Tình hình tài sản và cơ sở vật chất ...27 Phần 2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NHÂN SỰ CHI NHÁNH TỔ CHỨC GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO APOLLO VIỆT NAM TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1.. LỜI CẢM ƠNTrư
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH - TỔ CHỨC GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO APOLLO VIỆT NAM TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của tổ chức
Quá trình hình thành tổ chức
Chàng thanh niên người Anh Khalid Muhmood và vợ là Arabella Peters đã đặt chân đến Hà Nội - Việt Nam từ đầu những năm 1990 Tại thời điểm ấy, những hình ảnh thú vị về một đất nước Việt Nam tràn ngập xe đạp, xích lô và rất ít gia đình có tivi đã để lại nhiều ấn tượng sâu sắc trong lòng người thanh niên trẻ Nhưng hơn hết, họ đã sớm nhận ra và cảm thấy ấn tượng với tinh thần hiếu học của thế hệ người Việt Nam trẻ lúc bấy giờ Khalid và Arabella đã chứng kiến hình ảnh của những bác tài xế xích lô, cô bán hàng rong trên vỉa hè rất thân thiện và nỗ lực trau dồi, học hỏi tiếng Anh khi có cơ hội tiếp xúc với du khách nước ngoài Có lẽ chính những hình ảnh đó đã tác động một cách mạnh mẽ đến tâm hồn chàng thanh niên được sinh trưởng trong gia đình giàu truyền thống giáo dục như Khalid
Bố mẹ của ông đều là những nhà giáo dục lỗi lạc và rất thành công ở khu vực châu Âu và Trung Đông Do vậy mà truyền thống giáo dục lâu đời đã có ảnh hưởng tích cực và hun đúc trong ông một lý tưởng riêng cho cuộc đời mình
Với niềm tin “Học tập là cánh cửa quyền năng giúp cuộc sống tốt đẹp hơn”, ông Khalid Muhmood và bà Arabella Peters đã quyết tâm thành lập nên trung tâm Anh ngữ Apollo đầu tiên vào năm 1995 tại Hà Nội với sứ mệnh đào tạo thế hệ trẻ Việt Nam thành công dân toàn cầu để thúc đẩy sự thịnh vượng và giúp họ thay đổi thế giới theo hướng tích cực hơn Bên cạnh đó, đối với hai nhà đồng sáng lập Apollo English, phần thưởng lớn nhất là được nhìn thấy cuộc sống của mọi người tốt đẹp hơn nhờ sự nỗ lực và nhiệt huyết của đội ngũ giáo viên tài năng tại Apollo Họ luôn hi vọng rằng có thể giúp đỡ được nhiều học viên hơn nữa và sẽ luôn là “Nơi những giá trị tốt nhất trở nên tốt đẹp hơn”
Nguồn: https://apollo.edu.vn/
Tên chính thức của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh: Chi nhánh – Tổ chức
Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh
Loại hình hoạt động: Tổ chức giáo dục
Quản lý bởi: Ông Khalid Muhmood và Bà Arabella Peters
Đại diện pháp luật: Bà Vũ Diệu Trang
Địa chỉ trụ sở: 58 Phạm Ngọc Thạch, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ
Website: https://apollo.edu.vn/
Quá trình phát triển tổ chức
Nhìn lại hành trình gần 30 năm đồng hành và nuôi dưỡng sự tự tin của hàng triệu trẻ em Việt Nam, Apollo English luôn cảm thấy hạnh phúc vì có thể thay đổi cuộc sống của nhiều thế hệ học viên theo hướng tích cực hơn Xuyên suốt quá trình phát triển, Apollo đã tạo được danh tiếng và chỗ đứng của mình trên thị trường trung tâm Anh ngữ trên toàn quốc và là công ty dẫn đầu trong việc mở rộng trung tâm nhanh chóng trên khắp mọi miền
Việt Nam Dù chặng đường phát triển trải qua nhiều thăng trầm nhưng tính đến thời điểm hiện tại, Apollo tự hào vì đã giành được nhiều giải thưởng danh giá cả trong và ngoài nước
Năm 1995: Khalid Muhmood và Arabelle Peters khai trương Trung tâm Anh ngữ
Apollo tại Hà Nội – trở thành Tổ chức giáo dục 100% vốn nước ngoài đầu tiên của Việt Nam với sự chứng kiến của đại diện Hoàng gia Vương Quốc Anh - Hoàng Tử Andrew và
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo - ông Nguyễn Minh Hiển
Hình 1.1 Ông Khalid Muhmood và bà Arabelle Peters trong ngày khai trương trung tâm
Anh ngữ Apollo đầu tiên tại Hà Nội (Nguồn: Apollo English) Giai đoạn 1996 - 1999: Apollo trở thành cố vấn tiếng Anh cho chương trình “Bảy sắc Cầu Vồng” - chương trình truyền hình thực tế đầu tiên tại Việt Nam lúc bấy giờ Đến năm 1999, Apollo lần đầu tiên tham gia chương trình “Đường lên đỉnh Olympia” của Đài truyền hình Việt Nam Trong suốt gần 30 năm qua, Apollo vinh dự khi được tín nhiệm là
Tổ chức duy nhất làm cố vấn tiếng Anh cho tất cả các mùa của chương trình này
Giai đoạn 2002 - 2017: Apollo khai trương chi nhánh đầu tiên tại Thành phố Hồ
Chí Minh vào năm 2002 và hoàn thành được mục tiêu “Nam tiến” Bên cạnh đó, nhà sáng lập Apollo - ông Khalid đã vinh dự là người ngoại quốc đầu tiên được Bộ Giáo dục và Đào tạo trao Huân chương “Vì Sự nghiệp Giáo dục”, và vinh dự được Nữ Hoàng Anh phong tặng tước hiệu MBE (Member of the Most Excellent Order of the British Empire – Thành viên Đế chế Anh) vì đã đóng góp vào sự phát triển giáo dục tại Việt Nam
Năm 2022: Apollo đánh dấu cột mốc 54 trung tâm trên toàn quốc bằng việc khai trương chi nhánh thứ 22 tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi chi nhánh Lê Đại Hành 2 tọa lạc tại số 331 đường Lê Đại Hành, Phường 13, Quận 11 Cho đến hiện tại, số học viên theo học tại Apollo đã đạt mốc trên 1 triệu học viên và còn sẽ tiếp tục tăng trong thời gian sắp tới.
Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, định hướng phát triển
1.2.1 Chức năng của tổ chức:
Trải qua quá trình gần 30 năm thành lập và phát triển, đến nay, Trung tâm Anh ngữ Apollo là địa chỉ uy tín đào tạo hàng triệu thế hệ trẻ Việt Nam trên con đường trở thành công dân toàn cầu Nắm bắt được xu thế thời đại cũng như am hiểu những đặc điểm của học viên Việt Nam, từ đó, Apollo đã xây dựng lộ trình giảng dạy riêng giúp học viên nhanh chóng sử dụng thành thạo tiếng Anh trong giao tiếp hàng ngày cũng như vượt qua các kì thi chứng chỉ quốc tế như IELTS hay CELTA
Ngoài sứ mệnh nâng cao khả năng sử dụng ngoại ngữ, Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam còn bồi dưỡng thêm các kỹ năng mềm và bổ sung các kiến thức ngoại khóa cho học viên thông qua các chương trình dã ngoại cuối tuần hay tìm hiểu về thế giới xung quanh thông qua bộ sách Apollo World hợp tác độc quyền với Nhà xuất bản National Geographic Learning Với câu slogan “Where the best become better - Nơi những điều tốt nhất trở nên tốt đẹp hơn”, Apollo quyết tâm mang đến những khóa học chất lượng chuẩn quốc tế cùng với phương pháp dạy học sáng tạo giúp học viên có thể làm chủ được ngôn ngữ toàn cầu là tiếng Anh và thành công trong tương lai Qua đó, Apollo cũng góp phần nâng cao dân trí, đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước và thúc đẩy sự thịnh vượng của quốc gia
1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức
Hoạt động với vai trò là một Tổ chức Giáo dục, Apollo luôn đặt nhiệm vụ của mình lên hàng đầu và không ngừng cố gắng để hoàn thành tốt những nhiệm vụ đó
1.2.2.1 Nhiệm vụ đối với Nhà nước:
Apollo luôn tuân thủ pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua những hoạt động:
- Đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định và kinh doanh đúng ngành nghề theo đúng như nội dung trong giấy phép đã được cấp
- Chấp hành nghiêm túc các quy định của Pháp luật về hoạt động kinh doanh, tài chính và lao động, khai báo thuế trung thực và đóng thuế đầy đủ, sử dụng hiệu quả các nguồn vốn
- Thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước
- Thông báo ngay cho các cơ quan chức khi phát hiện có bất kì hành vi nào có tính gian lận, lừa đảo trong kinh doanh
1.2.2.2 Nhiệm vụ đối với khách hàng: Đối với khách hàng, Apollo đặt mục tiêu cung cấp những khóa học chất lượng chuẩn quốc tế với đội ngũ giáo viên 100% là người nước ngoài giúp cho học viên có điều kiện tiếp xúc với môi trường giao tiếp quốc tế Bên cạnh đó trung tâm còn tạo nhiều điều kiện để tìm hiểu về văn hóa bản xứ thông qua việc cung cấp các buổi học ngoại khóa hay trại hè cho học viên giúp thúc đẩy khả năng học hỏi và nuôi dưỡng niềm đam mê với tiếng Anh Apollo còn cam kết về chương trình giảng dạy được thiết kế theo chuẩn khung năng lực Châu Âu (CEFR) và các buổi kiểm tra năng lực theo tiêu chuẩn được đưa ra bởi Đại học
1.2.2.3 Đối với nhân sự trong tổ chức:
Mục tiêu nâng cấp chất lượng dịch vụ và đào tạo đội ngũ lao động chất lượng cao không thua kém các đối thủ cạnh tranh khác đang là một trong những mục tiêu hàng đầu tại Apollo, góp phần giữ vững vị thế của Apollo trong ngành giáo dục Ngoài việc đáp ứng các chế độ lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên theo quy định của luật Lao động, Apollo còn cung cấp cho nhân viên các phúc lợi khác chẳng hạn như tài trợ các khóa học tiếng Anh cho nhân viên của công ty để nâng cao trình độ ngoại ngữ và các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn Bên cạnh đó, nhân viên của Apollo còn được hưởng ưu đãi từ 50% - 100% các khóa học tiếng Anh cho người thân của nhân viên Ngoài ra, công ty còn cố gắng tạo ra một môi trường làm việc gần gũi, thân thiện và tiện lợi cho nhân viên như bố trí phòng ăn trưa với đầy đủ các thiết bị như lò vi sóng, tủ lạnh, máy nước nóng lạnh hay các phòng nghỉ trưa riêng được trang bị hệ thống điều hòa
Trong suốt hơn 25 năm đồng hành cùng trẻ em Việt Nam, Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam đã vinh dự được trao tặng hàng trăm giải thưởng uy tín lẫn trong và ngoài nước và tiếp tục khẳng định vị thế của một đơn vị đào tạo tiếng Anh uy tín trong nền giáo dục Việt Nam Cho đến thời điểm hiện tại, Trung tâm Anh ngữ Apollo đã đạt quy mô
54 cơ sở trên khắp ba miền đất nước và đang định hướng đến cuối năm 2022 sẽ khai trương thêm 2 trung tâm nữa ở khu vực Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh
Ngoài ra, trong hoàn cảnh dịch Covid – 19 đang diễn ra hết sức phức tạp, Apollo đang hướng tới phát triển rộng rãi mô hình Apollo@Home giúp học viên học trực tuyến tại nhà thông qua các ứng dụng công nghệ để giúp các bạn không bị gián đoạn việc học giữa đại dịch và Apollo cũng có thể đạt được doanh thu khi phải đóng cửa các trung tâm Không dừng lại ở đó, Apollo đang không ngừng nghiên cứu để đổi mới các phương pháp giảng dạy, chú trọng tạo cảm hứng, hoàn thiện các kỹ năng chuyên biệt cho từng độ tuổi Qua đó,
Apollo từng bước thực hiện hóa triết lý và tầm nhìn của mình để kiến tạo “thế hệ những bạn trẻ tự tin, phát huy hết tiềm năng trước thế giới không ngừng biến đổi”.
Kết quả sản xuất kinh doanh
Nhìn chung, doanh thu của Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam có sự biến động qua từng năm Cụ thể, vào 2019, nhờ vào việc thay đổi tư duy kinh doanh mà doanh thu của Apollo tăng mạnh từ 605 tỷ đồng (năm 2018) lên 800 tỷ đồng, tăng 195 tỷ đồng so với năm trước Nhưng sang đến năm 2020, tình hình sản xuất kinh doanh có sự biến động do ảnh hưởng của dịch Covid – 19 Thời điểm đó là lần đầu tiên dịch Covid – 19 xuất hiện nên các trường học, tổ chức, trung tâm tiếng Anh phải đóng cửa và ngừng tất cả các hoạt động giảng dạy trực tiếp Do vậy mà Apollo vẫn chưa kịp thích nghi với sự thay đổi này dẫn đến việc chưa triển khai các khóa học online cho học viên Chính vì sự chậm trễ đó mà năm 2020 là giai đoạn Apollo phải chứng kiến sự sụt giảm 5,94% doanh thu so
2018 2019 2020 2021 Đ ơn vị tí nh: tỷ đồng
Bảng 1.1 Doanh thu của Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt
Nam từ năm 2018 đến năm 2021
(Nguồn: Phòng Kế toán) với năm 2019 Sang đến năm 2021, việc kinh doanh ở Apollo đã khởi sắc trở lại khi doanh thu đạt mốc 810,2 tỷ đồng Mặc dù dịch Covid – 19 vẫn tiếp diễn trong năm 2021 và khiến cho các trung tâm của Apollo phải đóng cửa trong suốt 6 tháng (từ tháng 6 đến tháng 12), nhưng nhờ vào việc triển khai kịp thời các khóa học online và đưa vào hoạt động nhiều mô hình học tập khác như Apollo Advance, Apollo@Home, khóa học CELTA online thu hút thêm nhiều học viên mà doanh thu của Apollo đã tăng thêm 57,7 tỷ đồng so với năm 2020 Tóm lại, dù trải qua nhiều thăng trầm do diễn biến phức tạp của đại dịch nhưng doanh thu của Apollo không những không giảm đi đáng kể mà còn tăng vào năm 2021, qua đó có thể khẳng định được vị thế vững vàng của Apollo ở thị trường nội địa.
Tình hình lao động
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam
BAN GIÁM ĐỐC TẬP ĐOÀN
GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH CẤP CAO
Phòng Pháp lý khu vực miền Bắc
TỔNG GIÁM ĐỐC KHU VỰC MIỀN NAM
Giám đốc cụm trung tâm
Giám đốc học vụ cụm
Phòng Chăm sóc khách hàng
Phòng Chăm sóc khách hàng
Giám đốc học vụ cụm
Giám đốc cụm trung tâm
BAN QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHUNG
Phòng Công nghệ - Thông tin
Giáo viên Phòng Pháp lý khu vực miền Nam
Bảng 1.2 Thống kê nhân sự tại Chi nhánh - Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2022 (Nguồn: Phòng Nhân sự) Đơn vị tính: người
Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ
Trình độ Đại học, trên đại học 584 80.7% 598 80.7% 608 79.2%
Cao đẳng và trung cấp 140 19.3% 143 19.3% 160 20.8%
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Apollo khá khoa học và hợp lí, được phân chia thành các phòng ban chuyên trách rõ ràng, cụ thể Nhờ vào sự tổ chức chặt chẽ đó mà các hoạt động của công ty đều được phân chia trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận, giúp các nhà lãnh đạo có thể kiểm soát được mọi hoạt động quản trị từ cấp cao nhất cho đến cấp cơ sở Đội ngũ nhân sự hầu hết là nhân viên trẻ mang trong mình nhiều sự đổi mới sáng tạo, năng động và khả năng ngoại ngữ tốt đáp ứng nhu cầu của công ty trong thời điểm hiện tại Bên cạnh đó, các bộ phận trong công ty luôn phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, hoàn thiện chất lượng dịch vụ cung cấp, từng bước cố gắng hoàn thiện hơn nữa Do vậy, Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam đã xây dựng được mạng lưới khách hàng đa dạng nhờ vào phương châm hoạt động uy tín, luôn cung cấp những dịch vụ chất lượng tốt nhất phục vụ cho nhu cầu khách hàng hiện nay
Về tỉ lệ giới tính: Tình hình lao động trong 3 tháng đầu năm 2022 cho thấy, hiện tại công ty có tỉ lệ nam nữ không đồng đều, độ chênh lệch lớn lên tới hơn 40% với số lượng nhân viên nữ nhiều hơn nam Lý do dẫn đến sự chênh lệch này có lẽ xuất phát từ môi trường làm việc và tính chất công việc tại Apollo Cụ thể, vì Apollo là môi trường giáo dục thuần túy nên rất cần sự mềm mỏng, nhẹ nhàng và ân cần từ các bộ phận chăm sóc khách hàng, giáo viên, tư vấn giáo dục và từ các vị trí khác cần nhiều sự tỉ mỉ và cẩn trọng Do tính chất công việc như vậy nên thường sẽ thu hút các ứng viên nữ nhiều hơn nam dẫn đến tình trạng chênh lệch giới tính trong đội ngũ nhân sự tại Apollo
Về trình độ chuyên môn: Có thể thấy rằng, nhân viên có trình độ đại học tại Apollo chiếm tỉ lệ khá cao khoảng 80% Điều đó cho thấy tổ chức Apollo đang cố gắng xây dựng một đội ngũ nhân sự có bằng cấp và chuyên môn cao, được theo dõi, kiểm định và nâng cao không ngừng qua các chương trình đào tạo nội bộ và các bài kiểm tra định kỳ Các đối tượng trung cấp và cao đẳng chiếm khoảng 20% do công ty có nhiều vị trí như telesales, bảo vệ, lao công – là những công việc không đòi hỏi tính chuyên môn cao nên không yêu cầu bằng cấp đại học cho những vị trí này.
