Ngày nay trong thời đại kỹ thuật số, các doanh nghiệp đều có xu hướng chuyển đổi công nghệ và sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp, thông minh thay cho những phương t
GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM ERP FAST BUSINESS
Phần mềm ERP là gì?
ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning (ERP) được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Phần mềm ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one Để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, lưu trữ một cách tự động hoá từ A đến Z Một nền tảng tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán và vận hành doanh nghiệp rất phù hợp với công ty lớn
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
Kế toán tài chính (Finance)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
Báo cáo thuế (Tax Reports)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Hình 1: Mô hình cấu trúc của ERP với các phân hệ chính
Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
Phần mềm ERP Fast Business Online là gì?
Fast Business Online là giải pháp phần mềm ERP quản trị toàn diện cho doanh nghiệp được phát triển trên nền tảng web tốt nhất hiện nay dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn Phần mềm cho phép truy cập làm việc mọi lúc, mọi nơi từ các thiết bị có kết nối internet Tính đến tháng 6/2022 sản phẩm đã có hơn 2.300 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực tin dùng bởi các đặc điểm nổi trội
Cá c phân hê ̣ của phần mềm Erp Fast Business Online:
1 Fast Manager - Thông tin điều hành và báo cáo quản trị: Tra cứu các thông tin nhanh và báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của các cán bộ quản lý các cấp
2 Fast Analytics: Công cụ xử lý, phân tích số liệu trực tuyến, đa chiều
3 Fast CRM - Quản lý quan hệ khách hàng: Theo dõi thông tin khách hàng, phân tích khách hàng, theo dõi các giao dịch với khách hàng…
4 Fast Sales - Quản lý bán hàng: Lập báo giá, lập đơn hàng, giao hàng, viết hóa đơn, báo cáo phân tích theo bán hàng…
5 Fast DMS - Giải pháp quản lý hệ thống phân phối: Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ đại lý, nhà phân phối, đội ngũ nhân viên bán hàng và thị trường
6 Fast Purchasing - Quản lý mua hàng, vật tư: Lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng/hợp đồng, nhập hàng, kiểm tra chất lượng hàng mua…
7 Fast Inventory - Quản lý hàng tồn kho: Quản lý theo vị trí, theo lô, theo nhiều đơn vị tính, phân tích hàng chậm luân chuyển, tra cứu tồn kho thực tế, số lượng tồn nhưng đã được khách hàng đặt mua, số lượng hàng đặt sắp về…
8 Fast Financial - Kế toán tài chính và kế toán quản trị: Kế toán tổng hợp, kế toán vốn bằng tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, kế toán hàng tồn kho, quản lý TSCĐ, CCDC, tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng hoặc sản xuất liên tục, tính giá thành dự án, công trình xây dựng, kế toán chủ đầu tư, báo cáo tài chính, lập ngân sách, báo cáo thuế…
9 Fast Manufacturing - Quản lý sản xuất: Hoạch định kế hoạch sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên liệu, hoạch định công suất nhà máy, quản lý xưởng
10 Fast HRM - Quản lý nhân sự, chấm công, tính lương: Thông tin chung về nhân viên, tuyển dụng và đào tạo, đánh giá kết quả làm việc… chấm công, tính lương, tính thuế TNCN, BHXH, BHYT…
11 Fast e-Invoice – Quản lý hóa đơn điện tử: Phát hành, lưu trữ, tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng
12 Fast iConnect – Kết nối với các thiết bị và ứng dụng khác: Kết nối ngân hàng điện tử, POS, Barcode, QRcode, trạm cân…
Các lợi ích mà phần mềm ERP Fast Business Online mang lại
Rút ngắn khoảng cách thông tin
Trao đổi thông tin mang tính thủ công như văn bản, truyền miệng hoặc các công cụ đơn lẻ còn nhiều hạn chế về tính tức thời, qua nhiều khâu thông tin có thể bị thay đổi làm mất tính chính xác dẫn đến việc ra quyết định kinh doanh bị chậm trễ hoặc thiếu sự
Fast Business Online tạo ra luồng thông tin thông suốt trong doanh nghiệp, thông tin trực tiếp đến nơi cần thiết một cách tức thì mà không cần qua khâu trung gian Giám đốc, Ban lãnh đạo, Kiểm soát kế toán… có thể có ngay các con số chính xác và đa dạng theo mong muốn chỉ bằng một cái nhấp chuột Không khoảng cách, không thời gian
Fast Business Online không chỉ đơn thuần quản lý riêng lẻ chắp nối từng bộ phận mà quản lý tổng thể nguồn lực từ đầu vào đến đầu ra, người quản lý có thể có các báo cáo từ mọi quy trình và mối quan hệ giữa các đầu vào, đầu ra đó
Fast Business Online cung cấp một cái nhìn tổng thể về công nợ, tình hình tài chính, tình hình tồn kho, dòng tiền, nhân sự… giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định chính xác, kịp thời
Xử lý nhu cầu phức tạp
Quản lý quá trình sản xuất, tính giá thành với những sản phẩm có cơ cấu phức tạp, nhiều công đoạn
Kiểm soát các chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi, hạn mức công nợ, tín dụng
Quản lý quy trình mua hàng từ khi có yêu cầu, qua các bước duyệt yêu cầu, báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán, xuất trả lại nhà cung cấp
Fast Business Online cung cấp thông tin nhanh và chính xác, từ đó ra quyết định xử lý các tình huống kịp thời, tránh các rủi do từ việc thông tin chậm và sai
