Cách thức kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động tại Bộ phận Digital Marketing .... Những khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân c
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN IMM
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Nhà sáng lập IMM Group, ông Trần Văn Tỉnh, sinh ra và lớn lên ở Vĩnh Long Nghề mưu sinh chính của cha mẹ ông là đi làm thuê, làm ruộng, nuôi heo và cuối cùng là làm tàu hủ Năm 1989, cha ông bị tai nạn, dẫn đến liệt bán thân phải ngồi xe lăn (cho đến bây giờ) Lúc ấy, mới 9 tuổi, ông Tỉnh bắt đầu kiếm tiền phụ gia đình bằng các công việc bán vé số, làm tàu hủ, nuôi heo… Làm lụng vất vả nhưng vẫn cố gắng học, ba anh em ông cũng tốt nghiệp phổ thông trung học
Năm 2000, ông lên Sài Gòn vừa làm thêm vừa học đại học, ngành Ngôn ngữ Anh Khởi đầu ông đi giao báo, rồi phụ bàn, dạy kèm và chính thức làm nhân viên văn phòng năm 19 tuổi Ông còn tự học thêm vi tính, lập trình và khởi nghiệp 2 lần trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhưng thất bại
Năm 2004, ông Tỉnh có cơ duyên cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cho ông William (Bill) Gadd, người Canada Mọi việc suôn sẻ, hai người trở thành bạn của nhau Tại thời điểm đó, Canada có chương trình đầu tư Quebec Nhận thấy Việt Nam chưa có dịch vụ này, ông Tỉnh và Bill quyết định hợp tác làm dịch vụ tư vấn định cư Canada Năm 2005, ông Tỉnh tách ra mở công ty riêng, Immigration Co., Ltd Công ty từng bước phát triển, đến nay là tập đoàn IMM với nhiều công ty con Thương hiệu IMM chính là viết tắt tên của công ty con đầu tiên, được lưu giữ để kỷ niệm buổi đầu thành lập
• Tên quốc tế: IMM GROUP COMPANY LIMITED
• Tên đầy đủ: Công ty TNHH Tập đoàn IMM (IMM Group)
• Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
• Người đại diện: Ông Trần Văn Tỉnh
• Trụ sở chính: Tòa nhà văn phòng IMM Group, số 99 Nguyễn Đình Chiểu,
Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Buổi khởi đầu, Công ty Immigration Co., Ltd chỉ có duy nhất 1 nhân viên cũng chính là người sáng lập Văn phòng đặt ngay tại phòng trọ sinh viên của ông Trần Văn Tỉnh Lĩnh vực hoạt động là tư vấn chương trình đầu tư định cư Canada Qua hơn thập kỷ phát triển, từ hẻm ra mặt phố, văn phòng lớn dần qua mỗi lần di dời
Năm 2015, công ty mở rộng thêm chương trình bất động sản Úc, du lịch & du học Đến năm 2016, Tòa nhà IMM Group tại TP.HCM khai trương có diện tích hơn, 1.500m², ngoài ra còn có văn phòng ở Hà Nội, Úc, và Mỹ Lĩnh vực hoạt động mở rộng thêm nhiều mảng: đầu tư định cư Mỹ, Úc, châu Âu; bất động sản Mỹ, Úc; quỹ đầu tư
Mỹ, Úc; tư vấn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, du lịch, du học… Năm 2017, IMM Group mở rộng thêm chương trình bất động sản Mỹ; quỹ đầu tư Úc, Mỹ
Tính đến nay, IMM Group đã tư vấn hơn 500 nhà đầu tư, quản lý tư vấn tổng số tiền khoảng 150 triệu đô-la Mỹ Năm 2018, mở rộng thêm bộ phận tư vấn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam Năm 2019, công ty có 130 thành viên, 4 văn phòng chính, tư vấn hơn 500 nhà đầu tư, quản lý tư vấn tổng số tiền khoảng 210 triệu đô-la Mỹ
Hiện IMM Group có 4 văn phòng ở TP HCM, Hà Nội, Hải Phòng và Singapore IMM Group cũng là thành viên của Tổ chức luật và Tài chính toàn cầu MSI Global, với mạng lưới 250 công ty tại 100 quốc gia và vùng lãnh thổ Công ty cũng thành lập quỹ từ thiện IMM hỗ trợ người nghèo Việt Nam Tập đoàn IMM sở hữu 5 công ty thành viên là IMM Immigration, IMM Consulting, IMM Management, IMM Business Travel và TJC Marketing Tháng 01/2022 vừa qua, IMM Group mở rộng thêm công ty thành viên IMMCa – Công ty chuyên về mảng đầu tư định cư Canada
Trong 17 năm qua, IMM Group ngày càng phát triển mạnh mẽ Trải qua những khó khăn ban đầu khi kinh doanh mô hình chưa phổ biến và 2 năm đại dịch, IMM Group vẫn giữ vững phong độ là doanh nghiệp đầu ngành, sở hữu vô số thành tựu và chứng nhận năng lực nổi bật, nhiều lần xuất hiện trên các kênh truyền thông, tin tức quốc gia (HTV9, VTC8, VTV1, VnExpress).
Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, định hướng phát triển
Là tập đoàn Việt Nam tiên phong trong lĩnh vực đầu tư lấy quốc tịch nước ngoài, IMM Group cung cấp các dịch vụ sau:
• Dịch vụ tư vấn đầu tư lấy thẻ thường trú, quốc tịch tại các nước Mỹ, Úc, Canada, châu Âu, Caribbean thông qua hình thức đầu tư dự án, mua bất động sản hoặc thành lập doanh nghiệp tại nước ngoài
• Dịch vụ quản lý gia sản, lập kế hoạch thừa kế gia đình
• Tư vấn đầu tư bất động sản nước ngoài, quỹ đầu tư nước ngoài
• Dịch vụ tư vấn du học Mỹ, Úc và Canada
• Dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp tại nước ngoài
• Dịch vụ tìm kiếm, mua lại, sáp nhập doanh nghiệp nước ngoài
• Dịch vụ tư vấn đầu tư FDI vào Việt Nam Kết nối các dự án Việt Nam đang cần nguồn vốn với các nhà đầu tư nước ngoài
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
IMM Group tập trung vào yếu tố bền vững trong việc phát triển doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và giá trị nguồn nhân lực, đồng thời đóng góp thiết thực cho lợi ích cộng đồng Dựa vào nguồn gốc xuất phát điểm của công ty và những giá trị văn hóa cũng như sứ mệnh nhà sáng lập đề ra, IMM Group cam kết và định hướng toàn thể tập đoàn thực hiện dịch vụ dựa trên những giá trị chân thật và chính nghĩa Đối với Nhà nước, IMM Group đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề theo giấy phép đã cấp, chấp hành nghiêm túc và đầy đủ các quy định của pháp luật về hoạt động kinh doanh, tài chính lao động, khai báo và đóng thuế đầy đủ Bên cạnh đó là thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước Đối với cộng đồng, IMM Group luôn hướng đến xây dựng cuộc sống và xã hội tươi đẹp hơn Qua đó, “Quỹ IMM” được xây dựng nhằm mục đích thực hiện các chương trình thiện nguyện, đóng góp cho cộng đồng, hỗ trợ tài chính cho những hoàn cảnh khó khăn tại Việt Nam được đến trường học tập Cụ thể, IMM Group đang hỗ trợ việc làm bán thời gian và học phí cho 1 bạn sinh viên đến trường Đối với khách hàng, IMM Group chịu trách nhiệm tư vấn và phân tích cụ thể nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp, hạn chế rủi ro và nâng cao khả năng thành công cho khách hàng, cố gắng hết sức để theo sát hồ sơ khách hàng Đặc biệt không xem khách hàng là một công cụ kinh doanh mà đối đãi khách hàng như ân nhân, như người bạn để thấu hiểu, chia sẻ và hỗ trợ khách hàng hết lòng Luôn ưu tiên giúp đỡ khách hàng trong những tình huống khẩn cấp, khó khăn, nếu có thể, thay vì phải bám theo quy trình dịch vụ cứng nhắc, khô khan Thẳng thắn trao đổi với khách hàng các rủi ro, cơ hội liên quan và trả lời rõ ràng cho khách hàng biết một cách trung thực về khả năng thất bại/thành công của vụ việc Đối với đối tác, lấy tiêu chí những giá trị tốt, bền vững, thành thật để chọn đối tác thay vì dựa vào hình ảnh và thương hiệu bên ngoài, đồng thời không vì doanh thu lợi nhuận cao mà bỏ qua các yếu tố rủi ro cho khách hàng khi biết rằng sự thật không được tốt như đối tác tiếp thị