Tình hình tài sản và cơ sở vật chất
Về tài sản: Tính đến thời điểm hiện tại, Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo sở hữu chuỗi 54 trung tâm ngoại ngữ trên toàn quốc, tính riêng Thành phố Hồ Chí Minh có 22 trung tâm Lợi nhuận của Apollo thu về không chỉ đến từ việc bán các khóa học tại trung tâm mà còn đến từ nhiều nguồn khác nhau chẳng hạn như từ việc bán nhãn hiệu, phát hành sách hợp tác với nhà xuất bản National Geographic Learning hay từ việc hợp tác sản xuất các chương trình truyền hình với Đài truyền hình Việt Nam VTV,
Về thiết kế: Thiết kế của Apollo sử dụng màu xanh lam làm màu sắc chủ đạo Màu xanh lam được xuất hiện xuyên suốt trong mỗi thiết kế của logo, đồng phục, màu sơn trong lớp học, không chỉ đóng vai trò nhận diện thương hiệu mà còn mang lại hiệu ứng thị giác và cảm xúc Màu xanh lam là màu tượng trưng cho sức sống, sự tin tưởng và sự thông minh cũng là biểu tượng của kiến thức Ngoài ra, màu xanh còn khơi gợi về tuổi trẻ, sự tươi mới, say mê sáng tạo và sự nỗ lực không ngừng và đó cũng là những gì mà ông Khalid Muhmood muốn hướng tới khi quyết định thành lập Trung tâm Anh ngữ Apollo
Về cơ sở vật chất: Trung tâm Anh ngữ Apollo có 100% phòng học được trang bị điều hòa, máy chiếu đa năng, bảng tương tác thông minh phù hợp với việc học ngoại ngữ Bảng tương tác thông minh làm cho bài học thêm sinh động, hấp dẫn và giúp học viên chủ động tham gia vào bài học nhiều hơn, nhớ bài lâu hơn Bên cạnh đó, hệ thống các phòng học thoáng mát, được thiết kế và trang trí phù hợp cho từng đối tượng học viên cũng gây tác động đến ý thức học tập và sáng tạo của học viên Các lớp học đều được các chuyên gia quốc tế thiết kế theo tiêu chuẩn các nước tiên tiến và phù hợp với từng độ tuổi học viên nhằm tạo cảm hứng thực hành giao tiếp tiếng Anh trong lớp học
Hình 1.3 Một góc phòng học tại Trung tâm Anh ngữ Apollo (Nguồn: Apollo English)
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG NHÂN SỰ CHI NHÁNH TỔ CHỨC GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO APOLLO VIỆT NAM TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Phòng Nhân sự đối với hoạt động của công ty
Vai trò
Trong tổ chức Apollo vai trò của Phòng Nhân sự là tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra liên tục, hiệu quả Đồng thời phòng nhân sự còn phụ trách việc chăm lo cho đời sống của toàn bộ nhân viên trong công ty Xây dựng và quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ đối với đội ngũ nhân sự trong công ty Nói chung, phòng nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng, quản lý và phát triển nguồn nhân lực chất lượng và bền vững, đặc biệt là đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao nhằm đảm bảo cho tổ chức ngày càng phát triển Có thể nói, Phòng Nhân sự chính là cầu nối liên lạc giữa nhân viên và các ban lãnh đạo của công ty.
Chức năng
Phòng Nhân sự của Chi nhánh - Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh được chia ra thành 3 bộ phận chính bao gồm Bộ phận Tuyển dụng,
Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi (C&B) và Bộ phận Quản lý người nước ngoài (Visa and Work permit)
Bộ phận này có chức năng quan trọng là lập kế hoạch và xây dựng chiến lược nhằm thu hút nhân tài cho doanh nghiệp Ngoài ra, Bộ phận Tuyển dụng còn đảm nhận vai trò dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm của tổ chức, lên kế hoạch để chuẩn bị cho nguồn nhân lực (chi phí, các câu hỏi phỏng vấn, trắc nghiệm nghề nghiệp chính xác cho từng ứng viên, ) nhằm tìm ra được những ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của Apollo Các nhân viên nhân sự mảng tuyển dụng sẽ phối hợp các bộ phận khác trong công ty để xác định nhu cầu tuyển dụng, thiết kế bảng mô tả công việc cho từng vị trí nhân viên, liên hệ với các phòng ban khác để sắp xếp lịch phỏng vấn cho từng vị trí cụ thể và cũng để nắm được thể hiện của các nhân viên mới trong quá trình thử việc Ngoài ra, bộ phận Tuyển dụng còn phải đảm bảo việc cập nhật thông tin cá nhân của các nhân viên mới lên hệ thống công ty và chuyển toàn bộ hồ sơ của nhân viên mới qua bộ phận Lương thưởng - Phúc lợi để tiến hành lưu giữ hồ sơ nhân viên và chấm công
2.1.2.2 Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi (C&B):
Chuyên viên C&B có chức năng quản lý về mảng trả lương và các phúc lợi của tổ chức Họ theo dõi các biến động của thị trường và các quy định của chính phủ và các Bộ Luật của Quốc hội để đảm bảo mức chi trả của tổ chức là cạnh tranh và hợp pháp Ngoài ra, bộ phận C&B còn phân tích dữ liệu về tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi của tổ chức so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường chẳng hạn như Anh văn Hội Việt Mỹ, Trung tâm Anh ngữ Apax Leader, Sau đó, họ sẽ sử dụng những thông tin này để đối chiếu và điều chỉnh thang lương cho phù hợp với thị trường nhằm tăng tính cạnh tranh cho công ty cũng như có thể thu hút về công ty các ứng viên tiềm năng Bên cạnh đó, bộ phận C&B còn giải quyết các vấn đề liên quan đến Bảo hiểm Xã hội (BHXH) và thuế như quyết toán thuế, cung cấp chứng từ thuế cho nhân viên,
2.1.2.3 Bộ phận Quản lý người nước ngoài (Visa and Work permit): Đối với Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam thì đây được xem là bộ phận có vai trò vô cùng quan trọng vì 100% giáo viên và lãnh đạo cấp cao của Apollo đều là người nước ngoài Bộ phận này phải nhanh chóng hoàn thành các thủ tục xin cấp giấy phép lao động trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc tại công ty và xin gia hạn visa cho họ (nếu cần thiết) để nhằm tránh những khoản phạt hành chính, những hậu quả liên đới cũng như bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của lao động nước ngoài tại Apollo
Tóm lại, một doanh nghiệp lớn như Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam muốn đạt được thành công bền vững cần biết cách tận dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có, và Phòng Nhân sự có chức năng như “cột sống” giúp trong tổ chức này có thể trụ vững đến ngày hôm nay
Từng bộ phận tại Phòng Nhân sự sẽ đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt tương ứng với các chức năng trên nhưng suy cho cùng, nhiệm vụ chung vẫn là phải đảm bảo quyền lợi, phúc lợi cho cả nhân viên lẫn công ty
Bộ phận này có nhiệm vụ chính là tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự cho tổ chức Nhân viên mảng Tuyển dụng vừa lên kế hoạch tuyển dụng vừa trực tiếp thực hiện các chiến dịch tuyển dụng đa dạng thông qua các nền tảng như fanpage trên Facebook, diễn đàn tìm việc làm như Linked in, vietnamworks.com, Do đó, công ty không chỉ đòi hỏi họ cần phải tỉ mỉ từng khâu một từ lúc chuẩn bị cho đến khâu tiến hành mà còn phải có sự sáng tạo, linh hoạt trong cách soạn nội dung tuyển dụng sao cho có thể thu hút được ứng viên từ cái nhìn đầu tiên Không những bộ phân tuyển dụng cũng phải đồng thời phối hợp với các phòng ban khác để tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng vị trí trong chính công ty của mình để có thể quyết định nội dung và số lượng tuyển dụng mà còn phải tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng như các Trường Đại học, Cao đẳng, Đơn vị đào tạo nghề, các kênh truyền thông, để chiêu mộ nhân tài tham gia ứng tuyển Chưa dừng lại ở đó, nhân viên Tuyển dụng tại Apollo còn có nhiệm vụ hẹn gặp những nhân viên mới để hướng dẫn họ hoàn thành hồ sơ nhận việc và chuyển lại những hồ sơ đó cho bộ phận Lương thưởng – Phúc lợi Sau khi tuyển dụng một nhân viên, họ còn phải thường xuyên liên hệ với phòng/ban đang quản lí nhân viên đó nhằm nắm rõ biểu hiện của nhân viên khi thử việc và kịp thời có những điều chỉnh nếu cần thiết
2.1.3.2 Bộ phận Lương thưởng – Phúc lợi (C&B)
Bộ phận C&B bao gồm các nhiệm vụ như: tính toán tiền lương và các chế độ chính sách phúc lợi theo luật định Nhà nước cho nhân viên công ty, hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho các nhân viên có mức thu nhập chịu thuế theo quy định pháp luật và chuẩn bị hợp đồng cho nhân viên Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ triển khai các quyết định về lương, thưởng, phúc lợi cùng các báo cáo có liên quan đến nhân viên, cập nhật số liệu báo tăng cho BHXH để hoàn thiện hồ sơ của người lao động, kiểm tra việc chấm công và thực hiện nội quy lao động, quản lý chế độ nghỉ phép, nghỉ bù, tăng ca,… Bên cạnh đó, nhân viên mảng Lương thưởng – Phúc lợi tại Apollo còn chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục nghỉ việc cho nhân viên, tiến hành hoàn trả sổ BHXH cho nhân viên cũ và cập nhật báo giảm cho Bảo hiểm Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.3.3 Bộ phận Quản lý người nước ngoài (Visa and Work permit)
Bộ phận Quản lý người nước ngoài cần theo dõi quá trình làm việc, thời hạn giấy phép lao động, Visa, Thẻ tạm trú của nhân viên người nước ngoài để kịp thời tiến hành xin cấp lại Giấy phép lao động hoặc gia hạn Visa, Thẻ tạm trú cho họ Nhân viên bộ phận này cần cập nhật thông tin định kỳ hàng tháng/quý/năm đảm bảo giấy tờ của nhân viên còn thời hạn và đảm bảo tính hợp pháp cho công ty Ngoài ra, họ còn làm nhiệm vụ tư vấn pháp lý (trực tiếp hoặc qua email), thực hiện thủ tục xin Công văn nhập cảnh, Giấy phép lao động cho nhân viên nước ngoài, Visa, Thẻ tạm trú,… và chủ động liên hệ làm việc với các phòng ban phụ trách để xử lý hồ sơ và các vấn đề phát sinh Song song đó, nhân viên Visa and Work permit phải cập nhật thường xuyên các bộ luật, nghị định, thông tư, các văn bản luật khác cũng như lưu trữ hộ chiếu, bằng cấp – chứng chỉ, các hồ sơ sức khỏe, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tạm trú, của nhân viên người nước ngoài và tiến hành sao y – công chứng nếu cần thiết.
