Số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa tại các lưu trữ lịch sử Đáp Ứng yêu cầu phát triển nhân văn số Ở việt nam

Số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa tại các lưu trữ lịch sử Đáp Ứng yêu cầu phát triển nhân văn số Ở việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đỗ Thu Hiền

SỐ HÓA VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

SỐ HÓA TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU

PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ Ở VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đỗ Thu Hiền

SỐ HÓA VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

SỐ HÓA TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU

PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ Ở VIỆT NAM

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 62 32 03 01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

1 PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng

2 TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ

CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá

Luận án Tiến sĩ

PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép từ các công trình nghiên cứu khác Các số liệu khảo sát trình bày trong luận

án là trung thực và chưa được công bố trong các công trình nghiên cứu khác

Các thông tin tham khảo từ các công trình của các học giả trong và ngoài nước được trích dẫn nguồn rõ ràng

Nếu không đúng như trên, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tác giả luận án

Đỗ Thu Hiền

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện luận án “Số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam”, tôi đã nhận được sự giúp đỡ trực tiếp của cán bộ, công chức, viên chức trong

các cơ quan gồm Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố… Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của Quý cơ quan

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng, TS Nguyễn Liên Hương - giảng viên trực tiếp định hướng, hướng dẫn tôi thực hiện luận án và GS Arjun Sabharwal (Trường Đại học Toledo, Mỹ) - chuyên gia Nhân văn số hỗ trợ tư vấn về chuyên môn

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nơi tôi đang công tác đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu, viết luận án

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã động viên khích lệ để tôi hoàn thành luận án

Tác giả

Đỗ Thu Hiền

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 5

DANH MỤC BẢNG, HÌNH VÀ BIỂU ĐỒ 6

MỞ ĐẦU 7

1 Lý do chọn đề tài 7

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 10

5 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu 12

6 Đóng góp mới của Luận án 13

7 Ý nghĩa của Luận án 14

8 Kết cấu của Luận án 14

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ SỐ HÓA VÀ

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ HÓA

ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ 16

1.1 Thống kê nguồn tư liệu được sử dụng trong tổng quan 17

1.1.1 Nguồn tư liệu nước ngoài 17

1.1.2 Nguồn tư liệu trong nước 19

1.2 Nhận xét về nguồn tư liệu được sử dụng trong tổng quan 20

1.2.1 Số lượng và loại hình công trình nghiên cứu 20

1.2.2 Thời gian công bố các công trình nghiên cứu 21

1.2.3 Phương pháp nghiên cứu 21

1.2.4 Góc độ tiếp cận của các công trình nghiên cứu 22

1.3 Những vấn đề đã được nghiên cứu 23

1.3.1 Những nghiên cứu về số hóa TLLT 23

1.3.2 Những nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 27

1.3.3 Những nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

điện tử trong mối liên hệ với Nhân văn số 38

1.4 Những khoảng trống cần tiếp tục nghiên cứu 47

1.4.1 Những khoảng trống cần tiếp tục quan tâm nghiên cứu 47

1.4.2 Những khoảng trống cần giải quyết trong Luận án 48

Tiểu kết chương 1 49

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỐ HÓA VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ HÓA ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ 50

2.1 Khái quát về số hóa tài liệu lưu trữ 50

2.1.1 Khái niệm 50

2.1.2 Mục đích của số hóa tài liệu lưu trữ 51

2.1.3 Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 52

2.2 Khái quát về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa 53

2.2.1 Một số khái niệm liên quan 53

2.2.2 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa 60

2.2.3 Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa 63

2.2.4 Hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa 64

2.3 Nhân văn số và xu hướng phát triển Nhân văn số 69

2.3.1 Khái quát chung về Nhân văn số 69

2.3.2 Xu hướng phát triển Nhân văn số 78

2.4 Yêu cầu phát triển Nhân văn số đối với hoạt động số hóa và tổ chức

khai thác, sử dụng TLLT 81

2.4.1 Mối quan hệ giữa số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

số hóa và Nhân văn số 81

2.4.2 Yêu cầu phát triển Nhân văn số đối với hoạt động số hóa và tổ chức

khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa 87

Tiểu kết chương 2 95

Chương 3 THỰC TRẠNG SỐ HÓA VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG

TÀI LIỆU SỐ HÓA TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU

PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ Ở VIỆT NAM 96

3.1 Khái quát về các Lưu trữ lịch sử 96

3.2 Thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử 99

3.2.1 Chủ trương, chính sách số hóa tài liệu lưu trữ 99

3.2.2 Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 102

3.2.3 Công nghệ và cơ sở vật chất phục vụ số hóa tài liệu lưu trữ 104

3.2.4 Kết quả số hóa tài liệu lưu trữ 105

3.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển NVS 110

3.3.1 Cơ sở pháp lý 110

3.3.2 Nhận thức 113

3.3.3 Nhân lực 116

3.3.4 Công nghệ và cơ sở vật chất 118

3.3.5 Người sử dụng 123

3.3.6 Kết quả đạt được 136

3.4 Nhận xét về thực trạng số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

số hóa đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số 143

3.4.1 Nhận xét khái quát về thực trạng số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ số hóa 143

3.4.2 Nhận xét thực trạng số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ số hóa đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số 150

Tiểu kết chương 3 155

Chương 4 GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG

TÀI LIỆU SỐ HÓA TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ Ở VIỆT NAM 156

4.1 Bối cảnh và định hướng 156

4.1.1 Bối cảnh 156

4.1.2 Định hướng 158

4.2 Nguyên tắc triển khai các giải pháp số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ số hóa đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam 160

4.3 Đề xuất giải pháp số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

số hóa đáp ứng yêu cầu phát triển NVS ở Việt Nam 162

4.3.1 Nhóm giải pháp chuyên môn 162

4.3.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 176

4.3.3 Phương án xây dựng Nhân văn số trong tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ số hóa 183

Tiểu kết chương 4 191

KẾT LUẬN 192

DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 194

TÀI LIỆU THAM KHẢO 195 PHỤ LỤC

4 TLLT Tài liệu lưu trữ

5 TLLTĐT Tài liệu lưu trữ điện tử

6 TLLTSH Tài liệu lưu trữ số hóa

DANH MỤC BẢNG, HÌNH VÀ BIỂU ĐỒ

Bảng 3.1: Thống kê thiết bị số hóa tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia 105

Bảng 3.2: Thống kê kết quả số hóa tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia 106

Bảng 3.3: Thống kê kết quả số hóa tại các LTLS cấp tỉnh 107

Bảng 3.4: Hạn chế của việc khai thác, sử dụng TLLT truyền thống 125

Bảng 3.5: Ưu điểm của việc khai thác, sử dụng TLLTSH 128

Bảng 3.6: Kỳ vọng của độc giả đối với hoạt động số hóa và TCKTSD TLLTSH 131

Bảng 3.7: Độ tuổi của độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các LTLS 136

Bảng 3.8: Thống kê số lượng khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ 139

Hình 2.1: Mô hình tổng thể các yêu cầu phát triển NVS đối với số hóa và TCKTSD TLLTSH 87

Hình 3.1: Lưu đồ quy trình số hóa, tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ 102

Hình 4.1: Mô hình liên kết, tích hợp cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan

quản lý tài liệu 171

Hình 4.2: Hệ thống lưu trữ kỹ thuật số MonArch cho phép tiếp cận không gian

của các công trình xây dựng, tích hợp TLLT hành chính 185

Hình 4.3: Công nghệ 3D và VR sử dụng mô phỏng di tích Đình Tiền Lệ (Hoài Đức, Hà Nội) 185

Hình 4.4: Công nghệ 3D và VR sử dụng mô phỏng di tích Đình Tiền Lệ (Hoài Đức, Hà Nội) 186

Hình 4.5: Triển lãm 3D “Đình làng Việt - Những điều còn, mất” 186

Hình 4.6: Triển lãm 3D “Đình làng Việt - Những điều còn, mất” 187

Biểu đồ 3.1: Yêu cầu về xử lý khối lượng thông tin lớn sau khi thu thập 130

Biểu đồ 3.2: Nội dung của TLLT được độc giả khai thác, sử dụng

tại các LTLS 134

Biểu đồ 3.3: Hình thức khai thác, sử dụng TLLT của độc giả 138

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sự tiến bộ của nhân loại về khoa học - công nghệ, trong đó sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã tạo nhiều cơ hội mới cho các mặt hoạt động khác nhau Để thích ứng với bối cảnh mới của sự phát triển công nghệ cũng như tận dụng cơ hội từ đó, ngày 27/9/2019, Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách đẩy nhanh lộ trình chuyển đổi số Vào ngày 03/6/2020, Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng 2030 đã được ban hành