Về tầm nhìn và định hướng phát triển trong tương lai, IMM đặt ra ba sứ mệnh chính cho mục đích tồn tại của mình:
• Phát triển bền vững, trở thành tập đoàn xứng tầm châu Á Sự phát triển bền vững ở đây bao gồm bền vững về mặt tài chính, bền vững về yếu tố con người và bền vững về chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Phát triển giá trị cá nhân từng thành viên, gắn kết với giá trị của tập đoàn
Sự phát triển của từng thành viên kết hợp hài hòa giữa tố chất tốt của con người với các quy luật về đạo đức xã hội, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân trong công ty phát triển bản thân về sự nghiệp
• Góp phần nâng cao giá trị doanh nhân Việt trên thương trường quốc tế, xây dựng “Quỹ IMM” để thực hiện trách nhiệm cộng đồng Từng cá nhân trong công ty sẽ là những thành viên thành đạt, có tầm ảnh hưởng tích cực trong xã hội, từ đó góp phần phát triển xã hội và thế hệ tiếp theo
Ngoài ra, tại buổi phát biểu tại Tiệc tất niên 2021, Ông Trần Văn Tỉnh – Chủ tịch Hội đồng quản trị IMM Group – cho biết, trong năm 2022, công ty vẫn tiếp tục cố gắng phát triển dựa trên giá trị cốt lõi “Inside out – Từ tâm lan tỏa” và bước vào giai đoạn hồi phục sau đại dịch Ông mong muốn mỗi cá nhân ngày càng học hỏi và nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn; xây dựng hình ảnh thương hiệu trong sạch và uy tín; đồng thời hoàn thiện giấy phép thủ tục cho “Quỹ thiện nguyện IMM”.
Kết quả sản xuất kinh doanh (1 năm gần nhất)
Trong lịch sử phát triển của mình, IMM Group giúp cho nhiều gia đình Việt Nam đạt được ước mơ xây dựng kế hoạch tương lai gia đình tại nước ngoài, phân bổ danh mục đầu tư để bảo vệ tài sản và tạo thêm lợi thế cạnh tranh trong việc mở doanh nghiệp bên ngoài Việt Nam Chỉ tính riêng 10 năm từ 2011-2021, công ty đã tư vấn và chuẩn bị thành công hơn 620 bộ hồ sơ đầu tư, tương đương 2,500 visa định cư được cấp thường trú nhân và quốc tịch Đồng thời huy động và quản lý hơn 2 trăm triệu USD và hỗ trợ cho hơn 400 doanh nghiệp Việt Nam mở rộng kế hoạch phát triển kinh doanh ra các nước Mỹ, Úc, Canada
Nếu như năm 2020 là một năm khó khăn với IMM Group do ảnh hưởng dịch bệnh, khi doanh thu và số lượng nhân viên còn lại chỉ còn một nửa so với 2019, thì năm
2021, công ty đã biết cách ứng phó với đại dịch và làm quen với việc “work from home”, nỗ lực vực dậy để đem về doanh thu, lợi nhuận ổn định so với mặt bằng chung cùng những thành tích, kết quả kinh doanh – sản xuất nổi bật Cụ thể như sau:
• Theo thống kê từ Bộ phận Tư vấn (Sales) cuối 2021, tất cả nhân viên đều đạt hơn
100% KPI, tương ứng với 3,2 tỷ VND Đặc biệt, có 2 nhân viên đã hoàn thành 500% KPI, mang về nhiều hợp đồng đầu tư định cư, du học, di trú lớn
• Tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty năm 2021 đạt 124 tỷ VND, tăng 7,6% so với năm 2020; lợi nhuận sau thuế là 86 tỷ VND, theo số liệu do Bộ phận Kế toán cung cấp Vì lý do bảo mật nên công ty không công bố những số liệu khác
• Bộ phận Digital Marketing cắt giảm được gần 10% chi phí quảng cáo, từ khoảng
245.000.000 VND/tháng cho chi phí quảng cáo trên Facebook, Google, Zalo và mua leads còn khoảng 220.500.000VND/tháng (dao động theo từng tháng).
Tình hình lao động
Xuyên suốt chặng đường hoạt động, yếu tố con người luôn là điều khiến IMM Group tự hào và tự tin để cống hiến cho các nhà đầu tư và khách hàng Do đó, tất cả nhân viên, chuyên viên bất kể vị trí, chức vụ đều đồng lòng phục vụ bằng tất cả các giá trị tích cực, tận tâm, và minh bạch
Bảng 1.4.1 Sơ đồ Cơ cấu nhân sự tại IMM Group (2015-2022)
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Ban Giám đốc (BOD) Đội ngũ cố vấn chuyên gia
Bộ phận Hành chính văn phòng
Bộ phận Thụ lý hồ sơ
Bộ phận Quản lý văn phòng
Bộ phận Phát triển sản phẩm
Bộ phận Công nghệ thông tin
Bộ phận Quản lý tòa nhà
Cơ cấu tổ chức IMM Group bao gồm: Chủ tịch Hội đồng Quản trị – Ông Trần
Văn Tỉnh, Ban Giám đốc (BOD), Đội ngũ cố vấn chuyên gia (Luật sư nước ngoài), Quản lý Cấp cao, Bộ vận Tư vấn, Bộ phận Thụ lý hồ sơ, Bộ phận Nhân sự, Bộ phận Kế toán, Bộ phận Quản lý văn phòng, Bộ phận Phát triển sản phẩm, Bộ phận Dịch thuật,
Bộ phận Công nghệ thông tin, Bộ phận Marketing, và Bộ phận Digital Marketing Mỗi
Bộ phận gồm Trưởng Bộ phận, nhân viên chính thức, và thực tập sinh Bên cạnh đó, vài Bộ phận có nhân viên bán thời gian
Bảng 1.4.2 Thống kê Nhân sự của IMM Group (Hồ Chí Minh), từ 01-03/2022
NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH Số lượng Tỉ lệ
Trình độ Đại học, trên đại học 50 92%
Bộ phận Bộ phận Tư vấn (Sales) 10 18%
Bộ phận Thụ lý hồ sơ (CP) 12 22%
Bộ phận Nhân sự (HR) 4 7%
Bộ phận Dịch thuật (Trans.) 3 5%
Bộ phận Kế toán (Accounting) 3 5%
Bộ phận Quản lý văn phòng (Admin) 2 4%
Bộ phận Phát triển sản phẩm (R&D) 3 5%
Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) 2 4%
Bộ phận Digital Marketing (DM) 5 9%
Bộ phận Quản lý tòa nhà 5 9%
Về tỉ lệ giới tính, IMM có tỉ lệ nhân viên nam nữ khá đồng đều và không chênh lệch quá nhiều Tuy nhiên, số lượng nữ giữ vị trí Trưởng Bộ phận không nhiều, cụ thể chỉ có 4/11 Trưởng Bộ phận là nữ ở các Bộ phận cần sự mềm mỏng và tỉ mỉ như: Sales,
HR, Admin, và Dịch thuật Điều này là khá hợp lý, bởi tính chất và mô hình kinh doanh của IMM cần những quyết định dứt khoát Do đó, các Bộ phận như CP, R&D, IT, Kế toán, DM được dẫn dắt bởi những Trưởng Bộ phận nam
Về trình độ chuyên môn, ngoại trừ nhân viên bảo vệ và lao công, gần như toàn bộ nhân viên IMM đều đang học Đại học (sinh viên), đã tốt nghiệp Đại học và Thạc sĩ Đặc biệt, tất cả nhân viên IMM Group khối văn phòng đều có trình độ và khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt, đáp ứng được các yêu cầu công việc, cụ thể như: họp với đối tác nước ngoài, dịch các bài viết về sản phẩm di trú – đầu tư nước ngoài,…
Về số lượng nhân viên, tùy vào tính chất công việc mà mỗi Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng số lượng nhân viên khác nhau Xét về độ chênh lệch, Bộ phận Sales và CP chiếm tổng số nhân viên nhiều nhất, bởi công việc đòi hỏi nhiều quy trình và thủ tục phức tạp Do đó, càng nhiều nhân viên, hồ sơ khách hàng sẽ được giải quyết và thụ lý nhanh chóng hơn.