Kế hoạch hoạt động và phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Nhân sự
Kế hoạch hoạt động phòng nhân sự là quá trình lập kế hoạch chiến lược mà một công ty (thường được thực hiện và chỉ đạo bởi phòng ban Nhân sự) phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức Qua đó tổ chức có thể tối ưu hóa nguồn tài nguyên con người nhằm đảm bảo phục vụ tốt nhất cho các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức trong hiện tại và tương lai Cụ thể, Chi nhánh – Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo tại Thành phố
Hồ Chí Minh đang xem xét về việc tăng phúc lợi và lương thưởng cho nhân viên để có thể cạnh tranh với các đối thủ nhằm thu hút nhiều nhân lực và đặc biệt là có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên mới phục vụ cho công tác mở thêm chi nhánh mới trong thời gian sắp tới Ngoài ra, Apollo đang tập trung chủ yếu vào nguồn nhân lực chất lượng cao nên hiện tại tổ chức đang mở rộng hợp tác với các trường đại học điển hình như Trường Đại học Hoa Sen để bổ sung thêm nguồn nhân lực tiềm năng Bên cạnh đó, Phòng Nhân sự đang lên kế hoạch hợp tác với với các phương tiện truyền thông nổi bật như TopCv, Careerbuilder - các kênh được nhiều ứng viên lựa chọn tìm kiếm công việc hiện nay - để có thể đạt được mục tiêu về số lượng ứng viên cho các vị trí đang hoạt động trong doanh nghiệp Nhằm nâng cao chuyên môn của những nhân viên hiện đang làm việc tại Apollo, Phòng Nhân sự đang triển khai các khóa đào tạo ngắn hạn và khóa học tiếng Anh hoàn toàn miễn phí
2.2.2 Phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động Để có thể xây dựng được một kế hoạch hoạt động mang lại hiệu quả, Phòng Nhân sự phải trải qua quá trình phức tạp gồm 4 bước để có thể hoàn thành được bản kế hoạch
2.2.2.1 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến nguồn nhân lực
Có thể thấy rằng, mọi nhiệm vụ và sứ mạng của công ty hầu hết đều bị tác động ít nhiều bởi các yếu tố gây ra bởi môi trường bên ngoài như là yếu tố bối cảnh kinh tế, đối thủ cạnh tranh và sự phát triển khoa học kỹ thuật, qua đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoạch định nhân sự trong tương lai Ví dụ điển hình nhất là đại dịch Covid – 19 đã ảnh hưởng hết sức nghiêm trọng lên nền kinh tế Thế giới và Tổ chức Giáo dục như Apollo cũng không thể tránh khỏi thiệt hại Để có thể trụ vững trong đại dịch, Phòng Nhân sự của Apollo tại Thành phố Hồ Chí Minh phải áp dụng chính sách giảm 30% lương và ngày làm việc của nhân viên để đảm bảo nguồn tài chính của công ty cũng như có kế hoạch điều chỉnh nhân sự cho phù hợp với tình hình dịch bệnh
Môi trường bên trong bao gồm lĩnh vực hoạt động, các yếu tố về chính sách và chiến lược của công ty cũng như đến trực tiếp từ văn hóa hay đội ngũ nhân công hiện thời Tùy thuộc vào tình hình thực tế, chúng cũng ảnh hưởng tương đối mạnh mẽ tới việc hoạch định nhân sự Do đó, việc phân tích môi trường bên trong giúp công ty xác định được điểm yếu, điểm mạnh Qua đó Phòng Nhân sự có thể kịp thời khắc phục những điểm yếu và tận dụng những điểm mạnh để góp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty so với những đối thủ khác trên thị trường hiện nay
2.2.2.2 Đánh giá đội ngũ nhân sự hiện tại của Apollo
Phòng Nhân sự cần tập hợp tất cả những thông tin liên quan đến tình trạng nhân sự hiện tại cũng như đề xuất của nhân viên khi làm việc tại công ty Hoạt động này giúp các Trưởng phòng Nhân sự nắm rõ hơn về số lượng, chất lượng, trình độ và nguyện vọng của nhân viên hiện tại, thông qua đó làm cơ sở để dự đoán những yếu tố có thể làm giảm hoặc tăng động lực làm việc của nhân viên cũng như xác định được nhu cầu về nguồn nhân lực của Apollo trong tương lai
2.2.2.3 Phân tích lỗ hỏng “gap”
Phương thức giúp nâng cao tính hiệu quả của kế hoạch hoạt động Phòng Nhân sự tại Apollo chính là phân tích những lỗ hỏng đến từ bên trong nội bộ công ty Phương thức này giúp người quản lí nhân sự nhận ra những khuyết điểm cần giải quyết trong công việc để kịp thời điều chỉnh và nâng cấp vai trò, chức năng của Bộ phận Nhân sự thêm hoàn thiện hơn Trong 2 tháng đầu năm 2022, nhân viên Quản lý người nước ngoài của Apollo đã gặp rất nhiều khó khăn trong thủ tục xin cấp Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú cho giáo viên nước ngoài Nguyên nhân xuất phát từ sự không thống nhất giữa Phòng Nhân sự và bộ phận Tuyển dụng giáo viên nước ngoài dẫn đến việc bộ phận này đã tuyển giáo viên chỉ có visa du lịch, gây nhiều khó khăn trong việc hoàn thành các thủ tục hợp pháp hóa Nhờ sự phát hiện và giải quyết nội bộ kịp thời mà vấn đề trên đã được giải quyết và trở thành bài học quý giá trong việc tuyển dụng nhân sự cho Apollo trong thời gian tới
2.2.2.4 Điều chỉnh và phát triển kế hoạch Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoàn thiện một kế hoạch nhân sự mang lại hiệu quả cao Việc điều chỉnh và phát triển kế hoạch có thể giúp phòng nhân sự tạo ra được một bản kế hoạch hoàn thiện và gặt hái được thành công Hi vọng rằng, những bản kế hoạch mới từ Phòng Nhân sự sẽ góp phần giúp Apollo phát triển hơn nữa trong tương lai
2.3 Tình hình nhân sự của Phòng Nhân sự và phương thức, quy trình tổ chức công việc tại Phòng Nhân sự
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu Phòng Nhân sự của Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo
TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ (Tuyển dụng)
TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ (Visa and Work permit)
Nhân viên C&B (phụ trách nhân viên nước ngoài)
Nhân viên C&B (phụ trách nhân viên Việt Nam)
Nhân viên Tuyển dụng người Việt Nam
Nhân viên Quản lý người nước ngoài
Nhân viên Tuyển dụng người nước ngoài
Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại Phòng Nhân sự của Chi nhánh – Giáo dục và Đào tạo Apollo
Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2022
(Nguồn: Phòng Nhân sự) Đơn vị tính: người
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức Phòng Nhân sự của Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam tương đối chặt chẽ, rõ ràng và hợp lý Các bộ phận trong Phòng Nhân sự có trách nhiệm và quyền hạn cho từng mảng riêng biệt và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Trong đó, Giám đốc Nhân sự sẽ phụ trách quản lí 3 Trưởng phòng Nhân sự, dưới các Trưởng phòng Nhân sự là các nhân viên cấp dưới khác Nhờ có cơ cấu này mà công việc tại Phòng Nhân sự được diễn ra suôn sẻ và các công việc được dàn trải đều cho từng nhân viên chứ không dồn vào quá nhiều vào một cá nhân nào
Phòng Nhân sự của Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam có tổng cộng 32 nhân viên chia ra ở 4 trụ sở đặt tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Trong đó, Phòng Nhân sự tại trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh có tổng cộng 8 người bao gồm: 1 Trưởng phòng Nhân sự (mảng Tuyển dụng), 1 nhân viên C&B phụ trách người Việt Nam, 2 nhân viên C&B phụ trách người nước ngoài, 2 nhân viên Tuyển dụng người Việt Nam và 2 nhân viên mảng Quản lý người nước ngoài
Phòng Nhân sự tại trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh có tỷ lệ nam - nữ không đồng đều với số lượng nhân viên nữ chiếm đa số Dù có sự chênh lệch lớn về số lượng nam và nữ
