Khi một hệ thống thông tin không đáp ứng được kỳ vọng hoặc tốn quá nhiều chi phí để phát triển, các công ty có thể không nhận ra bất kỳ lợi ích nào từ việc đầu tư hệ thống thông tin của
LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tầm quan trọng của quản lý dự án
Có một tỷ lệ thất bại rất cao trong các dự án hệ thống thông tin Trong hầu hết mọi tổ chức, các dự án hệ thống thông tin tốn nhiều thời gian và tiền bạc để thực hiện hơn so với dự kiến ban đầu, hoặc hệ thống đã hoàn thành không hoạt động bình thường Khi một hệ thống thông tin không đáp ứng được kỳ vọng hoặc tốn quá nhiều chi phí để phát triển, các công ty có thể không nhận ra bất kỳ lợi ích nào từ việc đầu tư hệ thống thông tin của họ và hệ thống có thể không giải quyết được các vấn đề mà nó đã dự kiến Việc phát triển một hệ thống mới phải được quản lý và sắp xếp một cách cẩn thận, và cách một dự án được thực hiện có thể là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến kết quả của nó Đó là lý do tại sao cần có một số kiến thức về quản lý các dự án hệ thống thông tin và lý do tại sao chúng thành công hay thất bại.
1.1.1 Các dự án tháo chạy và sự thất bại của hệ thống
Các dự án được quản lý tệ như thế nào? Trung bình, các dự án của bộ phận tư nhân được đánh giá thấp hơn một nửa về ngân sách và thời gian cần thiết để cung cấp hệ thống hoàn chỉnh đã hứa trong kế hoạch hệ thống Một số lượng rất lớn các dự án được giao thiếu về mặt chức năng và kỹ thuật (hứa hẹn sẽ giao phần còn lại trong các lần tiếp theo) Công ty tư vấn Standish Group, chuyên theo dõi tỷ lệ thành công của các dự án công nghệ thông tin, phát hiện ra rằng chỉ 29% tất cả các khoản đầu tư vào công nghệ được hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách, đối tượng và với tất cả các tính năng và chức năng được chỉ định ban đầu
Từ 30% đến 40% của tất cả các dự án phần mềm là các dự án “tháo chạy” vượt xa kế hoạch ban đầu và dự kiến ngân sách, cũng như không thực hiện được như quy định ban đầu.
Một dự án phát triển hệ thống không có sự quản lý phù hợp rất có thể sẽ phải gánh chịu những hậu quả sau:
Chi phí vượt quá ngân sách
Thời gian trượt không mong muốn
Hiệu suất kỹ thuật kém hơn mong đợi
Không thu được lợi ích dự kiến
Các hệ thống được tạo ra bởi các dự án thông tin thất bại thường không được sử dụng theo cách mà chúng đã dự kiến, hoặc chúng hoàn toàn không được sử dụng Người dùng thường phải phát triển các hệ thống thủ công song song để làm cho các hệ thống này hoạt động Thiết kế thực tế của hệ thống có thể không nắm bắt được các yêu cầu kinh doanh thiết yếu hoặc cải thiện hiệu suất của tổ chức Thông tin có thể không được cung cấp đủ nhanh, có thể ở dạng không chính xác để sử dụng, hoặc đại diện cho các phần dữ liệu sai.
Cách mà người dùng doanh nghiệp phi kỹ thuật khi phải tương tác với hệ thống có thể quá phức tạp và khiến khách hàng không muốn tương tác hoặc sử dụng Một hệ thống được thiết kế với giao diện và hành vi người dùng kém Giao diện người dùng là phần quan trọng của hệ thống mà người dùng cuối tương tác Ví dụ: Biểu mẫu nhập liệu trực tuyến hoặc màn hình nhập dữ liệu có thể được sắp xếp kém đến mức không ai muốn gửi dữ liệu hoặc yêu cầu thông tin Kết quả đầu ra của hệ thống có thể được hiển thị ở định dạng quá khó hiểu đối với khách hàng hoặc người dùng
Các trang web khiến khách hành không hứng thú truy cập khám phá hơn nếu các trang web lộn xộn và được sắp xếp kém, nếu người dùng không thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ đang tìm kiếm, hoặc nếu mất quá nhiều thời gian để truy cập và hiển thị trang web trên máy tính của người dùng.
Ngoài ra, dữ liệu trong hệ thống có thể có mức độ không chính xác hoặc không nhất quán cao Thông tin trong các lĩnh vực nhất định có thể bị sai sót hoặc mơ hồ, hoặc nó có thể không được tổ chức hợp lý cho các mục đích kinh doanh Thông tin cần thiết cho một chức năng kinh doanh cụ thể có thể không truy cập được vì dữ liệu không đầy đủ.
1.1.2 Mục tiêu của quản lý dự án
Dự án là một chuỗi các hoạt động liên quan được lên kế hoạch nhằm đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể Các dự án về hệ thống thông tin bao gồm việc phát triển các hệ thống thông tin mới, cải tiến các hệ thống hiện có hoặc nâng cấp hoặc thay thế cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện có của công ty.
Quản lý dự án đề cập đến việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đạt được các mục tiêu cụ thể trong giới hạn ngân sách và thời gian quy định Hoạt động quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch công việc, đánh giá rủi ro, ước tính nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, tổ chức công việc, thu nhận nhân lực và vật lực, phân công nhiệm vụ, chỉ đạo hoạt động, kiểm soát việc thực hiện dự án, báo cáo tiến độ và phân tích kết quả Cũng như trong các lĩnh vực kinh doanh khác, quản lý dự án hệ thống thông tin phải đối phó với năm biến số chính: phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và rủi ro
Phạm vi: xác định những gì công việc được hoặc không được bao gồm trong một dự án Quản lý dự án xác định tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án thành công và phải đảm bảo rằng phạm vi một dự án không mở rộng ra ngoài những gì dự định ban đầu.
Thời gian: là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án Quản lý dự án thường thiết lập khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các thành phần chính của dự án Mỗi thành phần này lại được chia nhỏ thành các hoạt động và nhiệm vụ Quản lý dự án cố gắng xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ và thiết lập lịch trình hoàn thành công việc.
Chi phí: dựa trên thời gian hoàn thành một dự án nhân với chi phí nhân lực cần thiết để hoàn thành dự án Chi phí dự án hệ thống thông tin cũng bao gồm chi phí phần cứng, phần mềm và không gian làm việc.