Trong bối cảnh đó, ngành Lưu trữ cũng đã đặt ra nhiệm vụ chuyển đổi số với

lộ trình nhất định Một trong những nhiệm vụ, mục tiêu quan trọng của ngành cần được đổi mới căn bản theo công nghệ mới, mô hình mới chính là phát huy giá trị

của tài liệu lưu trữ (TLLT) Để thực hiện được nhiệm vụ này, công tác tổ chức khai thác, sử dụng (TCKTSD) loại hình TLLT mới - Tài liệu lưu trữ điện tử (TLLTĐT) là một bước đi tất yếu đối với ngành lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số, nhằm phục vụ nhu cầu thông tin TLLT của xã hội và hướng tới mục tiêu cao

nhất của công tác lưu trữ là phát huy giá trị của TLLT

Trên thực tế, nhiều Lưu trữ lịch sử (LTLS) đã xây dựng và triển khai các Đề

án “Lưu trữ tài liệu điện tử” của cơ quan, thậm chí đã tạo lập cơ sở dữ liệu TLLT và triển khai TCKTSD tài liệu lưu trữ số hóa (TLLTSH) trực tuyến Cơ sở dữ liệu TLLT được tạo lập qua số hóa TLLT truyền thống Các hình thức TCKTSD trực tuyến được triển khai bước đầu như triển lãm trực tuyến, tổ chức phòng đọc trực tuyến trên cổng

thông tin điện tử của LTLS Hoạt động số hóa và TCKTSD TLLTSH cũng đã đạt được những kết quả nhất định, tạo tiền đề để phát triển theo các định hướng chuyên sâu phù hợp Tuy nhiên, quy trình số hóa tại các LTLS chưa đồng đều

TLLTSH cũng tồn tại một số điểm yếu về chất lượng Các hình thức tổ chức khai

thác, sử dụng TLLTSH chưa phát huy được thế mạnh Như vậy, tới nay, các hoạt động này còn tồn tại những hạn chế cần đánh giá và đề xuất giải pháp kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả triển khai

Từ góc độ người sử dụng, sự chuyển biến trong thói quen tiếp cận thông tin nói chung của xã hội và những hạn chế trong khai thác, sử dụng TLLT phục vụ nghiên cứu đã đặt ra bài toán cho các cơ quan lưu trữ cần tăng số lượng TLLT được

số hóa và thúc đẩy tổ chức khai thác, sử dụng loại hình TLLT mới này phát triển

Về thói quen tiếp cận thông tin, người sử dụng phổ thông (ở các độ tuổi, ngành nghề khác nhau) có sự chuyển biến căn bản từ sử dụng tư liệu, tài liệu trên vật mang tin truyền thống như giấy, băng từ, đĩa CD sang tiếp cận thông tin qua các phương tiện điện tử (máy tính, điện thoại di động ) với đòi hỏi về sự thu hút của thông tin

được cung cấp Do đó, với vai trò là “bên cung”, các LTLS cần triển khai các hình thức khai thác, sử dụng thông tin TLLL sao cho đáp ứng thói quen tiếp cận thông tin mới hình thành trong nhu cầu của người sử dụng

Về những hạn chế liên quan đến khai thác, sử dụng TLLT phục vụ nghiên cứu, tác giả Vũ Thị Phụng (2010) đã đưa ra nhận định “các nhà nghiên cứu bỏ qua rất nhiều nguồn tư liệu cần thiết” do một số nguyên nhân như không biết đến hệ thống các cơ quan lưu trữ, hạn chế về không gian địa lý khi có nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống của cơ quan lưu trữ [60, tr.18] Với các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH qua mạng Internet, các hạn chế trên

có thể được giảm thiểu nhờ sự thuận tiện trong tiếp cận thông tin TLLT mà thành tựu phát triển của công nghệ thông tin mang lại

Ngoài tiếp cận thông tin, người sử dụng còn gặp phải các vấn đề liên quan đến xử lý thông tin khi mục đích sử dụng đòi hỏi một số lượng lớn thông tin cần thu thập Lượng thông tin nói chung và thông tin TLLT nói riêng càng lớn đồng nghĩa với việc xử lý chúng để phục vụ mục đích sử dụng sẽ gặp khó khăn, phức tạp nhất

định Chính vì vậy, nếu các LTLS ứng dụng các công cụ có khả năng hỗ trợ người sử dụng trong việc xử lý thông tin thì sẽ là một bước tiến mới trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Mặt khác, trên thế giới, sự chuyển đổi số trong hoạt động cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của xã hội đã cho ra đời một lĩnh vực mới gắn liền với công nghệ máy tính, đó chính là Nhân văn số (NVS) Chuyển đổi số được xác định không chỉ diễn ra tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà còn là sự chuyển đổi trong cách tiếp cận thông tin dạng số, trực tuyến của con người nói chung và phương thức thu thập, xử lý thông tin phục vụ nghiên cứu của các học giả nói riêng NVS là một lĩnh

vực ứng dụng công nghệ hiện đại vào các ngành có đối tượng quản lý là tư liệu, tài liệu, hiện vật trong thư viện, kho lưu trữ, bảo tàng… Theo đó, NVS sẽ thúc đẩy sự phát triển của các lĩnh vực cung cấp, cho phép khai thác, tiếp cận các nguồn thông tin số, chia sẻ thông tin số… phục vụ nhu cầu của người dùng NVS xây dựng các công cụ ứng dụng trong các ngành này nhằm phát huy giá trị của thông tin, đặc biệt

là có khả năng hỗ trợ tối đa cho các học giả nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn

thông qua xử lý thông tin Có thể nhận thấy, NVS và ngành lưu trữ có sự giao thoa về mục tiêu khi cùng hướng đến phát huy giá trị, chia sẻ thông tin nhằm phục vụ nhu cầu dùng tin của xã hội

Như vậy, TCKTSD một loại hình TLLT mới - TLLTSH với các hình thức hiện đại là một nhiệm vụ cấp thiết trong bối cảnh hiện nay Đồng thời, TCKTSD TLLTSH áp dụng các công cụ hỗ trợ của NVS là hướng đi thiết thực và mang tính cách mạng của ngành lưu trữ

Xuất phát từ những lý do như trên, tác giả lựa chọn đề tài luận án “Số hóa và

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam” để triển khai thực hiện

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở làm rõ lý luận về số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH, Nhân văn số và yêu cầu phát triển Nhân văn số trong hoạt động số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH, luận án đánh giá thực trạng số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử, từ đó đề xuất các giải pháp đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được các mục tiêu trên, Luận án xác định cần thực hiện 4 nhiệm vụ chính như sau:

Một là: Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Luận án; Hai là: Làm rõ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về số hoá và tổ chức khai

thác, sử dụng TLLTSH đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số;

Ba là: Đánh giá thực trạng số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại

các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam;

Bốn là: Đề xuất các giải pháp số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH

tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động số hoá, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số tại các Lưu trữ lịch sử hiện nay

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về nội dung: Luận án giới hạn phạm vi nội dung nghiên cứu bao gồm:

+ Nghiên cứu hoạt động số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH dưới

góc độ tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ Luận án không tập trung nghiên cứu về các

phương diện như: kỹ thuật và công nghệ; một số khía cạnh chuyên sâu như vấn đề thẩm quyền quản lý và cho phép khai thác sử dụng, bảo mật thông tin, phát triển dịch vụ lưu trữ… đối với TLLTSH khi được phục vụ khai thác, sử dụng trên mạng diện rộng; đối tượng tài liệu lưu trữ số hóa được sản sinh từ giai đoạn văn thư (born-digital) sẽ được thu thập vào Lưu trữ lịch sử trong tương lai

+ Nghiên cứu Nhân văn số trong phạm vi nội dung về quản lý, tiếp cận và xử lý thông tin Luận án không tập trung nghiên cứu Nhân văn số dưới góc độ công nghệ

- Phạm vi về không gian: Tác giả khảo sát thực tế tại Lưu trữ lịch sử nhà

nước từ trung ương đến địa phương, bao gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương

- Phạm vi về thời gian: Luận án tập trung nghiên cứu, khảo sát hoạt động số

hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH từ những năm 1990 đến nay Mặc dù hoạt động số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các LTLS được triển khai mạnh mẽ trong khoảng 10 năm trở lại đây, nhưng những TLLTSH đầu tiên đã được tạo lập vào thời điểm những năm 1990 Cho tới nay, những tài liệu này vẫn được cung cấp phục vụ khai thác, sử dụng

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp luận

Đề tài luận án lấy phương pháp luận là hệ thống quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các chủ trương, đường lối của Đảng, chính

sách, pháp luật của Nhà nước về lưu trữ tài liệu nói chung cũng như tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH nói riêng

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Thứ nhất: Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng để phân tích, so sánh, đánh giá, hệ thống hóa các tư liệu có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến chủ đề tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số Trọng tâm của phương pháp này sẽ tập trung vào các nội dung chủ yếu sau: Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, thực trạng và giải pháp số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH và NVS Các tài liệu được khai thác là chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước, các cơ quan tổ chức, sách, giáo trình, đề tài luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bài viết tạp chí, tham luận và nhiều nguồn tài liệu khác liên quan đến nội dung nghiên cứu

Thứ hai: Phương pháp hệ thống

Được sử dụng để phân nhóm và sắp xếp các tài liệu khoa học theo từng vấn

đề về số hóa, nhóm vấn đề về tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH, Nhân văn số và nhóm vấn đề trong mối tương quan giữa các nhóm độc lập trên Phương pháp hệ thống còn được sử dụng để sắp xếp các nhóm giải pháp nhằm đảm bảo tính hệ thống của nội dung nghiên cứu

Thứ ba: Phương pháp phân tích - tổng hợp

Được sử dụng để nghiên cứu các tài liệu, lý thuyết khác nhau bằng cách phân tích thành từng bộ phận để tìm hiểu, làm rõ; Liên kết từng mặt, bộ phận thông tin đã được phân tích, tạo ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH trong mối liên hệ với Nhân văn số; Phân tích thực trạng số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH qua những thông tin đã được thu thập, tổng hợp và khảo sát thực tế

