Số hóa và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa tại các Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số ở Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Đỗ Thu Hiền SỐ HÓA VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU SỐ HÓA TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ Ở VIỆT NAM Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 03 01 TÓM TẮT LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC Hà Nôi - 2022 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Số hóa tổ chức khai thác, sử dụng (TCKTSD) tài liệu số hóa Lưu trữ lịch sử trở thành xu tất yếu đạt kết định thực tiễn Những kết thể nỗ lực ngành lưu trữ cơng đại hóa theo lộ trình chuyển đổi số Việt Nam Đồng thời, TCKTSD tài liệu lưu trữ điện tử (TLLTĐT) nhiệm vụ quan trọng nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT), đáp ứng nhu cầu dùng tin vốn ngày dựa phươn Số hóa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số Việt Nam” g tiện điện tử môi trường điện tử Cùng mục tiêu này, Nhân văn số lĩnh vực đời nhằm hỗ trợ ngành quản lý thông tin có ngành lưu trữ Các cơng cụ Nhân văn số giúp phát huy tối đa thông tin TLLTĐT, hỗ trợ người dùng tin việc thu thập, phân tích liệu TCKTSD TLLTĐT đáp ứng yêu cầu phát triển NVS hướng đắn tất yếu ngành lưu trữ nói chung Vì chúng tơi lựa chọn đề tài luận án “Số hóa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển Nhân văn số Việt Nam” Mục đích nghiên cứu luận án: Một là: Nâng cao nhận thức quan quản lý, LTLS, cán lưu trữ TCKTSD TLLT điện tử bối cảnh phát triển NVS; Hai là: Góp phần phát huy giá trị TLLT thơng qua TCKTSD TLLT điện tử dựa ứng dụng NVS 2 Mục tiêu, nhiệm vụ luận án: Luận án hướng tới mục tiêu nhiệm vụ cụ thể sau đây: 2.1 Mục tiêu: Hoàn thiện, phát triển lý luận TCKTSD TLLTĐT Việt Nam; Chứng minh mối quan hệ NVS nguồn thông tin TLLT; TCKTSD TLLTĐT; Nhận diện đánh giá điều kiện triển khai xây dựng dự án NVS thực LTLS Việt Nam nay; Đề xuất giải pháp TCKTSD TLLTĐT bối cảnh NVS 2.2 Nhiệm vụ: - Hệ thống hóa sở lý luận TCKTSD TLLTĐT NVS - Nghiên cứu làm sáng tỏ sở lý luận hoạt động thực tiễn TCKTSD TLLTĐT Việt Nam - Nghiên cứu nhóm giải pháp chuyên môn tổ chức quản lý nhằm TCKTSD TLLTĐT bối cảnh NVS Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu xác định hoạt động số hóa, TCKTSD tài liệu số hóa Lưu trữ lịch sử yêu cầu việc phát triển Nhân văn số 3.2 Phạm vi: Phạm vi nội dung: + Nghiên cứu hoạt động TCKTSD TLLTĐT bối cảnh NVS góc độ tổ chức, quản lý không tập trung nghiên cứu về: kỹ thuật cơng nghệ liên quan; số khía cạnh chuyên sâu vấn đề quyền, an ninh, phát triển dịch vụ lưu trữ… TLLT phục vụ khai thác, sử dụng mạng diện rộng; đối tượng TLLTĐT sản sinh từ giai đoạn văn thư (born-digital) thu thập vào LTLS tương lai + Nghiên cứu hoạt động TCKTSD TLLTĐT bối cảnh NVS cấp vĩ mô, không tập trung nghiên cứu giải pháp xây dựng dự án NVS khái quát cụ thể TCKTSD TLLTĐT + Nghiên cứu đối tượng tài liệu tài liệu số hóa Lưu trữ lịch sử sử dụng với thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử Bởi thuật ngữ sử dụng phổ biến nghiên cứu văn quy phạm pháp luật lưu trữ Việt Nam Phạm vi không gian: Chúng giới hạn phạm vi không gian LTLS Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, bao gồm Trung tâm Lưu trữ quốc gia LTLS cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu, khảo sát TCKTSD TLLTĐT từ năm 90 đến hoạt động diễn mạnh mẽ khoảng 10 năm trở lại (Do việc tạo lập sở liệu TLLT, cụ thể số hóa tài liệu điều kiện triển khai TCKTSD TLLTĐT TLLT số hóa giai đoạn năm 90 cung cấp phục vụ khai thác, sử dụng) Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu: để thực luận án, sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp luận: Luận án sử dụng phương pháp luận vật lịch sử vật biện chứng chủ nghĩa Mác Lênin + Phương pháp cụ thể: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng việc kế thừa kết nghiên cứu từ nguồn sách, giáo trình, đề tài khoa học luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, viết tạp chí, tham luận nhiều nguồn tài liệu khác liên quan đến nội dung nghiên cứu; - Phương pháp phân loại hệ thống hóa: Được sử dụng để phân nhóm xếp tài liệu khoa học theo vấn đề, nhóm vấn đề TCKTSD TLLTĐT NVS Đặc biệt, sử dụng phương pháp hệ thống hóa để xếp nhóm giải pháp, giải pháp cụ thể nhóm để đảm bảo tính hệ thống nội dung nghiên cứu; - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được sử dụng để nghiên cứu tài liệu, lý thuyết khác cách phân tích thành phận để tìm hiểu, làm rõ; Liên kết mặt, phận thông tin phân tích, tạo hệ thống lý thuyết TCKTSD TLLTĐT; - Phương pháp vấn: Được sử dụng để vấn số đối tượng thuộc lĩnh vực lưu trữ, công nghệ thông tin NVS qua hình thức trực tiếp, email…; - Phương pháp xử lý thông tin, số liệu: Được sử dụng để xử lý kết nghiên cứu, lập bảng biểu kết nghiên cứu; - Phương pháp so sánh: Được sử dụng việc so sánh, đối chiếu số nội dung quy định văn quản lý Nhà nước quản lý TLLTĐT; - Phương pháp chuyên gia: Sử dụng phương pháp việc vấn số chuyên gia lĩnh vực lưu trữ, công nghệ thông tin NVS nước, trực tiếp qua email 5.Tài liệu tham khảo Luận án tiếp cận sử dụng nguồn tài liệu tham khảo: sách, giáo trình lý luận thực tiễn số hóa, TCKTSD TLLTĐT NVS; văn quy phạm pháp luật số hóa, TCKTSD TLLTĐT; báo cáo kết nghiên cứu số đề tài khoa học, nhiều viết liên quan đến đề tài đăng báo tạp chí chuyên ngành Đóng góp luận án Về khoa học: Luận án góp phần bổ sung, xây dựng lý thuyết TCKTSD TLLTĐT đáp ứng yêu cầu phát triển NVS Việt Nam Về thực tiễn: Luận án góp phần nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ TCKTSD TLLTĐT Trên sở đánh giá thực trạng TCKTSD TLLTĐT Lưu trữ lịch sử, Luận án đề xuất giải pháp TCKTSD TLLTĐT đáp ứng yêu cầu NVS Việt Nam Bố cục luận án Ngoài phần mở đầu kết luận, luận án chia thành 05 chương Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận TCKTSD TLLTĐT đáp ứng yêu cầu phát triển NVS Chương 3: Thực trạng TCKTSD TLLTĐT Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển NVS Việt Nam Chương 4: Giải pháp TCKTSD TLLTĐT Lưu trữ lịch sử đáp ứng yêu cầu phát triển NVS Việt Nam Mặc dù có nhiều nỗ lực cố gắng luận án không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp q Thầy Cơ, chun gia để luận án hồn thiện Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng, TS Nguyễn Liên Hương giảng viên hướng dẫn, thầy cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng động viên, giúp đỡ tơi q trình thực luận án Xin trân trọng cảm ơn./ Tác giả Đỗ Thu Hiền CHƯƠNG TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ 1.1.Nguồn tài liệu, tư liệu sử dụng tổng quan nghiên cứu Trên sở nguồn tư liệu tài liệu khảo cứu, thu kết sau: 1.1.1 Nguồn tư liệu nước Stt Nội dung TCKTSD TLLTĐT Loại hình Tính khai thác, sử dụng TLLTĐT Hệ thống quản lý TLLTĐT Hợp tác với doanh nghiệp/tổ chức tư nhân TCKTSD TLLTĐT trực tuyến - Khái quát TCKTSD TLLTĐT - Hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS) - Mơ hình TCKTSD trực tuyến - Vấn đề pháp lý TCKTSD - Lý luận NVS - Tranh luận NVS - Phương pháp nghiên cứu NVS - Phân tích liệu - NVS ngành khoa học khác Sách Luận án Bài viết Hội thảo, Tạp chí luận Website Sách Số lượng 01 Thời gian 2005, 2016, 2017 2015 ~ 50 2005, 2006, 2008, 2011, 2014, 2017 32 2004, 2006, 2007, 20112016, 2020 Nhân văn số TCKTSD TLLTĐT liên quan đến NVS - Lịch sử hình thành phát triển NVS - Ý nghĩa NVS - Cộng tác, chia sẻ học giả - Dự án NVS Mối quan hệ công tác lưu trữ NVS - Triển vọng lưu trữ bối cảnh NVS - Mối quan hệ công tác lưu trữ NVS - Dự án NVS Bài viết Hội thảo, Tạp chí luận Website ~ 200 2016, 2018, 2019, 2020 Sách 01 2015 Bài viết Hội thảo, Tạp chí luận Website 14 2011, 2014, 20182020 Số lượng 04 Thời gian 2014, 2015, 2018, 2019 36 2007, 2008, 2013, 2014, 2021 2019, 2020 1.1.2 Nguồn tư liệu nước Stt Nội dung Loại hình - Cơng cụ tra cứu - Phịng đọc TLLT trực tuyến - Triển lãm TLLT trực tuyến TCKTSD TLLTĐT - Mục đích, ý nghĩa - Hình thức TCKTSD TLLĐT - Phần mềm TCKTSD - Điều kiện triển khai - Khái niệm, mục đích, ý nghĩa - Dự án NVS - Thư viện, di sản văn Nhân văn hóa, trung tâm tri thức số bối cảnh NVS số Luận văn Bài viết Hội thảo, Tạp chí luận Website Bài viết Hội thảo, Tạp chí luận Website TCKTSD TLLT số liên quan đến NVS - Tích hợp liệu - Khai thác TLLT trực tuyến - Khai thác liệu phi cấu trúc - Mối quan hệ lưu trữ, thư viện NVS - Cộng tác đám đông - Dự án NVS Bài viết Hội thảo, Tạp chí luận Website 03 20172020, 2022 Trên sở khảo cứu nguồn thông tin tư liệu, tổng hợp thơng tin loại hình nghiên cứu, thời gian cơng bố, tác giả, góc độ tiếp cận, phương pháp nghiên cứu 1.2 Những vấn đề nghiên cứu 1.2.1 Những nghiên cứu TCKTSD TLLT điện tử 1.2.1.1 Những nghiên cứu khái niệm  Tài liệu lưu trữ điện tử Ở nước ngoài, hầu hết tác giả thống cho tài liệu điện tử dạng tài liệu mà thông tin thể hiện, tạo lập định dạng điện tử thao phương tiện điện tử Tại Việt Nam, nghiên cứu thể đồng thuận tác giả nội hàm khái niệm bao gồm cách thức ghi tin gắn liền với phương tiện điện tử Ngoài cách định nghĩa tài liệu điện tử nhấn mạnh vào cách thức ghi tin phương tiện điện tử, công trình nghiên cứu cịn cho thấy khái niệm tài liệu điện tử định nghĩa dựa hai dạng tài liệu gồm tài liệu tạo từ đầu tài liệu số tài liệu số hóa Cũng có quan điểm loại trừ tài liệu số hóa nội hàm TLLTĐT  Tổ chức khai thác, sử dụng TLLTĐT Ở nước ngoài, số nghiên cứu đồng quan điểm cho rằng, TCKTSD TLLTĐT thuộc trách nhiệm kho lưu trữ cộng đồng người dùng, cho phép họ tìm kiếm, thu thập thơng tin phục vụ nhu cầu sử dụng Còn Việt Nam, chưa có định nghĩa thức TCKTSD TLLTĐT 1.2.1.2 Những nghiên cứu nguyên tắc TCKTSD TLLTĐT Ở nước ngồi, ngun tắc TCKTSD TLLTĐT nói chung số học giả nghiên cứu, đặt mối liên hệ với nguyên tắc quản lý TLLT truyền thống Tại Việt Nam, nguyên tắc TCKTSD TLLTĐT dừng lại mức độ nghiên cứu sơ khai 1.2.1.3 Những nghiên cứu hình thức TCKTSD TLLTĐT Các hướng nghiên cứu đa phần tập trung vào hình thức tổ chức phòng đọc trực tuyến/phòng đọc ảo tổ chức (chiếm số lượng lớn nhất) triển lãm trực tuyến/triển lãm ảo chứng thực điện tử TLLT 1.2.1.4 Những nghiên cứu điều kiện triển khai TCKTSD TLLTĐT TCKTSD TLLTĐT nghiệp vụ lưu trữ mang tính liên ngành phức tạp yếu tố công nghệ chi phối Do đó, việc thực thực tế đòi hỏi cần nghiên cứu lý luận sẵn sàng hệ thống điều kiện triển khai Tuy nhiên, phạm vi khảo cứu Luận án, nhận diện nội dung quan trọng nhận quan tâm nghiên