Tình hình tài sản và cơ sở vật chất của công ty
Mỗi văn phòng IMM Group đều mang những nét độc đáo riêng Nhìn chung, tone màu chủ đạo của tất cả chi nhánh là trắng, đen, đỏ, và xám, tạo bầu không khí chuyên nghiệp và tối giản Riêng văn phòng Hồ Chí Minh (HCM) – trụ sở chính – gồm
6 tầng, tọa lạc giữa trung tâm Quận 3 tấp nập Tòa nhà được bố trí các trang thiết bị hiện đại như thang máy tốc độ cao, thang máy chuyển hàng riêng biệt, hệ thống điện chiếu sáng và máy lạnh lắp đặt âm tường nhằm tiết kiệm không gian cũng như tạo hiệu ứng thẩm mỹ cao cho văn phòng, camera CCTV quan sát 24/24, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động đạt tiêu chuẩn, cùng hệ thống phát điện với điện năng 100% trong 24 tiếng liên tục, máy phát điện tự động, với đường dây internet và điện thoại được lắp đặt sẵn
Tầng trệt của văn phòng HCM được sử dụng làm nhà ăn và giải trí cho nhân viên, với khu bếp, bàn trò chơi banh bàn (table football), và phòng kho của nhân viên bảo vệ Khu vực làm việc được bố trí rộng rãi, sáng sủa, thông thoáng và đầy đủ tiện nghi Bàn làm việc cá nhân được trang bị các dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết như bút, kéo, hồ dán, kim bấm, giấy ghi chú, sổ tay, máy in, máy scan, tủ đựng đồ 3 ngăn, cây cảnh; máy tính, tai nghe và bàn phím Mỗi tầng đều có tủ lạnh để bảo quản thức ăn nhân viên, trái cây chung và quầy pha cà phê, bánh kẹo để nhân viên dùng trong giờ giải lao Ngoài ra, các tầng đều được bố trí kệ sách chuyên môn, nhân viên có thể đọc tại chỗ hoặc mượn mang về
Hình 1.5 Văn phòng Hồ Chí Minh (Nguồn: IMM Group)
Văn phòng HCM gồm 5 phòng họp với diện tích khác nhau tùy mục đích sử dụng (họp, tiếp khách, tổ chức webinar,…), được trang bị máy chiếu, bộ điều khiển máy chiếu và kết nối với máy tính, máy lạnh, sổ tay, bảng trắng, bút, brochure của Công ty, và nước lọc
Tuy văn phòng HCM gồm 6 tầng, nhưng IMM Group hiện nay chỉ sử dụng tầng trệt, tầng 4 và tầng 6 Tầng 1, 2, 3 và 5, công ty tận dụng để cho hai đối tác là Công ty Tricor và Công ty Apolat thuê làm văn phòng.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN DIGITAL MARKETING
Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận Digital Marketing đối với hoạt động của công ty
2.1.1 Vai trò của Digital Marketing đối với doanh nghiệp
Theo Advertising Vietnam, Digital Marketing đã và đang trở thành một phần chiến lược quan trọng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai, tăng từ 18% của năm 2020 lên 39% trong 2021 Mức đầu tư trung bình của các doanh nghiệp cho Digital Marketing trong năm 2020 ước tính khoảng 17% tổng doanh thu – một con số không nhỏ Facebook, Google Ads, YouTube và KOLs hiện đang nhận được mức đầu tư lớn nhất từ các doanh nghiệp Trong đó, nổi bật là Facebook với chỉ 5% số doanh nghiệp tham gia khảo sát hiện không dùng, hay chưa dùng Facebook làm kênh truyền thông Digital
Theo báo cáo mới nhất của Datareport, Hootsuite, có tới 57,6% dân số trên thế giới sử dụng mạng xã hội và mức thời gian trung bình hằng ngày của mỗi người là 6 giờ 47 phút Biểu đồ thống kê người dùng mạng xã hội cũng cao dần qua từng năm, từ tháng 10/2019 đến tháng 10/2021 - lượng người dùng không hề có dấu hiệu thuyên giảm, mà ngược lại còn tăng dần đều Như vậy, rõ ràng rằng các thương hiệu và doanh nghiệp nào muốn phát triển lâu dài, bền vững thì chắc chắn phải đã và đang chú trọng đầu tư rất nhiều vào mảng Digital Marketing, đặc biệt là mạng xã hội
Nhận thấy mạng xã hội ngày nay không chỉ là nền tảng cung cấp thông tin đơn thuần nữa, mà nó đang trở thành “nền tảng mua sắm” Do đó, những năm gần đây, IMM Group đẩy mạnh xây dựng và phát triển Bộ phận Digital Marketing, góp phần đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng thông qua Google Ads và các trang mạng xã hội phổ biến khác, chủ yếu là Facebook, Zalo và Twitter
2.1.2 Chức năng cụ thể của Bộ phận Digital Marketing
Mọi công việc của Bộ phận Digital Marketing đều xoay quanh hai chủ thể chính: website và mạng xã hội, nhằm thực hiện chức năng chính là đem về đối tượng khách hàng tiềm năng có tài chính cao và nhu cầu đầu tư – định cư nước ngoài hoặc lấy quốc tịch thứ hai Nếu như chức năng chính của Bộ phận Marketing và xây dựng bài viết, thiết kế hình ảnh thật chỉn chu, Digital Marketing là Bộ phận thiên về mọi hoạt động quảng cáo nói chung
Bộ phận Digital Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá các chương trình đầu tư định cư của IMM Group qua kênh truyền thông Digital, kết hợp cùng Bộ phận Marketing và R&D chọn lọc sản phẩm chủ chốt để đẩy mạnh quảng cáo Đồng thời, Bộ phận Digital Marketing cũng chịu trách nhiệm thu thập leads data từ các nhóm Facebook, Zalo, tổng hợp leads data do khách hàng cũ giới thiệu, theo dõi nguồn leads đến từ đâu, như Google organic, Google map, website chính, website vệ tinh, chiến dịch Facebook, bài viết Zalo,… Sau khi đã lọc leads data, Trưởng Bộ phận có nhiệm vụ tổng hợp theo danh sách và nguồn rồi báo cáo lên CRM; Bộ phận Admin sẽ tiến hành phân chia leads về cho Bộ phận Tư vấn chăm sóc
Hình 2.1.2 Sơ đồ hướng dẫn thu và tổng hợp leads data (Nguồn: IMM Group)
Song song đó, các nhân viên thuộc Bộ phận Digital Marketing phải duy trì xây dựng website chính của công ty và website vệ tinh, xây dựng nội dung và tối ưu Yoast SEO cho từng bài viết thông qua Wordpress Mục đích của việc này là giúp từ khóa hiển thị ở những vị trí đầu khi khách hàng tìm kiếm trên thanh công cụ Google Ngoài ra, nhân viên Bộ phận sẽ đảm nhiệm việc quản trị trang Facebook và Zalo của công ty, trả lời những thắc mắc của khách hàng về dịch vụ, giá tiền, và quản lý bình luận, đánh giá (reviews), xử lý kịp thời những khủng hoảng truyền thông xảy ra