Kiểm soát tốt quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế thất thoát lãng phí, từ đó giảm thiểu giá thành sản phẩm và các chi phí phát sinh ngoài mong muốn
Hạn chế tốn kém phải đầu tư lại trong tương lai vì chỉ phải đầu tư một lần cho sản phẩm có khả năng đáp ứng các nhu cầu phát sinh
Các chức năng chính của phân hê ̣ Fast HRM
Phân hệ “Quản trị nhân sự” có các phần hành chính sau:
Thêm mới thông tin nhân viên: Quản lý các thông tin cá nhân khác nhau của nhân viên như: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, quá trình lương, khen thưởng, kỷ luật…
Cập nhật thông tin nhân viên: Cho phép cập nhật ảnh nhân viên và in trong sơ yếu lý lịch Cho phép cập nhật những thông tin về chứng chỉ ngoại ngữ Cho phép cập nhật bậc nghề nghiệp chuyên môn và báo cáo nhanh “danh sách nhân viên theo chuyên môn” Cho phép cập nhật loại công việc, tính chất công việc, chức vụ, kiêm nhiệm… Quản lý tình trạng hiện thời của nhân viên: Đang làm việc, đi công tác, đi học, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ phép, đã nghỉ việc… Cho phép cập nhật các thông tin liên quan về hộ chiếu/thị thực Theo dõi quá trình sức khỏe, thai sản Cảnh báo hết hạn hợp đồng, hết hạn thử việc, thời hạn của các văn bằng, giấy tờ Hiển thị sơ đồ và cấu trúc doanh nghiệp theo dạng đồ thị với chức năng “drill-down” cho phép xem các thông tin chi tiết
Tìm kiếm nhân viên: Cho phép tra cứu, tìm kiếm thông tin nhân viên dễ dàng Cho phép người sử dụng tự truy vấn các trường thông tin trong kho hồ sơ nhân viên
Xuất báo cáo nhanh chuyên môn nghề nghiệp: Hệ thống báo cáo đa dạng và đầy đủ thông tin, đảm bảo cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực
Tích hợp phân hệ chấm công, tính lương: Kết nối chặt chẽ với phân hệ chấm công, tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về công, lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập cá nhân phải nộp…
Báo cáo biến động nhân viên: Danh sách nhân viên tăng/giảm theo bộ phận Danh sách nhân viên điều chuyển theo bộ phận Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận, vị trí công việc
Báo cáo thống kê sinh viên: Báo cáo thống kê số lượng nhân viên trong năm Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo tính chất công việc trong năm Báo cáo thống kê thâm niên làm việc theo bộ phận Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do
Quản lý quá trình đào tạo: Quản lý chi tiết quá trình tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên từ khâu lập kế hoạch, thực hiện và kết quả đào tạo của từng đối tượng tham gia
Theo dõi nhu cầu đào tạo từng bộ phận: Theo dõi nhu cầu đào tạo từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng kỹ năng, nghiệp vụ
Theo dõi thông tin chi tiết khóa học: Theo dõi chi tiết các thông tin về khóa học như: Nội dung đào tạo, hình thức đào tạo, đơn vị đào tạo, giảng viên, chi phí đào tạo, trạng thái khóa học
Cập nhật tự động sang thông tin nhân viên: Cung cấp kịp thời, đầy đủ các báo cáo thống kê, phân tích tình hình đào tạo, yêu cầu đào tạo… Toàn bộ các thông tin về quá trình đào tạo, kết quả đào tạo được tự động chuyển sang theo dõi và quản lý ở phần thông tinh nhân viên
Báo cáo thống kê tình hình đào tạo: Báo cáo yêu cầu đào tạo Báo cáo kế hoạch đào tạo Báo cáo thực hiện đào tạo Báo cáo chi tiết kết quả khóa học Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên Báo cáo yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc
Kết xuất dữ liệu Excel
Quản lý quá trình làm việc: Quản lý chi tiết quá trình đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên chi tiết theo từng chỉ tiêu công việc
Khai báo chỉ tiêu đánh giá công việc: Cho phép khai báo các chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc chi tiết theo từng nhân viên
Theo dõi kết quả đánh giá nhân viên: Cho phép theo dõi riêng biệt kết quả nhân viên tự đánh giá và cấp quản lý đánh giá
Cập nhật ý kiến nhân viên trong quá trình đánh giá: Ghi nhận đầy đủ, kịp thời, các ý kiến của nhân viên trong quá trình đánh giá
Báo cáo thống kê tình hình đào tạo: Lên các báo cáo chi tiết, tổng hợp tình hình thực hiện đánh giá công việc nhân viên
Báo cáo tình hình đánh giá công việc: Bảng đánh giá tình hình công việc Bảng tổng hợp đánh giá theo nhân viên Bảng tổng hợp đánh giá nhiều kỳ Báo cáo tiến độ đánh giá
Cấp phát công cụ, dụng cụ
Quản lý công cụ dụng cụ cấp phát các phòng ban: Quản lý, cấp phát chi tiết
CCDC đến từng bộ phận, phòng ban, nhân viên
Thông báo ngày hết hạn: Theo dõi ngày cấp phát CCDC, cảnh báo ngày hết hạn
Ghi nhận, kiểm tra yêu cầu CCDC: Theo dõi yêu cầu CCDC theo vị trí công việc, kiểm tra cảnh báo và không cho lưu nếu trùng đồng thời mã CCDC, bộ phận, vị trí công việc, ngày hiệu lực Theo dõi CCDC hết hạn, CCDC giảm Cho phép kết chuyển CCDC sang năm sau Theo dõi ngày cấp phát CCDC, cảnh báo ngày hết hạn
Báo cáo cấp phát CCDC: Báo cáo cấp phát CCDC, báo cáo giảm CCDC, tình hình cấp phát CCDC theo nhân viên, tình hình cấp phát CCDC theo vị trí công việc Báo cáo cấp phát CCDC hết hạn
Quản lý thông tin tuyển dụng: Quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, kết quả thi tuyển, phỏng vấn.