cứu học giả Cụ thể là: Chính sách TCKTSD TLLTĐT, Xây dựng kho lưu trữ điện tử, Thiết lập hạ tầng công nghệ TCKTSD TLLTĐT 1.2.2 Những nghiên cứu TCKTSD TLLĐT mối liên hệ với NVS 1.2.2.1 Những nghiên cứu liên quan đến NVS 10 - Về sở vật chất: đảm bảo chưa đồng LTLS 3.2.3.5 Nguồn kinh phí thực Thực quy định Luật Lưu trữ, thời gian qua nhà nước đầu tư kinh phí lớn cho công tác lưu trữ tài liệu Cơ sở vật chất kinh phí cho hoạt động lưu trữ cấp, ngành quan tâm, đầu tư đáng kể, tập trung vào công việc trọng tâm Tuy nhiên, nhiều LTLS cấp tỉnh, kinh phí vấn đề ưu điểm số điều kiện triển khai số hóa quản lý TLLT sau số hóa 3.2.4 Kết đạt Với tảng từ quy định pháp luật, lực tổ chức gồm nguồn lực thông tin TLLTĐT, nhân lực, cơng nghệ, sở vật chất, kinh phí đầu tư trên, tổ chức khai thác, sử dụng TLLTĐT triển khai với kết phục vụ khai thác, sử dụng TLLTĐT hình thức TCKTSD TLLTĐT 3.3 Nhận xét 3.3.1 Về sở pháp lý Về bản, quy định TCKTSD TLLTĐT cho thấy ưu điểm giải vấn đề như: Đã đề cập định dạng, chuẩn thông tin đầu vào TLLTĐT; Đề cập tới hình thức sử dụng TLLTĐT trực tuyến dừng lại việc gợi mở, khuyến khích Bên cạnh ưu điểm trên, hệ thống quy định TCKTSD TLLTĐT tồn số hạn chế định Cụ thể hệ thống quy định dừng mức độ khái quát bước nghiệp vụ bản, chưa có quy định chi tiết 23 3.3.2 Về nhận thức Thứ nhất, đa phần đối tượng cho TCKTSD TLLTĐT (trực tuyến ngoại tuyến) thuận lợi cho người sử dụng, giảm nguy xuống cấp tài liệu giấy phát huy giá trị TLLT Thứ hai, hầu hết số cho cần thiết kết hợp sở liệu đơn vị, quan quản lý tài liệu, chí quốc gia Thứ ba, tồn lo ngại rủi ro TCKTSD TLLTĐT trực tuyến xác định hình thức mang tính cách mạng việc phát huy giá trị TLLT đảm bảo điều kiện triển khai vận hành 3.3.3 Về lực tổ chức - Thứ nhất: Về nguồn lực thông tin TLLTĐT Về bản, LTLS nỗ lực việc số hóa TLLT đạt kết định Việc số hóa TLLT LTLS nhằm phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng hiệu nhiên cịn mang tính đại trà, tự phát Tại nhiều LTLS, số hóa TLLT cịn tồn hạn chế sau: Số hóa tài liệu chưa thực đầy đủ bước theo quy trình tạo lập sở liệu TLLT; Chưa lựa chọn TLLT theo tiêu chí số hóa; Số hóa TLLT chưa chỉnh lý hoàn chỉnh Về sở liệu TLLT sau số hóa: Độ phân giải tài liệu số hóa mức sử dụng Tuy nhiên, Lưu trữ quốc gia, độ phân giải chưa phải mức lý tưởng so với số Lưu trữ quốc gia quốc gia phát triển.; Chưa có liên kết, tích hợp sở liệu TLLT LTLS hệ thơng quan lưu trữ Cịn tồn khối lượng lớn TLLT số hóa mà chưa áp dụng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào theo quy định Thông tư 02/2019/TT-BNV Bộ Nội vụ Thứ hai: Về nhân lực 24 Nhân lực thực cơng tác lưu trữ nói chung TCKTSDTLLT nói riêng nâng cao trình độ chun mơn, đáp ứng yêu cầu công việc Tuy nhiên, hạn chế vấn đề nhân lực thể qua khía cạnh sau: viên chức có trình độ nghiệp vụ lưu trữ thường yếu trình độ kỹ thuật, cơng nghệ ngược lại; tư nguyên tắc, yêu cầu TCKTSD TLLTĐT cán cịn hạn chế; chưa có khả tham mưu tốt Cán lưu trữ chưa xác định trách nhiệm thân triển khai lưu trữ điện tử TCKTSD TLLTĐT; khả tư vấn cán lưu trữ phục vụ khai thác, sử dụng chưa thực tốt Thứ ba: Về công nghệ hạ tầng kỹ thuật Ở góc độ quản lý, nhận thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ chưa đạo, triển khai cách liệt, thống nhất, đồng bộ, chưa khai thác hết tiềm năng, mạnh khoa học kỹ thuật, đặc biệt công nghệ thông tin để ứng dụng vào công tác văn thư, lưu trữ Tính đồng thống công nghệ hạn chế lớn thời điểm Đối với khâu tạo