Cuối cùng, một trong những nhiệm vụ chính yếu của Bộ phận Digital Marketing là lên kế hoạch sử dụng nguồn tiền quảng cáo tiết kiệm và thông minh nhất, đảm bảo yêu cầu từ Ban Giám đốc Công ty: “chi phí thấp – lượt tiếp cận cao” Do thuật toán của Facebook và Google ngày càng thông minh và luôn thay đổi, Bộ phận phải liên tục cập nhật kiến thức và không ngừng học hỏi để điều chỉnh chiến lược quảng cáo phù hợp
2.1.3 Nhiệm vụ chi tiết của từng vị trí thuộc Bộ phận Digital Marketing
Các đầu mục công việc của Bộ phận Digital Marketing được chia thành 4 mảng chính, nhân viên của từng mảng giữ những nhiệm vụ khác nhau:
Mảng quảng cáo: nhiệm vụ của mảng này đòi hỏi nhân viên thành thạo Google,
Cốc cốc, Facebook và Zalo Ads – Business, đồng thời nắm được thuật toán và cách thức quảng cáo đa dạng từ hình ảnh đến video clip Nhân viên quảng cáo phụ trách tạo chiến dịch quảng cáo, theo dõi lượt tiếp cận và tương tác mỗi chiến dịch (impressions và clicks), đẩy mạnh CTR (click-through-rate), lên kế hoạch tối ưu hóa ngân sách quảng cáo hàng tháng, phân bổ thời gian và ngân sách cho mỗi cụm từ khóa, quan sát và phân tích insights Thông thường, nhân viên quảng cáo sẽ làm việc với Bộ phận R&D, chọn lọc sản phẩm đầu tư định cư phù hợp để chạy quảng cáo
Mảng SEO: nhiệm vụ chính của nhân viên SEO là xây dựng, quản trị và phát triển website, nghiên cứu và phân tích từ khóa cho website vệ tinh, dùng kỹ thuật tối ưu onpage cho các website vệ tinh; đồng thời xây dựng liên kết nội bộ và backlink Bên cạnh đó là phân tích, đo lường và cải tiến chiến lược SEO cho website Đảm nhận mảng này, nhân viên cần có kỹ năng viết nội dung tốt, biết dùng các công cụ hỗ trợ để phân tích từ khóa, tối ưu tốc độ tải trang và mức độ thân thiện với điện thoại Ngoài ra còn biết sử dụng các công cụ như: Google Analytics, Google Speed, Google Cache, Google developers, PageSpeed insights và SEOquake để đo lường chỉ số cần thiết
Mảng nội dung (content): nếu nhân viên SEO tập trung vào website, thì nhân viên mảng nội dung sẽ tập trung chủ yếu vào từng bài viết Mỗi bài viết được tối ưu
SEO tốt sẽ góp phần đưa website lên hạng trên Google search Để thực hiện nhiệm vụ này, nhân viên cần hiểu và nắm rõ nội dung bài viết, chọn lọc từ khóa, hình ảnh phù hợp, tối ưu trải nghiệm người dùng (tính dễ đọc của bài viết) Đồng thời, nhân viên nội dung cần thực hiện nghiên cứu “hành vi tìm kiếm từ khóa” của người dùng, nhờ đó để tập trung vào từ khóa tối ưu nhất Cuối cùng là kiểm duyệt nội dung tiếng Việt và tiếng Anh, tạo slug SEO cho từng hình ảnh, và kiểm tra trải nghiệm người đọc (readability)
Mảng thu thập leads data: nhiệm vụ này chủ yếu do các nhân viên bán thời gian thực hiện, thông qua sự hỗ trợ của phần mềm UID Facebook Vì đặc thù kinh doanh hướng đến đối tượng khách hàng giàu có và có tiềm lực tài chính mạnh, do đó nhân viên phụ trách mảng này phải lên kế hoạch trong việc tìm kiếm nguồn leads từ các nhóm Facebook, quét danh sách các leads (số điện thoại, email) quan tâm đến sản phẩm công ty qua lượt thích, bình luận các bài viết Sau đó dùng công cụ lọc leads data theo từng khu vực, tổng hợp, phân loại và báo cáo về Trưởng Bộ phận
2.2 Kế hoạch hoạt động và phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động của
Bộ phận Digital Marketing gắn liền với hoạt động của công ty từ những ngày đầu tiên Ông Trần Văn Tỉnh – Chủ tịch IMM Group – là người đã từng làm SEO đầu tiên của công ty Với gần 17 năm hoạt động và sự dày dặn kinh nghiệm, Bộ phận không bảo thủ mà luôn xây dựng hướng tiếp cận khách hàng mới mẻ theo từng năm, phù hợp với xu hướng và sự thay đổi của thị trường Tất cả các bộ phận khi làm việc đều cần có kế hoạch hoạt động cụ thể, và Bộ phận Digital Marketing cũng không phải là ngoại lệ
Tại IMM Group, kế hoạch hoạt động được Trưởng Bộ phận xây dựng vào cuối năm cũ và áp dụng vào đầu năm mới, khi được Ban Giám đốc góp ý và thông qua Trợ lý vận hành (Operation Assistant) sẽ tổng hợp thông tin về kế hoạch hoạt động của từng bộ phận và tải lên CRM Mỗi nhân viên sẽ vào thư mục của bộ phận mình xem và nắm thông tin về kế hoạch hoạt động cụ thể của bộ phận Kế hoạch hoạt động được xây dựng dựa trên kinh nghiệm rút ra từ năm cũ, góp ý của nhân viên trong bộ phận, hướng đến mục tiêu phát triển trong năm mới Cứ sau mỗi quý, kế hoạch hoạt động sẽ được xem xét thực hiện tiếp hoặc điều chỉnh Kế hoạch hoạt động của Bộ phận Digital Marketing hướng đến 3 mục tiêu chính là chất lượng, số lượng và ngân sách Các mục tiêu cụ thể như sau:
Mục tiêu về số lượng: mọi công việc nhân viên Digital Marketing làm đều có chung một mục đích cốt lõi là mang khách hàng tiềm năng về cho công ty Do đó, về phần thu thập data, KPI cho toàn bộ phận mỗi tháng là 40.000 data mới Từ đây sẽ lọc lại và đem về ít nhất 15 leads cho công ty mỗi tháng để chia cho nhân viên Sales Đối với mảng nội dung, tối thiểu một tuần, mỗi nhân viên phải đảm bảo cập nhật được 6 bài viết hoàn chỉnh cho website vệ tinh Các website vệ tinh cũng phải đạt chuẩn SEO: từ khóa thuộc top 10 tìm kiếm Google, tốc độ tải trang nhanh, giao diện thân thiện với điện thoại Xét về mảng quảng cáo, ít nhất phải thu về 500 lượt hiển thị (impressions) và 100 lượt bấm vào quảng cáo (clicks) mỗi chiến dịch, CTR đạt 10-20%
