở sổ chi tiết chi phí cho từng công trình để tập hợp chi phí theo chi phí thực tế a Kế toán chi phí NVLTT
Tài khoản sử dụng: TK 621
Cụ thể TK621 DKM1306-16 chi tiết cho công trình “Công trình bảo dưỡng đoạn
Các tài khoản khác như: 152, 154, 331,…
Sổ sách và chứng từ sử dụng: Giấy yêu cầu vật tư; Phiếu nhập kho, xuất kho; Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho; Bảng kê chứng từ, Sổ chi tiết, sổ cái TK 621
* Trình tự luân chuyển chứng từ Ở Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên đa phần nguyên vật liệu do chính công ty mua, gồm: nhũ tương, đá,… cung cấp cho đơn vị được giao khoán Khi thi công nhân viên kĩ thuật tại đơn vị nhận khoán lập hồ sơ thiết kế, đưa ra các bảng tính khối lượng, bảng tiến độ cung cấp vật tư gửi đến Phòng Kế hoạch – Tài chính Phòng
Kế hoạch – Tài chính lấy đó làm căn cứ lập ra bảng dự toán xây dựng và kế hoạch mua vật tư định kì Giám đốc kí duyệt hồ sơ và lấy đó làm cơ sở để phòng Kế hoạch – Tài chính chuẩn bị vốn Dựa trên hồ sơ đã được xét duyệt công ty sẽ cung cấp vật tư xuống đơn vị nhận khoán
Những nhận xét và đánh giá chung về công tác KTQT CPSX tại Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên
CP QL&SC Đường bộ Phú Yên
Qua quá trình thực tập, trên cơ sở những gì đã được học và nghiên cứu trong xuyên suốt bốn năm đại học, có thể nhận xét khái quát về công tác KTQT chi phí sản xuất của công ty như sau:
- Công ty tổ chức mô hình kế toán tập trung và phân tán là tương đối hợp lí, bởi mỗi cá nhân thuộc phòng kế toán đều có chuyên môn riêng Bộ máy kế toán đều nằm ở phòng Kế hoạch – Tài chính để bảo đảm được sự thống nhất, chính xác khi
Công ty CP Quản lý và Sửa chữa Đường bộ Phú Yên Đội thi công/ Xí nghiệp thi công…
BÁO CÁO TỔNG CHI PHÍ MÁY THI CÔNG…
STT Tên máy thi công Số giờ máy hoạt động Đơn giá Thành tiền
Ngày… tháng…năm Người lập bảng Đội trưởng đội thi công
(Ký họ tên) (Ký họ tên)
58 cung cấp thông tin và tham mưu cho cấp trên, tạo sự thuận lợi cho quá trình kiểm soát
- Chứng từ được tổ chức và luân chuyển hợp lí, tuân thủ các quy định Chứng từ được lập theo quy định của Nhà nước, một số có điều chỉnh để phù hợp với công ty Chừng từ đều hợp lệ, hợp pháp phù hợp với công tác KTTC, cung cấp phần nào thông tin cho KTQT
- Hệ thống tài khoản theo như hệ thống tài khoản Bộ Tài chính ban hành, đem đến được những thông tin phục vụ nhu cầu quản trị của ban quản lí
- Công ty phân loại chi phí theo khoản mục nên rất dễ quản lí Việc phân loại đó hỗ trợ rất tốt cho KTTC, cung cấp được thông tin khi lập BCTC theo quy định
- Kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán đúng với khả năng của mình Công việc được sắp xếp tương đối rõ ràng, điều này giúp dễ đối chiếu, kiểm soát lẫn nhau
- Công ty đã áp dụng công nghệ vào trong kế toán, phần mềm ghi nhận kế toán, phầm mềm dự toán So với việc dùng chỉ dùng chứng từ ghi sổ như trước kia thì ngày nay lượng công việc đã được giảm nhẹ và thời gian quyết toán, hạch toán cũng nhanh hơn Ngoài ra việc đưa công nghệ vào cũng giúp xử lí thông tin KTTC và KTQT nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác
- Tuy địa bàn xây dựng không cố định cho từng công trình nhưng việc quản lí vẫn chặt chẽ nhờ việc để mỗi bộ phận tự gánh vác phần việc của mình
- Phía lãnh đạo ý thức được sự cần thiết của việc kiểm soát CPSX Hằng năm đều có công ty kiểm toán đến làm việc tại công ty Kiểm toán viên sẽ chỉ ra những điểm còn yếu trong hệ thống KSNB, ban lãnh đạo dựa vào những ý kiến đó để giúp cho hệ thống kế toán hoàn chỉnh hơn