lập, quản lý sở liệu TLLT (số hóa), thiết bị sử dụng chưa tạo thuận tiện cho việc quét tài liệu với số lượng lớn, vật mang tin tài liệu xuống cấp, vật mang tin tài liệu với kích cỡ lớn Ở số LTLS, TLLT số hóa mà chưa sử dụng phần mềm để quản lý nên chưa thể tiến hành triển khai TCKTSDTLLT số 3.3.4 Nhận xét thực trạng TCKTSD TLLTĐT LTLS góc độ NVS Xét từ yêu cầu việc triển khai NVS từ quan điểm NVS mức độ phát triển cao TCKTSDTLLT, nhận diện số hạn chế chưa tạo thuận lợi, bao gồm: Kết đạt 25 khối lượng sở liệu TLLT tạo lập tạo thuận lợi để hình thành “nguyên liệu” cho dự án NVS; Chưa sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) TLLT số hóa; Độ phân giải ảnh quét tài liệu mức trung bình (200 dpi) chí thấp (100 -150 dpi); Tích hợp sở liệu TLLT LTLS chưa thực Tiểu kết Chương TCKTSD TLLTĐT LTLS đạt kết bước đầu lộ trình “chuyển mình” phát triển công nghệ, kỹ thuật số Những kết thể hệ thống hành lang pháp lý, nhận thức, sở liệu TLLT lực TCKTSD TLLTĐT LTLS Dựa kết khảo sát, kết luận sơ ưu điểm, hạn chế thực tế triển khai hoạt động TCKTSD TLLTĐT theo nhóm nội dung Đồng thời, số yếu tố thuộc thực trạng TCKTSDTLLĐT nhận diện có liên quan tới NVS Trên sở nhận diện yếu tố này, chúng tơi phân tích đưa đánh giá đáp ứng yếu tố yêu cầu thực dự án NVS 26 CHƯƠNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN NHÂN VĂN SỐ Ở VIỆT NAM 4.1 Bối cảnh định hướng 4.1.1 Bối cảnh TCKTSD TLLTĐT đặt bối cảnh bao gồm lộ trình phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 20212025; Sự thay đổi phương thức tiếp cận thông tin người; Sự phát triển công nghệ thông tin, công nghệ số trình chuyển đổi số Việt Nam 4.1.2 Định hướng  Về chủ trương: Chủ trương liên quan tới TCKTSD TLLTĐT xác định rõ: Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu TLLT điện tử hình thành trình hoạt động quan nhà nước; Nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp việc tiếp cận sử dụng TLLT quan nhà nước Bên cạnh đó, gần chủ trương tăng cường đổi phương thức công bố TLLT theo hướng phù hợp xu hướng phát triển cơng nghệ thơng tin, tích hợp, chia sẻ liệu công bố TLLT quốc gia, góp phần xóa bỏ rào cản thời gian, khơng gian địa lý để cơng tiếp cận với thơng tin TLLT nhanh chóng  Về tiêu: TCKTSD TLLTĐT đặt tiêu cần đạt giai đoạn 2020-2025 theo Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước” Các tiêu liên quan tới số hóa TLLT, hình thành sở liệu TLLT,tích hợp sở liệu TLLT phục vụ khai thác qua mạng 27 4.2 Phương án xây dựng NVS TCKTSDTLLT điện tử Nhận diện TCKTSD TLLTĐT mức độ phát triển cao thời điểm xây dựng dự án NVS TLLT, đề xuất phương án cụ thể - Phương án 1: Xây dựng dự án ứng dụng 3D, thực tế ảo - Phương án 2: Xây dựng dự án phòng đọc trực tuyến đơn tảng sở liệu phạm vi khác - Phương án 3: Xây dựng dự án phòng đọc trực tuyến hỗ trợ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn dựa phân tích liệu trực quan hóa kết tìm kiếm 4.3 Giải pháp TCKTSDTLLT điện tử đáp ứng yêu cầu phát triển NVS Việt Nam 4.3.1 Yêu cầu giải pháp TCKTSDTLLT bối cảnh phát triển NVS Xuất phát từ kết nhận diện điểm khu biệt đó, chúng tơi nghiên cứu đề xuất yêu cầu cần đảm bảo xây dựng triển khai giải pháp TCKTSD TLLTĐT: Thực chủ trương định hướng TCKTSD TLLT; Xuất phát từ bối cảnh điều kiện triển khai thời điểm tại; Đảm bảo nguyên tắc TCKTSDTLLT truyền thống 4.3.2 Nhóm giải pháp chuyên môn 4.3.2.1 Tạo lập sở liệu TLLTĐT  Số hóa TLLT: Việc số hóa tài liệu cần thực kèm theo nhiệm vụ sau: Thực chuẩn liệu