Cập nhật nhu cầu tuyển dụng: Theo dõi nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng vị trí công việc
Khai báo thông tin ứng tuyển: Cho phép khai báo nhanh các thông tin ứng tuyển của ứng viên, kèm theo các thông tin chi tiết như: Trình độ học vấn, chứng chỉ, các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, thông tin sức khỏe
Lập lịch tuyển, phỏng vấn: Cho phép lập lịch thi tuyển, phỏng vấn các ứng viên chi tiết theo từng vị trí tuyển dụng, vòng tuyển dụng
Cập nhật trạng thái ứng tuyển: Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên sau mỗi vòng thi tuyển, phỏng vấn
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP FAST BUSINESS ONLINE VÀO TỔNG CÔNG TY DẦU VIỆT NAM
Giới thiê ̣u về Tổng công ty Dầu Việt Nam
Tổng quan: Tổng công ty Dầu Việt Nam - CTCP (PVOIL) là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), được thành lập theo Quyết định số 1250/QĐ- DKVN ngày 06/06/2008 của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Dầu khí Việt Nam trên cơ sở hợp nhất Tổng công ty Thương mại dầu khí (Petechim), Công ty Chế biến và Kinh doanh phân phối sản phẩm dầu mỏ (PDC) PVOIL chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ ngày 01/08/2018
Công ty thương mại dầu khí (PETECHIM): tiền thân là Công ty Thương mại Dầu khí (tên giao dịch Quốc tế là PetroVietnam Trading Company — PVTC), được thành lập ngày 08/04/1994 Đến tháng 10/1994 Công ty Thương mại Dầu khi tiếp nhận nhiệm vụ xuất nhập khẩu dầu thô và xuất nhập khẩu vật tư thiết bị dầu khí, đồng thời tiếp nhận tên giao dịch Quốc tế “Petechim" từ Công ty xuất nhập khẩu dầu khí thuộc Bộ thương mại Ngày 27/09/2006, Công ty Petechim chuyển đổi thành Công ty TNHH một thành viên Thương mại dầu khi theo Quyết định số 215/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
Công ty chế biến và kinh doanh sản phẩm dầu mỏ (PDC): được thành lập năm
1996 trên cơ sở sắp xếp lại tổ chức 2 công ty Lọc hóa dầu Tuy Hạ và Công ty Dầu mỡ nhờn VIDAMO Tháng 04/2001, 2 Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu thuộc Công ty PTSC được sáp nhập vào Công ty PDC đã bổ sung thêm cơ sở vật chất kỹ thuật và xây dựng PDC thành đơn vị chủ chốt của ngành Dầu khí trong lĩnh vực phân phối và kinh doanh sản phẩm dầu mỏ trên quy mô toàn quốc Từ năm 2007, Công ty PDC chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty TNHH Một thành viên Tháng 10/2007, Tập đoàn DKVN đã chuyển quyền sở hữu phần vốn góp của Tập đoàn tại Công ty TNHH Dầu khi
Mekong (Petromekong) cho Công ty PDC
Hình 2: Li ̣ch sử hình thành Tổng công ty Dầu Viê ̣t Nam
Xuất nhập khẩu dầu thô và kinh doanh dầu quốc tế: PVOIL đang từng bước hiện đại hoá, đa dạng hoá, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng thị trường trong nước và các nước trong khu vực Xuất nhập khẩu và kinh doanh dầu thô là lĩnh vực đặc thù tạo nên sự khác biệt của PVOIL Năm 2011, PVOIL đã thành lập công ty thành viên tại (PVOIL Singapore) để triển khai kinh doanh dầu thô quốc tế
Kinh doanh phân phối các sản phẩm dầu: Trong những năm gần đây, mặc dù doanh nghiệp đầu mối kinh doanh xăng dầu có sự gia tăng đột biến về số lượng nhưng PVOIL vẫn khẳng định được vị trí thứ 2 trên thị trường xăng dầu với sản lượng 3,6 triệu m3, tấn/năm, chiếm 20% thị phần trong nước
Sản xuất, chế biến xăng dầu, dầu mỡ nhờn: PVOIL đang từng bước hiện đại hoá, đa dạng hoá, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng thị trường trong nước và các nước trong khu vực
Hình 3: Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty Dầu Viê ̣t Nam
Hình 4: Mô hình lĩnh vực hoạt động của PVOIL
Tầm nhìn: Trở thành thương hiệu hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh dầu thô và lĩnh vực chế biến, kinh doanh phân phối sản phẩm dầu
Sứ mê ̣nh: PVOIL không ngừng phấn đấu để nâng cao chất lượng dịch vụ, tính chuyên nghiệp và hiệu quả trên hành trình phát triển hướng đến tương lai
Giá trị cốt lõi: Tiên phong – Hiệu quả – Trách nhiê ̣m – Minh bạch – Nhân ái
Thà nh tựu: Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Viê ̣t Nam, top 100 công ty đa ̣i chúng lớ n nhất Viê ̣t Nam (2019), top 50 thương hiê ̣u dẫn đầu Viê ̣t Nam (2020),…
Cách thức vận hành, nghiệp vụ, triển khai phần mềm ERP Fast Business
Online trong Tổng công ty Dầu Việt Nam