- Định kì thông tin được cung cấp cho ban lãnh đạo qua các báo cáo chi phí Giúp nhà quản lí nắm bắt thông tin kịp thời
- Công ty khoán công trình cho đội, xí nghiệp thi công tương đối hợp lí Điều này đã tận dụng phần nào năng lực của các đội, xí nghiệp thi công, đồng thời đóng góp cho việc cải thiện hiệu quả hoạt động trong công ty
- Tổ chức KTQT CPSX chưa được lãnh đạo quan tâm, công ty không có bộ máy KTQT riêng Việc đưa KTQT vào thực tế vẫn còn lúng túng do nhân viên phòng
Kế hoạch – Tài chính không được cập nhập kiến thức về KTQT hoàn chỉnh
- Chi phí chưa được phân loại với mục đích phục vụ trong việc lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định và phục vụ trong việc lựa chọn dự án đầu tư
- Hoạt động kiểm soát chi phí chưa được chặt chẽ ở các loại chi phí sau: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Trong trường hợp đơn vị nhận khoán tự mua vật tư, đơn vị lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc mà không tham khảo các nhà cung cấp khác dễ gây ra gian lận, chất lượng, mẫu mã, giá vật tư có khi không được tốt như nhà cung cấp vật tư khác Khi xuất kho công trình chỉ dựa vào thông báo nói miệng của bên kĩ thuật, không có chứng từ đối chiếu, dễ gây gian lận, sai sót
+ Chi phí nhân công trực tiếp:
Khi thuê lao động bên ngoài đơn vị thi công lựa chọn nhà thầu quen thuộc và làm hợp đồng bằng miệng, nên khi có sai phạm xảy ra dẫn đến tranh chấp trong thi công thì không có bằng chứng để đối chứng Đối với lao động được trả lương theo thời gian làm việc thực tế mức lương kí hợp đồng lao động là như nhau giữa các bậc thợ, không kể thợ chính phụ Việc này gây tổn thất chi phí cho công ty Khi quá trình thi công hoàn tất chỉ có sự nghiệm thu của bên đơn vị nhận khoán, đơn vị giao khoán không xuống nơi thi công nghiệm thu
+ Chi phí máy thi công:
Việc đánh giá chất lượng máy thi công còn nhiều bất cập MTC tại công ty không được kiểm tra định kì dễ gây ảnh hưởng đến năng suất sản xuất khi máy bị hư hỏng Chi phí CCDC không được phân bổ mà mà phản ánh một lần vào chi phí sử dụng MTC, dẫn đến sự sai lệch trong giá thành, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh
61
Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác KTQT CPSX tại Công ty CP QL&SC đường bộ Phú Yên
Ngày nay với sự đổi mới của khoa học – công nghệ - kĩ thuật đã mang lại rất nhiều thuận lợi cũng như thách thức cho các doanh nghiệp xây lắp ở Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung Để có thể tìm được chỗ đứng vững chắc và phát triển lâu dài thì doanh nghiệp nào nắm bắt được thông tin nhanh chóng, đầy đủ; tiên lượng, phân tích được những biến động và tìm ra những biện pháp có hiệu quả thì cũng đã dẫn trước một bước so với đối thủ của mình
Như ta đã biết, trong mối quan hệ Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận thì mọi biến động của chi phí đều tác động đến lợi nhuận kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp Trong khi đó, doanh nghiệp xây lắp với thuộc tính sản phẩm mà giá thành được hình thành ngay trong công tác đấu thầu, lập hợp đồng, nên việc ban quản lí có thông tin về CPSX, cũng như có những biện pháp quản lí tốt CPSX là rất quan trọng, để có thể tối đa hóa lợi nhuận
KTQT chi phí xây lắp - một phương tiện quản lí CPSX hữu hiệu để giải quyết được nhu cầu thông tin mà KTTC không thể đảm đương hết Chính vì vậy, việc hoàn thiện về kế toán nói chung và KTQT chi phí nói riêng là vô cùng cấp thiết trong thời điểm hiện nay