Chính sách, lợi ích của người lao động thuộc Bộ phận Digital Marketing
IMM Group luôn tạo điều kiện thuận lợi và thoải mái nhất dể nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả Việc xây dựng hệ thống chính sách và lợi ích minh bạch cho người lao động là cần thiết trong việc thúc đẩy năng suất làm việc, tinh thần trách nhiệm và năng suất của họ Những chính sách và lợi ích của nhân viên Bộ phận Digital Marketing bao gồm:
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp và ấm áp, cơ sở vật chất đầy đủ, áp dụng quy tắc 60/10 (60 phút tập trung làm việc, 10 phút nghỉ ngơi) tạo điều kiện cho nhân viên thư giãn, cung cấp thức ăn dinh dưỡng (bánh, ngũ cốc, nước trái cây) để nhân viên nạp lại năng lượng làm việc
• Cả nhân viên chính thức và nhân viên bán thời gian đều được tham gia team building thường niên của công ty và các hoạt động nội bộ khác như thi đấu thể thao, trang trí Giáng sinh, trang trí Tết (có tiền thưởng đồng đội)
• Nhân viên được mua bảo hiểm Bảo Việt theo năm, và được lựa chọn bệnh viện mình muốn Đồng thời trong 2 năm dịch bệnh, nhân viên được xét nghiệm PCR định kỳ, được cung cấp bộ xét nghiệm nhanh miễn phí hàng tuần và được công ty sắp xếp lịch tiêm vắc-xin nếu có nguyện vọng Nếu dương tính với Covid-19, nhân viên được tạo điều kiện thuận lợi để làm việc tại nhà trong thời gian nhiễm và hưởng lương đầy đủ
• Chế độ lương thưởng phù hợp với năng lực người lao động, nhân viên có tiến bộ và phát triển sẽ được Trưởng Bộ phận và Ban Lãnh đạo cân nhắc lên vị trí cao hơn với mức lương nhiều hơn (yearly review) Mọi nhân viên chính thức đều có
12 ngày phép năm, lương tháng 13 và thưởng theo năng lực, mức thưởng từng nhân viên tùy theo KPI đạt được
• Nhân viên đều được quyền đóng góp ý kiến trực tiếp lên Ban Lãnh đạo, thông qua hệ thống góp ý nội bộ (ẩn danh) do Bộ phận IT xây dựng.
Cách thức kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động tại Bộ phận Digital Marketing
Bộ phận Digital Marketing thực hiện việc đánh giá và kiểm tra tình hình thực hiện công việc dựa trên:
Bảng “Quản lý công việc”: mỗi nhân viên sẽ lập một bảng “Quản lý công việc” trên Google Sheet và chia sẻ qua email cho Trưởng Bộ phận Nội dung bảng bao gồm số thứ tự, tên công việc, công việc cụ thể, ngày nhận việc, ngày hoàn thành, link quản lý chi tiết, và tiến độ công việc Dựa vào bảng này, Trưởng Bộ phận có thể tự theo dõi công việc đã phân công cho nhân viên và đánh giá chất lượng – thời gian hoàn thành
KPI: mọi kết quả công việc của nhân viên Bộ phận Digital Marketing đều phải được thể hiện qua con số cụ thể, và mỗi mảng công việc sẽ có KPI riêng Ví dụ, mảng nội dung phải đạt ít nhất 100 lượt xem mỗi bài viết sau 24h, nhân viên quảng cáo phải đạt CTR (click-through-rate) ít nhất là 10% mỗi từ khóa của chiến dịch quảng cáo
OKR: không chỉ riêng Bộ phận Digital Marketing mà tất cả nhân viên IMM
Group đều phải lập bảng OKR vào mỗi quý hoặc mỗi năm tùy theo định hướng của mỗi người OKR thể hiện mục tiêu nghề nghiệp, kết quả công việc mong muốn và kế hoạch cụ thể để đạt được kết quả Do đó, OKR góp phần quan trọng trong việc giúp nhân viên thăng tiến, Trưởng Bộ phận cũng nhờ đó để đánh giá quá trình tiến bộ của nhân viên
Thông thường, Bộ phận Digital Marketing hầu như không kiểm tra kiến thức nhân viên một cách lý thuyết, mà dựa vào kết quả công việc cụ thể Trưởng Bộ phận sẽ là người theo sát công việc của từng nhân viên, duyệt chất lượng bài viết – từ khóa quảng cáo, và nhắc nhở nhân viên ngay nếu có sai sót.
Thành tích, kết quả của Bộ phận Digital Marketing đối với hoạt động công ty
Giữ vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo hình ảnh thương hiệu công ty và tiếp cận khách hàng, Bộ phận Digital Marketing không ngừng cố gắng để đạt được mục tiêu này Năm 2020, với tình hình khó khăn chung của các doanh nghiệp, Bộ phận Digital Marketing buộc phải cắt giàm 70% nhân lực Mãi đến giữa năm 2021, khi doanh thu và lợi nhuận dần “khởi sắc”, IMM Group mới khôi phục nhân lực cho bộ phận
Hình 2.6 Bằng khen thưởng toàn bộ nhân viên Bộ phận Digital Marketing
Riêng năm 2021, dù phải tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, năng suất và kết quả công việc Bộ phận Digital Marketing mang lại luôn không đổi Như từng đề cập trong Phần 1 – mục 1.3, Bộ phận Digital Marketing cắt giảm được gần 10% chi phí quảng cáo, từ khoảng 245.000.000 VND/tháng cho chi phí quảng cáo trên
Facebook, Google, Zalo và mua leads còn khoảng 220.500.000VND/tháng (dao động theo từng tháng) trong năm 2021 Ngoài ra, các chiến lược quảng cáo mà bộ phận thực hiện đều ở top đầu các công cụ tìm kiếm Google và Cốc Cốc Các website vệ tinh có nhiều bài đăng chất lượng hơn, đồng đều về điểm SEO, thu hút được không ít nguồn khách hàng tiềm năng cho IMM Group Bài viết trên trang vệ tinh được đánh giá là gần gũi, nội dung đa dạng và phù hợp với đối tượng khách hàng tiềm năng mà IMM Group hướng đến Chính vì vậy, trong buổi tiệc tất niên 2021, toàn thể nhân viên Bộ phận Digital Marketing (làm việc từ tháng 7/2021) được trao bằng khen thưởng là “Bộ phận biểu tượng của sự tiến bộ và phát triển”
Bên cạnh kết quả chuyên môn, nhân viên Bộ phận Digital Marketing còn đạt những thành tích văn hóa khi tham gia hoạt động nội bộ công ty, tiêu biểu như: Giải nhì trang trí bàn làm việc Giáng sinh theo nhóm, Giải nhất phần thi Ứng xử trong khuôn khổ cuộc thi “Hoa hậu toàn năng” trong buổi tiệc tất niên công ty.