Sau khi cùng Fast tiến hành khảo sát và thống nhất giải pháp, PVOIL quyết định ứng dụng phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp Fast Business Online tại công ty mẹ, với 7 chi nhánh và 100 người sử dụng Sau 6 tháng triển khai, giải pháp đã mang lại những kết quả rất tích cực Các phân hệ triển khai bao gồm: Quản lý tài chính kế toán, quản lý kho và tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử sẵn có của PVOIL
Quản lý tài chính kế toán
Tổng công ty Dầu Việt Nam PVOIL đã ứng dụng phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial của FAST từ rất lâu Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng và cần ứng dụng một giải pháp quản trị tổng thể, PVOIL đã nâng cấp lên Fast Business Online mà không cần khảo sát lại các bài toán quản trị tài chính kế toán
Toàn bộ quy trình tài chính kế toán từ Fast Financial nâng cấp lên Fast Business Online quản lý các quy trình nghiệp vụ kế toán tổng hợp, quản trị chi phí, tiền, kế toán phải thu/phải trả, giá thành…
- Tự động kết xuất giá lệ phí trong khi lập hóa đơn bán hàng và lên các báo cáo quản trị
- Đối với lãi suất quá hạn công nợ phải thu: Cập nhật lãi suất theo từng giai đoạn tính từ ngày hiệu lực cho từng hợp đồng
- Xử lý được 3 loại xuất: Xuất bán - Tính phí và thuế, Xuất bán nội bộ - Không tính phí, có tính thuế và tạm nhập tái xuất - Không tính phí và thuế
- Cho phép theo dõi công nợ hóa đơn, chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn
- Xây dựng hơn 50 mẫu báo cáo đặc thù theo yêu cầu từ PVOIL, bao gồm các mẫu báo cáo tài chính riêng: Kết quả kinh doanh theo từng lĩnh vực, Đánh giá hiệu quả hoạt động và xếp loại doanh nghiệp, Báo cáo chi phí tài chính theo sản phẩm, Báo cáo kết quả giám sát tài chính, Báo cáo thực hiện giá thành sản phẩm định kỳ…
18 Ứng dụng Fast Business Online giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động xuất
- nhập - tồn kho hàng hóa, quản lý tỷ lệ hao hụt từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động tại kho, hạn chế sai lệch, thất thoát
Một số bài toán đặc thù liên quan quản lý kho xăng dầu đã được giải quyết trên hệ thống:
Quản lý hàng tồn kho theo 2 đơn vị tính: Lít thực tế và lít 15 (lít ở 15oC, chỉ sử dụng để tính toán trong nội bộ;
Quản lý hàng nhập/xuất theo nguồn;
Quản lý kho hàng bán, kho hàng ký gửi và khách hàng của công ty;
Quản lý và tính tỷ lệ hao hụt nhập/xuất theo từng mặt hàng, khách hàng và từng lần nhập và có thời gian hiệu lực;
Cho phép đánh giá vào mỗi tháng tỷ lệ hao hụt tồn chứa theo mã hàng, theo kho, theo khách hàng và có thời gian hiệu lực
Các báo cáo đặc thù: Biên bản đối chiếu khách hàng ngoài/nội bộ, biên bản đối chiếu trôi số lượng kế…
Tạo các chứng từ phiếu xuất kho tự động từ hóa đơn bán hàng
Tính số lượng hao hụt tồn chứa, số lượng trôi số
Các báo cáo đặc thù: Báo cáo pha chế, Biên bản đối chiếu cước phí giữ hộ hàng hóa, Báo cáo hao hụt hàng nhập…
Dự án triển khai giải pháp Fast Business Online là một trong những dự án tiêu biểu ứng dụng phương thức triển khai từ xa Toàn bộ các hoạt động từ lúc khởi động dự án đến khi nghiệm thu quyết toán hợp đồng đều được FAST và PVOIL phối hợp thực hiện online từ xa do ảnh hưởng của dịch Covid-19 năm 2021
Ngoài ra, PVOIL với hệ thống rất nhiều đơn vị, đặc thù nghiệp vụ khác nhau nhưng lại quản lý tập trung trên cùng 1 hệ thống, khiến cho quá trình triển khai gặp không ít khó khăn Tuy nhiên, với đội ngũ cán bộ của FAST chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp xăng dầu; kết hợp với sự hỗ trợ tích cực của các Ban chuyên môn của PVOIL thông qua các giải pháp họp/trao đổi/đào tạo từ xa đã giúp dự án hoàn thành tốt mục tiêu mà PVOIL đưa ra từ đầu
Kết nối tự động với hệ thống phần mềm khác (bên thứ 3)
Trước đây, PVOIL phải nhập dữ liệu trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó nhập (import) lại trên phần mềm Fast Financial, rất mất thời gian, dễ sai sót và tốn nguồn lực Sau khi triển khai Fast Business Online - hệ thống với các chuẩn tích hợp (API) sẵn có - cho phép người dùng chỉ cần nhập liệu 1 lần FBO, dữ liệu sẽ tự động kết nối, phát hành và quản lý chặt chẽ với hệ thống Hóa đơn Điện tử của PVOIL
Hình 5: Kết nối phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính
Giải pháp Fast Business Online cũng được kết nối trực tiếp với phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính (tích hợp Cổng thông tin của PVOIL) Tiện ích này cho phép PVOIL có thể kết xuất dữ liệu và import vào phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính của PVOIL.