NHÂN VIÊN Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ
Nữ 6 75% 7 87.5% 7 87.5% nhưng điều này lại không ảnh hưởng đến chất lượng công việc của Phòng Nhân sự Về trình độ học vấn, tỉ lệ nhân viên Phòng Nhân sự có 100% nhân viên đạt trình độ đại học và khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh, điều này cho thấy Apollo đang xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc để hướng đến việc đưa công ty phát triển xa hơn nữa trong thị trường Việt Nam
2.3.2 Phương thức và quy trình tổ chức công việc tại Phòng Nhân sự Ở bất kì tổ chức, công ty hay doanh nghiệp nào thì hành chính nhân sự cũng đóng một vị trí vô cùng quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động nội bộ và tất nhiên
Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo cũng không ngoại lệ Để đạt được những thành công như ngày hôm nay, Phòng Nhân sự đã có một quy trình tổ chức công việc hết sức rõ ràng để duy trì được sự ổn định của công ty như hiện nay Quy trình làm việc tại Phòng Nhân sự được diễn ra như sau:
Khi các bộ phận trong công ty thông báo có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên do khối lượng công việc tăng hoặc mở thêm chi nhánh mới,… thì nhân viên tuyển dụng sẽ tạo các yêu cầu tuyển dụng và trình lên ban lãnh đạo phê duyệt Nếu nhu cầu tuyển dụng được duyệt thì đội ngũ tuyển dụng sẽ lên kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc Dựa vào số lượng nhân viên cần tuyển và bản mô tả công việc từ các phòng ban mà Phòng Nhân sự sẽ tiến hành đăng bài tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, chọn lọc và cuối cùng là sắp xếp lịch phỏng vấn Nếu ứng viên đậu quá trình phỏng vấn thì sẽ được kí hợp đồng thử việc với các quy định rõ ràng về thời gian làm việc cũng như lương thưởng và bổ sung các giấy tờ cá nhân Bên cạnh nhân viên Việt Nam, Apollo còn có đối tượng lao động khác là nhân viên người nước ngoài, nên quy trình tuyển dụng được phụ trách bởi chuyên gia cấp cao là người nước ngoài trong phòng nhân sự và phải đáp ứng cái điều kiện cần theo Bộ luật Lao động Việt Nam cũng như nộp các giấy tờ cần thiết để làm Giấy phép lao động Sau khi nhận được hồ sơ của nhân viên mới, nhân viên tuyển dụng sẽ gửi toàn bộ những hồ sơ này cho bộ phận C&B để tiến hành chấm công tính lương vào cuối tháng và làm báo cáo hàng tuần gửi về Trưởng phòng Nhân sự Đối với nhân viên người nước ngoài, họ sẽ lên Phòng Nhân sự và gửi lại hộ chiếu, bằng cấp, chứng chỉ, cho nhân viên Quản lý người nước ngoài để tiến hành liên hệ với các cơ quan ban ngành hỗ trợ cấp Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú theo quy định của Pháp luật
Chính sách và những lợi ích của người lao động thuộc Phòng Nhân sự
2.4 Chính sách và những lợi ích của người lao động thuộc Phòng Nhân sự
Nhân viên tại Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam nói chung và nhân viên Phòng Nhân sự nói riêng luôn được công ty tạo mọi điều kiện tốt nhất để có thể chứng tỏ được năng lực của bản thân Bên cạnh đó, cũng giống như nhân viên ở những bộ phận khác, lợi ích mà người lao động tại Phòng Nhân sự được hưởng là lịch làm việc 5 ngày/ tuần từ thứ 2 đến thứ 6 (9h00 – 18h00), được nghỉ 14 ngày phép và 3 ngày nghỉ bệnh trong 1 năm, được tham gia đầy đủ các loại BHXH và bảo hiểm thất nghiệp, được cấp thẻ khám chữa bệnh cá nhân của Công ty Bảo hiểm PVI, hưởng lương tháng thứ 13, thưởng Tết, chế độ thai sản, chế độ kết hôn, tham gia khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại Phòng khám Đa khoa Quốc tế Vigor Health, các khoản phúc lợi đều mang lại những lợi ích nhất định cho người lao động Ngoài ra, nhân viên Phòng Nhân sự cùng với con cái của họ sẽ được tham gia các khóa học tiếng Anh tại Apollo hoàn toàn miễn phí, nếu học viên tham gia khóa học là con riêng của vợ/chồng thì được giảm 70% học phí, là cháu ruột thì được giảm 50% học phí Đó là những lợi ích giúp người lao động gắn bó lâu dài với công việc tại Apollo.
Cách thức kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động tại Phòng Nhân sự
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc là một trong những công cụ hữu dụng nhất mà Tổ chức Apollo thường sử dụng để duy trì và thúc đẩy hiệu suất công việc nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra của công ty Việc đánh giá thực hiện công việc sẽ bao gồm hai phần là đánh giá kết quả thực hiện công việc và đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
2.5.1 Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc ở Phòng Nhân sự được thực hiện dựa trên hai yếu tố sau đây:
Mức độ làm việc: Yếu tố này được thể hiện qua tần suất làm việc của nhân viên có chăm chỉ hay không, nhân viên có thường xuyên nghỉ phép hay về sớm hơn thời gian quy định hay không Mỗi nhân viên của từng bộ phận sẽ có những mức độ làm việc khác nhau để đưa ra đề bạt tăng lương hay giảm thưởng Giám đốc Nhân sự và Trưởng phòng Nhân sự sẽ có cách đánh giá khác nhau tùy thuộc vào từng bộ phận của Phòng Nhân sự Lấy ví dụ từ nhân viên mảng Tuyển dụng Đối với nhân viên bộ phận này thì họ sẽ được đánh giá dựa vào KPI (chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) và chỉ số này được tính bằng tổng số hồ sơ nộp vào công ty, tỷ lệ ứng viên chấp nhận tham gia phỏng vấn, tỷ lệ ứng viên đậu phỏng vấn, tỷ lệ ứng viên đồng ý ở lại làm việc sau khi đậu phỏng vấn,…
Mức độ hoàn thành công việc: Mỗi nhân viên ở Phòng Nhân sự sẽ có những nhiệm vụ khác nhau, do đó mà mức độ hoàn thành công việc và thời hạn hoàn thành công việc không giống nhau Mỗi Trưởng phòng Nhân sự của từng mảng sẽ thực hiện đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với thời gian được yêu cầu của nhân viên mà mình quản lý để có cái nhìn đúng nhất về năng lực và nỗ lực của nhân viên Nếu nhân viên còn yếu kém, thiếu sót thì sẽ nhận được cơ hội tham gia vào các khóa đào tạo ngắn hạn để nhân viên bồi dưỡng và trau dồi nhằm hoàn thiện chuyên môn hơn
2.5.2 Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
Khi đánh giá năng lực của nhân viên, ngoài việc đánh giá dựa trên khả năng chuyên môn, nghiệp vụ mà nhân viên thể hiện trong công việc thì Trưởng phòng Nhân sự còn đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác chẳng hạn như tính trung thực, sự nhiệt tình, sự siêng năng, sự cẩn trọng, tỉ mỉ, thái độ đối với đồng nghiệp và tính cầu tiến trong công việc Đặc biệt là với tính chất công việc ở Phòng Nhân sự - nơi lưu trữ hồ sơ nhân viên có chứa các yếu tố nhạy cảm liên quan đến vấn đề tiền lương, thông tin cá nhân, thông tin sức khỏe - thì tiêu chí cẩn trọng, bảo mật, chu đáo trong công việc là vấn đề được đặt lên hàng đầu Bên cạnh đó, việc đánh giá nhân viên chưa bao giờ là công việc dễ dàng đối với các Trưởng phòng Nhân sự Bởi lẽ, sự thiếu công bằng trong đánh giá chính là nhát dao chí mạng ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên trong công ty Ngoài ra, các hình thức khen thưởng hay kỷ luật cũng được xem xét rất kỹ càng trước khi ra quyết định cuối cùng vì nó sẽ tác động đến tính cạnh tranh giữa các nhân viên Do đó các nhà quản lý luôn phải công tư phân minh, phân định rạch ròi giữa chuyện cá nhân với công việc thì mới có thể chiệu dụ được nhân tài và giữ mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhân viên.