Nhưng thực tế, ở các doanh nghiệp Việt Nam hệ thống KTQT chi phí vẫn chưa được chú trọng phát triển như ở các nước phát triển khác Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên cũng không ngoại lệ, hệ thống KTQT chưa được triển khai vì thế đây là điểm yếu rất lớn đối với công ty Cho nên việc hoàn thiện KTQT CPSX ở công ty là vô cùng cấp bách và cần thiết
3.1.2 Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện
Công ty CP QL&SC Đường bộ Phú Yên cần quán triệt những yêu cầu cơ bản sau để có thể hoàn thiện công tác KTQT chi phí của công ty:
Một , việc hoàn thiện KTQT chi phí phải đảm bảo dựa trên các văn bản hướng dẫn và chính sách quản lí đã được ban hành bởi Nhà nước
Hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước về kế toán luôn phù hợp với từng lĩnh vực và tình hình kinh tế, xã hội từng giai đoạn Để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống KTQT chi phí thì việc thì việc thực thi theo cũng căn cứ pháp lí là điều kiện tiên quyết Nên khi nghiên cứu hoàn thiện KTQT CPSX luôn phải căn cứ vào những hướng dẫn và quy định của Nhà nước để xây dựng sao cho phù hợp
Hai , việc hoàn thiện KTQT chi phí phải mang lại được thông tin nhanh chóng, đầy đủ cho ban lãnh đạo công ty
Nhà quản trị chính là đối tượng cần dùng đến thông tin kế toán để đảm bảo chức năng quản trị được tiến hành một cách có hiệu quả Thông tin mà ban quản trị sử dụng không chỉ là thông tin trong quá khứ, mà đó còn là thông tin cho kế hoạch tương lai Để phục vụ được nhu cầu đó thì việc thiết kế và xây dựng hệ thống KTQT chi phí cần phải mang đến những thông tin hữu ích, nhanh chóng để có thể đáp ứng yêu cầu quản lí của ban lãnh đạo
Ba , việc hoàn thiện KTQT chi phí phải tương thích với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm tổ chức quản lí của công ty
Doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực khác nhau, ngành nghề khác nhau thì phải có yêu cầu quản lí riêng biệt Tuy đều thuộc ngành xây lắp nhưng tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động mà mỗi công ty đều có công tác nghiên cứu và hoàn thiện KTQT chi phí khác nhau Chỉ khi có sự tương thích giữa bộ máy KTQT chi phí và các hoạt động có liên quan thì việc quản trị chi phí của công ty mới có khả năng thực hiện và đạt hiệu quả cao
Bốn , việc hoàn thiện KTQT chi phí phải được tiến hành cùng lúc với hoàn thiện công tác quản lí kinh tế tài chính
Các doanh nghiệp xây dựng đều có ngành nghề đa dạng nên làm ảnh hưởng lớn đến cơ chế quản lí của doanh nghiệp xây lắp Vậy nên việc hoàn thiện công tác KTQT chi phí của công ty xây dựng sẽ bị ảnh hưởng bởi cơ chế quản lí kinh tế tài chính, chẳng hạn như cơ chế khoán
Công ty có cơ chế quản lí thông qua phương thức giao khoán là chính Ngoài những ảnh hưởng tích cực thì cơ chế này còn có mặt tiêu cực tác động tới chất lượng thông
63 tin chi phí Do vậy, công ty cần hoàn thiện cơ chế khoán sao tối ưu và thích hợp với bản thân nhất, việc hoàn thiện này cần được thực hiện theo hướng hạn chế điểm tiêu cực, thức đẩy điểm tích cực như sau:
- Luôn phải kiểm tra chất lượng công trình, bảo đảm thi công đúng thời gian
- Luôn bảo đảm mọi việc được thực hiện nhanh, gọn, chất lượng giữa các bộ phận trong công ty, giữa công ty với đội xây dựng
- Kế toán đơn vị được giao khoán trực thuộc công ty phải thu nhận chứng từ đầy đủ
- Phòng kế toán phải quản lí, kiểm tra chi phí đơn vị thi công
Năm , việc hoàn thiện KTQT chi phí phải kết hợp chặt chẽ với KTTC