Chất lượng: là chỉ số đánh giá mức độ kết quả cuối cùng của một dự án đáp ứng các mục tiêu do ban lãnh đạo quy định Chất lượng của các dự án hệ thống thông tin thường tập trung vào việc cải thiện hiệu suất của tổ chức và việc ra quyết định Chất lượng cũng xem xét tính chính xác và kịp thời của thông tin được tạo ra bởi hệ thống mới và tính dễ sử dụng.
Rủi ro: đề cập đến các vấn đề tiềm ẩn có thể đe dọa sự thành công của một dự án
Những vấn đề tiềm ẩn này có thể ngăn cản một dự án đạt được các mục tiêu của nó bằng cách tăng thời gian và chi phí, làm giảm chất lượng đầu ra của dự án hoặc ngăn cản việc hoàn thành dự án.
Lựa chọn dự án
Công ty thông thường trình bày rất nhiều dự án khác nhau cho việc giải quyết vấn đề và cải thiện hiệu suất Có nhiều ý tưởng cho các dự án hệ thống hơn là các nguồn lực Các công ty cần chọn dự án hứa hẹn mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp Hiển nhiên, chiến lược tổng thể của công ty sẽ thúc đẩy việc lựa chọn dự án.
1.2.1 Cấu trúc quản lý cho các dự án hệ thống thông tin
Hình 1 MANAGEMENT CONTROL OF SYSTEMS PROJECTS
Hình 1 cho thấy các yếu tố của một cấu trúc quản lý cho các dự án hệ thống thông tin ở một tập đoàn lớn Nó giúp đảm bảo dự án quan trọng nhất sẽ được ưu tiên Cao nhất là nhóm hoạch định chiến lược công ty và ban chỉ đạo hệ thống thông tin Nhóm hoạch định chịu trách nhiệm phát triển kế hoạch chiến lược phát triển công ty Ban chỉ đạo hệ thống thông tin là nhóm các quản lý cấp cao chịu trách nhiệm phát triển và vận hành hệ thống Nó bao gồm trưởng bộ phận từ cả người dùng cuối và khu vực hệ thống thông tin Ban chỉ đạo đánh giá và phê duyệt kế hoạch cho hệ thống ở tất cả bộ phận, tìm cách điều phối và tích hợp các hệ thống Nhóm dự án được giám sát bởi một nhóm quản lý dự án bao gồm người quản lý hệ thống thông tin và người quản lý người dùng cuối Nhóm dự án trực tiếp chịu trách nhiệm cho dự án hệ thống đơn lẻ Nó bao gồm nhà phân tích hệ thống, chuyên gia từ lĩnh vực liên quan đến người dùng cuối, lập trình viên ứng dụng và có thể là các chuyên gia hệ cơ sở dữ liệu.
1.2.2 Liên kết các dự án hệ thống vào kế hoạch kinh doanh Để xác định các dự án hệ thống thông tin sẽ mang lại giá trị kinh doanh cao nhất, các tổ chức cần phát triển một kế hoạch hệ thống thông tin hỗ trợ kế hoạch kinh doanh tổng thể, trong đó kế hoạch chiến lược được đưa vào cấp cao nhất Kế hoạch phục vụ cho một lộ trình chỉ ra hướng phát triển của hệ thống, cơ sở lý luận, tình hình hiện tại, chiến lược quản lý, kế hoạch thực hiện và ngân sách Kế hoạch bao gồm các mục tiêu của công ty và chỉ rõ cách thức hệ thống thông tin hỗ trợ việc đạt được mục tiêu Nó xác định các ngày và mốc mục tiêu cụ thể được sử dụng để đánh giá tiến độ kế hoạch và số lượng mục tiêu đã đạt được Kế hoạch chỉ ra các quyết định quản lý quan trọng Các thay đổi của tổ chức thường được mô tả bao gồm các yêu cầu về quản lý và đào tạo nhân viên, thay đổi quy trình kinh doanh, quyền hạn, cơ cấu và phương thức quản lý Để lập kế hoạch hiệu quả, các công ty cần kiểm kê và lập hồ sơ tất cả các ứng dụng hệ thống thông tin và các thành phần cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Đối với các dự án trong đó lợi ích liên quan đến việc cải tiến ra quyết định, người quản lý nên cố gắng xác định các cải tiến cung cấp giá trị bổ sung cao nhất cho công ty Sau đó, họ nên phát triển một bộ thước đo để định lượng giá trị của thông tin và chính xác hơn về kết quả của quyết định.
1.2.3 Các yếu tố thành công quan trọng Để phát triển một kế hoạch hệ thống thông tin hiệu quả, tổ chức cần hiểu rõ về yêu cầu thông tin dài hạn và ngắn hạn của mình Các yêu cầu thông tin của tổ chức được xác định bởi một số lượng nhỏ các yếu tố thành công quan trọng của các nhà quản lý Nếu có thể đạt được những mục tiêu này, thì thành công của tổ chức sẽ được đảm bảo Yếu tố thành công quan trọng được định hình bởi ngành, công ty, người quản lý và môi trường rộng Ví dụ, yếu tố thành công quan trọng cho ngành ô tô có thể bao gồm kiểu dáng, chi phí và chất lượng để đáp ứng mục tiêu thị phần và tăng lợi nhuận Phương pháp chính được sử dụng trong phân tích yếu tố thành công quan trọng là phân tích cá nhân, ba hoặc bốn với một số nhà quản lý hàng đầu Các yếu tố thành công quan trọng cá nhân được tổng hợp để phát triển bức tranh về các yếu tố thành công quan trọng của công ty Sau đó, các hệ thống được xây dựng để cung cấp thông tin về các yếu tố thành công quan trọng này Chỉ những nhà quản lý hàng đầu được phỏng vấn và các câu hỏi tập trung vào một số lượng nhỏ các yếu tố thành công quan trọng hơn là một cuộc điều tra thông tin lớn Nó phù hợp cho các lãnh đạo cao nhất và để phát triển hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) và hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) Điểm yếu chính của phương pháp này là không có cách thức đặc biệt chặt chẽ nào để có thể tổng hợp các yếu tố thành công quan trọng riêng lẻ trong một mô hình công ty rõ ràng Ngoài ra, người được phỏng vấn thường bối rối khi phân biệt yếu tố thành công quan trọng cá nhân và tổ chức Phương pháp này có phần thiên vị những nhà quản lý, mặc dù nó có thể được mở rộng để khơi gợi ý tưởng từ các thành viên cấp thấp hơn.