Thành tích, kết quả của Phòng Nhân sự đối với hoạt động của công ty
Trong Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam, Phòng Nhân sự được ví như
“xương sống” giúp nâng đỡ cho tổ chức có thể hoạt động ổn định đến ngày hôm nay Tuy không trực tiếp mang lại doanh thu cho tổ chức nhưng Phòng Nhân sự lại là bộ phận giúp Apollo duy trì và phát triển, tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng cao cho tổ chức, là cầu nối giữa nhân viên cấp dưới và Ban Giám đốc của công ty Trong một năm đầy biến động bởi đại dịch Covid – 19 như năm 2021, nhờ những chính sách được triển khai kịp thời mà Phòng Nhân sự đã xuất sắc chèo lái con thuyền Apollo vượt qua được bão táp mang lại nguồn lợi nhuận cao hơn 57.7 tỷ đồng so với năm 2020 Chính vì thế mà trong sự kiện Apollo Summit 2021 dành cho toàn bộ nhân viên của Apollo trên toàn quốc diễn ra vào ngày 05/01/2022, Phòng Nhân sự đã vinh dự được xứng tên cho giải thưởng “The Greatest Supporting Department of 2021” (Phòng ban hỗ trợ tuyệt vời nhất năm 2021) vì những đóng góp to lớn của mình cho sự phát triển của công ty trong năm vừa qua Đây chính là sự khích lệ to lớn từ Ban lãnh đạo công ty góp phần khuyến khích Phòng Nhân sự tiếp tục nỗ lực hết mình vì sự phát triển của Apollo trong thời gian sắp tới
Hình 2.2 Bằng khen dành cho Phòng Nhân sự với danh hiệu “The Greatest Supporting Department of 2021” trong sự kiện Apollo Summit 2021 (Nguồn: Apollo Communications)
Đánh giá và đề xuất những biện pháp khắc phục, cải thiện, hoàn thiện tổ chức hoạt động của Phòng Nhân sự
hoàn thiện tổ chức hoạt động của Phòng Nhân sự
Nhìn chung, tổ chức hoạt động của Phòng Nhân sự ở Chi nhánh - Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh tương đối khoa học và rõ ràng, giúp công ty phát triển một cách bền vững trong thị trường biến động không ngừng Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn một số vấn đề nhỏ phát sinh liên quan đến công tác quản lý mà lãnh đạo của Apollo cần xem xét lại để Phòng Nhân sự có thể hoạt động hiểu quả hơn nữa Vấn đề cụ thể như sau: Đầu tiên là về mảng nhân viên Việt Nam Hiện tại, Phòng Nhân sự ở Thành phố Hồ Chí Minh chỉ có 1 nhân viên chịu trách nhiệm tính lương nhân viên Việt Nam trong đó bao gồm nhân viên các phòng ban và cả trợ giảng, con số đó lên đến hơn 500 người Do công việc cần xử lý thì nhiều nhưng chỉ có 1 người đảm nhận nên dẫn đến tình trạng các bạn trợ giảng đi làm tại công ty từ rất lâu nhưng Phòng Nhân sự không đủ nhân lực để hỗ trợ đăng kí mã số thuế mới hay tách mã số thuế người phụ thuộc cho họ Theo quy định của Pháp luật, nếu người lao động trên 18 tuổi có thu nhập chịu thuế nhưng không có mã số thuế hoặc vẫn giữ mã số thuế người phụ thuộc thì sẽ bị trừ 10% thuế thu nhập cá nhân vào tiền lương mỗi tháng theo luật định
Việc thứ hai liên quan đến nhân viên người nước ngoài Số lượng giáo viên hiện tại mà Phòng Nhân sự ở Thành phố Hồ Chí Minh đang quản lí lên đến hơn 280 người, bao gồm cả giáo viên của hai chi nhánh Bình Dương và Đồng Nai Tuy nhiên, các vấn đề liên quan đến lương thưởng – phúc lợi và visa - giấy phép lao động chỉ do hai người phụ trách ở mỗi bộ phận Bên cạnh đó, các vấn đề liên quan đến người nước ngoài như thuế, cấp giấy phép lao động, tạm trú, phức tạp hơn rất nhiều so với nhân viên Việt Nam Với nguồn nhân lực khiêm tốn như hiện tại thì không thể tránh khỏi khối lượng công việc ở hai bộ này đang bị quá tải, ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng công việc khi hoàn thành
Qua hai vấn đề trên có thể thấy rằng, số lượng nhân lực cho mỗi bộ phận đang là mối lo ngại cho Phòng Nhân sự của Apollo Do đó, công ty cần gấp rút bổ sung thêm nhân lực cho những bộ phận quan trọng này không chỉ để giảm gánh nặng công việc, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên mà còn để công việc được hoàn thành với kết quả tốt nhất, góp phần vào sự phát triển thịnh vượng của Apollo trong tương lai.
NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3.1 Nhiệm vụ được phân công
Đối với nhân viên người Việt Nam
Trước tiên, em được công ty phân công các công việc giấy tờ đơn giản chẳng hạn như đăng kí mã số thuế cho nhân viên Việt Nam, liên hệ hỗ trợ các bạn nhân viên Việt Nam làm hồ sơ tách mã số thuế người phụ thuộc để không bị trừ 10% thuế thu nhập cá nhân vào lương hàng tháng Bên cạnh đó, em còn được giao nhiệm vụ đóng dấu các hợp đồng lao động cho nhân viên Việt Nam, được hướng dẫn cách quản lí master file chứa các thông tin bảo mật liên quan đến thông tin cá nhân và mức lương của nhân viên người Việt Nam Ngoài ra, em còn được phân công chuẩn bị các hồ sơ về hợp đồng lao động, BHXH cho nhân viên Việt Nam để chuẩn bị thanh tra mở cửa trở lại sau dịch các trung tâm của Apollo và chuẩn bị danh sách nhân viên Việt Nam cùng các giấy tờ cần thiết để Apollo xin giấy phép mở cửa chi nhánh mới thứ 22 tại Thành phố Hồ Chí Minh - chi nhánh Lê Đại Hành 2 tại số 331 đường Lê Đại Hành, Phường 13, Quận 11 Sau khi Phòng Giáo dục đã thanh tra và cấp phép cho trung tâm hoạt động trở lại, em lại tiếp tục chuẩn bị một số hồ sơ phục vụ cho công tác hậu kiểm sau thanh tra các trung tâm của Apollo trên toàn miền Nam Trong giai đoạn nhân viên C&B phụ trách nhân viên Việt Nam bị nhiễm Covid – 19, em đã hỗ trợ chị giải quyết các thủ tục nghỉ việc cho nhân viên Việt Nam và các trường hợp nhân viên cũ lên Phòng Nhân sự lấy lại sổ Bảo hiểm Xã hội của họ.
