Bên cạnh đó, việc ứng dụng các tiện ích từ các phần mềm Google apps, Mindmanager, Excel, … chưa nhiều, đặc biệt là công cụ Google drive với tiện ích Google sheets, Google documents, Goog
Trang 1Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 1
1 Phần mở đầu
1.1 Lý do chọn đề tài
Sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông đã, đang và sẽ là nhân tố thúc đẩy sự phát triển của thế giới Có thể nói, CNTT và truyền thông đã tác động tích cực tới hầu hết các ngành nghề trong xã hội, trong đó có lĩnh vực giáo dục, nơi tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT cả trong dạy học và trong quản lý đều đã được chứng minh
Từ phía Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD&ĐT), những năm gần đây đã có các đề
án, dự án nhằm nâng cao năng lực giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục cũng như tăng tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong nhà trường Ở Hướng dẫn thực hiện nhiệm
vụ năm học hàng năm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT luôn được nhấn mạnh Cụ thể theo Hướng dẫn số 4323/BGDĐT-GDTH ban hành ngày 25-08-2015 về nhiệm vụ năm học
2015 – 2016 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo xác định trong phần nhiệm vụ chung có đề cập đến: “Đổi mới mạnh mẽ công tác quản lý, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục; đề cao trách nhiệm, khuyến khích sự sáng tạo của giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong dạy học và quản lý” Do đó, trước hết mỗi cán bộ quản lý (CBQL) trường học cần nhận thức được vai trò của CNTT trong công tác quản lý giáo dục và chủ động tích cực ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu suất quản lý Trong các năm qua việc ứng dụng CNTT trong quản lý đa phần tập trung vào tài chánh bằng phần mềm MISA, thư viện bằng phần mềm VEMIS, điểm số có phần mềm S-MAS của Viettel, thông tin giáo viên bằng phần mềm PMIS, bảo hiểm xã hội cũng có phần mềm riêng, Bên cạnh đó, việc ứng dụng các tiện ích từ các phần mềm Google apps, Mindmanager, Excel, … chưa nhiều, đặc biệt là công cụ Google drive với tiện ích Google sheets, Google documents, Google forms, … rất cần thiết cho công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu,… khi muốn tổng hợp số nhanh và hiệu quả cao Đối với CBQL thì việc báo cáo, thu thập thông tin, số liệu, … là một việc làm thường xuyên, tốn nhiều công sức và thời gian, lại diễn ra từ năm này sang năm khác Vấn đề đặt ra là làm sao có thể tập hợp được tất cả các báo cáo của các tổ chuyên môn, các bộ phận, các thông tin (ý kiến), các số liệu,… để cho ra một báo cáo chung một cách tự động, ít tốn
Trang 2Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 2
thời gian, công sức của CBQL Nhận thấy được điều đó, bằng kinh nghiệm sử dụng Google drive và qua quá trình tìm hiểu các tài liệu, tôi lựa chọn giải pháp là: “Sử dụng Google drive trong công tác báo cáo, thu th ập thông tin và số liệu tại trường THPT
Võ Thành Trinh”
1.2 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu này có mục đích tạo được các biểu mẫu báo cáo, mẫu đăng kí để thu thập được báo cáo, số liệu một cách tự động, giảm thời gian và công sức viết báo cáo, tập hợp thông tin, số liệu, của CBQL
1.3 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để giải quyết vấn đề đặt ra trong phần lý do chọn đề tài, tôi xác định các nhiệm vụ nghiên cứu sau:
- Nghiên cứu các biểu mẫu báo cáo của các bộ phận, cách tập hợp báo cáo của các
bộ phận
- Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn trên mạng internet, tìm hiểu các phương pháp, cách thức tạo mẫu trong Google drive, thiết lập một hướng dẫn tạo mẫu online để tiến hành thực nghiệm đề tài Từ đó đánh giá kết quả, đưa ra kết luận và kiến nghị
1.4 Đối tượng và khách thể nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Các biểu mẫu báo cáo, thông tin, số liệu cần thu thập thông tin
Các tiện ích trong công cụ Google drive
Cách tạo biểu mẫu online từ các tiện ích của Google drive: Google sheets, Google documents, Google forms,
- Khách thể nghiên cứu:
Cách thức tập hợp báo cáo, thu thập thông tin, số liệu
Thuận lợi của việc báo cáo online
Trang 3Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 3
1.5 Phạm vi nghiên cứu
Việc tập hợp báo cáo, thu thập thông tin và số liệu online thông qua Google drive đối với CBQL ở trường THPT Võ Thành Trinh
1.6 Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập các biểu mẫu, cách tạo biểu mẫu trong Google Drive và tính năng, tác dụng của biểu mẫu
- Nghiên cứu thực nghiệm: Triển khai, hướng dẫn sử dụng thông qua các lần họp cốt cán Mở rộng sử dụng Google drive đối với tất các bộ phận trong nhà trường để đánh giá tác dụng của việc báo cáo online thông qua Google drive
- Rút ra kết luận và khuyến nghị
1.7 Cấu trúc của sáng kiến kinh nghiệm (SKKN)
- Phần mở đầu
- Phần nội dung
Phân tích tình hình thực tế của trường THPT Võ Thành Trinh
Thực trạng của vấn đề nghiên cứu
Giải pháp giải quyết vấn đề nghiên cứu
Trang 4Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 4
2 Phần nội dung
2.1 Phân tích tình hình thực tế trong cách thức báo cáo, thu thập thông tin, số
liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh – Chợ Mới – An Giang
2.1.1 Khái quát về trường THPT Võ Thành Trinh – Chợ Mới – An Giang
Trường THPT Võ Thành Trinh được đổi tên từ trường THPT Hòa Bình theo quyết định số: 1497/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2015 Trường được thành lập từ năm
2001, được tách ra từ trường cấp 2, 3 Hòa Bình Trường còn khá non trẻ, ra đời tròn 15 năm nhưng quy mô trường lớp tăng khá nhanh, ban đầu chỉ có 4 lớp với hơn 150 học sinh, đến nay được 28 lớp với hơn 900 học sinh Điều đáng phấn khởi là năm học 2012-
2013, trường được đầu tư xây dựng mới khang trang với kinh phí hơn 50 tỉ đồng trên diện tích hơn 10 ha
Hiện tại trường tọa lạc tại ấp An Thuận, xã Hòa Bình, huyện Chợ Mới, tỉnh An Giang, cổng trường nằm ở phía Đông giáp tỉnh lộ 91, cách bến phà An Hòa khoảng 100m Trường có địa bàn tuyển sinh rộng, gồm 4 xã Hòa Bình, Hòa An, An Thạnh Trung và Hội
An nên nhiều học sinh đi học đoạn đường khá xa, có em nhà cách trường 15 km Các em
đa phần là con nông dân, lao động chân tay nên điều kiện kinh tế khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện các chỉ tiêu phấn đấu của nhà trường về duy trì sĩ số và chất lượng giáo dục ổn định
* Tình hình đội ngũ:
Hiện nay, trường có 75 cán bộ, giáo viên, nhân viên, đảm bảo đủ số vị trí việc làm, trong đó 4 cán bộ quản lý đều được học lớp cán bộ quản lý trường học, 100% giáo viên đạt trình độ đại học trở lên trong đó có 8 thạc sĩ, 2 đang học cao học chiếm 15,1% tổng số giáo viên Đa số giáo viên là trẻ, nhiệt tình, có ý chí cầu tiến, luôn phấn đấu đạt những thành tích tốt cho nhà trường Tuy nhiên, do trẻ nên nhiều giáo viên còn thiếu kinh nghiệm trong công tác giáo dục học sinh
