Báo cáo thực tập tốt nghiệp công ty cổ phần giao hàng tiết kiệm

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu cùng với việc được xem xét, tìm hiểu và quan sát tình hình thực tế tại Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm – Kho Yên Nghĩa, đặc biệt là được sự giúp và tạo điều kiện của ban lãnh đạo công ty, các anh chị ở các bộ phận của công ty và các thầy cô giáo bộ môn trong trường đã giúp đỡ em hoàn thành báo các thực tập tại Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm – Kho Yên Nghĩa Em xin gửi đến thầy, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất. Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA VẬN TẢI – KINH TẾ

~~~~~~*~~~~~

BÁO CÁO THỰC TẬP

ĐƠN VỊ THỰC TẬP :

CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM – KHO YÊN NGHĨA

Giáo viên hướng dẫn :

Lớp :

Mã sinh viên:

Sinh viên thực hiện:

HÀ NỘI – T2/2023

LỜ I CẢ M ƠN

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu cùng với việc được xem xét, tìm hiểu và quan sát tình hình thực tế tại Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm – KhoYên Nghĩa, đặc biệt là được sự giúp và tạo điều kiện của ban lãnh đạo công ty, các anh chị ở các bộ phận của công ty và các thầy cô giáo bộ môn trong trường đãgiúp đỡ em hoàn thành báo các thực tập tại Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm– Kho Yên Nghĩa

Em xin gửi đến thầy, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Em xin cảm ơn chị Hẳng – cùng các anh chị trong công ty đã hướng dẫn cẩnthận giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành tốt chuyên đềthực tập nghiệp vụ này

Đồng thời chúng em xin cảm ơn nhà trường đã tạo cơ hội được thực tập nơi

mà em mong muốn, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức

mà các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích từ đó có thể giúp ích cho công việc sau này của bản thân

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ bộ môn cũng như quý công ty

Cuối cùng chúng em kính chúc Quý thầy, cô dồi dào sứ c khỏe và thành côngtrong

sự nghiêp̣ cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chi ̣trong kho GiaoHàng Tiết Kiệm luôn dồi dào sứ c khỏe, đaṭ

đươc ̣ công viêc nhiều thành công tốt

đep̣

trong

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ TỪ CHUYÊN NGÀNH

STT Kí hiệu chữ viết tắt Ý nghĩa

1 GHTK Giao hàng tiết kiệm

2 TMĐT Thương mại điện tử

13 HUB Kho trung chuyển

14 xe RC Xe trang thiết bọ cho hàng dễ dỡ

MỤC LỤC

LỜ I CẢ M ƠN 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ TỪ CHUYÊN NGÀNH 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 5

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM 6

1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty 6

1.1.1 Lịch sử hình thành 6

1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 7

1.1.2.1 Logistic trong thương mại điện tử 7

1.1.2.2 Dịch vụ chính của Giao Hàng Tiết Kiệm 8

1.1.3 Giá trị cốt lõi của GHTK – 3F 8

1.1.4 Cơ cấu tổ chức phòng ban của công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm 9

1.2 Hiện trạng cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị 10

1.2.1 Quy mô vốn và cơ sở vật chất chung 10

1.2.2 Cơ sở vật chất và nhân sự tại Kho GHTK Yên Nghĩa 10

1.2.2.1 Cơ sở vật chất 10

1.2.2.2 Nhân lực của đơn vị 11

1.3 Thực trạng sản xuất kinh doanh tại Giao Hàng Tiết Kiệm Yên Nghĩa 12

1.3.1 Nghiệp vụ làm hàng 15

1.3.1.1 Các trạng thái liên quan cần lưu ý 15

1.3.1.2 Quy trình xử lý làm hàng tại kho lego 17