Đánh giá và đề xuất những biện pháp khắc phục, cải thiện, hoàn thiện tổ chức hoạt động của Bộ phận Digital Marketing
tổ chức hoạt động của Bộ phận Digital Marketing
Vì bộ phận đã có nhiều năm hoạt động, kế quả công việc ổn định, nên theo quan sát và đánh giá của tôi, kế hoạch và quy trình tổ chức công việc gần như hoàn chỉnh Tuy nhiên, tôi cũng có một vài góp ý sau, với mong muốn bộ phận sẽ ngày càng phát triển hơn nữa:
Bên cạnh những buổi họp theo tuần và tháng, Trưởng Bộ phận và nhân viên nên có ít nhất một buổi trò chuyện trong tháng (Open talk) Mục đích là để ai cũng được nói ra những nguyện vọng nghề nghiệp, trình bày khó khăn – thuận lợi trong quá trình làm việc; hoặc đơn giản là về cuộc sống hay bày tỏ suy nghĩ về văn hóa, môi trường công ty, bộ phận; và lắng nghe lẫn nhau Việc này giúp gắn kết bộ phận hơn, biết được những điều từng cá nhân gặp phải để kịp thời hỗ trợ khi cần Trong buổi Open talk, những nhân viên kỳ cựu có thể chia sẻ về kinh nghiệm làm việc của mình, đưa ra lời khuyên cho những nhân viên mới và ít kinh nghiệm Trong khuôn khổ cuộc họp, công việc sẽ được ưu tiên hàng đầu Nhưng đối với buổi Open talk, yếu tố nhân sự sẽ được ưu tiên hơn Ai cũng có nhu cầu được lắng nghe, do đó, tôi nghĩ đây là một cách hiệu quả để khích lệ nhân viên và thúc đẩy họ làm việc với một môi trường công bằng.
Tôi cũng đề xuất sẽ xây dựng nền tảng lưu trữ và cấp quyền truy cập cho toàn nhân viên Bộ phận Digital Marketing Vì tính chất công việc của bộ phận cần lưu trữ rất nhiều số liệu, leads data, thống kê, báo cáo chiến dịch, hóa đơn quảng cáo quan trọng, do đó, nếu mỗi người lưu vào Google Drive cá nhân, việc quản lý và tổng hợp sẽ khó khăn và mất thời gian hơn Khi gmail và Google Drive có trục trặc về bảo mật, thông tin quan trọng cũng sẽ biến mất Vì vậy, tôi nghĩ Bộ phận IT có thể hỗ trợ xây dựng một hệ thống lưu trữ nội bộ mà công ty có thể quản lý, vừa bảo mật thông tin, vừa mang tính hệ thống
Ngoài ra, công ty cũng có thể xây dựng tính năng chống sao chép các bài viết từ website chính thức Nghĩa là, khi truy cập vào website, một người bất kỳ ẫn xem được toàn bộ nội dung bình thường, tuy nhiên họ không thể bôi đen và sao chép (copy paste) toàn bộ nội dung về website của họ Việc này nhằm hạn chế đối thủ lấy ý tưởng và sao chép nội dung, đồng thời đảm bảo tính độc nhất của từng bài viết đội ngũ IMM Group xây dựng Về lâu dài, nếu làm được việc này, điểm SEO của trang web cũng cao hơn, và góp phần nâng hiệu quả hiển thị.
NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Nhiệm vụ được phân công
Trước khi là thực tập sinh, tôi đã có thời gian làm việc tại Bộ phận Digital Marketing của IMM Group trong khoảng 9 tháng, từ 24/5/2021 Khi tìm hiểu, tôi biết công ty kinh doanh mảng di trú - đầu tư - quốc tịch nước ngoài - du học, do đó, tôi đã lựa chọn làm việc và học tập tại công ty nhằm có cơ hội trau dồi kiến thức tiếng Anh Ban đầu, tôi ứng tuyển vào vị trí Biên dịch hồ sơ đầu tư, du học và giấy tờ công chứng cho luật sư nước ngoài Tuy nhiên, vị trí này yêu cầu nhân viên làm toàn thời gian và có kiến thức về luật, nên ở thời điểm đó, do phải tiếp tục việc học ở trường, tôi được đề xuất cho vị trí trợ lý Digital Marketing bán thời gian
Hai tháng thử việc đầu tiên, vì chỉ lên công ty 2 ngày/tuần nên tôi chưa có thời gian học hỏi nhiều Lúc đó, tôi từng muốn nghỉ việc vì cho rằng mình không phù hợp và không sử dụng tiếng Anh quá nhiều như kỳ vọng, công việc tôi được phân công cũng khá ít Nhưng tôi đã tiếp tục cố gắng hoàn thành từng công việc đơn giản và dễ nhất Sau khoảng thời gian đầu, tôi dần quen với công việc và được giao nhiều việc phức tạp hơn, sử dụng tiếng Anh thường xuyên hơn Hiện tại, ở vị trí thực tập sinh Bộ phận Digital Marketing, tôi được giao việc ở cả 4 mảng:
3.1.1 Mảng thu thập leads data Đây là một trong những công việc đầu tiên của tôi Thực chất công việc này không khó, nhưng lại đòi hỏi sự kiên trì và tỉ mỉ Những nhân viên mới, dù bán thời gian hay toàn thời gian, đều phải làm qua công việc này, để rèn luyện sự kiên nhẫn, tập trung và tính cẩn thận Bởi Digital Marketing là công việc thiên về những con số, dữ liệu và từ khóa Do đó, việc rèn luyện trên là cần thiết với mỗi nhân viên Đặc biệt, với một sinh viên trái ngành như tôi, bắt đầu từ những việc đơn giản khiến tôi giảm bớt áp lực và căng thẳng Mục đích của việc thu thập leads data là để làm remarketing, email marketing và chạy quảng cáo Zalo, Facebook
Tôi chịu trách nhiệm thu thập leads data qua Facebook Để thực hiện công việc này, tôi quan sát mục like và bình luận các bài post về đầu tư định cư - quốc tịch nước ngoài - du học từ fanpage của công ty và đối thủ Sau đó dùng phần mềm UID Facebook để quét leads data Tiếp theo, tôi sẽ tổng hợp và xuất file theo đuôi txt và gửi cho Trưởng
Bộ phận mỗi cuối tuần Tôi thường xuyên cập nhật và bổ sung những nguồn leads data mới, đề xuất cách thu thập hiệu quả và nhanh chóng hơn KPI thu thập leads data theo tháng của toàn Bộ phận Digital Marketing là 80.000/năm (đã lọc) Ngoài ra, khi khách hàng cũ giới thiệu bạn bè, người quen cho công ty, tôi phụ trách việc lưu trữ thông tin của họ và tải lên CRM để các bộ phận khác như Tư vấn và Marketing nắm thông tin.