Trường có 01 tổ hành chính và 10 tổ chuyên môn đó là Toán, Lý - CN, Hóa, Sinh -
CN, Ngữ Văn, Sử - Địa, Ngoại Ngữ, Tin học, Thể dục - QPAN, GDCD - HN Các Tổ
Trang 5Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 5
trưởng có năng lực chuyên môn khá tốt và có khả năng tổ chức các hoạt động chuyên môn của nhà trường
2.1.2 Thực trạng công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu tại trường
THPT Võ Thành Trinh
* Nh ững thuận lợi:
- Tất cả các giáo viên đều đã quen và thành thao trong việc sử dụng Gmail Đồng thời trường có lắp đặt hệ thông Wifi để giáo viên có thể truy cập bất cứ lúc nào khi cần thiết, bên cạnh đó Ban lãnh đạo tư vấn cho giáo viên lắp đặt internet tại nhà theo gói cước
ưu đãi của giáo viên để thuận lợi trong công tác báo cáo, giảng dạy, tự nghiên cứu …
- Thông tin của cơ quan đều được chuyến đến Gmail của cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường
- Tất cả báo cáo của của các bộ phận đều được gởi qua mail theo thời hạn đã được
Trang 6Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 6
trưởng chuyên môn để viết thành một báo cáo chung của bộ phận chuyên môn rất tốn thời gian, đôi khi sẽ bị động về thời gian nếu tất cả các tổ đều báo cáo vào ngày cuối cùng theo hạn định thì Phó Hiệu trưởng chuyên môn
sẽ rất vất vả trong việc tập hợp số liệu để cho ra một báo cáo chung
Về công tác ngoài giờ: Việc phải tập hợp tất cả các báo cáo của các giáo viên chủ nhiệm để viết thành một báo cáo chung của bộ phận ngoài giờ rất tốn thời gian, đôi khi sẽ bị động về thời gian nếu tất cả các giáo viên chủ nhiệm đều báo cáo vào ngày cuối cùng theo hạn định thì Phó Hiệu trưởng ngoài giờ sẽ rất vất vả trong việc tập hợp số liệu để cho ra một báo cáo chung
Về cơ sở vật chất: Việc phải tập hợp các số liệu giáo viên đã sử dụng các thiết bị giảng dạy từ cán bộ chuyên trách thiệt bị, cán bộ phòng bộ môn rất vất vả, chưa kể đến các số liệu đôi khi không trùng khớp giữa số liệu của giáo viên sử dụng và của cán bộ phụ trách
Về đăng kí sử dụng thiết bị: Mỗi tuần phát cho giáo viên một mẫu để cho giáo viên đăng kí, sau đó giáo viên gởi lại cho bộ phận thiết bị để bộ phận thiết bị sắp xếp, giáo viên gởi chậm có đôi khi không mượn được, thậm chí quay lại hờn trách, nghi ngờ là không biết có thực sự chậm hay là ưu tiên cho giáo viên khác, gây ra những hiểu nhầm không đáng có
Về công tác báo cáo gởi Sở: Đôi khi do tính chất công việc nên có những báo cáo gởi Sở “rất khẩn” và phải cần đến sự hỗ trợ của Google drive thì
mới có thể đỡ vất vả cho người làm báo cáo, đặc biệt là đối với các báo cáo liên quan đến số liệu
2.1.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức trong cách thức báo
cáo, thu thập thông tin, số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh 2.1.3.1 Điểm mạnh:
- 100% giáo viên đạt trình độ đại học trở lên trong đó có 8 thạc sĩ và 2 đang học cao học, chiếm 15,1% tổng số giáo viên, đa số giáo viên là trẻ
Trang 7Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 7
- 100% giáo viên đều có chứng chỉ “A” tin học
- Từ năm 2007, Hiệu trưởng đã chỉ đạo cho Tổ Tin học tạo địa chỉ Gmail cho tất cả các giáo viên của trường theo quy ước sau:
1 Trần Nguyễn Khái Hưng trannguyenkhaihunghb.angiang@gmail.com
- Đối với giáo viên mới về trường cũng đều được cấp Gmail theo quy ước chung để tiện cho việc thông tin liên lạc giữa Ban lãnh đạo, giáo viên và học sinh
- Lãnh đạo nhà trường đều được trang bị những kiến thức cần thiết và hữu ích từ lớp bồi dưỡng CBQL trường trung học