1.3.1.3 Các ca làm hàng 21

1.3.1.4 Chỉ số chất lượng của làm hàng 22

1.3.2 Nghiệp vụ xuất nhập 22

1.3.2.1 Các trạng thái cần lưu ý 23

1.3.2.2 Quy trình xử lý hàng trung chuyển 24

1.3.2.3 Các ca trung chuyển trong ngày 25

1.3.2.4 Chất lượng trung chuyển 26

1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Giao Hàng Vận Tải 26

1.4 Định hướng và chiến lượng phát triển 28

1.5 Phân tích đánh giá tình hình để phát triển nghiên cứu đồ án 28

PHẦN II: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU 28

2.1 Các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 28

2.1.1 Mục tiêu nghiên cứu 28

2.1.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 28

2.1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 28

2.1.4 Phương pháp nghiên cứu 29

2.2 Kết cấu của luận văn 29

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

MỞ ĐẦU

Môn học thực tập nghiệp vụ giúp cho sinh viên chuyên ngành logistics nhằm gắn kết chặt chẽ quá trình giảng dạy và học tập trên giảng đường với hoạt động thực tiễn để sinh viên có thể vận dụng kiến thức đã học vào thực tế Các mục tiêu cụ thể của đợt thực tập này là:

1 Tìm hiểu đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị ngành logistics nóichung

2 Tìm hiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ hoạt động

logistics; cơ cấu tổ chức bộ máy và hiện trạng sản xuất kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp dịch vụlogistics

3 Tìm hiểu và được thực hành một số quy trình nghiệp vụ logistics cơ bản tại doanh nghiệp dịch vụ logistics

4 Hình thành kỹ năng tự nghiên cứu tìm hiểu; rèn luyện kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc, kỹ năng làm việc nhóm, viết báo cáo, kỹ năng giải quyết tình huống

Với nguyện vọng tìm hiểu và tiếp xúc về cơ sở vật chất trong nghành logistics, củng cố và nâng cao kiến thức thực tế và một số quy trình nghiệp vụ trong nghành logistics, nên chúng em đã chủ động đề xuất và được thầy cô tạo điều kiện đi thực tập tại một Công ty dịch vụ logistics, cụ thể :

- Tên đơn vị thực tập : Kho Giao Hàng Tiết Kiệm Yên Nghĩa

1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập

1.2 Hiện trạng cơ sở vật chất và kỹ thuật của đơn vị

1.3 Thực trạng sản xuất kinh doanh tại đơn vị thực tập

1.4 Định hướng và chiến lược phát triển của đơn vị

1.5.Phân tích, đánh giá tình hình để phát triển vấn đề nghiên cứu liên quan đến đềtài tốt nghiệp

Phần 2: Thực tập chuyên sâu

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM 1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty

Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm (Giaohangtietkiem.JSC) là đơn vị vận chuyển chuyênnghiệp dành cho thương mại điện tử (eLogistics), chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi(Last – Mile Delivery) và thu tiền tận nơi (Cash-on-Delivery) cho các Shop/Doanh nghiệp kinhdoanh trực tuyến Ưu thế của Giao hàng tiết kiệm là tốc độ nhanh, mạng lưới phủ sóng rộng trêntoàn quốc và đặc biệt là tư duy phục vụ linh hoạt dựa trên nền tảng công nghệ

Tốc độ giao hàng tác động rất lớn đến khách hàng trong bán lẻ trực tuyến Giao hàng tiết kiệm

nỗ lực từng ngày để cung cấp dịch vụ giao hàng trong ngày và thu hộ (Same-day delivery vàCash on delivery) uy tín và đáng tin cậy

Tên công ty : Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm

Ngày thành lập : 21/05/2013

Giám đốc : (Ông) Phạm Hồng Quân

Lĩnh vực hoạt động : Vận tải giao vận – Logistics trong Thương mại điện tử