Thứ tư: Phương pháp so sánh

Được sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu một số nội dung được quy định trong các văn bản quản lý của Nhà nước về quản lý TLLTSH; so sánh kết quả số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử giữa các giai

đoạn với nhau; so sánh hoạt động này ở Việt nam và một số nước trên thế giới

Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn

- Phỏng vấn cán bộ lưu trữ và chuyên gia:

Được sử dụng để phỏng vấn các chuyên gia thuộc lĩnh vực lưu trữ học, nhân văn số và công nghệ thông tin; các cán bộ lưu trữ bao gồm cán bộ quản lý và thực hiện nghiệp vụ tại các Lưu trữ lịch sử qua hình thức trực tiếp và email Những thông tin thu thập được là căn cứ để triển khai thực hiện Luận án ở góc độ lý luận và thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số

- Phỏng vấn sâu độc giả tại các Lưu trữ lịch sử:

Được sử dụng để phỏng vấn đối tượng độc giả của các Lưu trữ lịch sử nhằm thu thập các dữ liệu định tính về nhu cầu khai thác, sử dụng TLLTSH với sự hỗ trợ của các công cụ NVS Nội dung phỏng vấn tập trung vào cách thức thực hiện một công trình nghiên cứu khoa học hoặc thực hiện một nhiệm vụ công tác có sử dụng nhiều hồ sơ, tài liệu lưu trữ để thu thập được dữ liệu về nhu cầu thu thập, xử lý thông tin từ TLLTSH của độc giả Các cuộc phỏng vấn được tiến hành trực tiếp và trực tuyến đối với các độc giả trong và ngoài nước thuộc các cơ quan, tổ chức gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHCM), Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam,

Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội, Trường Đại học Osaka Nhật Bản…

5 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu

5.1 Câu hỏi nghiên cứu

- Câu hỏi nghiên cứu chủ đạo

+ Công tác số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH có vai trò như thế nào đối với sự phát triển Nhân văn số?

+ Công tác số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch

sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam hiện nay như thế nào?

- Câu hỏi nghiên cứu bổ trợ

+ Số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử đang được thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết nào?

+ Thực trạng số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay như thế nào?

+ Cần làm gì để số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử để đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam?

5.2 Giả thuyết nghiên cứu

- Giả thuyết nghiên cứu chủ đạo:

Hoạt động số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch

sử đang được thực hiện theo đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước và quy định, kế hoạch của các Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, hiện nay hoạt động

số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử cần đáp ứng

yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam hơn nữa

- Giả thuyết nghiên cứu bổ trợ

+ Hoạt động số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử đang được thực hiện dựa trên cở sở lý luận về khoa học lưu trữ và các chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước và quy định, kế hoạch của các Lưu trữ lịch sử;

+ Cần có nhận thức đúng và các nguồn lực phù hợp để số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam;

+ Để số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam cần tuân thủ các yêu cầu, triển khai các giải pháp về chuyên môn cũng như về tổ chức quản lý

6 Đóng góp mới của Luận án

Thứ nhất: Luận án đã tổng quan, hệ thống hoá được tình hình các công

trình nghiên cứu có liên quan;

Thứ hai: Luận án đã hệ thống hoá và làm rõ cơ sở lý luận về số hoá, tổ

chức khai thác, sử dụng TLLTSH, Nhân văn số và mối quan hệ với số hoá, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá;

Thứ ba: Luận án đã phân tích, đánh giá thực trạng số hoá, tổ chức khai thác,

sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử đặt dưới góc nhìn của các yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam;

Thứ tư: Luận án đã đề xuất được các giải pháp số hoá, tổ chức khai thác, sử

dụng TLLTSH nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam

7 Ý nghĩa của Luận án

7.1 Ý nghĩa lý luận

Luận án đã góp phần hệ thống hoá và góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận về số hoá, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH như: Khái niệm, mục đích, vai trò và các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá; những vấn đề lý luận chung về Nhân văn số và mối quan hệ với tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH

7.2 Ý nghĩa thực tiễn

Những phân tích, đánh giá thực trạng số hoá, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH tại các Lưu trữ lịch sử của Luận án sẽ cung cấp dữ liệu khoa học cho các

cơ quan quản lý, các Lưu trữ lịch sử

Các quan điểm và giải pháp số hoá, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số được Luận án đề xuất sẽ là gợi mở cho các cơ quan quản lý, các Lưu trữ lịch sử tham khảo, vận dụng vào thực tiễn

Luận án có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà nghiên cứu, giảng viên, sinh viên ngành Lưu trữ học, Khoa học xã hội và nhân văn cũng như những người quan tâm

8 Kết cấu của Luận án

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, phần Nội dung của Luận án bao gồm 4 Chương:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu về số hoá và tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số

Chương 1 của Luận án hệ thống hóa và tổng hợp cơ sở lý luận về số hóa, TCKTSD TLLTSH và NVS đồng thời chỉ ra những khoảng trống thuộc phạm vi nghiên cứu của Luận án cần được giải quyết

Chương 2: Cơ sở lý luận về số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ số hoá tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số

Nội dung Chương 2 làm rõ NVS qua việc định nghĩa khái niệm, phân tích ý nghĩa và đặc biệt là khái niệm dự án NVS được sử dụng trong khuôn khổ Luận án Trên cơ sở lý thuyết về NVS, số hóa và TCKTSD TLLTSH, tác giả làm rõ và chứng minh mối quan hệ giữa các lĩnh vực này đồng thời làm rõ các yêu cầu phát triển NVS đối với số hóa và TCKTSD TLLTSH

Chương 3: Thực trạng số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hoá

tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam

Tại Chương 3, căn cứ vào các kết quả khảo sát, tác giả đánh giá về ưu điểm, hạn chế của thực tế triển khai hoạt động số hóa và TCKTSD TLLTSH của các LTLS Đồng thời, một số yếu tố thuộc thực trạng số hóa và TCKTSD TLLTSH hiện nay đã được nhận diện có liên quan tới NVS Trên cơ sở nhận diện các yếu tố này, tác giả đã phân tích và đưa ra đánh giá về sự đáp ứng đối với yêu cầu phát triển NVS

Chương 4: Giải pháp phát triển số hoá và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

số hoá tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam

Luận án đề xuất hai nhóm giải pháp chuyên môn và giải pháp về mặt tổ chức, quản lý trong đó nhấn mạnh những nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng, áp dụng các giải pháp (liên quan tới các đặc điểm của TLLT so với các loại hình tư liệu, tài liệu khác)

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ SỐ HÓA

VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ HÓA

ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ

Trong khuôn khổ đề tài Luận án “Số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài

liệu số hóa tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt

Nam”, tác giả triển khai thực hiện tổng quan tình hình nghiên cứu trong và ngoài

nước liên quan đến số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH, Nhân văn số và

tổ chức khai thác, sử dụng TLLTSH trong mối liên quan với NVS.1 Ngôn ngữ

được sử dụng của các công trình nghiên cứu bao gồm tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng

Trung và tiếng Đức Trong đó, tiếng Việt và tiếng Anh là hai ngôn ngữ được sử

dụng nhiều nhất Các công cụ tìm kiếm như Google scholar, ELSEVIER, Jstor,

IEEE, Z-Library… được sử dụng để tra cứu các công trình khoa học nhằm xác

định các nghiên cứu liên quan đã được thực hiện, nhận diện mức độ đạt được của

các kết quả nghiên cứu, từ đó đánh giá tình hình nghiên cứu để xác định những

vấn đề đặt ra cần giải quyết trong khuôn khổ Luận án (theo Paré G và cộng sự

năm 2015) [120]

Về phương pháp, việc nghiên cứu tổng quan được thực hiện trên cơ sở kết

hợp hai phương pháp định lượng và định tính Phương pháp định lượng được dùng

trong việc thống kê, phân loại, tính tỷ lệ các công trình nghiên cứu theo các góc độ

khác nhau Phương pháp định tính được sử dụng trong việc hệ thống hóa, phân tích,

tổng hợp, so sánh các nội dung và phương pháp đã được sử dụng trong các công

trình nghiên cứu liên quan Dựa trên hai phương pháp này, tác giả thể hiện kết quả

tổng quan qua phương pháp trích nguyên văn, lược trích, thuật lại ý tưởng của tác

giả… và cấu trúc tổng quan qua dạng 2 theo tác giả Giarrusso và các cộng sự

(1998) Cụ thể là trình bày kết quả nghiên cứu của các tác giả khác nhau theo từng

nội dung nghiên cứu

1 Trong các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước, “tài liệu lưu trữ điện tử” là thuật ngữ được sử dụng

với mức độ phổ biến cao hơn nhiều so với thuật ngữ “tài liệu lưu trữ số hóa”, mặc dù tài liệu lưu trữ số hóa là

một trong hai dạng của tài liệu lưu trữ điện tử Do đó, tại chương Tổng quan, tác giả sử dụng thuật ngữ tài

liệu lưu trữ điện tử theo đúng bản văn của các công trình nghiên cứu đã trình bày