1.2.4 Phân tích danh mục đầu tư
Khi phân tích chiến lược đã xác định được định hướng phát triển tổng thể của hệ thống, phân tích danh mục đầu tư được sử dụng để đánh giá các phương án thay thế Phân tích danh mục đầu tư kiểm kê tất cả các dự án và tài sản hệ thống thông tin của tổ chức bao gồm cơ sở hạ tầng, hợp đồng thuê ngoài và các giấy phép Danh mục đầu tư vào hệ thống thông tin là một hồ sơ rủi ro và lợi ích nhất định đối với công ty Mặc dù không có hồ sơ lý tưởng cho tất cả các doanh nghiệp nhưng các ngành thâm dụng thông tin (ví dụ: tài chính) nên có vài dự án rủi ro cao, mang lại lợi ích cao để đảm bảo luôn cập nhật công nghệ Các doanh nghiệp trong ngành không sử dụng nhiều thông tin nên tập trung vào các dự án lợi ích cao, rủi ro thấp Các dự án có lợi ích cao, rủi ro cao cần được kiểm tra Nên tránh hoàn toàn các dự án lợi ích thấp, rủi ro cao và các dự án lợi ích thấp, rủi ro thấp Bằng cách sử dụng phân tích danh mục đầu tư, ban giám đốc có thể xác định rủi ro và lợi ích của công ty.
1.2.5 Các mô hình cho điểm
Mô hình cho điểm hữu ích để lựa chọn dự án trong đó có nhiều tiêu chí cần xem xét
Nó gán trọng số cho các tính năng khác nhau của hệ thống và tính tổng trọng số Các tiêu chí là kết quả của các cuộc thảo luận kéo dài giữa nhóm ra quyết định Kết quả quan trọng nhất của một mô hình cho điểm không phải là điểm số mà là sự thống nhất về các tiêu chí được sử dụng Điểm của nhà cung cấp được tính bằng các nhân tỷ lệ phần trăm yêu cầu được đáp ứng mỗi chức năng với trọng số gắn với chức năng đó Mô hình này yêu cầu các chuyên gia hiểu rõ các vấn đề và công nghệ Sẽ là thích hợp nếu chuyển qua mô hình tính điểm nhiều lần, thay đổi các tiêu chí và trọng số để xem xét độ nhạy của kết quả đối với những thay đổi trong tiêu chí.
Hình thành giá trị thông tin của hệ thống thông tin
Giá trị của các hệ thống từ góc độ tài chính chủ yếu xoay quanh vấn đề hoàn vốn của vốn đầu tư, liên quan chủ yếu đến việc nếu đầu tư vào hệ thống thông tin cụ thể có tạo ra đủ lợi nhuận để chi trả cho chi phí của đầu tư đó không?
1.3.1 Chi phí và lợi ích của hệ thống thông tin
Khi đầu tư vào một hệ thống thông tin cần đầu tư tối thiểu vào: phần cứng, phần mềm, viễn thông, dịch vụ, nhân sự Đó là các khoản đầu tư điển hình, ngoài ra còn tùy vào doanh nghiệp cụ thể sẽ cần đầu tư thêm vào các thành phần khác như nhà cung ứng, nguồn dữ liệu, thủ tục,
Quá trình đầu tư đem lại hai loại lợi ích là lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình:
Các hệ thống giao dịch và ghi chép thay thế lao động và tiết kiệm không gian luôn tạo ra nhiều lợi ích hữu hình Lợi ích hữu hình có thể được định lượng và gán giá trị bằng tiền, bao gồm: tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động, giảm lực lượng lao động, giảm chi phí đầu tư trang thiết bị, giảm chi phí cho nhà cung cấp bên ngoài, giảm chi phí ghi chép, giảm tốc độ tăng chi phí, giảm chi phí cơ sở vật chất.
Các lợi ích vô hình không thể định lượng ngay lập tức nhưng có thể dẫn đến lợi ích có thể định lượng được về lâu dài: cải thiện việc sử dụng tài sản, cải thiện kiểm soát tài nguyên, lập kế hoạch tổ chức được cải thiện, tăng tính linh hoạt của tổ chức, thông tin kịp thời hơn, thêm thông tin, tăng cường học hỏi tổ chức, tăng tính đảm bảo và chính xác đảm bảo quy định, tăng cường tinh thần trách nhiệm của nhân viên, tăng sự hài lòng trong công việc, cải thiện việc ra quyết định, cải tiến hoạt động, sự hài lòng của khách hàng cao hơn, hình ảnh công ty tốt hơn
Thông qua các công cụ thống kê, các giải thuật, phương pháp định lượng tiến hành so sánh lợi ích và chi phí từ đó lựa chọn phương án đầu tư phù hợp.
1.3.2 Lập ngân sách vốn đầu tư cho hệ thống thông tin Để xác định lợi ích của một dự án cụ thể, cần tính toán tất cả các chi phí và tất cả các lợi ích của nó Như đã biết, một dự án mà chi phí vượt quá lợi ích sẽ bị từ chối Nhưng ngay cả khi lợi ích lớn hơn chi phí, thì vẫn cần phân tích tài chính bổ sung để xác định xem liệu dự án có đem lại lợi nhuận tốt trên vốn đầu tư của công ty hay không Mô hình lập ngân sách vốn đầu tư là một trong một số kỹ thuật được sử dụng để đo lường giá trị của việc đầu tư vào các dự án đầu tư vốn dài hạn Phương pháp lập ngân sách vốn dựa trên các thước đo về dòng tiền vào và ra khỏi công ty; các dự án vốn tạo ra các dòng tiền đó Chi phí đầu tư cho các dự án hệ thống thông tin là một dòng tiền ngay lập tức do chi tiêu cho phần cứng, phần mềm và lao động Trong những năm tiếp theo, khoản đầu tư có thể tạo ra dòng tiền bổ sung sẽ được cân bằng bởi dòng tiền thu được từ khoản đầu tư Dòng tiền vào có hình thức tăng doanh số bán nhiều sản phẩm hơn (vì các lý do như sản phẩm mới, chất lượng cao hơn hoặc tăng thị phần) hoặc giảm chi phí trong sản xuất và hoạt động Chênh lệch giữa dòng tiền ra và dòng tiền vào được sử dụng để tính toán giá trị tài chính của một khoản đầu tư
Khi dòng tiền đã được thiết lập, một số phương pháp thay thế có sẵn để so sánh các dự án khác nhau và quyết định đầu tư Các mô hình lập ngân sách vốn chính để đánh giá các dự án hệ thống thông tin là: phương pháp thời gian hoàn vốn (PB), tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI), giá trị hiện tại ròng (NPV) và tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR).