- Tháng 04/2013: GHTK ra đời tại Hà Nội, vận hành ngày đầu tiên với: 01 nhà kho, 05 shippers,

10 shop và 15 đơn hang

- Tháng 05/2013: Công ty chính thức hoạt động

- Tháng 07/2013: Ra mắt hệ thống quản lý đơn hàng và APIs kết nối đối tác

- Tháng 03/2016: Ra mắt nền tảng công nghệ vận hành di động Mobility Operations technology

- Tháng 09/2016: TOP 1 nhà vận chuyển được yêu thích nhất sàn TMĐT di động với đội ngũ

1000 nhân viên

 Năm 2017

- Tháng 03/2017: Mở trung tâm vận hành 10.000 m2 đầu tiên tại Tp Hồ Chí Minh

- Tháng 06/2017: Mở full map 63 trung tâm tỉnh trên toàn quốc

- Tháng 09/2017: Mở full map giao hàng đến hơn 10.000 huyện, xã trên toàn quốc

 Năm 2018

- Mở 20 trung tâm vận hành và hơn 500 chi nhánh với tổng diện tích lên đến 100.000 m2

- Đặt mục tiêu cán mốc 100.000.000 đơn hàng trên toàn quốc

1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

1.1.2.1 Logistic trong thương mại điện tử

Trong thương mại điện tử, Logistics hiện nay được hiểu đơn giản là quy trình hoàn tất đơn hàng, bao gồm các khâu đóng gói, vận chuyển, thu tiền và chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Như vậy, với hàng hóa là các sản phẩm hữu hình, dù cho khâu tìm kiếm sản phẩm, giao kết hợpđồng, thanh toán… có thể thực hiện trên môi trường trực tuyến nhưng công đoạn giao hàng từnhà sản xuất tới người tiêu dùng cuối cùng vẫn phải gắn bó chặt chẽ với dịch vụ Logistics vàchuyển phát

Logistics không những làm cho quá trình lưu thông, phân phối được thông suốt, chuẩn xác, antoàn mà còn giảm được chi phí vận tải

Nhờ đó hàng hóa được đưa đến thị trường một cách nhanh chóng kịp thời Người tiêu dùng sẽmua được hàng hóa một cách thuận tiện, linh hoạt, thỏa mãn nhu cầu của mình Người mua cóthể chỉ cần ở tại nhà, đặt mua hàng bằng cách gọi điện, gửi fax, gửi e-mail hoặc giao dịch quaInternet…cho người bán hàng, thậm chí cho hãng sản xuất hàng hóa là có thể nhanh chóng nhậnđược thứ hàng cần mua, được vận chuyển tận nhà

Có hiệu quả đó chính là nhờ ứng dụng hệ thống Logistics vào sản xuất và lưu thông Đặc biệt làhiệu quả của nó đối với các doanh nghiệp TMĐT, khi mà khách hàng và doanh nghiệp giao tiếpvới nhau trong thế giới ảo thì việc tạo dựng uy tín và niềm tin cho khách hàng là rất khó khăn

Do vậy Logistics thương mại điện tử sẽ hỗ trợ tích cực cho các hoạt động của doanh nghiệp vớimục tiêu cơ bản là giao đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng địa điểm và thời gian tới đúngkhách hàng, giúp đạt được mục đích cuối cùng là lợi thế cạnh tranh

1.1.2.2 Dịch vụ chính của Giao Hàng Tiết Kiệm

 Giao hàng tận nơi – Last-Mile Delivery: Giao hàng tiết kiệm cung cấp dịch vụ giao hàng

tận nơi nhanh chóng, chính xác trong vòng 6h (nội thành), 24h (nội miền) và 48h (liên miền)

- Giao hàng 6h (nội thành): lấy sáng -> giao chiều (14 – 18h), lấy chiều -> giao tối (18 – 22h)

- Giao hàng 4h (nội thành): lấy sáng -> giao sáng (trước13h), lấy chiều -> giao chiều (trước18h)

- Giao hàng buổi tối: Shop chốt đơn trước 16h và tích chọn giao tối -> lấy hàng trước 18h, đơn giao tối (18 – 22h)

- Giao hàng cả ngày chủ nhật

 Thu tiền tận nơi – Cash-on-delivery: uy tín, rõ ràng, đối soát nhanh (3 lần/tuần, chuyển

khoản vào thứ 2/4/6, chọn lịch đối soát linh hoạt)

 Phủ sóng toàn quốc: GHTK phủ sóng lấy – giao hàng full map 63 tỉnh, trên 11.000 thành

phố, huyện, xã với hơn 500 chi nhánh cả nước

 Công nghệ hiện đại: Công nghệ hiện đại giúp vận hành linh hoạt, hiệu quả.