Hê ̣ thống thông tin quản lý của phân hê ̣ Fast HRM của phần mềm Erp Fast
2.3.1 Xác đi ̣nh đối tượng người sử du ̣ng
Fast HRM Online dành cho cán bộ nhân sự
Phần mềm Fast HRM Online dành cho cán bộ nhân sự là phần mang lại lợi ích nhiều nhất Bởi những người làm công tác nhân sự là những người trực tiếp và xử lý nhiều công việc nhất về nhân sự Và đa số những khó khăn trong công tác nhân sự đều đè nặng lên những người làm công tác này Có phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp cho những người này giảm bớt gánh nặng công việc hơn.
Fast HRM Online dành cho nhân viên trong phần mềm nhân sự Đây là phần giúp cho nhân viên rất nhiều trong việc tra cứu thông tin của mình và thông báo của công ty Sử dụng phần mềm này nhân viên sẽ có thể biết được những thông tin về lương, thuế, bảo hiểm một cách dễ dàng qua các thiết bị di động Đồng thời khi
20 muốn xin nghỉ phép, nghỉ ốm, làm các thủ tục công tác hay tạm ứng đi công tác cũng không cần phải qua quá nhiều quá trình, giấy tờ.
Sử dụng phần mềm này sẽ tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, đoàn kết hơn Bởi nhân viên có thể tương tác với những bộ phận khác một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí hơn Đồng thời cũng có thể chia buồn hay chúc mừng đồng nghiệp trong công ty thông qua phần mềm.Khi công ty có những thông báo thì toàn bộ nhân viên trong công ty cũng có thể biết một cách nhanh chóng.
Fast HRM Online dành cho ứng viên
Công tác tuyển dụng cũng là một công tác quan trọng trong quản lý nhân sự Và các nhân viên trong đợt ứng tuyển cũng có thể sử dụng phần mềm này, cán bộ nhân sự cũng bớt được gánh nặng công việc hơn Ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tuyến và hồ sơ sẽ được phần mềm cập nhật cho cán bộ nhân sự Đồng thời các ứng viên cũng sẽ có thể đóng góp ý kiến để công tác nhân sự được hiệu quả hơn.
2.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng
Sơ đồ phân rã chức năng của ERP Fast Business Online
Hình 6: Sơ đồ phân rã chức năng của ERP Fast Business Online
Sơ đồ phân rã chức năng của Fast HRM
Hình 7: Sơ đồ phân rã chức năng của phân hê ̣ Fast HRM
2.3.3 Sơ đồ mứ c ngữ cảnh
Hình 8: Sơ đồ mức ngữ cảnh
2.3.4 Sơ đồ luồng dữ liê ̣u mức đỉnh
Hình 9: Sơ đồ luồng dữ liê ̣u mức đỉnh
2.3.5 Sơ đồ trình tự của mô ̣t số nghiê ̣p vu ̣
Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vu ̣ “Đăng ký ca”
Hình 10: Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vụ “Đăng ký ca”
Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vu ̣ “Quản lý ca”
Hình 11: Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vụ “Quản lý ca”
Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vu ̣ “Quản lý nhân sự”
Hình 12: Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vụ “Quản lý nhân sự”
Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vu ̣ “Quản lý thông tin lương nhân viên”
Hình 13: Sơ đồ trình tự nghiê ̣p vụ “Quản lý thông tin lương nhân viên”
2.3.6 Sơ đồ quan hệ thực thể
Mô hình quan hê ̣ thực thể
Hình 14: Mô hình quan hê ̣ thực thể
2.3.7 Cơ sở dữ liê ̣u của hê ̣ thống
Xác đi ̣nh tập thực thể và thuộc tính tương ứng (Khóa chính được in đâ ̣m, khóa ngoa ̣i được in nghiêng)
NhanVien (MaNV, HoTen, MaBP, MaVT, GioiTinh, NgaySinh, NgayBatDau)
SoYeuLyLich (MaNV, CCCD, QueQuan, TDHV, KinhNghiem, TTGiaDinh,
TDNN (MaNV, NgoaiNgu, ChungChi, NgayCapCC, NgayHetHanCC)
HoChieuTT (MaNV, Loai, So, NgayCap, NgayHetHan)
Luong (MaNV, ThoiGian, NgayCong, LuongCB, HsLuong, PhuCap, Thuong, Phat, Thue, TongLuong)
Xác định mối quan hệ
Bảng BoPhan và bảng NhanVien: mối quan hê ̣ 1 – n Một bộ phận có thể có nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ thuộc về một bộ phận
Hình 15: Mối quan hê ̣ giữa BoPhan và NhanVien
Bảng ViTriCV và bảng NhanVien: mối quan hệ 1 – n Một vị trí công việc có thể có nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ được thuộc về một vị trí công việc
Hình 16: Mối quan hê ̣ giữa ViTriCV và NhanVien