đầu vào; Cải thiện độ phân giải; Sử dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition); Xây dựng quản lý siêu liệu tài liệu, hồ sơ lưu trữ  Tích hợp sở liệu TLLT 28 Tích hợp sở liệu TLLT tích hợp theo phạm vi: Tích hợp CSDL phạm vi quan lưu trữ; Tích hợp CSDL TLLT phạm vi toàn hệ thống quan lưu trữ; Tích hợp tạo vùng liên kết với hệ thống CSDL quan thuộc lĩnh vực khác có liên quan Trách nhiệm quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ trách nhiệm LTLS tích hợp sở liệu TLLT cần xác định rõ ràng 4.3.2.2 Quản lý sở liệu TLLTĐT Hệ thống quản lý TLLT điện tử (Kho Lưu trữ điện tử) toàn hạ tầng kỹ thuật bảo đảm tài liệu điện tử quản lý, sử dụng xác nhận độ tin cậy tính khả dụng Trong đó, yêu cầu thiết kế Hệ thống gồm: Đáp ứng chức hỗ trợ quy trình nghiệp vụ lưu trữ; Bảo đảm độ xác thực tà liệu tính khả dụng; Có khả liên thơng, tích hợp với hệ thống khác; Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam kết nối với Hệ thống quản lý văn điều hành quan nhà nước Chức Hệ thống phải bao gồm: kết nối liên thơng; an tồn thơng tin; Bảo đảm thực đầy đủ yêu cầu thống kê, tìm kiếm sử dụng TLLT; quản lý siêu liệu 4.3.2.3 Xây dựng cơng cụ phân tích trực quan hóa liệu TLLT Phân tích liệu dựa việc xác định ngữ cảnh liệu hay phân lớp liệu Sau thực phân tích liệu nhiệm vụ phải làm để hiển thị kết quả, làm trực quan hóa kết dạng diễn giải dễ hiểu người sử dụng Về bản, để thực việc phân tích liệu cần phải chuẩn hóa liệu Ngồi việc đáp ứng sở liệu để tiến hành tham chiếu, 29 kho lưu trữ cần phải tập trung vào phương tiện để tiến hành phân tích 4.3.2.4 Thiết lập cộng tác đám đông Với bối cảnh điều kiện xác định trên, đề xuất thiết lập cộng tác đám động giai đoạn trước mắt Với hình thức TCKTSD TLLTĐT triển lãm trực tuyến, triển lãm trực tuyến có sử dụng cơng nghệ 3D VR, phòng đọc trực tuyến, phòng đọc trực tuyến có ứng dụng cơng nghệ phân tích liệu trực quan hóa liệu, quan lưu trữ tạo lập vùng thuộc cổng thơng tin điện tử để thực cộng tác đám đông Tuy nhiên, cộng tác đám đơng cịn bao gồm việc huy động cộng tác hiến, tặng TLLT lưu trữ nhân dân Với giải pháp chuyên môn trên, cần xác định rằng, tất giải pháp áp dụng phương án TCKTSDTLLT bối cảnh NVS đề cập 4.3.3 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý Liên quan tới khía cạnh tổ chức quản lý, giải pháp dây nghiên cứu xây dựng góc độ thực LTLS từ Trung ương tới địa phương Đây quan trực tiếp quản lý TLLTĐT đồng thời trực tiếp thực TCKTSD nguồn thông tin dựa nguồn lực cần thiết 4.3.3.1 Tham gia vận động sách, tham mưu xây dựng sách Việc đề xuất tổ chức quốc tế NVS, Trung tâm NVS quốc gia phát triển tham gia hỗ trợ q trình vận động sách kinh nghiệm thực số quốc gia giai đoạn sơ khai hình thành NVS Với tư cách quan quản lý dạng thơng tin có giá trị đặc biệt TLLT, LTLS 30 tích cực vận động sách đồng thời nghiên cứu, tham mưu, góp phần xây dựng sách NVS Việt Nam 4.3.3.2 Tham mưu hoàn thiện hệ thống quy định TCKTSD TLLTĐT Với tồn thiếu sót hệ thống quy định nay, đề xuất sửa đổi, bổ sung số nội dung quan trọng liên quan đến lưu trữ điện tử nói chung TCKTSD TLLTĐT nói riêng: Tham mưu điều chỉnh quy định quản lý TLLTĐT nói chung, tạo tiền đề cho việc TCKTSD TLLTĐT qua việc bổ sung, sửa đổi Luật Lưu trữ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP; Tham mưu xây dựng, ban hành Thông tư quy định chi tiết vấn đề TCKTSD TLTLĐT 4.3.