Đối với nhân viên người nước ngoài
Đối với các công việc liên quan đến nhân viên người nước ngoài, ngoài nhiệm vụ chính thường ngày là tiếp đón giáo viên đến văn phòng và hỗ trợ cho giáo viên kí hợp đồng, em còn được tiếp xúc với rất nhiều nhiệm vụ khác của mảng C&B Đầu tiên, em được hướng dẫn cách lấy thông tin của giáo viên nước ngoài trên ổ đĩa chung của công ty rồi tiến hành đăng kí mã số thuế cho giáo viên Sau đó, em còn có nhiệm vụ chuẩn bị các loại hợp đồng lao động bao gồm Hợp đồng toàn thời gian, Hợp đồng thời vụ, Hợp đồng Oversea dành cho giáo viên đang sống tại nước ngoài và Hợp đồng dịch vụ, tiến hành đóng dấu các hợp đồng, theo dõi và cập nhật quá trình kí hợp đồng của giáo viên lên đường link Google Sheet được quản lý bởi Trưởng phòng Nhân sự Bên cạnh đó, em còn được yêu cầu chuẩn bị Certification of employment (Chứng nhận quá trình làm việc tại Apollo) theo nhu cầu của giáo viên và Contract expiration notice (Thông báo hết hạn hợp đồng) để thông báo cho giáo viên về việc hợp đồng hiện tại của giáo viên sắp hết hạn và sẽ không được tái kí Trước và sau khi Phòng Giáo dục tiến hành thanh tra mở cửa sau dịch các trung tâm của Apollo trên toàn miền Nam, em được Trưởng phòng Nhân sự phân công chuẩn bị hợp đồng lao động, giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài để Phòng kiểm tra và cấp phép mở cửa trở lại Vì tháng 2 năm 2022 là giai đoạn chuẩn bị cho kì quyết toán thuế, em còn được giao nhiệm vụ soạn Giấy Ủy quyền quyết toán thuế năm 2021 cho tất cả các chi nhánh của Apollo trên toàn quốc, chuẩn bị Thư xác nhận thu nhập và Chứng từ thuế cho giáo viên nếu được yêu cầu, cập nhật danh sách các giáo viên yêu cầu được quyết toán thuế cũng như hướng dẫn giáo viên điền thông tin vào Giấy ủy quyền quyết toán thuế để Apollo tiến hành quyết toán thuế cho họ vào cuối tháng 3
Sau khoảng 3 tuần làm việc tại Apollo, em đã được tin tưởng giao nhiệm vụ chuẩn bị phiếu lương cho giáo viên oversea (Giáo viên đang sống tại nước ngoài) rồi lập PR (Purchase Requisition) gửi về Phòng Kế toán để họ tiến hành thanh toán lương cho giáo viên thông qua các hệ thống ngân hàng ở nước ngoài Bên cạnh đó, em còn được hướng dẫn cách tính extra payment (khoảng lương trả thêm) cho giáo viên Full-time (Giáo viên toàn thời gian) và Part-time (Giáo viên thời vụ) nếu họ đi làm thêm giờ vào ngày nghỉ phép và soạn thảo cách tính extra payment thành bản dịch tiếng Anh để phổ biến lại cho giáo viên Không dừng lại ở đó, em còn được giao nhiệm vụ làm công văn gửi Bảo Hiểm Xã Hội Thành phố Hồ Chí Minh để xin xác nhận quá trình tham gia đóng BHXH của giáo viên tại Apollo và chuẩn bị danh sách quá trình lương theo hợp đồng gửi về từng GLXM (Group Learning Experience Manager - Giám đốc học vụ cụm) để các GLXM có thể nắm được tình hình lương của giáo viên tại trung tâm mà mình đang quản lí Ngoài ra, em còn có nhiệm vụ cập nhật thông tin các giáo viên nghỉ việc lên hệ thống phần mềm nhân sự nội bộ iHRS và tạo tệp hồ sơ để lưu lại giấy tờ cá nhân và hợp đồng của giáo viên mới.
Các nhiệm vụ khác
Vì là thực tập sinh nên em có trách nhiệm theo dõi số lượng và đăng kí mua văn phòng phẩm cho Phòng Nhân sự Lúc mới vào công ty, em được các anh chị hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị văn phòng như là máy photocopy, máy scan, máy in, và hỗ trợ scan, in, photo các giấy tờ cho các anh chị trong phòng Em còn có nhiệm vụ liên hệ với Giám đốc học vụ cụm để xin chữ kí cho các giấy tờ của giáo viên như Đơn xin tạm ứng lương, Giấy xác nhận quá trình làm việc, Ngoài ra, do hiện tại Bộ phận Visa and Work permit (Quản lý người nước ngoài) đang bị thiếu nhân lực nên em còn hỗ trợ bộ phận này đi sao y - công chứng hộ chiếu và giấy phép lao động cho giáo viên tại Văn phòng Công Chứng Trung tâm ở địa chỉ số 240 đường Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3; scan và lưu lại hộ chiếu của các giáo viên mới cũng như tiếp đón giáo viên nếu họ đến văn phòng để lấy lại bằng cấp, hộ chiếu và hồ sơ.
Kết quả công việc mà sinh viên đã đóng góp cho Phòng Nhân sự nói riêng và công ty nói
3.2.1 Đóng góp cho Phòng Nhân sự
Sau 6 tuần thực tập tại Apollo, em đã hỗ trợ Phòng Nhân sự đăng kí mã số thuế mới cho hơn 500 bạn trợ giảng và gần 100 giáo viên giúp họ không bị trừ 10% thuế thu nhập cá nhân vào tiền lương mỗi tháng Do em phụ trách chuẩn bị các giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng, phiếu lương cho giáo viên oversea cũng như đón tiếp giáo viên lên Văn phòng thay cho chị Nhung – nhân viên C&B mảng nhân viên nước ngoài – nên đã giúp chị ấy giảm bớt được khối lượng công việc, không cần phải tăng ca hàng ngày và có thể chuyên tâm vào việc tính lương và chuyển lương đúng ngày cho hơn 280 giáo viên tại Apollo ở ba chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương và Đồng Nai Bên cạnh đó em còn hỗ trợ cho Phòng Nhân sự sắp xếp lại tủ hồ sơ của giáo viên, tách riêng tất cả hồ sơ của giáo viên đã nghỉ việc mang xuống kho lưu trữ, giúp cho không gian phòng làm việc thêm gọn gàng, ngăn nắp Vì giai đoạn Phòng Giáo dục thanh tra và hậu kiểm các trung tâm đều rơi vào thời gian cao điểm tại Apollo nên nhờ vào sự hỗ trợ của em trong việc chuẩn bị hồ sơ thanh tra và hậu kiểm mà các anh chị ở Phòng Nhân sự có thể tập trung vào công việc của mình để hoàn thành cho kịp tiến độ
3.2.2 Đóng góp cho công ty
Dù quá trình thực tập tại Apollo chỉ vỏn vẹn trong 6 tuần, nhưng em đã giúp cho công ty chuẩn bị hồ sơ của nhân viên Việt Nam và giáo viên nước ngoài phục vụ cho công tác thanh tra mở cửa trở lại các trung tâm sau ảnh hưởng của đại dịch Covid – 19 cũng như công tác hậu kiểm sau thanh tra (Phòng Giáo dục kiểm tra lại hồ sơ mà Apollo đã nộp xem có đúng với thực tế hay không hoặc có sự điều chỉnh nhân sự nào hay không) Kết quả là toàn bộ 22 trung tâm của Apollo trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và Đồng Nai đã được mở cửa hoạt động trở lại sau 7 tháng đóng cửa vì dịch bệnh Song song đó, em còn giúp công ty chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép mở cửa chi nhánh mới thứ 22 tại Thành phố Hồ Chí Minh có tên là Chi nhánh Lê Đại Hành 2 địa chỉ số 331 đường Lê Đại Hành, Phường 13, Quận 11 Và sau quá trình kiểm tra gắt gao từ Sở giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, Apollo đã thành công xin cấp giấy phép để chi nhánh mới này được đưa vào hoạt động từ đầu tháng
3 năm 2022 Em hy vọng rằng những đóng góp của mình có thể giúp cho Chi nhánh - Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh phát triển và thành công hơn nữa trong tương lai.