1.3.3 Mô hình định giá quyền lựa chọn thực tế
Một số dự án hệ thống thông tin có tính không chắc chắn cao, đặc biệt là đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Các nguồn doanh thu trong tương lai của các dự án không rõ ràng và chi phí trả trước cao Khi một công ty xem xét đầu tư vào phần cứng, phần mềm, công cụ quản lý dữ liệu và công nghệ mạng Nếu cơ sở hạ tầng được nâng cấp này có sẵn, công ty sẽ có khả năng đáp ứng công nghệ để phản ứng dễ dàng hơn với các vấn đề và cơ hội trong tương lai Mặc dù có thể tính toán được chi phí của khoản đầu tư này, nhưng không phải tất cả các lợi ích của việc đầu tư này đều có thể được xác định trước Nhưng nếu công ty đợi một vài năm cho đến khi tiềm năng doanh thu trở nên rõ ràng hơn, thì có thể đã quá muộn để thực hiện đầu tư vào cơ sở hạ tầng Trong những trường hợp như vậy, các nhà quản lý có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng các mô hình định giá quyền chọn thực tế để đánh giá các khoản đầu tư vào công nghệ thông tin.
Các mô hình định giá quyền chọn thực tế (ROPM) sử dụng khái niệm định giá quyền chọn vay tài chính Gồm 2 mô hình chính: mô hình nhị thức và mô hình Black Scholes.
Mô hình nhị thức sử dụng những qui trình lặp tại các thời điểm trong giai đoạn từ ngày định giá đến ngày đáo hạn Mô hình này giảm thiểu xác suất thay đổi của giá và không tính đến khả năng kinh doanh chênh lệch Cách thức cơ bản của việc định giá quyền chọn bằng mô hình nhị thức là sử dụng một xác suất giống nhau cho khả năng giá lên và xuống qua mỗi giai đoạn
Mô hình Black Scholes ước tính sự thay đổi theo thời gian của các công cụ tài chính với giả định giá của các công cụ này sẽ tuân theo phân phối loga chuẩn Giá của một quyền chọn là một hàm số của 5 biến số: giá tài sản cơ sở, giá thực hiện, kỳ hạn khả dụng, biến động hàm ý và lãi suất phi rủi ro, hay nói cách khác, 5 yếu tố trên ảnh hưởng đến giá của quyền chọn Trong đó, có 2 yếu tố cố định là giá thực hiện và lãi suất phi rủi ro (giả sử thời kỳ lãi suất không đổi), còn 3 yếu tố còn lại là các yếu tố biến đổi, cụ thể chúng ta sẽ phân tích chi tiết hơn về sự ảnh hưởng của chúng.
ROPM đánh giá các dự án hệ thống thông tin tương tự như quyền chọn mua cổ phiếu ROPM cung cấp cho các nhà quản lý sự linh hoạt trong giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin hoặc kiểm tra vùng nhỏ với các dự án thử nghiệm nhỏ hoặc nguyên mẫu để có thêm kiến thức về rủi ro của một dự án trước khi đầu tư vào toàn bộ quá trình thực hiện Các mô hình xác định giá trị quyền chọn của các nền tảng công nghệ thông tin đang được phát triển.
1.3.4 Hạn chế của các mô hình tài chính
Sự tập trung vào các khía cạnh tài chính và kỹ thuật của hệ thống thông tin có xu hướng bỏ qua các khía cạnh xã hội và tổ chức của hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng đến chi phí và lợi ích thực sự của khoản đầu tư Các quyết định đầu tư vào hệ thống thông tin của nhiều công ty không xem xét đầy đủ chi phí từ sự gián đoạn tổ chức do một hệ thống mới tạo ra, chẳng hạn như chi phí đào tạo người dùng cuối, tác động mà đường cong học tập của người dùng đối với một hệ thống mới đối với năng suất hoặc thời gian mà người quản lý cần để giám sát các thay đổi mới liên quan đến hệ thống Các lợi ích, chẳng hạn như các quyết định kịp thời hơn từ một hệ thống mới hoặc nâng cao khả năng học hỏi và chuyên môn của nhân viên, cũng có thể bị bỏ qua trong phân tích tài chính truyền thống.
Quản lý rủi ro của dự án
1.4.1 Kích thước rủi ro của dự án
Các hệ thống có sự khác biệt đáng kể về quy mô, phạm vi, mức độ phức tạp và các thành phần kỹ thuật và phân khu của tổ chức Một số dự án phát triển hệ thống là nhiều khả năng tạo ra các vấn đề mà đã mô tả trước đó hoặc bị chậm trễ bởi vì họ có mức độ rủi ro cao hơn nhiều so với những người khác Mức độ của dự án rủi ro bị ảnh hưởng bởi quy mô dự án, cấu trúc dự án và trình độ kỹ thuật chuyên môn của nhân viên hệ thống thông tin và nhóm dự án.
Quy mô dự án Dự án càng lớn, như được chỉ ra bởi số tiền chỉ tiêu, quy mô của nhân viên thực hiện, thời gian được phân bổ để thực hiện, và số lượng đơn vị tổ chức bị ảnh hưởng, rủi ro càng lớn Quy mô rất lớn các dự án hệ thống có tỷ lệ thất bại cao hơn từ 50% đến 75% cho các dự án khác vì những dự án đó rất phức tạp và khó kiểm soát Mức độ phức tạp về tổ chức của hệ thống , có bao nhiêu đơn vị và nhóm sử dụng nó và mức độ ảnh hưởng của nó đối với các quy trình kinh doanh, đóng góp vào sự phức tạp của các dự án hệ thống quy mô lớn cũng như kỹ thuật các đặc điểm, chẳng hạn như số dòng mã chương trình, độ dài của dự án, và ngân sách Ngoài ra, có rất ít kỹ thuật đáng tin cậy để ước tính thời gian và chi phí phát triển hệ thống thông tin quy mô lớn.