Thông tin của KTTC là thông tin quá khứ sử dụng cho đối tượng bên trong và ngoài doanh nghiệp, còn của KTQT là thông tin quá khứ, tương lai phục vụ cho ban lãnh đạo khi lập kế hoạch và giám sát các hoạt động Nên việc việc tất yếu để hoàn thiện KTQT chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp là hoàn thiện kế toán CPSX Sự kết hợp này để tăng tính kiểm soát chi phí, phục vụ nhu cầu quản lí của Nhà nước và thỏa mãn yêu cầu của ban quản trị công ty
Sáu , việc hoàn thiện KTQT chi phí phải đảm bảo tính hiệu quả và khả thi
Mục tiêu cuối cùng của hoàn thiện KTQT chi phí là phải bảo đảm thông tin mang lại cho ban lãnh đạo phải kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, thông tin phải có chất lượng với chi phí hợp lí, có khả năng thực hiện.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác KTQT CPSX tại Công ty CP Ql&SC Đường bộ Phú Yên
Thứ nhất , hoàn thiện việc phân loại chi phí xây lắp
Phân loại chi phí đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị chi phí của công ty Để làm cơ sở cho việc tiên lượng chi phí, theo dõi biến động chi phí và phân tích thông tin chi phí, thì việc phân loại chi phí tại công ty theo KTQT là cần thiết Cách phân chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động gần như đảm bảo các yêu cầu đó Chi phí theo như cách phân loại này gồm: Chi phí bất biến, Chi phí khả biến, Chi phí hỗn hợp (việc phân loại chỉ mang tính chất tương đối)
STT Khoản mục chi phí Tài khoản
3 Chi phí sử dụng MTC 623
- Chi phí nhân công điều khiển máy 6231 x
- Chi phí vật liệu máy 6232 x
- Chi phí khấu hao MTC 6234 x
- Chi phí công cụ dụng cụ 6237 x
- Chi phí bằng tiền khác 6238 x
- Chi phí lương nhân viên phân xưởng 6271 x
- Chi phí công cụ dụng cụ 6273 x
- Chi phí khấu hao TSCĐ 6274 x
- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6277 x
- Chi phí bằng tiền khác 6278 x
Bảng 3.1 Phân loại chi phí sản xuất Thứ hai , hoàn thiện xây dựng định mức và lập dự toán chi phí
Bảng dự toán chi tiết gồm thông tin của từng loại vật tư theo từng công việc, lương của từng bậc công nhân cũng như xe MTC cần dùng khi thi công Để dự toán được lập chuẩn hơn công ty đã làm tốt trong việc cập nhập phần mềm dự toán ETA mới nhất
Doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu lập dự toán theo quy định để kèm vào hồ sơ dự thầu, sau khi đấu thầu hoàn tất thì lập thêm lập bảng dự toán nội bộ để tính giá giao khoán cho đơn vị nhận khoán Ngoài việc lập bảng dự toán nội bộ theo quy định của nhà nước và định mức chi phí nội bộ thì nên lập thêm bảng dự toán theo biến phí và định phí, để hoàn thiện thêm KTQT chi phí của doanh nghiệp Để hoàn thiện tiên lượng chi phí cần:
* Hoàn thiện định mức về lượng:
- Xây dựng định mức về lượng khi biết danh mục công việc
- Xác định được các bước thực hiện
- Xác định hao phí trên một đơn vị KLCVHT
* Hoàn thiện định mức về giá: Để đảm bảo kế hoạch chi phí phù hợp với mục tiêu chung của công ty, công ty cần phải lập thêm bảng dự toán trên cơ sở chi phí được phân loại theo mức độ hoạt động (biến phí, định phí)
Chỉ tiêu Khối lượng Đơn giá Thành tiền
- Biến phí chi phí sử dụng MTC
- Định phí chi phí sử dụng MTC
Bảng 3.2 Dự toán chi phí nội bộ Thứ ba , hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí
Chi phí NVLTT Đơn vị nhận khoán phải làm đúng quy trình khi tự mua vật tư Nhân viên kĩ thuật phải lập Giấy yêu cầu vật tư đã được duyệt bởi đại diện bên thi công rồi gửi cho kế toán đơn vị Để so sánh với hóa đơn mua hàng do bên bán gửi đến và kiểm soát được lượng vật tư nhập kho thì phiếu yêu cầu vật tư chính là bằng chứng Kế toán lựa chọn nhà cung cấp thích hợp rồi kí hợp đồng mua hàng