Sau khi tập phân loại và định vị sản phẩm – dịch vụ kinh doanh của công ty qua công việc thu thập leads data, tôi bắt đầu được phân công xây dựng nội dung cho website vệ tinh Website vệ tinh là những website con có nội dung và chủ đề giống, tương tự hay có liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của công ty ở trên site chính Việc tạo ra những site vệ tinh này nhằm để thu hút, tạo nhiều cơ hội để người dùng ghé thăm website chính của công ty Vì khi khách hàng tìm kiếm 1 từ khóa trên công cụ tìm kiếm của Google, để hiện được trên kết quả tìm kiếm thì các website phải trải qua cuộc đấu giá, đánh giá chất lượng, xếp hạng của Google Ngoài ra với chi phí thấp, hiệu quả cao, dễ xây dựng, dễ quản lý là những điểm giúp tối ưu SEO.
Khác với Bộ phận Marketing là xây dựng nội dung tổng hợp cho website chính thức, Bộ phận Digital Marketing sẽ chia nhỏ các sản phẩm và thành lập website vệ tinh
Cụ thể, website chính thức cung cấp thông tin về tất cả sản phẩm dịch vụ IMM Group bao gồm: thường trú và quốc tịch thứ hai (Mỹ, châu Âu, Canada), bất động sản nước ngoài (Úc), vận hành doanh nghiệp nước ngoài (Mỹ, Úc), quỹ đầu tư FDI Dựa trên các sản phẩm này, các website vệ tinh do Bộ phận Digital Marketing xây dựng gồm: Quốc tịch châu Âu, Định cư Mỹ, và Bất động sản Úc Trong những website vệ tinh này, tôi được phân công quản lý trang Quốc tịch châu Âu Đầu năm 2022, khi IMM Group thành lập công ty con là IMMCa, tôi đảm nhiệm thêm 2 website về đầu tư định cư Canada
Hàng ngày, tôi đặt mục tiêu hoàn thành ít nhất 2 bài viết cho mỗi trang, bao gồm sắp xếp bố cục, căn lề, chọn lọc từ khóa và hình ảnh, đặt URL và slug phù hợp, kiểm tra backlink, inbound và outbound links Nguồn nội dung mà tôi chọn lọc là từ website chính của công ty Ngoài ra, tôi cũng thường xuyên dịch các bài báo nước ngoài về đời sống, văn hóa, cảnh đẹp về các nước châu Âu và Canada Nhờ vốn kiến thức nền đã học tại trường và kỹ năng viết lách ổn, tôi không gặp nhiều khó khăn khi dịch bài, biên tập lại phiên bản tiếng Việt và chọn từ khóa
Dưới sự hỗ trợ của Trưởng Bộ phận và nhân viên IT, tôi bắt đầu tập xây dựng bộ từ khóa chính cho toàn website, định hướng văn phong và thiết kế chủ đạo của website, cân đối từ khóa của các bài viết sao cho không trùng lặp nhiều lần Đồng thời, tôi vừa làm vừa học hỏi thêm về công cụ Yoast SEO, Shortcodes của Wordpress và UX/UI design Cả 3 công cụ này đều được sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Anh, và tài liệu hướng dẫn trên Internet cũng bằng tiếng Anh
Bên cạnh đó, tôi đồng thời quản lý Google Business của công ty con IMMCa, theo dõi số liệu từ Google Analytics và insights Từ đây, tôi sẽ nhận xét số liệu và đề xuất với Trưởng Bộ phận về những phương án giúp bài viết tiếp cận nhiều người hơn qua đa dạng các nguồn kênh Bằng việc theo dõi số liệu và kết quả SEO, tôi nắm được nguồn leads đến từ đâu, biết website của công ty qua kênh nào Như đã nói, việc làm cho bài viết thăng hạng trên Google như một cuộc chiến giữa các doanh nghiệp cùng ngành, do đó, mục tiêu của tôi khi làm SEO là tập trung vào chất lượng thay vì số lượng
Tôi được phân công nhiệm vụ ở mảng này vào đầu tuần 4 của đợt thực tập Do chưa có kinh nghiệm chạy quảng cáo cho Cốc cốc và Google Ads, nên Trưởng Bộ phận yêu cầu tôi dành 1 tuần để quan sát dần và gửi tài liệu tiếng Anh để tôi học thêm Sau đó, tôi thực tập cách chọn bộ từ khóa cho từng chiến dịch, phân chia những mục từ khóa nhỏ, cân đối thời gian và ngân sách quảng cáo của từng bộ từ khóa Khi đã dần thuần thục hơn, Trưởng Bộ phận tiến hành kiểm tra bằng cách để tôi tự chạy quảng cáo cho một chiến dịch trên Cốc cốc và Goole Ads
Trong quá trình thực tập, tôi được giao việc ở cả 4 mảng của Bộ phận Nhờ đó, Trưởng Bộ phận có thể quan sát để biết tôi mạnh ở mảng nào nhất Khi đã có cơ hội làm qua 4 mảng, tôi nhận thấy mình khá nhất ở mảng nội dung (content) và quảng cáo
3.2 Kết quả công việc mà sinh viên đã đóng góp cho Bộ phận Digital Marketing nói riêng, công ty nói chung
Nhiều tháng làm việc tại IMM Group, Bộ phận Digital Marketing, tôi luôn cố gắng hoàn thành mọi công việc được giao đúng hoặc trước thời hạn, kiểm tra kỹ càng các công việc Tuy còn có những sai sót vì thiếu kinh nghiệm, nhưng tôi được Trưởng
Bộ phận hướng dẫn tận tình, chỉ ra những điểm sai và phương cách khắc phục, khích lệ và động viên khi hoàn thành tốt nhiệm vụ Dưới đây là kết quả công việc của tôi trong
6 tuần thực tập vừa qua, trình bày cụ thể theo 4 mảng:
Những kỹ năng sinh viên đã thực hiện
Kỹ năng ngoại ngữ: tôi áp dụng kỹ năng scan – skim để chọn lọc từ khóa nhanh và chính xác hơn, kỹ năng viết để trình bày email bằng tiếng Anh và dịch bài, kỹ năng nghe để tham gia các buổi đào tạo (training) – webinar có đối tác nước ngoài
Kỹ năng giao tiếp: môi trường văn phòng nghiêm túc, đồng nghiệp đa phần là các anh chị lớn, đòi hỏi tôi giao tiếp và cư xử lễ phép hơn Tôi dành thời gian ăn trưa hoặc giải lao mỗi buổi xế để tương tác cùng các anh chị đồng nghiệp chung và khác Bộ phận Khi giao tiếp hiệu quả, tôi không còn cảm thấy việc làm văn phòng là nhàm chán và đơn điệu nữa
Kỹ năng quản lý thời gian: khi đảm nhận 4 mảng công việc trên, tôi thường dành 30 phút đầu mỗi ngày làm việc để sắp xếp và phân chia thời gian cụ thể Ví dụ: từ 9h30 đến 10h30 thu thập leads data, từ 10h30 đến 12h00 dịch bài viết về du học Canada Đây là “phương pháp time-blocking” mà tôi đã áp dụng để phân chia công việc theo khung thời gian cụ thể, đảm bảo hoàn thành công việc đầy đủ và đúng tiến độ
Kỹ năng chọn lọc thông tin: khi phải làm việc với dữ liệu và bài viết hàng ngày, tôi nhận ra mình phải kỹ càng hơn trong việc chọn lọc thông tin trước khi đưa lên website, vì bất cứ thông tin nào từ website cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công ty Do đó, ở mỗi bài viết, tôi chắt lọc thông tin và kiểm tra khá kỹ trước khi cập nhật
Kỹ năng làm việc nhóm: nhờ có khoảng thời gian hoạt động trong câu lạc bộ
Văn nghệ của Khoa Ngoại ngữ, tổ chức phi lợi nhuận TEDxHCMUS, và nhiều lần thuyết trình – làm bài tập nhóm tại trường, tôi khá tự tin và quen thuộc khi làm việc nhóm Cụ thể như công việc xây dựng website và SEO, tôi cần thảo luận và làm việc cùng nhân viên IT và chuyên viên SEO cùng Bộ phận khá nhiều Ở những hoạt động văn hóa như trang trí Giáng Sinh, teambuilding của công ty, tôi cũng có dịp rèn luyện kỹ năng này, kết hợp cùng đồng nghiệp để thi đấu đoàn kết
Kỹ năng quan sát: trong quá trình làm việc, vì còn thiếu kinh nghiệm nên tôi không ngừng quan sát thao tác của các anh chị đồng nghiệp Nhờ vậy, tôi cũng học được những mẹo tin học văn phòng hay, tích luỹ được kha khá kinh nghiệm tối ưu từ khóa
SEO nhanh chóng hơn, quan sát cách mọi người phân chia thời gian làm việc – nghỉ ngơi, trình bày và bố trí cuộc họp,…
Kỹ năng tự học: đối với các công cụ như UID Facebook, Shortcodes, Yoast SEO, Google Ads,… Trưởng Bộ phận đều yêu cầu tôi phải tự học và tìm hiểu thông tin từ Internet – tài liệu, và sẽ chỉ hướng dẫn tôi những kinh nghiệm thực chiến Tài liệu tự học những công cụ này hầu như bằng tiếng Anh, và tương đối nhiều từ chuyên ngành khó về lĩnh vực công nghệ thông tin, hệ thống dữ liệu.