Cấu trúc dự án Một số dự án có cấu trúc cao hơn những dự án khác Các yêu cầu của họ rõ ràng và dễ hiểu nên có thể dễ dàng xác định đầu ra và quy trình Người dùng biết chính xác họ muốn gì và hệ thống nên làm gì; hầu như không có khả năng người dùng thay đổi suy nghĩ của họ Những dự án như vậy có rủi ro thấp hơn nhiều so với những dự án có yêu cầu tương đối không xác định, linh hoạt và thay đổi liên tục; với các đầu ra không thể sửa chữa dễ dàng vì chúng có thể thay đổi ý tưởng của người dùng; hoặc với những người dùng không thể đồng ý về những gì họ muốn.
Có kinh nghiệm với công nghệ Rủi ro dự án tăng lên nếu nhóm dự án và nhân viên hệ thống thông tin thiếu chuyên môn kỹ thuật cần thiết Nếu nhóm không quen thuộc với phần cứng, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng hoặc hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu được đề xuất cho dự án, rất có thể dự án sẽ gặp sự cố kỹ thuật hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành vì nhu cầu thành thạo các kỹ năng mới.
Mặc dù khó khăn của công nghệ là một trong những yếu tố rủi ro trong thông tin các dự án hệ thống, các yếu tố khác chủ yếu là tổ chức, xử lý mức độ phức tạp của các yêu cầu thông tin, phạm vi của dự án và cách thức nhiều bộ phận của tổ chức sẽ bị ảnh hưởng bởi một hệ thống thông tin mới.
1.4.2 Quản lý sự thay đổi và khái niệm về thực hiện
Việc giới thiệu hoặc thay đổi hệ thống thông tin có tác dụng mạnh mẽ tác động đến hành vi và tổ chức (có tác động mạnh mẽ đến hành vi tổ chức).Những thay đổi trong cách thông tin được xác định, truy cập và sử dụng để quản lý tài nguyên của tổ chức thường dẫn đến sự phân bổ quyền lực và thẩm quyền mới (những thay đổi trong phương pháp thông tin, xác định quyền truy cập và quyền sử dụng quản lý tài nguyên trong tổ chức thường dẫn đến sự tái phân bổ quyền lực và thẩm quyền) Sự thay đổi tổ chức nội bộ này tạo ra sự kháng cự và phản đối và có thể dẫn đến sự sụp đổ của một hệ thống tốt.
Một tỷ lệ rất lớn các dự án hệ thống thông tin gặp sự cố vì quá trình thay đổi tổ chức xung quanh việc xây dựng hệ thống không đúng cách đã giải quyết Xây dựng hệ thống thành công đòi hỏi quản lý thay đổi cẩn thận.
Khái niệm về việc thực hiện Để quản lý sự thay đổi tổ chức xung quanh việc giới thiệu một hệ thống thông tin một cách hiệu quả cần phải kiểm tra quá trình thực hiện.Triển khai đề cập đến tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm hướng tới áp dụng, quản lý và cách mạng hóa một sự đổi mới, chẳng hạn như một hệ thống thông tin Trong quá trình thực hiện, nhà phân tích hệ thống là tác nhân thay đổi Nhà phân tích không chỉ phát triển các giải pháp kỹ thuật mà còn xác định lại cấu hình, tương tác, hoạt động công việc và các mối quan hệ quyền lực của các nhóm tổ chức khác nhau Nhà phân tích là chất xúc tác cho toàn bộ quy trình thay đổi và chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chấp nhận những thay đổi được tạo bởi một hệ thống mới Tác nhân thay đổi giao tiếp với người dùng, sắp xếp việc cạnh tranh lợi ích giữa các nhóm và đảm bảo rằng điều chỉnh tổ chức đối với những thay đổi như vậy đã hoàn tất.
Vai trò của người dùng cuối
Việc triển khai hệ thống thường được hưởng lợi từ cấp cao của người dùng liên quan đến sự hỗ trợ của người quản lý và cố vấn Sự tham gia của người dùng vào thiết kế và vận hành hệ thống thông tin có một số kết quả tích cực Đầu tiên, nếu người dùng tham gia vào thiết kế hệ thống, họ có nhiều cơ hội hơn để tạo khuôn mẫu cho hệ thống theo các ưu tiên và yêu cầu kinh doanh của họ và nhiều cơ hội hơn để kiểm soát kết quả Thứ hai, họ có nhiều khả năng phản ứng tích cực hơn với hoàn thiện hệ thống vì họ đã là những người tham gia tích cực vào sự thay đổi quá trình Việc kết hợp kiến thức và kiến thức chuyên môn của người dùng dẫn đến các giải pháp tốt hơn.
Mối quan hệ giữa người dùng và các chuyên gia hệ thống thông tin theo truyền thống là một lĩnh vực có vấn đề đối với các nỗ lực triển khai hệ thống thông tin Người dùng và các chuyên gia hệ thống thông tin có xu hướng có cơ sở, mối quan tâm và ưu tiên khác nhau. Đây được gọi là khoảng trống truyền thông giữa người thiết kế và người dùng Những khác biệt này dẫn đến sự trung thành của tổ chức khác nhau, phương pháp tiếp cận để giải quyết vấn đề và từ vựng.
Ví dụ, các chuyên gia về hệ thống thông tin thường có kỹ thuật cao, hoặc máy móc, định hướng giải quyết vấn đề Họ tìm kiếm các giải pháp kỹ thuật tinh tế và phức tạp, trong đó hiệu quả của phần cứng và phần mềm được tối ưu hóa thay vì tính dễ sử dụng hoặc hiệu quả của tổ chức Người dùng thích các hệ thống được định hướng giải quyết các vấn đề kinh doanh hoặc hỗ trợ các nhiệm vụ của tổ chức Thường thì định hướng của cả hai nhóm rất trái ngược nhau rằng họ có vẻ nói bằng các ngôn ngữ khác nhau.