GHTK linh hoạt trong giao hàng, hỗ trợ các Shop đổi tiền thu hộ/ đổi địa chỉ giao hàng/ đổi sốđiện thoại/ đổi thông tin người nhận Các Shop có thể gửi yêu cầu hỗ trợ bất kỳ ngay cả khi đơnhàng đang được giao GHTK hỗ trợ mang nhiều mẫu (size, màu…) để khách hàng chọn và trả lạicho shop những mẫu khách hàng không ưng (giao hàng một phần)

1.1.3 Giá trị cốt lõi của GHTK – 3F

 FAST/NHANH

- Là giá trị cốt lõi mà GHTK mang đến cho khách hàng

- Là hàng hóa luôn luôn luân chuyển không dừng lại

- Là cải thiện năng suất trên từng người lao động

- Là tự động hóa quy trình trên nền tảng công nghệ

 FLEXIBLE/LINH HOẠT

- Mỗi nhân viên GHTK luôn lấy tinh thần làm việc trên sự linh hoạt

- Phục vụ khách hàng linh hoạt nhất, tạo nên trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng

 FRIENDLY/THÂN THIỆN

- Là điều tất yếu ở GHTK, tư duy phục vụ của mỗi nhân viên là luôn nỗ lực đem tới sự hài lòng cho khách hàng

- Những quan niệm làm việc

 Bạn không thể thay đổi cả thế giới, hãy thay đổi chính mình để thích nghi

 Đừng bao giờ sợ hãi với những việc chưa thử làm, dám đổi mới, dám thử sức, sai đâusửa đó

 Khi xảy ra sự vụ vấn đề, việc đầu tiên là XỬ LÝ NÓ RA SAO, không phải là đổ lỗi cho ai

- Tính trách nhiệm là quy tắc làm việc

- Tôn trọng, đoàn kết và hỗ trợ đồng nghiệp

1.1.4 Cơ cấu tổ chức phòng ban của công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm

 Ban Giám Đốc: trực tiếp điều hành, quản lý công ty

- Hành chính: Chịu trách nhiệm cấp phát, quản lý tài sản của Công ty (vd: cấp phát đồng phục,vật tư, trang thiết bị làm việc, làm tạm ứng, thanh toán tiền cho nhân viên …)

- Văn hóa – truyền thông (Team PR): Lên kế hoạch, tuyên truyền, tổ chức các hoạt động vănhóa của Công ty; quản lý và phát triển các kênh truyền thông của Công ty (Web, app,facebook…)

▪ Phòng Kế toán:

- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định củaNhà nước

- Quản lý các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty

- Hướng dẫn, đôn đốc nhắc nhở các Phòng ban, Kho, Bưu cục, cá nhân thực hiện các quy định

về quản lý tài chính của Công ty (vd: nộp báo cáo tiền, …)

▪ Phòng pháp chế:

- Kiểm soát tuân thủ tất cả các hoạt động của Công ty theo đúng quy định của pháp luật;

- Xây dựng các quy trình xử lý các rủi ro pháp lý phát sinh của Công ty;

- Kiểm soát các văn bản, hồ sơ pháp lý: hợp đồng, công văn,… và thực hiện các thủ tục hành chính về giấy phép tại các cơ quan chuyên ngành;

- Đại diện, thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan chức năng, giải quyết khiếu nại, tố

cáo tranh chấp liên quan đến tất cả các hoạt động của Công ty

▪ Trung tâm Công nghệ: Chịu trách nhiệm trong việc phát triển, sáng tạo, cải tiến công nghệ

thông tin trong đó có App cho nhân viên giao – nhận hàng/ bộ phận vận hành/ Shop…

▪ Phát triển & Sáng tạo:

- Sáng tạo các ý tưởng để giải quyết các bài toán hướng tới tối ưu hóa vận hành

- Cung cấp data hữu ích cho các Phòng ban, dựa trên việc phân tích những data này các Phòng ban có thể đưa ra quyết định chính xác cho các vấn đề