Bảng NhanVien và bảng SoYeuLyLich: mối quan hệ 1 – 1 Một nhân viên chỉ bao gồm một sơ yếu lý lịch và một sơ yếu lí lịch chỉ thuộc về một nhân viên
Hình 17: Mối quan hê ̣ giữa SoYeuLyLich và NhanVien
Bảng NhanVien và bảng HoChieuTT: mối quan hệ 1 – n Một nhân viên có thể sở hữu nhiều hộ chiếu, thị thực khác nhau, nhưng mỗi hộ chiếu, thị thực chỉ được gán cho một nhân viên duy nhất
Hình 18: Mối quan hê ̣ giữa NhanVien và HoChieuTT
Bảng NhanVien và bảng TDNN: mối quan hệ 1 – n Một nhân viên có thể sở hữu nhiều trình độ ngoại ngữ khác nhau, nhưng một trình độ ngoại ngữ chỉ được gán cho một nhân viên duy nhất
Hình 19: Mối quan hê ̣ giữa NhanVien và TDNN
Bảng NhanVien và bảng TinhTrang NV: mối quan hệ 1 – 1 Một nhân viên đều có tình trạng cu ̣ thể, một tình trạng trong bảng TinhTrangNV chỉ được gán cho duy nhất một nhân viên
Hình 20: Mối quan hê ̣ giữa NhanVien và TinhTrangNV
Bảng NhanVien và bảng Luong: mối quan hệ 1 – 1 Một nhân viên chỉ có một bản ghi tương ứng trong bảng lương và ngược lại
Hình 21: Mối quan hê ̣ giữa NhanVien và Luong
Thông tin bảng dữ liê ̣u
Thông tin bảng dữ liệu NhanVien: chứa thông tin của nhân viên
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
1 MaNV INT/PRIMARY KEY Mã nhân viên
2 HoTen NVARCHAR(40) Họ tên nhân viên
Mã bộ phận của nhân viên
Mã vị trí của nhân viên
5 GioiTinh BIT Giới tính nhân viên
6 NgaySinh DATE Ngày sinh nhân viên
7 NgayBatDau DATE Ngày nhân viên bắt đầu làm việc
Thông tin bảng dữ liệu SoYeuLyLich: chứa thông tin sơ yếu lí lịch của từng nhân viên
Thông tin bảng dữ liệu TDNN: chứa thông tin về trình độ ngoại ngữ của từng nhân viên
Thông tin bảng dữ liệu HoChieuTT: chứa thông tin về hộ chiếu/thị thực của nhân viên
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
2 CCCD BIGINT Số căn cước công dân của nhân viên
3 QueQuan NVARCHAR(50) Quê quán nhân viên
4 TDHV TEXT Trình độ học vấn
5 KinhNghiem TEXT Kinh nghiệm làm việc
6 TTGiaDinh TEXT Thông tin về gia đình của nhân viên
8 CVTungLam TEXT Công việc nhân viên từng làm
9 DATungLam TEXT Dự án nhân viên từng làm
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
2 NgoaiNgu NVARCHAR(20) Tên ngoại ngữ
3 ChungChi NVARCHAR(20) Tên chứng chỉ
4 NgayCapCC DATE Ngày cấp chứng chỉ
5 NgayHetHanCC DATE Ngày hết hạn chứng chỉ
Thông tin bảng dữ liệu TinhTrangNV: chứa thông tin về tình trạng của nhân viên (nghỉ, ốm, đi công tác…)
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
2 Loai NVARCHAR(20) Loại hộ chiếu/thị thực
3 So INT Số hộ chiếu/thị thực
4 NgayCapHCTT DATE Ngày cấp hộ chiếu/thị thực
5 NgayHetHanHCTT DATE Ngày hết hạn hộ chiếu/thị thực
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
2 TinhTrang NVARCHAR(20) Tình trạng của nhân viên
Thông tin bảng dữ liệu Luong: chứa thông tin về lương được nhân của nhân viên
Thông tin bảng dữ liệu BoPhan: chứa thông tin của bộphận trong công ty
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
2 ThoiGian DATE Thời gian chốt lương
3 NgayCong INT Ngày công trong tháng của nhân viên
4 LuongCB MONEY Lương cơ bản của nhân viên
5 HSLuong INT Hệ số lương của nhân viên
6 PhuCap MONEY Phụ cấp của nhân viên
7 Thuong MONEY Thưởng của nhân viên
8 Phat MONEY Phạt của nhân viên
9 Thue MONEY Thuế của nhân viên
10 TongLuong MONEY Tổng lương được nhân của nhân viên
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
2 TenBoPhan NVARCHAR(40) Tên bộ phân
Thông tin bảng dữ liệu ViTriCV: chứa thông tin về vị trí công việc trong công ty
Mô hình quan hê ̣ cơ sở dữ liê ̣u
Hình 22: Mô hình quan hê ̣ cơ sở dữ liê ̣u
Các điều kiê ̣n khi triển khai phần mềm
Để triển khai phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) Fast Business
Online tại Tổng công ty Dầu Việt Nam, yêu cầu cấu hình tối thiểu cho hệ thống máy tính như sau:
- Bộ xử lý (CPU): Tốc độ xử lý từ 2,4 GHz trở lên, với số lõi tối thiểu là 4
- Bộ nhớ (RAM): Tối thiểu 8 GB RAM Tuy nhiên, nếu có nhu cầu sử dụng các chức năng phức tạp của phần mềm, cần nâng cấp lên 16 GB RAM
- Ổ đĩa cứng (HDD): Tối thiểu 500 GB, tốc độ quay trục ít nhất 7200 vòng/phút