Những khác biệt này được minh họa trong Hình 2, mô tả các mối quan tâm của người dùng cuối và các chuyên gia kỹ thuật (nhà thiết kế hệ thống thông tin) liên quan đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới Liên lạc vấn đề giữa người dùng cuối và nhà thiết kế là lý do chính khiến người dùng các yêu cầu không được kết hợp đúng cách vào hệ thống thông tin và tại sao người dùng bị loại khỏi quá trình triển khai.
Các dự án phát triển hệ thống có nguy cơ thất bại rất cao khi có khoảng cách rõ rệt giữa người dùng và chuyên gia kỹ thuật và khi các nhóm này tiếp tục theo đuổi các mục tiêu khác nhau Trong những điều kiện như vậy, người dùng thường xua đuổi khỏi dự án Bởi vì họ không thể hiểu những gì các nhà công nghệ đang nói, người dùng kết luận rằng toàn bộ dự án tốt nhất nên để bàn tay của các chuyên gia thông tin một mình.
Hình 2 THE USER-DESIGNER COMMUNICATIONS GAP
Hỗ trợ và cam kết quản lý
Nếu một dự án hệ thống thông tin có sự hỗ trợ và cam kết của ban quản lý ở các cấp khác nhau, thì dự án đó có nhiều khả năng được cả người dùng nhìn nhận tích cực và các nhân viên dịch vụ thông tin kỹ thuật Cả hai nhóm sẽ tin rằng tham gia vào quá trình phát triển sẽ nhận được sự quan tâm của cấp cao hơn và quyền ưu tiên Họ sẽ được công nhận và đền đáp xứng đáng cho thời gian và nỗ lực của họ dành để thực hiện Quản lý hỗ trợ cũng đảm bảo rằng một hệ thống dự án nhận đủ kinh phí và nguồn lực để thành công Hơn nữa, để được thực thi một cách hiệu quả, tất cả những thay đổi trong thói quen và thủ tục làm việc và bất kỳ sự sắp xếp lại tổ chức nào liên quan đến một hệ thống mới đều phụ thuộc vào sự hỗ trợ của người quản lý Nếu người quản lý coi một hệ thống mới là ưu tiên, hệ thống nhiều khả năng sẽ bị cấp dưới đánh giá như vậy.
Thay đổi Thách thức Quản lý cho Quy trình Kinh doanh, Tái cấu trúc, Ứng dụng doanh nghiệp và Sáp nhập và Chuyển đổi
Với những thách thức về đổi mới và thực hiện, không có gì đáng ngạc nhiên khi tìm thấy một tỷ lệ thất bại rất cao trong ứng dụng doanh nghiệp và quy trình kinh doanh các dự án tái cấu trúc (BPR), thường yêu cầu tổ chức rộng rãi thay đổi và có thể yêu cầu thay thế các công nghệ cũ và hệ thống kế thừa có nguồn gốc sâu xa từ nhiều quy trình kinh doanh có liên quan lẫn nhau Một số các nghiên cứu đã chỉ ra rằng 70% tổng số quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh các dự án không mang lại lợi ích như đã hứa Tương tự như vậy, một tỷ lệ phần trăm cao các ứng dụng doanh nghiệp không được triển khai đầy đủ hoặc đáp ứng các mục tiêu của người dùng ngay cả sau ba năm làm việc.
GIẢI CASE STUDY: JetBlue and WestJet: A Tale of Two MIS Projects
Câu 1: Hệ thống đặt chỗ tại các hãng hàng không như WestJet và JetBlue quan trọng như thế nào? Nó tác động như thế nào đến các hoạt động vận hành và việc ra quyết định?
Trong những năm qua, khách hàng chủ yếu dựa vào hệ thống đặt vé của các hãng hàng không để đặt vé, giữ chỗ, thanh toán vé và cả làm thủ tục trực tuyến Đối với khách hàng, đây là một phương pháp rất tiện lợi và họ có thể dễ dàng lên kế hoạch cho chuyến đi của mình Đối với các công ty hàng không, các hệ thống này quản lý toàn bộ kho chuyến bay, họ có tất cả các thông tin chuyến bay được lưu trữ và hồ sơ Nó cũng cung cấp một nền tảng để liên lạc giữa các công ty hàng không khác cho “kế hoạch chia sẻ thông tin” của họ và các đại lý hoặc văn phòng bán vé khác có thể xem thông tin thời gian thực về các đặt chỗ và tình trạng còn chỗ Vì cả hai bên đều dựa vào các hệ thống này nên chúng có tầm quan trọng lớn đối với các công ty hàng không
Hệ thống đặt chỗ của hãng hàng không đã tác động đến các hoạt động vận hành và việc ra quyết định Hệ thống này đã giúp việc duy trì tài khoản đặt vé của khách hàng với các hãng hàng không khác dễ dàng hơn và quy trình nội bộ giữa các bộ phận hiệu quả hơn vì quá trình tăng hoặc giảm các chuyến bay được thực hiện trực tuyến Thời gian phục vụ nhanh hơn cũng đã giúp tăng sự hài lòng của khách hàng vì khách hàng có thể lập kế hoạch, đặt phòng và thanh toán trực tuyến Các công ty hàng không có thể đưa ra các quyết định chiến lược tốt về việc độc quyền trên tuyến bay nào và làm thế nào để cải thiện dịch vụ của họ bằng cách truy cập các hồ sơ quá khứ về khách hàng của họ được hệ thống lưu trữ Tuy nhiên, mặt trái của vấn đề, quyết định của khách hàng cũng bị ảnh hưởng trong thời gian đặt phòng
Các hãng hàng không như WestJet và JetBlue thúc đẩy các hãng hàng không giá rẻ và hiệu quả cao bằng cách đưa ra giá vé cực kỳ cạnh tranh và dịch vụ khách hàng vượt trội Hệ thống đặt chỗ của các hãng hàng không này quan trọng đến mức khi các công ty này cần nâng cấp công nghệ thông tin sâu rộng, mối quan hệ của họ với khách hàng và thương hiệu của họ có thể bị ảnh hưởng nếu mọi thứ trở nên tồi tệ Có thể thấy điều này khi vào năm
2009, cả hai hãng hàng không đều nâng cấp hệ thống đặt chỗ hàng không, SabreSonic CSS ra mắt, khách hàng gặp khó khăn trong việc đặt chỗ và trang web của WestJet liên tục gặp sự cố Các trung tâm cuộc gọi của WestJet cũng quá tải và khách hàng gặp phải tình trạng chậm chuyến tại các sân bay Sự chậm trễ này gây ra một lượng lớn sự không hài lòng của khách hàng Bên cạnh sự gia tăng các cuộc gọi khiếu nại của khách hàng, khách hàng cũng lên mạng Internet để bày tỏ sự bất bình.