Những kỹ năng sinh viên đã thực hiện
Kỹ năng tin học văn phòng: Công việc nhân sự về mảng C&B liên quan khá nhiều đến hồ sơ, giấy tờ, tính lương, Do đó, nếu muốn trở thành nhân viên C&B yêu cầu em phải nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm Word để xử lý văn bản, tài liệu một cách chuyên nghiệp hơn cũng như kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính Excel để lọc dữ liệu, tạo lập phiếu lương, tính lương thông qua các hàm tính toán giúp em hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng và chính xác Bên cạnh đó, công việc văn phòng tại Apollo đòi hỏi nhân viên phải sử dụng thành thạo phần mềm thư điện tử như Gmail và Outlook giúp giao tiếp giữa các nhân viên với nhau và nhân viên với cấp trên được trở nên thuận tiện
Kỹ năng giao tiếp: Ở bộ phận lương thưởng – phúc lợi cho người nước ngoài, em đã có cơ hội sử dụng vốn ngoại ngữ của mình một cách tự tin và thuần thục hơn khi giao tiếp với giáo viên bằng tiếng Anh Bên cạnh đó, em còn nâng cao sự tự tin khi giao tiếp với những nhân viên khác trong công ty và tạo lập được mối quan hệ tốt đẹp với các anh chị ở phòng/ban khác
Kỹ năng quan sát: Mặc dù lúc đầu em còn gặp nhiều khó khăn và bỡ ngỡ để bắt kịp tiến độ công việc nhưng trong quá trình được các anh chị hướng dẫn công việc, em đã học cách quan sát tỉ mỉ và ghi nhớ những gì được chỉ bảo để có thể tự mình hoàn thành công việc trong lần sau mà không cần sự trợ giúp của các anh chị nữa
Kỹ năng làm việc nhóm: Đôi khi có những vấn đề phát sinh liên quan đến giáo viên cần sự hợp tác của cả Bộ phận C&B và Quản lý người nước ngoài cùng nhau giải quyết Đó chính là lúc kỹ năng làm việc nhóm quan trọng hơn bao giờ hết Để kết hợp hài hòa với các thành viên giải quyết các vấn đề khó khăn đòi hỏi các nhân viên trong đội phải chia sẻ, hỗ trợ lẫn nhau để có được kết quả cuối cùng tốt nhất
Kỹ năng quản lý thời gian: Do công việc ở Tổ chức Giáo dục và Đào tạo Apollo khá nhiều và mang tính phức tạp, do đó mỗi ngày trước khi bắt đầu làm việc, em thường dành một ít thời gian ra để xem lại danh sách công việc vẫn chưa được hoàn thành và công việc cần làm cho ngày hôm đó, sắp xếp công việc nào cần phải làm trước, công việc nào có thể làm sau để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn Đến cuối ngày làm việc, em sẽ tổng kết lại những công việc nào đã hoàn thành và còn dang dở để tự đánh giá lại hiệu suất làm việc của bản thân và có điều chỉnh nếu cần thiết Việc này sẽ giúp em hạn chế mất thời gian vào những công việc chưa cần gấp và hạn chế tối đa việc lỡ mất một công việc nào khác cần hoàn thành ngay trong ngày
3.4 Những kinh nghiệm đã tích lũy
Thông qua các công việc được giao, em đã rèn cho mình một kỹ năng giao tiếp tốt hơn, nâng cao được khả năng sắp xếp thời gian để có thể hoàn thành được nhiều công việc trong một ngày và vốn tiếng Anh của em cũng được cải thiện rõ rệt sau 6 tuần làm việc tại Apollo Bên cạnh đó, em còn được tìm hiểu về sự khác nhau giữa các loại hợp đồng lao động và quy trình làm hợp đồng cho giáo viên, nắm được quy trình quyết toán thuế diễn ra như thế nào, cách viết chứng từ thuế, quy trình ứng lương của giáo viên tại Apollo Ngoài ra, nhờ vào nhiệm vụ chuẩn bị hồ sơ thanh tra trung tâm mà em có thể biết thêm để mở cửa trung tâm tiếng Anh hoạt động trở lại sau một thời gian dài đóng cửa thì cần chuẩn bị những giấy tờ gì cũng như những hồ sơ cần thiết để xin giấy phép mở cửa một trung tâm mới Song song đó, nhiệm vụ chuẩn bị hồ sơ hậu kiểm các trung tâm cho em biết thêm là sau khi thanh tra trung tâm, Sở Giáo dục còn thực hiện thêm một quá trình hậu kiểm sau thanh tra để đảm bảo các hồ sơ thanh tra mà Apollo đã nộp lên là đúng sự thật hoặc nắm được sau quá trình hoạt động mở cửa trở lại các trung tâm có thay đổi nhân sự so với hồ sơ đã nộp ban đầu hay không Không những vậy, em đã biết được kỹ năng cốt lõi của mảng C&B là cách tính lương, tạo phiếu lương cũng như cách chuẩn bị hồ sơ để kế toán có thể chuyển lương cho giáo viên oversea thông qua các ngân hàng ở nước ngoài Trong quá trình hỗ trợ cho bộ phận Quản lý người nước ngoài, em đã học hỏi thêm được kiến thức về các loại visa của người nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam và kiến thức liên quan đến việc cấp Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú cho người nước ngoài khi muốn làm việc tại Việt Nam.
Khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công
Do nhân viên C&B chịu trách nhiệm hướng dẫn cho em về mảng nhân viên người Việt Nam đang có con nhỏ và gia đình gặp một số vấn đề nên thường là chị ấy làm việc tại nhà Vì vậy em cũng có rất ít cơ hội để được hướng dẫn cụ thể về mảng này và các công việc em làm liên quan đến nhân viên Việt Nam chủ yếu là về hồ sơ giấy tờ
Tiếp đến, em đã gặp phải một số khó khăn nhất định trong lúc chuẩn bị hợp đồng cho giáo viên Trước tiên là việc chuẩn bị hợp đồng thông qua phần mềm iHRS Vì đây là phần mềm mới nên hệ thống chưa đạt được sự ổn định, do đó mà lúc xuất hợp đồng có phát sinh một số lỗi và phải làm lại nhiều lần Theo sau đó, em cũng gặp phải một vài vấn đề về mức lương khi chuẩn bị hợp đồng lao động Chẳng hạn như mức lương của từng giáo viên là khác nhau nên khi chuẩn bị hợp đồng em phải chờ xác nhận lại từ phía các GLXM (Giám đốc học vụ cụm) thì mới có thể tiến hành chuẩn bị hợp đồng Nhưng trong quá trình chuẩn bị hợp đồng cũng không thể tránh khỏi những trường hợp có thay đổi mức lương nên nhiều lần hợp đồng đã chuẩn bị xong phải hủy bỏ và chuẩn bị lại từ đầu
Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc em cũng gặp một số khó khăn khi chuẩn bị phiếu lương cho giáo viên oversea Vì giáo viên đang sống ở nước ngoài nên lúc tạo phiếu lương em cần thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến ngân hàng thụ hưởng, người thụ hưởng và cả ngân hàng trung gian (nếu có) Nếu thông tin về ngân hàng mà giáo viên cung cấp bị thiếu thì em phải trực tiếp liên hệ với giáo viên thông qua email để xác nhận lại thông tin rồi in lại email đó gửi về Phòng Kế toán làm bằng chứng Do đó, phải trải qua nhiều quá trình và tốn nhiều thời gian để tạo được phiếu lương hoàn chỉnh cho giáo viên oversea Không những vậy, quá trình quyết toán thuế rất phức tạp, đặc biệt là đối với người nước ngoài cộng với cách tính thuế cho giáo viên nước ngoài và nhân viên Việt Nam khác nhau nên em phải mất vài ngày mới có thể hiểu rõ được quy trình này
Bên cạnh những khó khăn là những thuận lợi và có lẽ, thuận lợi lớn nhất của em khi làm việc tại Apollo chính là khả năng tiếng Anh của mình Vì công việc của em vừa phải tiếp xúc với nhân viên Việt Nam vừa phải làm việc với giáo viên nước ngoài nên khả năng giao tiếp tiếng Anh là một lợi thế để em có thể giao tiếp và hướng dẫn cho người nước ngoài những thủ tục nhân sự cần thiết cũng như giải đáp những thắc mắc của họ Ngoài ra, môi trường làm việc ở Apollo cực kì thân thiện và năng động, các anh chị ở Phòng Nhân sự luôn vui vẻ, nhiệt tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành các công việc được giao một cách tốt nhất Nhờ vào sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong Phòng Nhân sự mà giờ đây em đã có thể sử dụng phần mềm Word và Excel một cách khá thành thạo và có thể tự tin xin ứng tuyển vào vị trí Nhân viên C&B chính thức tại một công ty khác Bên cạnh đó, trong quá trình thực tập em đã làm quen được với nhiều anh chị ở các phòng ban khác nên tiến độ công việc đã được nâng cao hơn cộng với đã nắm rõ tính chất công việc và các loại giấy tờ nên em đã tự mình tiếp đón các giáo viên nước ngoài thay cho chị hướng dẫn và đảm nhận nhiệm vụ hướng dẫn giáo viên kí hợp đồng lao động.
Đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục, cải thiện, hoàn thiện đối với công việc và nhiệm vụ được phân công
Phòng Nhân sự là nơi lưu trữ các giấy tờ gốc như hợp đồng lao động, sổ BHXH, hộ chiếu, bằng cấp - chứng chỉ, giấy khám sức khỏe của nhân viên cũng như các loại công văn mang tính chất quan trọng nên một khi bị thất lạc hay rò rỉ ra bên ngoài sẽ ảnh hưởng đến uy tín của công ty và mang đến rắc rối trong công việc Trong quá trình sắp xếp lại tủ hồ sơ cho Phòng Nhân sự thì em nhận ra rằng Phòng Nhân sự đang bị thiếu tủ đựng hồ sơ của giáo viên nước ngoài nên một số hồ sơ vẫn còn nằm bên ngoài không được cho vào tủ dẫn đến tình trạng dễ thất lạc và mất thời gian tìm kiếm khi cần đến Do đó, Phòng Nhân sự cần gấp rút xin cung cấp thêm tủ đựng hồ sơ, cần dành ra một khu vực nhất định để lưu trữ hồ sơ Hồ sơ phải được sắp xếp theo chủ đề, theo thứ tự thời gian, theo bảng chữ cái đối với hồ sơ của giáo viên trong từng khung tủ đựng riêng, phải đảm bảo tính liền mạch và nhất quán Những chứng từ cũ và hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc nên được tổng hợp lại bằng file mềm để tiện tra cứu và nên được sắp xếp riêng ở khu vực kho để văn phòng làm việc được gọn gàng và có không gian lưu hồ sơ mới
Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc, em đã thao tác rất nhiều trên phần mềm iHRS để tạo hợp đồng, quản lý thông tin và lấy dữ liệu của nhân viên Tuy nhiên em lại nhận thấy phần mềm này vẫn chưa đạt được sự ổn định khi hoạt động và vẫn còn rất nhiều sai sót dẫn đến việc gây khó khăn và gián đoạn trong quá trình làm việc Thiết nghĩ, Apollo cần đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý này để quá trình làm việc của nhân viên được diễn ra suôn sẻ và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc trong tương lai.