- Một số sản phẩm của Phòng Phát triển & Sáng tạo: App/ Web (vận hành, shop, chăm sóc khách hàng); giỏ/ kệ sắt/ băng chuyền lên xuống tải…

▪ Khối vận hành: Trực tiếp tham gia quá trình giao – nhận hàng hóa từ các shop đến khách hàng

▪ Khối dịch vụ khách hàng:

- Trực tiếp tiếp nhận và xử lý khiếu nại của các Shop online/ các sàn Thương mại điện tử

- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Vận hành xử lý các sự vụ hằng ngày liên quan đến giao hàng;

- Theo dõi, kiểm soát, đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng;

- Tổng hợp báo cáo, phối hợp với Bộ phận Vận hành đưa ra phương án cải thiện chất lượng dịchvụ

1.2 Hiện trạng cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị

1.2.1 Quy mô vốn và cơ sở vật chất chung

- GHTK có pháp nhân tại Việt Nam là Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm với vốn điều lệ 12,9

tỷ đồng Năm 2021, GHTK ghi nhận doanh thu gần 6.900 tỷ đồng, lãi hơn 300 tỷ đồng Các nămtrước đó, GHTK còn lãi ấn tượng trên 500 tỷ đồng, với doanh thu các năm 2019 và 2020 lần lượt là4.600 tỷ đồng và 6.900 tỷ đồng

Nhờ vậy, GHTK đã len lỏi hoạt động tại 63 tỉnh thành, phủ hoạt động tại 11 ngàn phường xã Theo

tự bạch của GHTK mỗi tháng công ty phục vụ trung bình nửa triệu khách hàng, hầu hết là kháchhàng cá nhân – người trực tiếp bán hàng qua mạng xã hội hoặc kinh doanh trực tuyến thông qua cácsàn thương mại điện tử lớn như Shopee Công ty có 30 ngàn nhân viên giao hàng, có 300 kỹ sư,trong đó nhiều người là kỹ sư công nghệ GHTK sở hữu hệ thống vật chất với 600 ngàn m2 nhà kho,tương đương 80 sân bóng đá tiêu chuẩn World Cup Công ty có 1.500 địểm giao nhận tại các vị tríchiến lược, con số khá đáng nể với một công ty xây dựng từ số 0

1.2.2 Cơ sở vật chất và nhân sự tại Kho GHTK Yên Nghĩa

1.2.2.1 Cơ sở vật chất

- Diện tích: 1500m2

- Diện tích hoạt động kho: 1000m2

- Diện tích văn phòng: 200m

Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát kho GHTK Yên Nghĩa

Trong đó

1: Hệ thống băng chuyền – 1 cái

2: Máy quét – 1 cái

3: Máng – 12 cái

4: Kệ lego – 24 cái

5: Chuồng – 4 cái

- Các ban hành chính văn phòng có đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị cần thiết cho văn phòng:

Hệ thống các máy vi tính đều được phủ sóng internet, cài đặt đầy đủ các phần mềm khai báo hải quan, máy Fax, máy photocopy, máy in, các đồ dùng văn phòng phẩm như kẹp bút Tất cả các văn phòng đều được trang bị điều hòa nhiệt độ, thiết bị ánh sáng hiện đại, máy lọc nước, thiết bị báo cháy, chữa cháy, bàn ghế làm việc đều được nhập khẩu để phục vụ cho nhân viên làm việc thoải mái nhất

1.2.2.2 Nhân lực của đơn vị

3 Giám sát 17

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của kho GHTK Yên Nghĩa

 Về giới tính: Do tính chất công việc nên bộ phận XLHH có tỷ lệ là nam giới gần như là 100%,ngược lại với đó thì tỷ lệ nhân sự là nữ giới chiếm tới 80% tại các bộ phận còn lại

 Về độ tuổi: Nhân lực của công ty đa số từ 18 - 40 tuổi Đây là độ tuổi có số năm kinh nghiệm hoạt động tương đối, phù hợp với tính chất công việc Đặc biệt là đối với bộ phận XLHH cần sức khỏe tốt và sự linh hoạt.