1.1 Thống kê nguồn tƣ liệu đƣợc sử dụng trong tổng quan

1.1.1 Nguồn tư liệu nước ngoài

Sách 03 2008,

2017, 2019 Bài viết 27 2003-2021 Cẩm nang

hướng dẫn nghiệp vụ

09 2005,

2007-2010,

2014, 2016-2020

2 TCKTSD

TLLTĐT

Tính năng khai thác, sử dụng TLLTSH của Hệ thống quản lý TLLTSH

Sách 2 2005,

2016, 2017

TCKTSD

là một phần nội dung của sách Hợp tác với

doanh nghiệp/tổ chức tư nhân trong TCKTSD TLLTSH trực tuyến

Luận án 01 2015 Michael

Kriesberg

- Khái quát về TCKTSD TLLTSH

- Hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS)

- Mô hình TCKTSD trực tuyến

Bài viết Hội thảo, Tạp chí và bài luận Website

- Vấn đề pháp lý trong TCKTSD

- Phương pháp nghiên cứu NVS

- Phân tích dữ liệu

- NVS và các ngành khoa học khác

Sách 32 2004,

2006,

2007, 2011-

2016, 2020

- Lịch sử hình thành và phát triển của NVS

- Ý nghĩa của NVS

- Cộng tác, chia

sẻ giữa các học giả

- Dự án NVS

Bài viết Hội thảo, Tạp chí và bài luận Website

- Mối quan hệ giữa công tác lưu trữ và NVS

- Dự án NVS

Bài viết Hội thảo, Tạp chí và bài luận Website

14 2011,

2014, 2018-2020

1.1.2 Nguồn tư liệu trong nước

hình

Số lƣợng

Thời gian

- Triển lãm TLLT trực tuyến

- Mục đích, ý nghĩa

- Hình thức TCKTSD TLLSH

- Phần mềm TCKTSD

- Điều kiện triển khai

Bài viết Hội thảo, Tạp chí

và bài luận Website

- Dự án NVS

- Thư viện, di sản văn hóa, trung tâm tri thức số trong bối cảnh NVS

Bài viết Hội thảo, Tạp chí

và bài luận Website

5 2019,

2020

- Khai thác dữ liệu phi cấu trúc

- Mối quan hệ giữa lưu trữ, thư viện và NVS

- Cộng tác đám đông

- Dự án NVS

Bài viết Hội thảo, Tạp chí

và bài luận Website

03

2017-2020,

2022

1.2 Nhận xét về nguồn tƣ liệu đƣợc sử dụng trong tổng quan

1.2.1 Số lượng và loại hình công trình nghiên cứu

 Số lượng: Trong phạm vi khảo cứu của Luận án, nhìn chung, số lượng các công trình nghiên cứu về số hóa, TCKTSD TLLTĐT và NVS trên thế giới và ở Việt Nam vẫn khá khiêm tốn Số lượng các công trình có sự chênh lệch rõ rệt giữa các nhóm (ba nhóm nghiên cứu chính được phân loại theo bảng trên), giữa các loại hình công trình, giữa các công trình trong và ngoài nước Về các hướng nghiên cứu, hai hướng nghiên cứu độc lập (số hóa, NVS, TCKTSD TLLTĐT) chiếm số lượng công trình lớn hơn hướng nghiên cứu giao thoa giữa NVS và TCKTSD TLLTĐT Về loại hình, các nghiên cứu ở quy mô bài viết chiếm số lượng lớn nhất trong khi sách, luận án và luận văn vẫn rất hạn chế về số lượng Về phạm vi nghiên cứu, số lượng các công trình ở nước ngoài có phần vượt trội hơn trong nước, đặc biệt là ở lĩnh vực NVS

 Loại hình: Các hướng nghiên cứu được thực hiện với loại hình rất đa dạng, với quy mô khác nhau từ các bài viết hội thảo, tạp chí, bài luận được đăng tải trên các Tạp chí khoa học, Website cho tới luận văn, luận án và sách Theo khảo sát sơ bộ về kết quả nghiên cứu, khác với loại hình luận văn, luận án và sách, tác giả nhận thấy

đa phần các công trình ở loại hình bài viết có nội dung gợi mở hoặc trình bày những vấn đề đặt ra nói chung Đối với loại hình sách, TCKTSD TLLTĐT chỉ là một phần nhỏ trong tổng thể nội dung về quản lý TLLTĐT

1.2.2 Thời gian công bố các công trình nghiên cứu

Ở nước ngoài, các công trình nghiên cứu được thực hiện và công bố sớm hơn tại Việt Nam Các công trình nghiên cứu về số hóa TLLT được thực hiện sớm nhất

ở nước ngoài từ năm 2003 trong khi công trình đầu tiên của Việt Nam được công bố năm 2008 Hai hướng nghiên cứu độc lập về TCKTSD TLLTĐT và NVS đều được thực hiện từ năm 2005 và 2006 trong khi hướng nghiên cứu giao thoa mới được thực hiện từ năm 2011

Ở Việt Nam, đa phần các nghiên cứu về TCKTSD TLLTĐT được thực hiện

từ khoảng năm 2010 Đây là mốc thời gian khá muộn so với thời gian công bố của các nghiên cứu về những nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ Thực tế này xuất phát

từ nguyên nhân sau: “Tinh thần của Pháp lệnh bảo vệ TLLT (năm 1982) vẫn chủ yếu

là hướng tới việc bảo đảm an toàn cho tài liệu Việc tổ chức sử dụng, phát huy nhiều mặt giá trị của tài liệu chỉ thực sự được đề cập và ngày càng được đẩy mạnh từ sau khi Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh lưu trữ (năm 2001) và Luật Lưu trữ (năm 2011)” [62, tr.25] Đặc biệt, tại Luật Lưu trữ, quản lý TLLTĐT nói chung

và TCKTSD TLLTĐT nói riêng đã được đề cập rõ nét, tạo tiền đề cho các học giả định hướng và thực hiện các công trình khoa học liên quan Như vậy, cùng với chiều hướng phát triển của công nghệ, sự cập nhật của các văn bản pháp lý cũng như sự hội nhập quốc tế, trong những năm gần đây, số hóa, TCKTSD TLLTĐT và NVS mới trở thành chủ đề dành được sự quan tâm của các học giả ở Việt Nam

1.2.3 Phương pháp nghiên cứu

Các nghiên cứu trong và ngoài nước sử dụng nhiều phương pháp khác nhau

để nghiên cứu số hóa, TCKTSD TLTLĐT và NVS Phương pháp được sử dụng phổ biến gồm:

- Phương pháp tổng hợp: Được sử dụng để tổng hợp tư liệu, tài liệu phục vụ

nghiên cứu cơ sở lý luận hoặc tổng hợp số liệu thống kê, tổng hợp các kết quả nghiên cứu trước đó Điển hình là nghiên cứu của tác giả Tạc Thị Minh Huyền

(2018) về “Tổng thuật các công trình nghiên cứu khoa học về ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác lưu trữ Việt Nam”

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Phương pháp này có thể được thấy rõ nhất tại công trình Digital Humanities and the future archive (2014), Sampo Viiri

đã phỏng vấn các chuyên gia liên quan NVS Bảy cuộc phỏng vấn được tiến hành

trực tiếp tại London và bốn cuộc phỏng vấn được tiến hành qua email Các cuộc

phỏng vấn nhằm hướng đến mục tiêu làm rõ định nghĩa NVS, chứng minh các giả

thuyết cho rằng NVS hỗ trợ các nhà nghiên cứu lịch sử, dự đoán tương lai của lĩnh

vực quản lý tư liệu và tài liệu, vai trò của dữ liệu mở đối với nghiên cứu nhân văn…

- Phương pháp quan sát và trải nghiệm: Được các tác giả sử dụng trong rất

nhiều các công trình nghiên cứu, đặc biệt là các công trình nghiên cứu trường hợp

Có thể kể đến như tác giả Nguyễn Đăng Long, Phạm Hồng Quyên (2015), sử dụng

phương pháp khảo sát thực tế quản lý TLLTĐT trong nghiên cứu trường hợp tại

Trung tâm Lưu trữ dầu khí

- Phương pháp định lượng: Được sử dụng với mức độ phổ biến thấp hơn các

phương pháp nghiên cứu khác và chủ yếu được sử dụng ở các công trình luận văn,

luận án Điển hình là công trình luận án chuyên ngành thông tin học của Michael

Kriesberg tại Đại học Michigan “The changing landscape of digital access:

Public-private partnerships in US State and territorial archives”

1.2.4 Góc độ tiếp cận của các công trình nghiên cứu

Về góc độ tiếp cận, các vấn đề nghiên cứu đã được các học giả nghiên cứu tiếp

cận từ nhiều góc độ khác nhau:

- Từ góc độ lý luận, lý thuyết: Giải thích khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu

của số hóa, tổ chức khai thác, sử dụng; hình thức tổ chức khai thác, sử dụng;

Nhân văn số

- Từ góc độ thực tiễn: Chiếm số lượng lớn các nghiên cứu thực hiện từ góc độ

này Dưới góc độ thực tiễn, các học giả đã đề cập các vấn đề chính gồm kinh

nghiệm và kết quả số hóa tại các Lưu trữ lịch sử, phát huy giá trị TLLT, ứng dụng

công nghệ thông tin trong TCKTSD TLLTĐT…

- Kết hợp giữa nghiên cứu đơn ngành và liên ngành: Khi nghiên cứu lĩnh vực

số hóa, TCKTSD TLLTĐT và NVS, các công trình nghiên cứu đã tiếp cận trên cơ

sở khoa học liên ngành Sở dĩ như vậy là vì các vấn đề nghiên cứu thuộc hai hướng

trên liên quan đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau như lưu trữ học, thông tin học, công

nghệ thông tin, văn hóa, di sản

- Tiếp cận qua nhiều hình thức nghiên cứu đa dạng: Các hình thức nghiên cứu

có thể kể đến như nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, nghiên cứu dự báo, nghiên cứu phát triển…

Có thể thấy, nhiều góc độ nghiên cứu như vậy đã tạo nên cách nhìn đa dạng, toàn diện và phong phú đối với số hóa, TCKTSD TLLTĐT và NVS

1.3 Những vấn đề đã đƣợc nghiên cứu

1.3.1 Những nghiên cứu về số hóa TLLT

1.3.1.1 Những nghiên cứu về khái niệm số hóa TLLT

Ở nước ngoài, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, nhiều nghiên cứu về nội hàm khái niệm số hóa nói chung và số hóa TLLT nói riêng đã được thực hiện Các nghiên cứu đạt sự thống nhất cao khi cùng cho rằng số hóa tài liệu có thể được hiểu là việc chuyển đổi thông tin ở dạng truyền thống sang định dạng số Trong sự thống nhất về nội hàm này, số hóa được định nghĩa dưới hai góc độ tiếp cận Về góc độ quản lý, theo nghĩa hẹp, đây là “việc chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất kỳ hình thức nào và bất kỳ mục đích nào) sang định dạng số” (Hội đồng Lưu trữ Canada, 2002) [31, tr 1] Theo nghĩa rộng, số hóa tài liệu không chỉ dừng lại ở việc quét và lưu tài liệu ở dạng số trên phương tiện điện tử mà là một quy trình bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau Mặt khác, nghiên cứu từ góc độ công nghệ, tác giả Lee, Stuart (2002) lại nhận định “số hóa mô tả quá trình chuyển đổi tín hiệu hoặc mã tương tự thành tín hiệu hoặc mã số” [113, tr.3] Trong quá trình này, năng lượng dưới dạng ánh sáng được áp dụng lên một đối tượng vật lý, và năng lượng phản chiếu sau đó được đo lường bằng một thiết bị như máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy quét (Terras và Melissa, 2016) [128, tr.420-439]

Tại Việt Nam, số hóa tài liệu cũng được hiểu là cách thức chuyển đổi thông tin tài liệu ở dạng truyền thống thành những thông tin tài liệu dưới dạng số bằng các phương tiện điện tử khác nhau Điều này thể hiện sự đồng thuận giữa những người nghiên cứu trong nước và trên thế giới (Trịnh Quang Rung (2014), Nguyễn Thị Hạnh (2016) Cụ thể là trong quá trình số hóa, đối tượng đầu vào là những tài liệu trên vật mang tin truyền thống và đối tượng đầu ra là tài liệu có định dạng số Tuy nhiên, cách định nghĩa khái niệm số hóa của tác giả Nguyễn Hữu Hùng

(2005) có sự khác biệt về đối tượng đầu ra khi cho rằng “thuật ngữ số hóa được sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin trong các đối tượng thực sang dạng điện tử Số hóa được coi là phương thức tạo lập tài nguyên thông tin điện tử” [32, tr.589] Trong khi đó, “điện tử” là một khái niệm bao hàm “số” bởi ngoài định dạng số ra thì tồn tại rất nhiều định dạng khác liên quan đến các loại hình công nghệ điện, số, từ, không dây, quang

1.3.1.2 Những nghiên cứu về vai trò và nguyên tắc số hóa TLLT

Về vai trò của số hóa TLLT: Các học giả trên thế giới và ở Việt Nam đều nhận thấy số hóa là một hoạt động chuyển đổi định dạng TLLT có nhiều vai trò đối với công tác lưu trữ và đặc biệt là phát huy giá trị của loại hình tài liệu này Lưu trữ quốc gia Malaysia (2009) khẳng định việc số hóa giúp cho việc quản lý, tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong công việc; nâng cao việc tiếp cận, chia sẻ, là biện pháp bảo quản bổ sung nhằm giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do sử dụng nhiều [41] Lưu trữ tỉnh Mayenne, Pháp (2009) cũng nhấn mạnh vai trò giúp đông đảo công chúng được tiếp cận với các sưu tập TLLT, tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu, cho phép tiếp cận thông tin nằm ở một cơ quan lưu trữ hoặc nằm ở nhiều cơ quan lưu trữ khác nhau

Trong khi đó, nhìn chung, các học giả Việt Nam cũng cho rằng số hóa thể hiện những nhóm vai trò gồm: giúp đảm bảo an toàn vật mang tin, kéo dài tuổi thọ của TLLT gốc; Đồng nhất các loại hình tài liệu truyền thống như tài liệu giấy, ảnh, ghi âm, điện ảnh… thành một định dạng số; Quản lý tập trung TLLT ở các loại hình khác nhau; Tra cứu và khai thác, sử dụng TLLT thuận tiện, nhanh chóng dưới sự hỗ trợ của công nghệ thông tin (Nguyễn Thùy Trang, 2017 và Nguyễn Liên Hương, 2017) Ngoài những nội dung nhận được sự đồng thuận của nhiều học giả như trên, tác giả Vũ Đình Phong (2013) đưa ra một số vai trò của số hóa loại hình TLLT phim điện ảnh như tiết kiệm kinh phí chuyển vật mang tin (từ phim nhựa sang phim nhựa với tần suất 5-10 năm/lần) nhằm đảm bảo chất lượng tài liệu Số hóa cũng góp phần phục vụ sản xuất phim hoàn toàn bằng công nghệ số…

Về nguyên tắc số hóa: Hoạt động số hóa TLLT cần đảm bảo các nguyên tắc nhất định nhằm triển khai hiệu quả về quy trình quản lý cũng như chất lượng của tài liệu là đầu ra của số hóa Những nguyên tắc này đã được nhiều học giả nghiên cứu nhưng nội dung chưa bao quát được toàn bộ hoạt động số hóa Tác giả Trịnh Quang Rung (2014) và Nguyễn Thị Hạnh (2016) đều thống nhất các nguyên tắc về tính giá trị, tính đặc sắc, nguyên tắc về tính mở, nguyên tắc số hóa theo nhu cầu sử dụng Theo đó, số hóa được thực hiện đối với những tài liệu có giá trị cao nhất trong kho lưu trữ và những TLLT có giá trị đặc sắc; ưu tiên số hóa những TLLT có tần suất sử dụng cao và lựa chọn những tài liệu có tính mở thể hiện ở mức độ cho phép sử dụng rộng rãi TLLT Tuy nhiên, các nguyên tắc trên có nội dung tập trung nhiều hơn vào các nguyên tắc/tiêu chí lựa chọn TLLT để thực hiện số hóa Những nội dung này chưa thể hiện được những nguyên tắc cần tuân thủ trong quá trình thực hiện hoạt động số hóa TLLT

1.3.1.3 Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa TLLT được triển khai thực hiện theo trình tự nhất định Về cơ bản, kết quả tổng quan tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước cho thấy quy trình số hóa bao gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị số hóa; số hóa; quản lý và sử dụng tài liệu số hóa Trong đó, chuẩn bị số hóa bao gồm xây dựng kế hoạch dự án, mục tiêu, chuẩn bị tài liệu; tiến hành số hóa gồm các nhiệm vụ quét tài liệu, hiệu chỉnh, đánh giá chất lượng hình ảnh số, lưu tài liệu) và giai đoạn quản lý, sử dụng tài liệu số hóa cần triển khai xây dựng hệ thống quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu… (Theo Viện Lịch

sử và Triết học - Viện Hàn lâm khoa học Đài Loan [129] Cùng chia các giai đoạn

số hóa tương tự, tác giả Soulisouk Thow (2013) đặc biệt nhấn mạnh giai đoạn chuẩn

bị số hóa và cho rằng chuẩn bị số hóa là giai đoạn quan trọng, quyết định các giai đoạn, công việc còn lại Chuẩn bị số hóa bao gồm các nhiệm vụ: Đặt mục tiêu, mục đích và phạm vi số hóa TLLT; Phân tích nhu cầu sử dụng tài liệu đối với độc giả; Khảo sát và đánh giá về nguồn TLLT; Lựa chọn TLLT để số hóa; Đặt chuẩn và xây dựng quy trình làm việc; Phân tích nhu cầu về nguồn kinh phí; Đề ra biện pháp đánh giá và khắc phục [68, tr.88-92]

Ở Việt Nam, đa phần các công trình khoa học đề cập quy trình số hóa TLLT theo văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ

là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Cụ thể là Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình

số hóa TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng Căn cứ vào Quyết định này, tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2016) đã xây dựng quy trình số hóa chia theo một

số công việc thực hiện trước khi tiến hành quy trình số hóa (xác định mục tiêu, lựa chọn tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hóa tài liệu, vận hành, bảo quản và cung cấp

dữ liệu…), quy trình và một số công việc cần thực hiện đồng thời như chọn định dạng các file ảnh, chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hóa, thiết lập hệ thống

dữ liệu đặc tả2 Cũng dựa trên nội dung của văn bản hướng dẫn nghiệp vụ này đồng thời căn cứ vào lý luận và thực tiễn của một số quốc gia về quy trình số hóa, tác giả Trịnh Quang Rung (2014) đã tổng hợp quy trình gồm 4 bước gồm chỉnh lý

hồ sơ, xây dựng kho mục lục, quét tài liệu và xử lý dữ liệu Các bước thuộc quy trình này có sự khác biệt với đa phần các nghiên cứu trong và ngoài nước, thể hiện