Những kinh nghiệm đã tích lũy
Kinh nghiệm đầu tiên tôi học được là về sự chủ động Không như môi trường học đường, khi bắt đầu đi làm, tôi phải chủ động trong mọi việc: chủ động giao tiếp và làm quen với đồng nghiệp mới, chủ động tìm hiểu về văn hóa công ty, chủ động quan sát và học hỏi kinh nghiệm từ những anh chị có thâm niên, chủ động hỏi về lương thường, phúc lợi thay đổi khi chuyển từ nhân viên bán thời gian lên thực tập sinh và nhân viên chính thức, chủ động tìm thêm tài liệu – video clip hướng dẫn để học thêm kiến thức về Digital Marketing
Tiếp theo đó, tôi tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm và hiểu được tầm quan trọng của những kỹ năng mềm Suốt quá trình làm việc, tôi tích cực tham gia các hoạt động văn hóa của công ty, kết nối để mở rộng thêm mối quan hệ, và giao tiếp hiệu quả hơn Công việc tôi đảm nhận cần phải giao tiếp với Trưởng Bộ phận thường xuyên, kết hợp làm việc với các đồng nghiệp và liên hệ với Đội hỗ trợ quảng cáo của Google Ads và Cốc Cốc Nhờ vậy mà tôi tích lũy được nhiều kinh nghiệm giao tiếp, trao đổi công việc bằng tin nhắn và gọi điện, email
Sau cùng, tôi học thêm được rất nhiều kiến thức mới mà mình chưa từng được biết trước đây Tôi từng giới hạn mình trong vùng an toàn và nghĩ rằng mình khó có thể làm được những việc liên quan đến phân tích – số liệu – SEO Quan trọng hơn hết, tôi kinh nghiệm được kết quả của sự nỗ lực và quá trình cố gắng không bao giờ là vô ích Tôi cũng biết ứng dụng vốn tiếng Anh vào công việc của mình, thấy được sự cần thiết và hữu dụng của tiếng Anh là thế nào Đồng thời, tôi tìm được thêm một đam mê mới của mình là thiết kế giao diện website.
Những khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công tại Bộ phận Digital Marketing
• Công việc trái ngành, bắt đầu mọi thứ từ đầu
• Tự học nhiều kiến thức mới như SEO, Google Ads, UID Facebook, tạo URL và slug, shortcodes,…
• Công việc ở 4 mảng nhiều và liên tục, có những đầu việc được giao bất ngờ ngoài dự định (pop-up tasks)
• Có những bài viết lượt xem chưa cao, áp lực trong việc thu hút lượt xem sao cho đạt KPI đã đề ra
• Sản phẩm kinh doanh của công ty khá nhiều và mất nhiều thời gian để nắm hết
Ví dụ, những điều kiện và quy trình của Visa EB-5 Mỹ, đầu tư định cư châu Âu các nước như Ireland, Bồ Đào Nha, Montenegro,… thông tin nhiều và cần kiến thức chuyên môn Vì vậy, việc đọc tài liệu để xây dựng bài viết khá lâu (nhiều từ vựng và khái niệm chuyên ngành khó hiểu)
• Anh chị đồng nghiệp chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ tôi hết lòng, thân thiện, tử tế và rất hòa đồng Môi trường làm việc chuyên nghiệp và văn minh: chơi hết mình – làm hết sức, văn hóa đoàn kết và giúp đỡ nhau dù chung hay khác bộ phận
• Có thời gian làm quen công việc 9 tháng trước khi thực tập, do đó trong 6 tuần thực tập, tôi được phân công thêm khá nhiều việc, thao tác thuần thục và nhanh chóng hơn, các công việc đều đúng tiến độ
• Trưởng Bộ phận tạo điều kiện cho tôi học thêm kiến thức mới, cung cấp những tài liệu và video cho tôi khi cần
• Công ty có nguồn sách chuyên ngành để nhân viên mượn đọc và trau dồi kiến thức Ngoài ra, Ban Lãnh đạo cũng khuyến khích nhân viên tự học thêm
• Văn hóa công ty luôn chào đón những người mới, không phân biệt giữa nhân viên lâu năm và nhân viên mới.
Đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục, cải thiện, hoàn thiện đối với công việc và nhiệm vụ được phân công
Theo tôi, sau khi gửi tài liệu học thêm cho nhân viên mới, trưởng Bộ phận nên thực hiện kiểm tra kiến thức tổng quan, xem xét nhân viên đã nắm được quy trình và các bước thực hiện công việc hay chưa, thiếu sót những gì, nhằm hạn chế tối đa những sai sót khi thực hiện công việc sau này
Ngoài ra, trong những giai đoạn Trưởng Bộ phận nhiều việc và không có thời gian đào tạo nhân viên mới, nhân viên lâu năm (senior) có thể đảm nhận nhiệm vụ này
Vì hiện nay, chủ yếu Trưởng Bộ phận sẽ là người trực tiếp đào tạo nhân viên mới Do đó, Trưởng Bộ phận nên xây dựng quy trình các bước đào tạo – đánh giá – kiểm tra và giao lại cho nhân viên lâu năm san sẻ trách nhiệm này
Bên cạnh đó, thay vì Trưởng Bộ phận chỉ gửi tài liệu vào nhóm để nhân viên đọc, tôi đề xuất nên có một buổi thảo luận sau đó để nhân viên cùng nhau bàn bạc về những điều có thể áp dụng giúp công việc của bộ phận hiệu quả hơn Nếu có những thông tin gì mới về thuật toán Facebook, Google, cập nhật tin tức SEO, cả bộ phận cũng có thể chia sẻ vào nhóm trò chuyện cho nhau để cùng nâng cao kiến thức Áp dụng việc này có thể giúp nhân viên ngày càng nâng cao kỹ năng, toàn bộ phận cùng nhau phát triển thì công ty cũng theo đó mà phát triển.