 Về trình độ: Tỷ lệ nhân sự tại các bộ phận giám sát và văn phòng có trình độ đại học, cao đẳngđạt 100%, đây là lực lượng quản lý, điều hành hệ thống kho hoạt động trơn tru, hiệu quả

1.3 Thực trạng sản xuất kinh doanh tại Giao Hàng Tiết Kiệm Yên Nghĩa

Quy trình của một đơn hàng

Sơ đồ 1.2 Quy trình của một đơn hàng

 Quy trình chung:

Shop ⇒ Kho nguồn/lấy ⇒ Kho trung chuyển (linh hoạt) ⇒ Kho đích giao cho khách hàng hoặc hủy trả hoàn về shop ⇒ Kho trung chuyển ⇒ Kho nguồn/trả ⇒ Shop

 Quy trình cụ thể:

1 Shop đăng kí TK GHTK, GHTK xác nhận và kích hoạt TK

2 Shop đăng đơn (Excel, API, WEB, APP), shop đăng đơn thành công, trạng thái đơn hàng Chưa tiếp nhận

3 GHTK tiếp nhận đơn hàng (Hệ thống tiếp nhận tự động, hoặc tiếp nhận trên web), trạng thái

đơn hàng Đã tiếp nhận

4 Sau khi tiếp nhận đơn hàng ĐP sẽ điều phối COD lấy hàng tại từng tuyến trên giỏ của COD,

trạng thái đơn hàng là Đã điều phối lấy hàng/đang lấy hàng

5 Đơn hàng được điều phối và hiện trên app của COD, COD sẽ liên hệ với shop để lấy hàng 5.1 COD lấy hàng thành công, trạng thái Đã lấy hàng/đã nhập kho

5.2 Shop chưa có hàng, không liên hệ được shop, shop hẹn ngày lấy COD lấy delay đơn hàng,

trạng thái Delay lấy hàng

5.3 Shop báo hủy đơn, không liên hệ được shop/shop delay quá 3 ca, COD lấy hủy đơn hàng,

trạng thái Không lấy được hàng

6 Sau khi đơn hàng được lấy thành công, COD sẽ mang hàng về điểm tập kết bắn hàng, bưu cục,

kho gần tuyến để tiến hàng sorting phân loại hàng hóa thô tạo bao trạng thái chuyển kho là chờchuyển kho

- Sau khi tạo bao đơn hàng sẽ được chuyển đến kho đích thông qua các kho trung chuyển (nếu

có) Trạng thái chuyển kho là đang chuyển kho

- Sau khi đơn hàng được trung chuyển và được nhập kho đich trạng thái đơn hàng là đã nhập kho

và trạng thái chuyển kho là đã chuyển kho giao hàng

7 Sau khi đơn hàng nhập kho đích đơn hàng sẽ được điều phối cho COD giao hàng đến cho

khách hàng, trạng thái đơn hàng là Đã điều phối giao hàng/đang giao hàng.

8 Sau khi COD liên hệ với khách

8.1 Đơn hàng được COD giao thành công đến khách, trạng thái đơn hàng là Đã giao hàng/chưa đối soát

- Giao hàng 1 phần: COD sẽ mang hàng và tiền về chốt ca

- Giao hàng toàn bộ: COD sẽ mang tiền về chốt ca

8.2 Đơn hàng không liên hệ được khách hàng, khách hàng hẹn ngày lấy…, COD chuyển trạng

thái đơn hàng thành Delay giao hàng.