ở bước xây dựng mục lục được thêm vào và nội dung quy trình không bao gồm giai đoạn quản lý và sử dụng dữ liệu số hóa Tác giả Bùi Ngọc Lê (2017) cũng có cùng quan điểm về hai trong tổng số ba giai đoạn của quy trình số hóa là chuẩn bị tài liệu số hóa và giai đoạn số hóa tài liệu Tuy nhiên, giai đoạn thứ ba được tác giả đưa ra là lưu trữ tài liệu số hóa (gồm tạo thư mục và sao chép các file quét vào đúng thư mục) [39, tr.59]

Có thể thấy rằng, quy trình số hóa là một nội dung quan trọng trong lý luận

về số hóa TLLT Sự phức tạp của quy trình số hóa thể hiện ở việc chia nhiều giai đoạn bao gồm nhiều bước thực hiện trong từng giai đoạn đó Nhìn chung, các nghiên cứu ở nước ngoài thể hiện rõ ràng và đầy đủ 3 giai đoạn của quy trình số hóa Trong khi đó, lý luận về quy trình số hóa ở Việt Nam hiện đang dựa trên cơ sở pháp lý và thiếu các bước thuộc giai đoạn cuối cùng là quản lý và sử dụng dữ liệu

số hóa

2 Dữ liệu đặc tả hay còn gọi là siêu dữ liệu, là những dữ liệu mô tả về dữ liệu Dữ liệu đặc tả của một tài liệu được hiểu là những thông tin mô tả đặc tính, ngữ cảnh, cấu trúc… của tài liệu đó Hay nói cách khác, dữ liệu đặc tả là thông tin cấp 2 của tài liệu

1.3.2 Những nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 3

1.3.2.1 Những nghiên cứu về các khái niệm liên quan

 Tài liệu lưu trữ điện tử

Ở nước ngoài, dưới sự tác động của các thành tựu phát triển công nghệ thông tin, tài liệu điện tử đã được sản sinh tương đối sớm Các nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử cũng bắt đầu từ những năm 90 của thế kỷ trước Chính vì vậy, cho tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều các nghiên cứu về thuật ngữ tài liệu điện tử Hầu hết các tác giả đều thống nhất cho rằng tài liệu điện tử là dạng tài liệu mà thông tin được thể hiện, tạo lập dưới định dạng điện tử và được thao tác tạo lập, quản lý, sử dụng bằng phương tiện điện tử Một trong những định nghĩa sớm nhất của tài liệu điện tử được trình bày bởi tác giả Henry H Perritt Jr

trong cuốn Hướng dẫn Quản lý tài liệu điện tử và Công tác Lưu trữ năm 1990 khi

cho rằng đây là loại hình tài liệu có “định dạng điện tử” và “được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử” Cùng nhấn mạnh định dạng và cách ghi tin của tài

liệu trong nội hàm tài liệu điện tử, tác giả Laura Millar (2009) cũng đã đề cập trong

tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Understanding the context of electronic records management và tác giả Robert F Smallwood (2013) trong cuốn Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies Tuy nhiên, trong

phạm vi khảo cứu của Luận án, trong rất nhiều các công trình nghiên cứu về quản lý tài liệu điện tử, các tác giả chỉ tập trung làm rõ khái niệm tài liệu điện tử và nhấn mạnh đặc điểm về cách thức ghi tin và các phương tiện điện tử hỗ trợ

Tại Việt Nam, một trong số rất ít những định nghĩa đầu tiên về tài liệu điện tử xuất hiện vào năm 2001, nhấn mạnh yếu tố thiết bị kỹ thuật để đọc tài liệu Tài liệu điện tử là “một loại tài liệu đọc bằng máy” [20, tr 152] Khoảng một thập kỷ sau đó, khái niệm tài liệu điện tử được nhiều chuyên gia, học giả quan tâm nghiên cứu Các nghiên cứu thể hiện sự đồng thuận của các tác giả về nội hàm khái niệm bao gồm cách thức ghi tin và đặc điểm gắn liền với phương tiện điện tử Quan điểm này được thể hiện qua công trình nghiên cứu của các tác giả: Lê Văn Năng (2021) trong bài viết

3 Hầu hết các công trình nghiên cứu, đặc biệt là ở Việt Nam thường có thói quen sử dụng thuật ngữ “tài liệu điện tử” hoặc “tài liệu lưu trữ điện tử” thay vì “tài liệu lưu trữ số” hoặc “tài liệu lưu trữ số hóa” (là một trong hai dạng của tài liệu lưu trữ điện tử) Do đó, tại mục này, Luận án sử dụng đúng thuật ngữ “tài liệu lưu trữ điện tử” nhằm tổng quan chính xác tình hình nghiên cứu

Trao đổi về khái niệm “Tài liệu điện tử” và “Tài liệu số” và Nguyễn Thị Chinh (2022) với Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Cơ sở khoa học xác định một số yêu cầu kỹ thuật của Kho Lưu trữ số, Bộ Nội vụ; Nguyễn Lệ Nhung trong bài viết Vài nét

về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”… Bên cạnh đó, tài liệu điện tử cũng được

định nghĩa dựa trên “thông điệp dữ liệu” nhưng vẫn thuộc nhóm các học giả trên khi nhấn mạnh định dạng điện tử của loại hình tài liệu này Chẳng hạn như bài viết của

tác giả Vũ Đăng Minh (2021) Một số vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử trong

cơ quan hành chính nhà nước

Ngoài cách định nghĩa tài liệu điện tử nhấn mạnh vào cách thức ghi tin và phương tiện điện tử, các công trình nghiên cứu còn cho thấy khái niệm tài liệu điện

tử được định nghĩa dựa trên hai dạng tài liệu gồm tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã

là tài liệu số (born digital) và tài liệu số hóa (digitalised) hay còn gọi là tài liệu

“được biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” [52] Hầu hết các nghiên cứu đều cho rằng tài liệu điện tử bao gồm cả hai dạng tài liệu trên như Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh”, Đề tài khoa học cấp Ban Đảng, năm 2010 và

tác giả Vũ Đăng Minh (2021) trong bài viết đã đề cập ở trên Tuy nhiên, nhóm tác giả Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008) lại thể hiện quan điểm khác so với hầu hết các nghiên cứu trên khi loại ra khỏi khái niệm tài liệu điện tử những tài liệu được quét hình (scan) vào máy tính điện tử cũng như những tài liệu được số hóa Hay nói cách khác, tài liệu được số hóa có nguồn gốc là tài liệu truyền thống (trên vật mang tin là giấy) sẽ không được coi là tài liệu điện tử Cụ thể, nhóm tác giả khẳng định khái

niệm tài liệu điện tử “phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy” [21]

Các bài viết liên quan loại hình tài liệu mới này đều có đặc trưng là đưa ra dẫn chứng các khái niệm tài liệu điện tử của các công trình nước ngoài trong nghiên cứu

về vấn đề này Các khái niệm đó chính là căn cứ không thể thiếu đối với những kết quả nghiên cứu về khái niệm tài liệu điện tử ở Việt Nam Do đó, chúng tôi nhận thấy sự đồng thuận cao giữa các kết quả nghiên cứu trong và ngoài nước

Dựa trên khái niệm tài liệu điện tử, TLLTĐT được định nghĩa kèm theo giá trị thông tin của tài liệu, phản ánh chân thực hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc có giá trị ở các mức độ khác nhau về các lĩnh vực của đời sống xã hội như tác giả Nguyễn Cảnh Đương (2001) và Nguyễn Thị Chinh (2011) đã đề xuất Tại Luật

Lưu trữ năm 2011, TLLTĐT đã được định nghĩa là“tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ TLLT trên các vật mang tin khác” Khái niệm TLLTĐT được các học giả tại Việt Nam thống nhất rất cao về nội

hàm bởi đa phần các công trình nghiên cứu đều trích dẫn khái niệm này theo Luật Lưu trữ năm 2011

Về mặt sử dụng thuật ngữ, tài liệu điện tử được hiểu là tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử, dưới dạng điện tử và được hỗ trợ bởi phương tiện điện tử… Trong đó, “điện tử” là một thuật ngữ chỉ các công nghệ liên quan tới điện, số, từ, không dây, quang, điện tử hoặc các khả năng tương tự TLLT số là một trong các dạng của TLLTĐT, trong đó nhấn mạnh là dạng tài liệu bao gồm tài liệu là tài liệu số ngay từ bước tạo lập (born digital) và tài liệu số hóa (digitalized) Tuy nhiên, theo thói quen sử dụng thuật ngữ này từ giai đoạn trước năm 2010, các nhà nghiên cứu của Việt Nam thường sử dụng thuật ngữ “tài liệu điện tử”, “TLLT điện tử” thay vì “tài liệu số”,

“TLLT số” Trên thực tế, tên các công trình nghiên cứu dưới đây đa phần đều đề cập tới TCKTSD tài liệu điện tử/TLLT điện tử thay vì tài liệu số/TLLT số

Theo tác giả Nguyễn Thị Chinh (2022), TLLTĐT là tài liệu điện tử, có giá trị

ở các mức độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lựa chọn và lưu trữ trong môi trường điện tử TLLT số là loại tài liệu điện tử

mà thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiện số cùng với sự hỗ trợ của công nghệ, thiết bị số (kỹ thuật số) TLLT số là tài liệu số, có giá trị ở các mức

độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lựa chọn và lưu trữ trong môi trường số Ở Việt Nam, khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu

số, TLLT điện tử, TLLT số đang được sử dụng với nội hàm giống nhau và đều hướng tới loại hình tài liệu đã và đang hình thành trong cơ quan, tổ chức và được ký

số, xác thực số.[13]

 Tài liệu lưu trữ số hóa

Như đã trình bày ở trên, tài liệu số hóa là một trong hai dạng của tài liệu điện

tử Nếu như tài liệu điện tử nói chung và nội hàm tài liệu điện tử nói riêng dành được sự quan tâm nghiên cứu của các học giả thì nội hàm của tài liệu số hóa thường chỉ được nhắc tới trong các định nghĩa tài liệu điện tử Định nghĩa này dựa trên hai dạng tài liệu gồm tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born digital) và tài liệu số hóa (digitalized) Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) và Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (2015) đều đồng thuận khi nhận định tài liệu số hóa là một trong hai dạng của tài liệu điện tử và được hình thành từ hoạt động số hóa từ tài liệu trên vật mang tin truyền thống

Đối với tài liệu lưu trữ số hóa, đây cũng là thuật ngữ được nhắc đến trong các định nghĩa TLLTĐT, được “số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” Như đã luận giải về các thuật ngữ “tài liệu điện tử”, “TLLT điện tử”, “tài liệu số”,

“TLLT số”, những nghiên cứu liên quan thường sử dụng thuật ngữ “tài liệu điện tử”,

“TLLT điện tử” thay vì thuật ngữ “tài liệu số”, “TLLT số” Đặc biệt, thuật ngữ

“TLLT số hóa” hầu như không xuất hiện trong các công trình nghiên cứu Thậm chí,

trong bài viết Tổng hợp ý kiến trao đổi về các từ/thuật ngữ: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ”, “tài liệu điện tử”, “tài liệu lưu trữ điện tử”, “tài liệu số hóa” thuộc chuyên

mục Từ điển mở Thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ - Văn phòng (2016), nhóm biên tập đã liệt kê hai định nghĩa “tài liệu số” vào mục Từ/thuật ngữ “tài liệu số hóa” Theo đó, tác giả Nguyễn Văn Thỏa (2016) cho rằng “Từ hoạt động số hóa tài liệu sẽ tạo ra loại hình tài liệu số” và định nghĩa tài liệu số (không sử dụng thuật ngữ “tài liệu số hóa”) Qua tổng quan tình hình nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy chỉ tồn tại định nghĩa tài liệu lưu trữ số hóa tường minh nhất của tác giả Ngọc Mai (2019) Theo đó, TLLTSH

“là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của

tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số

hóa” [46] Nội hàm của TLLT vẫn xác định TLLT số hóa là một dạng của TLLTĐT như các nghiên cứu đã đề cập nhưng bao gồm việc tạo lập, yêu cầu về tính xác thực của tài liệu và yếu tố xác định giá trị pháp lý của tài liệu

 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Ở nước ngoài, một số các nghiên cứu về khái niệm TCKTSD TLLTSH hay TLLTĐT dù đứng dưới góc độ của người dùng hay của các cơ quan lưu trữ thì cũng đồng nhất quan điểm cho rằng, TCKTSD loại hình tài liệu lưu trữ này thuộc trách nhiệm của kho lưu trữ đối với cộng đồng người dùng, cho phép họ tìm kiếm, thu thập thông tin phục vụ các nhu cầu sử dụng Quan điểm này được chúng tôi nhận

diện qua nghiên cứu Levels of Born-Digital Access của Liên minh Bảo tồn kỹ thuật

số (Digital Preservation Coalition (2020) và cuốn A glossary of archival and records Terminology của tác giả Richard Pearce-Moses (2005) Tác giả Richard

cũng nhấn mạnh khía cạnh công cụ tra cứu và vấn đề an toàn thông tin trong định nghĩa TCKTSD TLLTĐT

Tại Việt Nam, mặc dù trong khoảng một thập kỷ trở lại đã xuất hiện nhiều công trình nghiên cứu về TCKTSD TLLTĐT/TLLTSH với các nhóm nội dung khác nhau Tuy nhiên, khái niệm TCKTSD TLLTĐT/TLLTSH vẫn chưa được định nghĩa chính thức bởi một chuyên gia, học giả hay cơ quan, tổ chức nào TCKTSD loại hình tài liệu lưu trữ này về cơ bản vẫn được hiểu theo nội hàm của TCKTSD tài liệu lưu trữ truyền thống, là một mặt của hoạt động thông tin khoa học nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội Nội hàm khái niệm TCKTSD tài liệu lưu trữ thể hiện sự đồng thuận cao giữa nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm (1996) trong Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1996) trong cuốn “Văn bản và Lưu trữ học đại cương”; Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015) trong Giáo trình “Lưu trữ học đại cương”…

1.3.2.2 Những nghiên cứu về nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Ở nước ngoài, nguyên tắc TCKTSD TLLTĐT nói chung đã được một số học giả nghiên cứu, đặt trong mối liên hệ với nguyên tắc quản lý TLLT truyền thống

Cụ thể, các học giả đều thống nhất quan điểm: Các nguyên tắc quản lý TLLTĐT (trong đó bao gồm nguyên tắc TCKTSD TLLTĐT) cũng giống như hoặc dựa trên nguyên tắc quản lý, TCKTSD TLLT trên vật mang tin giấy, đồng thời phải đáp ứng môi trường điện tử Có thể kể đến Robert F Smallwood (2013) trong cuốn sách

Manage electronic records - Methods, best practices and technologies và Margot Note (2021) trong bài viết Managing electronic records in archives đăng tải trên

website https://lucidea.com

Tại Việt Nam, các nguyên tắc TCKTSD TLLTĐT mới chỉ dừng lại ở mức độ nghiên cứu sơ khai bởi tác giả Nguyễn Lệ Nhung và nhóm tác giả Nguyễn Đăng Long, Phạm Thị Hồng Quyên (2013) Hai công trình nghiên cứu của các tác giả đều

có điểm chung là đề cập tới nguyên tắc đối với TLLTĐT mật và đồng thuận về việc không cho phép khai thác, sử dụng nhóm tài liệu này trên mạng Internet Tuy nhiên,

bài viết Nghiên cứu xây dựng nguyên tắc khai thác, sử dụng TLLTĐT của tác giả

Nguyễn Lệ Nhung còn cho thấy một số góc độ tiếp cận nguyên tắc dựa trên những cách thức hoạt động của các yếu tố công nghệ để có thể tận dụng những ưu điểm của các yếu tố này nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLTĐT Mặc dù các nguyên tắc còn chưa hoàn toàn đảm bảo được các nguyên tắc khai thác, sử dụng TLLT nói chung nhưng được đánh giá cao tại thời điểm cách đây gần hai thập kỷ

1.3.2.3 Những nghiên cứu về hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

 Ở nước ngoài:

Nhìn chung, các kết quả nghiên cứu trên thế giới, đặc biệt là tại các quốc gia phát triển đã thể hiện xu thế phát triển của hoạt động TCKTSD TLLT dựa trên công nghệ kỹ thuật số và mạng Internet Các hướng nghiên cứu đa phần tập trung vào các hình thức như tổ chức phòng đọc trực tuyến/phòng đọc ảo và tổ chức triển lãm trực tuyến/triển lãm ảo (chiếm số lượng lớn nhất) Nội dung chủ yếu của các nghiên cứu nhấn mạnh các điều kiện triển khai gồm xây dựng cổng thông tin điện tử, công cụ tìm kiếm trực tuyến… cũng như các mặt liên quan như vấn đề pháp lý, phân tích nhu cầu người dùng…

 Tại Việt Nam:

Kế thừa các kết quả nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nói chung và TCKTSD TLLT nói riêng, nhiều công trình nghiên cứu liên quan tới hình thức TCKTSD TLLTĐT đã được công bố từ khoảng những năm

2007 Tuy nhiên, các kết quả nghiên cứu mới dừng lại ở mức độ đặt vấn đề, gợi mở

phương hướng cho thực tiễn công tác lưu trữ trong tương lai với hình thức tổ chức khai thác trực tuyến

Một trong những công trình khoa học đầu tiên nhắc tới các hình thức

TCKTSD TLLTĐT là “Nghiên cứu xây dựng nguyên tắc khai thác, sử dụng TLLT điện tử” (www.vanthuluutru.com) của tác giả Nguyễn Lệ Nhung Các hình thức đó

gồm hình thức cung cấp bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể, hình thức cung cấp TLLTĐT trực tuyến trên một hệ thống máy tính, hình thức cung cấp bản sao TLLTĐT qua các phương tiện truyền thông

Năm 2014, lần đầu tiên hình thức TCKTSD TLLT qua phòng đọc ảo (tức

phòng đọc trực tuyến) được nghiên cứu chuyên sâu với kết quả nghiên cứu nổi bật

là mô hình phòng đọc ảo và hệ thống các điều kiện triển khai mô hình này Trong

đề tài "Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT ở Việt Nam" (Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, năm 2014), tác

giả Đỗ Thu Hiền đã xây dựng mô hình phòng đọc ảo với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tạo vùng liên kết, mô hình hệ thống cụ thể và các chức năng cho người dùng cuối Kết quả nghiên cứu nổi bật của đề tài là các nhóm điều kiện triển khai hình thức khai thác qua phòng đọc ảo gồm điều kiện tiên quyết như cơ sở pháp lý, kết quả nghiên cứu chuyên sâu, sự kết hợp liên ngành, khả năng chấp nhận và tiếp cận của độc giả và điều kiện triển khai hỗ trợ gồm tài nguyên thông tin số hóa từ TLLT truyền thống, kinh phí và cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực Hình thức TCKTSD TLLT trực tuyến cũng được trình bày bởi tác giả Hồ Thị Niêm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh (2018) Bằng phương pháp thống kê, quan sát và trải nghiệm thực tế, tác giả đã khái quát và đánh giá thực trạng tổ chức hình thức này trên 3 nội dung chính: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin trong đó nhấn mạnh yêu cầu phần mềm hệ thống quản lý TLLT lịch sử; Số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu với sơ đồ vận hành webportal quy trình công việc Cổng thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh

và sơ đồ tạo lập cơ sở dữ liệu TLLT; Kết quả bước đầu trong công tác phục vụ khai thác, sử dụng TLLT qua mạng Internet Ngoài những ưu điểm và hạn chế của hình thức này về mặt lý luận, tác giả cũng đưa ra một số những thuận lợi, khó khăn xuất phát từ thực tiễn quan sát và trải nghiệm như: thu được lợi ích kinh tế

như cho phép quảng cáo tại cổng thông tin điện tử của cơ quan, tài liệu điện tử bị giới hạn khai thác vì một khối lượng lớn tài liệu chưa được số hóa, người dân chưa thích nghi với việc khai thác tài liệu trực tuyến, phần mềm quản lý TLLTĐT chưa kết nối với các phần mềm quản lý khác của tỉnh Hà Tĩnh…

Đối với hình thức chứng thực điện tử ở Việt Nam hiện nay, các vấn đề đặt ra

với chứng thực TLLTĐT tại lưu trữ cơ quan, LTLS đã được phân tích bởi tác giả Bùi

Loan Thùy (2014) qua bài viết “Chứng thực điện tử hiện nay ở Việt Nam, các vấn đề đặt ra với chứng thực TLLTĐT tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” và bài viết

“Khoa học công nghệ với chứng thực TLLTĐT” (2014) đăng tải trên tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam số 4/2014 Hai công trình nghiên cứu đã làm rõ các loại hình TLLTĐT được chứng thực bằng phương tiện điện tử, các yêu cầu đặt ra đối với người tạo lập TLLTĐT và đối tượng sử dụng TLLTĐT, đề xuất các giải pháp đối với chứng thực lưu trữ điện tử trực tuyến về pháp lý, tổ chức quản lý và kỹ thuật công nghệ Tuy nhiên, các kết quả nghiên cứu liên quan đến chứng thực TLLTĐT chưa thể hiện được khái niệm, quy trình chứng thực TLLTĐT hay chứng thực TLLTĐT trực tuyến một cách rõ nét

Hình thức triển lãm TLLT trực tuyến cũng được đề cập, làm rõ dưới góc độ

lý luận và thực tiễn tại 3 công trình nghiên cứu của tác giả Tạc Thị Minh Huyền (2018), Trần Thị Hoàn (2019) và nhóm tác giả Nguyễn Thúy Hà, Đỗ Thu Hiền (2020) Về khái niệm triển lãm TLLT trực tuyến, dựa trên kết quả nghiên cứu các thuật ngữ “trực tuyến”, “triển lãm trực tuyến”, các tác giả đã xây dựng định nghĩa

triển lãm TLLT trực tuyến Nội hàm khái niệm triển lãm TLLT trực tuyến đều được

các tác giả nhận định dưới góc độ là một trong các hình thức TCKTSD TLLTĐT

Về cơ bản, triển lãm trực tuyến TLLTĐT vẫn là việc trưng bày, giới thiệu TLLT như triển lãm truyền thống nhưng được tổ chức trong môi trường mạng và nhằm phát huy giá trị của TLLT Trong đó, hai khía cạnh quan trọng nhất của triển lãm

trực tuyến TLLT được hầu hết các tác giả tập trung nghiên cứu là nội dung và thiết

kế của triển lãm

Dựa trên quy trình tổ chức triển lãm truyền thống, tác giả Trần Thị Hoàn cũng đã xây dựng quy trình của tổ chức triển lãm TLLT trực tuyến gồm các bước: Lựa chọn chủ đề - Xây dựng, trình duyệt kế hoạch tổ chức và đề cương triển lãm -

Sưu tầm, lựa chọn tài liệu và xây dựng danh mục tài liệu - Lập phương án trưng bày triển lãm và thiết kế triển lãm - Thông tin tuyên truyền - Tổ chức Lễ khai mạc -

Tổng kết, đánh giá triển lãm

Như vậy, dựa trên xuất phát điểm là các nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong TCKTSD TLLT, các công trình khoa học về hình thức TCKTSD TLLTĐT đã có lộ trình phát triển từ giai đoạn đặt vấn đề, phân loại các hình thức theo vật mang tin, theo bản gốc/bản sao cho đến các hình thức khai thác qua mạng Internet cụ thể

1.3.2.4 Những nghiên cứu về điều kiện triển khai tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

TCKTSD TLLTĐT là một nghiệp vụ lưu trữ mang tính liên ngành và phức tạp do yếu tố công nghệ chi phối Do đó, việc thực hiện trên thực tế đòi hỏi cần nghiên cứu về lý luận và sẵn sàng một hệ thống các điều kiện triển khai Tuy nhiên, trong phạm vi khảo cứu của Luận án, tác giả nhận diện được ba nội dung quan trọng

đã nhận được sự quan tâm nghiên cứu của các học giả Cụ thể là:

 Chính sách TCKTSD TLLTĐT

Chính sách TCKTSD TLLT được hiểu là “Những quy định của Nhà nước nhằm xác định các mục tiêu, giải pháp để phát huy giá trị của TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ, phát triển đất nước và đáp ứng các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo định hướng” (Nguyễn Kim Dung, 2020) Trong

khoảng thời gian gần đây, nhiều quy định của Nhà nước về mục tiêu, giải pháp phát

huy giá trị TLLT đã được ban hành, điển hình là Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày

03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu

điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình “Công bố TLLT quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế -

xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”… Tuy nhiên, công trình khoa học chuyên sâu

về vấn đề này vẫn hạn chế về số lượng Qua kết quả khảo cứu, chúng tôi nhận thấy

chỉ có một đề tài Luận án “Chính sách sử dụng TLLT ở Việt Nam” của tác giả

Nguyễn Kim Dung (2020) nghiên cứu về TCKTSD TLLTĐT mặc dù chính sách đối với loại hình tài liệu mới này chỉ là một phần nội dung của đề tài Trong đó, tác

giả đề xuất các quy định về các hình thức TCKTSD TLLTĐT nhằm khuyến khích

áp dụng và đẩy mạnh triển khai bằng các văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết

Ngoài ra, tương đối nhiều tác giả nghiên cứu về các quy định TCKTSD TLLT, trong đó TCKTSD loại hình TLLTĐT chỉ được đề cập như một nội dung thứ

yếu Chẳng hạn như, bài viết:“Hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại LTLS các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” của phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Hội thảo “Nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng TLLT” (2017) và nghiên cứu “Quy định pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT - Những vấn đề cần đổi mới” của tác

giả Nguyễn Thị Kim Thu Các nghiên cứu đều đồng thuận trong việc đưa ra đánh giá hệ thống hành lang pháp lý về TCKTSD TLLTĐT như đã khuyến khích phát huy giá trị TLLT qua các ứng dụng công nghệ thông tin và cần nghiên cứu ban hành các quy định, hướng dẫn cụ thể, tạo tiền đề triển khai trên thực tế

 Xây dựng kho lưu trữ điện tử

Là một trong những điều kiện thiết yếu để triển khai TCKTSD TLLTĐT, vấn

đề xây dựng kho lưu trữ điện tử đã được nghiên cứu bởi một số tác giả dưới góc độ quản lý lưu trữ và công nghệ thông tin Các nghiên cứu đã làm rõ nội hàm của kho lưu trữ điện tử/kho lưu trữ số Phần lớn các tác giả đều thể hiện sự đồng thuận về chức năng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử/ tài liệu lưu trữ

số dựa trên công nghệ, kỹ thuật số Có thể kể đến các công trình thuộc nhóm này

như “Kho lưu trữ số - Sự khác nhau với kho lưu trữ giấy và Trung tâm dữ liệu” của tác giả Nguyễn Thị Chinh (2022), “Nguy cơ của bảo quản số và nhiệm vụ của kho lưu trữ số” của nhóm tác giả Hà Chi, Kim Thu (2021) và “Xây dựng phần mềm kho lưu trữ điện tử của Trung ương Đảng” của tác giả Hoàng Quốc Tuấn (2015) Dưới

góc độ công nghệ thông tin, nhóm tác giả Trần Thắng, Đinh Nam Vinh, Trần Quang

Huy (2015) trong công trình “Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử: hình thức xây dựng, cách tổ chức” chỉ đưa ra định nghĩa: “kho lưu trữ điện tử là một hệ thống lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử” Đây là định nghĩa mang tính khái quát nhất và chưa

thể hiện được nội hàm của kho lưu trữ điện tử