Những vấn đề này ảnh hưởng đến cả hoạt động vận hành của các hãng hàng không và việc đưa ra quyết định thay đổi hãng hàng không ban đầu vốn khởi đầu là một hệ thống được thiết kế cho các hãng hàng không mới thành lập thành một hãng hàng không tốt hơn Ngoài ra, cả hai hãng hàng không đều cần nhiều năng lực xử lý hơn để giải quyết lượng khách hàng lớn hơn nhiều Họ cũng cần các tính năng như khả năng liên kết giá và lượng chỗ ngồi với các hãng hàng không khác mà họ hợp tác Cả JetBlue và WestJet đều ký hợp đồng với Sabre Holdings để nâng cấp hệ thống đặt vé máy bay của họ Sự khác biệt giữa việc WestJet và JetBlue triển khai hệ thống đặt chỗ SabreSonic CSS của Sabre cho thấy những nguy hiểm vốn có trong bất kỳ cuộc đại tu công nghệ thông tin quy mô lớn nào.
Từ đó ta thấy được, hệ thống đặt chỗ là cốt lõi của các hoạt động mà cả hai hãng hàng không thực hiện Cả hai công ty đều thành lập doanh nghiệp của họ dựa trên ý tưởng về dịch vụ khách hàng tuyệt vời và khả năng chi trả Theo đó, hệ thống đặt chỗ là một khía cạnh quan trọng của cả hai hãng hàng không Sử dụng hệ thống này, khách hàng của cả hai hãng hàng không có thể đặt chuyến bay ngay tại nhà của họ và sắp xếp chuyến bay trước Hệ thống này cũng giúp các hãng hàng không hợp lý hóa hoạt động của họ, vì họ có thể hiểu có bao nhiêu người đã đặt chỗ cho mỗi chuyến bay và chuẩn bị cho phù hợp
Câu 2: Đánh giá các yếu tố rủi ro chính của các dự án nâng cấp hệ thống đặt chỗ của WestJet và JetBlue?
Cả 2 công ty đều phải đối mặt với những rủi ro tương tự khi nâng cấp hệ thống đặt chỗ. Ở góc độ khách hàng, thứ nhất, nếu hãng hàng không nâng cấp thành công và khách hàng nhận thấy không có sự khác biệt về khả năng đặt vé máy bay, hoặc việc triển khai không hợp lý, khiến khách hàng tức giận và làm hỏng thương hiệu của hãng hàng không Thứ hai, cả hai hãng hàng không đều hoạt động dựa trên dịch vụ khách hàng tốt, nếu việc nâng cấp có nguy cơ gây khó chịu và bực bội cho những khách hàng, khó khăn trong việc đặt chỗ, trang web bị sập do quá tải lượng truy cập, tổng đài bị quá tải do các cuộc gọi khiếu nại từ khách hàng Đối với WestJet, vấn đề nghiêm trọng mà họ phải đối mặt là việc chuyển 840.000 tệp chứa dữ liệu về các giao dịch cho những khách hàng trước đây của WestJet đã mua chuyến bay, từ hệ thống đặt chỗ cũ phục vụ ở Calgary sang máy chủ Sabre ở Oklahoma Quá trình di chuyển yêu cầu các đại lý của WestJet phải trải qua các bước phức tạp để xử lý dữ liệu Hàng trăm nghìn lượt đặt trước cho các chuyến bay trong tương lai không thể truy cập được trong quá trình chuyển tệp từ Calgary sang Oklahoma Điểm số về lòng trung thành của khách hàng sụt giảm do thời gian chờ đợi lâu, khó đặt chỗ và trễ chuyến Một số khách hàng sẽ chuyển qua các hãng hàng không đối thủ Việc nâng cấp không thành công sẽ buộc các hãng vào tình thế hủy chuyến bay, điều này sẽ tiềm ẩn nguy cơ thua lỗ vốn lớn và các vụ kiện Cuối cùng, việc nâng cấp không thành công sẽ cản trở sự phát triển của cả 2 hãng không và bị các đối thủ chiếm lĩnh thị phần.
Câu 3: Phân loại và mô tả các vấn đề mà mỗi hãng hàng không gặp phải khi triển khai hệ thống đặt chỗ mới của mình Những yếu tố quản lý, tổ chức và công nghệ nào đã gây ra những vấn đề đó?
Những vấn đề của WestJet: đã gặp phải một số vấn đề trong môi trường thực tế chưa từng xảy ra trong môi trường thử nghiệm Cụ thể:
Quá trình chuyển tệp gây ra nhiều sự chậm trễ: Khi bắt đầu triển khai hệ thống đặt chỗ mới, đầu tiên WestJet cần chuyển các tệp Việc chuyển 840.000 tệp dữ liệu của WestJet chứa dữ liệu về các giao dịch cho những khách hàng WestJet trước đây đã mua chuyến bay, từ máy chủ hệ thống đặt chỗ cũ của WestJet ở Calgary sang máy chủ Sabre ở Oklahoma WestJet đã không lường trước được thời gian chuyển giao cần thiết để chuyển hồ sơ và không thể giảm tải hành khách trên các chuyến bay hoạt động ngay sau khi chuyển đổi Hàng trăm nghìn lượt đặt chỗ cho các chuyến bay trong tương lai đã được thực hiện trước khi chuyển đổi không thể truy cập được trong quá trình chuyển tệp và trong một khoảng thời gian sau đó, vì Saber phải điều chỉnh các chuyến bay bằng hệ thống mới Sự chậm trễ này đã gây ra một lượng lớn sự không hài lòng của khách hàng Bên cạnh sự gia tăng các cuộc gọi khiếu nại của khách hàng, khách hàng cũng lên mạng Internet để bày tỏ sự bất bình Những khách hàng đã bày tỏ sự phẫn nộ của họ lên mạng xã hội gây ảnh hưởng thương hiệu nặng nề Ảnh hưởng đến cả các hệ thống phụ/hỗ trợ: WestJet đã tạm dừng chương trình khách hàng thường xuyên và thẻ tín dụng đồng thương hiệu, RBC WestJet MasterCard, bên cạnh các kế hoạch chia sẻ mã với các hãng hàng không khác bao gồm Southwest, KLM và British Airways.