- Card đồ họa (GPU): Card đồ họa tích hợp đủ để hiển thị giao diện phần mềm
STT Tên Kiểu/Độ rộng Giải thích
Mã vị trí công việc
2 TenViTriCV NVARCHAR(40) Tên vị trí công việc
- Hệ điều hành (OS): Windows Server 2012 R2 hoặc cao hơn
- Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2014 trở lên
- Trình duyệt web: Tối thiểu Internet Explorer 11 hoặc phiên bản mới nhất của Chrome, Firefox hoặc Safari
Ngoài ra, cần đảm bảo một số yêu cầu khác như kết nối mạng tốc độ cao, bảo mật hệ thống, backup và khôi phục dữ liệu định kỳ
- Tốc độ đường truyền: Tốc độ tối thiểu nên đạt 10Mbps hoặc hơn để đảm bảo tốc độ truyền tải dữ liệu mượt mà và nhanh chóng
- Độ trễ: Độ trễ nên ở mức thấp để đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng khi sử dụng phần mềm ERP
- Độ ổn định: Đường truyền cần phải ổn định để tránh mất kết nối và làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc
- Bảo mật: Đường truyền phải đảm bảo tính bảo mật thông tin, thông qua các giải pháp mã hóa và chứng thực để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của PVOIL
- Về sao lưu, cần phải được sao lưu định kỳ để đảm bảo tính bảo mật thông tin và phục hồi nhanh chóng trong trường hợp có sự cố Các yêu cầu về sao lưu bao gồm:
+ Sao lưu định kỳ: Hệ thống ERP cần phải được sao lưu định kỳ, tùy thuộc vào tần suất sử dụng và mức độ quan trọng của dữ liệu
+ Lưu trữ ngoại tuyến: Dữ liệu sao lưu nên được lưu trữ ngoại tuyến để đảm bảo tính bảo mật
+ Khả năng phục hồi: Phải đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu trong trường hợp có sự cố
Lưu ý rằng đây chỉ là yêu cầu tối thiểu và nếu có nhu cầu sử dụng các chức năng phức tạp hơn của phần mềm, cần nâng cấp cấu hình máy tính để đảm bảo hiệu suất và khả năng xử lý đủ lớn cho phần mềm ERP.
Thuâ ̣n lơ ̣i và khó khăn khi triển khai phần mềm vào doanh nghiê ̣p
36 Đầu tiên, phần mềm có tính linh hoạt trong xử lý số liệu, dễ khai thác sử dụng, đáp ứng được công tác quản lý số liệu kế toán
Thứ hai, PVOIL đã ứng dụng phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial của FAST từ trước nên có thể nâng cấp lên Fast Business Online dễ dàng hơn, giúp quản lý hiê ̣u quả các quy trình nghiê ̣p vu ̣ kế toán tổng hợp, giúp tiết kiệm chi phí và khai thác hiệu quả tối đa hệ thống khi muốn mở rộng doanh nghiệp
Thứ ba, ứng dụng Fast Business Online giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động xuất - nhập - tồn kho hàng hóa, quản lý tỷ lệ hao hụt từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động tại kho, hạn chế sai lệch, thất thoát
Thứ tư, sau khi triển khai Fast Business Online - hệ thống với các chuẩn tích hợp (API) sẵn có giúp người dùng chỉ cần nhập liệu 1 lần trên Fast Business Online, dữ liệu sẽ tự động kết nối, phát hành và quản lý chặt chẽ với hệ thống Hóa đơn Điện tử của PVOIL
Cuối cùng, tiện ích kết nối trực tiếp với phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính cho phép PVOIL có thể kết xuất dữ liệu và import vào phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính của PVOIL, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và tổng hợp dữ liệu Báo cáo tài chính hợp nhất trong toàn hệ thống
Dự án triển khai giải pháp Fast Business Online là một trong những dự án tiêu biểu ứng dụng phương thức triển khai từ xa Nhờ Fast và PVOIL phối hợp, toàn bộ các hoạt động từ lúc khởi động dự án đến khi nghiệm thu quyết toán hợp đồng đều được thực hiện online từ xa do ảnh hưởng của dịch Covid-19 năm 2021 Và cũng nhờ đội ngũ cán bộ của FAST chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp xăng dầu; kết hợp với sự hỗ trợ tích cực của các Ban chuyên môn của PVOIL thông qua các giải pháp họp/trao đổi/đào tạo từ xa đã giúp dự án hoàn thành tốt mục tiêu mà
PVOIL đưa ra từ đầu
2.5.2 Khó khăn Đầu tiên, việc sử dụng nhiều phần mềm khiến cho công tác quản trị tổng thể gặp khó khăn, nhất là về vấn đề quản lý số liệu tập trung và lập báo cáo Việc triển khai giải