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực Đối tượng cần đào tạo, bồi dưỡng cán quản lý cấp; Công chức, viên chức quản lý, thực nghiệp vụ; Công chức, viên chức phụ trách phận công nghệ thông tin Nội dung đào tạo, bồi dưỡng cần xây dựng hai nhóm đối tượng cơng chức, viên chức quản lý, thực công tác lưu trữ, TCKTSDTLLT nhóm cơng chức, viên chức phụ trách cơng nghệ thơng tin quan lưu trữ Điều hướng tới đào tạo, bồi dưỡng “chéo” chuyên ngành hai nhóm đối tượng 4.3.3.4 Xây dựng đội ngũ chuyên gia, đào tạo người dùng Mỗi cán lưu trữ phụ trách TCKTSD TLLTĐT cần giữ vai trò chun gia thơng tin Nhiệm vụ họ khơng cịn đơn giản việc xử lý thủ tục khai thác cho người dùng cung cấp thông tin TLLT theo yêu cầu mà dần chuyển sang vai trò làm chủ nguồn tài nguyên thông tin lưu trữ Vấn đề đào tạo người dùng cần quan tâm xây dựng kế hoạch triển khai Trong đó, đào tạo người dùng 31 cần trọng vào cách thức sử dụng cơng cụ NVS phân tích liệu, trực quan hóa kết liệu tìm kiếm được… 4.3.3.5 Đầu tư kinh phí, đảm bảo hạ tầng cơng nghệ Về vấn đề này, đề xuất kinh phí thực từ nguồn ngân sách nhà nước nguồn kinh phí hợp pháp khác; Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bố trí kinh phí thực nhiệm vụ Đề án dự tốn ngân sách hàng năm cấp có thẩm quyền giao; Huy động tài trợ, viện trợ quốc tế huy động xã hội, cộng đồng nguồn hợp pháp khác (nếu có) 4.3.3.6 Thiết lập hệ thống bên liên quan Cần thiết lập hệ thống bên liên quan nhằm chia sẻ thông tin nội dung cần thực TCKTSD TLLTĐT xây dựng dự án NVS; chia sẻ thông tin nhu cầu người sử dụng; hỗ trợ kinh phí thực hiện… Các bên liên quan gồm: Các sở đào tạo, LTLS, quan quản lý tài liệu, tư liệu, vật thể khác 4.3.3.7 Đẩy mạnh hoạt động hợp tác quốc tế Các quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ LTLS Việt Nam cần tìm kiếm, xác định sẵn sàng hợp tác với bên thứ ba để thực TCKTSD TLLTĐT, hướng đến xây dựng dự án NVS Các đối tác nước ngồi Lưu trữ quốc gia, tổ chức quản lý tư liệu, tài liệu tổ chức NVS giới Nội dung hợp tác quốc tế chia sẻ tư liệu, tài liệu; tích hợp sở liệu phạm vi định (cơ sở liệu dạng thông tin cấp 2); đào tạo, bồi dưỡng nhân lực; nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ; xây dựng khuôn khổ pháp lý (Điều ước quốc tế), tài trợ kinh phí Tiểu kết Chương Trên sở nghiên cứu tổng quan công trình khoa học, sở lý luận thực trạng TCKTSD TLLTĐT bối cảnh phát 32 triển NVS, chúng tơi đề xuất hai nhóm giải pháp chuyên môn giải pháp mặt tổ chức, quản lý Về bản, hệ thống giải pháp đảm bảo vấn đề sau: Phù hợp với chủ trương, định hướng Đảng Nhà nước; Phù hợp lực TCKTSDTLTLĐT quan quản lý TLLT; Mở hướng TCKTSDTLTLĐT trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin, chia sẻ thông tin xã hội.; Xây dựng kèm theo yêu cầu đặc biệt nhấn mạnh đến việc đảm bảo nguyên tắc việc TCKTSDTLLT truyền thống 33 KẾT LUẬN Trong bối cảnh nay, công nghệ thông tin trở thành động lực quan trọng phát triển lĩnh vực có ngành lưu trữ nói riêng Thời gian qua, thực nội dung quy hoạch, ngành lưu trữ ứng dụng phát huy vai trị cơng nghệ thơng tin việc quản lý thực khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ có số hóa TLLT truyền thống Thực tiễn cho thấy khối lượng TLLT tương đối lớn LTLS số hóa TLLT số hóa tiền đề quan trọng nhằm xây dựng hình thức TCKTSDTLLT triển lãm điện tử, khai thác TLLT mạng toàn cầu… Các hình thức TCKTSDmới đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu thời kỳ đại mà phương thức tiếp cận thông tin người có thay đổi lớn Xuất phát từ xu hướng phát triển ngành lưu trữ theo lộ trình phát triển công nghệ thông tin, công chuyển đổi số quốc gia thay đổi cách thức tiếp cận thông tin xã hội, chúng tơi lựa chọn lĩnh vực NVS nhằm góp phần đưa hoạt động TCKTSDTLTLĐT lên cấp độ phát triển cao Thực mục tiêu nghiên cứu này, Luận án giải vấn đề thuộc phạm vi nghiên cứu, bao gồm: Một là: Hệ thống hóa tổng hợp sở lý luận TCKTSD TLLTĐT NVS đồng thời khoảng trống nghiên cứu nói chung khoảng trống thuộc phạm vi nghiên cứu Luận án cần giải Hai là: Làm rõ NVS qua việc định nghĩa khái niệm, phân tích ý nghĩa đặc biệt khái niệm dự án NVS sử dụng khuôn khổ luận án Trên sở lý thuyết NVS, TCKTSD TLLTĐT, làm rõ chứng minh mối quan hệ hai lĩnh vực 34 thông qua vai trò TCKTSD TLLTĐT NVS ý nghĩa NVS TCKTSD TLLTĐT Khung lý thuyết TCKTSD TLLTĐT bối cảnh NVS có vai trị quan trọng việc nghiên cứu, thể kết nghiên cứu thực trạng giải pháp TCKTSD TLLTĐT Chương Ba là: Dựa kết khảo sát, kết luận sơ ưu điểm, hạn chế thực tế triển khai hoạt động TCKTSD TLLTĐT theo nhóm nội dung Đồng thời, số yếu tố thuộc thực trạng TCKTSDTLLĐT nhận diện có liên quan tới NVS Trên sở nhận diện yếu tố này, chúng tơi phân tích đưa đánh giá đáp ứng yếu tố yêu cầu thực dự án NVS Bốn là: Đề xuất hai nhóm giải pháp chun mơn giải pháp mặt tổ chức, quản lý nhấn mạnh yêu cầu cần tuân thủ áp dụng giải pháp Những yêu cầu chủ yếu liên quan tới điểm khu biệt TLLT so với loại hình tư liệu, tài liệu khác Từ kết nghiên cứu đóng góp đề tài lý luận thực tiễn, Luận án mở hướng nghiên cứu cho ngành Lưu trữ học: Thứ nhất, nghiên cứu vấn đề chuyên sâu quyền, an ninh, rủi ro, phát triển dịch vụ người dùng, phân cấp phân quyền quản lý… TLLT phục vụ khai thác, sử dụng mạng diện rộng; Thứ hai, nghiên cứu xây dựng dự án NVS áp dụng Lưu trữ Các dự án này nghiên cứu cấp độ khái quát cụ thể khối TLLT theo chủ đề theo loại hình tài liệu TLLT nghe – nhìn; TLLT khoa học – công nghệ; 35 TLLT cá nhân, gia đình, dịng họ; khối TLLT mộc bản; khối TLLT Châu (các TLLT có thơng tin ngơn ngữ tượng hình)… Thứ ba, nghiên cứu TCKTSD TLLTĐT góc độ quản lý vòng đời TLLTĐT Cụ thể yêu cầu đặt với việc quản lý đối tượng TLLTĐT sản sinh từ giai đoạn văn thư (born-digital) thu thập vào LTLS tương lai, yêu cầu Hệ thống quản lý TLLTĐT… Thứ tư, nghiên cứu vấn đề liên quan đến công nghệ, hạ tầng kỹ thuật gồm hệ thống trang thiết bị tạo lập quản lý sở liệu TLLTĐT, máy chủ, máy trạm, liên kết Web, phương pháp nhận diện ký tự quang học… sở hợp tác nghiên cứu với chuyên gia công nghệ thông tin 36 DANH MỤC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Đỗ Thu Hiền (2015), Những ưu phòng đọc trực tuyến tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (9), tr.16-24 Đỗ Thu Hiền (2020), “Lưu trữ số, thư viện số: Nền tảng xây dựng Nhân văn số thức”, Phát triển mơ hình trung tâm tri thức số cho thư viện Việt Nam, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.422 Đỗ Thu Hiền (2022), “Integrating archive database to provide access to digital archives”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế First International conference on Social science and Humanities Issues, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Đỗ Thu Hiền (2022), “Digital humanities projects for providing access to the digital archival documents of Vietnamese history”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế Archival documents about Vietnam in modern and contemporary history – Values and accessible, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội 37