Khi xuất kho công trình phải có Giấy đề nghị xuất vật tư được duyệt để đối chiếu với phiếu xuất kho, chứ không được dựa vào thông báo miệng của bên kĩ thuật
Cần tăng cường công tác bảo vệ vật tư đối với những vật tư khó bảo quản như nhớt,…
Bên nhận khoán không được lập hợp đồng bằng miệng, cho dù hai bên có mối
66 quan hệ làm ăn lâu năm thì cũng phải tiến hành lập hợp đồng theo đúng quy định với bên chủ thầu Trong hợp đồng phải có các điều khoản về nghĩa vụ, quyền lợi, trách nhiệm của hai bên để dễ đối chứng khi có tranh chấp xảy ra
Mức lương cần phân theo cấp bậc lao động, mỗi bậc thợ có một mức lương khác nhau để giảm bớt những tổn thất chi phí không đáng có cho công ty
Khi thi công hoàn tất bên công ty cần phải cử người xuống nghiệm thu công trình để bảo đảm việc xây dựng được tiến hành đúng với những gì đã bàn giao cho bên đơn vị nhận khoán
MTC tại thuộc sở hữu của bên giao khoán cần được kiểm tra định kì để bảo đảm chất lượng công trình và thời gian xây dựng
Phần chi phí CCDC cần phân bổ vào chi phí MTC, để không tác động đến giá thành, cũng như kết quả SXKD
Công ty cần để ý đến việc KSNB chi phí SXC nhiều hơn Chú trọng phân tích thay đổi của chi phí này để phát hiện sớm nguyên do, rồi tìm ra biện pháp khắc phục khi có biến động xấu xảy ra
Thứ tư , kiểm soát nội bộ chi phí xây dựng
Những phương pháp phân tích biến động chi phí của KTQT không nên chỉ ở mức so sánh đơn giản mà nên phân tích nguyên nhân, yếu tố tác động rồi từ đó tìm ra được chi phí nào biến động bất thường
Công ty nên lập báo cáo biến động định kỳ của các khoản mục CPSX giữa thực tế với dự toán để tìm ra lí do gây ra sự chênh lệch, giải pháp cho vấn đề đó hoặc tìm được cá nhân, bộ phận nào phải chịu trách nhiệm khi đã có những thất thoát không thể giải quyết được Bởi vì trong doanh nghiệp xây lắp có 3 trung tâm trách nhiệm: Trung tâm chi phí, trung tâm đầu tư và trung tâm lợi nhuận Trong đó trung tâm chi phí là bộ phận mà người quản lý ở bộ phận đó chỉ có trách nhiệm với chi phí, không có trách nhiệm với lợi tức và vốn như các đội, công trường xây dựng…Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm chi phí có thể được thiết kế theo mẫu sau:
BÁO CÁO BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ…
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Biến động Tổng biến động
Lượng Giá Lượng Giá Lượng Giá
Bảng 3.3 Báo cáo biến động chi phí Thứ năm , Các báo cáo quản trị CPSX
Cần chú trọng vào báo cáo quản trị CPSX Ngoài lập BCTC, thì công ty cũng chỉ lập được một số báo cáo đơn giản để kiểm soát chi phí Nên việc tiếp cận thông tin bị hạn chế và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của lãnh đạo
Công ty cần lập các báo cáo QTCP về Dự toán phục vụ cho chức năng lập kế hoạch; Phục vụ cho quá trình kiểm tra, đánh giá; Đánh giá trách nhiệm quản lý; Phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo
Ngoài ra công ty cần lập báo cáo sản xuất cụ thể hơn trong từng loại chi phí trực tiếp tham gia vào quá trình tạo nên sản phẩm
Thứ sáu , tầm nhìn nhà lãnh đạo
Ban Giám đốc cần chú trọng nhiều hơn đến hệ thống KTQT của mình Ban lãnh đạo cần cử người đi bồi dưỡng chuyên môn về KTQT để về truyền đạt thêm cho nhân viên phòng kế toán Ngoài ra, cần thành lập trung tâm chi phí ở phòng Kế hoạch
- Tài chính, phòng quản lí MTC để hoàn thiện KTQT của công ty