37 pháp quản trị tổng thể trên toàn hệ thống PVOIL là hết sức cần thiết, giúp thông tin được cung cấp tức thời và chuẩn xác
Thứ hai, chưa quản lý được theo “Đơn vị cơ sở” khiến cho việc phân quyền chưa dễ dàng và chi tiết đến từng phân hệ; Cần thống nhất được quy tắc đặt mã cho các danh mục dùng chung: Tài khoản, phí, khách hàng, hàng hóa, vật tư…
Cuố i cù ng, mặc dù có rất nhiều tính năng giúp tiết kiê ̣m chi phí nhưng khi triển khai
1 phầ n mề m ERP thì chắ c chắ n chi phí triển khai sẽ cao, PVOIL cần xác định ngân sách rõ ràng trước khi bắt đầu
DEMO CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM ERP FAST
Online theo phân hê ̣ Fast HRM
Chương trình được phát triển trên nền web (web application) do đó trong một thời điểm sử dụng, mỗi trình duyệt sẽ tương đương 1 phiên làm việc Trong trường hợp tạm thời dừng làm việc nên đăng xuất khỏi chương trình để thực sự thoát phiên làm việc Tuy nhiên, nếu không đăng xuất thì trong khoảng thời gian nhất định (khai báo cấu hình hệ thống) chương trình sẽ tự ngắt kết nối, khi đó cần nhập mật mã đăng nhập trở lại.
Hình 23: Giao diện bằng tiếng Việt khi Đăng nhập
Hình 24: Giao diện bằng tiếng Anh khi Đăng nhập
2 Demo phần mềm FAST trong quản lý nhân sự, chấm công, tính lương
Nghiệp vu ̣ “Đăng ký ca” trong phân hê ̣ Chấm công:
Bước 1: Trên phân hệ Chấm công , chọn chức năng Đăng ký ca sau đó cho ̣n tiếp Đăng ký ca làm viê ̣c cho nhân viên
Bước 2: Sau đó màn hình sẽ hiê ̣n ra “Điều kiê ̣n lo ̣c”, ta bắt buô ̣c điền những thông tin có dấu *, những thông tin còn la ̣i có thể không cần điền
Bước 3: Chọn Nhận để tiếp tu ̣c
Bước 4: Chọn nhân viên cần đăng ký ca, và cho ̣n Khai ba ́ o
Bước 5: Chọn ngày cần đăng ký ca
Bước 6: Click vào ca cần đăng ký
Cuối cù ng, màn hình hiển thi ̣ ca đã đăng ký của nhân viên được cho ̣n
Nghiệp vu ̣ “Quản lý thông tin lương nhân viên” trong phân hê ̣ Tính lương:
Bước 1: Trên phân hệ Tính lương , chọn chức năng Cập nhật thông tin lương nhân viên
Bước 2: Điền các điều kiê ̣n lo ̣c, hoă ̣c cũng có thể không lo ̣c, sau đó cho ̣n Nhận
Bước 3: Cho ̣n 1 nhân viên cần câ ̣p nhâ ̣t thông tin lương, sau đó cho ̣n Sửa
Bước 4: Điền những thông tin cần sửa
Bước 5: Sửa trong phần Chi tiết
Bước 6: Nếu cần, có thể sửa cả ở Phụ cấp, Bảo hiểm Cuối cùng, cho ̣n Lưu
Nghiệp vu ̣ “Quản lý nhân sự” trong phân hê ̣ Quản lý nhân sự
Bước 1: Chọn phân hê ̣ Nhân sự, chọn Thông tin nhân viên để câ ̣p nhâ ̣t
Bước 2: Chọn nhân viên cần sửa thông tin, cho ̣n Sư ̉ a
Bước 3: Điền những thông tin cần sửa
Bước 4: Sử a trong phần Chi tiết: Thông tin chung, Công viê ̣c, Trình đô ̣ ho ̣c vấn,…
Trình đô ̣ ho ̣c vấn:
Kết luâ ̣n Ứng dụng hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, có thể đến như: loại bỏ các quy trình dư thừa, tăng độ chính xác trong từng quy trình từ đó nâng cao năng suất công việc cũng như giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp Nhờ hệ thống ERP, các công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp được đồng bộ hóa, các thông tin, dữ liệu của tất cả các hoạt động đều được lưu trữ và truy xuất một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác Bài thảo luận cho ta thấy phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERP Fast Business Online đã đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty Dầu Việt Nam (PVOIL) Nó đã giúp công ty tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện quản lý tài chính, tăng cường sự đồng bộ hóa trong toàn công ty và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng Do đó, triển khai phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng đối với mọi công ty và tổ chức trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay
Trên đây là bài thảo luận của nhóm 8 chúng em tuy nhiên trong khuôn khổ kiến thức và thời gian nên bài thảo luận của nhóm em còn nhiều hạn chế và thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự chia sẻ và góp ý từ phía thầy và các bạn để bài thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