- Lãnh đạo nhà trường luôn có sự đoàn kết, trong công tác quản lý thường có sự phân công công việc rõ ràng, thường xuyên trao đổi bàn bạc, hoạch định các kế hoạch, công việc của nhà trường, phối hợp chặt chẽ với các ban ngành đoàn thể, làm tốt các công tác tuyên truyền, vận động giáo viên nâng cao nhận thức trong việc ứng dụng CNTT vào công tác của bản thân
- Cán bộ quản lý nhà trường luôn nhiệt tình, tâm huyết với trường, luôn cố gắng đổi mới công tác quản lý
2.1.3.2 Điểm yếu:
- Một số giáo viên còn chậm trễ trong công tác báo cáo
- Đa số giáo viên chưa có kết nối internet
- Chưa biết được các tiện ích Google sheets, Google documents, Google forms trong công cụ Google drive hỗ trợ rất tốt trong công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu
2.1.3.3 Thời cơ:
- Nhà trường luôn nhận được sự quan tâm của Đảng ủy, chính quyền địa phương, các ban ngành đoàn thể, đặc biệt được sự chỉ đạo thường xuyên của Ngành và lãnh đạo
Trang 8Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 8
huyện Trường đang được đầu tư để xây dựng lên trường chuẩn Quốc gia
- Nghị quyết số 29-NQ/TW ngày 4/11/2013 Hội nghị Trung ương 8 khóa XI về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo có đề cập đến đổi mới công tác quản lý
2.1.3.4 Thách thức:
Chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, công nhân viên phải đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục
2.2 Giải pháp và Thực nghiệm
2.2.1 Giải pháp: Hướng dẫn cách tạo mẫu với Google drive
Trong Google drive hiện nay có tích hợp một ứng dụng cho phép tạo mẫu online được các công ty, đơn vị kinh doanh thường dùng để khảo sát khách hàng hoặc đối tác, tạo phiếu hỏi khi cần điều tra một số thông tin liên quan Để tạo mẫu online chúng ta có thể tham khảo các tài liệu hướng dẫn trên mạng internet tại rất nhiều địa chỉ, ví dụ: Tạo phi ếu khảo sát trực tuyến với Google Docs tại địa chỉ:
tuyen-voi-google-docs
https://sites.google.com/site/vitinhquocbaoltt/ngoai-khoa-tin-hoc/tao-phieu-khao-sat-truc-Nhìn chung để tạo mẫu trong Google Drive chúng ta thực hiện theo các bước cơ bản sau đây theo tài liệu tham khảo “Hướng dẫn sử dụng Google drive tạo mẫu Forms đăng ký – forms bán hàng cơ bản” tại địa chỉ:
mau-forms-dang-ky-forms-ban-hang-co-ban/
https://phamngocluong.wordpress.com/2014/06/03/huong-dan-su-dung-google-drive-tao-Bước 1: Truy cập Gmail Chọn ứng dụng Drive trên góc trái màn
hình
Bước 2 Tạo Forms
Trang 9Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 9
Click vào Drive, Chọn “Tạo mới”, chọn “Google biểu mẫu” (lưu ý ai dùng ngôn ngữ
tiếng Anh thì nhấn “Create” rồi chọn “Forms”) Cửa sổ hiện ra như hình ảnh sau:
Bước 3: Tạo nội dung cho Forms
Các dạng câu hỏi có thể tạo trong Forms bao gồm:
1 Văn bản: Loại câu hỏi này thì mục trả lời sẽ là 1 câu, 1 đoạn Loại này sử dụng khi
bạn muốn đặt 1 câu hỏi mở cho khách hàng (học sinh), không có đáp án cụ thể
Ví dụ: Nguyện vọng của bạn khi tham gia khóa học là gì?
2 Văn bản của đoạn văn: Tương tự như văn bản nhưng phần trả lời được mở rộng hơn
3 Nhiều lựa chọn: Loại này thì phần đáp án sẽ có nhiều lựa chọn, học sinh chỉ được
chọn 1 trong các đáp án mình đưa ra (có thể thêm đáp án khác)
Ví dụ: Bạn chọn học vào ca nào?
O Sáng
O Chiều
O Tối
Trang 10Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 10
4 Hộp kiểm: Tương tự như “Nhiều lựa chọn” nhưng học sinh sẽ được chọn nhiều hơn 1
đáp án (cũng có thể thêm đáp án khác)