8.3 Đơn hàng khách hàng báo hủy shop báo hủy/đơn hàng giao quá 3 ca không liên hệ được với

khách hoặc khách tiếp tục delay hẹn (ngoài ra còn phụ thuộc vào tình trạng thực tế của từng đơnhàng có thể hỗ trợ khách delay thêm ca với mục đích là giao thành công được đơn hàng) sẽ được

COD chuyển trạng thái về Không giao được hàng.

9 Giao lại/giao tiếp: ĐH chuyển về trạng thái không giao được hàng nhưng chưa đối soát Shop

có thể tạo ticket giao lại/giao tiếp

- Giao lại: giao lại cho khách hàng

- Giao tiếp: giao tiếp cho khách hàng mới

10 Sau khi COD đã giao hết các đơn hàng trong ca, COD sẽ mang tiền thu hộ các đơn giao hàng

thành công và các đơn hàng delay, hủy về kho hoặc về bưu cục để chốt ca (tùy vào việc quy địnhcủa điều phối về địa điểm chốt ca và lấy hàng của COD)

- Điều phối Giao/Tiền sẽ thanh toán chốt ca cho COD số tiền COD nộp phải đúng với số tiền thu

hộ cần thu hiển thị trên app của điều phối, các đơn hàng hủy sẽ được giữ lại sau khi hết thời gianlưu kho sẽ được trung chuyển về kho nguồn và tiền hàng trả lại shop, các đơn hàng delay COD

sẽ giữ lại và chia ra giỏ hàng của mình và tiền hàng giao lại các đơn hàng Sau khi thu tiền và xử

lý các đơn hàng delay và hủy xong Điều phối sẽ chốt ca cho COD

11 Sau khi chốt ca đối với các đơn hàng hủy trạng thái đơn là không giao được hàng/chưa trả,

hết thời gian lưu kho (trung bình 1 đơn hàng có thời gian lưu kho từ 3-5 ngày) đơn hàng sẽ được

bắn tạo bao và trung chuyển về kho trả hàng (thông thường kho trả hàng và kho nguồn là một)

12 Sau khi đơn hàng trả được nhập kho trả đơn hàng ở trạng thái đã đối soát công nợ trả hàng.

Đơn hàng sẽ được điều phối cho COD trả để trả hàng lại cho shop trạng thái đơn hàng chuyển

14 Đơn hàng không liên hệ được shop hoặc shop hẹn thời gian trả hàng đơn hàng sẽ được COD

chuyển về trạng thái Delay trả hàng, sau đó COD sẽ tiếp tục mang đơn hàng đi trả và chốt trạng thái cuối cùng của đơn hàng là Đã trả hàng.

Trong trường hợp không trả được quá 3 lần: tích trả tại kho, lưu kho 15 ngày chờ shop xử lý Sau 15 ngày sẽ không tiếp nhận khiếu nại

1.3.1 Nghiệp vụ làm hàng

- GSK làm hàng chịu trách nhiệm quản lý đội XLHH làm hàng bao gồm:

+ Kiểm soát số lượng và điều chỉnh cân đối nhân sự XLHH giữa các máng/ ca/ ngày

+ Duy trì kỷ luật, tác phong làm việc XLHH đúng với quy định

+ Kiểm soát và nâng cao năng suất chất lượng của XLHH

+ Giải quyết các vấn đề phát sinh của XLHH trong quá trình làm việc

- GSK làm hàng chịu trách nhiệm về chất lượng làm hàng của kho, đảm bảo hàng hóa được xử

lý sạch, đúng ca Giải quyết và giảm thiểu hàng tồn, hàng vỡ - hỏng, hàng quá hạn giao/trả

- GSK làm hàng chịu trách nhiệm báo cáo chất lượng đúng deadline các đầu mục công việc được phân công

1.3.1.1 Các trạng thái liên quan cần lưu ý.