Những vấn đề của JetBlue: do đã rút được kinh nghiệm từ WestJet nên họ gần như không phạm phải những vấn đề trong quá trình triển khai hệ thống đặt chỗ mới mà WestJet đã gặp phải Chỉ có một vấn đề trong thời gian chờ cuộc gọi và ki-ốt, máy in ở sân bay khi thời gian cuộc gọi chờ tăng lên và không phải tất cả các ki-ốt và máy in vé ở sân bay đều trực tuyến ngay lập tức Ngoài ra, JetBlue đang thiếu và cần thêm một số chức năng đặt vé. Các yếu tố quản lý, tổ chức và công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến WestJet trong quá trình tái cấu trúc hệ thống đặt vé của WestJet và đã gây ra rất nhiều vấn đề Vấn đề quản lý quan trọng nhất là quá trình hoạch định Ban quản lý của hãng hàng không đã lập kế hoạch không tốt cho quá trình này Quá trình chuyển đổi diễn ra vào thời điểm mà hãng hàng không đã đặt nhiều khách hàng cho các chuyến bay trong tương lai Điều này tạo ra nhiều vấn đề về công nghệ khi tạo ra sự quá tải và chậm trễ đối với hệ thống Một vấn đề tổ chức quan trọng nổi lên là sự chuẩn bị không hoàn chỉnh Công ty đã không dự đoán chính xác thời gian cần thiết để chuyển các tệp từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Ngoài ra, họ không có một kế hoạch dự phòng đầy đủ trong trường hợp thất bại Lỗi công nghệ chính của WestJet xoay quanh việc chuyển các tập tin liên quan đến vé mà khách hàng đã mua Sự chậm trễ trong quá trình này đã cản trở rất nhiều đến hoạt động của các hãng hàng không
Trong khi đối với JetBlue, do đã học hỏi từ những sai lầm của đối thủ và chuẩn bị đầy đủ cho quá trình này Các yếu tố quản lý, tổ chức lại có tác động tích cực đến quá trình triển khai hệ thống đặt vé mới của họ Ở khía cảnh hoạch định, JetBlue đảm bảo chuyển các tệp dữ liệu của mình sang máy chủ của Sabre vào tối thứ Sáu, vì lưu lượng chuyến bay thứ Bảy thường rất thấp và họ cũng bán số lượng ghế ít hơn trên các chuyến bay cất cánh vào ngày hôm đó Họ đã quá trình tổ chức khá kỹ càng cho những trường hợp xấu có thể xảy ra, họ đã xây dựng một trang Web dự phòng để chuẩn bị cho tình huống xấu nhất Công ty cũng đã thuê 500 nhân viên tổng đài tạm thời để quản lý các cuộc gọi dịch vụ khách hàng có khả năng tăng đột biến Thông qua tổ chức và quản lý một cách hợp lý, công ty đã tránh được nhiều cạm bẫy tiềm ẩn trong quá trình Duy nhất chỉ tồn tại một vấn đề công nghệ mà nhóm gặp phải là sự cố ở một số máy in vé và ki-ốt ở sân bay và hệ thống đặt vé cần thêm một số tính năng nhưng nhìn chung vấn đề này cũng không ảnh hưởng quá nhiều.
Câu 4: Mô tả các bước sẽ thực hiện để kiểm soát rủi ro trong các dự án này?
Các bước để kiểm soát rủi ro và quản lý rủi ro dự án liên quan đến việc xác định bản chất và mức độ rủi ro của dự án, mỗi dự án sau đó có thể được quản lý bằng các công cụ và cách tiếp cận quản lý rủi ro hướng đến mức độ rủi ro; quản lý độ phức tạp kỹ thuật liên quan đến các công cụ tích hợp nội bộ Tiếp theo, hàng tồn kho cũng có thể giúp kiểm soát rủi ro Bước kiểm kê tình hình Đó là, xác định tất cả các rủi ro có thể có trong dự án Bản kiểm kê cần bao gồm tất cả các yếu tố nội bộ của dự án như thay đổi nguồn lực, các lỗi giả định và sự sẵn có của nhà tài trợ Nó cũng nên bao gồm tất cả các yếu tố bên ngoài như thay đổi phương hướng của công ty hoặc thay đổi phương hướng công nghệ Tuy nhiên, trên hết, nó nên bao gồm những thứ mới trong dự án Nếu dự án đang làm việc với một công nghệ mới, đang sử dụng một phương pháp phát triển mới, hoặc ngay cả khi có những thành viên mới trong nhóm tương đối không quen biết, thì những thành viên này cần được liệt kê là những rủi ro tiềm ẩn đối với dự án Mục đích của giai đoạn kiểm kê không phải là để phân loại rủi ro hoặc xác định tầm quan trọng của nó Bước đó xảy ra sau Mục đích là để thu thập tất cả các rủi ro.
Sau khi hoàn thành danh sách các rủi ro tiềm ẩn, đã đến lúc đánh giá chúng Mỗi rủi ro cần được đánh giá dựa trên cả xác suất của nó và tác động mà nó sẽ gây ra nếu nó xảy ra Việc mất một thành viên chủ chốt trong nhóm có thể có xác suất thấp; tuy nhiên, tác động đến dự án có thể rất lớn Một số người gặp khó khăn với bước đánh giá vì cả hai con số, tỷ lệ phần trăm và tác động, đều là phỏng đoán Họ nhận ra rằng ngay cả những thay đổi nhỏ trong giá trị của những con số này cũng có thể có tác động rất lớn đến tổng rủi ro của dự án
Tuy nhiên, nói chung, mục tiêu ở đây không phải là đưa ra một con số đại diện cho từng rủi ro Mục tiêu là phát triển một khuôn khổ để đánh giá các rủi ro khác nhau chống lại nhau Mặc dù độ chính xác trong quá trình ước tính là hữu ích nhưng nó không phải là điều cần thiết Yếu tố khác cần đánh giá khi xem xét rủi ro là thời hạn của nó - khoảng thời gian mà nó có thể có tác động tiềm tàng đến dự án Ưu tiên