5 Chọn từ danh sách: Tương tự như “Nhiều lựa chọn”, nhưng học sinh chỉ được chọn
các đáp án có sẵn mình đưa ra, không được đưa ra đáp án khác
6 Thang tỉ lệ: Tạo ra thang đo tỉ lệ Ví dụ: Theo bạn học tiếng anh có quan trọng không?
7 Lưới: Tạo ra nhiều lựa chọn theo cả hàng và cột, phù hợp cho việc khảo sát
Đưa ra lựa chọn về thời gian, phù hợp việc tạo câu hỏi về ngày sinh của học sinh hoặc lựa chọn thời gian
8 Ngày: Tạo ra lựa chọn về ngày tháng trong mẫu khảo sát
9 Thời gian: Tạo lựa chọn về thời gian cụ thể: Giờ - Phút – Giây
Như vậy thay vì tạo một phiếu hỏi hỏi ý kiến của học sinh trên Word hoặc Exel, chúng ta có thể sử dụng ứng dụng tạo mẫu để tạo một phiếu hỏi Tùy theo mục đích có thể
sử dụng một hoặc một vài kiểu câu hỏi trong 9 dạng câu hỏi nói trên Trong đề tài này tôi
sử dụng phiếu hỏi với câu hỏi nhiều lựa chọn (dạng 2)
2.2.2 Thực nghiệm
2.2.2.1 Tạo mẫu thực nghiệm
- Từ năm học 2014 – 2015 trở về trước, các giáo viên, tổ trưởng, các phòng bộ môn đều báo cáo qua Gmail Sau đó cán bộ quản lí sẽ tải về và tập hợp lại để cho ra một báo cáo chung Việc làm này sẽ tốn nhiều thời gian, công sức và đã trở nên phổ biến không riêng gì trường Võ Thành Trinh mà hầu hết các trường trên địa bàn tỉnh An Giang đều như thế
- Từ đầu năm học 2015 – 2016 đến nay, tôi đã mạnh dạn ứng dụng bộ công cụ của Google drive: Google sheets, Google documents, Google forms để tạo ra các biểu mẫu
mà cán bộ quản lí muốn đạt được, sau đó chia sẻ đến giáo viên, tổ trưởng, các phòng bộ môn, để tập hợp thông tin, số liệu, và tôi thấy được hiệu quả rất cao từ sự hỗ trợ của công cụ này Đặc biệt là các biểu mẫu đã tạo ra thì có thể sử dụng tiếp tục cho các năm tiếp theo và mãi mãi Tùy vào tính chất của công việc mà CBQL có thể tạo mẫu bằng
Trang 11Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 11
Google sheets, Google documents, Google forms để thu thập thông tin, số liệu cần làm báo cáo, hay theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các bộ phận do mình phụ trách Chẳng hạn như đối với việc dạy bù của giáo viên: Trước đây, khi giáo viên dạy bù đều
phải liên hệ trực tiếp với Phó Hiệu trưởng chuyên môn (PHT CM) để đăng kí lịch dạy Việc làm gây không ít khó khăn, bất cập, phí thời gian cho giáo viên dạy bù kể cả PHT
CM Nhờ công cụ Google forms của Google drive đã giúp cho giáo viên và PHT CM giải quyết được vấn đề khó khăn, bất cập này, khi mà việc đăng kí của giáo viên và kiểm tra của PHT CM đều diễn ra online thông qua biểu mẫu được tạo từ Google forms Để tạo biểu mẫu này ta có thể thực hiện theo các bước:
Bước 1: Vào Google drive, chọn Google biểu mẫu (Google forms)
Trang 12Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 12
Bước 2: Đặt tên cho biểu mẫu
Bước 3: Đặt tên cho câu hỏi, chọn loại câu trả lời dạng mô tả ngắn
Trang 13Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 13
Bước 4: Minh họa cho câu trả lời ngắn
Bước 5: Thêm câu hỏi và thao tác tương tự các bước trên để hoàn chỉnh các câu hỏi muốn đặt ra
Trang 14Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 14
Bước 6: Xem lại biểu mẫu trước khi gởi
Bước 7: Gửi đến Gmail của tất cả giáo viên toàn trường
Trang 15Tr ần Nguyễn Khái Hưng Trang 15
2.2.2.2 Sử dụng mẫu đã lập để thực nghiệm
Sau khi đã tạo được mẫu, tiến hành gởi mail cho tất cả giáo viên của toàn trường
Khi đó tất cả giáo viên của toàn trường sẽ được nhận một biểu mẫu, và chỉ cần điền thông tin vào nếu có đăng kí dạy bù